Elektronikus iratkezelés és ügykezelés a közigazgatásban

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "Elektronikus iratkezelés és ügykezelés a közigazgatásban"

Adrián Kocsis
8 évvel ezelőtt
Látták:

1 Elektronikus iratkezelés és ügykezelés a közigazgatásban Füzessy Tamás tartalomkezelési szakértő

2 Miről lesz szó? Szervezeti tartalomkezelés SAP Record Management és Case Management keretrendszer Contentum.SAP alkalmazás Bevezetési szolgáltatások Összefoglalás

3 Néhány érdekes adat Az alkalmazottak által kapott információk 50-75%-a közvetlenül más személyektől származik. A vállalatoknál található digitális információk több mint 80%-a különálló PC-k merevlemezein és személyes mappákban található. Az alkalmazottak által felhalmozott tudás nagy része elveszik, mikor elhagyják a vállalatot. Forrás: The Knowledge Worker Investment Paradox Gartner research

A vállalatoknál található digitális információk több mint 80%-a különálló PC-k merevlemezein és

4 Enterprise Content Management A szervezeti tartalomkezelés (Enterprise Content Management ECM) azon integrált technológiák együttese, amelyek lehetővé teszik a szervezet belső és külső folyamataihoz kapcsolódó dokumentumok illetve tartalmak létrehozását, rögzítését, tárolását, kezelését, megőrzését és továbbítását. Az ECM eszközök és módszerek biztosítják az adott szervezet valamennyi strukturálatlan információjának menedzselését, függetlenül attól, hogy hol, vagy milyen formában állnak rendelkezésre. forrás: AIIM The ECM Association Üzleti alkalmazások strukturált információ Tartalommal feltöltött üzleti folyamatok ECM strukturálatlan információ

Az ECM eszközök és módszerek biztosítják az adott szervezet valamennyi strukturálatlan információjának menedzselését, függetlenül attól, hogy hol, vagy milyen

5 Enterprise Content Management- Szervezeti Tartalomkezelés

6 DRM Dokumentumkezelés A dokumentum készítéséhez, szerkesztéséhez kötődő műveletek A dokumentum módosítható A dokumentum törölhető Munkapéldány Iratkezelés A nyilvántartásához, nyomonkövetéséhez kötődő műveletek Az irat nem módosítható Az irat nem törölhető Hivatalos, végleges változat

Iratkezelés A nyilvántartásához, nyomonkövetéséhez kötődő műveletek Az

törvény (Elektronikus Aláírási Törvény) 2004. évi CXL.

7 Iratkezelési előírások évi LXVI. törvény (Levéltári Törvény) évi XXXV. törvény (Elektronikus Aláírási Törvény) évi CXL. Törvény (Közigazgatási Eljárási Törvény) Magyar állami szoftver minősítés ISO :2001 szabvány MoReq EU ajánlás

8 A bevezetés lehetőségei Saját iratkezelő rendszer minősítése Jelentős szoftver-fejlesztési igény A minősítési eljárás lefolytatása (3-6 hónap) Költségek: szoftverfejlesztés költsége + a tanúsító szervezet eljárási díja Kockázat a tanúsítás megszerzése tekintetében Minősített dobozos termék bevezetése Új termék vásárlása, telepítése és betanítása (1-4 hónap) Régi rendszer migrációja Költségek: licenszdíj, bevezetési díj Garantált megfelelőség

Kockázat a tanúsítás megszerzése tekintetében Minősített dobozos termék bevezetése Új termék vásárlása,

9 Iratkezelés SAP alapon felépítés Egyedi testreszabás SAP Doc., Rec. and Case Mgmt. Services SAP NetWeaver

10 Irathierarchia az SAP-ban Elektronikus dokumentumok (DOCUMENT) Digitalizált dokumentumok, -ek, SAP Business Suite dokumentumok, Office dokumentumok Változó tartalmú dokumentumok az SAP-ban (KPRO) ArchiveLink documentumok, interaktív űrlapok Elektronikus iratok (RECORD) Tetszőleges összekapcsolt információs objektumok Rendezett, hierarchikus struktúrák Az üzleti tevékenységek jogi megalapozása Elektronikus ügyiratok (CASE) Intenzíven ismétlődő eljárások, munkafolyamatok Támogatják, hatékonyabbá teszik a szervezeti döntéshozatalt

(RECORD) Tetszőleges összekapcsolt információs objektumok Rendezett, hierarchikus struktúrák Az üzleti tevékenységek jogi megalapozása

HR infók WebFlow Információk Office dokumentumok és

11 Az ügyiratokba integrálható objektumok Üzleti objektumok Riportok Tranzakciók anyag kontakt számla HR infók WebFlow Információk Office dokumentumok és sablonok ArchiveLink dokumentumok Web tartalom feljegyzések

12 SAP NetWeaver A rendszer részeként elérhető alapszolgáltatások Document Management (CA-DMS) Records Management (BC-SRV-SRM) Case Management (BC-SRV-CM) Records and Case Management (CA-GTF-RCM) (DOMEA és TNA minősítéshez szükséges kiegészítések)

Management (BC-SRV-SRM) Case Management (BC-SRV-CM) Records

tevékenységhez Records Browser Az iratkezelési

13 Az SAP Records Management áttekintése Records Organizer Records Modeler Indító képernyő Minden tevékenységhez Records Browser Az iratkezelési sablonok kezelése Az iratok, ügyiratok Tartalmának kezelése

14 Records Organizer Szerep nézet Kedvencek Létrehozás/Check-In információk Irat, dokumentum keresés Utoljára használt objektumok (elemek listája)...

15 Dokumentumok az iratokban Verziók készítése Dok. továbbítás Adatok módosítása Check In / Lokális módosítás A dok. kezelő infrastruktúra lehetőségeinek használata

16 Üzleti objektumok az iratokban Személyi adat információ

17 SAP folyamatkezelési lehetőségek Üzleti Worklow Az üzleti folyamatok egységesítése és automitázálása, amely fokozza a hatékonyságot és megkönnyíti a használatot A folyamatok szoros és közvetlen nyomonkövetése Mozgó akták Kiválasztott iratok, vagy iratelemek Ad hoc felmerülő eljárások Elektronikus ügyiratok Olyan összetett eljárások, amelyek végrehajtása nem szigorú rend szerint történik Egy irategyütteshez kapcsolódik

nyomonkövetése Mozgó akták Kiválasztott iratok, vagy iratelemek Ad hoc felmerülő eljárások Elektronikus

SAP Case Management Különböző nézetek: Ügyirat objektumok Feljegyzések Eljárásrend Napló Az eljárás lépései automatizálhatók és nyomonkövethetők

18 SAP Case Management Különböző nézetek: Ügyirat objektumok Feljegyzések Eljárásrend Napló Az eljárás lépései automatizálhatók és nyomonkövethetők Kezelési feljegyzések: minden feljegyzés, kiegészítés, megjegyzés rögzíthető Az alapinformációk az ügyirat objektumaiban(linked Objects) érhetők el

nyomonkövethetők Kezelési feljegyzések: minden feljegyzés, kiegészítés,

nyomonkövetés Minősített iratkezelés Irattározás MOREQ

21 Érkeztető könyvek Iktató könyvek Iratforgalom kezelés Átadás-átvétel Expediálás Postázás Ügytípusok, nyomonkövetés Minősített iratkezelés Irattározás MOREQ szabványnak is megfelelő irathierarchia és jogosultságkezelés

22 Az iratkezelés hétköznapi életciklusa

Iratkezelés speciális funkiók Megfelel a KET e-ügyintézési előírásainak Közvetlen kapcsolódás az e-ügyintézéshez Elektronikus aláírás kezelés Megfelel a KEIR előírásainak Új ügyirat struktúra

23 Iratkezelés speciális funkiók Megfelel a KET e-ügyintézési előírásainak Közvetlen kapcsolódás az e-ügyintézéshez Elektronikus aláírás kezelés Megfelel a KEIR előírásainak Új ügyirat struktúra (ügyirat/ügyiratdarab/irat) Elektronikus formátumú iratok kezelése Megfelel a MoReq szabványnak Szerep alapú, funkció, objektum és mező szintű jogosultsági rendszer Besorolási sémák használata Megfelel a speciális közigazgatási követelményeknek (kényelmi szolgáltatások): Bérmentesítés Minősített iratok kezelése

24 Köziratkezelési minősítés szeptember 20. Legmagasabb minősítés: bővített követelmények Elsőként a piacon

Contentum testreszabási szolgáltatások Fázisok Tervezés Megvalósíthatósági tanulmány Koncepció és prototípus Implementáció, tesztelés Tömeges migráció, integrációs tesztek Éles indítás & támogatás

25 Contentum testreszabási szolgáltatások Fázisok Tervezés Megvalósíthatósági tanulmány Koncepció és prototípus Implementáció, tesztelés Tömeges migráció, integrációs tesztek Éles indítás & támogatás Tevékenységek Azon üzleti folyamatok definiálása, amelyeket az SAP iratkezelő megoldással akarunk támogatni. Az irat modellek tervezése A digitalizálási és tárolási stratégia kialakítása Az integrációs forgatókönyvek megtevezése Az automatikus iratképzés megtervezése Digitalizálási és tárolási stratégia Részletes iratmodell Keresési opciók Az üzleti alkalmazások és az iratstruktúra integrációjának leírása Az irat modellek implementációja ArchiveLink forgatókönyvek és keresési felületek elkészítése Az üzleti alkalmazások integrációjának kivitelezése Futtatás, és első adatfeltöltés Integrációs teszt valós adatokkal Migrációs teszt futtatása tömeges adatmennyiséggel Az összes érintett alkalmazás adat kezdeti értékének feltöltése Támogatás A projekt dokumentáció véglegesítése és átadása Eredmény A releváns üzleti folyamatok listája Megvalósíthatósági tanulmány Technikai architektúra Rekord modell koncepció Üzleti alkalmazások-hoz történő integráció leírása Digitalizálási és tárolási stratégia Az irat modellek, ArchiveLink forgatókönyvek és keresési felületek Generic Object Services Teszt koncepció és minőségbizto-sítási terv Rendszer átadásátvétel Az összes létező adatnak megfelelő irattartalom létrehozva Az eljárások során a megfelelő iratok a háttérben létrejönnek Hivatalos átadásátvétel

26 Contentum testreszabási szolgáltatások Irattári terv tételeinek rögzítése Iktató és érkeztetőkönyvek kialakítása Ügyirat és irattípusok adatszerkezetének definiálása Ügyirat sablonok (struktúrák) kialakítása Ügykezelési lépések definiálása Irat-automatizmusok kialakítása Szerepek és jogosultságok beállítása

Contentum testreszabási szolgáltatások Iktató és érkeztetőkönyvek kialakítása Irattári terv tételeinek rögzítése Ügyirat és irattípusok adatszerkezetének

27 Contentum testreszabási szolgáltatások Iktató és érkeztetőkönyvek kialakítása Irattári terv tételeinek rögzítése Ügyirat és irattípusok adatszerkezetének definiálása Ügyirat sablonok (struktúrák) kialakítása Ügykezelési lépések definiálása Irat-automatizmusok kialakítása Szerepek és jogosultságok beállítása

28 Összefoglalás: Funkcionális előnyök Integrált dokumentum és iratkezelés Iratkezelés kiterjesztése üzleti adatbázisokra Integrált papír digitalizálás Teljes körű ügymenetkezelés Speciális szakalkalmazások készítése workflow eszközökkel

29 Összefoglalás: Technológiai előnyök Nagyfokú interoperabilitás Platformfüggetlen működés Webes felület Moduláris felépítés ASP működési lehetőség

30 Összefoglalás: Bevezetési előnyök Rendelkezésre álló szoftverbázisra épít Fix alapfunkciók, rugalmas testreszabás Minősítettség dobozból A legnagyobb államigazgatási referencia bázis

31 Fontosabb referenciák Miniszterelnöki Hivatal Központi Szolgáltatási Főigazgatóság Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium Önkormányzati Minisztérium Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium Magyar Energia Hivatal Magyar Bányászati és Földtani Hivatal Közlekedésbiztonsági Szervezet XI. kerületi önkormányzat Bátonyterenye város önkormányzata Marcali város és kistérsége Sajó-Hernádvölgyi és Bükkvidéki Önkormányzatok Terület- és Településfejlesztési Társulása Eötvös Lóránd Tudományegyetem Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium Fejlesztési Igazgatósága Közlekedési, Hírközlési és Vízügyi Tartalékgazdálkodási Közhasznú Társaság Díjbeszedő Zrt.

32 Kérdések és válaszok

33 Köszönjük a figyelmet! fs.inf@freesoft.hu

Hasonló dokumentumok

Folyamatok rugalmas irányítása. FourCorm Kft.

Folyamatok rugalmas irányítása FourCorm Kft. www.frckft.hu 1 Dokumentumok áramlása Gyakran szekvenciális Rengeteg felesleges másolat Információk alacsony rendelkezésre állása Nincs szolgálati út- és határidőfigyelés