21. szám 122. évfolyam június 8. TARTALOM

Átírás

1 21. szám 122. évfolyam június 8. ÉRTESÍTÕ MAGYAR ÁLLAMVASUTAK ZÁRTKÖRÛEN MÛKÖDÕ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG TARTALOM Utasítások 14/2007. (VI. 8. MÁV Ért. 21.) VIG. sz. vezérigazgatói utasítás a B. 3. sz. Házi-, és kézipénztári utasítás kiadásáról... 16/2007. (VI. 8. MÁV Ért. 21.) ÜÁVIGH. sz. üzletági általános vezérigazgató-helyettesi utasítás az EURegio kedvezmények el és leszámolásával kapcsolatos szabályozásról... 17/2007. (VI. 8. MÁV Ért. 21.) ÜÁVIGH. sz. utasítás a Kelet- Nyugat Díjszabás megjelentetéséről... Oldal Utasítások 14/2007. (VI. 8. MÁV Ért. 21.) VIG. sz. vezérigazgatói utasítás a B. 3. sz. Házi-, és kézipénztári utasítás kiadásáról 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA Meghatározni a MÁV ZRt-nél működő házi-, kézi-, valamint valuta házipénztárak el- és leszámolására vonatkozó általános szabályokat 2.0 HATÁLY ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁRO- ZÁSA 2.1. Az utasítás hatálya Az utasítás hatálya kiterjed a MÁV ZRt valamennyi szervezeti egységének pénztárkezeléssel és ellenőrzéssel megbízott munkavállalójára, amennyiben az egység jelen utasítás hatálya alá tartozó külön engedélyhez kötött pénztárt működtet Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős Számviteli Szolgáltatásvezető 3.0. FOGALOM MEGHATÁROZÁSOK 3.1. Az utasítás elvei A MÁV ZRt-nél forgalomban lévő készpénzállomány biztonságos kezelése, A napi operatív működéshez szükséges készpénzállomány biztosítása, A pénztári kifizetések esetén a bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése, Bizonylati elv. Az utasításban nem szabályozott esetekben, illetve rendkívüli helyzetekben az utasítás elveinek figyelembe vételével kell a pénztárkezelés során eljárni A pénztár meghatározása A pénztár a MÁV ZRt egységének működéséhez szükséges készpénz és egyéb értékek forgalmának lebo-

2 610 A MÁV ZRt. Értesítője 21. szám nyolítására kijelölt pénzkezelő hely, amely a készpénz és értékek elhelyezéséhez és őrzéséhez jelen utasításban előírt biztonságot nyújtó berendezéssel fel van szerelve Az utasítás hatálya alá tartozó pénztárak típusai és rendeltetése Házipénztár: a MÁV ZRt bankszámlával rendelkező üzletági Főkönyvelőségeinél, illetve külön engedély alapján a Könyvelő egységeinél működő készpénzkezelő hely, amely a vasúti szolgálat zavartalan ellátása érdekében szükséges készpénz be- és kifizetések teljesítésére szolgál. A házipénztár működésének feltételeit és munkamenetét a 4.2. pont tartalmazza. Kézipénztár: a MÁV ZRt bankszámlával rendelkező, illetve nem rendelkező azon végrehajtási egységeinél működő készpénzkezelő hely, amely az engedélyben feltüntetett készpénz kifizetések és a befizetések elszámolására szolgál. A végrehajtási egységeknél csak kézipénztár működhet. A végrehajtási egységeken létesített kézipénztár működésének feltételeit és munkamenetét a 4.3. pont tartalmazza. Valuta házipénztár: A pénztárban az ideiglenes külföldi kiküldetésre utazó MÁV ZRt munkavállalók kiküldetési költségeinek fedezésére szolgáló összeg kezelhető az erre vonatkozó utasítás előírásaival összhangban. A Központi Főkönyvelőségnél működő valuta házipénztár működésének feltételeit és munkamenetét a 4.4. pont tartalmazza Az utasítás hatálya alá nem tartozó pénztárak típusai és rendeltetése Az utasítás előírásaitól eltérő szabályozás szerint működhetnek a Személyszállítási Üzletág szakmai irányítása alá tartozó közvetlen számadásra kötelezett-, valamint kezelőpénztárak, melyek a P. 5. sz. Személypénztári és leszámolási utasítás hatálya alá tartoznak. Ezen pénztárak a személyszállítási és a személyszállítási szolgáltatáshoz közvetlenül kapcsolódó, illetve kiegészítő tevékenységek végzéséért, valamint a társaság belső elszámolásaival kapcsolatos bevételek és kiadások el- és leszámolása céljából működnek. Kivételt képeznek jelen utasítás , , , , , , , , , , 4.5. pontjaiban foglalt előírások, melyeket a fenti pénztárak esetében is alkalmazni kell A pénztárat felügyelő vezető: a könyvelési egységeknél működő pénztárak esetén a Főkönyvelő, illetve az egységvezető, a végrehajtási egységeknél működő pénztárak esetén a végrehajtási egység vezetője. A könyvelési egység vezetője felel a szakmai irányítási feladatok ellátásáért, a végrehajtási egység vezetője pedig a munkafolyamatba épített ellenőrzés elvégzéséért és dokumentálásáért. A pénztárt felügyelő vezető feladata gondoskodni arról, hogy a bevételek teljes körű elszámolása ellenőrzésre kerüljön. A pénztárt felügyelő vezető, illetve közeli hozzátartozója nem tölthetnek be pénztárkezelői és pénztárellenőri feladatokat A pénztári elszámolást felülvizsgáló pénzügyi szerv A pénztárat felülvizsgáló pénzügyi szervezet a MÁV ZRt Számviteli Politikájában, illetve a Számviteli Szabályzatában előírt könyvelési egység. A pénztárat felülvizsgáló pénzügyi szervezet feladata GIR rendszer Főkönyvi moduljába a kézipénztár által beküldött okmányok rögzítése, felülvizsgálata és feladása az e tárgyban kiadott utasításban előírt időpontban Könyvelési egység A könyvelési egység elnevezés alatt az üzletági Főkönyvelőségeket, valamint a területi Könyvelő Egységeket kell érteni Közeli hozzátartozó fogalma A Munka Törvénykönyvéről szóló évi XXII. törvény 139. (2) bekezdésének meghatározása szerint közeli hozzátartozó: a házastárs, az egyenes ágbeli rokon, a házastárs egyenes ágbeli rokona, az örökbe fogadott, mostoha és nevelt gyermek, az örökbefogadó, a mostoha és a nevelőszülő, a testvér; valamint az élettárs. 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1. Az utasítás hatálya alá tartozó pénztárakra vonatkozó előírások A pénztár elhelyezése A pénztárat úgy kell elhelyezni, hogy a pénz, értékcikkek és értékpapír megőrzés és tárolás a pontban leírt követelményeknek megfeleljen. A pénztárat működtető végrehajtási egység vezetője (vagy az általa megbízott vezető) a helyi körülmények figyelembevételével köteles

3 21. szám A MÁV ZRt. Értesítője 611 kijelölni azt a helyiséget, ahol a pénztár elkülöníthető, illetve elhelyezhető. Egy pénztárhelyiségben több különböző típusú pénztár működtetésére van lehetőség, a végrehajtási egység vezetőjének külön engedélye alapján szigorúan elkülönített formában. Ebben az esetben mindkét pénztár részére jelen utasításban előírt őrzési, tárolási feltételeket biztosítani kell Ellenőrzési kötelezettség A pénztárat működtető Egység vezetője, vagy az általa megbízott személy köteles a házipénztárt, illetve a kézipénztárt havonta szúrópróbaszerűen ellenőrizni. Házi-, illetve kézipénztárak meglepetésszerű vizsgálatát (rovancsolás) a pénztárvizsgálók végzik a B. 25. sz. Pénztárvizsgálati utasításban előírt módon és gyakorisággal. (Házipénztár vizsgálatát évente négyszer, kézipénztár vizsgálatát évente kétszer.) A pénztárak létesítése, működtetése Pénztárat az átlagos napi készpénzforgalom (ki- és befizetések együttesen) figyelembe vételével kell létesíteni. Átlagos napi készpénzforgalom alatt az előző hat hónap átlagos napi forgalma értendő, illetve új pénztár igénylése esetén a tervezett havi forgalom. A pénztárnak külön helyiséget kell biztosítani napi rendszerességgel Ft-ot meghaladó készpénzforgalom esetén. Amennyiben a pénztár napi készpénzforgalma nem haladja meg a Ft-ot, a pénztári készpénz kezeléséhez elkülönített helyiségrész is elegendő Pénztári nyitvatartási rend A pénztár általában csak a meghatározott pénztári órák alatt teljesít kifizetéseket és fogad el befizetéseket. A pénztári órákat a helyi körülmények figyelembe vételével a végrehajtási egység vezetője állapítja meg. A pénztári órákról a feleket a pénztárban jól látható helyen kifüggesztett hirdetmény útján tájékoztatni kell. Kifizetéseket a pénztár a pénztári órákon kívül kivételesen sürgős esetben és csak a végrehajtási egység vezetőjének engedélyével teljesíthet Pénztári pénzőrzés, tárolás és a pénztár kulcsának kezelése A pénztárhelyiségre vonatkozó előírások Ft-ot meg nem haladó összeget kezelő pénztár 6 cm vastagságú tömör téglafal szilárdsági mutatóival egyenértékű falszerkezetű helyiségben kell elhelyezni, az ajtószerkezet reteszhúzás elleni védelméről gondoskodni kell, az ajtók zárását olyan zár végzi, amely min. 5 csapos hengerzár, vagy ezzel egyenértékű és variációs lehetőségeinek száma meghaladja a 3000-et, az ajtók, ablakok ráccsal nem védett üvegezése öszszességében min. 6 mm vastagságúak Ft közötti összeget kezelő pénztár 15 cm vastagságú tömör téglafal szilárdsági mutatóival egyenértékű falszerkezet kialakítása szükséges, a nyílászárók, valamint a fix és mobil rácsoknak meg kell felelni a vonatkozó magyar és európai szabványok által előírt minimális követelményeknek (MSZ ENV 1627, 1628, 1629, 1630, ill. MSZ EN 356:2000, MSZ EN 1063). A nyílászárókat abban az esetben, ha valamely segédeszköz felhasználása nélkül a járószinttől 3 m-nél alacsonyabban helyezkedik el teljes felületét minimum 100 x 300 mm-es kiosztású, 12 mm átmérőjű köracél anyagból készült vagy ezekkel egyenszilárdságú kívülről nem szerelhető más műszaki megoldású rácsozattal kell ellátni. Mobil rácsok esetén a rögzítést az ajtókra meghatározottaknak megfelelő zárszerkezettel kell ellátni. A rácsok sínszerkezetből való kitépésének való lehetőségét kívülről csak roncsolással megvalósítható megoldással kell biztosítani. a zárszerkezeteknek és a zárbetéteknek meg kell felelniük a szabványokban előírt biztonsági követelményeknek (MSZ EN 1303), a hengerzárbetétnek meg kell felelni a DIN , ÖNORM B 5338, valamint a pren 1303 szabványban meghatározott követelményeknek, Ft feletti összeget kezelő pénztár a falazatoknak, födémeknek, padozatoknak meg kell felelniük a 38 cm vastagságú tömör téglafal szilárdsági mutatóival, a nyílászárók, valamint a fix és mobil rácsoknak meg kell felelni a vonatkozó magyar és európai szabványok által előírt minimális követelményeknek (MSZ ENV 162 7,1628,1629,1630:2000, ill. üvegezés esetén MSZ EN 356:2000, MSZ EN 1063:2000), A nyílászárókat abban az esetben, ha valamely segédeszköz felhasználása nélkül a járószinttől 3 m-nél alacsonyabban helyezkedik el teljes felületét minimum 100 x 300 mm-es kiosztású, 12 mm átmérőjű köracél anyagból készült vagy ezekkel egyenszilárdságú kívülről nem szerelhető más műszaki megoldású rácsozattal kell ellátni. Mobil rácsok esetén a rögzítést az ajtókra meghatározottaknak megfelelő zárszerkezettel kell ellátni. A rácsok

4 612 A MÁV ZRt. Értesítője 21. szám sínszerkezetből való kitépésének való lehetőségét kívülről csak roncsolással megvalósítható megoldással kell biztosítani. a zárszerkezeteknek és a zárbetéteknek meg kell felelniük a szabványokban előírt legmagasabb követelményeknek (MSZ EN 1303). a hengerzárbetéteknek meg kell felelni az MSZ EN 1303 szabványban meghatározott követelményeknek Pénztári pénztárolás nyitvatartási idő alatt A pénz és értékek nyitvatartási időn belüli elhelyezéséről úgy kell gondoskodni, hogy illetéktelen személyek ahhoz ne tudjanak hozzáférni Pénztári pénz- és értéktárolás nyitvatartási időn kívül A pénztárban lévő készpénz, valamint az esetleg ott tartható értékek megőrzéséről, tárolásáról a pénztár nyitva tartásán kívül a következők szerint kötelező gondoskodni (minimális követelmény): Ft-ot meg nem haladó összeget beépített, rögzített lemezkazettában, , Ft közötti összeget megerősített, rögzített lemezszekrényben a következőknek megfelelően: Egyfalú lemezszekrények, ahol a borítólemezek falvastagsága 2 és 4,5 mm között van. A zárszerkezet direkt, vagy kilincsmű reteszelésén keresztül biztosítja a biztonságos zárást egy vagy három irányba. A kulcs a zár nyitott állapotában nem vehető ki a zárból. A zárszerkezet fúrás elleni védelmét legalább 60HRC keménységű fúrásvédő lap biztosítja. A rögzítését N feszítő erőnek ellenálló módon kell megoldani (az értéktároló súlya is beleértendő). Faliszéf esetében az ajtólap és a keret vastagsági mérete az irányadó, a beépítés normál betonágyazatban értendő. (A hengerzárbetét nem minősül értéktároló zárnak.) Ft közötti összeget megerősített, rögzített lemezszekrényben, páncélszekrényben az alábbiaknak megfelelően: Egyfalú lemezszekrények, ahol a borítólemezek falvastagsága 4,5 és 6 mm között van. A zárszerkezet direkt vagy kilincsmű reteszelésén keresztül biztosítja a biztonságos zárást egy vagy három irányba. A kulcs a zár nyitott állapotában nem vehető ki a zárból. A zárszerkezet fúrás elleni védelmét legalább 60 HRC keménységű fúrásvédő lap biztosítja. A rögzítését N feszítő erőnek ellenálló módon kell megoldani (az értéktároló súlya is beleértendő) Ft közötti összeget megerősített, rögzített lemezszekrényben, páncélszekrényben a következőknek megfelelően: Kétfalú lemezszekrények, ahol a külső és belső borítólemezek összesített falvastagsága, valamint az ajtólap legalább 6 mm vastagságú acéllemez, és a két fal között legalább 30 mm távolság van. A zárszerkezet direkt vagy kilincsmű reteszelésén keresztül biztosítja a biztonságos zárást egy vagy három irányba. A kulcs a zár nyitott állapotában nem vehető ki a zárból. A zárszerkezet fúrás elleni védelmét legalább 60 HRC keménységű fúrásvédő lap biztosítja. A rögzítését N feszítő erőnek ellenálló módon kell megoldani (az értéktároló súlya is beleértendő) Ft közötti összeget megerősített, rögzített lemezszekrényben, páncélszekrényben az alábbiaknak megfelelően: Kétfalú lemezszekrény, ahol a borítólemezek összesített falvastagsága, valamint az ajtólap 6-8 mm vastagságú acéllemez, és a két fal között legalább 30 mm távolság van. Teljes áttörés esetén 24 RU, részleges áttörés esetén 15 RU ellenállásértéket kell elérnie. A két fal között vagy szerkezeti betontöltet, vagy 60 HRC keménységű acéllapból kialakított szendvics szerkezet, illetve más módon kialakított védelem kerül beépítésre. A zárszerkezet kilincsmű reteszelésén keresztül biztosítja a biztonságos zárást egy vagy három irányba. A kulcs a zár nyitott állapotában nem vehető ki a zárból. A zárszerkezet fúrás elleni védelmét min. 60 HRC keménységű fúrásvédő lap biztosítja. A rögzítését N feszítő erőnek ellenálló módon kell megoldani (az értéktároló súlya is beleértendő) Ft közötti összeget megerősített, rögzített lemezszekrényben, páncélszekrényben a következőknek megfelelően: A kétfalú lemezszekrények, ahol a borítólemezek öszszesített falvastagsága min. 4,5 mm vastagságú acéllemez, az ajtólap 8-12 mm. A CEN szerinti előírásoknak megfelelően teljes áttörés esetén 30 RU, részleges áttörés esetén 24 RU ellenállásértéket kell elérnie. A két fal között vagy szerkezeti betontöltet, vagy 60 HRC keménységű acéllapból kialakított szendvics szerkezet, illetve más módon kialakított védelem kerül beépítésre. A két lemez közötti távolság min. 30 mm, a beton szilárdságának biztosítania kell az áttörés elleni védelmet. A zárszerkezet kilincsmű reteszelésén keresztül biztosítja a biztonságos zárást egy, három vagy négy irányba. A kulcs a zár nyitott állapotában nem vehető ki a zárból. A zárszerkezet fúrás elleni védelmét min. 60 HRC keménységű fúrásvédő lap biztosítja. A zár EU minősítésű A kategóriába elfogadott zár lehet. A rögzítését N feszítő erőnek ellenálló módon kell megoldani (az értéktároló súlya is beleértendő) Ft közötti összeget egy- vagy kétfalú páncélszekrényben az alábbiaknak megfelelően: A CEN szerinti előírásoknak megfelelően teljes áttörés esetén 50 RU, részleges áttörés esetén 30 RU ellenállásértéket kell elérnie. A zárszerkezet kilincsmű reteszelésén keresztül biztosítja a biztonságos zárást egy, három vagy négy irányba. A kulcs a zár nyitott állapotában nem vehető ki a zárból. A zárszerkezet fúrás elleni védelmét min. 60 HRC keménységű fúrásvédő lap biztosítja. A zár EU minősítésű A kategóriába elfogadott zár lehet A rögzí-

5 21. szám A MÁV ZRt. Értesítője 613 tését N feszítő erőnek ellenálló módon kell megoldani (az értéktároló súlya is beleértendő) Ft közötti összeget egy vagy kétfalú páncélszekrényben a következőknek megfelelően: A CEN szerinti előírásoknak megfelelően teljes áttörés esetén 80 RU, részleges áttörés esetén 50 RU ellenállásértéket kell elérnie. Az 1 darab zárszerkezet kilincsmű reteszelésén keresztül biztosítja a biztonságos zárást egy, három vagy négy irányba. A kulcs a zár nyitott állapotában nem vehető ki a zárból. A zárszerkezet és a szekrénytest elleni mechanikus támadás esetén a passzív zárszerkezet reteszeli a zárat és az csak roncsolással nyitható. A zár EU minősítésű A kategóriába elfogadott zár lehet. A rögzítését N feszítő erőnek ellenálló módon kell megoldani (az értéktároló súlya is beleértendő). Kötelező az elektronikai jelzőrendszerbe bekötés. Elektronikai jelzőrendszer elektronikus eszközökkel érzékeli és értékeli a felügyelt védelmi rendszer állapotát, kijelzi annak változásait: Teljeskörű elektronikai felületvédelem, ha az elektronikai jelzőrendszer éles üzemmódban felügyeli a védett objektum határoló felületén található összes nyílászáró szerkezetet, portált, valamint a pénztárhelyiségre vonatkozó követelményeket ki nem elégítő falazatokat, födémeket, padozatokat, jelzi az át- és behatolási kísérleteket, Teljeskörű elektronikai védelem, ha az elektronikai jelzőrendszer éles üzemmódban felügyeli a védett objektum belső terét, jelez mindennemű illetéktelen emberi mozgást, valamint legalább csapdaszerűen figyeli a megközelítési útvonalakat. Teljeskörű tárgyvédelem, ha az elektronikai jelzőrendszer éles üzemmódban felügyeli az összes veszélyeztetett tárgyat. Páncélszekrény védelme esetében a felügyelet nyitásra, zárásra és áttörésre is kiterjed. Teljeskörű személyvédelem, ha az elektronikai jelzőrendszer folyamatosan biztosítja az összes veszélyeztetett személy számára a támadásjelzés lehetőségét. Teljeskörű riasztásvédelem, ha az elektronikai jelzőrendszer által kiadott riasztásjelzés a helyszíni riasztás mellett közvetlenül értesíti az objektum őrzését, védelmét biztosító állományt. Az elektronikai jelzőrendszer használata csak ,- Ft-ot meghaladó készpénzkészlet esetén kötelező, illetve abban az esetben, ha az előírt műszaki feltételek hiányának kiváltására szolgál Pénztári pénzőrzés személyek által A pontban meghatározott összeghatárokon túl készpénz és érték a nyitvatartási időn kívül a pénztárban nem tárolható, az összeghatárt meghaladó készpénzállományt a pénztárzárás előtt a pénztárkezelő köteles az illetékes bankszámla javára befizetni. Kivételes esetben a végrehajtási egység vezetőjének írásbeli engedélyével amennyiben a műszaki feltételek nem biztosítják előforduló nagyobb összegű záró készpénz őrzéséről a pénztárat működtető végrehajtási egység vezetője a következő értékhatároknak megfelelően köteles gondoskodni: Ft-ig 1 fő, Ft között 2 fő, Ft között 2 fő, akik közül az egyik fegyveres, Ft felett 3 fő, akik közül az egyik fegyveres A pénztár kulcsának kezelése Az egyzáras páncélszekrény kulcsát a pénztárkezelő; a kétzáras páncélszekrény egyik kulcsát a pénztárkezelő, a másikat a pénztárellenőr, vagy a végrehajtási egység vezetője, illetve az általa kijelölt személy; a háromzáras páncélszekrény kettő kulcsát a pénztárkezelő, a harmadik (ellenőrző) kulcsát a pénztárellenőr, vagy a végrehajtási egység vezetője, illetve az általa kijelölt személy őrzi munkaidő után. A pénztárkezelő és a pénztárellenőr, illetve akinél a kulcs van, a kulcsokat köteles magánál tartani, munkahelyen tartani nem szabad Az elkülönített pénztárhelyiség kulcsát munkaidőben a pénztárkezelő őrzi, munkaidő utáni biztonságba helyezését a helyi körülményeknek megfelelően a MÁV ZRt végrehajtási egységének vezetője köteles megszervezni a vagyonvédelmi és tűzvédelmi előírások figyelembe vételével A pénztári kulcsok másod-, esetleg harmadpéldányát a MÁV ZRt végrehajtási egység vezetőjének az eredeti pénztárkezelők által lepecsételt, zárt, dátummal ellátott, a ragasztáson átírt szabvány borítékban (16. sz. melléklet) biztonsági zárral felszerelt szekrényben vagy páncélszekrényben kell tartania, melyről elismervényt kell adni a pénztárkezelő részére. A másodkulcs borítékba helyezése előtt a kulcs azonosságáról a pénztárkezelő és a végrehajtási egység vezetője együttesen köteles meggyőződni, a borítékba helyezést követően a lezárt borítékot a ragasztáson mindkettő köteles aláírni. A végrehajtási egység vezetője és a pénztárkezelő együttesen felelős azért, hogy a pénztárban lévő készpénz és értékek őrzésére szolgáló berendezésekre felszerelt zár kulcsával másik zár ne legyen nyitható, ezért azt átvételkor ki kell próbálni Ha a pénztárkezelő vagy a pénztárellenőr bármilyen okból munkahelyéről előre nem láthatóan távol marad, a nála lévő kulcso(ka)t a távolmaradás napján leragasztott, dátummal ellátott és a ragasztáson átírt borítékban köteles közeli hozzátartozójával a végrehajtási egység vezetője vagy az általa kijelölt személy részére eljuttatni. Az átvevő a kulcsot tartalmazó sértetlen állapotú

6 614 A MÁV ZRt. Értesítője 21. szám boríték átvételéről átvételi elismervényt köteles kiállítani és az átadó részére kiadni. A pénztárkezelő távolmaradása esetén gondoskodni kell a pénztár bizottságilag (2 tanú jelenlétében) történő rovancsolás keretében történő átadásáról a pontban előírtak szerint Ha a pénztárkulcs elveszett, eltörött, vagy a zár elromlott, a pénztár kezelője azt haladéktalanul köteles jelenteni a végrehajtási egység vezetőjének, aki köteles a szükséges intézkedést megtenni. A pénztárajtó, illetve a páncélszekrény vagy ezek kulcsának javításáról folyamatos nyilvántartást kell vezetni a pont előírásai szerint Abban az esetben, ha a pénztári kulcsok másodpéldányait tartalmazó borítékot a pénztárkezelő akadályoztatása esetén fel kell nyitni, a Vagyonvédelmi utasítás pontjában előírtak szerint kell eljárni A pénztárkezelő köteles legalább évente egyszer személyesen meggyőződni a végrehajtási egység vezető (páncél)szekrényében elhelyezett a pénztári másodkulcsokat tartalmazó boríték sértetlenségéről. Az ellenőrzés tényét a borítékra rá kell vezetni (dátum, aláírás) Több zárral rendelkező értékőrző berendezéshez tartozó összes kulcs kivéve a pont előírásai szerint lepecsételt borítékban őrzött kulcsokat még különböző időpontokban sem kerülhetnek ugyanannak a személynek a kezéhez A pénztári kulcsok nyilvántartása A pénztári kulcsok eredeti példányairól a végrehajtási egység vezetője vagy az általa kijelölt munkavállaló olyan nyilvántartást köteles vezetni, amelyből egyértelműen megállapítható, hogy az eredeti kulcsok mikor, milyen alkalommal (pl.: pénztárátadás, pénztárellenőr személyének változása, vizsgálat, zárjavítás, stb.) meddig és kinél voltak. A nyilvántartás rovatai a következők: sorszám, átadás időpontja, indok, személy neve, aláírása, visszavétel időpontja, átvevő aláírása Tartózkodás a pénztárhelyiségben A pénztárhelyiségben (amennyiben erre a célra külön helyiség van biztosítva) csak a pénztárkezelő és a pénztár ellenőrzésére jogosult munkavállalók tartózkodhatnak. Ellenőrzésre jogosult igazgatásrendészeti szervek a pénztárba csak a helyi vezető jelenlétében léphetnek be. Külön helyiség esetén, ha a pénztárkezelő a pénztárhelyiségből távozik, a pénzt és értékeket köteles a pénzszekrénybe helyezni és azt lezárni. Amennyiben a pénztár osztott helyiségben van elhelyezve, ha a pénztárkezelő nem pénztári tevékenységet végez (pl. kézipénztár esetén), vagy a helyiségből távozik, a pénzt, valamint a számadási okmányokat is köteles a pénzszekrénybe helyezni és azt elzárni A pénztár pénzellátása, a pénzszállítás szabályai A kifizetésekhez szükséges összeg biztosítása A pénztárkezelő köteles gondoskodni arról, hogy az esedékes és várható kifizetések teljesítéséhez mindenkor megfelelő mennyiségű és címletű bankjegy és érme álljon rendelkezésre. Ennek érdekében a pénztárt felügyelő vezető szabályozhatja, hogy a készpénz-igényt hány munkanappal korábban kell írásban jelezni. Erről az érintett szolgálati helyeket értesíteni kell. Amennyiben szükséges díjköteles pénzváltási szolgáltatás igénybevétele, a pénztárból kell utalványozni a díj összegét az előírt szabályok szerint. A pénztárak közötti pénzátadás átvétel (pl.: kézipénztár feltöltés) bizonylata házipénztárból történő feltöltés esetén kiadási pénztárbizonylat, állomási számadópénztárból történő feltöltés esetén fizetési utalvány. A felvett összeg kézipénztárban történő bevételezése alkalmával bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani. A pénztári kifizetésekhez a pénztárba befolyt bevétel felhasználható. Amennyiben a házipénztárba befolyt bevétel nem elég a kifizetések teljesítésére, a pénzintézetnél vezetett bankszámláról kell biztosítani a szükséges összeget a pontban foglaltak szerint A pénz-, és értékpapír szállítás szabályai A pénzösszegnek a pénztárba való szállításánál, illetve a házipénztárból, kézipénztárból pénzintézetbe történő szállításnál, illetve pénztárak közötti készpénzszállításnál előírt kötelező kíséret amennyiben nem pénzszállító szervezet szolgáltatását veszik igénybe: Ft-ig 1 fő, ,- Ft között 2 fő, riasztójelzést adó és/vagy a pénzt értéktelenné tevő technikával felszerelt, MABISZ által minősített pénzszállító táskával, Ft között 3 fő, riasztó jelzést adó és/vagy a pénzt értéktelenné tevő technikával felszerelt, MABISZ által minősített pénzszállító táskával és gépkocsival, ,- Ft összeghatárt meghaladó összeg szállítására kötelező speciális pénzszállító szolgáltatást igénybe venni.

7 21. szám A MÁV ZRt. Értesítője 615 A fent felsorolásra került kategóriák minimum követelménynek tekintendők, kisebb összeget is lehet magasabb biztonsági feltételek mellett szállítani. Amennyiben az utasításban előírt kísérő személyzet, vagy technikai felszerelés nem áll rendelkezésre, úgy a pénztárkezelő köteles a pénztárt felügyelő vezetőtől írásbeli rendelkezést kérni a pénzszállítás végrehajtására vonatkozóan. A pénzintézettől kiszállított pénzt kiszállítás után bizottságilag (pénztárkezelő, pénztárellenőr) meg kell számolni, ugyanis ennek hiányában a pénzintézet felszólamlást nem fogad el A pénzszállítás lebonyolítása A pénzszállító táská(k)ra a pénz felvételével, szállításával megbízott munkavállaló köteles gondosan felügyelni a szállítás teljes tartama alatt. A pénz szállítása akkor fejeződik be, amikor a pénzintézettől, illetve pénztárból felvett pénzellátmányt a pénztárban a pénztárkezelő aláírásával bizonyítottan átveszi; illetve a pénzintézethez beszállított pénzt ott befizeti. Az összeg MÁV ZRt pénztárában történő elhelyezésénél és átszámolásánál a pénztárellenőrnek is jelen kell lennie A pénzszállítással megbízott munkavállalók felelőssége A készpénzt, vagy utalványt szállító (kezelő) munkavállaló és kísérői egyetemlegesen felelősek a pénzintézetbe, vagy pénztárba történő szállítás teljes ideje alatt az értékszállító táska zárt állapotú célba juttatásáért. Felelősségük addig tart, amíg a pénzt a MÁV ZRt pénztárában vagy pénzintézeti pénztárban át nem adták, és ott a pénztárkezelő át nem vette. Átvételt bizonyító dokumentum: a csekkszelvény eredeti példánya, amellyel a pénztárkezelő a pénzt befizette, a pénztárba rendszeresített bevételi bizonylat, amelyen eredeti aláírás szerepel Pénzszállítás külön pénzszállító szervezet útján A MÁV ZRt végrehajtási egységei pénzszállításra csak azt a pénzszállító szervezetet vehetik igénybe, amellyel közbeszerzési eljárás keretében a MÁV ZRt szerződést kötött A készpénz kezelése a pénztárban A pénztárkezelő a pénztárban lévő pénzeket a címletenkénti elkülönítésre alkalmas pénztárolóban köteles tartani. Pénztári zárlatkor minden 100 db azonos címletű bankjegyből bankjegycsomagot kell készíteni A pénztárban a pontban foglaltak szerint engedéllyel őrzött letét értéke a pénztár keretösszegének számításánál figyelembe veendő A készpénz kezelésével kapcsolatos feladatkörök A pénztárkezelő megbízásának feltételei Pénztárkezelői feladatkör ellátásával kizárólag 30 napnál nem régebbi erkölcsi bizonyítvány tanúsága szerint büntetlen előéletű személyt szabad megbízni, akivel szemben gazdasági jellegű, illetve vagyon elleni cselekmény miatt büntető-, vagy szabálysértési eljárás nincs folyamatban, illetve ilyen témában munkáltatói intézkedést vele szemben nem alkalmaztak. Az erkölcsi bizonyítvány beszerzésének költségei újfelvételes munkavállaló esetén a munkavállalót, míg a korábban más munkakörben foglalkoztatott MÁV ZRt munkavállaló esetén a munkáltatót terheli. Nem lehet pénztárkezelő, sem helyettes pénztárkezelő olyan munkavállaló, akinek munkaköre a pénztárkezelői munkakörrel összeférhetetlen (pl. utalványozási, vagy ellenőrzési joggal megbízott munkavállalók, bankszámla felett rendelkezésre jogosult munkavállalók, stb), vagy közeli hozzátartozója tölt be ilyen munkakört Az összeférhetetlenség eseteit a MÁV ZRt Kollektív Szerződés, valamint az összeférhetetlenség kezeléséről szóló vezérigazgatói utasítás szabályozza Egy pénztárkezelőt csak egy pénztár kezelésével lehet megbízni A pénztárkezelő megbízását a feladatot ellátó munkavállalóval írásban kell közölni, melyet a munkavállaló munkaköri leírásának kell tartalmaznia a 17. sz. mellékletben szereplő szöveggel. A pénztárkezelő megbízásával egyidejűleg a pénztárkezelő helyettesét is ki kell jelölni (a pontban előírtak betartásával), hogy a pénztárkezelő akadályoztatása esetén a pénztári szolgáltatás ellátásában fennakadás ne következzen be. Helyettesítés esetén a pontban leírt pénztárátadást el kell végezni A pénztárkezelő felelős: a pénztárnál kiegyenlített követelések beszedéséért és tartozások kiegyenlítéséért,

8 616 A MÁV ZRt. Értesítője 21. szám a rábízott pénzek és értékek szabályszerű kezeléséért és azok meghatározott időben történő leszámolásáért, a tevékenysége ellátását szabályozó és részére átadott utasítások ismeretéért és azok betartásáért, a pénztárban elhelyezett értékek és szigorú számadású nyomtatványok tárolásáért, kezeléséért, a pénzügyi és bizonylati fegyelem betartásáért, a vagyonvédelmi és adatvédelmi előírások betartásáért. Mentesül a felelősség alól, ha a hiányt elháríthatatlan külső ok idézte elő (vis major) és az illetékes hatóság szakvéleménye kizárja a szándékosság tényét A pénztárkezelő munkakörének elfoglalásakor felelősség vállalását írásbeli nyilatkozatban köteles tudomásul venni mely a munkavállaló szolgálati táblájának mellékletét képezi a következő szöveggel: Alulírott... (név) (lakcím), mint a MÁV ZRt.... (végrehajtási egység)... pénztárának kezelője kötelezően tudomásul veszem, hogy az általam átvett... pénztárért a Munka Törvénykönyve ában meghatározott teljes anyagi felelősségi rendszer van érvényben. Ez azt jelenti, hogy a rám, mint pénztárkezelőre bízott, általam kezelt... pénztárért, amelyet az átadási jegyzőkönyv értelmében átvettem, amennyiben hiány mutatkozik, azért teljes anyagi, munkajogi és büntetőjogi felelősséggel tartozom. A pénztárkulcsokat és másodkulcsokat a pénztári utasításnak megfelelően átvettem és leellenőriztem. Kötelezően kijelentem, hogy a megőrzési felelősségre vonatkozó jogszabályokat és azok magyarázata tárgyában kiadott belső utasítást olvastam, így azok tartalmát ismerem. A felelősségvállalási nyilatkozatot két tanú előtt kell aláírnia a pénztárkezelőnek. Két vagy több személy egyidejűleg a pénztárat nem kezelheti. Ha a pénztár kezelését végző munkavállaló megbízását a munkáltatói jogkör gyakorlója visszavonja, a következő értelmű szövegnek kell szerepelnie a visszavonásban: A MÁV ZRt.... (végrehajtási egység megnevezése/-nál a... pénztárkezelői teendők ellátásával megbízott (név) munkavállaló megbízását visszavonom Megfelelő pénztárkezelő, helyettes, illetve pénztárellenőr kijelöléséért, oktatásáért, vizsgáztatásáért, valamint ezek elmulasztásával közvetlenül okozati összefüggésbe hozható kárért a munkáltatói jogkör gyakorlója (ha nem a végrehajtási egység vezetője, akkor a végrehajtási egység vezetőjével közösen) anyagilag, munkajogilag és büntetőjogilag felelős. A pénztárkezelőt a pénztárkezelői tevékenység megkezdése előtt, illetve az utasítás módosítása, vagy újbóli kiadása után a pénztárt felügyelő vezető, vagy az általa írásban megbízott munkavállaló jelen utasítás előírásaiból köteles vizsgáztatni. Az eredményes vizsgáról 2 példányos jegyzőkönyvet kell felvenni, melynek 1 példányát a pénztárt felügyelő vezető, 1 példányát a pénztárkezelő a pénztárban köteles őrizni és ellenőrzés alkalmával bemutatni. A végrehajtási egység vezetője köteles gondoskodni a pénztárkezelő tevékenységének folyamatos ellenőrzéséről, a munkavállaló bizonyítható formában történő utasítással való ellátásáról, valamint a pénztár működéséhez szükséges bizonylatok beszerzésének megszervezéséről és a pénztár azokkal történő ellátásáról A pénztárkezelő feladatai: a készpénz szükséglet felmérése, a készpénz igénylése, a pénzintézet, illetve a MÁV ZRt és a helyi szabályozások által előírt nyomtatványok nyilvántartása, kitöltése és felhasználásának bizonylatolása, a készpénz átvétele, bevételezése a pénztárba, a pénztárban tartott készpénz szabályszerű kezelése és megőrzése, szabályosan kiállított, utalványozott és a pénztárellenőr által felülvizsgált és aláírt kiadási pénztárbizonylat alapján a készpénz kifizetése. A kifizetést ténylegesen csak a pénz átvételére jelentkező személyazonosságának megállapítása és a pénz átvételét igazoló aláírás megtörténte után szabad eszközölni. a pénztári órák befejeztével pénztári zárlat készítése, gondoskodik a pénztár működéséhez szükséges nyomtatványokról, pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése, a bizonylati fegyelem betartása, A házipénztár kezelő a bevételi pénztárbizonylat kiállítása előtt köteles a befizetés jogcímét azonosítani, kifizetés során meggyőződni, hogy a kiadási pénztárbizonylatot az utalványozásra jogosult írta-e alá, továbbá a bizonylat arra rendelt rovatában a pénztárellenőr aláírása szerepel-e. A kézipénztár kezelő a be- és kifizetések előtt köteles elvégezni az alapbizonylatok felülvizsgálatát, továbbá ellenőrizni az utalványozásra jogosult, valamint a pénztárellenőr aláírásának meglétét. Kifizetést csak szabályosan utalványozott és ellenőrzött kiadási pénztárbizonylatra teljesíthet. a területileg illetékes könyvelési egység házipénztárában a Személyszállítási Üzletágnál az ellenőrzésre kötelezettek által kezelt számadópénztári másodkulcsok őrzése és nyilvántartása, a talált tárgyakban fellelhető értékek kezelése.

9 21. szám A MÁV ZRt. Értesítője 617 A pénztárba csak az érvényes bankjegyeket és pénzérméket szabad bevételezni. A bevételezésre kerülő bankjegy hamisítatlanságának ellenőrzésére alkalmas berendezések és pénzszámoló berendezések alkalmazása napi ,- Ft-nál magasabb készpénzforgalmat bonyolító pénztárak esetén kötelező, de a kisebb forgalmú pénztárak esetében is ajánlott. A munkavállaló munkaköri feladata mellett részfeladatként is megbízható a pénztárkezelői teendők ellátásával A pénztárellenőr feladatköre A pénztárellenőr feladata kifizetés előtt a bizonylatok jogszabályok által előírt alaki és tartalmi ellenőrzése. A pénztárellenőr a bizonylatokat alaki szempontból, a bizonylat javítás általános szabályai (egy egyenes vonallal történő áthúzás, fölé írva a helyes összeg, aláírás, dátum) és az alábbiak szerint köteles megvizsgálni: pénztári be- és kifizetések bizonylatolására használt nyomtatvány megfelel-e a jogszabályok által előírt tartalmi és formai követelményeknek, szerepelnek-e a bizonylaton a szükséges aláírások, a bizonylatot előírásszerűen állították-e ki, nincsenek-e rajta törlések vagy szabálytalan javítások. A pénztárellenőr a bizonylatok tartalmi ellenőrzése során vizsgálni köteles, hogy: a bizonylatot az illetékes szervezet, illetve személy állította-e ki, a bizonylathoz valamennyi mellékletet, okmányt csatolták-e, a bizonylatok tartalmazzák-e a teljesítések igazolását, a pénztárbizonylat és az alapbizonylat adatai megegyeznek-e, szabályszerű-e a bizonylat utalványozása. A pénztárellenőr feladata pénztárzárás után a Pénztárjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése. Ennek során ellenőrizni kell azt is, hogy a Pénztárjelentés -be felvezetett tételekhez megvannak-e a pénztári bizonylatok és azok alapbizonylatai. A Pénztárjelentés rontott oldalait érvényteleníteni kell, melyek a tömbben maradnak. A bevételi- és kiadási pénztárbizonylatok folyamatos és hiánytalan felhasználását a pénztárellenőr a pénztárjelentések alapján ellenőrizni köteles. Ennek érdekében a pénztárellenőr ellenőrző táblát köteles vezetni. Minden ellenőrző tábla felső részén fel kell tüntetni a használatba vett bizonylat tömbnek az évi sorszámát, a felhasználó munkavállaló nevét, valamint a teljes kezdőés végződő sorszámot, vízszintes soraiban fel kell tüntetni a bizonylatok sorszámát. Az ellenőrző táblán a pénztárellenőr a napi jelentések felülvizsgálatakor köteles a felhasznált kiadási pénztárbizonylat sorszámát a megfelelő ellenőrző táblán áthúzni. A rontott bizonylatok sorszámát ezen kívül R betűvel is jelölni kell. Ennek érdekében a tömböket használó munkavállalók a rontott bizonylatról kötelesek a pénztárellenőrt haladéktalanul értesíteni. A rontott bizonylat a tömbben marad. Az ellenőrző táblát az utolsó sorszám áthúzásakor köteles a pénztárellenőr aláírni és az utolsó pénztárbizonylat elszámolási napját a táblára feljegyezni. Ha az ellenőrző táblán valamely tétel az utolsó bizonylat elszámolási napjáig sem kerül elszámolásra, köteles a pénztárellenőr a hiányzó bizonylat felkutatása érdekében a szükséges intézkedést megtenni, illetve ennek eredménytelensége esetén a végrehajtási egység vezetője, illetve a könyvelési egység vezetője részére jelentést tenni. A feladat ellátását bizonyító ellenőrző táblát a betelt bizonylattömb mellett kell irattározni és megőrizni. A pénztárellenőr az általa ellenőrzött bizonylatokat, okmányokat, számadásokat kézjegyével és keltezéssel köteles ellátni. A munkavállaló munkaköri feladata részeként is megbízható a pénztárellenőri teendők ellátásával. A pénztár részére utalványozási-, ellenőrzési jogkörrel rendelkező munkavállaló, illetve a pénztárkezelő, valamint ezek közeli hozzátartozója pénztárellenőri feladatok ellátásával nem bízható meg Utalványozási jogkör A MÁV ZRt egységeinek utalványozási rendjét (beleértve az üzletágak által üzemeltetett, jelen utasítás hatálya alá tartozó pénztárakból történő feltöltésre vonatkozó utalványozási jogosultságot is) házipénztár esetén a könyvelési egység vezetője, kézipénztár esetén az Üzletág által kiadott szabályozás alapján, vagy ennek hiányában a pénztárt felügyelő szolgálati hely vezetője határozza meg, vagy azon szolgálati helyek vezetői (vagy az általa kijelölt személy), amely szolgálati helyek jogosultak a kézipénztárból készpénzt felvenni. Az utalványozási rendnek tartalmaznia kell munkakörönként felsorolva az utalványozási jogosultság körét és az összeghatárokat. Új pénztár felállítása esetén legkésőbb az első kézipénztári leszámolás alkalmával az utalványozásra jogosultak névsorát és aláírás mintáját az üzletági könyvelési egység részére a pénztárt felügyelő szolgálati főnökség köteles megküldeni. Amennyiben az utalványozásra jogosultak személyében változás történik, az új névsort és aláírás mintát azonnal meg kell küldeni a könyvelési egység és a feltöltést végző pénztár részére is.

10 618 A MÁV ZRt. Értesítője 21. szám Pénztári zárlat és annak ellenőrzése A pénztár kezelője a pénztári órák befejeztével pénztári zárlatot köteles készíteni, melyet a pénztárellenőrnek ellenőriznie kell. Pénztári zárlatkészítés alkalmával a pénztárkezelőnek meg kell állapítani címletenkénti részletezésben a pénztárban lévő készpénzállományt és azt fel kell vezetni a pénztárjelentés Pénztárellenőrzés rovatába, a pénztárjelentésbe bevezetett tételek alapján meg kell állapítani a bevételek és kiadások napi összegét, majd az előző napi záró készpénzállomány összegét be kell vezetni a Kezdő pénzkészlet rovatba. Ezt követően a bevételek és kiadások összegzésével meg kell állapítani, hogy a pénztár feljegyzései szerinti napi záró egyenleg megegyezik-e a tényleges készpénz készlettel, az egyeztetés során mutatkozó esetleges eltérések okát még a megállapítás napján meg kell keresni, illetve ha ez nem vezet eredményre, az eltérést rendezni kell. Az eltérés rendezéséről a pénztárellenőr által is aláírt jegyzőkönyvet kell felvenni két példányban, melyet a felülvizsgáló pénzügyi szervhez a pénztárjelentés mellékleteként meg kell küldeni Pénztári eltérések rendezése Hiány rendezése Amennyiben a pénztárkezelő a készpénz készlet megszámolása során hiányt állapít meg, a hiány összegét a Pénztárjelentés Hiány rovatába fel kell tüntetni és a hiány összegét a pénztárba azonnal be kell fizetni. A befizetett összeggel a Záró pénzkészlet összegét meg kell emelni. Ha a hiány összegét a pénztárkezelő készpénzben rendezni nem tudja a hiányzó összegről kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani a pénztárkezelő nevére. A kiadási pénztárbizonylatot utalványozásra jogosult munkavállalóval utalványoztatni kell a Egyéb vegyes tartozás főkönyvi számla terhére. A kiadási pénztárbizonylatot a pénztárkezelőnek, mint felvevőnek alá kell írnia. Amennyiben a pénztárkezelő munkabéréből kell levonni a hiány összegét, azt adatközlőn a bérszámfejtés tudomására kell hozni a KSZ ában foglaltak figyelembe vételével. A kiadási pénztárbizonylatot a pénztár egyezősége érdekében a tárgynapi zárlatban el kell számolni. A pénztárkezelő kártérítési felelősségére a Munka Törvénykönyvéről szóló évi XXII. törvény rendelkezései az irányadók. Kötelezettség szegés és ezzel összefüggésben vétkesség alapos gyanúja esetén munkáltatói felelősségre vonást, szabálysértési, vagy büntetőeljárást is kezdeményezni kell Fölös rendezése Pénztári zárlatkor talált többlet összegről bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani és a tárgynapi zárlatban elszámolni Év végi leltárkészítés Az év utolsó munkanapján minden esetben pénztári zárlatot kell készíteni. Ezt követően a B. 24. sz. Leltározási Utasítás előírása szerint a pénztári pénzkészletről leltárt kell készíteni. A leltározás alkalmával a pénztárban talált pénzkészletről címletenkénti részletezettséggel és összeggel hárompéldányos készpénzfelvételi jegyzőkönyvet kell készíteni. A talált pénzkészletnek a pénztárnaplóban szereplő záró pénzkészlettel meg kell egyeznie. Az ellenőrző szervhez a felvett jegyzőkönyvből kettő példányt be kell küldeni a pénzkészlet főkönyvi könyveléssel történő egyeztetése céljából Pénztárátadás Ha a pénztárkezelőt bármilyen okból helyettesíteni kell, vagy a pénztárkezelői munkakörből végleg távozik, pénztári zárlatot kell készíteni. A pénztári zárlat alkalmával a pénztári nyilvántartásokat le kell zárni. A pénztári zárlat után a helyettesítendő, illetve távozó személy által kezelt készpénzt és értékeket, továbbá bizonylatokat és nyilvántartásokat, valamint a pénztári kulcsokat a helyettesnek, illetve az új pénztárkezelőnek át kell adni, aki az átvétel alkalmával az elszámolások helyességéről köteles meggyőződni. A pénztárátadásnál ellenőrizni kell a pénztári másodkulcsokat tartalmazó lezárt borítékot is. Végleges pénztárátadásnál (amikor ismételt átadásnál nem az eredeti pénztárkezelő veszi vissza a pénztárt) ki kell próbálni a kulcsokat és az új pénztárkezelő által kell lezárni a másodkulcsokat tartalmazó borítékot a közvetítővel együttműködve. Ennek elmaradásából eredő károkért az új pénztárkezelő felel. Abban az esetben, ha a helyi adottságok szükségessé teszik, zárcserét kell végezni. (Pl. ha nem több záras páncélszekrény az értékőrző berendezés.) Abban az esetben, ha a helyi adottságok szükségessé teszik, zárcserét kell végezni. (pl. ha nem több záras páncélszekrény az értékőrző berendezés.) Pénztárátadásnál a riasztót át kell kódoltatni minden olyan esetben, ha az azonos kód használatára jogosult(ak) személyében változás következik be. A pénztárátadásnál az átadónak, az átvevőnek, valamint a pénztárellenőrnek, mint közvetítőnek jelen kell lennie. Ha az átadásnál az átadó betegség vagy egyéb ok miatt nem tud jelen lenni, az átadó helyett közvetlen fe-

11 21. szám A MÁV ZRt. Értesítője 619 lettesének és legalább egy tanúnak jelen kell lennie. Ha a pénztárkezelő igényt tart rá, hozzátartozója is jelen lehet, illetve a pénztárkezelő halála esetén kötelező a hozzátartozót írásban (tértivevényes levélben) meghívni. A pénztári zárlatról, valamint az átadásról jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvet az átadónak (vagy helyette hivatalból jelen lévőnek), az átvevőnek, a pénztárellenőrnek és a még jelen lévő személyeknek alá kell írniuk. A jegyzőkönyvet a pénztárjelentés mellékletének kell tekinteni és a felülvizsgáló pénzügyi szervezethez el kell juttatni. A pénztárátadás tényét a pénztárjelentésen fel kell tüntetni. A végleges pénztárátadás szabályszerű lebonyolításáért felelősség terheli a végrehajtási egység vezetőjét A pénztári bizonylat nyomtatványok Jelen rész szabályozza az Utasítás hatálya alá tartozó pénztárakban a pénztár kimenő és bejövő pénzforgalmának dokumentálására használt és használható bizonylatok teljes körét. A rontott bizonylatokat áthúzással érvényteleníteni kell, rá kell írni az elrontás tényét, dátumát és a pénztárkezelőnek alá kell írnia. Az elrontott bizonylat mindegyik példánya a tömbben marad. Pénztári bizonylatok összeg rovatai nem javíthatók, elírás esetén azokat rontottként kell kezelni Bevételi pénztárbizonylat (B. Sz. ny /A/V r.sz.) Minden egyes befizetendő összegről a pénztárkezelő hárompéldányos bevételi pénztárbizonylatot köteles kiállítani: első példány a könyvelési példány, a Pénztárjelentés melléklete, a második példány a befizető példánya (nyugta), a harmadik példány a tömbben marad (tőpéldány) (Bevételi pénztárbizonylat mintája a 3. sz. mellékletben található.) Kiadási pénztárbizonylat (B. Sz. ny /V r.sz.) A pénztári kifizetések szintén csak bizonylat alapján eszközölhetők. A kiadási pénztárbizonylat az erre feljogosított munkavállalók által a pénztárhoz intézett, meghatározott öszszeg kifizetésére vonatkozó rendelkezés, mely annak dokumentálására szolgál, hogy a pénztárból a pénz kiadása megtörtént, azt az arra jogosult személy ténylegesen átvette. A kifizetésről kétpéldányos kiadási pénztárbizonylatot kell készíteni: első példány a könyvelés példánya, a Pénztárjelentés melléklete, második példány a tömbben marad (tőpéldány). (Kiadási pénztárbizonylat mintája a 4. sz. mellékletben található.) Kiadási pénztárbizonylatot pénztárkezelő nem tarthat készletben és nem állíthat ki. Amennyiben a helyi adottságok miatt ez nem hajtható végre kizárólag kézipénztárak esetén és a kiadási pénztárbizonylatot a pénztárkezelő állítja ki, ennek a ténynek az adott szolgálati helyre érvényes Helyi függelékben szerepelnie kell. Ebben az esetben a pénztárt felügyelő vezető felelőssége, hogy utalványozásra jogosult aláírása nélkül kiadási pénztárbizonylat ne kerülhessen a pénztárból kifizetésre. Ennek érdekében hetente, szúrópróba-szerűen, dokumentált módon köteles ellenőrizni a pénztári kifizetések utasításszerű végrehajtását. Kiadási pénztárbizonylatot házi-, valamint kézipénztár kezelője, ellenőre nem utalványozhat Pénztárjelentés A pénztári be- és kifizetések elsődleges idősoros feljegyzésére, a záró pénzkészlet megállapítására a Pénztárjelentés nyomtatványt kell használni, mely a pénztár fajtájától és a pénzforgalom nagyságától függően lehet: Napi (B. Sz. Ny rsz.) (5. sz. melléklet) Időszaki (B. Sz. Ny rsz.) (6. sz. melléklet) pénztárjelentés. A Pénztárjelentés két példányban készül: az első példány mellékletekkel együtt a könyvelés példánya, a második példány a tömbben marad (tőpéldány) A házipénztárnak napi pénztárjelentést kell használnia kiadásai és bevételei dokumentálására. Kézipénztár esetén házipénztárból, illetve számadópénztárból történő feltöltés esetén napi átlagos ,- Ft forgalomig időszaki, Ft összeghatár felett napi pénztárjelentés használata kötelező. Napi pénztárjelentés használata esetén a Pénztárjelentés lezárása naponta kötelező, amennyiben a pénztárban pénzforgalom volt. A könyvelés a pénztárjelentés mellékletei alapján történik Készpénzfelvételi utalvány A készpénzfelvételi utalvány a házipénztár pénzellátása céljából (a pénzintézet által rendelkezésre bocsátott bizonylat) a pénzintézet által vezetett számláról történő összegek felvételére szolgál.

12 620 A MÁV ZRt. Értesítője 21. szám Egy példányban és mindennemű javítás nélkül kell kiállítani, a pénzintézet előírásai szerint. (Mintája a 7. sz. mellékletben található, amely bankonként eltérő lehet.) A pénzintézettől felvett ellátmány összegét a pénztárkezelőnek bevételi pénztárbizonylaton azonnal be kell vételeznie Készpénz-átutalási megbízás A készpénz-átutalási megbízás a Magyar Posta ZRt útján a bankszámlára történő készpénz befizetésére szolgál. (Mintája a 8. sz. mellékletben található.) A bankszámlára befizetett összegről kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítania az ezzel megbízott munkavállalónak Fizetési utalvány A fizetési utalvány a pénztár állomási számadópénztárból történő feltöltésére szolgál. A fizetési utalvány az arra feljogosított személy által a pénztárhoz intézett és a rajta feltüntetett összeg kifizetésére vonatkozó utasítás, mely annak dokumentálására szolgál, hogy a pénztárból a pénz kiadása megtörtént, azt az arra jogosult személy ténylegesen átvette. A fizetési utalványt átírással két példányban kell kiállítani. Valamennyi végrehajtási egységen a végrehajtási egység vezetőjének feladat- és hatásköre a fizetési utalványok kiállítására jogosult munkavállalók körének meghatározása, mely során az összeférhetetlenségre tekintettel kell lenni. Nyilvántartást kell vezetni a fizetési utalvány kiállítására, utalványozására jogosult munkavállalók köréről. (A fizetési utalvány mintája a 9. sz. mellékletben található.) Készpénzfelvételi engedély A baleseti segélyszerelvény telephelyéhez földrajzilag legközelebb található könyvelési egység által kétpéldányos levél formájában kiadott engedély, mely alapján bármely pénztár kifizetést teljesíthet a baleseti mentési, segélynyújtási és helyreállítási munkákban résztvevő segélynyújtó egységek személyzete részére. Az engedélynek tartalmaznia kell: a készpénzfelvételi engedély számát (iktatószám), a kiállító könyvelési egység megnevezését, az engedélyezett összeget számmal és betűvel, az utalványozott összeg felvételére jogosított segélynyújtó egység vezetőjének nevét, szolgálati hely megnevezését, személyazonosító igazolvány számát, az utalványozó aláírását, valamint a könyvelési egység bélyegzőlenyomatát. A segélyszerelvény vezetője jogosult az összeg felvételére. Az engedély egyik példánya az összeget kifizető pénztárnál marad a pénz kiadásának bizonylataként, melyet a felvevő aláírásával elismer. Az engedély másik példánya a segélyszerelvény vezetőjéé, melyre rá kell vezetni a ténylegesen kifizetett összeget, a kiadási pénztárbizonylat számát, illetve a kifizetést teljesítő pénztár kezelőjének aláírását és bélyegzőlenyomatát. A Személyszállítási Üzletág pénztáraiból készpénzfelvételi engedélyre történő készpénz kifizetés szabályait, pénztári elszámolását a P. 5. sz. Személypénztári és Leszámolási Utasítás tartalmazza Egyszerűsített számla (Készpénzfizetési számla) Az Általános Forgalmi Adóról szóló évi LXXIV. törvény pontja szerint az egyszerűsített számla: adóigazgatási azonosításra alkalmas bármely olyan papíralapú, vagy a vevővel történt megállapodás alapján külön jogszabály által meghatározottak szerint elektronikus úton kibocsátott bizonylat, amely legalább a következő adatokat tartalmazza: A számla sorszáma, A számla kibocsátásának kelte, A termékértékesítést teljesítő, szolgáltatást nyújtó adóalany neve, címe, adószáma, Vevő neve, címe, valamint közösségi ennek hiányában adószáma ha a vevő az adó fizetésére kötelezett, Közösségen belüli adómentes termékértékesítés esetén a vevő közösségi adószáma, Termék, szolgáltatás megnevezése, valamint besorolási száma, amely legalább szükséges a törvény szerinti hivatkozás beazonosításához, Számla esetében a teljesítés időpontja, amennyiben eltér a számlakibocsátás időpontjától, Termék, szolgáltatás amennyiben ez utóbbi természetes mértékegységben kifejezhető mennyiségi egysége, mennyisége, Termék, szolgáltatás amennyiben ez utóbbi egységre vetíthető adóval együtt számított egységára, Egyszerűsített számla esetén a termék, szolgáltatás adóval együtt számított ellenértéke összesen, Számla esetén a termék, szolgáltatás adó nélkül számított ellenértéke összesen, Egyszerűsített számla esetén a felszámított adómértéknek megfelelő % érték (20%-os felszámított adómértéknél 16,67%, az 5%-os felszámított adómértéknél 4,76) Számla esetén a felszámított adó százalékos mértéke, az áthárított adó összege összesen, a számla végöszszege. A kiadott bizonylat sorszáma, melyről az egyszerűsített számla kiállításra került, Kiadási pénztárbizonylat csak a fenti követelményeknek megfelelő bizonylat alapján állítható ki.

13 21. szám A MÁV ZRt. Értesítője 621 A készpénzfizetési számlatömb nyomdailag sorszámozott, 50 db egyenként két, illetve három példányt tartalmazó lapból áll. A kétpéldányos számla eredeti példánya a vevőé, a másolati példány a tömbben marad. A hárompéldányos számla eredeti példánya a vevőé, a másodpéldány a könyvelés bizonylata, a harmadik példány a tömbben marad. A számla kiadását a vonatkozó bevételi pénztárbizonylaton... sz. készpénzfizetési számla kiadva szöveggel fel kell tüntetni. Egyebekben az Áfa utasítás (jelenleg hatályos az 57/2004. (XII. 10. MÁV. Ért 50.) sz. utasítás) előírásait kell alkalmazni. (A készpénzfizetési számla mintája a 10. sz. mellékletben található.) Készpénzigénylés elszámolásra (B / N) A készpénzigénylés elszámolásra nyomtatványtömb nyomdailag sorszámozott, 50 db egyenként két példányt tartalmazó lapból áll. A kiállított készpénzigénylés elszámolásra nyomtatvány eredeti példánya a kiadási pénztárbizonylat melléklete, a másolati példány a tömbben marad. Elszámolási előleg kifizetésekor a nyomtatvány nem helyettesíti az utalványozó által aláírt és szabályszerűen kiállított kiadási pénztárbizonylat nyomtatványt. A nyomtatványt annak a szolgálati helynek kell kiállítani és készletben tartani, amely az elszámolási előleget igénybe veszi. (Készpénzigénylés elszámolásra nyomtatvány a 11. sz. mellékletben található.) Deviza (valuta) bevételi pénztárbizonylat (C /V. r.sz.) Minden egyes befizetendő összegről a pénztárkezelő hárompéldányos bevételi pénztárbizonylatot köteles kiállítani: első példány a könyvelési példány, a Pénztárjelentés melléklete, a második példány a befizető példánya (nyugta), a harmadik példány a tömbben marad (tőpéldány) (Deviza (valuta) bevételi pénztárbizonylat a 12. sz. mellékletben található.) Deviza (valuta) kiadási pénztárbizonylat (C /V. r.sz.) A valutapénztári kifizetések szintén csak bizonylat alapján eszközölhetők. A kiadási pénztárbizonylat az erre feljogosított munkavállalók által a pénztárhoz intézett, meghatározott öszszeg kifizetésére vonatkozó rendelkezés, mely annak dokumentálására szolgál, hogy a pénztárból a kiadás megtörtént, azt az arra jogosult személy ténylegesen átvette. A kifizetésről hárompéldányos kiadási pénztárbizonylatot kell készíteni: első és második példány a könyvelés példánya, a Pénztárjelentés melléklete, harmadik példány a tömbben marad (tőpéldány). (Deviza (valuta) kiadási pénztárbizonylat a 13. sz. mellékletben található.) Devizapénztár-jelentés (C /V. r. sz.) A valutapénztár pénztári be- és kifizetéseinek elsődleges idősoros feljegyzésére, a záró pénzkészlet megállapítására a Devizapénztár-jelentés nyomtatványt kell használni. A Devizapénztár-jelentés két példányban készül: az első példány mellékletekkel együtt a könyvelés példánya, a második példány a tömbben marad (tőpéldány) (Devizapénztár-jelentés a 14. sz. mellékletben található.) A bizonylat nyomtatványok kezelése Valamennyi pénztári bizonylatnyomtatvány szigorú számadású nyomtatvány. 92/1998. (MÁV Értesítő 30.) sz. utasítás értelmében a szigorú számadású nyomtatványokat a Területi Logisztikai Központ nyomtatványraktárától kell vételezni. Szigorú számadású nyomtatvány beszerzést a pénztár kezelésével és ellenőrzésével megbízott munkavállalók a Területi Logisztikai Központban sem végezhetnek. A Területi Logisztikai Központ nyomtatványraktára olyan nyilvántartást köteles vezetni, amelyből nyomon követhető mind a beszerzett és raktáron lévő, mind a végrehajtási egységek részére kiadott szigorú számadású nyomtatványtömbök sorszáma és útja fajtánként. A raktárból vételezett bizonylat tömbökről a vételező végrehajtási egységen az erre kijelölt munkavállaló naprakész nyilvántartást köteles vezetni. A bizonylat tömbfajtánként vezetett nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmaznia: a nyomtatványtömb évi sorszáma, a beszerzés kelte, a tömb kezdő és végső sorszáma, a használatbavétel kelte, a felhasználó (szervezet) megnevezése, a felhasználásért felelős munkavállaló neve, az átvevő munkavállaló olvasható névaláírása, a betelt tömb irattározásának kelte, jegyzet.

14 622 A MÁV ZRt. Értesítője 21. szám Szigorúan kell ügyelni arra, hogy két azonos sorszámú tömb egy időben ne legyen használatban. A nyilvántartásba minden utalvány tömböt külön sorba kell felvezetni. A nyilvántartást vezető munkavállaló a beszerzett bizonylattömböket azonnal köteles nyilvántartásba venni, a tömböket sorszámmal ellátni és a fedőlapon hitelesíteni. A hitelesített tömböket az ezzel megbízott munkavállaló köteles jól zárható helyen őrizni A végrehajtási egység vezetője határozza meg írásban azokat a munkaköröket, illetve szervezeteket, amelyeket kiadási pénztárbizonylat tömbbel el szabad látni. Ezek névsorát a végrehajtási egység vezetője írásban bocsátja a nyilvántartást vezető munkavállaló rendelkezésére, egyidejűleg megszabva azt is, hogy az egyes munkakörökben egy időben összesen hány tömb lehet készletben Folyamatos felhasználás esetén a nyilvántartást vezető munkavállaló új bizonylattömböt csak a másolati bizonylatokat tartalmazó felhasznált tömb egyidejű visszaadása esetén adhat ki Mind a helyi, mint a központi ellenőrzés (pénztárvizsgálat) alkalmával az ellenőrzést végző szúrópróbaszerűen köteles ellenőrizni a szigorú számadású bizonylatok nyilvántartását, a beszerzési folyamatot, a szertárból történő kiadást, felhasználást Eljárás hamis gyanús pénz esetén Hamis pénz befizetésének kísérlete Hamis, vagy hamisgyanús pénz esetén a Magyar Nemzeti Bankról szóló évi LVIII. törvény szabályai alapján kell eljárni az alábbiak szerint: Ha valaki hamisgyanús pénzt kísérel meg befizetni a pénztárba, azt befizetésként elfogadni nem szabad, de azt a befizetőnek sem szabad visszaadni. Ilyen esetben a visszatartott hamis-gyanús pénzről a fél részére elismervényt kell adni és az esetről két tanú jelenlétében jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvet a féllel lehetőség szerint alá kell íratni. A megcsonkított pénzérméket és bankjegyeket nem szabad, a súlyukban jelentősen megfogyott vagy nehezen felismerhető pénzérméket nem kell fizetésül elfogadni Pénztári zárlatkor talált hamis pénz Ha a pénztári zárlat alkalmával a megfelelő technikai eszközökkel és ismeretekkel rendelkező pénztárkezelő vagy a pénztárellenőr hamis-gyanús pénzt talál, az annak megfelelő összeget a pénztárkezelő köteles azonnal megtéríteni, vagy a pontban előírtak szerint kell eljárni. A hamis gyanús pénzről jegyzőkönyvet kell felvenni Jegyzőkönyv felvétele, tartalma A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: a jegyzőkönyv felvételének idejét, tárgyát, a jelenlévő nevét, beosztását, a pénztár és a pénztáros adatait, annak leírását, hogy milyen körülmények között került a pénztárba a hamis-gyanús pénz, a pénztárat felülvizsgáló pénzügyi szervezet megnevezését és címét, amennyiben befizetés alkalmával került megállapításra, a befizető nevét, személyazonosító igazolvány számát és lakcímét is. A hamis gyanús pénzt 72 órán belül továbbítani kell a Magyar Nemzeti Bank Pénzforgalmi, Emisszió-szabályozási és Szervezési Főosztály Emisszió-szervezési és Fejlesztési Osztály Érme és Bankjegy Laboratóriuma részére (Budapest V. Szabadság tér 8. Budapest 1850). Ha a Magyar Posta útján küldik meg az MNB laboratóriuma részére, értékbiztosítással feladott levélként kell postára adni. Az értékbiztosítással feladott küldeményt úgy kell borítékba tenni, hogy a boríték és a ragasztás, valamint a ragasztáson lévő aláírás és pecsétnyom megsérülése nélkül ne lehessen a tartalomhoz hozzáférni. A hamis-gyanús bankjegyek MNB részére való megküldésével egyidejűleg a területileg illetékes rendőri szerveknél feljelentést kell tenni. Amennyiben a MNB vizsgálata azt állapítja meg, hogy a bankjegy nem hamis, az összeget a MÁV ZRt bankszámláján jóváírja. Ha a pénztárkezelő az összeget nem készpénzben fizette be, azt személyi számláján jóvá kell írni, amennyiben készpénzben rendezte, az összeget részére vissza kell fizetni Pénztári felszólamlás A pénztártól történő eltávozás után semmiféle felszólamlást nem lehet figyelembe venni. Az erre vonatkozó figyelmeztetést a pénztárban jól látható helyen ki kell függeszteni A házipénztár pénzkezelésének szabályai Házipénztár csak a könyvelési egységek központjaiban működhet A házipénztár engedélyezése A pénztár létesítésének, megszüntetésének, illetve a keretösszeg emelésének engedélyezését írásban kell kérni a Számviteli Szolgáltatás Vezetőjétől. A pénztár engedélyezése iránti igénylésben a végrehajtási egységnek:

15 21. szám A MÁV ZRt. Értesítője 623 részletesen indokolnia kell a pénztár szükségességét, fel kell sorolnia azokat a jogcímeket, amelyekre kifizetést kíván eszközölni, meg kell jelölnie a pénztár indokolt keretösszegét, fel kell tüntetnie a tervezett átlagos napi kiadási forgalmat, mellékelni kell a pénztárat felügyelő vezető arra vonatkozó nyilatkozatát, hogy a pénztár az Utasításban előírt tárgyi és személyi feltételeknek maradéktalanul megfelel. A pénztár engedélyezéséről, keretemeléséről, megszüntetéséről az igénylő szervezetet írásban értesíti a Számviteli Szolgáltatás Vezető. Pénztár létesítése, illetve keretösszeg emelése esetén az engedélyben feltünteti, hogy a pénztárból milyen kifizetések eszközölhetők, mennyi a pénztár keretösszege A pénztár működtetése A pénztár pénzellátása A pénzintézetnél vezetett bankszámla terhére a készpénz felvétele készpénzfelvételi utalvánnyal történik (ebben a tekintetben pénzintézetnek tekintendők a Magyar Posta ZRt fiókjai is). A pénztárba befizetett készpénz összege a pénztári kiadások fedezetére felhasználható A pénztárból teljesíthető kifizetések A pénztárból csak a Számviteli Szolgáltatás Vezető fent meghatározott engedélyében feltüntetett kiadási jogcímeken szabad kifizetést teljesíteni. A pénztárban nyilvántartást (a kézipénztár kezelő és helyettese nevének feltüntetésével) kell vezetni arra vonatkozóan, hogy melyik kézipénztárakat töltheti fel a házipénztár. A pénztárból csak olyan tételek fizethetők ki, amelyeket a számlát fogadó szolgálati hely vezetője, illetve az arra kijelölt munkavállalója elismert. A számlán a szolgálati hely a kontírozást is köteles feltüntetni Pénztárkeret A napi pénztári zárlat után a tartható készpénz készletet meghaladó összeget még a napi pénztári zárlat előtt a pénzintézetnél vezetett számlára vissza kell fizetni készpénzátutalási megbízással. Ennek figyelembe vételével kell megállapítani a pénztári nyitvatartási rendet. Indokolt esetben szükség lehet arra, hogy a zárlat után az engedélyezett készpénzkészletet meghaladóan maradjon készpénz a pénztárban. Ez csak abban az esetben lehetséges, ha a pénztár biztonsági előírásai ezt lehetővé teszik (lásd az utasítás pontját). A keretösszeget meghaladó záró pénzkészletet a végrehajtási egység vezetőjének írásban kell engedélyezni a pénztárjelentésen, miután az indoklást a pénztáros a pénztárjelentésen előjegyezte Egyszeri elszámolásra kiadott előlegek Az elszámolásra kiadható összegek jogcímeit, ezen lehetőség alkalmazását és menetét a könyvelési egység vezetője határozza meg a házipénztár részére kiadott engedélyben foglaltak figyelembe vételével. Egyszeri elszámolásra kiadott előlegnek minősül minden olyan kifizetés, mikor a MÁV ZRt munkavállalója veszi fel az összeget a pénztárból utólagos elszámolási kötelezettség mellett az engedélyben szereplő cél érdekében. A belföldi ideiglenes kiküldetésre utazó munkavállaló részére útielőlegként kérése esetén elszámolási előleget kell folyósítani, mely bizonylata a kiküldetési rendelvény úti-előleg fizetési utalvány része. Készpénzt elszámolásra csak személyre szólóan lehet kifizetni kiadási pénztárbizonylat egyidejű kiállítása mellett, melyet a pénztárból utalványozásra jogosult személy előzetesen utalványozott és a pénztárellenőr leellenőrzött. Az elszámolásra kiadott összeg nem haladhatja meg a cél eléréséhez indokoltan szükséges mértéket. Egyszeri elszámolási előleg felvételére a Portfólió-kezelési Általános vezérigazgató helyettestől kell engedélyt kérni. Az egyszeri elszámolásra kiadott előleg alapbizonylata a készpénzigénylés elszámolásra nyomtatvány. (Mintája a 11. sz. mellékletben található.) Az elszámolásra kiadott összegekkel a pénz felvételét követő 5 munkanapon belül (kiküldetés esetén a visszaérkezést követő első munkanapon) el kell számolni. Az elszámolásra kiadott összeget, ha a célnak megfelelően az adott határidőn belül nem használták fel, azonnal vissza kell fizetni. Elszámolásra készpénz csak abban az esetben adható ismételten, ha a munkavállaló az előzetesen felvett öszszeggel leszámolt. Az elszámolásra kiadott összegekről az elszámolási előlegekkel foglalkozó munkavállaló nyilvántartást köteles vezetni a következő fejrovatokkal: tárgyévi sorszám, kiadás időpontja, kiadás célja, felvevő neve, összeg,

16 624 A MÁV ZRt. Értesítője 21. szám készpénzigénylés elszámolásra bizonylat sorszáma, kiadási pénztárbizonylat száma, felhasznált összeg, leszámolás időpontja, bevételi pénztárbizonylat száma, kiadási pénztárbizonylat száma, megjegyzés. Az egyszeri elszámolásra kiadott előlegekkel történő leszámolás a következők figyelembe vételével kell, hogy történjen: első lépésként az előleg összegéből megmaradt öszszeget bevételi pénztárbizonylaton vissza kell vételezni, második lépésként a felhasználást igazoló okmányok (pl.: számlák) összegzése után a ténylegesen felhasznált összegről kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani, ha a leadott számla összege magasabb, mint a felvett elszámolási előleg összege, a különbözetet a munkavállaló részére ki kell fizetni, kiadási pénztárbizonylat kiállítása mellett. (Az elszámolási előleg terhére kell utalványozni.) Amennyiben az elszámolási előleget felvevő munkavállaló a felvett előleggel 30 napon belül nem számol le, az illetékes bérszámfejtő szervet értesíteni kell a törvény által előírt SZJA fizetési kötelezettség teljesítése érdekében Letétbe helyezett értékpapírok és tárgyletétek kezelése a házipénztárban A letét engedélyezése A pénztárban értékpapírokat csak a pénzügyi igazgató, tárgyletéteket csak a pénztárat felügyelő vezető írásbeli engedélyével lehet őrizni. Az engedélyben szerepelnie kell, hogy a letét meddig tartható a pénztárban. Talált tárgyak esetén a P. 7. sz. utasításban foglaltak szerint kell eljárni. Őrizni a következőket lehet: üzleti biztosítékként átadott értékek. a MÁV ZRt területén talált és az állomások által a területileg illetékes könyvelési egység házipénztárához beszállított értékek. MÁV vállalkozás tulajdonában lévő érték csak üzleti biztosítékként őrizhető A letétek bevételezése és kiadása Előzetes engedély alapján a pénztárban elhelyezett letétekről bevételi-, kiadáskor kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. Külön pénztárbizonylat tömböket kell használni a letétek esetén, melynek borítólapján Értékletét megjelölést kell alkalmazni. A bevételi- és kiadási pénztárbizonylaton az átvett értékeket egyenként, a megnevezés, a sorszám és a névérték feltüntetésével kell felsorolni. A pénztári bizonylatot kettős aláírással (pénztárkezelő és pénztárellenőr) kell ellátni. A letevő és felvételező személyazonosító igazolványának számát mind a bevételi-, mind a kiadási pénztárbizonylaton fel kell tüntetni. A letétbe helyezett értékpapírokat a pénzügyi igazgató, egyéb letéteket a végrehajtási egység vezetőjének írásbeli engedélye alapján szabad kiadni. Kiadás előtt a vonatkozó bevételi pénztárbizonylat Nyugta példányát a letétért jelentkező, átvételre jogosult személytől be kell vonni A letétek nyilvántartása A letétbe helyezett értékekről a pénztárkezelőnek értéktípusonként nyilvántartást kell vezetnie az alábbi fejrovatokkal: sorszám letétbe helyezés kelte ügyiratszám letétbe helyező neve, személyazonosító igazolvány száma, lakcíme letétbe helyezett érték megnevezése, sorozat és sorszáma névérték egyenként névérték összesen kiadásra vonatkozó ügyirat száma kiadás kelte kiadott letét értéke összesen bevételi bizonylat száma kiadási bizonylat száma A házipénztár készpénzelszámolásának szabályai, a pénztárjelentés vezetése A leszámolás elkészítését a pénztárjelentés lezárásával kell kezdeni Pénztárjelentés vezetése A be- és kifizetések összesítésére és a pénzelszámolás ellenőrzésére a kétpéldányos Pénztárjelentés szolgál. A pénztárbizonylatok és a pénztárjelentés vonatkozó szövegeinek és összegeinek meg kell egyeznie egymással. A pénztárkezelő köteles közvetlenül a pénz átvétele vagy kifizetése után a bevételi, illetve kiadási pénztárbizonylat adatait a pénztárjelentésbe felvezetni. A zárlati munkálatok ellenőrzésének befejezése és a pénztárjelentés aláírása után a végrehajtási egység vezetője köteles gondoskodni arról, hogy a pénztári leszámolást a felülvizsgáló pénzügyi szervezet részére kimutatható formában haladéktalanul átadják.

17 21. szám A MÁV ZRt. Értesítője 625 A felülvizsgálathoz át kell adni a pénztárjelentés eredeti példányát, amelyhez csatolni kell a tételszámok sorrendjében a bevételi és kiadási bizonylatokat, illetve mellékleteiket. Abban az esetben, ha a felülvizsgáló pénzügyi szervezet a pénztári leszámolást esetleg annak egyes tételeit alaki, számszaki vagy érdemi szempontból kifogásolja, a végrehajtási egység vezetője köteles azonnal minden intézkedést megtenni a hiányosság megszüntetése, valamint a kifogásolt leszámolás vagy bizonylat helyesbítése érdekében. Ezen túlmenően indokolt esetben felelősségre vonást kell kezdeményezni a munkáltatói jogkör gyakorlójának. Ha a kifogásolt tétel helyesbítésére utólag már nincs lehetőség, szabálytalan beszerzés esetén a beszerzést elrendelő vezető, a kifizetés lebonyolításánál elkövetett szabálytalanság vagy tévedés esetén a pénztár kezelője köteles a kifogásolt tételnek megfelelő összeget 8 naptári napon belül a házipénztárba befizetni. A befizetés megtörténtét a pénztárjelentésen a pénztári zárlat után elő kell jegyezni és a bevételi pénztárbizonylat nyugta példányát a pénztárjelentéshez kell tartósan hozzáerősíteni. Ilyenkor a pénztárjelentés vonatkozó tételét a felülvizsgáló pénzügyi szervezet rendelkezésére érvényteleníteni kell. Annak érdekében, hogy a tétel a záró pénzkészletet ne befolyásolja, függő számla terhére könyvelendő és a későbbi pénztárjelentésen (határozat utáni legközelebbi napon) kell befizetni a kérdéses összeget, ami a függő számla javára könyvelendő. A pénztár kezelője köteles a felülvizsgáló pénzügyi szervezet észrevételei szerint a pénztárjelentés másolati példányát megfelelően javítani. Ezt a végrehajtási egység vezetőjének minden esetben ellenőriznie, s ennek igazolásául a pénztárjelentés vonatkozó tételénél aláírását alkalmaznia kell Az ellenőrzésre kötelezettek által kezelt számadópénztári másodkulcsok kezelése és nyilvántartása a könyvelési egységek házipénztárában A másodkulcsok beküldése Az ellenőrzésre kötelezettek által kezelt számadópénztáraknál használt pénzszekrények, pénzládák kulcsainak másodpéldányait a P. 5. Utasításban részletesen szabályozott módon egyesített pénztárszám bélyegző lenyomattal ellátott szabvány borítékban a területileg illetékes könyvelési egység házipénztárában kell őrizni. A megőrzés céljából beérkező borítékokat a házipénztár kezelője köteles felülvizsgálni abból a szempontból, hogy a boríték lezárása az előírt módon történt-e, tartalmazza-e a végrehajtási egység vezető, a pénztárkezelő és tanúk aláírását, az állomás bélyegzőlenyomatát és a kulcs(ok)ra vonatkozó adatokat (a pénztár megnevezése, a kulcsok darabszáma). A borítékot vissza kell küldeni az állomásra, ha annak lezárása szabálytalan vagy adatai hiányosak. Az átvett borítékokról a beküldő állomásnak a 1. sz. mellékletben található mintájú elismervényt kell küldeni. A könyvelési egység házipénztárában őrzött számadópénztári másodkulcsokat évente egyszer le kell próbálni, ellenőrizni, melyet a pénztárvizsgálóknak kell elvégezni A másodkulcsok nyilvántartása A megőrzésre átvett, kifogástalan borítékokat nyilvántartásba kell venni. A nyilvántartásba az állomás nevét betűrendi sorrendben, továbbá a pénztár megjelölését, a kulcsok darabszámát kell bevezetni. A borítékokat a nyilvántartás sorrendjében páncélszekrényben kell elhelyezni és őrizni. A pénztárba visszaérkezett másodkulcsok új nyilvántartási számot kapnak A pénztárkulcsok kiadása A pénztárkulcsot tartalmazó borítékot az írásban érkezett kérés alapján csak a könyvelési egység vezetőjének írásbeli engedélyére (melynek mintáját a 2. sz. melléklet tartalmazza) szabad a megnevezett személynek kiadni vagy elküldeni Személyes kiszolgáltatás esetén az átvételt az előző bekezdésben ismertetett engedélyen kell az átvevővel elismertetni a végrehajtási egység vezető által kiállított meghatalmazás bevonása mellett Kiküldés esetén a másodkulcso(ka)t tartalmazó borítékot B Értékcikk jelzéssel ellátott újabb borítékba kell helyezni. A másodkulcsok kiküldése esetén a 2. sz. melléklet szerinti engedélyt is ki kell postázni az átvétel igazolása céljából, melyet az állomás postafordultával köteles viszszaküldeni. A másodkulcsok kiadását a nyilvántartásban az időpont feltüntetésével fel kell jegyezni, a könyvelési egység vezetőjének írásbeli engedélyét pedig a nyilvántartás mellékleteként időbeli sorrendben meg kell őrizni Amennyiben a másodkulcs(ok) használat után szabályszerűen lezárt borítékban újból visszaérkeznek, új elismervény kiadása után ezt a nyilvántartáson ugyancsak át kell vezetni A talált tárgyakban fellelhető értékek kezelése a házipénztárban A MÁV ZRt területén talált és az állomások által B. Értékcikk jelzésű borítékban a könyvelési egység házipénztárához beszállított értékek kezelésére, az érdekelt

18 626 A MÁV ZRt. Értesítője 21. szám szervezetekhez történő beszolgáltatására és az esetleges értékesítésből befolyt összegeknek a megjelölt bankszámlára történő befizetésére a P. 7. és P. 5. sz. Utasításokban előírtakat kell alkalmazni A kézipénztár pénzkezelésének szabályai A kézipénztár engedélyezése Kézipénztár működtetéséhez engedély szükséges, kézipénztár csak a Számviteli Szolgáltatásvezető által kiadott engedély birtokában működhet. A kézipénztár létesítését, keretösszeg emelését, megszüntetését írásban kell kérni. A kérelmet az üzletági könyvelési egység vezetőjének kell megküldeni. A pénztár engedélyezése iránti igénylésben a végrehajtási egységnek: indokolnia kell részletesen a pénztár szükségességét, fel kell sorolnia azokat a jogcímeket, amelyekre kifizetést eszközölni kíván, fel kell sorolni azokat a jogcímeket, amelyekre vonatkozóan befizetéseket kíván elfogadni, meg kell jelölnie a pénztár indokolt keretösszegét, fel kell tüntetnie a tervezett átlagos napi kiadási forgalmat, szerepeltetni kell, hogy a kézipénztár feltöltést milyen forrásból kívánják megvalósítani, mellékelni kell a pénztárat felügyelő vezető arra vonatkozó nyilatkozatát, hogy a pénztár az utasításban előírt tárgyi és személyi feltételeknek maradéktalanul megfelel. A pénztár engedélyezése iránti kérelmet minden esetben ellenjegyzi az üzletági könyvelési egység vezetője. Ezt követően a könyvelési egység engedélyezésre felterjeszti a Számviteli Szolgáltatás Vezetőjének engedélyezés céljából. A pénztár engedélyezéséről az igénylő szervezetet az üzletági könyvelési egység útján írásban értesíti a Számviteli Szolgáltatás Vezető, melyben feltünteti, hogy a pénztárból milyen kifizetések eszközölhetők, a pénztárba milyen jogcímeken lehet befizetni, mennyi a pénztár keretösszege. Az üzletági könyvelési egység az engedély másolatának megküldésével értesíti a szolgálati helyet a pénztár engedélyezéséről. A pénztár első keretösszegét a pénztár kezelésével megbízott munkavállaló jogosult felvenni Kézipénztár megszüntetése Kézipénztár megszüntetését a pénztárt felügyelő vezetőnek, átszervezés esetén az Üzletágnak kell kezdeményeznie az üzletági könyvelési egységnél. A könyvelési egység a megszüntetési kérelmet felterjeszti a Számviteli Szolgáltatás Vezetőjének. A kézipénztár megszüntetésének engedélyezéséről a Számviteli Szolgáltatás Vezető írásban értesíti az üzletági könyvelési egység útján a végrehajtási egységet. Kézipénztár megszűnése esetén a pénztár keretösszegét be kell fizetni abba a pénztárba, amelyből a pénztár feltöltése történt. A befizetésről kapott bizonylatról kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani és el kell készíteni az utolsó zárlatot. (Bevétel kezdő pénzkészlet, kiadás a visszafizetett ellátmány összege.) A megszüntetésről szóló engedélyt csatolni kell az utolsó pénztárjelentéshez. A pénztár készletében lévő felhasználatlan szigorúan elszámolandó nyomtatvány készletet (megkezdett tömb esetén a teljes tömböt) be kell küldeni az illetékes pénztárvizsgáló csoporthoz. A beküldött felhasználatlan készletről 3 példányos kimutatást kell készíteni (pl. kiadási pénztárbizonylat ig). A kimutatás 1 példánya a pénztárban marad, 2 példányt a szigorú számadású nyomtatványok mellékleteként be kell küldeni. A pénztárvizsgáló csoport a számára kiadott utasítás szerint a szigorúan elszámolandó nyomtatványokat felhasználásra alkalmatlanná teszi és a kimutatás 1 elismert példányával visszaküldi irattározás céljából A pénztár működtetése A pénztár pénzellátása A kézipénztár készpénzzel történő ellátása házipénztárból, vagy a helyi adottságoknak megfelelően a Személyszállítási Üzletág csomópontjain működő számadópénztárakból történik. Az ellátmányként felvett összeget bevételi pénztárbizonylaton azonnal be kell vételezni a pénztárba A pénztárból teljesíthető kifizetések A pénztárból csak az írásbeli engedélyben meghatározott kiadási és bevételi jogcímeken szabad kifizetést teljesíteni, illetve bevételeket elfogadni az e tárgyban kiadott utasításban foglalt összeghatárt is figyelembe véve Pénztárkeret A pénztár keretösszege az az összeg, amelyet a Számviteli Szolgáltatás Vezető engedélyezett, illetve erre az összegre lehet maximum feltölteni a kézipénztárt. Amennyiben a záró pénzkészlet a bevételek miatt magasabb a keretösszegnél, a többlet összeget be kell fizetni a házi-, vagy a számadópénztárba.

19 21. szám A MÁV ZRt. Értesítője Egyszeri elszámolásra kiadott előlegek Az elszámolásra kiadható előlegek jogcímei a pénztár működési engedélyében szereplő kifizetési jogcímekkel megegyezik, ezen túlmenően minden vonatkozásban a pontban leírtak szerint kell eljárni A kézipénztár készpénzelszámolásának szabályai A leszámolás elkészítését a pénztárjelentés lezárásával kell kezdeni. Pénztári zárlat készítése időszaki pénztárjelentés vezetése esetén minden olyan napon kötelező, amikor pénzmozgás történt Pénztárjelentés vezetése Az utasítás pontjában Pénztárjelentés vezetése címszó alatt leírtak szerint kell eljárni A valuta házipénztár pénzkezelésének szabályai A valuta házipénztár engedélyezése Valuta házipénztár csak a Központi Főkönyvelőségnél működhet. A valuta házipénztárból történik az ideiglenes külföldi kiküldetésre utazók valuta ellátmánnyal történő ellátása. Valuta házipénztár kezelésével csak valutapénztárosi vizsgával rendelkező munkavállaló bízható meg. A pénztár létesítését és keretösszegét, szükség esetén a keretösszeg emelését írásban kell kérni, melyet a Számviteli Szolgáltatás Vezető engedélyez. A pénztár engedélyezése iránti igénylésben: meg kell jelölnie a pénztár indokolt keretösszegét, fel kell tüntetnie a tervezett átlagos napi kiadási forgalmat, mellékelni kell a pénztárat felügyelő vezető arra vonatkozó nyilatkozatát, hogy a pénztár az Utasításban előírt tárgyi és személyi feltételeknek maradéktalanul megfelel. A pénztár engedélyezéséről, keretösszegéről, illetve a keretösszeg emeléséről a Számviteli Szolgáltatás Vezető az igénylő szervezetet írásban értesíti A pénztár pénzellátása, a valuta bevételezése A pénzintézetnél vezetett deviza bankszámla terhére a valuta felvétele kifizetési bizonylattal történik. (Kifizetési bizonylat mintája a 15. sz. mellékletben található.) A pénzintézetnél vezetett deviza bankszámláról felvett, illetve a munkavállaló által fel nem használt és viszszafizetett valutáról Deviza (valuta) bevételi pénztárbizonylat -ot kell kiállítani. A pénztárba visszafizetett valuta összege a pénztári kiadások fedezetére felhasználható Pénztárkeret Indokolt esetben szükség lehet arra, hogy a zárlat után az engedélyezett keretet meghaladóan maradjon valuta a pénztárban. Ez csak abban az esetben lehetséges, ha a pénztár biztonsági előírásai ezt lehetővé teszik (lásd az utasítás pontját). A keretösszeget meghaladó záró valuta készletet a könyvelési egység vezetője írásban engedélyezi a pénztárjelentésen, miután az indoklást a pénztárjelentésen a pénztáros bejegyezte A deviza (valuta) ellátmány igénylése, felvétele és elszámolása A deviza (valuta) ellátmány igénylését, felvételét és az elszámolás szabályait Az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítők deviza ellátmányának elszámolása (jelenleg hatályos a 37/2004. MÉ 23. sz. vezérigazgatói) c. utasítás tartalmazza A valuta házipénztár elszámolásának szabályai A valuta házipénztárban tartott valuta árfolyamának meghatározása a MÁV ZRt Számviteli politikájának mellékletét képező Értékelési Szabályzat szerint történik Pénztárjelentés vezetése A be- és kifizetések összesítésére és a valuta elszámolás ellenőrzésére a kétpéldányos Devizapénztár-jelentés szolgál. (A Deviza pénztárjelentés mintája a 14. sz. mellékletben található.) A Devizapénztár-jelentés -t valutanemenként kell vezetni. A leszámolás elkészítését a pénztárjelentés lezárásával kell kezdeni. A pénztárbizonylatok és a pénztárjelentés vonatkozó szövegeinek és összegeinek meg kell egyeznie egymással. A pénztárkezelő köteles közvetlenül a valuta átvétele vagy kifizetése után a bevételi, illetve kiadási pénztárbizonylat adatait a pénztárjelentésbe felvezetni és a GIR rendszerbe a napi zárás után berögzíteni. A Deviza (valuta) bevételi pénztárbizonylat mintája a 12. sz., a Deviza (valuta) kiadási pénztárbizonylat mintája a 13. sz. mellékletben található.)

20 628 A MÁV ZRt. Értesítője 21. szám 4.5. Utalványozási értékhatár táblázat UTALVÁNYOZÁSI JOGKÖRÖK ÉRTÉKHATÁR TÁBLÁZATA Utalványozás tárgya 1. Pénztári utal ványozás házi pénztárból Részletezés Utalványozásra jogosult a) Közp. Főkönyvelőség Pénzügyi ig. Közp. Főkönyvelőség vezetője és az általa megbízott két munkavállaló b) Főkönyvelőség Főkönyvelő és az általa megbízott munkavállalók c) Könyvelő egység egységvezető és az általa megbízott munkavállalók Korlátozás mértéke (Ft) DHL szerint DHL szerint DHL szerint Jegyzet Pénztári utalványozás: a pénztár részére történő írásbeli utasítás adása, hogy meghatározott összegű készpénzt személynek vagy szervezetnek fizessen ki. 2. Közp Főkönyv. valuta házipénztárából Nemzetközi Kapcs. Főo. vez. és helyettese,valamint a Főov. által megbízott egy munkavállaló DHL szerint Ideiglenes külföldi kiküldetés alapján jelentkező járandóságok vonatkozásában. 3. Pénztári utalványozás számadópénztárból a) Személyszállítási Üzletág valamennyi számadópénztárából b) SZESZA csomópont kijelölt számadópénztárából 1. Kézipénztár kiegészítés Valamennyi Főkönyvelő, könyvelő egység vezető és az általa megbízott munkavállalók SZESZA csomóponti főnök és helyettesei Ért. Központ Vez. Szolg.felügy. Kp. Vez. A kézipénztárt működtető végrehajtási egység vezetője és az általa üzletági jóváhagyással megbízott munkavállalók 2. Utielőleg A végrehajtási egység utalványozási jogkörrel rendelk. munkavállalója DHL szerint DHL szerint DHL szerint DHL szerint Az MSzSz szerint feladatkörébe utalt esetekben és összeghatár mértékéig A pénztár engedélyében szereplő esetben és mértékig A kiküldetéssel, illetve telephelyen kapcsolatos költség várható mértékéig 4. Pénztári utalványozás kézipénztárból Végrehajtási egység által működtetett kézipénztár A kézipénztárat működtető végrehajtási egység vezetője és az általa üzletági jóváhagyással megbízott munkavállalók A pénztári engedélyben szereplő jogcímeken és összeghatárig.