JELENTÉS. a Bolgár Országos Önkormányzat évi pénzügyigazdasági tevékenységének ellenőrzéséről január

Átírás

1 JELENTÉS a Bolgár Országos Önkormányzat évi pénzügyigazdasági tevékenységének ellenőrzéséről január

2 3. Önkormányzati és Területi Ellenőrzési Igazgatóság 3.1. Szabályszerűségi Ellenőrzési Főcsoport Iktatószám: V /2005. Témaszám: 758 Vizsgálat-azonosító szám: V0225 Az ellenőrzést felügyelte: Dr. Lóránt Zoltán főigazgató Az ellenőrzés végrehajtásáért felelős: Dr. Elek János általános főigazgató-helyettes Az ellenőrzést vezette: Horváth Balázs főcsoportfőnök-helyettes Az összefoglaló jelentést készítette: Baracsi Szilvia számvevő Az ellenőrzést végezték: Baracsi Szilvia számvevő Dr. Dotterweich Antal főtanácsadó A témához kapcsolódó eddig készített számvevőszéki jelentések: címe Jelentés a Bolgár Országos Önkormányzat pénzügyi-gazdasági tevékenységének ellenőrzéséről Jelentés az Országos Kisebbségi Önkormányzatok pénzügyigazdasági tevékenységének vizsgálatáról Jelentés a Bolgár Országos Önkormányzat pénzügyi-gazdasági tevékenységének ellenőrzéséről sorszáma Jelentéseink az Országgyűlés számítógépes hálózatán és az Interneten a címen is olvashatók.

3 TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS 5 I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK 6 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK 9 1. A feladatellátás szervezettsége, szabályozottsága Az Önkormányzat szervezeti és működési rendje A gazdálkodási feladatok szabályozása A feladatellátás szervezeti háttere Az Önkormányzat gazdálkodásának jellemzői A gazdálkodási tevékenység feltételei Vagyongazdálkodás, vagyonvédelem A gazdálkodás számviteli szabályozása Az éves költségvetések jóváhagyása, végrehajtása Az éves költségvetések elkészítése, elfogadása A költségvetés végrehajtása, zárszámadása A költségvetési feladatok teljesítése A költségvetési törvényben megállapított támogatás alakulása Pályázati támogatások elszámolása, felhasználása Kiadások alakulása, összetétele Az Önkormányzat számviteli tevékenysége Az éves beszámolók összeállítása, jóváhagyása A könyvvezetési kötelezettség teljesítése A bizonylati rend és bizonylati fegyelem érvényesülése Az Önkormányzat ellenőrzési rendszere Az ellenőrzési rendszer szabályozottsága Az ellenőrzési rendszer működése 17 MELLÉKLETEK 1. számú A BOÖ évi pénzforgalmi bevételei és megoszlása 2. számú A BOÖ évi pénzforgalmi kiadásai és megoszlása 1

4

5 RÖVIDÍTÉSEK JEGYZÉKE Amr. Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet BOÖ Bolgár Országos Önkormányzat KVI Kincstári Vagyoni Igazgatóság MNEKK Magyarországi Nemzeti Etnikai Kisebbségekért Közalapítvány Nek. tv. A nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól szóló évi LXXVII. törvény NKÖM Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma NEKH Nemzeti és Etnikai Kisebbségi Hivatal Számviteli törvény A számvitelről szóló többször módosított évi C. törvény Sztv. Vhr. A számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámoló-készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet SZMSZ Szervezeti és Működési Szabályzat 3

6

7 JELENTÉS a Bolgár Országos Önkormányzat évi pénzügyi-gazdasági tevékenységének ellenőrzéséről BEVEZETÉS A magyar bolgár közösség létszámáról évben a népszámláláskor átfogó felmérés készült. Eszerint 1358 fő bolgár nemzetiséghez tartozónak, 1299 fő bolgár anyanyelvűnek, további 1693 fő vallotta magát a bolgár kulturális értékekhez, hagyományokhoz kötődőnek. A Bolgár Országos Önkormányzat (továbbiakban BOÖ) a magyarországi bolgárok érdekeinek képviseletén túl ápolja az óhazával való kapcsolatot, a bolgár nemzeti hagyományok értékeinek közvetítését, a bolgárok anyanyelvi művelésének elősegítését. A évi önkormányzati és kisebbségi önkormányzati választáson 30 helyi bolgár kisebbségi önkormányzat alakult, amelyből 21 a fővárosban működött. A február 21-én megtartott kisebbségi választások eredményeként Budapesten megválasztották a BOÖ 21 fős új összetételű közgyűlését. Az Állami Számvevőszékről szóló - többször módosított évi XXXVIII. törvény 2. (5) bekezdése, valamint a nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól szóló évi LXXVII. törvény 57. -ában (továbbiakban: Nek tv) kapott felhatalmazás alapján az Állami Számvevőszék (továbbiakban: ÁSZ) feladata a különböző állami forrásokból juttatott pénzeszközök felhasználása törvényességének és célszerűségének ellenőrzése a nemzeti és etnikai kisebbségi szervezeteknél. Az ÁSZ a évi ellenőrzési tervének megfelelően vizsgálta a BOÖ évi pénzügyi-gazdasági tevékenységét, ehhez kapcsolódóan a évi tervét. Az ellenőrzés célja annak megállapítása volt, hogy az országos szervezetnél a központi költségvetési támogatást a Nek tv-ben meghatározott feladatokra használták-e fel, a felhasználás elszámolása során betartották-e a vonatkozó hatályos jogszabályi előírásokat; a gazdálkodás törvényessége, szabályszerűsége biztosított volt-e; a tervezés, az operatív gazdálkodás, a beszámolási kötelezettség és a számviteli bizonylati rend teljesítése során érvényesültek-e a jogszabályokban és a belső szabályzatokban megfogalmazott követelmények; a szabályszerű gazdálkodás érdekében kialakított kontrollmechanizmusok megfelelően segítették-e a feladatok végrehajtását. A helyszíni ellenőrzés: október november 30-a között, a BOÖ székhelyén történt. 5

8 ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK A BOÖ törvényes működésének követelményeit a nemzeti és etnikai kisebbségi törvénnyel összhangban álló, a közgyűlés által elfogadott SZMSZ szabályozta. A jelenleg hatályos alapdokumentum legutóbb az ÁSZ megelőző ellenőrzésének javaslatára módosult. A BOÖ céljai és feladatai ellátásához érvényesen megválasztott döntéshozó, irányító testületekkel működött. A évi választáson a közgyűlés 21 fővel, az elnökség 4 fővel alakult és három bizottságot hoztak létre. Az önkormányzat élére új elnök került, aki 3785 ezer Ft köz- és egyéb tartozással vette át a szervezet képviseletét. A közgyűlés kizárólagos hatáskörébe utalt gazdasági döntéseket szabályszerűen bizottsági véleménnyel megalapozottan, határozatképesen hozták és dokumentálták, bár a testületek jellemzően az előírt munkaterv nélkül funkcionáltak. A gazdálkodási feladatok szabályszerű végrehajtásához meghatározták az önkormányzat vagyonára vonatkozó kritériumokat, a gazdálkodási és hatásköri előírásokat, de az éves költségvetés és zárszámadás elfogadásának rendjéhez nem szabályozták a tervezési és beszámolási dokumentumok összeállításának tartalmi követelményeit. A hiányosságból eredően összevontan kezelték az alapvető feladatok forrásait és ráfordításait, amely nem biztosított részletes szakmai-pénzügyi értékelhetőséget. Az országos kisebbségi feladatok ellátása között oktatási intézménnyel és közhasznú társasággal bővült. A Bolgár Nyelvoktató Kisebbségi Iskolát önálló költségvetési intézményként 2004-ben alapították. Fenntartóként megállapodás szerint biztosították a működéshez szükséges feltételeket, határidőben teljesítették a normatív támogatás elszámolását. A Bolgár Művelődési és Kulturális Kht.-t egy egyesülettel közösen hozták létre a művelődési ház működtetésére és felújítására. A tulajdonosi, felügyeleti jogokat a jogszabályi és belső előírásoknak megfelelően gyakorolták. A BOÖ a gazdálkodási tevékenysége körében évben a korábbi ötfős átlaglétszámot egy főállásra és egy-egy megbízásos, tiszteletdíjas alkalmazásra szűkítette. A megszorító intézkedések nyomán végrehajtott leépítés olyan mértékűnek bizonyult, hogy nem tudták biztosítani a feladatok folyamatos szervezését. A könyvelést, beszámolást és költségvetési kapcsolatokat szerződéssel, könyvelő szolgáltatóval végeztették. Az ingyenes használatú, állami tulajdonú székhely állagát megóvták. A vagyongazdálkodás kizárólag közgyűlési hatáskörbe tartozó szabályozása keretében elmulasztották a vagyonleltár és a törzsvagyon megállapítását, továbbá az SZMSZ részeként nem készítették el a vagyonkezelési és befektetési szabályzatot. A kiadott leltározási szabályzat előírásait is figyelmen kívül hagy- 6

9 ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK ták, mivel csak az önkormányzati választásokat követő átadás-átvétel alkalmával leltároztak. A szabálytalanságok negatív hatása a vagyon áttekinthetősége, valamint a vizsgált vagyonváltozások szabályszerűsége nyomán nem volt kimutatható. A BOÖ számviteli tevékenységét meghatározó szabályozásokat január 1-jétől léptették hatályba. A számviteli törvény rendelkezésére kialakított számviteli politika, pénzkezelési szabályzat, leltározási szabályzat bár augusztus 15-i hatállyal megújították részben felelt meg a számviteli törvény követelményeinek, mivel nem tükrözték a gazdálkodási sajátosságokat. A törvényben előírt eszközök és források értékelési szabályzatát csak 2003-ban állították össze. A évi kettős könyvviteli áttéréshez kidolgozták a számlarendet, összehangoltan aktualizálták a szabályzatokat. A számviteli szabályozások közgyűlési jóváhagyását határidő után, hiányosan bonyolították. A BOÖ között minden évben rendelkezett a közgyűlés által elfogadott költségvetéssel és zárszámadással. Az éves költségvetéseket a bizottságok közreműködésével bevételi és kiadási jogcímrészletezéssel tervezték, különkülön nem irányozták elő az alapvető kisebbségi feladatok forrásigényét, így hiányzott a tervből a központi költségvetési támogatás tervszerű felhasználásának megosztása. Mindössze a kulturális programokat különítették el a és évi költségvetésben. A költségvetés végrehajtásánál a évi gazdálkodást kivéve biztosították a kötelezettségvállalások pénzügyi fedezetét. A évi gazdálkodás során a megválasztott új vezetőségre hárult a tartozások kiegyenlítésével - a szervezet pénzügyi egyensúlyának visszaállítása. A BOÖ években összesen ezer Ft-tal gazdálkodott. A költségvetési törvény alapján ezer Ft, a pályázatok eredményeként ezer Ft támogatást kapott a központi költségvetésből, amely együttesen az összbevétel 82,6%-át tette ki. A törvény alapján folyósított működési célú költségvetési támogatás a évi bázishoz képest 2003-ra 56%-kal nőtt, míg évben szintentartással teljesült. A központi költségvetési támogatásból a négyéves ciklus alatt ezer Ft-tal támogatták a különféle bolgár etnikai, kisebbségi szervezeteket. A szerződéses feltétellel kapott pályázati támogatás összege 2001-hez képest 2004-re 81,5%-kal emelkedett. A vizsgált években a kapott támogatásokból célszerűen a tervezett nemzeti és etnikai kisebbségi feladatokat valósították meg. A vizsgált pályázatok elszámolása egy kivételével határidőben, szabályszerűen történt. A BOÖ az elnyert pályázati támogatásokból összesen 1236 ezer Ft-ot utalt vissza, mivel a támogatási cél hét esetben meghiúsult, egy pályázatnál a szerződésben rögzített határidőre nem számoltak el. A BOÖ az éves beszámolókat a jogszabályokban meghatározott formában, határidőre elkészítette. A évi beszámolót a képviseletre jogosult nem írta alá. A évi beszámoló nem egyezett a főkönyvi kivonattal, így nem felelt meg a valódiság számviteli alapelvének. A könyvvezetési kötelezettséget között egyszeres könyvvitellel teljesítették, a kettős könyvvitelre történt áttérést a számviteli törvény előírásai betartásával hajtották végre. A könyvvezetéshez nem kapcsolódtak megfelelő analitikus nyilvántartások, a zárlati munkák végrehajtásának szabályszerűsége 2004-ben nem volt ellenő- 7

10 ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK rizhető. A könyvelés alapjául szolgáló bizonylatolás számviteli törvényben meghatározott alaki és tartalmi követelményei hiányosan érvényesültek. Az önkormányzat ellenőrzési rendszerét hiányosan szabályozták. Az SZMSZben nem rendelkeztek ellenőrző testületi szervről. A pénzügyi és gazdasági bizottság hatásköri feladata nem terjedt ki a gazdálkodási, pénzügyi és számviteli tevékenység kontrolljára. A szabályozások a pénzkezelés és utalványozás területén határozták meg a folyamatba épített ellenőrzés követelményeit. A számviteli szabályozások ellenőrzésre vonatkozó előírásai korlátozottan érvényesültek a bizonylati rend és a beszámolók ellenőrzése során megállapított hibák alapján. A helyszíni ellenőrzés megállapításainak hasznosítása mellett javasoljuk: az Önkormányzat Közgyűlésének 1. Egészítsék ki az SZMSZ-t a) az éves költségvetés, a zárszámadás és vagyonleltár összeállításának szabályozásával; b) annak részeként készítsék el a vagyonkezelési és befektetési szabályzatot, ezen belül határozzák meg a törzsvagyon körét; c) rendelkezzenek az önkormányzati ellenőrzés rendszeréről, a függetlenített belső ellenőrzési feladatok ellátásáról. 2. Alakítsák ki a számviteli politikában a számviteli törvény 14. (3) bekezdésben foglaltak szerint a gazdálkodás adottságainak, körülményeinek leginkább megfelelő szabályozást és ezzel összhangban módosítsák a kapcsolódó számviteli szabályozásokat. az Önkormányzat elnökének 1. Intézkedjen a választott testületek SZMSZ előírásnak megfelelő működésére, az éves munkatervek összeállítására. 2. Biztosítsa a számviteli törvény 69. előírása szerint a számviteli beszámolót alátámasztó leltár összeállítását. 3. Biztosítsa a számviteli törvény 164. (1)-(2) bekezdése szerint a könyvviteli zárlat, valamint a számlarendben előírt analitikus nyilvántartások szabályszerű vezetését. 4. Intézkedjen a számviteli törvény 167. (1) bekezdésében meghatározott bizonylatolási követelmények érvényesüléséről. 5. Gondoskodjon a belső szabályozásnak megfelelő vezetői és munkafolyamatba épített ellenőrzés működtetéséről. 8

11 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK 1. A FELADATELLÁTÁS SZERVEZETTSÉGE, SZABÁLYOZOTTSÁGA 1.1. Az Önkormányzat szervezeti és működési rendje A BOÖ szervezetét, működésének szabályait a közgyűlés által elfogadott SZMSZ rögzítette. A vizsgált időszakban egymást követően három SZMSZ volt érvényben. A évben megválasztott testület új szerkezettel, tartalmilag változatlan SZMSZ-t adott ki. Az SZMSZ legutóbbi módosítása a megelőző ÁSZ ellenőrzés javaslatainak átvezetése miatt történt. A jelenleg is hatályos SZMSZ rendelkezései a Nek tv. előírásával összhangban szabályozták a BOÖ céljait és feladatait. Az SZMSZ szerint a BOÖ választott testületi szervei a közgyűlés, az elnökség, és a bizottságok voltak. A BOÖ feladatait és hatásköreit a 21 tagú közgyűlés látta el. A közgyűlés kizárólagos hatáskörébe tartozott az önkormányzatot érintő legfontosabb gazdálkodási kérdések eldöntése. A működés hiányossága, hogy a közgyűlés célkitűzéseit, feladatait az SZMSZ előírása ellenére közötti időszakban nem rögzítették éves munkatervekben. Először a közgyűlés a BOÖ évi munkatervét fogadta el. A közgyűlés a döntések érvényességéhez a határozatképességet biztosította, a döntéseket közgyűlési határozatokba foglalták. Az elnökség az elnökből és három elnökhelyettesből állt. Az elnök alapvető feladatkörébe tartozott az önkormányzat képviselete, a közgyűlés összehívása és levezetése, a titkárság irányítása. A testület élére 2003-ban új elnököt választottak. Az előző önkormányzati elnök jegyzőkönyvben adta át az között keletkezett iratokat és a folyamatban lévő ügyek dokumentumait. Az átadás átvételi jegyzőkönyv aláírása után a korábbi elnök újabb dokumentumokat adott át, erről kiegészítő jegyzőkönyv készült. A két dokumentum alapján az előző vezetés által felhalmozott ezer Ft összegű tartozást állapítottak meg. Az új vezetőség gazdasági intézkedései eredményeként rendezték a tartozásokat, helyreállították az önkormányzat pénzügyi stabilitását. A BOÖ három bizottságot hozott létre a közgyűlés döntéseinek előkészítésére és végrehajtására. A Koordináló Bizottság végezte a helyi bolgár önkormányzatokkal való kapcsolattartást. A Pénzügyi és Gazdasági Bizottság feladatkörébe tartozott az önkormányzati vagyon gyarapítása, az oktatási és kulturális feladatok ellátását is külön bizottság szervezte. Az SZMSZ-ben meghatározták, hogy a bizottságok tevékenységüket munkaterv alapján végzik, évente legalább négy ülést tartanak. Az Oktatási, Kulturális és Kommunikációs Bizottság kivételével a bizottságok nem készítettek éves munkatervet, továbbá a Pénzügyi és Gazdasági Bizottság 2001-ben és 2003-ban csak egy-egy alkalommal, ben kétszer ülésezett. 9

12 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK 1.2. A gazdálkodási feladatok szabályozása Az SZMSZ az önkormányzati célokat és feladatokat a Nek tv ában foglaltakkal összhangban tartalmazta. A szabályozás VII. fejezetében határozták meg az önkormányzat vagyonára vonatkozó kritériumokat, a gazdálkodás betartandó követelményeit, az éves költségvetés és zárszámadás elfogadási rendjét, valamint a pénzgazdálkodás limitált hatásköri szabályait. Az SZMSZ nem határozta meg az éves költségvetés, zárszámadás és vagyonleltár összeállításának tartalmi követelményeit (pl. szerkezeti felépítés, elkészítési határidő). A közgyűlés kizárólagos hatáskörébe tartozott a költségvetés és zárszámadás elfogadása, a törzsvagyon körének megállapítása, a tulajdonosi jogok gyakorlása, a hitel felvétele, az intézmények alapítása és fenntartása. A közgyűlés gazdálkodásra vonatkozó határozatainak végrehajtása az elnök hatáskörébe tartozott A feladatellátás szervezeti háttere A BOÖ feladatai ellátásához egy intézményt és egy közhasznú társaságot alapított. A bolgár nyelvoktatásra évben alapítottak intézményt. A Bolgár Nyelvoktató Kisebbségi Iskola önálló jogi személy, amely a BOÖ által jóváhagyott éves költségvetéssel önállóan gazdálkodik. A BOÖ fenntartói kötelezettségének megállapodás szerint eleget tett, évben a tanintézmény működéséhez a normatív támogatáson felül biztosította a fedezetet. Fenntartóként határidőben elszámolt a évi négyhavi normatív támogatásról évben a Magyarországi Bolgárok Egyesületével közösen létrehozták a Bolgár Művelődési Ház működtetésére és annak felújítására a Bolgár Művelődési és Kulturális Kht-t. A kisebbségi intézmény részben költségvetési támogatásból, részben pedig a BOÖ támogatásával valósította meg a feladatait. Az alapítás során betartották az SZMSZ előírásait. A közhasznú társaság feletti tulajdonosi, felügyeleti jogokat a jogszabályi és a belső előírások szerint gyakorolták. 2. AZ ÖNKORMÁNYZAT GAZDÁLKODÁSÁNAK JELLEMZŐI 2.1. A gazdálkodási tevékenység feltételei A BOÖ gazdálkodási feladatait saját szervezetével és külső szervezetek, személyek bevonásával oldotta meg. A évben öt főfoglalkozású munkavállalót alkalmazott. A évben a főfoglalkozású létszámot egy főre csökkentették, két főt megbízásos és tiszteletdíjas formában alkalmaztak. A titkársági státuszokat megszüntették. A szűkített létszámfeltételek nem biztosították a folyamatos feladatellátást. 10

13 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK A BOÖ az ellenőrzött időszakban a számviteli, az adózással, a munkaügyi és bérszámfejtéssel kapcsolatos, valamint az állami támogatás elszámolásával összefüggő feladatok ellátására egymást követően két külső számviteli szolgáltatást végző kft.-vel kötött megállapodást. A BOÖ székhelyéül szolgáló ingatlanban a KVI-vel kötött megállapodás szerint 275 m 2 alapterületű helyiség együttest használtak ingyenesen. Az oktatási és könyvtár funkciót is ellátó helyiségek tervszerű állagvédelméről gondoskodtak. A működés tárgyi feltételeit képező iroda-berendezések, számítástechnikai eszközök korszerű technikai feltételt biztosítottak a feladatok teljesítéséhez Vagyongazdálkodás, vagyonvédelem A BOÖ SZMSZ-ben rögzítette, hogy a közgyűlés kizárólagos hatáskörébe tartozik a vagyonleltár és a törzsvagyon körének megállapítása, azonban ennek a kötelezettségnek nem tettek eleget. Az SZMSZ I. fejezet 2. pontjában foglalt előírása ellenére a BOÖ nem készített vagyonkezelési és befektetési szabályzatot. A gazdálkodási és ellenőrzési jogköröket (pl. kötelezettségvállalás, utalványozás) részben az SZMSZ-ben, részben a november 15-étől hatályban lévő utalványozási szabályzatban a vonatkozó jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően rögzítették. A kiadott leltározási szabályzat előírásait figyelmen kívül hagyták, mivel leltározásra csak az önkormányzati választásokat követően az átadás- átvétel alkalmával került sor. A közgyűlés a tulajdonosi jogok gyakorlását és a vagyongazdálkodással összefüggő döntéseket minden esetben határozatba foglalta A gazdálkodás számviteli szabályozása A BOÖ számviteli tevékenységét január 1-jétől augusztus 14-ig egy külső vállalkozó látta el. A számviteli törvény 14. (3) és (5) bekezdésében előírt szabályzatok közül a számviteli politikát, pénzkezelési szabályzatot, leltározási szabályzatot elkészítették és január 1-jétől hatályba léptették. A hivatkozott törvény 14. (5) bekezdés b) pontjában előírt eszközök és források értékelési szabályzatát nem készítették el. A hatályos szabályzatokat a BOÖ elnöke jóváhagyta. Az SZMSZ rendelkezése szerint azonban a szabályzatok jóváhagyása a közgyűlés hatáskörébe tartozott. A könyvelőcég váltást követően augusztus 15-ével új szabályzatok készültek. Ezek a számviteli politika, házipénztár-kezelési szabályzat, leltárkészítési és leltározási szabályzat, értékelési szabályzat, számlarend voltak ben a kettős könyvvitelre történő áttérésnél a szabályzatokat aktualizálták. A szabályzatokat a számlarend kivételével - a BOÖ közgyűlése csak november 14- én hagyta jóvá. A szabályzatok a számviteli törvény követelményeinek csak részben feleltek meg. A szabályzatok nem tükrözték a BOÖ szervezeti és működési sajátosságait, így nem feleltek meg a számviteli törvény 14. (3) bekezdésében előírt követelményeknek. 11

14 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK 3. AZ ÉVES KÖLTSÉGVETÉSEK JÓVÁHAGYÁSA, VÉGREHAJTÁSA 3.1. Az éves költségvetések elkészítése, elfogadása A költségvetés elkészítésének rendjét, tartalmát belső előírás nem tartalmazta. A június 11-i időpontot követően az SZMSZ megjelölte az elkészítésért felelős szervet, az elkészítés, a tervezés menetét, azonban a bevételi és kiadási jogcímek feladatokhoz rendelt tartalmát éves munkaterv hiányában továbbra sem szabályozták. A gyakorlatban a költségvetéseket a Pénzügyi és Gazdasági Bizottság készítette, alapjául az éves kulturális, pénzügyi tervek és a könyvelő cég által végzett számítások szolgáltak. A pénzügyi tervezésnél az alapvető feladatok feladatonkénti forrásigényét és felhasználását nem határozták meg elkülönítetten. A gyakorlatban kialakított szerkezeti rend az egyes évek közötti összehasonlítást nem biztosította, az egyes években tartalmilag csak részben voltak azonosak a jogcímek. A költségvetések a bevételeket és kiadásokat főbb jogcímek szerinti csoportosításban rögzítették, a kiadások közül a működési kiadásokat tovább részletezték. A költségvetésben nem különültek el az oktatásra, kulturális tevékenységre, kutatásra, tömegtájékoztatásra, nemzetközi kapcsolattartásra, társadalmi integrációs feladatokra fordított kiadások. A felsoroltak közül csak a kulturális programok kiadásait részletezték feladatonként a és a évi költségvetésben. A többi ellenőrzött évben a személyi és dologi kiadások jogcímeiben összevontan tervezték a kisebbségi feladatok forrásigényét. Az éves költségvetések tervezése során a központi költségvetési támogatás felhasználásának jogcímeit és a kapcsolódó összegeket nem határozták meg. A költségvetésből származó bevételként az állami támogatást, a közalapítványi és egyéb pályázatok révén elnyerni kívánt összegeket tervezték. Anyaországi támogatással nem számoltak. Saját bevételként minden évben a Bolgár Hírlap előfizetési díját, e mellett a vagyon juttatásként kapott részvények utáni osztalékot és a részvények egy részének értékesítéséből eredő bevételt tervezték. A költségvetés összeállítása során nem számoltak az előző évi pénzmaradványnyal. A költségvetések elfogadása az SZMSZ előírásának megfelelően minden ellenőrzött évben közgyűlési határozattal történt A költségvetés végrehajtása, zárszámadása A költségvetés végrehajtása során a 2003-ban felhalmozott tartozások kivételével - biztosított volt a kötelezettségvállalások pénzügyi fedezete, éves szinten a bevételek az ellenőrzött években meghaladták a kiadásokat. A pénzfelhasználás során takarékos és célszerű gazdálkodásra törekedtek. A közgyűlés csak az eredeti költségvetéseket fogadta el, évközi módosításokat nem terjesztettek be írásos formában, a közgyűlési határozatok nem utaltak arra, hogy az év közbeni változásokra tekintettel módosító határozatot hoztak volna. A költségvetés módosítása csak a évben történt meg. A NEKH-lal kötött intézményi szerződés alapján mind a bevételi, mind a kiadási oldalt 3326 ezer Ft-tal megnövelték. A zárszámadást az SZMSZ előírásának megfelelően terjesztette be az elnök a közgyűlés elé. A zárszámadást a közgyűlés minden évben határozattal fogadta el. 12

15 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK A BOÖ SZMSZ-e és egyéb belső előírása sem rögzíti az egyes zárszámadási sorok bevételi és kiadási jogcímeinek tartalmát. A évek zárszámadásainak szerkezete eltér a évi zárszámadástól. Továbbá a zárszámadások nem voltak összehasonlíthatók az adott évre készített költségvetésekkel sem A költségvetési feladatok teljesítése A BOÖ a költségvetés végrehajtása során éves szinten megőrizte pénzügyi egyensúlyát, hosszúlejáratú kötelezettséget egyik évben sem mutattak ki, a tőkeváltozás a évi negatív összeg kivételével pozitív eredményt mutatott. A BOÖ években összesen ezer Ft-tal gazdálkodott, melyből a költségvetési törvény alapján ezer Ft, pályázat eredményeként ezer Ft támogatást a központi költségvetésből kapott, amely együttesen az összbevétel 82,6%-át tette ki (1. számú melléklet) A költségvetési törvényben megállapított támogatás alakulása A BOÖ évenkénti működéséhez a költségvetési törvény alapján évben ezer Ft, évben ezer Ft, évben ezer Ft, évben ezer Ft állami támogatást kapott. A működési célú támogatás a évi bázishoz képest 2003-ra 56%-kal nőtt, évben a támogatás összege előző évi szinten maradt. A BOÖ-nél az összes bevétel valamivel több, mint felét tette ki az évenkénti működési célú központi támogatás Pályázati támogatások elszámolása, felhasználása A BOÖ nemzeti és etnikai kisebbségi feladatokra pályázati úton kapott központi költségvetési támogatásai a vizsgált évekre a következők szerint alakultak: Adatok ezer Forintban Sorsz. Megnevezés Közalapítványi pályázatok Egyéb pályázatok belföldi Kisebbségi intézmény átvételének és fenntartásának támogatására pályázat jogcímből összes bevétel A központi költségvetésből kapott pályázati támogatás összege 2001-ről re 81,54%-kal nőtt, mivel a és évben a művelődési ház működtetésével, felújításával kapcsolatos többletköltségek finanszírozásához kapott támogatások jelentősen megnövekedtek. 13

16 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK A támogatók az ellenőrzött pályázatok esetében szerződést kötöttek az Amr-ben meghatározott tartalmi követelményekkel. A vizsgált években a kapott támogatásokból nemzeti és etnikai kisebbségi feladatokat láttak el. Többek között nemzeti kisebbségi, anyanyelvű kulturális rendezvényeket bonyolítottak le, nemzeti kisebbségi könyvkiadást valósítottak meg, bolgár könyveket, folyóiratokat, hanghordozókat szereztek be. A nemzeti és etnikai kisebbségek kutatóműhelyi éves programját is pályázattal nyert támogatásból finanszírozták. Az elszámolási kötelezettségnek határidőben, a pályázatban előírt dokumentációs tartalommal tettek eleget. A BOÖ az elnyert pályázatokból összesen 1236 ezer Ft támogatási összeget utalt vissza a MNEKK-nek és a NKÖM-nek. A támogatók 860 ezer Ft visszautalt pályázati összeg utáni kamat megfizetésétől eltekintettek. A BOÖ a MNEKK-nek 376 ezer Ft visszautalt támogatás után megfizette a 31 ezer Ft kamatot. A támogatás visszautalására összesen 8 esetben került sor, a támogatási cél 7 pályázat esetében nem valósult meg, egy pályázatnál a szerződésben rögzített határidőre nem számoltak el. A vizsgált pályázatok elszámolása - egy kivétellel - határidőben, szabályszerűen, pénzügyi és szakmai beszámolóval alátámasztva történt. A pályázatokban megjelölt támogatási célok megvalósulását a szakmai beszámolók, kiadvány, könyvek, mint mellékletek tanúsították. A évi támogatások rendeltetésszerű felhasználásának támogatók általi helyszíni ellenőrzéséről a BOÖ jelenlegi elnökének nyilatkozata szerint nincs tudomása Kiadások alakulása, összetétele Az ellenőrzött időszakban a BOÖ összes kiadása ezer Ft volt. Működésre ezer Ft-ot fordítottak, amely az összkiadás 70,4%-át tette ki. A működési kiadásokon belül a személyi jellegű kiadások ezer Ft (45,2%); dologi kiadások ezer Ft (33,5%); üzemeltetési költségek ezer Ft (21,3%) voltak. A továbbadott támogatás összege ezer Ft, az összkiadás 26,3%-a volt. A felhalmozási kiadások összege 7136 ezer Ft, amely 3,3%-a az összkiadásnak (2. számú melléklet). A kiadások a évi ezer Ft-ról évre ezer Ft-ra nőttek, ez a bázishoz viszonyítva 49,9%-os növekedést jelentett. A személyi kiadások évi ezer Ft-ról évre 6829 ezer Ft-ra való csökkenését a létszám leépítése okozta. A BOÖ évek között ezer Ft támogatást adott a különféle etnikai, kisebbségi szervezetek részére (magyarországi bolgár egyházközség, kisebbségi bolgár önkormányzatok, vállalkozás, stb.). A BOÖ az ellenőrzött időszakban rendelkezésére álló összes kiadás 26,3%-át adta tovább támogatásként. Az összes kiadásból a továbbadott támogatások aránya a évi 11%-os részarányról 2004-re 54,7%-ra emelkedett. Ezt a Kht. létrehozása és működtetése eredményezte. 14

17 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK 4. AZ ÖNKORMÁNYZAT SZÁMVITELI TEVÉKENYSÉGE 4.1. Az éves beszámolók összeállítása, jóváhagyása Az ellenőrzött időszakban a BOÖ beszámolási kötelezettségének az Sztv. Vhr. előírásai alapján kellett eleget tenni a könyvviteli szolgáltatást végző cégek igénybevételével. A beszámoló formája években az egyszerűsített beszámoló egyszerűsített mérlegéből és eredmény-levezetésből, a évtől mérlegből és eredmény-kimutatásból álló egyszerűsített éves beszámoló volt. Az éves beszámolókat minden ellenőrzött évben, a számviteli törvényben meghatározott május 31-i határidőre elkészítették. Az egyes évek beszámolóival kapcsolatosan megállapított hiányosságok: A leltározási kötelezettségnek egyik vizsgált évben sem tettek eleget. A évi beszámolókat a BOÖ képviseletére jogosult személy nem írta alá. A évi beszámolót alátámasztó analitikus nyilvántartások közül a befektetett pénzügyi eszközök analitikája nem állt rendelkezésre. A évről készült beszámoló nem egyezett a főkönyvi kivonattal. A mérleg főösszeg a beszámolóban ezer Ft, míg a főkönyvi kivonatból az eszközök főösszege ezer Ft-ban, a kiadások főösszege ezer Ft-ban állapítható meg. A főkönyvi kivonatban a pénzkészlet Ft, a pénztár főkönyvi számla záró egyenlege ezzel szemben Ft-ot mutatott. A évről készült beszámoló nem felelt meg a valódiság számviteli alapelvének A könyvvezetési kötelezettség teljesítése A BOÖ számviteli nyilvántartásait az ellenőrzött időszakban egymást követően két külső vállalkozó vezette. A könyvvezetés módja év között az egyszeres könyvvitel volt, évtől a kettős könyvvitel vezetésére tértek át. Az egyszeres könyvvitelről a kettős könyvvitelre áttérés szabályos volt, betartották a számviteli törvény előírásait. A évi könyvvezetésben megállapított hiányosságok: Nem volt fellelhető egyik ellenőrzött évben sem a befektetett pénzügyi eszközök analitikus nyilvántartása. Az immateriális javakról analitikus nyilvántartást nem vezettek. A évi könyvvezetésben megállapított hibák: A főkönyvi számlákhoz nem kapcsolódtak megfelelő analitikus nyilvántartások, így az egyezőség nem volt ellenőrizhető. A rendelkezésre álló adatok alapján a zárlati munkák végrehajtásának szabályszerűsége nem volt ellenőrizhető. 15

18 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK A számviteli politika szerint a mérlegkészítés időpontja a tárgyévet követő március 31. napja, ténylegesen a évről szóló beszámolót május 17-én írta alá a BOÖ elnöke A bizonylati rend és bizonylati fegyelem érvényesülése A könyvelés alapjául szolgáló ellenőrzött bizonylatok az alábbiak miatt nem feleltek meg maradéktalanul a számviteli törvény 167. (1) bekezdésében meghatározott követelményeknek: A pénztárbizonylatokról hiányzott a bizonylatot kiállító szervezet megjelölése, a pénztárellenőr aláírása. A megbízási szerződésen évben egy, évben 14, évben 16, évben, 6 esetben nem volt rögzítve a szerződés kelte és a teljesítésigazolás időpontja. Nem tettek eleget években a számviteli törvény 167. (1) bekezdése i) pontjában meghatározott azon követelménynek, hogy a könyvviteli nyilvántartásban történt rögzítés időpontját, igazolását az alapbizonylatoknak tartalmazniuk kell. A bizonylatokon csak könyvelve feliratú pecsét található meg. A gyakorlat január 1-jétől megfelelt a számviteli törvény előírásának. Az analitikus nyilvántartások alapján az ellenőrzött időszakban az adóbevallások elkészítése, a költségvetéssel szembeni kötelezettségek elszámolása, a megkötött szerződések szerint a könyvvezetést végző vállalkozások feladata volt. A rendelkezésre bocsátott nyilvántartások, adatszolgáltatások alapján a BOÖ minden ellenőrzött évben eleget tett a törvényben előírt bejelentési, nyilvántartási, befizetési és bevallási kötelezettségeknek. 5. AZ ÖNKORMÁNYZAT ELLENŐRZÉSI RENDSZERE 5.1. Az ellenőrzési rendszer szabályozottsága Az ellenőrzött időszakban, a BOÖ hatályban volt SZMSZ-e nem rendelkezett ellenőrző testületi szervről. A Pénzügyi és Gazdasági Bizottság hatásköri feladata nem terjedt ki a gazdálkodási-pénzügyi és számviteli tevékenység kontrolljára. A BOÖ gazdálkodásának folyamatba épített ellenőrzésére az SZMSZ, a pénzkezelési szabályzat, továbbá az utalványozási szabályzat határozott meg követelményeket. Az SZMSZ-ek előírása szerint a könyvviteli nyilvántartási kötelezettségre, valamint a társadalombiztosítási és adóügyek intézésére könyvelő céget kell megbízni. A pénzkezelési szabályzat értelmében: a pénztáros feladata volt a pénztárban tartott készpénz előírás szerinti kezelése és megőrzése, a pénztárellenőr feladata volt a pénztári bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése, a pénztárjelentések előírásszerűségének, a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése. 16

19 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK 5.2. Az ellenőrzési rendszer működése A függetlenített belső ellenőrzés szabályozás hiányában a BOÖ-nél nem funkcionált. A folyamatba épített ellenőrzést illetően a pénzkezelési szabályzat előírása szerint: A pénztárellenőr köteles az ellenőrzött okmányokat, számadásokat kézjegyével ellátni. Az ellenőrzött pénztárjelentéseken és alapbizonylatokon nem szerepelt a pénztárellenőr aláírása, kézjegye. Az utalványozási szabályzat rendelkezéseit betartották. A számviteli szabályozások ellenőrzésre vonatkozó előírásai korlátozottan érvényesültek a bizonylati rend és a beszámolók ellenőrzése során megállapított hibák alapján. 17

20 V / számú melléklet A BOÖ ÉVI PÉNZFORGALMI BEVÉTELEI ÉS MEGOSZLÁSA A/ Pénzforgalmi bevételek alakulása Adatok ezer Ft-ban Bevétel jogcímei Állami támogatás Pályázati támogatás Egyéb bevétel Összesen: Változás % -- 8,7 40,9 60,7 B/ Bevételek pénzforgalmi forrásonkénti megoszlása 100% 80% 60% 40% 20% 0% Állami támogatás Pályázat Egyéb bevétel

21 V / számú melléklet A BOÖ ÉVI PÉNZFORGALMI KIADÁSAI ÉS MEGOSZLÁSA A/ Pénzforgalmi kiadások alakulása Adatok ezer Ft-ban Kiadás jogcímei Személyi jellegű kiadás Dologi kiadás Továbbadott támogatás Üzemeltetési költség Felhalmozási kiadás Összesen: Változás % -- 12,1 35,5 49,9 B/ Pénzforgalmi kiadások jogcímenkénti megoszlása 100% 80% 60% 40% 20% 0% Személyi jellegű kiadás Dologi kiadások Továbbadott támogatás Üzemeltetési költségek Felhalmozási kiadások