IBM TRIRIGA változat 10 alváltozat 4.2. Dokumentumkezelés Felhasználói kézikönyv

Átírás

1 IBM TRIRIGA változat 10 alváltozat 4.2 Dokumentumkezelés Felhasználói kézikönyv

2 Megjegyzés A kiadvány és a tárgyalt termék használatba vétele előtt olvassa el a Nyilatkozatok oldalszám: 7 szakasz tájékoztatását. E kiadás az IBM TRIRIGA változatára, továbbá minden ezt követő változatra és módosításra vonatkozik mindaddig, amíg újabb kiadások ezt másképp nem jelzik. Szerzői jog IBM Corporation 2011, Copyright IBM Corporation 2011, 2015.

3 Tartalom 1. fejezet Dokumentumok kezelése fejezet Dokumentumkezelő Kiadványrekordok Dokumentumrekordok hozzáférési engedélyei Jogosultságszintek Dokumentumrekordok munkafolyamatai Nyilatkozatok Adatvédelmi szempontok Védjegyek Szerzői jog IBM 2011, 2015 iii

4 iv Copyright IBM Corp. 2011, 2015

5 1. fejezet Dokumentumok kezelése Az IBM TRIRIGA Application Platform tartalmaz egy dokumentumkezelőt, amely lehetővé teszi az alkalmazások számára a kiszolgálón tárolt dokumentumok és fájlok elérését. A dokumentumkezelő olyan módon rendszerezi a dokumentumokat és az adatfájlokat, amely hasonlít a fájlrendszerre a személyi számítógépen. A dokumentumkezelő az alábbi feladatok végrehajtásában nyújt segítséget: v Fájlok feltöltése és letöltése v Fájlok mappákba rendszerezése v Mappák és fájlok hozzáférési engedélyeinek kezelése v A fájlok minden felülvizsgálatának megőrzése és rendszerezése felülvizsgálati számokkal v Az egyéni dokumentumok felülvizsgálatának egyesítése egyetlen gyűjteménybe, amelynek neve kiadvány A dokumentumkezelő a dokumentumok kezelésére és karbantartására szolgál az alkalmazásokban. Több üzleti objektumban is vannak dokumentálási szakaszok, ezáltal az üzleti objektumokhoz fájlokat lehet társítani referencia vagy előzmény célokból. A dokumentumkezelő önálló alkalmazásként is használható a verziókövetés és a konfigurációfelügyelet kikényszerítéséhez. Bármilyen fájltípus kezelhető, beleértve a grafika, CAD, szófeldolgozó dokumentum és a szövegfájl. A TRIRIGA Application Platform alkalmazásban található dokumentumok, mappák és kiadványok ábrázolása a dokumentummodulban az üzleti objektumokból létrehozott rekordok felhasználásával történik. Az alkalmazások közvetlenül ezeket az üzleti objektumokat és rekordokat kezelik. Ne módosítsa a dokumentumkezelő objektumokat mint az üzleti objektumokat, például a kiadványt és a mappát, ne tartalmazzon bennük platformspecifikus funkciókat. A dokumentumkezelőt a Munkaeszközök menüben érheti el. Szerzői jog IBM 2011,

6 2 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

7 2. fejezet Dokumentumkezelő Kiadványrekordok A TRIRIGA Application Platform alkalmazásban található összes dokumentumot, mappát és kiadványt interaktív módon kezelheti. A dokumentumkezelő az alábbi feladatok végrehajtásában nyújt segítséget: v Fájlok feltöltése és letöltése v Fájlok mappákba rendszerezése v Mappák és fájlok hozzáférési engedélyeinek kezelése v A fájlok minden felülvizsgálatának megőrzése és rendszerezése felülvizsgálati számokkal v Az egyéni dokumentumok felülvizsgálatának egyesítése egyetlen gyűjteménybe, amelynek neve kiadvány A dokumentumkezelő a dokumentumok kezelésére és karbantartására szolgál az alkalmazásokban. Több üzleti objektumban is vannak dokumentálási szakaszok, ezáltal az üzleti objektumokhoz fájlokat lehet társítani referencia vagy előzmény célokból. A dokumentumkezelő önálló alkalmazásként is használható a verziókövetés és a konfigurációfelügyelet kikényszerítéséhez. Bármilyen fájltípus kezelhető, beleértve a grafika, CAD, szófeldolgozó dokumentum és a szövegfájl. A TRIRIGA Application Platform alkalmazásban található dokumentumok, mappák és kiadványok ábrázolása a dokumentummodulban az üzleti objektumokból létrehozott rekordok felhasználásával történik. Az alkalmazások közvetlenül ezeket az üzleti objektumokat és rekordokat kezelik. Ne módosítsa a dokumentumkezelő objektumokat mint az üzleti objektumokat, például a kiadványt és a mappát, ne tartalmazzon bennük platformspecifikus funkciókat. A dokumentumkezelőt a Munkaeszközök menüben érheti el. A kiadványrekord dokumentumok, egyéb kiadványok vagy mindkettő gyűjteménye. Tartalmazhat egy dokumentumot vagy annyit, amennyi szükséges. A kiadványrekordok a dokumentumkezelőből érhetők el. Az általános létrehozási, megszakítási, mentési, valamint mentés és bezárás műveleteken kívül, a kiadványrekordok az alábbi kiegészítő műveletekkel rendelkeznek: Törlés A rekord elhelyezése a törlési sorban. Visszaállítás Visszaállítja a kivont rekordot a kivonásból. A visszaállított rekord nem érhető el az aktív kezelési listán. Felülvizsgálat A kivont vagy a befejeződött rekord újranyitása további szerkesztésre. Miután befejezte a szerkesztést, a rekordot közzé kell tenni a jóváhagyási folyamat újraindításához. Végleges törlés Véglegesen eltávolítja a rekordot a törlési sorból. Miután a Végleges törlés elemre kattint, a rekord nem kérhető le. Szerzői jog IBM 2011,

8 Törlés visszavonása A rekord eltávolítása a törlési sorból, majd visszaadása az aktív kezelési listára. Dokumentumrekordok hozzáférési engedélyei Az engedélyek a kiadvány, mappa, dokumentum és a ROOT rekord hozzáférésének korlátozásához szükségesek. Mielőtt ezeket az engedélyeket ki lehetne osztani, először az adminisztrátornak kell az önálló felhasználóknak és csoportoknak hozzáférési jogokat adni a dokumentumkezelőhöz. A hozzáférési jogok a dokumentumkezelőhöz és annak üzleti objektumaihoz nem jelentik azt, hogy az egyéni felhasználóknak és csoportoknak hozzáférése van bármelyik vagy mindegyik mappához a dokumentumkezelőben. Az Engedélyek lapon az adminisztrátorok társíthatják az egyéni felhasználókat és csoportokat a rekorddal, majd bizonyos engedélyeket adhatnak nekik. A felhasználók jogosultságot kaphatnak a kiadvány, mappa, dokumentum és a ROOT rekord megjelenítésére, megvitatására, letöltésére, módosítására, visszavonására, létrehozására és törlésére. A felhasználók teljes adminisztrációs felügyeletet is kaphatnak ezekre a rekordtípusokra. Egyetlen felhasználóhoz több engedély is hozzárendelhető, illetve több felhasználóhoz hozzárendelhető ugyanaz az engedély a kiadványhoz, mappához, dokumentumhoz vagy a ROOT rekordhoz. Ha például 20 olyan felhasználó van, akinek csak olvasható hozzáférést kíván adni egy bizonyos dokumentumrekordhoz, akkor létrehozhat egy csoportot, majd társíthatja a 20 felhasználó egyéni rekordjait a dokumentumrekorddal. A felhasználórekord Felhasználói engedélyek részében vagy a csoportrekord Csoportengedélyek részében, az Engedélyek oszlopban kattintson a Lista ikonra, majd válassza ki a megfelelő jogosultsági értéket. Jogosultságszintek A jogosultságszintek hierarchikusak. Ahol releváns, ott az aktuális szint engedélyein kívül, az egyes szintek beszerzik az előző szint engedélyeit is. Az alábbi táblázat az egyéni felhasználók és csoportok jogosultságszintjeinek listáját ábrázolja a különböző rekordtípusokhoz: 1. táblázat: Egyéni felhasználók és csoportok jogosultságszintjei Jogosultság Rekordtípus Leírás (üres) Dokumentum, Mappa vagy GYÖKÉR Az egyéni felhasználónak és csoportnak nincs hozzáférése a dokumentumhoz, mappához és a GYÖKÉR rekordhoz. Közzétett megjelenítése Dokumentum Csak miután a dokumentum belefoglalásra került egy kiadványba, majd a kiadvány közzé lett téve, tekintheti meg az egyéni felhasználó és csoport a dokumentumot. Mappa vagy GYÖKÉR Az egyéni felhasználó és csoport csak azokat a dokumentumokat és kiadványokat látja a mappában, amelyek közzé lettek téve. Azok a dokumentumok, amelyek nincsenek közzétéve, nincsenek benne a mappában. 4 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

9 1. táblázat: Egyéni felhasználók és csoportok jogosultságszintjei (Folytatás) Jogosultság Rekordtípus Leírás Közzétett megvitatása Dokumentum Csak miután a dokumentum belefoglalásra került egy kiadványba, majd a kiadvány közzé lett téve, vitathatja meg az egyéni felhasználó és csoport a dokumentumot. Mappa vagy GYÖKÉR Ez a jogosultsági szint megegyezik a Közzétett megjelenítése szinttel. Közzétett letöltése Dokumentum Csak miután a dokumentum belefoglalásra került egy kiadványba, majd a kiadvány közzé lett téve, töltheti le az egyéni felhasználó és csoport a dokumentum tartalmát fájlként. Mappa vagy GYÖKÉR Ez a jogosultsági szint megegyezik a Közzétett megjelenítése szinttel. Megjelenítés Dokumentum Az egyéni felhasználó és csoport akkor is megjelenítheti a dokumentumot, ha az nincs közzétéve. Mappa Az egyéni felhasználó és csoport megtekintheti a mappa tartalmának listáját, amely a mappában található összes dokumentumot és kiadványt tartalmazza. GYÖKÉR Az egyéni felhasználó és csoport megtekintheti a GYÖKÉR rekord tartalmának listáját, amely a mappában található összes dokumentumot és kiadványt tartalmazza. Megvitatás Dokumentum Az egyéni felhasználó és csoport akkor is megvitathatja a dokumentumot, ha az nincs közzétéve. Mappa Az egyéni felhasználó és csoport megvitathatja a mappa tartalmát. GYÖKÉR Az egyéni felhasználó és csoport megvitathatja a GYÖKÉR tartalmát. Letöltés Dokumentum Az egyéni felhasználó és csoport akkor is letöltheti a dokumentum tartalmát fájlként, ha az nincs közzétéve. Mappa vagy GYÖKÉR Ez a jogosultsági szint megegyezik a Tárgyalás szinttel. 2. fejezet Dokumentumkezelő 5

10 1. táblázat: Egyéni felhasználók és csoportok jogosultságszintjei (Folytatás) Jogosultság Rekordtípus Leírás Módosítás Dokumentum Az egyéni felhasználó és csoport kiiktathatja a fájlt, ami a dokumentum tartalma, módosíthatja a fájlt, majd újra beiktathatja. Mappa vagy GYÖKÉR Ez a jogosultsági szint megegyezik a Tárgyalás szinttel. Létrehozás Dokumentum Ez a jogosultsági szint megegyezik a Módosítás szinttel. Mappa vagy GYÖKÉR Az egyéni felhasználó és csoport létrehozhat új dokumentumokat, mappákat és kiadványokat a mappában. Visszavonás Dokumentum Az egyéni felhasználó és csoport visszavonhatja a dokumentumot közzététel után. Mappa vagy GYÖKÉR Ez a jogosultsági szint megegyezik a Létrehozás szinttel. Visszavont közzétételű törlése Dokumentum Az egyéni felhasználó és csoport törölheti a dokumentumot közzététel előtt. Mappa vagy GYÖKÉR Ez a jogosultsági szint megegyezik a Létrehozás szinttel. A közzétett dokumentumok nem kerülnek törlésre; helyette visszavonásra kerülnek az előzmény fenntartásához. Adminisztrátor (teljes irányítás) Dokumentum, Mappa vagy GYÖKÉR Az egyéni felhasználó és csoport minden műveletet végrehajthat a dokumentumon vagy a mappán. Dokumentumrekordok munkafolyamatai A munkafolyamatok olyan személyre szabható üzleti funkciók, amelyek a rendszer számára a feladatok futtatásához szükségesek. Ahogy a dokumentumkezelőt és az üzleti objektumait kezeli, munkafolyamatok futnak, hogy a rendszer el tudja végezni a különböző dokumentumokhoz kapcsolódó feladatokat. A munkafolyamatokat csak az adminisztrátor értékelheti. Amikor munkafolyamatok futnak, előállításra kerül egy munkafolyamat-példány rögzítés a kiadvány, mappa vagy dokumentumrekord Munkafolyamat-példány lapján. A sorcikk szövegére kattintva megnyithatja a munkafolyamat nézetét a Munkaeszközök > Tervező munkaeszközök > Munkafolyamat-tervező menüpontban. Ez az nézet hasznos munkaeszköz lehet a munkafolyamat meghiúsulásának megértésében. A munkafolyamatok lehetnek szinkron és aszinkron munkafolyamatok. A szinkron munkafolyamatok futhatnak egyidejűleg. Az aszinkron munkafolyamatok nem futhatnak egyidejűleg. 6 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

11 Nyilatkozatok Ezek az információk az Egyesült Államokban forgalmazott termékekre és szolgáltatásokra vonatkoznak. Elképzelhető, hogy a dokumentumban tárgyalt termékeket, szolgáltatásokat vagy lehetőségeket az IBM más országokban nem forgalmazza. Az adott országokban rendelkezésre álló termékekről és szolgáltatásokról az IBM helyi képviseletei szolgálnak felvilágosítással. Az IBM termékeire, programjaira vagy szolgáltatásaira vonatkozó utalások sem állítani, sem sugallni nem kívánják, hogy az adott helyzetben csak az adott IBM termék, program vagy szolgáltatás alkalmazható. Minden olyan működésében azonos termék, program vagy szolgáltatás alkalmazható, amely nem sérti az IBM szellemi tulajdonjogát. A nem IBM termékek, programok és szolgáltatások működésének megítélése és ellenőrzése azonban a felhasználó felelőssége. A dokumentum tartalmával kapcsolatban az IBM bejegyzett vagy bejegyzés alatt álló szabadalmakkal rendelkezhet. Jelen dokumentum nem ad semmiféle jogos licencet e szabadalmakhoz. A licenckérelmeket írásban a következő címre küldheti: IBM Director of Licensing IBM Corporation North Castle Drive Armonk, NY U.S.A. Ha duplabyte-os (DBCS) információkkal kapcsolatban van szüksége licencre, akkor lépjen kapcsolatban az országában az IBM szellemi tulajdon osztállyal, vagy írjon a következő címre: Intellectual Property Licensing Legal and Intellectual Property Law IBM Japan Ltd , Nihonbashi-Hakozakicho, Chuo-ku Tokyo , Japan A következő bekezdés nem vonatkozik az Egyesült Királyságra, valamint azokra az országokra, amelyeknek jogi szabályozása ellentétes a bekezdés tartalmával: AZ INTERNATIONAL BUSINESS MACHINES CORPORATION A KIADVÁNYT "JELENLEGI FORMÁJÁBAN", BÁRMIFÉLE KIFEJEZETT VAGY VÉLELMEZETT GARANCIA NÉLKÜL ADJA KÖZRE, IDEÉRTVE, DE NEM KIZÁRÓLAG A JOGSÉRTÉS KIZÁRÁSÁRA, A KERESKEDELMI ÉRTÉKESÍTHETŐSÉGRE ÉS BIZONYOS CÉLRA VALÓ ALKALMASSÁGRA VONATKOZÓ VÉLELMEZETT GARANCIÁT. Bizonyos államok nem engedélyezik egyes tranzakciók kifejezett vagy vélelmezett garanciáinak kizárását, így elképzelhető, hogy az előző bekezdés Önre nem vonatkozik. Jelen dokumentum tartalmazhat technikai pontatlanságokat és sajtóhibákat. A kiadványban leírt információk bizonyos időnként módosításra kerülnek; a módosításokat a kiadvány új kiadásai tartalmazzák. Az IBM mindennemű értesítés nélkül fejlesztheti és/vagy módosíthatja a kiadványban tárgyalt termékeket és/vagy programokat. A kiadványban a nem az IBM által üzemeltetett webhelyek megjelenése csak kényelmi célokat szolgál, és semmilyen módon nem jelenti ezen webhelyek előnyben részesítését Szerzői jog IBM 2011,

12 másokhoz képest. Az ilyen webhelyeken található anyagok nem képezik az adott IBM termék dokumentációjának részét, így ezek felhasználása csak saját felelősségre történhet. Az IBM belátása szerint bármilyen formában felhasználhatja és továbbadhatja a felhasználóktól származó információkat anélkül, hogy a felhasználó felé ebből bármilyen kötelezettsége származna. A programlicenc azon birtokosai, akik (i) a függetlenül létrehozott programok vagy más programok (beleértve ezt a programot is) közti információcsere, illetve (ii) a kicserélt információk kölcsönös használata céljából szeretnének információkhoz jutni, a következő címre írjanak: IBM Corporation 2Z4A/ Burnet Road Austin, TX U.S.A. Adatvédelmi szempontok Az ilyen információk bizonyos feltételek és kikötések mellett állnak rendelkezésre, ideértve azokat az eseteket is, amikor ez díjfizetéssel jár. Az IBM a dokumentumban tárgyalt licencprogramokat és a hozzájuk tartozó licenc anyagokat IBM Vásárlói megállapodás, IBM Nemzetközi programlicenc szerződés vagy a felek azonos tartalmú megállapodása alapján biztosítja. A nem IBM termékekre vonatkozó információk a termékek szállítóitól, illetve azok publikált dokumentációiból, valamint egyéb nyilvánosan hozzáférhető forrásokból származnak. Az IBM nem tesztelte ezeket a termékeket, így a más gyártótól származó termékek esetében nem tudja megerősíteni a teljesítményre és kompatibilitásra vonatkozó, valamint az egyéb állítások pontosságát. A nem IBM termékekkel kapcsolatos kérdéseivel forduljon az adott termék szállítóihoz. Az IBM jövőbeli tevékenységére vagy szándékaira vonatkozó állításokat az IBM mindennemű értesítés nélkül módosíthatja, azok csak célokat jelentenek. Az információk között példaként napi üzleti tevékenységekhez kapcsolódó jelentések és adatok lehetnek. A valóságot a lehető legjobban megközelítő illusztráláshoz a példákban egyének, vállalatok, márkák és termékek nevei szerepelnek. Minden ilyen név a képzelet szüleménye, és valódi üzleti vállalkozások neveivel és címeivel való bármilyen hasonlóságuk teljes egészében a véletlen műve. Az IBM szoftvertermékek a szoftverszolgáltatási megoldásokat is ideértve (gyűjtőnéven "Szoftverajánlatok") cookie-k és egyéb technikák segítségével adatokat gyűjthetnek a termék felhasználásáról a felhasználói élmény javítása, személyre szabott interakció nyújtása és további célok érdekében. A Szoftverajánlatok számos esetben nem gyűjtenek személyes azonosításra alkalmas információkat. Egyes Szoftverajánlatok lehetővé tehetik személyes azonosításra alkalmas információk gyűjtését is. Ha jelen Szoftverajánlat személyes azonosításra alkalmas információk gyűjtésére használ cookie-kat, akkor a cookie-knak az adott ajánlatban való használatáról az alábbiakban tájékozódhat. Jelen Szoftverajánlat nem használ cookie-kat vagy más technikákat személyes azonosításra alkalmas információk gyűjtésére. 8 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

13 Ha jelen Szoftverajánlat konfigurációja lehetővé teszi önnek, mint vásárlónak, hogy cookie-k vagy egyéb technikák révén személyes azonosításra alkalmas információkat gyűjtsön a végfelhasználóktól, akkor kérjen jogi tanácsot az ilyen adatok gyűjtésére vonatkozó jogszabályok tekintetében, például a nyilatkozatra és beleegyezésre vonatkozó esetleges követelményekről. Az e célra használható különféle technikákról, például a cookie-król további információkat az IBM adatvédelmi oldalán ( az IBM online adatvédelmi tájékoztató ( "Cookie-k, webjelzők és egyéb technológiák" című szakaszában, illetve az "IBM Software Products and Software-as-a-Service Privacy Statement" című dokumentumban ( software/info/product-privacy/) talál. Védjegyek Az IBM, az IBM logó és az ibm.com az International Business Machines Corporationnek a világ számos országában regisztrált védjegye. Más termékek és szolgáltatások neve is az IBM vagy más vállalatok védjegye lehet. A jelenlegi IBM védjegyek felsorolása a Copyright and trademark information oldalon tekinthető meg a címen. A Java, valamint minden Java-alapú jelzés és logó az Oracle és/vagy társvállalatainak védjegye vagy bejegyzett védjegye. A Linux Linus Torvalds védjegye az Egyesült Államokban és/vagy más országokban. A Microsoft, a Windows, a Windows NT és a Windows logó a Microsoft Corporation védjegye az Egyesült Államokban és/vagy más országokban. A UNIX a The Open Group bejegyzett védjegye az Egyesült Államokban és más országokban. Más termékek és szolgáltatások neve is az IBM vagy más vállalatok védjegye lehet. Nyilatkozatok 9

14 10 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

15

16 Nyomtatva Dániában