PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT Érvényes: január 1. napjától Jóváhagyta: Máténé dr. Ignácz Anita Éva jegyző 1

2 PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT A polgármesteri hivatal pénzkezelési szabályzatát a számvitelről szóló, módosított évi C. törvényben (továbbiakban: Sztv.), az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló, módosított 249/2000. (XII.24.) Korm. rendeletben (továbbiakban: Áhsz.) foglaltak szerint, valamint a számviteli politikában rögzített alapelvek alapján a következők szerint határozom meg. I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. A pénzkezelési szabályzat célja és tartalma A pénzkezelési szabályzat célja, hogy a Polgármesteri Hivatalnál meghatározásra kerüljenek azok a szabályok, amelyeket a pénzforgalom és pénzkezelés folyamán érvényesíteni kell. Továbbá szabályozza a pénzmozgások, a pénz- és értékkezelés bizonylati rendjét, valamint a vezetendő nyilvántartások rendszerét. A szabályzat a következő jogszabályi előírások alapján került összeállításra: évi C. törvény a számvitelről, évi XXXVIII. törvény az államháztartásról, évi XCIII. törvény a devizakorlátozások megszüntetéséről, valamint egyes kapcsolódó törvények módosításáról, 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről, 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet az államháztartás szervezeti beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól, 227/2006. (XI. 20) a pénzforgalmi szolgáltatásokról és az elektronikus fizetési eszközökről, 57/2001. (XII.30.) PM rendelet a devizakorlátozások megszüntetése kapcsán szükséges jogszabály módosításokról, illetve egyéb devizális vonatkozású jogszabályok hatályon kívül helyezéséről. 21/2006. (XI. 24) MNB rendelkezés a pénzforgalom lebonyolításáról, 16/2005. (VII. 27.) MNB rendelet a jegybanki információs rendszerhez kapcsolódó jogcímezési kötelezettségről 1.1. A pénzkezelési szabályzat hatálya A szabályzat hatálya kiterjed a Polgármesteri Hivatalra, továbbá a településen működő Cigány és Ukrán kisebbségi Önkormányzatokra. 2

3 2. A pénzkezelés során érvényesítendő alapelvek A hivatalnál törekedni kell a készpénz nélküli és készpénz kímélő fizetési módok alkalmazására, a pénzforgalom lebonyolítása során a bankszámlán történő tranzakciókat kell előnyben részesíteni. A főpénztár és az alpénztár létesítésénél biztosítani kell a pénz és egyéb értékek, valamint azok kezelésével foglalkozó munkatársak fokozott védelmét. A szabályzat - a felsorolt jogszabályok, valamint a hivatal számviteli politikájának előírásait figyelembe véve - a következő témákhoz kapcsolódóan tartalmaz előírásokat: pénzforgalmi számla nyitására, kezelésére, a hivatalnál alkalmazható fizetési módokra, készpénzkezelés szabályaira a házipénztár elhelyezésére, védelmére, pénztári nyitva tartás rendjére, a pénzkezelés személyi feltételeire, utalványozók körére, pénzszállítás szabályaira, a munkabér fizetésének rendjére, valutapénztár kezelésének szabályaira, pénz- és értékkezelés rendjére, értékpapírok kezelésére, a pénztárak által használt bizonylatok nyilvántartásának rendjére. II. PÉNZFORGALMI SZÁMLA KEZELÉSE 1. Pénzforgalmi számla nyitása, vezetése Az Önkormányzat a költségvetési gazdálkodásával és a pénzellátással kapcsolatos pénzforgalmat a pénzforgalmi számlán - ideértve az elszámolási számla alcímű számláit is - köteles lebonyolítani. Az Önkormányzat számlákat, alszámlákat egy hitelintézetnél nyithat, és csak egy pénzforgalmi számlával rendelkezhet. A választott számlavezető hitelintézet a képviselő testület döntése alapján, a hónap első napjával változtatható meg. 3

4 Az önkormányzatnak a döntésről a változás kitűzött időpontja előtt 30 nappal írásban tájékoztatni kell a törzskönyvi nyilvántartást vezető Magyar Államkincstár Területi Igazgatóságát, melyhez csatolni kell a kincstári beszedési megbízások benyújtására szóló felhatalmazó levél eredeti példányát. A tájékoztatás határidőre történő elküldéséért a Pénzügyi és Adóügyi irodavezető felelős. A polgármesteri hivatal, mint a helyi önkormányzat gazdálkodását végrehajtó szerv a pénzforgalmi számláján lévő szabad pénzeszközeit - a központi költségvetésből származó hozzájárulások és támogatások kivételével - bármely hitelintézetnél betétként elhelyezheti. Az átmenetileg szabad pénzeszközök betétként való elhelyezéséről, valamint a hitelintézet kiválasztásáról a polgármester és a jegyző (helyettesítés esetén az SZMSZ-ben megjelölt személyek) döntenek. A helyi kisebbségi önkormányzat a képviselő-testület döntésének megfelelően pénzforgalmának bonyolítására a helyi önkormányzat számlavezető pénzintézeténél alszámlát nyit és alkalmaz. A számla feletti rendelkezési jogosultakat a szabályzat 1. sz. melléklete tartalmazza. 2. Pénzforgalmi számlához kapcsolódó számlák Az önkormányzat a pénzforgalmi számlájához kapcsolódóan - általában jogszabályban meghatározott bevételek és kiadások elkülönített elszámolására - a következő alcímű számlákat nyitja meg: a) a Cigány és az Ukrán helyi kisebbségi önkormányzatok gazdálkodásával kapcsolatos pénzforgalom elszámolására, b) az állami hozzájárulások jogszabályban meghatározott esetekben történő elkülönítésére, c) a lakásalap pályázat elkülönített számla d) a helyi adók befizetésére adónemenként külön-külön adóbeszedési számlát, a gépjárműadó befizetésére gépjármű beszedési számlát, a késedelmi pótlék befizetésére pótlék beszedési számlát, a bírságok, önellenőrzési pótlék és végrehajtási költség befizetésére bírság beszedési számlát, talajterhelési díj befizetésére talajterhelési díj beszedési számlát, termőföld bérbeadásából származó jövedelem adója befizetésére jövedelemadó beszedési számlát, egyéb bevételek beszedési számlát a behajtással, szabálysértési tevékenységgel kapcsolatos bevételek beszedésére, e) illetékbeszedési számlát, f) az önkormányzatot megillető, az adók módjára behajtandó köztartozások befizetésére egyéb bevételek elszámolási számlát, g) az állami tulajdonból az önkormányzatok tulajdonába került lakóépületek, illetve lakások elidegenítéséből származó bevételek elkülönítésére, 4

5 h.) lakásalap számla az önkormányzati lakásalap pénzeszközinek elkülönítésére, i.) letéti számlát, k.) egyéb meghatározott célú pénzeszközök ideértve a helyi kisebbségi önkormányzatok adományait is elkülönítésére, E fentieken kívül az önkormányzat - az általa ellátott, nem kötelező feladatok közé tartozó és túlnyomórészt nem önkormányzati forrásból megvalósuló beruházások, fejlesztések megvalósítására lebonyolítási számlát, - bármely felhatalmazott hitelintézetnél devizabetét számlát vezethet. A számlák nyitására, vezetésére vonatkozó pénzforgalmi számla szerződés(ek) aláírására a polgármester és a jegyző (illetve helyettesítés esetén az SZMSZ-ben megjelölt személyek ) együttesen jogosultak. 3. A számlákhoz kapcsolódó készpénzforgalom Az pénzforgalmi számla és a pénztár közötti kapcsolatot a jelen szabályzat IV. fejezete rögzíti. 4. A pénzforgalmi számla terhére kibocsátott kártyák alkalmazása A hivatal és a számlavezető pénzintézet között a családi pótlék meghatározott mértékének természetbeni formában történő nyújtása érdekében került sor bankkártya szerződés megkötésére. 5. Az elektronikus úton történő átutalás szabályai A hivatal a Raiffeisen Bank Zrt számlavezető pénzintézet által telepített elektronikus számítógépes rendszeren keresztül bonyolított átutalások rögzítésére csak a bejelentett jogosultak, a rögzített adatok átutalására az utalványozási jogkörrel és ellenjegyzési jogkörrel felhatalmazottak engedélye (aláírása) után kerülhet sor. A rendszer használatához biztosított jelszót a feladat ellátásában résztvevőkön kívül más nem ismerheti, azt lezárt borítékban, a páncélszekrényben kell tárolni. Amennyiben az aláírásra jogosultak személyében változás következik be gondoskodni kell új jelszó kéréséről. A jogosultságokat a rendszerben a Raiffeisen Bank Zrt rögzíti. 5

6 6. Pénzforgalmi számla forgalmának lebonyolítása 6.1. A pénzforgalmi számla feletti rendelkezés a hivatalnál A pénzforgalmi számlán elhelyezett pénzeszközök felett a banknál bejelentett aláírásra jogosultak rendelkezhetnek, a bejelentésben meghatározott módon. A banknál bejelentett aláírásra jogosult személyek nevét és aláírását a szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza. A pénzforgalmi számláról történő készpénz felvételkor a pénzforgalmi számla és a kisebbségi önkormányzatok számlái esetében az aláírások akkor érvényesek, ha az aláírás mellett feltüntetésre kerül a bélyegző lenyomata is Pénzforgalmi számlakivonat A hitelintézet a hivatalt, mint számlatulajdonost a pénzforgalmi számlán történő terhelésről, illetőleg jóváírásáról, a vele kötött megállapodás alapján írásban, pénzforgalmi számlakivonattal, (vagy elektronikus) úton értesíti. III. ALKALMAZHATÓ FIZETÉSI MÓDOK Amennyiben törvény vagy kormányrendelet a pénztartozás megfizetésének módját kötelezően nem írja elő, az ügyfelekkel az alábbi fizetési módokban lehet megállapodni: átutalás, = egyszerű átutalás = csoportos átutalás, beszedési megbízás = azonnali beszedési megbízás (azonnali inkasszó), = csoportos beszedési megbízás (csoportos inkasszó), = határidős beszedési megbízás (határidős inkasszó), = hatósági átutalási megbízás készpénz-helyettesítő fizetési eszköz = csekk, készpénzfizetés. 6

7 Ha a fizetés módjában nincs megállapodás, a fizetést egyszerű átutalással kell teljesíteni. A hivatal, amennyiben törvény, vagy kormányrendelet másként nem rendelkezik, mind a külföldi, mind a belföldi partnereivel devizával és valutával, belföldi fizetőeszközzel történő fizetésben megállapodhat. A közterheket, továbbá bíróság, büntető ügyekben eljáró más hatóság, vagy szabálysértési hatóság által határozatban megállapított fizetési kötelezettséget forintban kell teljesíteni. IV. KÉSZPÉNZKEZELÉS SZABÁLYAI FORINT PÉNZTÁR ESETÉBEN 1. Házipénztár funkciója, kialakítása, védelmi rendszere 1.1. A házipénztár funkciója A házipénztárban kell kezelni: - a hivatal működéséhez szükséges készpénzt, - a pénzforgalmi betétkönyvet, - az értékpapírokat (részvény, kötvény, stb. eseti jelleggel), - a szigorú számadás alá tartozó nyomtatványokat, - az egyéb értékeket (pl. étkezési utalvány, postai bélyeg, stb.), 1.2. A házipénztárak elhelyezése Házipénztárak a hivatal működéséhez szükséges készpénz és egyéb értékek forgalmának lebonyolítására és megőrzésére kijelölt helyiségek. A házipénztárak kialakításánál figyelembe kell venni az átlagos napi készpénzforgalom nagyságát. A pénzmegőrzés és tárolás feltételeit mindig a tényleges záró állomány szerint kell biztosítani A házipénztárak védelme A védelmi rendszer a házipénztárak esetében kiterjed: - a fizikai védelemre, - az adatok védelmére, - a személy védelmére, - a pénzforgalom szabályszerűségére. 7

8 A pénztárhelyiségek védelmi rendszerének kialakításakor, és működése során az alábbiakat kell figyelembe venni: - a pénztárhelyiség jól megközelíthető helyen legyen, - a pénztárhelyiségben csak az ott dolgozók tartózkodhatnak és egyszerre csak egy ügyfél A készpénz, egyéb értékek biztonságos kezelésének, tárolásának követelményei A házipénztárak céljára a Pénzügyi és Adóügyi Iroda egy-egy külön irodahelyisége szolgál. A II. emeleti pénztárhelyiség működik főpénztárként, amely pénztárhelyiséget riasztó berendezéssel, ajtaját védőráccsal kell ellátni. A riasztóberendezések kezelési utasítását be kell tartani, a szabályos működést ellenőrizni kell. A földszinti pénztár alpénztárként működik, biztonságos kezelését nyitható ablakkal ellátott ajtó biztosítja. A készpénz és a pénztárakban kezelt értékek tárolása lemezszekrényben, kazettában történik. A pénztárosok ki- és befizetéseket csak a pénztári órák alatt teljesíthetnek. A pénztárhelyiségek elhagyása esetén a pénztárhelyiségeket a pénztárosok kötelesek bezárni. A pénztárakba felhatalmazás nélkül beléphetnek: polgármester, alpolgármester, jegyző, aljegyző, pénzügyi és adóügyi irodavezető. A pénztárakba eseti felhatalmazással beléphetnek: könyvvizsgáló, belső ellenőr, riasztóberendezés karbantartója Pénztárak nyitvatartási rendje Főpénztár nyitvatartási rendje A főpénztár az alpénztár pénzellátása miatt - naponta üzemel. A tényleges ügyfélfogadás célját szolgáló - nyitvatartása: hétfőn szerdán óra 9-12 óra, illetve óra. 8

9 kivéve a munkarend változás miatt heti szabadnapon vagy pihenőnapon munkavégzést elrendelő utasítások eseteit, akkor az időpont változása nélkül a pénztár ezeken a napokon is nyitva tart. Halasztást nem tűrő, rendkívüli helyzetben eseti jelleggel keddi és csütörtöki napokon is megnyitható a pénztár az irodavezető engedélyével Alpénztár nyitvatartási rendje Hétfőn : Kedden: Szerdán: Csütörtökön: Pénteken: 9-12 óra, illetve óra 9-12 óra, 9-12 óra, illetve óra 9-12 óra, illetve óra 9-11 óra A kulcsok kezelése és nyilvántartása A lemezszekrény, a kazetta, a pénztárhelyiség és a védőrács eredeti kulcsát a pénztáros tartja magánál, a másolatokat lepecsételt, lezárt borítékban a páncélszekrényben kell tartani a Pénzügyi és Adóügyi Irodán. A másolati kulcsokat tartalmazó lezárt és lepecsételt borítékot évenként a boríték felbontásával és hitelességét kipróbálással ellenőrizni kell. Az ellenőrzéséért a pénztárellenőr a felelős. Az ellenőrzést követően a boríték lezárást és lepecsételést az előírt eljárásnak megfelelően el kell végezni. A kulcsokat kezelő személyekről, a másolatok őrzéséről nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás vezetéséért a pénztáros a felelős. A nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmaznia: - a kulcs átvevőjének a nevét,a - az átvétel idejét, - az átvétel okát, (pl. munkakör betöltés, helyettesítés, stb.), - az átvevő sajátkezű aláírását. 2. A pénzkezelés személyi feltételei, a feladat ellátásának követelményei 2.1. Személyi feltételek Pénz és értékkezeléssel csak büntetlen előéletű, erkölcsi bizonyítvánnyal rendelkező dolgozó bízható meg. Pénz- és értékkezelésre, annak ellenőrzésére a következő dolgozók jogosultak: - pénztárosok, - pénztárost helyettesítők, - pénztárellenőr. 9

10 Nem lehet pénztáros és helyettese olyan dolgozó, akinek a munkaköre a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen. Összeférhetetlen munkakörben dolgozónak kell tekinteni a pénzügyi, a könyvelési, a bérelszámolási és anyagbeszerzési feladatkörben foglalkoztatott dolgozókat, akik utalványozási vagy ellenőrzési jogosultsággal rendelkeznek. Ugyancsak összeférhetetlen munkakörben dolgozónak kell tekinteni azokat a személyeket is, akiknek a pénzforgalmi számla felett rendelkezési jogosultságuk van, továbbá a pénztárosnak és helyettesének a Ptk ának b.) pontjában meghatározott közeli hozzátartozói. Két vagy több személy egy időpontban közösen, a pénztárat még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti Pénztárosok feladata, felelőssége A pénztárosokat teljes anyagi felelősség terheli az általa kezelt pénz, értékpapír és egyéb értéktárgy tekintetében. A pénztárosoknak a munkakör átvételekor ezt a tényt írásbeli nyilatkozatban kell rögzíteni, melyet a szabályzat 2. sz. melléklete tartalmaz. A pénztárosok által aláírt nyilatkozat megőrzéséért a Pénzügyi és Adóügyi Iroda vezetője felelős. A pénztárosok feladatai: - a pénztárban tartott készpénz kezelése és megőrzése, a forgalom bizonylatolt lebonyolítása a pénzügyi fegyelem betartásával, - a pénzforgalom lebonyolításához szükséges pénzösszeg időbeni és megfelelő címletenkénti biztosítása, a pénztári bizonylatok érvényességének, alaki és tartalmi helyességének ellenőrzése, a pénztár rendjének és tisztaságának biztosítása, - a pénztárral kapcsolatos elszámolások vezetése, a bizonylati fegyelem betartása, - a pénztárban elhelyezett értékek és szigorú számadású nyomtatványok (utalványfüzetek) őrzése, a pénzügyi fegyelem betartása, - az üzleti (hivatali) titkok, illetve a tevékenységre vonatkozó alapvető fontosságú információk megőrzése, - a vagyonvédelmi és adatvédelmi előírások betartása. A pénztárosi, valamint pénztáros-helyettesi megbízást a mindenkor érvényes munkaköri leírások tartalmazzák Pénztárosok helyettesének feladata, felelőssége A pénztárosok helyettese feladatait a munkaköri leírásban foglaltak szerint köteles maradéktalanul ellátni, a pénztárosok helyettesítésekor feladatai a pénztárosok munkaköri feladataival azonosak. 10

11 A pénztárosok helyettesét teljes anyagi felelősség terheli az általa kezelt pénz, értékpapír és egyéb értéktárgy tekintetében, amikor a pénztárat kezeli. A pénztárosok helyettesének felelősségi nyilatkozatot kell tenni, melyet a szabályzat 3. sz. melléklete tartalmaz A pénztárellenőr feladata A pénztárellenőrnek vizsgálni kell, hogy - az alapbizonylatokat hitelességi szempontból, hogy azokat az arra jogosult személyek utalványozták-e, -a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokhoz a pénztáros csatolta-e a szükséges alapbizonylatokat, - az egyes gazdasági események dokumentálása a szabályzatban meghatározott bizonylatokon történt-e, - a bizonylatokon nincsenek szabálytalan javítások, - megtörtént-e a szabályzatban előírt módon az alapbizonylatok érvényesítése, - a pénzkifizetések során meghatalmazás volt-e, ha a készpénzt nem a jogosult vette fel. Az ellenőrnek egyrészt meg kell vizsgálni az alapbizonylatot abból a szempontból, hogy az tartalmi, formai szempontból megfelel-e, másrészt, hogy a pénztári bizonylat adatai megegyeznek-e az alapbizonylat adataival. A pénztárnapló, valamint a kimutatott pénzkészlet, értékpapírok, egyéb értékek meglétének ellenőrzése során ellenőrizni kell, hogy - a pénztárnaplóba rögzített tételekhez megvannak-e a pénztári- és alapbizonylatok, - pénztárzárás alkalmával a pénztárjelentésben szereplő pénzkészlet öszszege egyezik-e a tényleges pénzkészlettel, - az értékpapírok és egyéb értékek nyilvántartása naprakész-e, - az értékpapírok azonosító adatai a nyilvántartásban szerepelnek-e. A pénztári ellenőrzés tényét az ellenőrzött bizonylatok és okmányok alapján a pénztárbizonylatokon, valamint a pénztárnaplón a pénztárellenőrnek kézjegyével rögzíteni kell. Abban az esetben, ha a házipénztári zárlat ellenőrzésekor a készpénzkészletben eltérést állapít meg a pénztárellenőr, akkor köteles az eltérés rendezéséről intézkedni, (többletet bevételeztetni, hiányról jegyzőkönyvet felvenni). A pénztárellenőri megbízást, illetve a pénztárellenőr-helyettesi megbízást a mindenkor érvényes munkaköri leírások tartalmazzák. 11

12 2.5. Az utalványozók köre és feladataik Az utalványozási joggal rendelkező személyek nevét, beosztását, utalványozási területét a Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés rendjének szabályzata tartalmazza. Pénzforgalmi számláról kifizetést és pénztári kifizetést csak az utalványozási joggal felruházott személyek aláírásával ellátott bizonylatra lehet teljesíteni. Amennyiben a felsorolt munkakörökben személyi változás történik, a munkakört ellátó új személyt az utalványozási jogkörrel is meg kell bízni, az ide vonatkozó szabályok betartásával A készpénzállomány ellenőrzésekor követendő eljárás Rendszeres ellenőrzési feladat a pénztárzárás ellenőrzése. Munkaköri kötelezettségként ez a pénztárellenőr feladata. A pénztárosok pénztári napokon pénztárzárást készítenek. Pénztárrovancs Eseti ellenőrzés, célja annak megállapítása, hogy a pénztárakban található pénzöszszeg és értéke megegyezik-e a bizonylatokon szereplő összegekkel. A rovancsolást előzetes bejelentés nélkül kell végrehajtani, az ellenőrzésnek váratlannak kell lennie. Rovancsolás esetén ideiglenesen, a rovancsolás idejére fel kell függeszteni a pénztárak munkáját. Először meg kell kérni a pénztárosokat, hogy készítsenek pénztárzárást. A zárást követően el kell végezni a rovancsolást. A pénztárosoknak összesítenie kell címletenként megszámolva és összegezve az ellenőr ellenőrzése mellett a pénztárban található készpénzt. Az összeget egyeztetni kell a pénztárzárások során kimutatott összeggel. Összegezni kell a pénztárban talált értékpapírokat, étkezési utalványokat, bélyegeket és egyéb értéket képviselő tárgyakat, okmányokat. A rovancsról jegyzőkönyvet kell felvenni. (4. sz. melléklet) Fel kell tüntetni a pénztárzárás eredményét és az esetleges hiányt vagy többletet. Eltérés esetén a pénztárosoknak nyilatkoznia kell, hogy véleményük szerint miből származik az eltérés. A pénztárhiányt a pénztárosoknak meg kell téríteniük, kivéve, ha bizonyítható, hogy más személy szándékos károkozása, rablás, lopás történt, vagy elemi kár a hiány oka. 12

13 Pénztárbizonylatok ellenőrzése Ellenőrizni kell: - a készpénzes értékesítések tételei bevételezésre kerültek-e, - pénzforgalmi számláról felvett pénz bevételezése megtörtént-e, - kifizetések bizonylatainak összegszerűsége megegyezik-e az alapbizonylaton feltüntetett adatokkal, - az elszámolásra kiadott összegek nyilvántartásánál az elszámolás megfelelő időben megtörtént-e, - letétek nyilvántartása, biztosított-e. 2.7 Utólagos vezetői ellenőrzés gyakorisága és dokumentálásának módja Utólagos vezetői ellenőrzés keretében szúró-próbaszerűen, összességében 3-5 pénzmozgást alátámasztó kiadási, illetve bevételi pénztárbizonylatot (a bevételt és a kiadást alátámasztó alapdokumentumokkal együtt) tárgy negyedévet követő hónap 30-ig a pénzügyi irodavezető távolléte esetén a helyettesítésével megbízott személy ellenőrizni köteles. Az ellenőrzés keretében meg kell vizsgálni a helyi szabályzatok szerinti aláírások, a kifizetést alátámasztó alapbizonylatok meglétét, helyességét. Az ellenőrzés tényét UVE jelzéssel és aláírással kell a pénztárbizonylaton dokumentálni. 3. A pénzforgalmi számla és a házipénztár közötti forgalom szabályai és azok bizonylati rendje 3.1. A házipénztárak pénzellátása A házipénztárak pénzszükséglete a pénztárakba befolyt készpénzbevételből, valamint a pénzforgalmi számláról felvett készpénz útján biztosítható. Az alpénztár készpénzellátásáról a főpénztár gondoskodik. A készpénzkifizetéssel járó döntésekről, intézkedésekről az ügyben érintett vezetőknek, ügyintézőknek a kifizetést megelőző napon aláírt dokumentumokkal tájékoztatni kell a pénztárosokat a várható készpénzkifizetések összegéről. A pénztárosok az előző napi záró pénztáregyenleg és a tárgynapi kifizetések várható összegének figyelembevételével kötelesek gondoskodni a pénztárak zavartalan működését biztosító készpénz mennyiségéről és címletéről. Ennek keretében a pénztárosok: - felmérik a pénztárak pénzszükségletét, - összeállítják a címletjegyzéket, 13

14 - az előírásoknak megfelelően kiállítják a készpénz felvételéhez szükséges készpénzfelvételi utalványt ( csak a főpénztárra vonatkozik ) - gondoskodnak a készpénzfelvételi utalvány - arra jogosultak által történő - aláíratásáról. ( csak a főpénztárra vonatkozik ) Készpénzfelvétel pénzforgalmi számláról készpénzfelvételi utalvánnyal Hivatalunk a pénzforgalmi számlája (a Cigány és az Ukrán Kisebbségi Önkormányzat esetében alszámlája) terhére kiállított készpénzfelvételi utalvánnyal, illetve külön megállapodás esetén más hitelintézet pénztáránál pénzt vehet fel. A készpénzfelvételi utalványfüzet szigorú számadásra kötelezett, felhasználásáról nyilvántartást kell vezetni. A készpénzfelvételi lapot a rovatoknak, illetve az előnyomott szövegnek megfelelően olvashatóan kell kiállítani a pénztárosoknak úgy, hogy utólagos betoldás vagy egyéb módosítás, illetve hamisítás lehetősége kizárt legyen. A kelet rovatba a kiállítás helyét és idejét (év, hó, nap) kell bejegyezni, a hónapot mindig betűkkel megjelölve. A készpénzfelvételi utalvány nem javítható. A rontott utalvány helyett új utalványt kell kiállítani, és a rontott példányokat a tömbben a tőszelvényekkel együtt meg kell őrizni. A készpénzfelvételi utalványt a hitelintézetnél bejelentett módon kell aláírni. A készpénzfelvételi utalványfüzetet, ezen belül az egyes lapokat, a sorszámok emelkedő sorrendjében kell felhasználni. A készpénzfelvételi utalvány beváltásánál az utalványt benyújtó személynek a személyazonosságát személyi igazolvánnyal igazolnia kell Készpénz befizetése pénzforgalmi számlára Pénzforgalmi számlára készpénz a számlavezető hitelintézet pénztárainál és egyes, befizetési funkciót ellátó bankjegykiadó automatáinál, valamint a Magyar Postánál fizethető be A házipénztárak készpénz kerete A pénztárakban ( fő és alpénztár ) pénztár zárlatkor összesen ,- Ft összegnél több nem lehet. A házipénztári pénzkészlet keretet meghaladó részt még pénztárzárlatok előtt a hivatal pénzforgalmi számlájára be kell fizetni. 14

15 A házipénztárak záró pénzállomány keretének megállapításánál nem kell figyelembe venni a munkabérek és az azzal azonos elbírálás alá tartozó összegek kifizetésének teljesítéséhez az előző napon felvett és a következő munkanapon kifizetésre kerülő összeget. Rendkívüli, nem mindennapi esetekben - Pl: rendezvénysorozat alkalmával - a pénztárkeret a jóváhagyott előirányzatig túlléphető A pénzszállítás szabályai A pénz szállításának megszervezése a pénztárosok feladata. Munkaidő utáni pénzszállításnál gondoskodniuk kell az átvétel megszervezéséről is. A készpénz felvételével és szállításával megbízott személyek felelőssége az átvételtől az átadás időpontjáig, az átadás bizonylatolásának befejezéséig tart. A pénzszállítás feltételei: Ft-ot meg nem haladó összegnél: - pénztáros Ft Ft-ig terjedő összegnél: - pénztáros és 1 fő kísérő Ft feletti összegnél - pénztáros, 1 fő kísérő + gépkocsivezető és gépjárművel történő szállítás. A készpénz szállításával megbízott személynek (személyeknek) a készpénz felvételét követően a készpénzt a legrövidebb időn belül a pénztárba kell szállítani A pénz valódiságának ellenőrzése A pénztárosok csak valódi és forgalomban lévő pénzeket (bankjegyeket, érméket) fogadhatnak el a befizetőktől és kifizetést is csak így teljesíthetnek. A bankjegyek és pénzérmék valódiságának és forgalomképességének megállapítását a következő előírások megtartásával kell végezni: - A valódinak és forgalomképesnek minősül az a forgalmi bankjegy, illetve pénzérme, amely a forgalomba hozatalkor az MNB által a Magyar Közlönyben közzétett hirdetményben foglalt leírásnak megfelel. - Bankjegy esetében forgalomképesnek tekintendő az a valódi bankjegy,amely a mechanikai hibáktól mentes. 15

16 - Pénzérme esetében nem tekintendő forgalomképesnek a megcsonkított (átlyukasztott), súlyában jelentősen megfogyott, nehezen felismerhető, vagy valamilyen módon meghamísított forgalmi pénzérme. - Nem fogadható el hiányos, sérült, szakadt bankjegy, kivéve, ha teljes értékben beváltható, befizethető. A pénztárosok hamis vagy annak látszó bankjegyeket, érméket nem fogadhatnak el, azt átvételi elismervény ellenében vissza kell tartaniuk. A befizetővel tisztázni kell a hamisnak látszó bankjegy vagy érme eredetét. Az ilyen eseményről jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek tartalmazni kell: - a befizető nevét, - címét, - személyi igazolványának számát. A jegyzőkönyvet a befizetővel alá kell íratni. Az aláírás megtagadása esetén annak tényét a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni. A gyanús bankjegyeket, érméket a jegyzőkönyvvel együtt az MNB-ba vagy az Raiffeisen Bankba be kell szállítani. Az intézkedést a pénztárjelentésben is fel kell tüntetni Pénztárzárlat, munkaköri átadások rendje, a pénztár átadása a pénztárosok távollétében A pénztárosok helyettesítésekor pénztárzárlatot kell készíteni. A pénztárakban lévő készpénzről, értékekről, értékpapírokról szigorú számadású nyomtatványokról átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni a szabályzat 5. számú melléklete szerint. Amennyiben a pénztárosok betegség vagy más ok miatt munkahelyüktől távol maradnak, kötelesek a náluk lévő kulcsot munkakezdésre lezárt és a ragasztásnál aláírt borítékban a Pénzügyi és Adóügyi Iroda vezetőjének eljuttatni. Ilyen esetben a Pénzügyi és Adóügyi Iroda vezetője a pénz számbavétele és átadása iránt intézkedni köteles. Hasonlóan kell eljárni abban az esetben is, ha a pénztárak az eredeti kulcs másolatával kerülnek kinyitásra. Minden esetben a tanúkkal együtt jegyzőkönyvet kell felvenni. Amennyiben a kulcs elveszett, megsérült, vagy a zár elromlott, a kulcsért felelős személy köteles azt haladéktalanul az irodavezető tudomására hozni, aki a szükséges intézkedéseket megteszi. A pénztárzárlat alkalmával a pénztári nyilvántartásokat le kell zárni, és a pénzt és egyéb értékeket az átvevőnek jegyzőkönyvileg kell átadni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a zárlati pénzkészlet összegét, valamint a pénztárakban tárolt egyéb pénzjellegű értékek mennyiségét és értékét. 16

17 Az átvevő pénztáros köteles meggyőződni az elszámolások és pénzkészlet helyességéről, a nyilvántartások naprakész állapotáról. A felvett jegyzőkönyvet az átadó, átvevő, illetve a pénztárellenőr írja alá. 4. A készpénzállományt érintő pénzmozgások jogcímei és eljárási rendje 4.1. A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolásának általános szabályai A készpénzforgalom lebonyolításához minden esetben pénztárbizonylatot kell kiállítani. A pénztári nyilvántartás céljára szabvány nyomtatványokat, alapesetben a Gordius programrendszerrel előállított bizonylatokat kell alkalmazni, mely szabály alól az alpénztár kivételt képez, amely működése során a 6.sz. melléklet szerinti nyomtatványokat alkalmazza. Amennyiben a program rendkívül helyzet miatt - áramszünet, programhiba stb.- nem üzemel, helyette kézi pénztárbizonylatokat kell alkalmazni. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatok szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok, tehát azokat ennek megfelelően nyilván kell tartani. A bizonylatok felhasználásának ellenőrzése érdekében csak folyamatos sorszámmal ellátott bizonylattömböket szabad felhasználásra kiadni. A kézi pénztárbizonylatokat tollal kell kiállítani. A rontott kézi pénztárbizonylatot érvényteleníteni kell (stornó jelzéssel) és helyette új bizonylatot kell kiállítani. A rontott bizonylatot (annak valamennyi példányát a bizonylattömbben a tőpéldányokkal együtt) meg kell őrizni A házipénztári pénzmozgásokról a nyilvántartó program által készített bizonylatokhoz minden esetben csatolni kell az alapbizonylatokat. Alapbizonylat: szakmai teljesítés igazolásával ellátott számla, készpénzjegyzék???, a bérjegyzék, az útiköltség-elszámolás, ki- vagy befizetéseket elrendelő utalvány, határozat stb., illetve a programrendszer által kiállított utalványozó és ellenjegyző által aláírt utalvány. A rontott pénztári bizonylatot a program kezeli, melynek módja, hogy stornó bizonylatot állít ki és ezt a tényt rögzíti a pénztárnaplóban.. A bevételi pénztárbizonylatot a befizetett és a bizonylaton bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából a befizetővel alá kell íratni. Nem személyes befizetés esetén a befizető aláírása céljára szolgáló rovatban hivatkozni kell a vonatkozó okiratra (pl. postautalvány). A pénz átvételét a bizonylaton a pénztárosnak kell aláírásával igazolnia. 17

18 A bevételi pénztárbizonylatot alá kell írni: - a bizonylatot kiállítónak, - a befizetőnek, - ellenőrzést végzőnek. A pénztárosok csak szabályszerűen kiállított kiadási alapbizonylat és utalványozásra jogosult személy utalványozásával, illetve ellenjegyzésével ellátott, továbbá a teljesítés igazoló aláírásával dokumentált alapbizonylat alapján fizethetnek ki a pénztárból összegeket. A pénztárosok utalványozás nélkül vagy a pénz átvételét ideiglenes jelleggel elismerő nyugta (ún. bon) alapján kifizetést nem teljesíthetnek. A pénztárosoknak meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás amely tartalmazza a meghatalmazó, meghatalmazott nevét, személyes adatait, igazolványszámukat, illetve tanúk nevét, lakcímét, személyi igazolványszámát -ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Egy kiadási pénztárbizonylaton általában csak egy személy vehet át pénzt. Egy bizonylattal több személy részére csak akkor lehet pénzt kifizetni, ha valamennyi érdekelt ugyanazon a napon veszi fel járandóságát (pl: rendszeres szociális segély, ápolási díj stb. kifizetések). A pénzfelvétel igazolása ebben az esetben az átvevők aláírásával a pénztári alapokmányon történik. A pénz átvevőjének személyazonosságát személyi igazolvánnyal kell igazolnia. A kifizetés megtörténtekor a kiadási pénztárbizonylatot a pénztárosoknak (kifizető) alá kell írnia. A bizonylatot kiállító, pénztárellenőr szintén köteles feladata végrehajtásának igazolásául a kiadási pénztárbizonylatot aláírni Előleg, ellátmány kifizetésének rendje A hivatalnál az önállóan működő és gazdálkodó, valamint önállóan működő intézmények vezetőinek utalványozása és az ellenjegyző írásos hozzájárulása alapján a dolgozók esetenként - határidőhöz kötött elszámolási kötelezettséggel - a főpénztárból előleget vehetnek fel. Készpénzt a pénztárosok elszámolásra a főpénztárból csak a következő célokra adhat ki: - kiküldetési költségre, - beszerzésre, - reprezentációra, - a Szervezési Iroda postaköltségre, - üzemanyag vásárlásra, Kivételesen indokolt esetben a hivatalvezető és az ellenjegyző adhat írásban engedélyt a fenti jogcímeken kívül, készpénz elszámolásra történő kiadására. 18

19 Az elszámolásra kiadott összeg nem haladhatja meg a cél eléréséhez indokoltan szükséges mértéket. Az elszámolásra kiadott előlegekről a pénztárosok nyilvántartást vezetnek az előírt formanyomtatványon. (7. melléklet ) Az elszámolási kötelezettséggel kiadott összegek a pénztár pénztárkeretét nem terhelik. Az előlegek elszámolási időtartama a 30 napot nem haladhatja meg. Ez alól kivétel a külszolgálatra kapott előleg elszámolási határideje, amely a visszaérkezés napját követő 30 napon belüli. Ha a hivatal által a dolgozó részére adott előleg elszámolási kötelezettség 30 napot meghaladóan is fennáll, abban az esetben az előleget kamatkedvezmény miatti adó terheli. Az adót ebben az esetben a munkavállaló fizeti meg. Újabb készpénz előleget utólagos elszámolásra csak akkor lehet igényelni és kiadni, ha az igénylő korábbi elszámolási kötelezettségeinek maradéktalanul eleget tett. Ha az elszámolásra kötelezett személynek az elszámolás eredményeként bizonyos összeget vissza kell fizetnie, azt akkor is köteles visszafizetni, ha azonnal újabb öszszeget vesz fel elszámolásra. A befizetendő és felveendő összeget nem lehet egymással szembeállítani. Az utólagos elszámolásra kiadott előlegek határidőre történő elszámolásának elmulasztása esetén az előleget felvett dolgozót írásban fel kell szólítani. Amennyiben a felszólítás ellenére sem számol el az előleggel a dolgozó, akkor az eseményt jelenteni kell a jegyzőnek vagy a Pénzügyi és Adóügyi Iroda vezetőjének.. Abban az esetben, ha a tett intézkedésének nincs eredménye, akkor a felvett készpénz összegétől függően kártérítési, illetve bűntető eljárást kell kezdeményezni. A hivatalhoz kapcsolódó önállóan működő költségvetési szervek elszámolási kötelezettséggel ellátmány vehetnek fel, az elszámolás teljesítési határideje legfeljebb 10 nap. Kivételes esetben az elszámolási határidő a Pénzügyi és Adóügyi Iroda vezetőjének engedélyével meghosszabbítható. 19

20 4.3. A munkabér kifizetésének szabályai A munkabér felvétele a pénzintézettől A pénztárosok a munkabérek főpénztárból történő kifizetése céljából az Raiffeisen Bank Zrt től csak a készpénzben ténylegesen kiadható (nettó) járandóságot vehetik fel a közhasznú, közcélú, közmunkát végző dolgozók esetében. A pénz felvételére főpénztárból a fizetési napon kerülhet sor. A hivatalnál a köztisztviselők és a közalkalmazottak esetében a bankszámlára történő átutalással kerül sor a munkabérek kifizetésére A munkabérek kifizetése A pénztárosok csak a készpénzben ténylegesen kiadható (nettó) járandóságot fizethetik ki a dolgozók részére. A pénz átvételét bérjegyzéken kell rögzíteni Bérfizetési napon fel nem vett munkabérek Ha a dolgozó a bérfizetés napján távol van, a munkabérének átvételére meghatalmazás alapján a meghatalmazott jogosult. Meghatalmazás hiányában, az érintett előzetes megbízása alapján a részére járó összeget legkésőbb a bérfizetés napját követő második munkanapon belföldi postautalványon el kell küldeni lakcímére vagy az általa megjelölt tartózkodási helyre. A belföldi postautalványon történő kifizetés esetén a postai feladóvényt a fizetési jegyzékhez kell csatolni. A dolgozónak járó (nettó) munkabért teljes összegben a bérfizetés napján kiadásba kell helyeznie a pénztárnak. A dolgozók által fel nem vett, illetve a részükre postán el nem küldött munkabéreket a bérfizetés napján vissza kell vételezni a házipénztárba. Az ilyen összeggel a pénztárzárlatkor a házipénztárakban tartható készpénz összege nem növelhető. A pénztárosok a fel nem vett munkabéreket kötelesek tételesen nyilvántartani, melynek a következő adatokat kell tartalmaznia: - sorszám, - dolgozó neve, - fel nem vett összeg, - a bérfizetés időpontja, - a visszavételezés időpontja, - a bevételi pénztárbizonylat száma, - a postán történő elküldés időpontja, - pénztárból történő kifizetés esetén a kiadási pénztárbizonylat száma és a kifizetés időpontja. 20