Elektronikus dokumentumkezelő rendszer integrált workflow

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "Elektronikus dokumentumkezelő rendszer integrált workflow"

Bálint Magyar
8 évvel ezelőtt
Látták:

1 Elektronikus dokumentumkezelő rendszer integrált workflow

2 DMSone a meghatározó partner Országos partner-, ügyfélhálózattal rendelkező holding része 1998 Önálló vállalatként, megszokott színvonalon, dinamikusan fejlődve Megyei viszonteladói-, partnerhálózat; több, mint 1000 ügyfél 24/2006 tanúsítás elsőként; törvényesség, informatikai biztonság, szakmai minőség Stabil, megbízható hazai és nemzetközi partner; irat- és dokumentumkezelési piac meghatározó beszállítója 2008

mint 1000 ügyfél 24/2006 tanúsítás elsőként; törvényesség, informatikai biztonság, szakmai minőség 2002

3 Referenciák Private sector Return on investment Public sector Hivatali ügyintézés, jogszabály Energia szektor: E-ON (HU) Közművek (vízmű, távhő) ÁAK Kis és nagy kereskedelem: Alfi-Ker Szolgáltatás: Neckermann Gépipari automatizálás: Kvalix Élelmiszeripar: Fornetti Gyártás: GE (HU) Ingatlanfejlesztés: Öböl XI. Önkormányzatok az önkormányzatok 60 százaléka Egészségügyi intézmények (39 kórház) Oktatási intézmények (7 felsőoktatási intézmény) Kulturális intézmények (több országos könyvtár és múzeum) Központi közigazgatás (OH, EBF)

Fornetti Gyártás: GE (HU) Ingatlanfejlesztés: Öböl XI.

4 Termékeink: Egy felhasználós, dobozos termék Iratkezelő szoftver Dokumentumkezelő rendszer SAP Business One addon

5 EASTRON bemutatkozás Több mint 15 éve van jelen az IT piacon szoftverfejlesztés, rendszerintegráció, készenléti felügyelet és üzemeltetés támogatás, oktatás 50 munkatárs, magas szakmai tanúsítványokkal szoftverfejlesztők, mérnökök, közgazdászok Nagy számú rendszerintegrációs projekt (szoftver és hardver eszközök, berendezések tekintetében) A WorkflowGen magyarországi bevezetője. (2002) ISO 9001:2001, atomerőművi ABOS 3,4T

szoftverfejlesztők, mérnökök, közgazdászok Nagy számú rendszerintegrációs projekt (szoftver és hardver

6 Referenciák Egészségbiztosítási Felügyelet MAG Zrt. Allianz Bank Zrt. Sága Foods Zrt. Consiliul Judetean Bihor KFKI ICON Zrt Agentia de Plati Pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit (Bukarest) Friesland Hungária Zrt. Romániai partnercégünk bevezetései (Ness Romania) BRD Finance CET Iasi SAPARD

Consiliul Judetean Bihor KFKI ICON Zrt Agentia de Plati Pentru

7 Nemzetközi Referenciák Világszerte többszáz bevezetett rendszer 30 országban 10 támogatott nyelv 20 viszonteladó

8 Termékek WorkflowGen teljes körű BPM megoldás ETiQ - ügyfélhívó rendszer e Local elektronikus ügymenetkezelő EasTime munkaidő nyilvántartó rendszer Hirschmann - Ethernet hálózatok Alkalmazásfejlesztés egyedi alkalmazások Rendszerintegráció Rendszerfelügyelet

nyilvántartó rendszer Hirschmann - Ethernet hálózatok

9 WorkflowGen jellemzők 100%-ban web-alapú és felhasználó által is testre szabható portál Beépített grafikus folyamattervező és folyamatmonitoring eszközzel rendelkezik Online munkafolyamat vezérlés (mobil eszközön is): figyelmeztetések On-line jóváhagyás Keresés Feladatok, státuszok és határidők valós idejű követése Dokumentumok verziókezeléssel Széleskörű funkcionalitás, stabilitás Felhasználószámtól független licenc

is): e-mail figyelmeztetések On-line jóváhagyás Keresés Feladatok, státuszok és határidők valós idejű

Tapasztalt hiányosságok Ügymenet, vezetői információk Rengeteg nyomtatás fénymásolás - duplikációk E-mailek nem kerülnek

10 Tapasztalt hiányosságok Ügymenet, vezetői információk Rengeteg nyomtatás fénymásolás - duplikációk ek nem kerülnek archiválásra Az iratok, megrendelések vándorolnak a szervezetben Lassú engedélyezési folyamatok Kettős iktatás (számlák és egyéb )

archiválásra Az iratok, megrendelések vándorolnak a

Tapasztalt hiányosságok Visszakeresés dokumentumok tárolása Régebbről visszatérő ügyben hosszas keresgélés Nincs statisztika az ügyek elintézéséről, a munkatársak

11 Tapasztalt hiányosságok Visszakeresés dokumentumok tárolása Régebbről visszatérő ügyben hosszas keresgélés Nincs statisztika az ügyek elintézéséről, a munkatársak teljesítményéről Eltűnt iratok (számlák), elveszett információk Az íróasztal tele van a folyamatban lévő ügyek dokumentumaival Megoldatlan az iratok tárolása, selejtezése

teljesítményéről Eltűnt iratok (számlák), elveszett információk Az íróasztal tele

12 Helytelen dokumentumkezelés erőforrások pazarlása A dokumentumok 32%-a nem elérhető, amikor szükség lenne rá. (Cimtech) 32% 2 nap/hó A dolgozók havonta 2 napot csak kereséssel töltenek. Minden dolgozó évente 4-5 hetet tölt az elkeveredett dokumentumok keresésével 4-5 hét Az egyszerű és logikus koncepció jelentősen növeli a hatékonyságot

(Cimtech) 32% 2 nap/hó A dolgozók havonta 2 napot csak kereséssel töltenek.

13 Információ hordozók Irodai dokumentumok Képek, videók, hang Weboldalak Fax Elektronikus Formok Papír alapú dokumentumok, mappák

14 Tartalomkezelés Web Content Egységes Rendszerben Computer Output Fax Scanned documents and folders

Dokumentum menedzsment Workflow Dokumentum menedzsment Üzleti elvárások Beérkező dokumentumok adminisztrációja, illetékeshez juttatása Kimenő levelek jóváhagyása, adminisztrációja Belső dokumentumok

15 Dokumentum menedzsment Workflow Dokumentum menedzsment Üzleti elvárások Beérkező dokumentumok adminisztrációja, illetékeshez juttatása Kimenő levelek jóváhagyása, adminisztrációja Belső dokumentumok kiosztása, tárolása Iratok digitalizálása, Előre definiálható standardmunkafolyamatok automatizálása Szabványos csatolófelületek szakterületi alkalmazásokhoz (ERP, CRM, stb.) Fizikai tárolás támogatása Selejtezés támogatása Visszakereshetővé tétele Előre nem definiálható folyamatok irányítása

digitalizálása, Előre definiálható standardmunkafolyamatok automatizálása Szabványos csatolófelületek szakterületi

16 Moduláris felépítés

17 Integrált megoldás Ultimate -WorkflowGen Posta Érkeztetés Bontás Szkenner Iktatás Elosztás Ügyintézés Irattár Selejtezés Workflow

18 Referenciatörténet Miért is választotta az EBF ezt az integrált megoldást? Szkennelés nélkül papír alapon kezelték a dokumentumokat Excel táblában tartották nyilván az érkezett és küldött dokumentumokat A munkatársak között papír alapú átadókönyv szolgált annak rögzítésére, hogy melyik dokumentum, feladat éppen kinél van Fenn állt a veszélye, hogy a nagy mennyiségű feladat nem lesz követhető -> elveszhet dokumentum -> komoly jogi problémát idézhet elő Egyáltalán nem, vagy nem határidőre teljesül egy feladat és még azt sem lehet tudni, hogy ki volt az, aki miatt mindez megtörténhetett.

között papír alapú átadókönyv szolgált annak rögzítésére, hogy melyik dokumentum, feladat éppen kinél van Fenn állt a veszélye, hogy a nagy

19 Elvárásaik az integrált rendszerrel szemben Mindent digitális formában tároljon, támogassa a vonalkódos szkennelést Minden munkatárs persze megfelelő jogosultsággal hozzáférjen a dokumentumokhoz Egy-egy dokumentum elektronikus rögzítése után előre paraméterezett munkafolyamatokon keresztül fusson végig a munkatársak között a digitális dokumentum és a hozzá fűzött elektronikus vezetői szignálás. Minden ügy, feladat pontosan nyomon követhető legyen, ki mikor mit csinált vele, hol tart éppen a folyamat, mi kell ahhoz, hogy lezáruljon

munkafolyamatokon keresztül fusson végig a munkatársak között a digitális dokumentum és a hozzá fűzött elektronikus vezetői szignálás.

20 Amit megvalósítottunk Minden munkatársa kapcsolódik (meghatározott jogosultsággal) a komplex rendszer egy, vagy több részéhez Egy központi érkeztető helyen szkennelik a dokumentumot, ami után nincs papírmozgás A szkennelt képet használják a munkatársak a hozzá fűzött vezetői instrukcióknak megfelelően Nem csak a levelek kerülnek ilyen formán rögzítésre és elosztásra, a rendszer támogatja az ek, faxok, portálról érkező űrlapok nyilvántartását és feldolgozását is. Minden folyamatuk automatizáltan a jogi előírásaiknak megfelelően zajlik. Határidőre teljesülnek feladataik, nyomonkövethetőek

megfelelően Nem csak a levelek kerülnek ilyen formán rögzítésre és elosztásra, a rendszer támogatja az e-mailek, faxok, portálról érkező űrlapok

21 Kontroller2

22 Kontroller2

23 Kontroller2

24 WorkflowGen folyamatábra

25 Az iktatott irat megjelenése WorkflowGen folyamatban

26 Folyamat űrlap

27 Alfolyamatban irat készítése

28 A létrehozott irat jóváhagyása

29 Irat kimenő iktatása

30 Irat Kontroller2-ben megjelenik expediálásra

31 Irat postázása

32 Válasz iktatása

33 Válasz küldemény workflowhoz csatolása

34 Workflow bejövő iktatás feldolgozása

35 Köszönjük megtisztelő figyelmüket!

Hasonló dokumentumok

Költséghatékony, papírmentes adminisztráció, E-ügyintézés NETWORKSHOP 2010 Konferencia

Költséghatékony, papírmentes adminisztráció, E-ügyintézés NETWORKSHOP 2010 Konferencia Vörös Balázs Folyamatosan növekedő költségek Az ügyfélkör növekedésével párhuzamosan növekszik: A feldolgozandó és