2 Tartalom. Pro Labor Munkatárs program használata. Munkatárs 1.0 ISBN

Átírás

1

2 2 Tartalom Munkatárs 1.0 ISBN Pro Labor Kft Dr. Pétery Kristóf PhD, 2002 Mercator Stúdió, 2002 A Munkatárs a Pro Labor Kft. bejegyzett terméke. Ezt a számítógépes programot a szerzői jog nemzetközileg védi. A programnak, illetve dokumentációjának vagy bármely részének engedély nélküli lemásolása vagy továbbadása vádemelést von maga után, és a jog lehetséges keretei között kiszabható polgári és büntetőjogi következményekkel jár. Pro Labor Kft. T: Terméktámogató weboldal:

3 A billentyűzet kezelése 3 Tartalom Tartalom... 3 Bevezetés... 5 A billentyűzet kezelése... 5 Az egér kezelése... 8 Rendszerigény... 9 A program telepítése A program indítása A program fő funkciói Törzsadatok rögzítése Partneradatok Új partner rögzítése Partner adatainak módosítása Partner adatainak törlése Partneradatok nyomtatása Névjegykártyák Megjegyzések Felhasználó Körlevelek Új körlevélsablon készítése Körlevél módosítása Cikkek Új cikk bevitele Cikk törlése Cikkek nyomtatása Raktár Szolgáltatások Gépjárművek Egyéb törzsek Ajánlatok, foglalások, számlák Ajánlatok Foglalás Új foglalás készítése Foglalás módosítása Foglalás törlése... 60

4 4 Tartalom Foglalás nyomtatása Szállítólevél Új szállítólevél készítése Szállítólevél sztornírozása Szállítólevél nyomtatása Számla készítése szállítólevélből Számla Új számla készítése Számla sztornírozása Számla helyesbítése Számlarészletek Számlamásolat nyomtatása Raktár Készletadatok Rendelés Bevételezés Leltár Útnyilvántartás Határidőnapló Új bejegyzés felvétele Bejegyzés módosítása Bejegyzés nyomtatása Esemény keresése Statisztikák Körlevelek Szerviz Kilépés Függelék Melléklet

5 A billentyűzet kezelése 5 Bevezetés A Munkatárs program kis- és középvállalkozások komplex ügyviteli rendszere, amely a partnerek, termékek, járművek nyilvántartásától, az ajánlatok, foglalások nyilvántartásán keresztül a számlázásig, illetve a raktárkezelésig terjed, miközben megoldja a raktár és leltár kezelését is. Szinte minden irodai feladat megoldására alkalmas a könyvelésen, bérszámfejtésen kívül. A program futtatási környezete a Microsoft Windows 95-től a Windows XP operációs rendszerekig terjed. Indulásához mindössze 10 (tíz!) megabájtnyi szabad terület szükséges a merevlemezen, amellyel szemben később természetesen a tárolt adatoknak megfelelő mértékben nagyobb lemezterület-igény is jelentkezik. Leírásunkban a program összes funkcióját bemutatjuk, de előbb tekintsük át az adatok bevitelének eszközeit, vagyis a billentyűzet és az egér használatát. A programban minden bizonylat, számla kinyomtatható. Ezzel kapcsolatban már a bevezetőben leszögezzük, hogy a számla 1-es sorszámú példánya a jogszabályoknak megfelelően egyetlen példányban nyomtatható, a többin viszont jól látható módon feltüntetjük, hogy másolat. Minden nyomtatás előtt a számla eredeti kivételével nyomtatási képen ellenőrizhető a nyomtatott bizonylat. Így csak a helyesen összeállított dokumentum kerül a nyomtatóra. Éljünk az ellenőrzés lehetőségével, mert ez nemcsak papírtakarékos megoldás, hanem sok későbbi, partnereinkkel folytatott vita elkerülésének biztos eszköze. A billentyűzet kezelése Az írógéphez hasonlatos középső billentyűzetrész a szöveg begépelésére, adatok bevitelére szolgál. E billentyűzetrésznek színe általában világosabb. A magyar írógéphez szokott felhasználóknak ügyelni kell arra, hogy az angol klaviatúrán nemcsak az ékezetes betűk vannak más helyen, hanem az Y és a Z betű is fel van cserélve. A kezdőknek, illetve írógéphez szokott felhasználóknak nehéz megszokni esetleg azt is, hogy a számítógépen nem szabad l (l) betűt írni a 1-es szám helyett, sem pedig O betűt (o) a 0 (nulla) helyett. A többi billentyűt a parancsok

6 6 Bevezetés kiadására, illetve a kurzor 1 (fénymutató) mozgatására, dokumentumon belül való közlekedésre használjuk. A billentyűkombinációkat a felsorolt billentyűk együttes megnyomásával vihetjük be. Az ilyen, együttes billentyűlenyomásokat, azaz billentyűkombinációkat a leírásban együttes keretben jelöljük, például: Ctrl+Tab. Néhány parancsot az egér és a billentyűzet együttes használatával tudunk kiadni. A parancsokat a billentyűzettel, vagy az egérkurzorral kiválasztva (rámutatva), majd az Enter billentyű, illetve az egér bal gombjának lenyomásával adjuk ki. Csak a billentyűzetet alkalmazva a program párbeszédpaneljei vezérlőelemei (nyomógombok, választókapcsolók, listák stb.) között a Tab, Shift+Tab billentyűkombinációkkal mozgunk. A több lapos (kartonos) párbeszédpanelek lapjai közötti mozgásra a Ctrl+Tab, Ctrl+Shift+Tab billentyűkombinációkat használjuk. Ezt követően egy listában, táblázatban a kijelölőmezőt 2 a vagy,, kurzormozgató billentyűkkel mozgatjuk. A kijelölt parancs végrehajtását az Enter gomb lenyomásával indítjuk. Ha a legördült menüben valamely parancs nincs kiemelve (halvány színnel jelenik meg), akkor az az adott helyzetben nem alkalmazható. Ha nem akarjuk a kiválasztott parancsot indítani, akkor az Esc billentyűt kell lenyomni. A különböző nemzeti jellegzetességeket tartalmazó karakterekhez speciális billentyűzet-beállítás tartozik. A Windows Start menüjének Beállítások/ (vagy Sajátgép/) Vezérlőpult/Billentyűzet programjával állíthatjuk be az elsődleges (például a magyar) és a másodlagos (például az amerikai) billentyűzet-elrendezést, valamint a köztük az átkapcsolást lehetővé tevő billentyűkombinációt. Az írógép-billentyűzeten is bevihetünk számokat. Erre a célra azonban (különösen, ha sok számot kell bevinnünk) célszerűbb a billentyű- 1 kurzor: grafikus karakter általában vízszintes vagy függőleges villogó vonalka mellyel a program jelzi a dokumentumban az aktuális pozíciót, a következő bebillentyűzendő karakter helyét. 2 kijelölőmező: a kurzormozgató billentyűkkel mozgatható inverz sáv, amellyel listákban, menükben megjelöljük azt a tételt, melyet az Enter billentyű lenyomásával választunk ki.

7 A billentyűzet kezelése 7 zet jobb oldalán található, számológép-kiosztású billentyűcsoportot, a numerikus billentyűket használni. Ha a Num Lock rögzülő váltóbillentyű nincs benyomva, akkor a numerikus billentyűzet a kurzor mozgatására használható, a rajtuk olvasható nyilak és feliratok szerint. A Num Lock lenyomott állapotában vihetjük be itt a számokat. A billentyűzet eddig nem említett részei vezérlőfunkciókat töltenek be. A numerikus billentyűzetrész másik feladata a különleges karakterek bevitele. Az Alt, Ctrl, Shift billentyűk önmagukban (saját) funkció nélküli váltóbillentyűk, amelyekből 2-2 darab áll rendelkezésre, ezeket mindig valamely más billentyűvel együtt kell használni. Például a Shift billentyű és valamely kurzormozgató billentyű együttes lenyomása az adott irányban kijelöli a párbeszédpanel mezőben a szöveget (az így kijelölt és a Ctrl+Ins billentyűkombinációval vágólapra másolt vagy a Shift+Del billentyűkombinációval törölt szöveg új helyre illeszthető be a hely kijelölése után a Shift+Ins billentyűkombinációval). A Shift billentyű lenyomásával válthatunk az írógép-billentyűzeten található betűk kis és nagy változata között. Ha a Caps Lock rögzülő váltóbillentyű más szóval állapotbillentyű nincs lenyomva, akkor betűbillentyűt magában lenyomva kisbetűt kapunk, ha a Shift billentyű lenyomásával együtt, akkor nagyot. Tehát e tekintetben a Shift billentyű szerepe megfelel az írógép betűváltójának. Az Alt billentyű menüparancs-kiválasztó szerepe melletti másik feladata a különleges karakterek beillesztésének segítése. Ilyen karakterek beviteléhez az Alt billentyűt lenyomva kell tartanunk, miközben a numerikus billentyűzeten beütjük egy karakter kódját (a kódtáblázatok megtalálhatók például a nyomtatók kézikönyvében). Egyes karakterek bevihetők a jobb oldali Alt billentyű nyomva tartása mellett az írógép billentyűzetről is (például magyar billentyűzetkiosztásra kapcsolva az Alt+á billentyűkombinációval a ß betűt, az Alt+q billentyűkombinációval a \ jelet adhatjuk meg ami az elérési utak megadásánál játszik fontos szerepet). A Caps Lock és a Num Lock állapotbillentyűk, vagy kapcsolók. A Caps Lock lenyomását követően begépelt szöveg nagybetűs lesz (kisbetűt ekkor a Shift billentyű lenyomásával kell bevinni). A Caps Lock újbóli megnyomásával az eredeti állapotot állítjuk vissza.

8 8 Bevezetés A kurzormozgató billentyűk a billentyűzet, valamint Home End, PgUp, PgDn billentyűi, illetve ezeknek a Ctrl billentyűvel együtt lenyomott kombinációi. A Delete billentyű a kurzor után álló betűt vagy a kijelölt objektumot törli. A Backspace billentyű az írógép-billentyűzet jobb felső sarkában található, felirata rendszerint. Ez a billentyű a kurzor előtt álló betűk vagy kijelölt szövegrészek törlésére szolgál. Az Esc billentyű a menük, párbeszédpanelek parancsainak végrehajtása elől menekülő (Escape) gomb. Bárhol is vagyunk egy párbeszédpanelen, az Esc billentyű egyszeri vagy többszöri megnyomásával visszatérhetünk az utolsó munkaképernyőhöz. Funkciója megfelel a párbeszédpaneleken alkalmazott Mégse nyomógombnak. Az Enter billentyű a számítógép és programok kezelésében nélkülözhetetlen. Ez a legnagyobb billentyű. Felirata több billentyűzeten:. Megtalálható a numerikus billentyűzetrész jobb alsó sarkán is. Szövegbevitel során megfelel az írógépek kocsivissza-soremelés billentyűjének, emellett a parancsok végrehajtásának engedélyezésére szolgál (hasonlóan a párbeszédpanelek OK Rendben nyomógombjához vagy az egeres kattintáshoz). Az egér kezelése Az egér egy pontkijelölő eszköz, amellyel könnyen mozoghatunk az adatbázis tartalma és a parancsok (menütételek, vezérlőelemek) között. A kurzor pozicionálása az egér (egérkurzor) mozgatásával, majd az egér bal gombjának lenyomásával történik, ezt a továbbiakban kattintásnak nevezzük. A kiválasztott parancsok indíthatók így is. Egér helyett alkalmazhatunk más grafikus pozicionáló eszközt, például fényceruzát, pozicionáló gömböt (trackballt úgynevezett hanyattegeret ), digitalizáló tábla szálkeresztjét. Ez utóbbi eszközöket általában lehet egérként installálni, a továbbiakban az egér használatát tételezzük fel. A kettős kattintással, azaz a bal egérgomb kétszeri, gyors egymásutánban történő lenyomásával a kijelölt objektumot vagy funkciót általában nemcsak kiválasztjuk, hanem el is indítjuk a hozzá kapcsolt alkalmazást (az objektumot például adatbázist létrehozó programot), illetve parancs végrehajtását. Ikonokhoz, nyomógombokhoz rendelt

9 Rendszerigény 9 parancsok indításához elegendő az egyszeres kattintás is, egyébként az egyszeri gombnyomás kijelöli a feladatot, a kettős kattintás pedig végrehajtja azt. Ha a kiválasztott menüparancsot mégsem akarjuk indítani, akkor kattintsunk az egérrel a menün kívüli területre. A programban a táblázatból kiválasztásra általában a Kiválaszt gombot használjuk. Az egérrel ugyanakkor nagyobb szövegmezőkben (például a körlevél szerkesztésénél) szövegrészeket tudunk mozgatni az egyik helyről a másikra. Ehhez kijelöljük a mozgatandó szöveget majd az egérrel a kijelölés belsejébe mutatunk, lenyomjuk a bal egérgombot (ezzel megragadjuk a szöveget), majd az egér mozgatásával kiválasztjuk az új helyét. A mozgatás közben folyamatosan nyomva tartott bal egérgomb felengedésével szüntetjük meg a vonszolást. Ekkor rögzül a szöveg az új helyen. Ha a mozgatás közben a Ctrl billentyűt is nyomva tartjuk, akkor az új helyen az eredeti szöveg másolata jön létre (e nélkül az eredeti szöveg törlődik). Az egérkurzor munkánk során a tevékenységnek megfelelő módon, jellegzetesen változtatja alakját. Ezzel jelzi a végrehajtható funkciót is. Az egér (kattintások, sebesség) és az egérkurzor (forma) beállításának változtatására is lehetőségünk van a Windows 95-től. A beállításokat a magyar nyelvű Windows 95, illetve NT 4.0 (2000) esetében a Start menü vagy a Sajátgép programcsoport Beállítások/Vezérlőpult/Egérkezelés programjával (az angol nyelvű Windowsnál a Settings/Control Panel/Mouse programmal) adjuk meg. Rendszerigény A Munkatárs program a futtató környezettel szemben a következő minimális követelményeket támasztja: Pentium II 333 MHz processzor, 64 MB Ram, CD olvasó, 10 MB szabad terület a merevlemezen, Internet hozzáférés (az útnyilvántartáshoz innen lehet a frissítéseket letölteni, illetve a fejlesztők honlapja is ezen keresztül érhető el), Windows 98 vagy az utáni MS Windows operációs rendszer.

10 10 Bevezetés A program telepítése A Munkatárs program egy számítógépre egyetlen példányban telepíthető. A program telepítését a telepítő CD olvasóba helyezésével indítjuk. Ekkor automatikusan megjelenik A Munkatárs Telepítő Üdvözli Önt! Párbeszédpanel. Ezután a Telepítés megkezdése nyomógombra kattintunk. Ezt követően nincs más dolgunk, csak az angol nyelvű telepítő párbeszédpaneljének Next nyomógombjával a következő párbeszédpanelre lépni. A következő párbeszédpanelen a Yes nyomógombbal fogadjuk el a panel középső részén, görgetősávval mozgatva áttekinthető szoftver engedélyezési szerződést (mely jelen dokumentáció mellékleteként is olvasható). A szerződést a No nyomógombbal utasíthatjuk el, ekkor a telepítés azonnal véget ér.

11 A program telepítése 11 A következő párbeszédpanel megjeleníti az alapértelmezés szerinti telepítési útvonalat, amely a Browse gombra kattintva módosítható.

12 12 Bevezetés Az új elérési útvonalat ekkor a Choose Directory párbeszédpanelen rögzítjük (vagy beírjuk minta szerint a Path mezőbe, vagy a Drives listában választjuk ki a meghajtót és a Directories mezőben a könyvtárat). A könyvtár megadása után kattintsunk az OK nyomógombra. Ha eddig még nem létező könyvtárnevet adtunk meg, akkor a program a következő párbeszédpanelen figyelmeztet a könyvtár létrehozására. Az Igen nyomógombra kattintva a program létrehozza a könyvtárat, a Nem nyomógombbal a könyvtárválasztó párbeszédpanelre térünk viszsza. A megfelelő könyvtár kiválasztása, illetve létrehozása után a telepítő megjeleníti a létező programcsoportokat. A Munkatárs program számára ezek között, illetve önállóan (ez az alapértelmezés) létrehozhatunk egy Munkatárs nevű programcsoportot. Az új programcsoport nevét a

13 A program telepítése 13 Program Folders mezőben adjuk meg, majd ismét a Next nyomógombra kattintunk. A következő párbeszédpanel visszaigazolja a telepítési beállításokat, köztük a Windows alá bejelentkezett felhasználót, mint a telepítő személyét. A Next nyomógombra kattintást követően megjelenik az utolsó párbeszédpanel, amelyen a Yes választókapcsolót választva, majd a Finish nyomógombra kattintva a számítógépet újra indítjuk. A No rádiógombbal a telepítést a számítógép újra indítása nélkül fejezzük be. Ilyenkor is célszerű azonban a program első indítása előtt a gépet újraindítani. A program a telepítés során létrehozza a megadott telepítési mappát (például a Program Files mappa alatt a ProLabor mappát), illetve annak Data almappáját, bennük elhelyezi a program futtatásához szükséges állományokat, valamint elkészíti a Munkatars és Riaszto programikonokat. Ezekhez parancsikont képezhetünk (lásd a mellékelt ábrát), amely tetszőlegesen áthelyezhető, másolható abba a könyvtárba, illetve a Windows munkaasztalára, amelyet gyakran használunk hogy a program könnyen elérhető legyen.

14 14 Bevezetés A telepítéssel felkerül a számítógépre (és ikonja a Windows Tálca jobb oldalára) a Munkatárs program indítására, valamint tennivalóra figyelmeztetések céljára a Riaszto.exe program is. Ezt követően a program első indításakor egy párbeszédpanelen meg kell adnunk cégünk adatait. A cég neve, adószáma, cégjegyzékszáma később csak a Pro Labor Kft. közreműködésével módosítható, ezért ügyeljünk a bevitelre. A többi adaton később, a Törzsadatok funkcióval könnyen módosíthatunk, javíthatunk. Az adatokat begépeléssel adjuk meg. Egyes adatok listából is választhatók, ha a listákat előbb feltöltjük a megfelelő (Pénzintézetek, Pozíciók) nyomógombokra kattintva. A listák megjelenítéséhez kattintsunk a mező végén álló gombra. Természetesen e listák igazán később lesznek igazán hasznosak, amikor tartalmukat a program használata során feltöltöttük adatokkal. A program indítása A telepített program indításához a legpraktikusabb a fentebb említett parancsikont olyan helyen elhelyezni például a Windows munkaaszta-

15 A program indítása 15 lon, ahonnan az könnyen elérhető. Erre az ikonra kétszer kattintva indítható a program. A program elérhető és indítható ugyanakkor a Windows Start menüjéből a telepítési (például Programok\Munkatárs\Munkatárs) útvonalon is. Ha nem a telepítést végző (jogosult) felhasználó indítja a programot, akkor az indítás megkísérlése után hibaüzenetet kapunk: A Windows Tálca jobb oldalán álló Riasztó ikon (illetve az általa jelképezett alkalmazás) figyeli a határidőnaplóba bejegyzett eseményeket, találkozókat. Ha a gép bekapcsolásakor az adott napra bejegyzést talál, akkor arra figyelmeztet, és biztosítja a Munkatárs program indítását is:

16 16 Bevezetés A Riasztó ikonra a jobb egérgombbal kattintva megjelenített helyi menüből megtekinthetők a napi figyelmeztetések, indítható a Munkatárs program, illetve bezárható a Riasztó program (lásd a mellékelt ábrát). A megfelelő parancsot a bal egérgombbal kattintva választjuk ki a menüből. A program újratelepítése A program, illetve az adatbázis megsérülése esetén szükség lehet az újratelepítésre. Ilyenkor különösen hasznos lehet a korábban archivált adatbázis. A program Szerviz funkciójával mentett.mdb állományok a telepítő könyvtár alatti Ment könyvtárba kerülnek, innen lehet ezeket másik adathordozóra másolni. Az újratelepítést a Windows Vezérlőpult Programok telepítése/eltávolítása funkciójával végzett törlés, majd a maradék könyvtárak tartalmának (például a telepítéskor megadott Munkatárs vagy Prolabor) eltávolítása után, a korábban leírtak szerint végezhetjük. A Ment könyvtárat ne töröljük, ha onnan akarunk a program Szerviz funkciójával adatbázist helyreállítani! Ezt követően a Szerviz funkcióval betölthetünk egy archivált adatbázist. Ha az archivált adatbázist másik adathordozóra vagy könyvtárba mozgattuk, akkor a Szerviz funkcióval végzett helyreállítás előtt másoljuk a megfelelő.mdb állományt a Ment könyvtárba.

17 A program újratelepítése 17 A program fő funkciói Első induláskor jelölőnégyzet kiválasztásával adjuk meg, hogy raktárkezeléssel, vagy nélküle akarjuk használni a programot. Ha raktárkezelés nélkül, akkor cikk eladásához csak a cikk tulajdonságait kell felvinni, bevételezni nem kell. A program ezt követő indítása után az alábbi ábrán bemutatott ablak jelentkezik, amelyről a program összes alapvető funkciója elérhető. Az ablak bal oldalán látható nyomógombok mindegyike újabb párbeszédpaneleket jelenítenek meg, amelyeken az adott parancshoz tartozó paraméterezést elvégezhetjük, illetve bevihetjük, lekérdezhetjük, esetleg kinyomtathatjuk a megfelelő adatokat. Az egyes funkciók egymondatos leírását kapjuk meg az ablak alsó részén, ha az egérkurzort a megfelelő nyomógombok fölé mozgatjuk. Az ablak középső részén a gyorsított határidőnapló kezelés elemei láthatók. A felső naptárrészben vastagon jelennek meg azok a napok, amelyhez a határidőnaplóban feladat tartozik. A feladat áttekintéséhez,

18 18 A program fő funkciói illetve új feladat bejegyzéséhez elegendő kétszer a megfelelő naptári napra kattintani (ugyanez a határidőnapló jeleníthető meg a megfelelő nyomógombbal is, de akkor a naplón belül kell a megfelelő napra lapoznunk). Az ablak alsó naptárrésze csak áttekintésre szolgál. Mindkét ablakrész tartalma módosítható az évet és hónapot mutató címsor nyomógombjaira kattintva, illetve az évre kattintva az év léptethető, a hónap jelzésére kattintva a megjelenő listából a szükséges hónap választható ki (lásd a mellékelt ábrát). A naptárban az aktuális napi dátumot piros keret és külön kiírás is jelzi. A napi dátum az ablak alsó, úgynevezett állapotsorában is megjelenik, ahol emellett az adott napon érvényes névnap is kiírásra kerül. Az ablak jobb oldali részére kattintva jeleníthetjük meg a program névjegyét, amelyen keresztül tájékozódhatunk a program szerzői jogi vonatkozásairól és a készítők elérhetőségéről is (lásd a fenti ábrát). A

19 A program újratelepítése 19 hivatkozásra kattintva az Interneten keresztül azonnal felkereshetjük a programfejlesztők honlapját. Fel kell hívnunk a figyelmet a következőkre: A folyamatok, a program funkciói keretként kezelendők. Minden folyamatban (számla, rendelés, raktár stb.) a kitölthető részekre helyenként külön törzsadat-táblából kell adatot behívni (például számlához a partnertáblából veszem át a vevőt). Ilyenkor új adat is felvehető, ha a szükséges adat még nem szerepel az adatbázisban. Ha felviszünk egy ilyen ponton egy elemet, és azt kiválasztjuk (Kiválasztás nyomógomb), majd a végére érünk a folyamatnak, de rögzítéssel járó lezárás (Rendben nyomógomb) helyett a Mégsem gombot választjuk, akkor látszólag az indított folyamat képernyőjére ugrik vissza a program, de minden adat elvész, ami az adott folyamat közben lett rögzítve. Azaz nemcsak mondjuk egy számla tételei, hanem egy esetlegesen számlakészítés közben felvitt vevő is. Ha viszont a Rendben gombra kattintunk a folyamat végén, akkor a különböző törzsekbe időközben bevitt új adatok természetesen megmaradnak.

20 20 Törzsadatok rögzítése Törzsadatok rögzítése A program törzsadatai a felhasználónak a program telepítése után azonnal megadott adatai (mely később a Törzsadatok funkcióval módosítható) mellett a vevő szállító partnerek, forgalmazott cikkek, raktári nyilvántartás, nyújtott szolgáltatások, felhasznált gépjárművek, megjegyzések és körlevél-minták adatai is. Ezek közös jellemzője, hogy gyakran lehet rájuk szükség ezért külön adatbázis-objektumként kezelve őket, ha korábban rögzítettük, bármikor elővehetők és felhasználhatók a program további funkcióiban. A törzsadatok rögzítésére és módosítására a program indító képernyőjén kiválasztható Törzsadatok funkció szolgál. Partneradatok Vevő vagy szállító partnereink adatait a Törzsadatok funkció kiválasztása után megjelenő ablak Partnerek lapfülén rögzítjük. A lapon megjelennek a már korábban rögzített partnerek adatai is. A partnerekről nyilvántartott adatoknak megfelelően ezek is csoportosítottan, külön lapokon jelennek meg, amelyekre a megfelelő lapfülekre kattintva váltunk. A rögzített adatok között az ablak ikonjaira kattintva vagy a kurzormozgató billentyűkkel, illetve a jobb oldalon látható gördítősávval és a megfelelő sorra kattintva mozgunk. Itt és a továbbiakban aktuálisnak nevezzük azt az adatbázis objektumot, amelyet kiválasztunk, vagyis az inverz kék sávval megjelölünk. A partnerek sorszámozott azonosítója a programtól származó automatikus érték, nem később módosítható (a felhasználó szempontjából külö-

21 Partneradatok 21 nösebb jelentősége nincs). A nyilvántartott adatok alapján sorba rendezetten jelennek meg az egyes elemek a táblázatban. Az alapértelmezett rendezettség látszik a párbeszédpanel Rendezettség mezőjében is. A rendezettség adott jellemzője előtti jel a növekvő, a + jel a csökkenő sorrendet jelöli. A rendezettség irányának megfordításához, illetve más rendezési kulcs kiválasztásához a táblázatban a megfelelő jellemző oszlopfejére kell kattintani. Ekkor a rendezettség változása mellett a rendezettség jelölése is megváltozik az oszlopfejben, illetve a Rendezettség mezőben. A törzsadatok között rögzített partnerek kiválogathatók a Szűrés lista beállításainak megfelelően. Az Összes partner listaelem valamennyi bejegyzett kapcsolatunkat megjeleníti, azaz a vevőket, szállítókat és a nem kategorizált névjegyeket is. A partnerek megtekintése, illetve adataik módosítása után a Bezárás nyomógombbal hagyjuk el az ablakot. Erre kattintva ismét a program bejelentkező képernyőjéhez térünk viszsza. Új partner rögzítése A partnerek törzsadat-lap lapfülre kattintással végzett kiválasztása után az Új partner nyomógombra kattintva kezdeményezzük az új partner adatainak bevitelét. Ekkor a partner adatait a következő ábra szerint párbeszédpanel-lapon rögzítve visszük be a gépbe. Az alább látható párbeszédpanel adatai egyértelműek, csak néhány kisebb magyarázatot kell hozzáfűznünk. Az egyes mezőkbe bevitt adatok csak akkor tárolhatók el, azaz rögzíthetők az adatbázisban, ha az összes szükséges mezőt kitöltöttük. A mezők tartalmi helyességét a program nem vizsgálhatja, azonban a kitöltöttséget igen. Így az elegendő kitöltöttség elérésekor használható csak az nyomógomb (mely annak eléréséig szürkén jelenik meg). A nyomógombbal az adat rögzítése, illetve a változtatások végrehajtása nélkül hagyjuk el az ablakot. Az Irányítószám mező kitöltése után a következő Helység mező automatikusan kap értéket, ha az Enter billentyűvel lépünk tovább, hogy meggyorsítsa az adatbevitelt. Ha ez nem felel meg (egyes nagy postafiók-bérlők, illetve Budapest és más nagyvárosok esetében), akkor írjuk

22 22 Törzsadatok rögzítése felül ezt az értéket. A Cím másolása nyomógomb a központi cím (kötelezően kitöltendő) adatait átveszi levelezési címmé. Ugyancsak kötelező az Egyéb adatok párbeszédpanel-lapon az adószám és a számlaszám rögzítése. A helységnév alapján is automatikusan kitöltésre kerül az irányítószám, ha az egyértelmű. Ha egy helységnek több irányítószáma van, akkor a helységnév beírása után nem jelenik meg semmi az irányítószám mezőben. Ebből fakadó félreértés, hogy például beírok egy budapesti irányítószámot, majd megnyomom az Enter billentyűt, ezután beíródik a helységnévhez a Budapest. Ha most itt nem Tab billentyűvel megyek tovább, hanem Enter-rel, akkor kitörlődik az irányítószám mezőből az érték, mivel a program a helységnévnél az Enter parancsra megpróbálja megkeresni az irányítószámot, de az a nagyobb városoknak több van. Ilyenkor a Tab billentyű használatával érdemes továbbmenni. A listákban a bevitelt a listaelemek közül választva oldjuk meg. A listaelemek megjelenítéséhez kattintsunk a mező jobb oldalán látható ikonra. Egyes listamezők mögött nyomógombokat találunk. Ezekkel az

23 Partneradatok 23 adott lista tartalmát összeállító párbeszédpanelt jeleníthetünk meg, amelyek elérhetők az Egyéb törzsek lapon is: Ha egy ilyen ablakot jelenítettünk meg, akkor az inverz sáv mozgatásával, illetve kattintással, majd a Kijelölés nyomógombbal a kiválasztott elemet az adott beviteli listamezőbe tölthetjük. A többi funkcióval kapcsolatban lásd az Egyéb törzsekkel foglalkozó részt. A partner Részletek lapjának kitöltése után váltsunk át az Egyéb adatok lapfülre, ahol további fontos adatokat kell megadnunk, hogy a part-

24 24 Törzsadatok rögzítése neradatok rögzíthetővé váljanak. Ezen a lapon adjuk meg a partnercég típusát, a számlaszámot a számlavezető pénzintézet nevével, az adószámot a cégtípust és a rendszeresen alkalmazott fizetési módot. A partnert csoporthoz is rendelhetjük, amelynek a csoportoknak szóló körlevelek, illetve különböző, a csoportjellemzőket felhasználó leválogatások készítésénél van jelentősége. A kapcsolat típusa csoportban egyszerre bejelölhetjük akár mindhárom (vevő, szállító, névjegy) jelölőnégyzetet is. Ha a partnernek adott forgalma alapján, vagy valami más okból kedvezményt biztosítunk, akkor annak mértékét is itt adjuk meg. A Pénzintézetek, Cégtípusok, Fizetési módok és Csoportok nyomógombokkal olyan ablakokat jeleníthetünk meg, amelyeken az egyéb törzseknek megfelelő formában rögzíthetjük a megfelelő listák alapértelmezett tartalmát: Valamennyi ilyen törzs adatait hasonló módon kell kezelnünk (közös jellemzőjük, hogy egy objektumról csak a szöveges típusú nevet, illetve minimális más információt tartják nyilván). Az Új pénzintézet nyomógombbal például olyan párbeszédpanelt jelenítünk meg, amelyen az új pénzintézet nevét adjuk meg: A már tárolt elemek módosításához válasszuk ki a módosítandó elemet a táblázatban (kattintással vagy a kurzormozgató billentyűkkel pozícionált kijelölősávval), majd kattintsunk a Módosítás nyomógombra:

25 Partneradatok 25 A feleslegessé vált elemeket kijelölésük után, a Törlés nyomógombra kattintva távolítjuk el. Az ilyen műveletek előtt a program biztonsági kérdést tesz fel. A törlés végrehajtásához kattintsunk az Igen nyomógombra. A Mégse nyomógomb elveti a parancs végrehajtását, vagyis minden marad a régiben (az adatbázis tartalma nem változik). A Fizetési módok esetében az egyetlen leíró jellemző (Magyar megnevezés) mellé még két adatot is megadhatunk. A fizetési mód angol megnevezése választható, viszont a fizetési határidő kötelezően megadandó paraméter, amíg nem adjuk meg, addig az adatbevitelt végrehajtó OK nyomógomb nem használható.

26 26 Törzsadatok rögzítése Mint látjuk, vannak esetek viszont, amikor ez az érték még ismeretlen, ilyenkor megfelelő lehet a? jelek rögzítése. A fizetési módok módosítása előtt is kapunk figyelmeztetést: A Cégtípusok törzs jól felhasználható a különféle vállalkozási formákban tevékenykedők, illetve a gyakori szakmakör jelzésére. Ezeknek az egy csoportba sorolt szervezeteknek, cégeknek egyszerre küldhetünk később körlevelet. Hasonló célra szolgál a Partnercsoport törzs is.

27 Partneradatok 27 Partner adatainak módosítása A Partnerek ablak Táblázat lapján találjuk az eddig bevitt partnerek adatait. A Táblázat lapon kiválasztott partnerre vonatkozó adatokat a Módosítás nyomógombra kattintást követően módosíthatjuk. Szokás, hogy az első adatfelvételt követően egy másik alkalommal rögzítik a partner telephely adatait (ezeket ugyanis nem kötelező kitölteni a partner első felvételekor, amikor a regisztráció zajlik):

28 28 Törzsadatok rögzítése Partner adatainak törlése A rögzített partneradatok törlését is biztonsági kérdés előzi meg. E törlés végrehajtása csak a partner további elérhetőségének lehetőségét szünteti meg, a korábban a partnerhez kapcsolt egyéb objektumokban (számla, rendelés és más bizonylatok) a partner továbbra is eredeti formájában jelenik meg! Partneradatok nyomtatása A Törzsadatok funkcióval megjelenített munkaablakon található a Nyomtatás nyomógomb. Erre kattintva egy menüt jeleníthetünk meg, amelynek parancsaival az összes partner fontosabb, vagy a kijelölt partner összes adata, illetve a kijelölt partner csoportjának tagjai kinyomtathatók. A kinyomtatott oldalakon megjelenik a nyomtatás időpontja és dátuma is. Bármelyik parancsot választjuk is, ezt követően előzetes nyomtatási képen tekinthetjük át a nyomtatásra összeállított anyagot. A nyomtatási kép különféle nagyításokban tekinthető meg. Az ikonra kattintva egy teljes kinyomtatható oldalt egyszerre tekinthetünk át, az ikonnal a megtekintett oldalt teljes szélességűre nagyítjuk, az ikon eredeti méretében, azaz 100 %-os nagyítás mellett mutatja az

29 Partneradatok 29 oldalt. Az ikonok mögött látható csúszkával a nyomtatási kép nagyítása szinte fokozatmentesen állítható. A tényleges nagyítás százalékának értéke megjelenik a csúszka mögött. Ha a nyomtatási összeállítás több oldalt tartalmaz, akkor ezen oldalak között az ablak ikonjaira kattintva vagy a kurzormozgató billentyűkkel, illetve a jobb oldalon látható gördítősávval mozgunk. A nyomtatási kép Beállítások nyomógombjával a más programokból bizonyára ismert nyomtatást paraméterező párbeszédpanelt jelenítjük meg, amelyen beállítható a használt nyomtató összes tulajdonsága mellett a kinyomtatandó példányok száma is. Ha munkakörnyezetünkben több számítógép érhető el, akkor azok közül a Név listában választjuk ki azt, amelyikre nyomtatni szeretnénk. Például így választjuk ki a számítógépes hálózaton elérhető (de előzőleg számítógépünkre hálózati nyomtatóként telepített, illetve kapcsolt)

30 30 Törzsadatok rögzítése nyomtatókat. A nyomtatás elindítása előtt természetesen győződjünk meg arról, hogy a nyomtató minden szempontból hadra fogható állapotban van (be van kapcsolva, papír, festék elegendő stb.). A nyomtatótól függő, például a nyomtatás minőségét befolyásoló paramétereket a Tulajdonságok (angol nyelvű Windows esetében Properties) nyomógombra kattintva megjelenő párbeszédpanelen határozzuk meg. A beállítások után az OK nyomógombra kattintsunk. A Windows a példányszámon kívül minden beállítást megőriz a következő nyomtatásig, illetve a gép kikapcsolásáig. Ha a gépet kikapcsoljuk és ismét nyomtatni szeretnénk, akkor ezeknek a paramétereknek alapértelmezés szerinti értékeit alkalmazza. Ha tehát ezek nem egyeznek meg azokkal, amelyekkel gyakran szeretnénk nyomtatni, akkor állítsuk be ezeket is a Windows Vezérlőpultján, illetve a Start/Beállítások/ Nyomtatók (illetve Nyomtatók és faxok) útvonalon. Különösen sok egyedi beállítási lehetőséget találunk a Speciális nyomógombra kattintva megjelenített párbeszédpanelen (lásd a következő ábrát).

31 Névjegykártyák 31 A nyomtatás a beállítások elvégzése után a Nyomtatás nyomógombra kattintva indul. A Bezárás nyomógombbal a nyomtatás végrehajtása nélkül lépünk ki a nyomtatási kép ablakából. Névjegykártyák A névjegykártyák a partner főbb azonosító adatait rögzítik (gyakorlatilag a partner törzsadatok pénzügyi és telephely adatai nélkül), viszont több elérhetőséget, címet adhatunk meg (sőt rögzíthető még a partner születésnapja is).

32 32 Törzsadatok rögzítése Ha szükséges, akkor később a névjegykártyán rögzített partner előléptethető igazi ügyféllé. A névjegykártyákkal kapcsolatos adatrögzítési műveleteket akkor érjük el, ha a Törzsadatok funkció választása után a Névjegykártyák lapfülre kattintunk. Az új kártya rögzítése az új partner rögzítéséhez hasonló módon történik. Végrehajtásához az Új kártya nyomógombra kattintunk, a bevitt adatok módosítását a megfelelő névjegynek a Táblázat lapon történt kiválasztása után a Módosítás nyomógombra kattintva kezdeményezzük: A Cím másolása nyomógombbal itt is átmásolhatjuk a partner cím adatait a levelezési cím mezőibe. A Kártya > Partner nyomógomb segítségével a korábban névjegykártyán rögzített adatokat egy új partner kartonjának megfelelő mezőibe tölthetjük:

33 Megjegyzések 33 Megjegyzések A megjegyzésekkel bármely elemhez kapcsolódóan rögzíthetünk szöveges tudnivalókat, például az egyes partnerek kezelésére, kapcsolattartásra vonatkozó informális adatokat (amelyek szükség esetén átvehetők a bizonylatokba): A Megjegyzések karton felső részében jelennek meg a tárolt megjegyzések, alatta az alsó ablakrészben a kiválasztott megjegyzés tartalma.

34 34 Törzsadatok rögzítése A két ablakrész közötti határoló vonal egérrel (a bal egérgomb folyamatos nyomva tartása közben) elhúzható, így többet láthatunk a megjegyzés szövegéből. Felhasználó A Törzsadatok funkció választása után a Felhasználó kartonon megtekinthetjük rögzített adatainkat és ezek túlnyomó többségét a Módosítás gombra kattintás után, megváltoztathatjuk is. Kivétel a Név, amelyet adatbiztonsági (szoftver jogvédelmi) okokból nem módosíthatunk ha ilyen igény merül fel, kapcsolatba kell lépni a program fejlesztőivel. Körlevelek A Törzsadatok nyomógombbal megjelenített ablak Körlevelek lapfülén állíthatjuk össze azokat a levélsablonokat, amelyek segítségével szokásos üzleti tájékoztató anyagainkat küldjük szét a felhasználók meghatá-

35 Körlevelek 35 rozott, kiválogatott csoportjainak. A körlevél sablonok az állandó szövegrészek mellett csak az adatbázisból származó mezőkre utaló hivatkozásokat tartalmaznak, amelyek konkrét értéket (vagyis a megfelelő partnerek nevét, a hozzájuk tartozó ügyintéző nevét, levelezési címet stb.) a Körlevelek funkcióban kapnak. Mindegyik körlevélhez rendelhetünk egy beszédes nevet, amely jól jellemzi funkcióját: A Körlevelek lap felső, táblázatos részében jelennek meg a korábban létrehozott levelek azonosítói, amelyek közül az aktuális tartalma megjelenik az alsó ablakrészben. Mint látjuk a körlevél törzsdokumentuma a megfelelő helyeken a % jelek közé zárt mezőhivatkozásokat tartalmaz. Új körlevélsablon készítése Az Új nyomógombra kattintást követően megjelenő Új körlevél ablak alsó részében rögzítjük a körlevélsablon tartalmát, miután megadtuk az ablak felső részén a körlevél nevét. A sorok végén (egy bekezdésen

36 36 Törzsadatok rögzítése belül) ne nyomjuk meg az Enter billentyűt. Szövegbevitel közben javításra többféle lehetőségünk van. Ezeket attól függően választjuk ki, hogy csak néhány betűt, vagy egy nagyobb szövegrészt rontottunk el. Az egyes karakterek vagy a későbbiek szerint kijelölt szövegrészek törlésére két billentyűt használhatunk. A Delete billentyű törli a kurzor feletti karaktert, a Backspace billentyű törli a kurzor előtti karaktert, majd a kurzort követő karakterek balra lépnek. Az utolsó parancsot az Alt+Backspace billentyűkombináció vonja vissza. A szövegbevitel közben a kurzormozgató billentyűket vagy az egérkattintást, illetve hosszabb szövegek esetében az ablak jobb oldalán megjelenő görgetősávot egyaránt alkalmazhatjuk mozgásra. A szöveg kijelölésére szintén a kurzormozgató billentyűket kombináljuk a Shift billentyű nyomva tartásával. A kettős egérkattintás az egérkurzor alatti szót jelöli ki. Ha harmadszor is kattintunk, kijelöljük a teljes bekezdést, vagyis két Enter billentyű lenyomása közötti részt. A Paraméterek listában találjuk a beillesztendő mezőkódok elnevezését. Ezek többnyire az adatbázis mezőire hivatkoznak, de a %Datum% és az %Ido% mezőkódok mindig az aktuális értékeket jelení-

37 Körlevelek 37 tik meg. A szöveg a bevitel során, vagy utólag, a kiválasztást követően formázható. A bevitel előtt az ablak felső részében található eszközökkel állítjuk be az aktuális formát. Ez menet (szövegbevitel) közben is módosítható, amikor is a módosítás után, folyamatosan bevitt szöveg a veszi fel a korábbiaktól eltérő formát. Körlevél módosítása A Törzsadatok funkció választása után a Körlevelek karton felső részén kiválasztjuk a módosítandó sablont, majd a Módosítás gombra kattintunk. A következő ablakban megjelenik a kiválasztott körlevél szövege, ahol annak tartalmán vagy formáján egyaránt változtathatunk: A forma utólagos változtatásához előbb kijelöljük a módosítandó szövegrészt, majd az ablak felső részén látható eszközöket használjuk: Félkövérre formázza a kijelölt szövegrészt. Dőlten formázza a kijelölt szövegrészt. Aláhúzottan formázza a kijelölt szövegrészt. Beállítja a kijelölt szövegrész betűméretét. Balra igazítja a kijelölt szövegrész bekezdéseit, illetve kijelölés nélkül az aktuális (kurzort tartalmazó) bekezdést. Középre igazítja a kijelölt szövegrész bekezdéseit, illetve kijelölés nélkül az aktuális (kurzort tartalmazó) bekezdést.

38 38 Törzsadatok rögzítése Jobbra igazítja a kijelölt szövegrész bekezdéseit, illetve kijelölés nélkül az aktuális (kurzort tartalmazó) bekezdést. A kijelölt szövegrészek áthelyezhetők és másolhatók. Erre billentyűkombinációkat és egeres megoldásokat alkalmazhatunk: A Ctrl+X illetve a Shift+Del billentyűkombináció segítségével kivágjuk a szövegből a megjelölt szövegrészt, mely a vágóasztalra kerül, ahonnan tetszőleges dokumentumba, vagy a szövegablak másik részébe illeszthető be. A Ctrl+C, illetve a Ctrl+Ins billentyűkombinációval törlés nélkül (a kijelölt szövegrészletet a szövegablakban hagyva) vágóasztalra másolja a kijelölt blokkot. A Ctrl+V, illetve Shift+Ins billentyűkombináció segítségével a vágóasztal tartalmát a kurzor helyére szúrjuk be. A vágólap tartalma többször beilleszthető és származhat más dokumentumból is (de csak a szöveges vágólap tartalom illeszthető be). Más dokumentumok esetében az adott dokumentumot létrehozó alkalmazás (például Word, Notepad, WordPad, StarOffice stb.) Edit (Szerkesztés) menüjének Cut (Kivág), illetve Copy (Másol) parancsát használhatjuk a fenti billentyűkombinációkon kívül a szövegrészek vágólapra másolására. Egérrel úgy is mozgathatunk kijelölt részleteket, hogy a kijelölt szövegrészre mutatunk és az egér bal gombját lenyomva mozgatjuk az egeret. Az egérkurzor ekkor a mellékelt ábra szerint jellegzetesen megváltoztatja alakját. Az egérrel végzett másolás ugyanígy történik, de ehhez tartsuk nyomva a Ctrl billentyűt. Ekkor a másolást jelző egérkurzorban + jelet láthatunk (lásd a mellékelt ábrát). Az új helyet a megváltozott, függőleges, szaggatott vonalka szövegkurzor segítségével jelöljük ki. Ahol felengedjük az egér gombját, oda kerül a blokk másoláskor természetesen a kijelölt rész eredeti helyén is megmarad. Ha mezőkódot formázunk (például a %Nev% mezőkódot félkövérre), akkor a körlevél tényleges elkészítésekor a megfelelő mező helyére karülő adatbázis-tartalom is felveszi a megadott szövegformát. A körlevélsablon módosítása végén a változásokat a Rendben nyomógombra kattintva menthetjük el.

39 Cikkek 39 Cikkek A Törzsadatok nyomógombbal megjelenített ablak Cikkek lapfülén rögzítjük forgalmazott termékeinket, amelyek a számlázás és a raktári nyilvántartás alapjául is szolgálnak. A Cikkek lapon látszik minden, a forgalmazott termékekkel kapcsolatos fontos adat. A felső, táblázatos részben a készlet és azonosító adatok szerepelnek, alattuk külön jelennek meg a táblázatban kiválasztott termék további adatai. A Jegyzet mezőben a termékhez fűzött speciális információk (terméktulajdonságok, beszerzési adatok stb.) olvashatók. Új cikk bevitele Az Új cikk nyomógombra kattintva kezdeményezzük az új termék bevitelét. A megjelenő párbeszédpanel Angol megnevezés és Megjegyzés mezőjén kívül az összes adatot meg kell adnunk, hogy az OK nyomógombbal a rögzítés végrehajthatóvá váljon. A Megjegyzés mező tartalma a Cikkek lapon a Jegyzet rovatban jelenik meg. A használatos egységek listája már tartalmaz néhány gyakori menynyiségi egységet (angol nevükkel együtt). Ezek bővítése újabb mértékegységekkel itt is megoldható, ha az Egységek nyomógombra kattintunk. Ha megadjuk az angol mértékegység megnevezést, akkor az az új cikk adatainak bevitelekor az Egység magyarul mező kitöltése után automatikusan megjelenik az Egység angolul mezőben.

40 40 Törzsadatok rögzítése Cikk törlése A cikkek törlését itt is biztonsági kérdés előzi meg. A cikk törlése nem érinti a korábban összeállított bizonylatokat, azokban a cikk továbbra is a korábban használt formában és adatokkal szerepel, viszont ajánlatot, foglalást, számlát a törlés után már nem lehet az adott cikkre felvenni, ezért jól gondoljuk meg a művelet végrehajtását.

41 Cikkek 41 Végső esetben a törölt cikket összes adatával együtt újra rögzíthetjük az adatbázisba, vagyis a Cikkek törzsadatok közé. Cikkek nyomtatása A Cikkek munkaablakon is megtalálható a Nyomtatás nyomógomb. Erre kattintva egy menüt jeleníthetünk meg, amelynek parancsaival az összes cikk fontosabb, vagy a táblázatos részben kijelölt cikk összes adata, illetve egyéb, az alábbi ábra szerint összeállított, illetve a menüből megadott szempont szerint sorba rendezett adatai nyomtathatók ki. A kinyomtatott oldalakon megjelenik a nyomtatási időpont és dátum is. Bármelyik parancsot választjuk is, ezt követően előzetes nyomtatási képen tekinthetjük át a nyomtatásra összeállított anyagot. A nyomtatási kép különféle nagyításokban tekinthető meg. Az ikonra kattintva egy teljes kinyomtatható oldalt egyszerre tekinthetünk át, az ikonnal a megtekintett oldalt teljes szélességűre nagyítjuk, az ikon eredeti méretében, azaz 100 %-os nagyítás mellett mutatja az oldalt. Az ikonok mögött látható csúszkát egérrel mozgatva a nyomtatási kép nagyítása szinte fokozatmentesen állítható. A tényleges nagyítás százaléka ez esetben is megjelenik a csúszka mögött. Ha a nyomtatási képen bemutatott összeállítás több oldalt tartalmaz, akkor ezen oldalak között az ablak ikonjaira kattintva vagy a kurzormozgató billentyűkkel, illetve a jobb oldalon látható

42 42 Törzsadatok rögzítése gördítősávval mozgunk. Az aktuális oldalszám/összes oldalszám a nyomtatási kép ablakának bal alsó sorában megjelenik. A nyomtatás a beállítások elvégzése (Beállítások nyomógomb) után a Nyomtatás nyomógombra kattintva indítható. A Bezárás gombbal a nyomtatás végrehajtása nélkül lépünk ki a nyomtatási kép ablakából. Raktár A Cikkek munkaablakban megtalálható Raktár nyomógombbal a raktárkezelés funkciót indíthatjuk. Ennek keretében termékeket rendelhetünk meg, vételezhetünk raktárba, leltározhatunk, figyelhetjük készleteink alakulását, illetve az előjegyzett foglalásokat. A raktárkezelés funkció indítható közvetlenül, a kezdő ablak Raktár nyomógombjára kattintva is, ezért részletes bemutatását alább, külön szakaszban, nem itt, a Cikkek törzsadatai kezelésének ismertetésénél tárgyaljuk.

43 Szolgáltatások 43 Szolgáltatások A Törzsadatok nyomógombbal megjelenített ablak Szolgáltatások kartonján a forgalmazott termékek mellett nyújtott szolgáltatásokat rögzíthetjük. Ennek segítségével felvehetünk profilidegen tevékenységeket is, de csak szolgáltatásnyújtással foglalkozó vállalkozások is használhatják ezt a funkciót. A Szolgáltatások karton felső részén jelennek meg a törzsadatok között rögzített szolgáltatások, amelyek közül a kiválasztott további jellemzői az ablak alsó részén láthatók. Új szolgáltatás beviteléhez kattintsunk az Új szolgáltatás nyomógombra. Ezt követően a Törzsadatok Új szolgáltatás rögzítése párbeszédpanelen töltsünk ki minden mezőt (az Angol megnevezés és a Megjegyzés rovat nem kötelezően kitöltendő, bármely más adat hiánya esetén a rögzítést végrehajtó OK nyomógomb elérhetetlen marad).

44 44 Törzsadatok rögzítése Gépjárművek A törzsadatok Gépjárművek kartonján a cég használatába vont (birtokolt vagy magántulajdonú, de céges célokra igénybe vett) gépjárművek adatait rögzíthetjük. A Táblázat kartonon az összes törzsadatok között rögzített gépjármű főbb adatai olvashatók. Az Alapadatok, Adminisztratív adatok, valamint a Szerviz adatok kartonon megtalálható adatokat egyaránt az Új nyomógombra kattintás után megjelenő párbeszédpanelen kerülnek a rendszerbe. Az Új nyomógomb tehát három kartont tartalmazó lapot

45 Gépjárművek 45 jelenít meg. Ennek Alapadatok oldalán a jármű azonosítói mellett megadhatunk néhány más tulajdonságot is, egyeseket a program adatbázisa alapján. Például a Gyártó listából történő kiválasztása után a gyártott típusok listája automatikusan a gyártóhoz igazodik, majd a Típus és az Üzemanyag kiválasztása után szintén automatikusan jelenik meg az APEH norma mező tartalma, mint a megadott jármű 100 km-re jutó üzemanyag-fogyasztása: Az Adminisztratív adatok kartonon rögzítjük a fenti ábrán bemutatott fontos nyilvántartási és következő szervizelési adatokat. Ügyeljünk arra, hogy a szervizelési időpont letelte (szerencsés esetben a vizsgálat elvégzése), valamint az olajcseréhez kapcsolt kilométer meghaladása esetén e mezőket módosítani kell.

46 46 Törzsadatok rögzítése Az adatrögzítést a Rendben nyomógombbal fejezzük be. A módosításhoz válasszuk ki a Táblázat kartonon a megfelelő járművet, majd kattintsunk a Módosítás nyomógombra. A Szerviz adatok kartonon a Táblázat kartonon kiválasztottra, illetve új jármű esetén arra vonatkozó javítási és káresemény adatok rögzíthetők. A javítási adatok rögzítéséhez kattintsunk a Javítások mező melletti Új nyomógombra, a káresemények rögzítéséhez a Káresemények mező melletti Új nyomógombra: Ezek az adatok nem módosíthatók, viszont törlésük után újra (most már helyesen) rögzíthetők.

47 Egyéb törzsek 47 Egyéb törzsek A Törzsadatok funkció indítása után, az Egyéb törzsek kartonon rögzíthetjük azokat az alapadatokat, amelyeket már korábban is említettünk, és amelyek rögzítésére más törzsadat beviteli munkaablakokban a megfelelő nyomógombokkal (például Egység, Pozíciók) is lehetőséget biztosítottak. Ezek a törzsek tehát más törzsek és funkciók működéséhez szolgáltatnak alapadatokat. Valamennyi karton adata egyformán kezelendő és nyomtatható, így most már csak az eltérésekre hívjuk fel a figyelmet. Az Egységek kartonon a forgalmazott termékek és nyújtott szolgáltatások mennyiségi egységeit adjuk meg: A Pénzintézetek kartonon a partnerek számlavezető pénzintézeteinek nevét adjuk meg: A Fizetési módok karton tartalmazza a számunkra elfogadható, illetve megállapodás szerinti fizetési lehetőségeket:

48 48 Törzsadatok rögzítése A Paraméterek kartonon rögzítjük a program működését befolyásoló kapcsolókat: A jelölőnégyzetekkel bekapcsolt figyelmeztetések a határidőnaplóban megadott időpont előtt, a mezőben megadott időben történnek (a születésnapra figyelmeztetéshez

49 Egyéb törzsek 49 a névjegykártyán kell megadni a születésnapot). A figyelmeztetést mint korábban említettük a Munkatárs program elindítása nélkül is a háttérben figyelő Riasztás program végzi (ikonja látható a Windows Tálca jobb oldalán). A bizonylatokon megjelenő emblémát is itt adjuk meg. Ehhez kattintsunk a Módosítás nyomógombra. Ezután kattintsunk Kiválasztás nyomógombra, a Megnyitás párbeszédpanelen lépjünk a megfelelő mezőbe és keressük meg a betöltendő Windows.bmp formátumú képet (ez 1/2 oldalaránnyal elkészíthető például az összes Windows részeként szállított Paintbrush programmal, vagy bármely más grafikai alkalmazással).

50 50 Törzsadatok rögzítése Ha az aktuális könyvtárban vannak.bmp fájlok, akkor azok neve megjelenik a Név választólistában. A párbeszédpanel legnagyobb területét kitevő Név választólista tartalmát a megfelelő beviteli mezőbe írt paraméterekkel, illetve a legördíthető listákon keresztül szabályozzuk. Az állománykeresés paraméterezésével mintegy megszűrjük a választólistára kerülő állományokat. A Fájlnév mezőbe írjuk az állománynév szűrő értékét. Ez a keresett állomány ismert karaktereiből és a helyettesítő (joker) karakterekből áll. Az állománynév kiterjesztést általában nem kell megadnunk, mert azt a program automatikusan beállítja a Fájltípus listán kiválasztott programoknak megfelelően. A helyettesítő karakterek:? az adott pozíción tetszőleges karaktert helyettesít, * a tőle jobbra álló összes karaktert helyettesíti. A lehető leggyorsabban úgy nyithatunk meg egy állományt, hogy a listán az állomány nevére kétszer kattintunk. A jobb egérgombbal kattintva megjelenített helyi (másképpen kurzor-) menü Megnyitás vagy Kijelölés parancsát, valamint a párbeszédpanel Megnyitás nyomógombját is használhatjuk. A keresendő állományok feltételezett helyét, azaz az átvizsgálandó meghajtót (floppyt, merevlemezt vagy CD-t), könyvtárat, illetve mappát a Hely listában a nyílra kattintás a lista legördítése után egeres kiválasztással, kattintással állítjuk be. A könyvtárak közötti mozgáshoz, va-