A Moldvai Csángómagyarok Szövetsége (MCSMSZ) Pénzkezelési szabályzata

Átírás

1 1 MOLDVAI CSÁNGÓMAGYAROK SZÖVETSÉGE (MCSMSZ) ASOCIAŢIA MAGHIARILOR CEANGĂI DIN MOLDOVA (AMCM) ASSOCIATION OF CHANGO-HUNGARIANS IN MOLDAVIA (ACHM) RO Bacău, O.P. 1, C.P RO Bacău Str. Cremenea Nr.2/D/1. Tel/Fax: / Web: A Moldvai Csángómagyarok Szövetsége (MCSMSZ) Pénzkezelési szabályzata 1. A PÉNZTÁRRAL ÉS PÉNZKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK 1.1 A házipénztár készpénz keretei A házipénztár létesítésének pénzforgalmi kategóriái a következők: "A" kisebb értékű készpénzforgalom: napi 500 lejig, "B" nagyobb értékű készpénzforgalom: napi lej között, "C" jelentős értékű készpénzforgalom: napi lej között, A házipénztári pénzkészlet keret összege szövetségünknél lej. A keretet meghaladó részt az MCSMSZ elszámolási számlájára be kell fizetni. 1.2 A pénztáros, kp. pénzforgalom A pénztár kezelését a mindenkori Pénzügyi Igazgató, felügyeletét pedig az elnök látja el. Hatáskörében ezt a jogát az elnökkel vagy az ügyvezetővel megoszthatja. A pénztárnak felhatalmazása van valamennyi bizonylatolt készpénz ki- és befizetés lebonyolítására. Az MCSMSZ elszámolási számláját az OTP. Bank valamint a Raiffeisen Bank vezeti. 1.3 A pénz szállítása és őrzése A pénz szállításának megszervezése a Pénzügyi Igazgató feladata. A pénznek a kifizetőhelyre történő szállításánál a következő szabályokat kell alkalmazni: "A" kisebb értékű készpénzforgalom: napi 500 lejig 1 fő "B" nagyobb értékű készpénzforgalom: napi lej között, - 1 fő

2 2 "C" jelentős értékű készpénzforgalom: napi lej között, - 1 fő A 2000 lej feletti összeget csak gépkocsival szabad szállítani. A készpénz átvételével megbízottak az általuk átvett készpénzért teljes anyagi felelősséggel tartoznak, a pénz szállításával megbízottak a biztosításért és őrzésért felelősek. Ennek érdekében az MCSMSZ a feladat ellátásához a következőket biztosítja: - szolgálati autó a pénz szállításához - állandóan működő őrző-védő szolgálat (mozgásérzékelés) a bákói irodában - biztonságosan zárható fémszekrény 1.4 A pénztári rend és pénzkezelés általános szabályai A pénztár irodai program szerinti időben üzemel. A házipénztárban kell kezelni a pénzintézetektől készpénzfizetés céljára felvett, továbbá a saját vagy külső személyek által a házipénztárba készpénzben befizetett összegeket. A pénztárt kezelő tisztségviselő csak valódi és forgalomképes érméket és bankjegyeket vehet át és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet. Nem fogadható el sérült, szakadt bankjegy, vagy olyan pénzérme, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy sérülése vagy kopása nem a természetes forgalom során következett be. A szakadt bankjegy csak abban az esetben fogadható el, ha arról megállapítható, hogy nem hiányos és teljes értékben beváltható. A pénztárba történő befizetéseket vagy onnan való kifizetéseket csak az előírt bizonylatolás, illetve nyilvántartási kötelezettség betartásával lehet végezni. A napi készpénz záró állománya: záró állomány maximális mértéke RON 1.5 A pénztár átadása a pénztáros távollétében Amennyiben a pénztárt kezelő tisztségviselő (Pénzügyi Igazgató) betegség vagy más ok miatt a pénztártól távol marad, munkáját ellátni nem képes, köteles a birtokában lévő pénztárat, jegyzőkönyv ellenében átadni az elnöknek vagy a pénzügyi ügyintézőnek. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a zárlati pénzkészlet összegét, valamint a pénztárban tárolt egyéb pénzjellegű értékek mennyiségét és értékét. Az átvevő köteles meggyőződni az elszámolások és pénzkészlet helyességéről, naprakész állapotáról. A felvett jegyzőkönyvet az átadó, átvevő, illetve az elnök írja alá. Váratlan okból bekövetkező - nem tervezett - helyettesítés esetén a szabályzat jelen pontjában tárgyaltak szerint kell eljárni. 2 FELTÉTELEK, FELELŐSSÉG ÉS FELADATOK A pénztárt kezelő személynek, megbízásakor erkölcsi bizonyítvánnyal kell rendelkeznie.

3 3 A pénztári ellenőrzés feladatát az elnök látja el, ebben a szerepében az ügyvezetővel osztozhat vagy az ügyvezetőt felhatalmazhatja. Két vagy több személy egy időpontban közösen ugyanazt a pénztárt még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti. 2.1 Pénztáros felelőssége és feladatai A pénztárat kezelő tisztségviselő, a pénztárosi teendők ellátását önállóan, teljes anyagi felelősséggel végzi. A pénztárkezeléssel összeférhetetlen személynek kell tekinteni a könyvelési feladatköröket ellátó tisztségviselőket amennyiben beosztásuk miatt a házipénztárral kapcsolatosan közvetlen ügyintézői tevékenységet látnak el. A pénztárat kezelő tisztségviselő fő feladatát a pénztárban tartott pénz és értékek kezelése, megőrzése, a forgalom bizonylatolt lebonyolítása, a nyilvántartások és elszámolások előírásszerű vezetése képezi. Továbbá köteles gondoskodni a napi pénzforgalom lebonyolításához szükséges pénzösszeg időbeni és megfelelő címletenkénti rendelkezésre állásáról, a pénztári bizonylatok érvényességének, alaki és tartalmi helyességének ellenőrzéséről A pénztárat kezelő tisztségviselőnek, az időszaki pénztári zárlatkor a következő feladatokat kell elvégeznie: meg kell állapítania a pénztárban lévő készpénzállományt címletenkénti részletezésben, a zárlatolás teljes folyamatát jegyzőkönyvezi, a pénztárjelentés alapján meg kell állapítania a bevételek és kiadások napi végösszegét, majd a pénztári nyilvántartás szerinti egyenleget, a pénztári jelentésben megállapított egyenleget egyeztetnie kell a valóságos készpénz-állománnyal, az egyeztetés megtörténtét aláírásával kell igazolnia a pénztárjelentésen, amelynek tényét az elnök ugyancsak aláírásával köteles igazolni, az egyeztetés során mutatkozó esetleges eltérések okait fel kell deríteni, illetve ha ez nem vezetne eredményre, az eltérést rendezni kell. A jegyzőkönyv szerinti többletet a pénztárba be kell vételezni, a hiányt pedig bizonylatolva a pénztárosnak be kell fizetnie. 2.2 A pénztárellenőr feladata A pénztári ellenőrt a Vezetőség bízhat meg, rendszerint az elnök vagy az ügyvezető személyében. Amennyiben pénztárellenőr megbízása válik szükségszerűvé, az alábbiak szerint kell eljárni: A pénztári ellenőr feladata: az alapbizonylat hitelességi és illetékességi ellenőrzése, alaki, tartalmi és kelléki szabályszerűségének megvizsgálása, a csatolt alapbizonylatok mennyiségének meglévőségét és feltüntetését is köteles

4 4 ellenőrizni, a pénztári bizonylat és az alapbizonylat (ok) adategyezőségének ellenőrzése, a kifizetés engedélyezése (pénztári bizonylat aláírása), a pénzkezeléssel kapcsolatos előírások betartásának folyamatos ellenőrzése, a kifizetés előtt az elszámolhatóság jogcímének vizsgálata, az ellenőrzött okmányok és számadások aláírása. A pénztári ellenőr köteles az ellenőrzött okmányokat, számadásokat kézjegyével ellátni. A házipénztár állományát az év végi leltározáskor a törvényes előírások szerint kell számba venni, egyéb esetekben pedig célszerű a szúrópróbaszerű ellenőrzés. 2.3 Az utalványozók köre Az Elnök vagy a Pénzügyi Igazgató egyedül dönthet az utalványozásról, amennyiben rendszeresen előforduló kifizetésről van szó. Egyedi kifizetések esetében 2000 lej fölötti értékig szintén az Elnök vagy a Pénzügyi Igazgató dönt, e fölött a Vezetőség határozatára van szükség. 3 A PÉNZTÁRI FORGALOM BONYOLÍTÁSA ÉS BIZONYLATOLÁSA 3.1 Készpénz jellegű forgalom A készpénzforgalom bonyolítása A működés céljából az egyesület alkalmazottjai - szabályszerű utalványozás alapján - határidőhöz kötött elszámolási kötelezettséggel a pénztárból készpénzt vehetnek fel. Az elszámolásra kiadott előlegekről a pénztárat kezelő tisztségviselő nyilvántartást vezet, amely tartalmazza: a kiadás keltét és tételszámát, a felvevő nevét, az összeg jogcímét, az igénylést aláíró vezető nevét, a felvett összeget, az elszámolás határidejét (mely egyéb előírások hiányában a 30 napot nem haladhatja meg), a felhasznált összeget, az elszámolás keltét, az esetlegesen visszafizetett összeget, a bevételezés tételszámát. Az elszámolás - a vásárolt anyagról, szolgáltatásról - kiállított készpénzfizetési bizonylatokkal történik, amelynek hitelességét és szabályszerűségét, az Ügyvezető valamint a pénztárat kezelő tisztségviselő köteles felülvizsgálni. Valamennyi elszámolási kötelezettséggel felvett készpénzzel a Vezetőség által előírt rövidebb határidőkön kívül a felvétel napjától számított 20 napon belül el kell számolni. Ez alól kivételt

5 5 képeznek az áthúzódóan kiküldetésben tartózkodók. Általános előírás, hogy újabb készpénz előleget utólagos elszámolásra csak akkor lehet igényelni, ha az igénylő korábbi elszámolási kötelezettségeinek maradéktalanul eleget tett. Az utólagos elszámolásra kiadott előlegek határidőre történő elszámolásának elmulasztása esetén felszólítást kell kiadni. Amennyiben a felszólítás hatástalan marad, akkor a felvett készpénz összegétől függően kártérítési, illetve bűnügyi eljárást kell kezdeményezni A készpénzforgalom bizonylatai A készpénzforgalom lebonyolításához minden esetben pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bizonylatok felsorolása : Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása (személyi kartonon) Bevételi pénztárbizonylat Kiadási pénztárbizonylat Készpénzfizetési számla. Meghatalmazás (egyszeri alkalomra) Megjegyzés: a meghatalmazó és a meghatalmazott nevét nyomtatott nagybetűvel kell beírni. Meghatalmazás (többszöri alkalomra) Megjegyzés: mint az előző pontban. A meghatalmazás folyamatos készpénzfelvételre - meghatározott időpontig vagy visszavonásig -, a kiállítás napjától számítva legfeljebb egy évig érvényes A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása A pénztárbizonylatokat tollal kell kiállítani. A rontott pénztárbizonylatot érvényteleníteni kell (stornó jelzéssel) és helyette új bizonylatot kell kiállítani, a rontott bizonylatot (annak valamennyi példányát a bizonylattömbben a tőpéldányokkal együtt) meg kell őrizni A pénztári bevételek bizonylatolása. A pénztári befizetésekről - a vonatkozó alapokmányokkal egyezően - bevételi pénztár-bizonylatot kell kiállítani. A bevételi pénztárbizonylatot a befizetett és a bizonylaton bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából a befizetővel alá kell íratni. Nem személyes befizetés esetén a befizető aláírása céljára szolgáló rovatban hivatkozni kell a vonatkozó okiratra (pl. postautalvány). A pénz átvételét a bizonylaton a pénztárosnak kell aláírásával igazolnia Pénztári kifizetések bizonylatolása Minden házipénztári kifizetésről - a vonatkozó okmányokkal egyezően - Kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bizonylatot értelemszerűen azonos módon kell kiállítani a Bevételi pénztárbizonylattal.

6 6 A pénztáros csak szabályszerűen kiállított, utalványozásra jogosult személy - személyek utalványozásával ellátott kiadási pénztárbizonylat alapján fizethet ki a pénztárból összegeket. A pénztáros utalvány nélkül vagy a pénz átvételét ideiglenes jelleggel elismerő nyugta (un. bon) alapján kifizetést nem teljesíthet Munkabérfizetés A pénztáros csak a készpénzben ténylegesen kiadható (nettó) munkabért fizetheti ki a dolgozók részére, amennyiben azt nem utalták bankkártyára/bankszámlára. Készpénzfizetés esetén a dolgozók kötelesek a bérfizetési jegyzéken a munkabér felvételét aláírásukkal igazolni Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása Pénzt elszámolásra a vonatkozó rendelet szerint csak az alábbi célokra lehet kiadni: beszerzésre, kiküldetési költségre, kiskiadásokra (reprezentációs és fenntartási költségek, bélyeg stb.), üzemanyag vásárlásra. Házbérek kifizetésére Karbantartási költségek fedezésére Szolgáltatások ellenértékének megtérítésére A pénztáros az elszámolásra kiadott összegekről nyilvántartást köteles vezetni (személyi karton). 4 EGYÉB NYILVÁNTARTÁSOK A pénztári pénzmozgásokról Pénztárnaplót -t (Registru casa) kell készíteni. A pénztári órák után készítendő jelentésben a nyitóegyenlegből kiindulva meg kell állapítani a könyv szerinti záró egyenleget, amelynek egyeznie kell a tényleges pénzkészlettel. Az esetleges eltéréseket még a megállapítás napján fel kell deríteni. Amennyiben ez nem vezet eredményre, akkor a jelen szabályzatban korábban rögzített eljárást kell alkalmazni (bevételezés többlet esetén, ami a fel nem derített hibától függetlenül terhelés növekedés, hiány esetén pedig a pénztáros befizetési kötelezettsége áll fenn). 5 ELLENŐRZÉS A napi pénztárzárlatkor a könyvszerinti és a tényleges pénzkészlet egyezőségét a pénztáros lehetőség szerint az ügyvezető jelenlétében tisztázza. 6 BIZONYLATOK KEZELÉSE A pénztárosnak munkája során fokozott figyelmet kell fordítania a hozzá kerülő és az általa kiállított bizonylatok szakszerű, szabályszerű kezelésére.

7 7 6.1 A bizonylatok kiállítása A bizonylatokon az adatokat - időtálló módon - úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig olvashatók, felismerhetők, illetve kimutathatók legyenek. Pénzösszegekről szóló pénztári vagy értékkezelési bizonylatokon, okmányokon, szerződéseken az összeget számokkal és betűkkel is fel kell jegyezni. 6.2 A bizonylat aláírása A bizonylat kiállítói, utalványozói, ellenőrei tevékenységükért felelősséggel tartoznak, amelyet aláírásukkal ismernek el. 6.3 A bizonylatok javítása A pénztári és bankbizonylatok javítása TILOS! Az egyéb bizonylatok javításának szabályai a következők: a javítandó bejegyzést úgy kell áthúzni, hogy az eredeti szöveg vagy szám jól olvasható maradjon, több számjegyből álló számcsoport esetén - a hibás számjegyek számától függetlenül - az összes számjegyet át kell húzni és a helyes új számjegyeket a régi, hibás számcsoport fölé kell írni, a hibás bejegyzést a bizonylat valamennyi példányán át kell javítani, fel kell tüntetni a helyesbítés időpontját, a bizonylatot a helyesbítést végző személy azonosíthatóan köteles aláírni, amennyiben a bizonylati garnitúrán előnyomott karakterek javítása válik szükségessé, akkor az előbb tárgyalt módon kell eljárni, hiányosan kiállított, szabálytalanul javított vagy olvashatatlan bizonylatot átadni vagy átvenni nem szabad, az ilyen bizonylatot vissza kell küldeni a kiállítóhoz, a külső féltől érkezett bizonylaton megállapított hibákról (pl. helytelen összeadás vagy egyéb számolási hiba) helyesbítő bizonylatot kell kiállítani és erről a tényről a külső felet értesíteni kell, egyben kérni a hiba elismerését és korrigálását a külső fél nyilvántartásában is. Érvényes: Bákó, Solomon Adrian /elnök/