FELÜLVIZSGÁLT MUNKAKÖRI LEÍRÁSOK

Átírás

1 KISKUNFÉLEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE című, ÁROP-1.A kódszámú projekt szakmai tevékenységeinek megvalósulása, az eredménytermékek létrehozása FELÜLVIZSGÁLT MUNKAKÖRI LEÍRÁSOK (HUMÁN ERŐFORRÁS GAZDÁLKODÁS) szeptember HUNGARO SUPPORT KFT Dunavecse, Fő út

2 TARTALOMJEGYZÉK Bevezetés... 2 A feladat tartalma... 2 A tanulmány módszertana... 3 Felülvizsgált munkaköri leírások... 4 A munkaköri leírás jelentősége, felülvizsgálata... 4 Tanácsadói megállapítások... 6 Összefoglaló... 9 Mellékletek

3 BEVEZETÉS Kiskunfélegyháza Város Önkormányzata (továbbiakban Önkormányzat) a Hungaro Support Kft-t bízta meg az ÁROP-1.A azonosítószámú pályázat keretében az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a munkaköri leírások felülvizsgálatával. A Polgármesteri Hivatalok és települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának, a munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése feladat kötelezően teljesítendő azon Önkormányzatok számára, amelyek az ÁROP-1.A.5 pályázaton támogatást nyertek el szervezetfejlesztési tevékenységek megvalósítására. Kiskunfélegyháza Város Önkormányzat szakmai koncepciója bemutatja, melyek azok a problémák melyek felvetették a 12. tevékenységi terület felülvizsgálatának indokoltságát. Ezek a következők: Az önkormányzati feladatváltozások eredményeként a járási hivatalok létrejöttével a Hivatalban átszervezések valósultak meg, azonban a módosult munkakörök nem minden esetben illeszkednek pontosan a megváltozott feladatokhoz. A munkatársak leterheltsége nem egyenletes, ami nehézségeket okoz a folyamatok végrehajtása során és nem biztosítja az optimális erőforrás-kihasználást. A FELADAT TARTALMA A feladat tartalma a szervezeti változások által érintett egységek és munkakörök kérdőíves felmérése, az érintett egységek/munkakörök kapacitás-felhasználásának interjú és kérdőív alapján történő elemzése, eredmények kiértékelése és fejlesztési javaslatok megfogalmazása. A kapacitások felmérésével párhuzamosan felülvizsgáljuk a megváltozott munkakörök tartalmát. A feladat elvégzésének fő lépései: 1. Munkaköri leírások tartalmának felülvizsgálata A szervezeti feladatok és munkaköri tartalmak illeszkedésének vizsgálatát elvégeztük az alábbi fő lépések mentén. A munkakörök felülvizsgálatának fókuszterületeit a vezetői interjúk alapján határoztuk meg. Az Önkormányzat meghatározta a feladatváltozások, belső átszervezések által érintett szervezeti egységek, folyamatok, feladatok és munkakörök listáját. 2

4 Meghatároztuk a munkakör-elemzés módszereit, a megváltozott munkakörök kialakításának módszereit, a munkakörök elemzésének, kidolgozásának és felülvizsgálatának folyamatát, résztvevőit és ütemezését. Elvégeztük a munkakörök elemzését, tanácsadói javaslatokat tettünk az új/megváltozott munkakörök kidolgozására és a munkakörök felülvizsgálatára vonatkozóan. A TANULMÁNY MÓDSZERTANA A fejezet célja áttekinteni azokat a módszereket, módszertanokat, melyeket a tanulmány elkészítése során alkalmaztunk. Alapvetően a módszertant az adatgyűjtésre építettük fel, mivel a feladatellátás lekövető belső szabályzat elkészítéséhez elengedhetetlen a Polgármesteri Hivatal elvégzendő feladatainak és a hozzájuk párosuló humán erőforrás szükségletnek a megismerése. A projekt kapcsán a következő adatgyűjtési módszerekkel éltünk: 1. Dokumentumelemzés Kiskunfélegyháza Város Önkormányzata biztosította számunkra, a Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát, a belső ügyrendet, a szervezeti egységek feladatvégzésére vonatkozó leírásokat és a hivatali dolgozók munkaköri leírását. A dokumentumok a tanulmánykészítés során a helyzetelemzés és a munkakörelemzés résznél kerültek feldolgozásra. 2. Ellenőrzési lista készítése A munkakörök elemzéséhez egy ellenőrzési listát készítettünk, amely alapján megvizsgáltuk a rendelkezésünkre álló munkaköri leírásokat. Az ellenőrzési lista a munkaköri leírások tartalmi megfelelőségére és hiánytalanságára tér ki. A módszertanhoz tartozó mellékletek, a teljes ellenőrzési lista a Feladatellátást lekövető belső szabályozat bemutatását tartalmazó dokumentum és szabályozási javaslat című tanulmány mellékletében megtalálható. 3

5 FELÜLVIZSGÁLT MUNKAKÖRI LEÍRÁSOK Kiskunfélegyháza Város Önkormányzata rendelkezésünkre bocsátotta a munkaköri leírásokat, amelyek a Kiskunfélegyházi Polgármesteri Hivatal dolgozóinak leírásait foglalta magába. A évi CXCIX. törvény a közszolgálati tisztviselőkről a munkaköri leírások tartalmára vonatkozóan nem tartalmaz előírásokat, mindössze a következők szerint szabályozza: a kormánytisztviselő feladatait és a munkakör betöltésével kapcsolatos követelményeket (végzettség, szakképzettség, szakképesítés, tapasztalat, képességek) munkaköri leírásban kell rögzíteni, a kinevezési okmányhoz csatolni kell a kormánytisztviselő munkaköri leírását. Ennek ellenére mindenképpen kitűzendő célként kezeljük, hogy mind a Hivatal, mind az Önkormányzat részéről egy átlátható, egységes formátumú munkaköri leírás sablont alkalmazzon. Ez nemcsak az összehasonlíthatóságot teszi lehetővé, hanem átláthatóvá, könnyen kezelhetővé teszi az adott munkaköri leírást. Továbbá kiemelendő, hogy a munkaköri leírásokat ne a már meglévő dolgozó végzettségéhez, képességéhez igazítsuk, hanem alakítsunk ki olyan munkakörhöz társítható elvárásokat melyhez az adott pozíciót betöltő embernek kell megfelelni. A munkaköri leírás jelentősége, felülvizsgálata Ahhoz, hogy a Hivatal és a munkavállalók a céljaikat meg tudják valósítani és a lehető legjobb eredményt érjék el, mindenkinek pontosan ismernie kell a feladatait, hatásköreit. Ehhez szükséges a munkakörök kialakítása, jellemzőinek feltárása és azok munkaköri leírásban történő rögzítése. A szervezeti célok eléréséhez mindenekelőtt tehát munkakörökre van szükség. A munkakörök az emberi erőforrás menedzsment rendszerszemléletét követve más emberi erőforrás funkcióval is szoros kapcsolatban vannak. Egyrészt a teljesítményértékeléssel, az egyén teljesítményének alapja a munkaköri leírásnak való megfelelés. Ilyen szempontból is fontos, hogy az írásban rögzített feladatok a valós napi feladatokkal és a szervezet céljával összhangban legyenek meghatározva. Másrészt a munkaköri leírásban megfogalmazott feladatok alapján lehet a képzésekben való részvételt is tervezni. A munkahelyi képzések célja többek között, hogy a képzés során nyert tudást a munkavégzés során felmerülő feladatok elvégzésekor a munkavállaló munkája során hasznosítani tudja, azokat beépítse a mindennapokba. Harmadrészt a jól kialakított munkakör révén az egyén a szervezetben jól el tudja helyezni magát, a szervezetben elfoglalt helyét, szerepét. 4

6 A módszertanban részletezett ellenőrzési lista szempontjai is ezeket a célokat szolgálja. Fontos, hogy a munkaköri leírásból kiderüljön, hogy a mi a munkakör pontos neve, a célja, funkciója és a helye a szervezeten belül. A munkakör tartalma hatással van a helyettesítés kialakítására, és az egyén teljesítmény-értékelésének, számon-kérhetőségének alapja is. A munkavégzés körülményei egyéb hozzáadott információval bírnak. Melyek azok a speciális feltételek, munkakörhöz rendelt eszközök, amelyek még befolyásolják a munkavégzést. A záró információk pedig akár egy munkaügyi ellenőrzés során, külső szakemberek számára hordoz leginkább hasznos adatokat, úgymint a munkaköri leírás kidolgozója illetve kiadója, a hatálybalépés időpontja, és a munkavállaló aláírása, amellyel a munkavállaló magára nézve elfogadottnak tekinti a munkaköri leírásában foglaltakat. A felülvizsgálat elvégzését a fent említett módszertanra és bevezetőre, illetve a Feladatellátást lekövető belső szabályzat bemutatását tartalmazó dokumentum és szabályozási javaslat című tanulmányban részletezett munkaköri leírásokkal kapcsolatos elméleti részre alapoztuk. A Hivatal valamennyi munkaköri leírását megvizsgálva, azok közül részletesebb elemzésnek vetettük alá a Pénzügyi Osztály munkaköri leírásait. A munkaköri leírások teljes elemzése az ellenőrzési listával és a felülvizsgált munkaköri leírások teljes dokumentációjával a tanulmány részét képezik. A felülvizsgált munkaköri leírások közül azok, melyekben módosítást javaslunk alkalmazni, a tanulmány mellékletében kerülnek csatolásra (1. melléklet). Típushibák esetén csak példák kerülnek a mellékletbe. 5

7 TANÁCSADÓI MEGÁLLAPÍTÁSOK A Hivatalban egy sablont alkalmaznak minden munkaköri leíráshoz, ami megkönnyíti az átláthatóságot és a kezelhetőséget, ez a sablon kellő részletességgel mutatja be a különböző munkaköröket. A FEOR számok nincsenek hozzárendelve a munkaköri leírásokhoz. A munkaköri leírás érvényességére vonatkozóan jellemzően annak kezdete van feltüntetve. A munkakör célja, funkciója egyes munkaköri leírás típusokban megtalálható. A munkaköri leírásban az adott munkakör feladatai részletesen kifejtésre kerülnek. A döntési jogkörök, valamint az egyéb felelősségi területek meghatározásra kerülnek a munkaköri leírásokban. Meghatározásra kerül a munkaköri leírásokban az is, hogy elsődlegesen kivel kell kapcsolatot tartania a munkakört betöltőnek, illetve a helyettesítések is minden esetben meghatározásra kerültek, itt viszont csak a helyettesítő neve kerül feltüntetésre, munkaköre nem. Teljesítmény-követelmények csak néhány esetben kerülnek konkrétan megfogalmazásra. A többségnél az egyes feladatok rendszerességével kapcsolatos előírások szerepelnek. A munkavégzés körülményei, a munkakörhöz rendelt eszközök, a speciális munkavégzési feltételek megjelölése a munkaköri leírásokban nem jellemző, bár hivatali munkavégzés esetén kevésbé relevánsak. A munkaköri követelmények, mint elvárt végzettség, speciális tudás szintén meghatározásra kerülnek. A munkaköri leírás kidolgozója, illetve kiadója az adott egység vezetője. A hatálybalépés időpontját szintén meghatározzák, az érvényesség kezdetével. A munkavállaló a munkaköri leírás átvételekor aláírásával elfogadja a munkaköri leírás érvényét. 6

8 MUNKAKÖRÖK ELEMZÉSE MUNKAKÖR 1 MUNKAKÖR 2 MUNKAKÖR 3 MUNKAKÖR 4 MUNKAKÖR 5 MUNKAKÖR 6 MUNKAKÖR 7 MUNKAKÖR 8 MUNKAKÖR 9 MUNKAKÖR 10 MUNKAKÖR 11 NÉV Szlávikné Kasza Margit Gál Mónika Vajda Tamásné Belinyák Edit Kovács Zita Farkasné Kis- Elek Mónika Káposztás Éva Nemes Ildikó Megyesi Ervinné Petróczi Anita Bányainé Pozsár Gyöngyi POZÍCIÓ osztályvezető hely. egyéb gazd. üi. egyéb gazd. üi. II. számviteli üi. I. pénzügyi üi. II. számviteli üi. II. pénzügyi üi. pénzügyi üi III. bérügyi üi. II. általános üi. számviteli üi III. a munkakör megnevezése x x x x x x x x x x x kódszám (FEOR) érvényesség x x x x x x x x x x x a munkakör célja, funkciója a munkakör helye a szervezeten belül x x x x x x x x x x x MUNKAKÖR TARTALMA a munkakör feladatainak felsorolása x x x x x x x x x x x jogkörök x x x x x x x x x x x felelősség x x x x x x x x x x x kapcsolattartás x x x x x x x x x x x teljesítmény-követelmények x MUNKAVÉGZÉS KÖRÜLMÉNYEI a munkakörhöz rendelt eszközök speciális munkavégzési feltételek munkaidő x x x x x x x x x x x MUNKAKÖRI KÖVETELMÉNYEK végzettség x x x x x x x x x x x ismeretek speciális követelmények x x x x x x x x x x x ZÁRÓ INFORMÁCIÓK munkaköri leírás kidolgozója, illetve kiadója a hatálybalépés időpontja x x x x x x x x x x x munkavállaló aláírása x x x x x x x x x x x ÖSSZESEN HIÁNYOSSÁGOK (DB)

9 MUNKAKÖRÖK ELEMZÉSE MUNKAKÖR 12 MUNKAKÖR 13 MUNKAKÖR 14 MUNKAKÖR 15 MUNKAKÖR 16 MUNKAKÖR 17 MUNKAKÖR 18 MUNKAKÖR 19 MUNKAKÖR 20 MUNKAKÖR 21 MUNKAKÖR 22 NÉV Birgés-Ábel Edit Lajos Roland Pap Ildikó Csilla Tóth Szabina Dósainé Bodor Mária Rabi Viktor Kaszáné Felföldi Julianna Hartyáni Gyula Hollenda Gabriella Iloanya- Mogyoró Zsuzsanna Dr. Tisóczki Tamás MUNKAKÖR 23 Farkas Mihály POZÍCIÓ számviteli üi IV. pénzügyi üi I. csoportvezető/adóüg yi ii. adóügyi üi adóügyi üi adóügyi üi. adóügyi üi. beruházási üi. beruházási üi. általános üi. vagyonhasznos ítási lakásügyi üi. csoportvezető ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK a munkakör megnevezése x x x x x x x x x x x x kódszám (FEOR) érvényesség x x x x x x x x x x x x a munkakör célja, funkciója a munkakör helye a szervezeten belül x x x x x x x x x x x x MUNKAKÖR TARTALMA a munkakör feladatainak felsorolása x x x x x x x x x x x x jogkörök x x x x x x x x x x x x felelősség x x x x x x x x x x x x kapcsolattartás x x x x x x x x x x x x teljesítmény-követelmények MUNKAVÉGZÉS KÖRÜLMÉNYEI a munkakörhöz rendelt eszközök speciális munkavégzési feltételek munkaidő x x x x x x x x x x x x MUNKAKÖRI KÖVETELMÉNYEK végzettség x x x x x x x x x x x x ismeretek speciális követelmények x x x x x x x x x x x x ZÁRÓ INFORMÁCIÓK munkaköri leírás kidolgozója, illetve kiadója a hatálybalépés időpontja x x x x x x x x x x x x munkavállaló aláírása x x x x x x x x x x x x ÖSSZESEN HIÁNYOSSÁGOK (DB)

10 ÖSSZEFOGLALÓ A munkaköri leírások elemzésénél számos tapasztalatra tettünk szert. Ahogy a részletes elemzésből is látható, a Kiskunfélegyházi Polgármesteri Hivatalban egy jól kidolgozott munkaköri leírás sablont alkalmaznak minden esetben, amely igen részletesen van kidolgozva. Erőssége, hogy tartalmazza a munkakörhöz tartozó részletes feladatokat, felelősségi köröket, továbbá kitér a munkakör betöltőjének kötelességeire, munkakörre vonatkozó követelményekre, illetve azt is összegzi, hogy elsősorban mely szervezeti egységekkel kell kapcsolatot tartania a munkakört betöltő személynek. A dokumentumok elemzéséből továbbá kiderült, hogy a felelős személyek kellő gondossággal járnak el a Hivatalt és az Önkormányzat feladatait érintő változások lekövetésében. A Járási Hivatalok és a KLIK megalakulásával egyidejűleg számos változás történt a Kiskunfélegyházi Polgármesteri Hivatal felépítésében is, átszervezésre kerültek az osztályok és a munkakörök, mely változások a munkaköri leírásokban is kivétel nélkül rögzítésre kerültek, a jelenlegi tartalma a munkaköri leírásoknak naprakész. Ugyanakkor a munkaköri leírások tartalmát tekintve több fejlesztési lehetőséget is láttunk, azoknak az elemzésekor. Az egyes munkakörökhöz tartozó felelősségi és jogkörök további, részletesebb kifejtéseként, ahol a pályázatokkal kapcsolatos feladatok jelentős szerepet töltenek be, ott a jó gyakorlat azt mutatja, hogy az illetékes jogkörébe érdemes bevonni a pályázatokhoz szükséges adatkérést. A FEOR számok hiányoznak a munkaköri leírásokból, melyet javaslunk pótolni. Bár a dokumentumokban meghatározásra kerül a munkakört betöltő személy helyettesítője, ez azonban csak név szerint van meghatározva, javasoljuk feltüntetni a helyettesítő munkakörét, hogy egy esetleges személyi változás ne okozzon gondot. 9

11 MELLÉKLETEK 1. melléklet A következő munkaköri leírásban valamennyi fejlesztési terület megtalálható, melyek az előző részben kifejtésre kerültek. 10

12 11

13 12

14 13

15 14

16 15

17 16