Workflow menedzsment. Workflow menedzsment. Workflow fogalma Workflow fejlődése Workflow bevezetés céljai Workflow bevezetés célterületei

Átírás

1 Workflow menedzsment Workflow menedzsment Workflow fogalma Workflow fejlődése Workflow bevezetés céljai Workflow bevezetés célterületei

2 Workflow fogalama A WorkFlow menedzsment nem más, mint üzleti folyamatok számítógépes megvalósítása vagy automatizálása részben vagy egészben. A workflow olyan folyamatok automatizálásával foglalkozik, ahol dokumentumok, információk és feladatok cserélődnek ki a résztvevők között, egy közös cél elérése érdekében.

3 Workflow fejlődése A workflow evolúciója az 1980-as évek elején kezdődött. Fejlődésében jelentős szerepet játszott: A képfeldolgozás és archiválás Dokumentum menedzsment rendszerek Elektronikus levelező és könyvtár rendszer Csoportmunka alkalmazások Tranzakció alapú alkalmazások

4 Folyamat automatizálás nem automatizált feladatok és feladattovábbítás részben automatizált feladatok és nem automatizált feladattovábbítás részben automatizált feladatok és automatizált feladattovábbítás Workflow

5 Workflow bevezetés céljai Az üzleti célok: a termelékenység növekedése (költségek) az üzleti folyamatok felgyorsítása (vevők) a versenyképesség növelése (konkurencia) a folyamatok menedzselése általános értelemben (elsajátítása, elemzése, feltérképezése, megvalósíthatósága ) Számítástechnikai célok: szoftverszigetek összeintegrálása (költségek) ismert kezelőfelületek megtartása (betanítás) folyamatok időbeni követhetősége (statisztika)

6 Workflow célterületei A felhasználó szervezetek rendszerint kritikus üzleti folyamataikban használják a workflow rendszereket. Ezekre a folyamatokra jellemző, hogy: Jól definiáltak, Időérzékenyek, Általában előre tervezhetők, Rendszeresen ismétlődők, Több ügyintéző részvételével járnak, Vezetői jóváhagyásokat igényelnek, Nagy számban fordulnak elő és A felhasználó által alkalmazott rendszerek integrációját igénylik.

7 BPR és ERP rendszerek kapcsolata BPR és ERP rendszerek kapcsolata BPR kapcsolata ERP rendszerekkel ARIS Toolset kapcsolata az SAP-val Rendszer specifikus referencia modellek

8 BPR kapcsolata ERP rendszerekkel Folyamatorientált elemzés Vállalati célkitûzések SAP-n alapuló célkitûzés Megvalósítás ARISToolset ARIS Toolset Ágazati referencia modellek ARIS-Toolset SAP R/3 Referenciamodell (R/3-Analyzer), IMG) A vállalat valóságos helyzete Célmodell SAP R/3 Referenciamodell Cél- modell (Vállalati célkitûzések) (SAP-n alapuló célkitûzések) Létezõ modellek Ágazati referencia modell Optimalizált vállalati folyamatok megvalósítása

9 Vertrieb Controlling Funkciómeghívás Adato k ARIS Toolset kapcsolata az SAP-val ARIS- Toolset 3.1 modellezés elemzés navigáció ARIS- Repository folyamatköltség számítás szimuláció ARIS Link for R/3 SAP-Modellek Checkin-/ Checkout -ja Modellek Checkout-Módja: Read-Only Redlining Full-Control Locking-Mechanismen (reteszelési mechanizmusok) R/3- rendszer 3.0E PP QM MM PM SD HR R/3 FI Client/Server ABAP/4 IS CO OC AM PS SD MM... Business Navigator Produktionsplanung Materialwirtschaft Qualitäts- Management Instandhaltung Personalwirtschaft Branchenlösungen Office & Communication Projektsystem Anlagenwirtschaft Finanzwesen R/3- Repository R3- Referenzmodell A P I

10 Rendszer specifikus referencia modellek Szoftverek belső összefüggéseit, funkcióit, adat-struktúráit írja le Verkaufsaktion ist durchzuführen Außendienst/ Kundenbesuch Termin für Kundenbesuch steht an Szoftverek Baan BaaN ARIS Analyser for R/3 S A P R / 3 Ratioplan RATIOPLAN RP-ASS Kundenanfrage ist eingetroffen Angebot ist an Kunden übermittelt Anfragenbearbeitung/ Angebotserstellung XOR Anfrage mit Bezug Kd.besuch ist eingegangen Absage ist an Kunden übermittelt XOR Auftrag mit Bezug Kd.besuch ist eingegangen Pl.: Baan Triton SAP R/3

11 Esettanulmány ÖSSZEFOGLALÓ az informatikai szolgáltatási és igénykezelési projekt munkájáról

12 A projekt célrendszere Inf. szolg. m enedzselés hatékonyabbá tétele Inf. szolgáltatások definiálása és def. aktualizálása Informatikai igények szûrése Informatikai igény-teljesítés átfutási idõ csökkentése Igény kezelési folyam atok szabályozása, dokum entálása Szolgáltatások hatékonyabb menedzselése Igények teljesítéskövetése IT szolgáltatási mutatók folyam atba építése Felhasználói elégedettség mérése

13 Cél: a jelenlegi működés megismerése a gyenge pontok és okainak feltérképezése a jó működési elemek feltárása Helyzetfelmérés Munkamódszer: jelenleg érvényes dokumentációk, utasítások tanulmányozása interjúk az érintett folyamatok szereplőivel WS- ok az érintett folyamatok szereplőivel

14 Helyzetfelmérés eredményei Fontosabb megállapítások: Az igények kielégítése gyakran ad- hoc jelleggel történik. Az igények kielégítése során esetenként hosszú átfutási idő. Az igények bejelentési helye esetleges / változó. Az igénylő felé történő visszajelzés, információadás hiányzik. Túlzott mennyiségű és mértékű beszerzési igény jelenik meg (igény jogosság, jogosultság ellenőrzés nincs, vagy nem jól működik) A beszerzési beszállítások ideje, helye nem menedzselhető az INI részéről. Az osztályok közötti információáramlás szabályozatlan, hiányos. Nem tisztázottak a fejlesztéshez és üzemeltetéshez kapcsolódó igények kielégítésének útjai. Nincs egyértelmű elhatárolás az igények kielégítésére nyújtott szolgáltatások és az INI alapfeladataihoz tartozó tevékenységek között.

15 Célkoncepció Informatikai szolgáltatások: A felhasználók által jelzett igényekre történő igény kielégítési folyamat, illetve annak eredménye. Standard szolgáltatás: Mindazok a szolgáltatások, melyek az informatikai szolgáltatások gyűjteményében megtalálhatók. Ezekhez a szolgáltatásokhoz állandó folyamatok és mérőszámok rendelhetők (teljesítési idő, minőség, költség, stb..) Nem standard szolgáltatás: Olyan igények, melyek egyedi módon kerülnek kielégítésre. Ezek feltételeit az igénylővel külön megállapodásban kell rögzíteni.

16 Célkoncepció I N I I N F O R M A T I K A I S Z O L G Á L T A T Á S O K F E L H A S Z N Á L Ó STANDARD INFORMATIKAI SZOLGÁLTATÁSOK I g é n y e k Standard szolgáltatás lista Standard informatikai szolgáltatások költsége NEM STANDARD INFORMATIKAI SZOLGÁLTATÁSOK Belső folyamatok Folyamata és költsége egyedi elbírálás alapján INI Igénykezelés Létesítés Biztosítás, támogatás Megszüntetés

17 Irodai környezet szolgáltatásai Magyarázat: oszlopok egy szolgáltatás életútját követik sorok kiajánlott standard szolgáltatások Az egy csoportban jelölt -ák egy folyamatot jelölnek * *=Notes alkalmazás hozzáférés jogosultságára vonatkozik

18 Eredmények Az irodai környezet standard szolgáltatásainak áttekintő ábrája elkészült. A standard informatikai szolgáltatások nyújtásához szükséges belső folyamatokat definiáltuk. A standard irodai környezet szolgáltatásainak listáját és az egyes szolgáltatásokra a definíciós sablont elkészítettük. Az irodai környezetre vonatkozóan belső folyamatok modelljeit ARIS-Toolset-el elkészítettük Példaként bemutatásra kerülő folyamat: belső levelező rendszere (Lotus-Notes).

19 Szükséges tennivalók Standard informatikai szolgáltatások definíciós sablonjának kitöltése szolgáltatásonként Workflow szintű folyamatok kiválasztása és modellezése Kompetencia mátrix (osztályszintű folyamatokról) előállítása ARIS-Toolset segítségével Standard informatikai szolgáltatás kezelési rendszerének leírása

20 Javaslatok Igénykezelés egykapus rendszerré tétele Érintett munkakörök újraértelmezése (pl. HD kezelő) Igénykezelési folyamat informatikai támogatása, jelenlegi Help-Desk alkalmazás fejlesztése vagy workflow bevezetése

21 Javasolt HD alkalmazás fejlesztései Standard szolgáltatások definícióinak adatbázisa. Hierarhizált checklisták probléma meghatározás támogatására. Szakértői lista, probléma eszkaláció támogatására. HW-, SW-nyilvántartás elérhetőségének biztosítása. Személyre szóló hozzáférések és jogosultságok nyilvántartása.

22 Köszönöm a figyelmet! FENYVESI ISTVÁN Business Consulting Üzletág Igazgató PROCONT Holding ZRt. H-1113 Budapest, Bocskai út Telefon: Telefax: Mobil: i.fenyvesi@procont.hu