FELADATELLÁTÁST LEKÖVETŐ BELSŐ SZABÁLYZAT BEMUTATÁSÁT

Átírás

1 JÁSZAPÁTI VÁROSI ÖNKORMÁNYZAT SZERVEZETFEJLESZTÉSE című, ÁROP-1.A kódszámú projekt szakmai tevékenységeinek megvalósulása, az eredménytermékek létrehozása FELADATELLÁTÁST LEKÖVETŐ BELSŐ SZABÁLYZAT BEMUTATÁSÁT TARTALMAZÓ DOKUMENTUM ÉS SZABÁLYOZÁSI JAVASLAT (HUMÁNERŐFORRÁS GAZDÁLKODÁS) szeptember HUNGARO SUPPORT KFT Dunavecse, Fő út

2 TARTALOMJEGYZÉK Ábrajegyzék... 2 Vezetői összefoglaló... 3 Bevezetés... 5 A feladat tartalma... 5 A tanulmány módszertana... 6 A megvalósítás folyamata... 8 Elméleti megközelítés Jászapáti Város Polgármesteri Hivatalának bemutatása Feladatok ellátása Hivatalon belül Legfontosabb tanácsadói megállapítások összegzése Átfogó tanácsadói javaslatok Mellékletek ÁBRAJEGYZÉK 1. ábra A megvalósítás folyamata ábra A munkaköri leírás készítésének alapelvei ábra A munkaköri leírás karbantartása ábra A munkakörnek való megfelelés modellje ábra Jászapáti Városi Önkormányzat szervezeti felépítése

3 VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ A feladatellátást lekövető belső szabályzat bemutatását tartalmazó dokumentum és szabályozási javaslat célja az Önkormányzat humánerőforrás ellátottságának, szervezeti működésének bemutatása, az optimális humánerőforrás kihasználás kialakítása, és a munkaköri leírások, feladatok pontos illeszkedésének elérése. Jelen dokumentum magába foglalja a Polgármesteri Hivatal jelentősebb foglakoztatói humánerőforrás kapacitásgazdálkodásának, a munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának bemutatását és elemzését. A közös munka során Jászapáti Városi Önkormányzata biztosította azokat az információforrásokat, melyre a tanulmány épül, többek között a Hivatal szervezeti és működési szabályzatát és az aktuális munkaköri leírásokat. A kapcsolattartó személyén keresztül számos dolgozó és vezető segítette kitöltésével az online kapacitáskihasználtság mérést és a személyes interjúk sikerességét. Szervezetünk a 12. tevékenység keretében a műszaki leírásnak megfelelően három szakértői anyagot készített el, melyek különböző mélységben és tartalommal foglalkoznak a Hivatal humánerőforrás gazdálkodásával. A vizsgálatok során a következő területek kerültek feltárásra és beépítésre a tanulmányokba. A feladatellátást lekövető belső szabályzat bemutatását tartalmazó dokumentum és szabályozási javaslat a belső szabályzatok (SZMSZ, ügyrend), személyes interjúk anyagait illetve a 12. tevékenységi terület elméleti hátterén túl tartalmazza a kapacitásvizsgálat és a munkaköri leírások felülvizsgálatának összegző elemzését és a témával kapcsolatos átfogó javaslatokat. A szervezeti kapacitáskihasználtság elemzés és javaslatcsomag keretében egy online űrlapot töltettünk ki a Polgármesteri Hivatal dolgozóival, akik válaszaikkal segítették a leterheltségükre, feladataik tisztázottságára, túlórára és munkaidejük megoszlására vonatkozó megállapítások, kérdések megértését és elemezhetőségét. A tanulmányban az űrlap teljes anyagának elemzése és a hozzá kapcsolódó megállapítások, javaslatok, jó gyakorlatok kerültek összefoglalásra. A felülvizsgált munkaköri leírásokhoz Jászapáti Városi Polgármesteri Hivatala biztosította az aktuális munkaköri leírásokat, melyek a felülvizsgálat alapját képezték. A felülvizsgálathoz egy ellenőrzési listát készítettünk, amely alapján a munkaköri leírások tartalmi megfelelőségét vizsgáltuk. A tanulmányhoz továbbá készítettünk egy olyan munkaköri leírás sablont, amely szabadon formálható és alkalmazható a Hivatal részéről. A szakértői anyag tartalmazza a három tanulmányban észrevételezett problémaköröket és a hozzájuk tartozó átfogó tanácsadói javaslatainkat és jó gyakorlatokat. 3.

4 Eredmények-összefoglaló Jászapáti Városi Polgármesteri Hivatala összesen négy területet felölelő Osztállyal (Szervezési és Hatósági O., Műszaki O., Pénzügyi O., Polgármesteri Kabinet) rendelkezik, ahol az ügyintézők lelkiismeretesen és hivatás tudattal végzik munkájukat. A humánerőforrás kapacitás mérés eredményei azt mutatták, hogy szükség lenne a munkakörök és a szabályzatok aktualizálására, mert nincs minden munkatárs tisztában a feladat- és hatáskörével, illetve nem minden esetben egyeznek meg a valós feladatai az ügyintézőknek a munkaköri leírásokban foglaltakkal. A tesztet kitöltők és a vezetők szintén egyetértettek abban, hogy az Osztályok közötti megbeszélések sem gyakoriak, így a munkavégzéshez szükséges információk átadása az Osztályok között nem mindig gördülékeny. Az Osztályok magas túlóráról is beszámoltak, melynek okaként egyrészt megjelölték a számos plusz feladatot, melyet a napi teendőkön túl szükséges elvégezniük. Másrészt az informatikai rendszer kevéssé korszerű mivoltából adódó várakozási időt tehetjük felelőssé a túlmunkáért. A munkaköri leírásokból kitűnik, hogy a felelősségi körök és teljesítmény mutatók nincsenek bennük pontosan meghatározva, illetve néhány esetben már elavult feladatokat tartalmaznak. A Hivatali SZMSZ aktualizálásán túl, javasoltuk, hogy a munkaköri leírásokat egy egységes sablon alapján vizsgálják felül és egészítsék ki az aktuális feladatokkal, felelősségi körökkel és teljesítménymutatókkal. Továbbá a hatékonyabb információáramlás érdekében, javasoljuk az Osztályon belüli munkaértekezletek megszervezését heti rendszerességgel, és az Osztályok közötti megbeszéléseket is minimum havi, de inkább kétheti rendszerességgel megtartani. Amennyiben gyakoribb alkalmakkor is érdemes lenne információt közölni az ügyintézőkkel, érdemes közös hivatali címet létrehozni. A szakmai képzési igényekre érdemes minden éven külön költségvetést elkülöníteni, melyet az osztályvezetők bevonásával érdemes (akár jutalomszerűen) az ügyintézők között szétosztani. Ahhoz, hogy a munkavégzés hatékonysága növelhető legyen ilyen alacsony hivatali létszámnál, nem csak a munka- és hatáskörök pontos tisztázására és szabályozására van szükség, hanem amennyiben lehetőség nyílik rá, az infrastruktúra korszerűsítésére is. 4.

5 BEVEZETÉS Jászapáti Városi Önkormányzat (továbbiakban: Önkormányzat) a Hungaro Support Kft-t bízta meg az ÁROP-1.A azonosítószámú pályázat keretében az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a Feladatellátást lekövető belső szabályzat bemutatását tartalmazó dokumentum és szabályozási javaslat kidolgozására. A Polgármesteri Hivatalok és települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humánerőforrás kapacitásgazdálkodásának, a munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése feladat kötelezően teljesítendő azon Önkormányzatok számára, amelyek az ÁROP-1.A.5 pályázaton támogatást nyertek el szervezetfejlesztési tevékenységek megvalósítására. Jászapáti Városi Önkormányzatának szakmai koncepciója bemutatja azokat a problémákat melyek felvetették a 12. tevékenységi terület felülvizsgálatának indokoltságát. Ezek a következők: Az önkormányzati feladatváltozások eredményeként a járási hivatalok létrejöttével a Hivatalban átszervezések valósultak meg, azonban a módosult munkakörök nem minden esetben illeszkednek pontosan a megváltozott feladatokhoz. A munkatársak leterheltsége nem egyenletes, ami nehézségeket okoz a folyamatok végrehajtása során és nem biztosítja az optimális erőforrás-kihasználást. A FELADAT TARTALMA A feladat tartalma a szervezeti változások által érintett egységek és munkakörök kérdőíves felmérése, az érintett egységek/munkakörök kapacitás-felhasználásának interjú és kérdőív alapján történő elemzése, eredmények kiértékelése és fejlesztési javaslatok megfogalmazása. A kapacitások felmérésével párhuzamosan felülvizsgáljuk a megváltozott munkakörök tartalmát. A feladat elvégzésének fő lépései: 1. Kapacitáskihasználtság vizsgálata a Hivatalon belül Első lépésként meghatároztuk, hogy a kapacitás-kihasználtság vizsgálata mely területeken szükséges. Ennek során figyelembe vettük a belső átszervezések, feladatváltozások hatásait, illetve a Városvezetés javaslatait. A vizsgálat fókuszterületeit a Városvezetéssel együtt közösen határoztuk meg. A munkatársak kapacitáskihasználtságának vizsgálata során figyelembe vettük saját benchmark adatbázisunkat illetve az interjúk és kérdőívek eredményeit. A tevékenységek kapacitásigényének meghatározásánál a következő fő lépéseket alkalmaztuk. 5.

6 az érintett feladatok, folyamatok és munkakörök meghatározása, a modellhez tartozó kapacitás-mérési módszertan meghatározása, a felméréshez szükséges adatok, az adatok felvételéhez szükséges űrlap, kérdőív, az adatok forrásainak meghatározása, adatfelvétel a kiválasztott egységek, folyamatok és munkakörök esetében interjúk készítése, a mérések, adatfelvétel alapján a munkatársak és egységek kapacitáskihasználtságának több szempontú elemzése és bemutatása. 2. Munkaköri leírások tartalmának felülvizsgálata A szervezeti feladatok és munkaköri tartalmak illeszkedésének vizsgálatát elvégeztük az alábbi fő lépések mentén. A munkakörök felülvizsgálatának fókuszterületeit a vezetői interjúk alapján határoztuk meg. Az Önkormányzat meghatározta a feladatváltozások, belső átszervezések által érintett szervezeti egységek, folyamatok, feladatok és munkakörök listáját. Meghatároztuk a munkakör-elemzés és a munkakörök kialakításának módszereit, a munkakörök elemzésének, kidolgozásának és felülvizsgálatának folyamatát, résztvevőit és ütemezését. Elvégeztük a munkakörök elemzését, tanácsadói javaslatokat tettünk az új/megváltozott munkakörök javítására és a munkakörök felülvizsgálatára vonatkozóan. A TANULMÁNY MÓDSZERTANA A fejezet célja áttekinteni azokat a módszereket, módszertanokat, melyeket a tanulmány elkészítése során alkalmaztunk. Alapvetően a módszertant az adatgyűjtésre építettük fel, mivel a dokumentum elkészítéséhez elengedhetetlen a Polgármesteri Hivatal elvégzendő feladatainak és a hozzájuk párosuló humánerőforrás szükségletnek a megismerése. A projekt kapcsán a következő adatgyűjtési módszerekkel éltünk: 1. Interjúzás Az interjúk keretében előre megfogalmazott, de az interjúalanynak ki nem küldött kérdések alapján gyűjtöttünk információkat a Hivatal humánerőforrás kapacitás-gazdálkodására, valamint a vezetők döntési, felelősségi körére, az irodákban dolgozó munkatársak leterheltségére és hatékonyabb munkaszervezésre vonatkozóan. Az interjúk eredményeképpen számos információt kaptunk a jegyzőtől, az aljegyzőtől és az irodák vezetőitől. Az interjúkészítés során ugyanazt a strukturált kérdéssort tettük fel. Az alábbiakban felsoroljuk a fő kérdéseket: 6.

7 Felelősségi körébe, feladatkörébe, döntési jogkörébe mi tartozik? Mennyire látja tisztázottnak a felelősségi- és feladatköröket a területén? Milyennek látja a területe leterheltségét? Milyen speciális oka lehet a leterheltségnek? Hogyan lehetne ennyi emberrel ennyi feladatot hatékonyabban ellátni? Kiknek a támogatása szükséges a változtatáshoz (külső, belső)? 2. Kérdőív, online űrlap kitöltése Az Önkormányzatnak egy előre elkészített online űrlapot küldtünk ki. A kérdőívben állításokat fogalmaztunk meg a Hivatal dolgozóinak - munkakörükre, a feladatok tisztázottságára és leterheltségükre vonatkozóan. A válaszokban súlyozniuk kellett (1-4-ig) hogy az adott állítás tartalma milyen mértékben jellemző rájuk. Skála: 1 egyáltalán nem jellemző 2 kismértékben jellemző 3 nagymértékben jellemző 4 teljes mértékben jellemző A legfőbb állítások a következők voltak: Pontosan tisztában vagyok a feladataimmal, hatáskörömmel. A valós feladataim teljesen összhangban vannak a munkaköri leírásommal. Az osztályon belül rendszeres munkamegbeszéléseket tartunk az elvégzendő feladatokról. A szervezeti egységek közötti kommunikáció eredményes, támogatja a hatékony munkavégzést. Gyakran van olyan időszak a munkavégzés során, amikor túlóráznom szükséges, ahhoz, hogy elvégezzem a napi feladataimat. Az utolsó kérdésben pedig egy átlagos hétre vetítve kellett meghatározniuk, hogy milyen tevékenységgel mennyi időt töltenek el %-os megoszlásban. Az alábbi tevékenységek közül választhattak: szakmai tevékenység adminisztráció egyeztetés más szakterületetek ügyfélfogadás / tájékoztatás 7.

8 várakozás feladatvégzés közben munkaközi szünet A teljes kérdőív a 2. számú mellékletben található. 3. Dokumentumelemzés Jászapáti Városi Önkormányzata biztosította számunkra, az Önkormányzat és a Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát és a hivatali dolgozók munkaköri leírását. A dokumentumok a tanulmánykészítés során a helyzetelemzés és a munkakörelemzés résznél kerültek feldolgozásra. 4. Ellenőrzési lista készítése A munkakörök elemzéséhez egy ellenőrzési listát készítettünk, amely alapján megvizsgáltuk a rendelkezésünkre álló munkaköri leírásokat. Az ellenőrzési lista a munkaköri leírások tartalmi megfelelőségére és hiánytalanságára tér ki. Az ellenőrzési lista a 3. számú mellékletben megtalálható. 5. Benchmark, összehasonlító adatok feldolgozása Az ÁROP-1.A.5 Szervezetfejlesztés a konvergencia régióban lévő önkormányzatok részére című pályázat során, különböző fekvésű és nagyságú településekkel dolgozunk együtt. Megismerve az Önkormányzatok és Hivatalok felépítését és humánerőforrás gazdálkodását, benchmark adatokat képeztünk az adatok viszonyítása, összehasonlítása érdekében. A 15 települési Önkormányzat Magyarország különböző pontján helyezkedik el. A MEGVALÓSÍTÁS FOLYAMATA A 12. tevékenységi területet - a Polgármesteri Hivatalok és a települések intézményei jelentősebb foglalkoztatói humánerőforrás kapacitásgazdálkodásának, a munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata és átszervezése komplex feladatkör, melynek kimenetele a következő három eredménytermék. 1. Feladatellátást lekövető szabályozási javaslat 2. Szervezeti kapacitáskihasználtság elemzés és javaslatcsomag 3. Felülvizsgált munkaköri leírások Az eredménytermékek a teljes megvalósítási folyamat, a tanulmány módszertanára épülő folyamatok, az előkészítő, a felmérő, értékelő, és lezáró folyamatok során szorosan 8.

9 összekapcsolódnak. Tanácsadóink a pályázat műszaki leírásával összhangban - a felülvizsgálat során a következő célokat és eredménytermékeket határozták meg a projekttel kapcsolatban. Az 1. ábra a megvalósítás folyamatát ábrázolja: CÉL EREDMÉNY ELŐKÉSZÍTÉS PROBLÉMATERÜLETEK AZONOSÍTÁSA, MÉRÉS FÓKUSZAINAK MEGHATÁROZÁSA AZONOSÍTOTT MÉRÉSI FÓKUSZOKPONTOK MÉRÉS, ÉRTÉKELÉS ELŐKÉSZÍTÉS SORÁN MEGHATÁROZOTT TERÜLETEK KAPACITÁS- MÉRÉSE, MUNKAKÖRELEMZÉSE AZONOSÍTOTT KAPACITÁSHIÁNY ÉS TÖBBLET AZONOSÍTOTT FELADATELOSZLÁSI ELTÉRÉSEK JAVASLATTÉTEL, AKCIÓTERVEZÉS AZ ÖSSZESÍTETT EREDMÉNYEKBŐL AKCIÓTERVEK KÉSZÍTÉSE FELADATOKKAL, HATÁRIDŐKKEL, FELELŐSÖKKEL MEGHATÁROZOTT AKCIÓTERVEK 1. ábra A megvalósítás folyamata Az előkészítés fázisára leginkább a vezetői interjúkból nyert információk voltak legnagyobb hatással. Mivel a nyitott kérdések mentén az osztályvezetőknek lehetőségük nyílt általános képet festeni osztályuk jelenlegi helyzetéről leterheltség, kapacitáskihasználtság szempontjából. Megoszthatták velünk vezetői tapasztalataikat, és igyekeztek az okokat is megmagyarázni. Ezek a többletinformációk a felmérés, értékelés fázisában is szerepet játszottak, egyúttal kiegészítették a kérdőíves felmérés és munkakörelemzés eredményeit. Az értékelés mentén egyúttal azonosíthatóak a témakörrel kapcsolatos fejlesztendő területek, amikre épülnek a tanácsadói javaslatok, akciótervezés. 9.

10 ELMÉLETI MEGKÖZELÍTÉS Kapacitáskihasználtság vizsgálata a Hivatalon belül Napjainkban a humánerőforrás szerepe egyre jobban felértékelődik, ahhoz hogy egy szervezet stabilan működhessen, elengedhetetlen a megfelelően kialakított és kihasznált munkaerőbázis. A kvalifikált létszámállomány növelése kitűzendő cél nemcsak a magánszféra, hanem a közszféra vezetősége számára egyaránt. A közszféra szervezetei, hivatalai egyre magasabb színvonalon kell, hogy biztosítsák és teljesítsék az állampolgárok és a vállalkozások által igényelt mind komplexebb szolgáltatásokat. Emiatt kulcsfontosságú a megfelelő tudású, képességű, magatartású alkalmazottak biztosítása a megfelelő pozíciókban. E cél eléréséhez érdemes kialakítani egy szervezeti stratégiával is összhangban lévő HR stratégiát. További figyelmet igényel a munkakörelemzés, értékelés, a személyzetfejlesztés. A közszférában jelenleg a munkaerő állomány, a munkakörök és a hozzájuk tartozó kompetenciák ismeretére, a jelenlegi kapacitások teljes körű kihasználására kell törekedni. Az emberi erőforrás gazdálkodás egyes területein főként a közszférában nehezen számszerűsíthetők, jellemezhetők mutatókkal a dolgozók eredményei. Így összetett feladatot jelent a vezetők részéről teljesítményük vagy kapacitás kihasználtságuk értékelése. A szervezeti kapacitáskihasználtság elemzés és javaslatcsomag kialakítása során figyelembe vettük a módszertani lehetőségeket mely során kiválasztottuk Jászapáti Városi Polgármesteri Hivatalának teljes létszámára vonatkozó online űrlap kitöltésének lehetőségét, illetve vezetői interjúk készítését. A kapott eredményeket több szempontból elemeztük és mutatjuk be. Szempontrendszer: A Hivatal vezetése szerint melyek a legleterheltebb egységek. Az osztály/iroda/csoportvezetők mely munkaköröket látják a legleterheltebbnek. Vezetők felelősségi köre, feladatköre, döntési jogköre. Hatékonyságnövelő javaslatok szervezeten belül. Humánerőforrás kapacitás változásokra való reakció, felkészültség. Kapacitáskülönbségek megoldása. Információkhoz való időbeni hozzájutás. Munkamegbeszélések rendszeressége, kommunikáció hatékonysága. Munkaidő megoszlás %-os értékben kifejezve. Feladatvégzés közbeni várakozások mennyisége, gyakoriságának előfordulása. Munkaközi szünetek hossza. 10.

11 Munkaköri leírások tartalmának felülvizsgálata Jelen projekt célja, a szervezeti feladatok és munkaköri tartalmak illeszkedésének vizsgálata, amelyet a következő elméleti háttérre alapoztunk. Fogalmi áttekintés: Pozíció/státusz: egy egyén által elvégzendő feladatokat és felelősségi köröket foglalja magába. Munkakör: hasonló feladatot végző és felelősségi körrel rendelkező pozíciók csoportja. Munkakörelemzés: a munkakörök tanulmányozásából, az azokra vonatkozó adatok gyűjtéséből, valamint a munkakörök leírásához és követelményeinek meghatározásához szükséges véleményalkotásból álló rendszerezett folyamat. A munkaköri leírások elemzése az a folyamat, amelynek során meghatározásra kerül a munkakör tartalma (célja, funkciója, a feladatok, a hatáskör és a felelősségkör), a kapcsolatrendszere, valamint az ellátásához szükséges személyes kompetenciák (képességek, készségek, tudás, tapasztalat és az elvárt viselkedésforma (pl. fegyelmezettség). A következőkben a munkakör létrejöttének időrendi sorrendje alapján tekintjük át a fogalmakat, folyamatokat, a szervezeti célokból lebontva a feladatokon keresztül a munkakörök megfelelő modelljének kialakításáig. A munkakör tervezése: A munkakör tervezés egy olyan folyamat, amelyben egy munkakör feladatait, funkcióit határozzuk meg a szervezet céljaival szoros összhangban. A tervezés célja a magas szintű szervezeti teljesítmény biztosítása, továbbá a dolgozók elégedettségének és motivációjának növelése. Módszerei: 1. Specializáció: a feladatok lebontása minél egyszerűbb tevékenységekre. 2. Munkakör bővítése: azonos szintű feladatokkal történő bővítés, változatosság. 3. Rotáció: azonos szintű munkakörök közötti váltás. 11.

12 A munkaköri leírás készítésének szereplői, alapelvei: SZEMÉLYÜGYI SZAKTERÜLET SZMSZ, ÜGYREND, JOGSZABÁLYOK EGYÜTTMŰKÖDVE KÉSZÍTI VEZETŐ MUNKAKÖR ELEMZÉS ADATAI SZÜKSÉGES A FOLYAMATOS KARBANTARTÁS 2. ábra A munkaköri leírás készítésének alapelvei A munkaköri leírás készítésekor két szereplőt különböztetünk meg, az egyik szereplő az adott munkakörért felelős vezető, míg a másik szereplő a személyi szakterületet képviselő humánerőforrás szakember. Ők közösen, együttműködve készítik el az adott pozíció munkaköri leírását. A gyakorlatban ebbe a folyamatba egy harmadik fél maga a dolgozó is becsatlakozhat. Ekkor azt tapasztalhatjuk, hogy a munkaköri leírások inkább személyhez, mint pozícióhoz köthetőek. A munkaköri leírás készítésekor figyelembe kell venni a jogszabályi előírásoknak való megfelelést, az SZMSZ-ben, ügyrendben leírtakat, illetve összhangban kell lenniük a munkakörelemzésből származó adatokkal, információkkal. A munkaköri leírás készítésének, illetve a teljes folyamatnak az alapelve a szükséges karbantartások, frissítések, felülvizsgálatok rendszeres elvégzése. A munkaköri leírás megalkotásánál a következő tartalmi megfelelőségre kell ügyelniük a készítőknek. 1. Általános információk a munkakör megnevezése kódszám érvényesség a munkakör célja, funkciója a munkakör helye a szervezeten belül 2. A munkakör tartalma a munkakör feladatainak felsorolása jogkörök 12.

13 felelősség kapcsolattartás teljesítmény-követelmények 3. A munkavégzés körülményei a munkakörhöz rendelt eszközök speciális munkavégzési feltételek munkaidő 4. A munkaköri követelmények végzettség ismeretek speciális követelmények 5. Záró információk munkaköri leírás kidolgozója, illetve kiadója a hatálybalépés időpontja munkavállaló aláírása A munkaköri leírás karbantartása: Az alábbi ábra szemlélteti, hogy számos tényező változása hatással van a munkakör tartalmára. Egyrészt vannak olyan, a szervezeten kívül álló tényezőkben bekövetkező változások, amelyek hatással vannak közvetve a munkaköri leírásra, másrészt a szervezeti változások okozta tényezők is leképeződnek a munkaköri leírásban, mivel a feladatok változása megjelenik a munkakörökben, a munkakörök változása pedig a munkaköri leírás változását vonja maga után. KORNYEZETI (JOGSZABÁLYI) VÁLTOZÁSOK A MUNKAKÖRI LEÍRÁS KARBANTARTÁSA SZERVEZETI VÁLTOZÁSOK FELADATOK MEGSZÜNNEK, ÚJ FELADATOK KELETKEZNEK MUNKAKÖRÖK MEGSZŰNNEK, ÚJ MUNKAKÖRÖK SZÜLETNEK MUNKAKÖRI LEÍRÁSOK VÁLTOZNAK KARBANTARTÁS, AKTUALIZÁLÁS 3. ábra A munkaköri leírás karbantartása 13.

14 A munkaköri leírások tartalmának felülvizsgálata során számos munkakörelemzési módszer áll a tanácsadók rendelkezésére, a következőkben ezek a módszerek kerülnek bemutatásra. A munkakörelemzés módszerei: 1. Kérdőíves módszerek nem kvantifikálható jellemzők megítélésére kérdőív készítést igényel 2. Feladat leltár előkészített leltárt igényel műveleti szintig lebontva 3. Funkció elemzés a személy tevékenységének megfigyelésére irányul célja a szükséges ismeretek, készségek és gyakorlat meghatározása 4. Munkanap felvétel teljes körű vagy mintavételes művelet, műveletelem, mozdulatok gyakoriságának vizsgálata csak ismétlődő feladatok esetén 5. Önfelmérés napló vagy feljegyzés 6. Interjú módszerek strukturált kérdések, visszacsatolással A munkakörelemzés során előre meghatározott tényezők alapján kerülnek felülvizsgálásra a munkaköri leírások. Az elemzés során a következő kérdésekre kell tudnia választ adni a vizsgált munkaköri leírásnak. Milyen feladatot kell ellátni az adott munkakörben? Hogy kapcsolódnak a feladatok más munkakörben végzett feladatokhoz? Meddig terjed a felelősségi köre? Milyen munkakapcsolatot tart az egyes társosztályokkal, szervezeti egységekkel? Milyen az információáramlás a munkakörben? Milyen kompetenciák, ismeretek, tapasztalatok szükségesek az adott munkakörhöz? A munkakör elemzés tehát felvilágosítást ad arról, hogy: mi a munkakör feladatrendszere, mely feladatok követik egymást, a feladatok elvégezhetőségéhez milyen hatásköri illetékességet kell biztosítani, a sikeres munka elvégzése milyen magatartásformát, illetve teljesítményt vár el a munkát végzőtől, 14.

15 a munkakör betöltése milyen képességek, és készségek meglétét igényli, illetve milyen tulajdonságokkal, tapasztalattal kell rendelkeznie a munkavállalónak. A munkakörelemzés során a munkakörnek való megfelelést vizsgáljuk. A munkakörnek való megfelelés modellje: Az alábbi ábra bemutatja, az elemzés során összehasonlításra kerülő munkakör követelményeit és a munkavállaló a munkakör betöltéséhez szükséges rendelkezésre álló képességeit. A folyamatban általános irányelvként fontos arra figyelni, hogy a munkakörnek való megfelelésben mindkét kritérium halmaz egyenlő súllyal jelenjen meg, azaz ugyanolyan fontos az adott munkakör sajátossága, követelményei, mint az munkakört betöltő személy munkakörhöz rendelkezésre álló képességei, tulajdonságai. Kitűzendő cél, hogy a szervezet munkaköreit olyanok töltsék be, akik megfelelnek az adott munkakör követelményeinek nem pedig fordítva. Így alakítható ki a munkakörnek való megfelelés optimális modellje egy szervezeten belül. A MUNKAKÖR SAJÁTOSSÁGAI A MUNKAKÖRTARTALOM KIEMELT JELLEMZŐI A MUNKAKÖR KÖVETELMÉNYEI A MUNKAKÖR KÖVETELMÉNYEINEK ÉS A MUNKAVÁLLALÓ KÉPESSÉGEINEK ÖSSZEHANGOLÁSA A MUNKAKÖR BETÖLTÉSÉHEZ RENDELKEZÉSRE ÁLLÓ EGYÉNI SAJÁTOSSÁGOK A MUNKAKÖRT BETÖLTŐ EGYÉN SAJÁTOSSÁGAI 4. ábra A munkakörnek való megfelelés modellje 15.

16 JÁSZAPÁTI VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK BEMUTATÁSA A Jászapáti Város Polgármesteri Hivatalát a képviselő testület felügyelete alatt a polgármester irányításával a jegyző vezeti. A hivatal ellátja a Képviselő-testület által meghatározott önkormányzati ügyek előkészítését, szervezi a döntések végrehajtását, a testületek (képviselőtestület, bizottságok) működésével kapcsolatos feladatokat, valamint intézi a jogszabályokban előírt államigazgatási ügyeket. A hivatal belső szervezeti egységekre (osztályokra, polgármesteri kabinetre) tagozódó egységes szervezet. A Polgármesteri Hivatalban foglalkoztatottak létszáma 40 fő. A Jászapáti Város Polgármesteri Hivatalának illetékessége Jászapáti Város közigazgatási területére terjed ki. Ez alól kivételt képeznek a kiemelt építésigazgatási ügyek, melyek esetén az illetékesség kiterjed Jászszentandrás, Jászivány és Jászkisér térségére. A Polgármesteri Hivatal belső szervezeti egységei az osztályok, valamint a Polgármesteri Kabinet. Az osztályok ellátják a jogszabályokból, az önkormányzat testületeinek döntéseiből, illetve a polgármester és a jegyző rendelkezéseiből adódó nevesített feladatokat. Az osztályok élén 1-1 osztályvezető áll a Pénzügyi és Műszaki Osztály esetében. A Hatósági és Szervezési Osztály esetében az aljegyző rendelkezik az osztályvezetőt megillető hatás- és feladatkörökkel. A Jászapáti Városi Önkormányzatának szervezeti felépítését az 5. ábra szemlélteti. 16.

17 Polgármester Társadalmi megbizatású alpolgármester Alpolgármester Polgármesteri kabinet 1+2 fő Jegyző Főépítész 1 fő Takarító 2+1 fő Aljegyző Jegyzői referens 1 fő Jogi asszisztens 1 fő Pénzügyi Osztály 11 fő Műszaki Osztály 5 fő Szervezési és Hatósági Osztály 14 fő Osztályvezető 1 fő Osztályvezető 1 fő Osztályvezető 2 fő Pénzügyi ügyintéző 8 fő Műszaki ügyintéző 2 fő Hatósági ügyintéző 4 fő Számviteli ügyintéző 2 fő Megbízott pénzügyi munkatárs 1 fő Építéshatósági ügyintéző 2 fő Megbízott 1 fő Szervezési ügyintéző 4 fő Anyakönyvvezető 1 fő Informatikus 1 fő Közterüéetfelügyelő 1 fő Irodai kisegítő 1 fő 5. ábra Jászapáti Városi Önkormányzat szervezeti felépítése 17.

18 Feladatok ellátása Hivatalon belül A Hivatal vezetője dr. Ádám Mónika aljegyző, aki jelenleg helyettesíti a jegyzőt és a Hatósági és Szervezési Osztályt is vezeti. Aljegyző asszonnyal készített interjúból kiderült, hogy a Hivatalon belül a feladatok jelentős része teljes mértékben tisztázott, azonban a felelősségi köröket érdemes lenne újra gondolni. Jelenleg is folynak a munkaköri átszervezések, illetve a felelősségi körök tisztázása, de ez egy hosszabb időt igénybevevő folyamat. A munkamegosztásra, kapacitásra, leterheltségre vonatkozó kérdésekre azt a választ kaptuk, hogy nagyjából minden osztály hasonlóan magas leterheltség alatt dolgozik. Speciális oka a magas leterheltségnek egyrészt az lehet, hogy 8 éve nem történt béremelés, nagyon alacsony fizetésért dolgoznak, főleg azok a munkatársak, akiknek nincs felsőfokú végzettsége, de ettől függetlenül sokéves tapasztalattal és munkaviszonnyal bírnak. Másrészt pedig, az informatikai eszközök használatának szerepe megnőtt a munkavégzés során, így a képzettségbeli különbségek is megnyilvánulnak az informatikai tudás tekintetében. Ha valaki kevésbé jártas a számítógép használatban, akkor lassabban végzi a munkáját. Tovább akadályozza a hivatali munkavégzést, hogy a legtöbb elektronikus eszköz elavult vagy meg van hibásodva. Így jelenleg a feladatok és felelősségek újraszervezésével igyekeznek hatékonyságot növelni. 18.

19 Az Osztályok bemutatása: Szervezési és Hatósági Osztály Vezetője: dr. Ádám Mónika, aljegyző. A szervezeti ábrából és az ügyrendből kiderül, hogy nagyon sokszínű feladatot látnak el egy irodán belül, amely irányítása a vezető részéről széleskörű ismereteket igényel. A kapacitáskihasználtság elemzés során azt tapasztaltuk, hogy az itt dolgozó munkatársak szinte teljes mértékben ismerik feladataikat és munkaköri leírásuk is megegyezik azokkal. Azzal is tisztában voltak, hogy probléma, elakadás esetén kihez kell fordulniuk. Azonban a munkavégzéshez szükséges információkat nem mindig kapják meg megfelelő időben és a rendszeres munkamegbeszélések megtartása is csak kismértékben jellemző irodán belül. Azonban irodán kívül, az egységek közötti kommunikáció sem minden esetben eredményes és támogató jellegű. A túlmunkára vonatkozó kérdésre az irodában dolgozók többsége azt a választ adta, hogy szükséges túlórázniuk napi feladataik elvégzéséhez. Szervezési és Hatósági Osztály a Polgármesteri Hivatal SZMSZ alapján meghatározott feladatai: Ellátja az önkormányzati és közigazgatási hatósági, segélyezési, támogatási feladatokat. Gondoskodik a folyamatos ügyfél-tájékoztatásról, hatósági bizonyítványok kiadásáról, a szabálysértési, birtokvitás ügyek intézéséről, az ezekkel kapcsolatos közigazgatási hatósági feladatok ellátásáról. Ellátja hagyatéki ügyek intézésével kapcsolatos feladatokat. Koordinálja a hatósági ellenőrzéseket. Ellátja a jegyző gyermekvédelmi és gyámhatósági feladatait. Környezettanulmányt készít társhatósági megkeresésekre. Városi Gyámhivatal ellátja a jogszabályok által hatáskörébe utalt feladatokat. Ennek keretében: gondoskodik a gyermekek védelme érdekében szükséges intézkedések megtételéről. Intézi a gyermekek családi jogállás rendezése iránt induló ügyeket, megteszi az örökbefogadással kapcsolatos intézkedéseket. Ellátja a szülői felügyeleti joggal, a gyermektartási díjjal, a gyámsággal, gondnoksággal és vagyonkezeléssel kapcsolatos feladatokat. Dönt a hatáskörébe tartozó pénzbeli és természetbeli ellátásokról. Ellátja a Szociális, Sport, Kisebbségügyi Bizottság adminisztrációs feladatait, részt vesz. döntéseinek előkészítésében és végrehajtásában. Ellátja a népegészségügyi feladatokat. A szociális törvényből, gyermekvédelmi törvényből adódó és az önkormányzati rendelet által megállapított támogatások intézése. Ellátja az önkormányzati oktatási, nevelési és közművelődési igazgatási feladatokat. 19.

20 Ellátja a Cigány Kisebbségi Önkormányzat adminisztrációs feladatait. Ellátja a közterület felügyelettel kapcsolatos feladatokat. Ellátja a Képviselő-testület és a bizottságok elé kerülő előterjesztések, valamint a tisztségviselői döntés-tervezetek törvényességi ellenőrzését. Ellátja a jegyző által meghatározott ütemterv alapján az önkormányzati hatósági munka ellenőrzését. Megszervezi és ellátja az ügyiratkezelési, valamint a selejtezési feladatokat. Ellátja a polgármester és a jegyző hatáskörébe tartozó katasztrófavédelmi feladatokat. Nyilvántartja a Képviselő-testület által hozott rendeleteket és határozatokat, figyelemmel kíséri végrehajtásukat. Közreműködik a választások előkészítésében, lebonyolításában. Ellátja a közfoglalkoztatási feladatokat. Segítséget nyújt a városban élők foglalkoztatásához. Ellátja a Vallási, Oktatási, Kulturális és Civilkapcsolatok Bizottsága adminisztrációs feladatait. Részt vesz a bizottság döntéseinek előkészítésében és végrehajtásában. Nyilvántartja az önkormányzati intézményvezetők, valamint a polgármesteri hivatal dolgozóinak szabadságát. Biztosítja a hivatal informatikai rendszerének működését. Koordinálja a gépkocsi-használatot, valamint a hivatali termek igénybevételét. Nyilvántartást vezet a Polgármesteri Hivatalban használt bélyegzőkről. 20.

21 Pénzügyi Osztály Vezetője: Harsányiné Kaszab Marianna, osztályvezető A pénzügyi osztályvezető elmondta, hogy hosszú évek óta az osztályon dolgozott, mint ügyintéző, pár hónapja tölt be vezetői pozíciót. A pénzügyi osztályokon mindig magas a leterheltség a sok szoros határidő és precíz munkavégzést igénylő feladat végett, azonban Jászapátiban az elmúlt években nagyon magas volt a fluktuáció is (részben személyi okok miatt), ami a betanulási idő miatt csak fokozta a leterheltséget. A Pénzügyi Osztályon nagyobb szemléletváltás megy jelenleg végbe, ami egyrészt jelenti az új munkaerők felvételét és betanítását, másrészt pedig a munkakörök újrastrukturálását, hogy a helyettesítés könnyebben megoldható legyen és elkerüljék a felhalmozódó feladatokat. A kapacitás mérés eredményei szerint a Pénzügyi Osztály munkatársai úgy vélik, hogy ők a legleterheltebb szervezeti egység a Hivatalon belül. A belső munkamegbeszéléseket és az információáramlást az Osztályok között megfelelőnek tartják, azonban látnak lehetőséget a hatékonyabbá tételére. A Pénzügyi Osztály Hivatali SZMSZ alapján meghatározott feladatköre: Ellátja a helyi és gépjármű adó, talajterhelési díj kivetésével, nyilvántartásával, köztartozások behajtásával kapcsolatos feladatokat. Végrehajtja az egyéb adóigazgatási feladatokat. Ellenőrzi az önkormányzati intézmények gazdálkodásának, pénzügyi tevékenységének hatékonyságát és szabályszerűségét. Szervezi és összehangolja az önkormányzat gazdasági programjának kidolgozását. Ellátja és koordinálja az önkormányzat éves költségvetésének elkészítésével, annak évközi módosításaival kapcsolatos feladatokat, beleértve a költségvetési koncepció összeállítását is. Elkészíti a költségvetéssel kapcsolatos gazdasági, pénzügyi terveket, biztosítja az államháztartási információs rendszer szerinti, valamint a Polgármesteri Hivatal gazdálkodásához kapcsolódó pénzügyi információkat. Koordinálja az önkormányzati intézmények gazdálkodási tevékenységével kapcsolatos operatív feladatokat. Folyamatosan és teljes körűen vezeti a mérlegadatokat alátámasztó analitikus pénzügyi és számviteli nyilvántartásokat. 21.

22 Elkészíti az önkormányzat költségvetési beszámolóját. Kezeli az önkormányzat pénzügyeit, biztosítja és összehangolja az önállóan gazdálkodó intézmények pénzellátását. Ellátja a Pénzügyi, Tulajdonosi és Vagyonkezelői Bizottság adminisztrációs feladatait, döntéseinek előkészítését és végrehajtását. Haladéktalanul intézkedik jogszabályban meghatározottak szerint a szilárd hulladékkal kapcsolatos díjhátralék és a felmerült költségek behajtása érdekében. Ellátja a munkaügyi és bérelszámolási feladatokat. Vezeti az önkormányzati vagyonkatasztert, gondoskodik a naprakész karbantartásáról. Gondoskodik a Hatósági Osztály által megállapított szociális ellátások utalásával kapcsolatos feladatokról. Ellátja a szociális, gyermekvédelmi törvény hatálya alá tartozó ellátások igénylésével kapcsolatos feladatokat. Ellátja a Közbeszerzési Szabályzatban az osztály részére meghatározott feladatokat. A pénzügyi- informatikai rendszerrel kapcsolatban: o Betartja az informatikai szabályzatban az informatikai rendszerek működtetésével, az adatvédelemmel kapcsolatban előírt szabályokat. o Az informatikai szabályzatban előírtak szerint hozzáférési jogosultsága van a munkaköri leírásokban feltüntetett programokhoz. o Az adatfeldolgozás során a számítógép- vagy programhibából adódó adatvesztés esetén az adatrögzítést azonnal befejezi és a további adatvesztés elkerülésére az informatikai felelőst haladéktalanul értesíti. o Számítástechnikai feldolgozásra csak tartalmilag és formailag ellenőrzött adatokat rögzít. o A nyilvántartási rendszerekhez hozzáférési jogosultsággal rendelkezők névsoráról, folyamatos, naprakész nyilvántartást vezet. o Felelős a számítástechnikai gépparkot lefedő telepítésért, naprakész és folyamatos üzemeltetésért, frissítésért, a vírustámadások elleni védekezés megszervezéséért. o Az újonnan vásárolt számítógépekre azok rendszerbe állítása során telepítteti a víruskereső programot. o A vírus észlelését követően feljegyzi a vírus és a fertőzött file nevét, továbbá a munkaállomás számát (helyét), gondoskodik a vírus további terjedésének megakadályozásáról és a vírus szakszerű kiirtásáról. 22.

23 o Betartja és folyamatosan figyelemmel kíséri az informatikai szabályzatban és a katasztrófa elhárítási tervben rögzített előírások végrehajtását, javaslatot tesz azok módosítására. o Javaslatot tesz az informatikai stratégia tartalmára, figyelemmel kíséri az abban rögzítettek végrehajtását. Szabályzatot készít az unió által támogatott fejlesztések lebonyolításának önkormányzati szintű feladatairól, a döntési jogkörökről, ellenőrzési rendjéről, az ellenőrzésért felelős személyek feladatairól. Ellátja az Európai Uniós forrásból támogatott fejlesztések pénzügyi ellenőrzését. Ellátja a személyzeti nyilvántartással kapcsolatos feladatokat, szervezi a köztisztviselők oktatását, képzését. Elszámolja a hivatali gépjárművek üzemanyag felhasználását, ellenőrzi a menetlevelek vezetését. Elkészíti és lebonyolítja a Műszaki Osztály vezetőjével közösen az uniós alapból finanszírozott pályázatok végrehajtásával kapcsolatos feladatokat, melynek ellátása során figyelembe kell venni a gazdasági programban, szakmai, ágazati tervekben meghatározott célkitűzéseket. 23.

24 Műszaki Osztály Vezetője: Farkas Renáta, osztályvezető A vezetői interjú alapján kiderült, hogy a műszaki ügyintézők leterheltsége magasabb, mint az építéshatósági területen dolgozóké. A teljes Hivatal működésével kapcsolatban észrevételezésre került, hogy a feladat és felelősségi köröket érdemes lenne a vezetőséggel újragondolni és tisztázni. A kapacitásmérés során kiderült, hogy hasonlóan a többi osztályhoz, úgy vélik, hogy nem elég hatékony és eredményes a kommunikáció a szervezeti egységek között, így a megfelelő információkat sem kapják meg mindig időben a munkavégzéshez. A Műszaki Osztály kitöltői szerint az osztályon belüli munkamegbeszélések sem elég gyakoriak, érdemes lenne azok gyakoriságát növelni. A Műszaki Osztály Hivatali SZMSZ alapján meghatározott feladatai: Ellátja az Épített környezet alakításáról és védelméről szóló törvényben meghatározott építés-hatósági feladatokat. Gondoskodik a rendezési tervek készítésével, egyeztetésével, véleményeztetésével, jóváhagyásával, nyilvántartásával és karbantartásával kapcsolatos feladatok ellátásáról. Képviseli a HÉSZ végrehajtása során az önkormányzat érdekeit. Előkészíti a beépítésre alkalmas ingatlanok értékesítését. Ellátja a helyi közműszolgáltatások körében az épített és természetes környezet védelmével, közterületek fenntartásával, a település-tisztasággal kapcsolatos feladatokat. Irányítja és koordinálja az intézményi felújításokat, beruházásokat. Ellátja a földművelésügyi, állat- és növény egészségügyi, tűzvédelmi, közterület-használat engedélyezési feladatokat. Ellátja a hulladékgazdálkodással kapcsolatos feladatokat. Ellátja a lakás és nem lakás céljára szolgáló önkormányzati tulajdonú helyiségek bérbeadásával és elidegenítésével kapcsolatos feladatokat. Ellátja az állampolgári panaszokkal, bejelentésekkel kapcsolatos feladatokat. Ellátja a környezet- és természetvédelmi feladatokat. Ellátja a hatósági ellenőrzésekben való közreműködéssel kapcsolatos feladatokat. Ellátja az állattartással kapcsolatos feladatokat. 24.

25 Elkészíti és karbantartja a településfejlesztési és település-politikai terveket, elképzeléseket, gondoskodik azok nyilvánosságáról és közreműködik társadalmi támogatottságának megteremtésében. Ellátja a - kiemelt figyelemmel az Európai Uniós - pályázatfigyelési feladatokat. Vezeti az önkormányzati szintű uniós pályázatok nyilvántartását. Köteles információt szolgáltatni dokumentált módon, havonta - szükség esetén soron kívül a polgármester és a jegyző részére az uniós pályázati források igénybevételével és felhasználásával kapcsolatos feladatokról. Ellátja a pályázatok elkészítésével, és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat. Ellátja a közbeszerzéssel kapcsolatos feladatokat. Polgármesteri Kabinet A kabinetben dolgozó munkatársak és a jegyzői, alpolgármesteri, illetve polgármesteri pozícióban dolgozó munkatársak válaszai egy csoportban kerültek átlagolásra, amelyet most a Polgármesteri Kabinet feladatainak bemutatása előtt foglalunk össze. Az eredmények szerint a kabinetben dolgozó munkatársak a tudják mi a feladatuk, amely nagyjából meg is egyezik a munkaköri leírásban foglaltakkal, azonban gyakran kell olyan feladatokat is megoldaniuk, amely nem az ő hatáskörükbe tartozik. A kabinetben dolgozó munkatársak a szervezeten belüli kommunikációt és a kabineten belüli munkamegbeszéléseket nagyrészt kielégítőnek tartják, azonban a saját munkájuk elvégzéséhez nem kapnak meg minden információt időben. A Polgármesteri Kabinet Hivatali SZMSZ alapján meghatározott feladatai: Figyelemmel kíséri a Képviselő-testület és bizottságai előterjesztéseinek elkészítését, összefogja és szervezi a polgármesterrel és a jegyzővel együttműködésben a képviselőtestület munkarendjére figyelemmel a testületi és bizottsági munkát. Ellátja a képviselői munka segítésére irányuló szervező tevékenységet. Koordinálja a polgármester és az alpolgármesterek programjait. Ellátja és szervezi a reprezentációs, média- és egyéb kommunikációs feladatokat. Szervezi és koordinálja a város honlapjának karbantartását. Közreműködik a városi rendezvények szervezésében. Ellátja a hivatal osztályai közötti koordinációs feladatokat. 25.

26 Fogadja és intézi az önkormányzattal kapcsolatos közérdekű bejelentéseket, lakossági felszólalásokat, panaszokat, bejelentéseket. Megszervezi a közmeghallgatást. Közreműködik a lakossági tájékoztatók szervezésében. Szervezi és koordinálja az önkormányzat külkapcsolataival kapcsolatos feladatait. Ellátja a kitüntetések adományozásával kapcsolatos előkészítő feladatokat. Ellátja az Európai Uniós forrásokra vonatkozó pályázatokkal összefüggésben az önkormányzati szintű pályázatkoordinálási feladatokat. Ennek érdekében rendszeres kapcsolatot tart a Pénzügyi és Műszaki Osztály Vezetőivel. Ellátja a polgármester és tisztségviselők tevékenységének, várospolitikai, stratégiai döntései előkészítésének és végrehajtásának, közszerepléseinek, egyházi, civil, lakossági kapcsolatainak segítésével kapcsolatos feladatokat. Ellátja a helyi, megyei írott sajtó anyagainak rendszeres figyelemmel kísérésével, sajtóelemzéssel, interjúk összegyűjtésével és rendszerezésével kapcsolatos feladatokat. 26.

27 LEGFONTOSABB TANÁCSADÓI MEGÁLLAPÍTÁSOK ÖSSZEGZÉSE Ezen fejezetben összegzésre kerülnek a kapacitáskihasználtsággal, a felülvizsgált munkakörökkel és a feladatok ellátásával kapcsolatosan tett megállapítások. 1. A humánerőforrás kapacitáskihasználtság és benchmark adatok elemzése alapján megállapítható, hogy Jászapáti Város Polgármesteri Hivatalában a lakosokra eső ügyintézők száma kicsivel magasabb, mint más hivatalokban. Azonban két kiemelkedően fontos vezetői pozíció (jegyző, szervezési és hatósági osztályvezető) jelenleg betöltetlen GYES végett, ezért indokolt lehet az ügyintézők magasabb száma. 2. A kérdőívben megadott válaszok összesítése alapján a hivatali dolgozók a legleterheltebbnek a Pénzügyi Osztály munkatársait ítélték, második helyen pedig a Szervezési és Hatósági Osztály munkatársait jelölték meg a legtöbben. 3. A benchmark adatok alapján megállapítható, hogy Jászapáti Városi Polgármesteri Hivatalában dolgozó ügyintézők munkaidejének százalékos megosztása megegyezik az általunk ismertetett benchmark adatokban szereplő arányokkal. 4. Fontos megállapítás, hogy részben a kevéssé korszerű informatikai háttér miatt, az ügyintézők munkaidejük akár 10-12%-át is várakozással tölthetik el, ami nem kedvez a hatékony munkavégzésnek. 5. Egyetértettek abban az ügyintézők és a vezetők is, hogy az Irodán belüli értekezletek idő hiányában egyre ritkábbak, illetve, hogy az egyes szervezeti egységek között sem teljes mértékben hatékony a kommunikáció (a kabinet kivételével). 6. A munkaköri felülvizsgálatok alapján kiderült, hogy a munkaköri leírások nagy gondossággal és részletességgel lettek elkészítve, azonban elvétve előfordult aktualizálásra váró vagy hiányos leírás is. 7. A vezetői interjúk alapján megállapítottuk, hogy szükségét érzik mind szakmai, mind pedig személyiség és kompetenciafejlesztő továbbképzéseknek, melyek költségesek, így a képviselő testület támogatása szükséges hozzá. 8. Szintén az interjúk alapján következtetünk arra, hogy a munkakörök átszervezése és a felelősségi körök újbóli átgondolása szükségessé vált az osztályokon belül és az osztályok között is. 9. A Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata a feladatváltozásokat nem minden területen követte le, vannak benne frissítendő bekezdések. 27.

28 ÁTFOGÓ TANÁCSADÓI JAVASLATOK Jelen fejezet célja bemutatni és összegezni azokat a tanácsadói javaslatokat, amelyek a 12. tevékenységi terület a Polgármesteri Hivatalok és a települések intézményei jelentősebb foglalkoztatói humánerőforrás kapacitásgazdálkodásának, a munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata és átszervezése kapcsán felmerültek. Továbbá azokat a jó gyakorlatokat, amelyek az ÁROP tudásmegosztó rendezvényen elhangzottak. Ennek a fő célja, hogy a Jászapáti Városi Polgármesteri Hivatala megfelelően tudja kezelni a humán erőforrás gazdálkodás és kapacitásgazdálkodás kapcsán felmerült problémákat, illetve a jövőre vonatkozóan meg tudja tenni a szükséges lépéseket. Felmerült Javaslatok: problémakör: 1. Általános leterheltség at Munkaköri leírások aktualizálása, feladatok, munkakörök Irodákon belül átgondolása, átcsoportosítások eszközölése, osztott munkakörök kialakítása. Feladatok arányosítása, helyettesítés problémakörének megoldása. 2. Képzések hiánya Belső munkaerő képzésére nagyobb hangsúly fektetése, saját dolgozókból szakképzett munkaerő képzése motiváció egyik eszköze is lehet. 3. Információáramlás (hiánya, nem megfelelő áramlása) Rendszeres munkamegbeszélések tartása (heti, kétheti, havi). Az információ lefelé történő áramoltatása. Vezetői feladat a munkatársak felé történő rendszeres kommunikáció. Belső levelezőrendszer kialakítása, hivatali -címek kiosztása. Érdemes egy dolgozo@jaszapati.hu címet kialakítani, melyre a fontos eket továbbküldhetik és a dolgozók szabadon hozzáférhetnek az őket is érintő információkhoz. 4. Határidős feladatok Időbeni tájékoztatás. Pl.: olyan egyszerű Excel tábla vezetése ahol a feladatok, határidőkkel, felelősökkel, prioritással összegezve vannak. 5. Hatékony kommunikáció A szervezeti egységek közötti együttműködés, és hatékonyabb hiánya kommunikáció elősegítése céljából javasoljuk rendszeres (kétheti, havi) hivatali fórumok megrendezését, ahol egy-egy 28.

29 osztály mutatja be működését, kapcsolódását más irodák működéséhez. Valamint javasoljuk felülvizsgálni az ügyintézők közötti kommunikáció lehetséges egyszerűsítésének feltételeit. A kommunikáció minősége javulhat, ha a kommunikációban részt vevők közvetlenül egymással kommunikálnak, és nem tartalmaz olyan felesleges csatornát, lépést ami lassítja, esetleg torzítja az információ áramlását. 6. TÉR (Teljesítmény Közlés módjának megválasztásával egy reális értékelési értékelés) hiánya rendszer kialakítása, amely teljesítményalapú értékelést biztosít a dolgozó részére. Vezetői HR szemlélet erősítése. További javaslatok 7. A felülvizsgált munkakörök alapján javasoljuk a Hivatalban lévő munkakörök, ellátandó feladatok felülvizsgálatát, illetve a Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát aktualizálni. A jelenleg is folyamatban lévő munkakörök aktualizálását tanácsoljuk az általunk csatolt munkaköri leírás sablon alapján/figyelembevételével kialakítani. Esetleges átcsoportosítások eszközölését, osztott munkakörök kialakítását, a feladatok arányosításának és a helyettesítések megoldásának figyelembevételével. 9. Amennyiben a jövőben infrastrukturális fejlesztéseket hajtanak végre a hivatalon belül, hogy az informatikai eszközök segítségével végzendő feladatokat facilitálják, úgy javasoljuk megfontolni a rugalmas munkaidő kialakításához szükséges feltételeket is (pl.: otthonról elérhető levelező rendszer, mapparendszer, stb.). 29.

30 MELLÉKLETEK 1. számú melléklet ÁROP-1.A HUMÁNKAPACITÁS-MÉRÉS VEZETŐI INTERJÚ Név: Munkakör: Szervezeti egység: Bevezetés: az interjú felhasználási módjának megbeszélése. 1. Hány beosztottja van? 2. Felelősségi köre, feladatai: 3. Döntési jogköre: 4. Milyen folyamatokban vesz részt? 5. Mennyire látja tisztázottnak a felelősségi- és feladatköröket a területén? 6. Mennyire látja tisztázottnak a folyamatokat a területén, a szervezet egészében? 7. Milyennek látja a területe leterheltségét? (folyamatos, időszakos, normál) Vannak-e kiemelten leterhelt egységek, munkakörök? 8. Milyen speciális oka lehet a leterheltségnek? 9. Hogyan lehetne ennyi emberrel ennyi feladatot hatékonyabban ellátni? 10. A leterheltségnek lehet-e végzettség, tudás-tapasztalat, életkor összetevői? 11. Vannak-e olyan egységek, munkakörök, ahol alacsonyabb a leterheltség? 12. Mi ennek az oka? 13. Hogyan lehetne ezen változtatni? 14. Kiknek a támogatása szükséges a változtatáshoz (belső, külső)? 30.

31 2. számú melléklet Kedves Kolléga! Jászapáti Város Polgármesteri Hivatalában elindult az ÁROP.1.A projekt egyik alprojektjében (a Polgármesteri hivatalok és a települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humánerőforrás kapacitásgazdálkodálkodásának, a munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése) való közreműködésre kérjük. Köszönjük támogató együttműködését! A Hungaro Support Kft. munkatársai Állítás egyáltalán nem jellemző kismértékben jellemző nagymértékben jellemző teljes mértékben jellemző Pontosan tisztában vagyok a feladataimmal, hatáskörömmel. A valós feladataim teljesen összhangban vannak a munkaköri leírásommal. A szervezeti egységemen dolgozó minden kolléga pontosan tudja, mi a feladata. Gyakran előfordul, hogy nem az én hatáskörömbe tartozó feladatot kapok. Ha elakadok a feladatommal, minden esetben tudom, kihez kell fordulnom. A Hivatalon belül minden esetben időben megkapom a munkavégzéshez szükséges információhoz. Az osztályon belül rendszeres munkamegbeszéléseket tartunk az elvégzendő feladatokról. A szervezeti egységek közötti kommunikáció eredményes, támogatja a hatékony munkavégzést. Gyakran van olyan időszak a munkavégzés során, amikor túlóráznom szükséges, ahhoz, hogy elvégezzem a napi feladataimat. 31.