Minőségmenedzsment (módszerek) BEDZSULA BÁLINT

Átírás

1 Minőségmenedzsment (módszerek) BEDZSULA BÁLINT

2 Bedzsula Bálint gyakornok Menedzsment és Vállalatgazdaságtan Tanszék Q. épület A

3 Az előző előadás tartalmából

4 Amiről szó lesz ma Választ adok a következőkre: Hogyan is definiáljuk a szervezeti folyamatokat? Melyek a tipikus folyamatfejlesztési megközelítések? Hogyan lehet, és hogyan célszerű rögzíteni a folyamatokat? Mi a táblázatos rögzítés módja? Mi az alapszintű folyamatábrák rögzítésének módja?

5 13. A folyamatjavítás 160. általános modell-folyamatai Adminisztráció Értékesítés és Marketing Gyártás Kutatás és Fejlesztés Pénzügyi ellenőrzés Termékfejlesztés Rendelés teljesítés SZÁLLÍTÓ MUNKA- CSOPORT VEVŐ Igények Visszacsatolás Termék/Szolgáltatás Különféle inputok integrálása a folyamatba Anyagok Berendezések Módszerek Emberek KÖRNYEZET MUNKA FOLYAMAT

6 Folyamatszemlélet Tevékenység 1 Tevékenység 2 Tevékenység 3 Hogyan dolgozzunk? Beszállítók I N P U T Folyamat Erőforrásokat használ O U T P U T Vevők Folyamat: célorientált értéket ad hozzá transzformációs Emberek Módszerek Anyagok Eszközök Idő

7 Mi a folyamat? A folyamat egy vagy több feladat, amely bemeneteket (inputokat) kimenetekké (outputokká) alakít a partner vagy egy másik folyamat számára, személyek, eljárások, eszközök segítségével. BEMENETEKET BIZTOSÍTÓK Követelmények FOLYAMAT MEGVALÓSÍTÓI Követelmények PARTNEREK Bemenet Kimenet Visszajelzés Visszajelzés

8 A folyamatokkal kapcsolatos teendők FOLYAMATOK MEGHATÁROZÁSA, FELTÉRKÉPEZÉSE Mit jelent egy szervezetben? Mindig mindent ugyanúgy?! FOLYAMATOK FEJLESZTÉSE Mit jelent egy szervezetben? Mindig mindent jobban!

9 Folyamatok fejlesztése 161. BPM: CPI vs. BPR CPI/kaizen BPR működés tökéletesítése újjászervezése változtatás részleges radikális középpontban tevékenységek vállalat egésze irányultsága lentről-felfelé fentről-lefelé működés feltételeit adottságnak veszi megkérdőjelezi kockázat mérsékelt magas fő cél minőségjavítás költségcsökkentés

10 Folyamatok fejlesztése 161. BPM: Vizsgáljuk meg a folyamatot! CPI vs. BPR Szükség van-e rá? Nincs Szüntessük meg! (reengineering) Igen Korszerűtlen-e a folyamat? Igen Tervezzük át! (reeingineering) Nem Javítható-e a folyamat? Nem Igen Folytassuk a folyamatos, lépésenkénti javítást!

11 14. Folyamatok leírása, modellezése 164. Folyamatleltár Táblázatok Folyamatábra Modellezés Kompetencia mátrixok, mátrixdiagramok Ellenőrző listák, kérdéslisták

12 Az ideális folyamat? egyszerű és egyértelmű, gyors lefolyású, standardizált, lineáris (nem tartalmaz ciklusokat), minimális szubjektív döntési lehetőséget, emberi beavatkozási helyet tartalmaz. DE!

13 Folyamatdefiniálás 164. Nagyon egyszerű, ismétlődő eljárások FELADATÖSSZETETTSÉG Közepesen összetett, rugalmasabb reagálást igénylő feladatok Nagyon összetett, kreatív tevékenységek MODELLEZÉS SZINTJE Legfelső szint (áttekintő értéklánc) Középső szint (főbb folyamatok) Alsó szint (folyamatok) HAGYOMÁNYOS MUNKAFOLYAMAT NEM CÉLRAVEZETŐ A MODELLEZÉS

14 A folyamatok rögzítése 165. SZÖVEGES FORMA: Ha a vizsgaeredmények véglegesítve lettek, az Oktató rögzíti az eredményeket az Oktatási adminisztrációs rendszerben a Vizsgalap alapján. TÁBLÁZATOS FORMA: Esemény Funkció Szervezeti elem Reláció Input adat Támogató rendszer Vizsgaeredmények véglegesítve Eredmény rögzítése Oktató Végrehajt Vizsgalap Oktatási adminisztrációs rendszer GRAFIKUS FORMA: Input adat Vizsgalap Esemény Vizsgaeredmények véglegesítve Szervezeti elem Oktató Oktatási adminisztrációs rendszer Támogató rendszer Eredmény rögzítése Funkció végrehajt

15 Folyamatleltár A folyamatok listájának összegyűjtése: bemenetek és kimenetek meghatározása folyamatok összegyűjtése bemenetek, kimenetek és folyamatok összepárosítása, ellenőrzése

16 Egyszerű táblázatos forma 165. Jellemzője: a folyamatokhoz kapcsolódó információk rögzítése táblázatos formában strukturált kiegészíthető a logikai lefutás ábrázolásával

17 SIPOC táblázat 165. Jellemzője: speciális táblázatos forma (Supplier, Inputs, Process, Outputs, Customer) általános kép a kimeneti követelményekre fókuszálva Folyamat: Felelős: Dátum: Beszállító(k) Bemenet(ek)/ Követelmények Folyamat Kimenet(ek)/ Követelmények Vevő(k) Beszállító 1 Bemenet 1 Részfolyamat 1 Kimenet 1 Vevő 1 - követelmény 1 - követelmény 2 - követelmény 3 Részfolyamat 2 - követelmény 1 - követelmény 2

18 SIPOC táblázat 166. Lépései: 1. A folyamat határainak és kulcs tevékenységeinek azonosítása (4-6) 2. Az outputok és a kapcsolódó vevők meghatározása 3. Az inputok és a kapcsolódó beszállítók meghatározása 4. Kritikus követelmények azonosítása

19 SIPOC táblázat Példa: Beszállító Input Folyamat Output Vevő Például Belső Külső Kereskedő Gyártó Menedzsment Folyamat Például Adat Alkatrész Alkalmazás Nyersanyag Lépés 1 Lépés 2 Lépés 3 Például: Szolgáltatás Termék Jelentés Adatok Például: Belső Külső Kereskedő Végfelhasználó Menedzsment Folyamat Lépés 4

20 Folyamatábra 166. Mire jó? egy adott folyamat eseményeinek, tevékenységeinek, lépéseinek vizuális szemléltetésére, ill. a megértés megkönnyítésére. Eredete: 1960-as évek, programok logikai felépítésének vizuális szemléltetése

21 Folyamatábra 166. Mit eredményez? Segédeszköz a teljes folyamat megértéséhez, egységes kép alkotásához. Rejtett redundanciák, késések, felesleges lépések, zsákutcák, indirekt útvonalak azonosítása. Mutatja a folyamat bonyolultságát, logikusságát, kommunikációs zavarok feltárását segíti. Áttekinthetővé teszi a folyamatlépések és a folyamat kapcsolódásait. Összehasonlítható a tényleges folyamat az ideálissal.

22 Folyamatábra 168. Hogyan alkalmazzuk? 1. Határozza meg a folyamat keretét vagy határait! 2. Határozza meg a folyamat lépéseit, készítse el az ábrát! 3. Vizsgálja meg a diagram teljességét! Helyesek-e a rajzjelek? Be van-e zárva minden csatlakozás? Van-e mindegyik folytatási pontnak csatlakozópontja? Hagyja más emberekre a folyamatábra igazolását!

23 Folyamatábra 168. Hogyan alkalmazzuk? 4. Értékelje a folyamatábrát! Úgy zajlik a folyamat ahogy kell? Betartják az emberek az ábrázolt folyamatot? Vannak bonyolult, felesleges részek? Mennyire különbözik a jelenlegi folyamat az ideálistól?

24 Folyamatábra 169. Az alábbiakra kell tekintettel lenni: A folyamat határainak meghatározása, a kezdőés végpont definiálása. Először nagyvonalakban érdemes elkészíteni, majd fokozatosan finomítani. Minden egyes lépés részletes definiálása. (precízség és őszinteség) Az elkészült folyamatábra köröztetése a folyamat által érintett szervezeti tagok körében, hogy mindenki hozzáfűzhesse véleményét.

25 Alapszimbólumok 167. Felelős Kérdés Nem Igen Ovális körrel jelöljük a folyamat eleji állapotot (input), ill. a folyamat eredményét (output) Téglalapot használunk a folyamat lépéseinek, tevékenységeinek ábrázolására. Nyomtatott dokumentum vagy jelentés Rombusz a folyamat döntési pontja, ahol igen/nem kérdésre kell válaszolnunk, vagy döntésre van szükség

26 Alapszimbólumok 167. Hengerrel jelöljük a folyamathoz használt adatbázisokat. D alakzat a folyamat késleltetéseit jelöli. 1 1 Betűvel/számmal ellátott kör/négyzet a megszakított ábra kapcsolatát jelöli. A nyilak a folyamat irányát mutatják.

27 Folyamatábra típusai 168. Makro folyamatábra: A folyamat áttekintésére, általános megértésére alkalmas Részfolyamatokból épül fel, melyek több tevékenységből állnak Vevői igény Szerződéskötés Terméktervezés Gyártás

28 Folyamatábra típusai 168. Részletezett folyamatábra: Különböző részletezettségben készíthető Tevékenységekből és döntési pontokból áll Vevői igény Új vevő? igen Vevői adatok rögzítése nem Vevői adatok ellenőrzése Vevői igények rögzítése

29 Folyamatábra típusai 169. Illetékességi folyamatábra: Az ábra a folyamat tevékenységeit szervezeti egység vagy felelős alkalmazott szerint strukturálja. A folyamatábra oszlopszerűen tagozódik a felelősségi körök szerint.

30 Áru bevétel Folyamatábra típusai 169. Áru ellenőrzése Részletezett folyamatábrából illetékességi folyamatábra Tartalom egyezik? igen Bejövő min.ell. Árukat elfogadták? igen Áru továbbítás nem nem Beszerzés értesítése Javaslat a besz. cseréjére

31 Folyamatábra típusai 169. Árubevétel Beszerzés Minőségügy Raktár Áru bevétel Áru ellenőrzése Tartalom egyezik? igen Bejövő min.ell. nem Beszerzés értesítése Javaslat a besz. cseréjére nem igen Árukat elfogadták? Áru továbbítás

32 Feladat! Alkossanak 4-5 fős csoportokat! A lehetőségekhez képest helyezkedjenek el úgy, hogy tudjanak közösen dolgozni! A folyamatábra alapszimbólumainak használatával rögzítsék a reggeli készülődés teendőit 15 percben! Kezdjék a makro szinttel, majd részletezzék! 1-2 pont

33 Feladat! Az alábbi történéseket mindenképp rögzítsék: Ébredés (óra csörgés, hétköznap-hétvége) Szundi (pl.: ha álmos ) Reggeli (pl.: ha van idő ) Reggeli elkészítése (pl.: reggeli kiválasztása a hűtőből ) Kávé (pl.: ha van alapanyag ) Fürdőszoba Öltözködés (pl.: időjárás ellenőrzése )

34 Feladat! Ébredni kell! Ébresztő Fürdés Internet Ébredni kell! Zuhanyzás Ébredés a csörgésre Felkel? Nem Igen WC használata Igen Van idő fürdeni? Nem 5 perc Szundi beállítása Mosakodás

35 Visszajelzés!

36 Összefoglalás Köszönöm a figyelmet!