FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV Kis Készlet és Számla

Átírás

1 FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV Kis Készlet és Számla

2 Jogvédelem a szerzői jogról szóló rendelkezések Ezen szoftvertermék az őt alkotó részelemek együttesét tekintve képviseli a jogvédelem alá eső termék fogalmát. A termék elemei közé tartozik minden, a termék megvásárlásakor a felhasználó birtokába az ellenérték fejében juttatott fizikai és szellemi produktum. Ezen szoftvertermék elemei közé tartozik kizárólagosság nélkül: a szoftvert mint szellemi terméket fizikálisan kézzelfoghatóvá és ezáltal használhatóvá tévő adattároló eszköz; a Felhasználói Kézikönyv; a szoftverhez járó egyedi azonosító-kód (termékszám); az elemeket tartalmazó termékdoboz. A szoftvertermék egészére és elemeire vonatkozóan is: copyright. A szoftvertermék egésze és elemei is a Kulcs-Soft Számítástechnika Nyrt. (továbbiakban: Kiadó) tulajdonát képezik, ideértve, de ezzel mást nem kizárva, az utólagos és egyéb felhasználásra vonatkozó jogokat. Tilos tehát a szoftvertermék egészét vagy elemeit a Kiadó írásos engedélye nélkül továbbadni, sokszorosítani, a vásárláskor kapott formátumokon kívül más formában tárolni, reprodukálni. Tilos továbbá a szoftver belső felépítését elemezni, visszafejteni, a termék vásárlásakor engedélyezett módokon kívül telepítését elvégezni. A szoftverterméket az általános szerzői jogok védik a hazai és nemzetközi piaci forgalomban.aki (magánszemély vagy szervezet) a fenti rendelkezések ellen vét, az a mindenkori érvényes jogszabályoknak megfelelően törvényi felelősségre vonható, ellene büntetőeljárás kezdeményezhető! Jelen Felhasználói Kézikönyvben előforduló adatok, példák kitaláltak, hacsak ennek ellenkezőjére kifejezett utalás nem történik. A Kézikönyvben szereplő információk külön értesítés nélkül változhatnak.a Kiadó garantálja, hogy a termék alapvetően az e dokumentációban foglaltak szerint fog működni. Mindennemű valós vagy vélelmezett garancia érvényesítése a licencszerződésben foglalt feltételek szerint lehetséges.a Kiadó nem vállal felelősséget a program által indirekt módon okozott hibákért, anyagi vagy morális veszteségért, üzleti haszon elmaradásáért vagy üzleti információk elvesztéséért.

3 Tartalomjegyzék 3 Tartalomjegyzék Fejezet I Fejezet II A program célja A program általános használata Pdf nyomtatás Fejezet III Fejezet IV Fejezet V Fejezet VI Fejezet VII Fejezet VIII Fejezet IX Fejezet X Fejezet XI Telepítés Testre szabás, beállítás Ügyfél menü Termék menü Számla menü Raktár menü Kimutatások menü Eszközök menü Súgó menü Tárgymutató

4 I Fejezet

5 A program célja 5 A program célja 1 A Kulcs-Soft, mint gyártó és kiadó által fejlesztett általános célú Kis Készlet és Számla készletnyilvántartó és számlázó rendszer olyan ügyviteli program, mellyel megvalósítható: - a céggel kapcsolatban álló partnereknek-, a cég termékeinek és szolgáltatásainak nyilvántartása, - a számlázás, és a számlanyilvántartás vezetése. A Kis Készlet és Számla egy Windows alapú, teljes egészében magyar nyelvű alkalmazás, mely a korszerű informatika követelményeinek és a lefedni kívánt ügyviteli terület felhasználói elvárásainak minden tekintetben megfelel. A gyártó garanciáját a több mint húsz éves tapasztalat, a magas szintű fejlesztési háttér, valamint a több mint programfelhasználó is biztosítja. A Kis Készlet és Számla fejlesztésekor az a cél vezetett minket, hogy olyan rendszert alkossunk meg, mely az előirányzott feladatkör ellátása mellett felhasználói számára a lehető legnagyobb szabadságot nyújtja a szabad paraméterezhetőség és az általános kereskedelmi feladatmegoldás területén. A programról általában: - szabványos, Windows alapú felhasználói program, - teljes körűen látja el az ügyfél, termék és szolgáltatás, valamint a kimenő- és bejövő számlanyilvántartással kapcsolatos általános feladatokat, - a termékek nyilvántartása és számlázása a raktárkészlet mennyiségi kezelésével történik, - a mindennapi munkát és a feladatmegoldást a nagyfokú szabad paraméterezhetőség segíti, - a rendszerrel korlátlan számú ügyfél, termék, szolgáltatás, számla,

6 6 Kis Készlet és Számla raktár, kategória, fizetési mód kezelhető, és tartható nyilván, - bármikor végezhető visszakeresés bármely olyan adatra, mely a programban szerepel, - a visszakeresések és listázások olyan elvek szerint történnek, melyek egyaránt alkalmassá teszik a rendszert a mindennapi munkához szükséges információk és a vezetői döntések előkészítését támogató kimutatások megjelenítésre, - minden adatot elég egyetlen egyszer szerepeltetni a programban az előírt módon, és amennyiben erre mód és logikusan szükség is van, ezután a rendszer egyéb részein is könnyedén hozzáférhetőek, - a rendszerben tárolt adatok biztonságára a Microsoft SQL2005 Server lehetőségeit kihasználva magas szintű karbantartási funkciók ügyelnek.

7 II Fejezet

8 8 2 Kis Készlet és Számla A program általános használata Vezérlőpult használata: A vezérlőpulton áttekinthetjük a rendszer főbb működését, a főbb adatfeldolgozó ablakokat, a törzsadatokat, a bizonylatokat és a kimutatásokat. Az egér gombjával rákattintunk a kiválasztott ikonra és azonnal megjelenik a kiválasztott ablak. Menük és nyomógombok használata: ezek elérése nemcsak egérrel történhet. A nyitóképernyő menüsora aktiválódik, ha a billentyűzet bal Alt gombját lenyomjuk. Így a funkciók a megfelelő billentyűkkel is elérhetők. Funkciók elérése: a listákon (ügyfél, termék, számla, stb.) a használható funkciókat nemcsak menüből érhetjük el, hanem úgyis, ha a lista valamely pontján az egér jobb gombjával kattintunk. A Windows-ban megszokott módon előjönnek a lehetséges funkciók egy menülistán, majd az egérrel könnyen kiválaszthatjuk a megfelelő funkciót, majd rákattintunk. Beviteli mezők közötti mozgás: egér segítségével, illetve a <Tab> billentyűvel történhet, az előző mezőre történő visszaugrás a <Shift+Tab> kombinációval. A beviteli mezőkbe a kurzorral a mezőben állva vihetjük be az adatot. Legördíthető listák használata: a lista végén látható, lefele mutató nyílra kattintva gördíthetjük le ezeket a kötött választási lehetőségeket tartalmazó listákat (pl.: fizetési mód kiválasztása számlázáskor. Itt, csak ez előre felvitt fizetési módok közül választhatunk). A <Tab> billentyűvel a listát aktívvá téve, használhatjuk az <Alt+Le >billentyűkombinációt is. Megjegyzés mező: Hosszabb szöveges információk megjelenítésére szolgál (pl.: számlán), illetve lehetőség van olyan megjegyzéseket is rögzíteni, amit csak a program felhasználói látnak. A + jel használata: A törzsben még nem szereplő ügyfeleket, illetve termékeket tudunk rögzíteni bizonylatok kiállítása közben Jelölőnégyzetek: Opcionális lehetőségek alkalmazását érhetjük el bejelölésükkel. A választó kapcsolókkal ellentétben egy adott pl. szűrés kapcsán egyszerre többet is alkalmazhatunk közülük.

9 A program általános használata 9 Gyorskeresés: a programban minden listán elérhető ez a funkció (ügyfél, termék, stb.). Alkalmazásával könnyedén megtalálható a kívánt tétel, például több ezres ügyféllistában a vevő neve. A listában elég csak azt az oszlopot aktívvá tennünk, azaz rákattintanunk az egérrel, melyre a gyorskeresést végezni szeretnénk (pl.: ügyfél neve), és begépelni a kezdő karaktereket (pl.: Fehér Péter esetén fe ), és a program automatikusan erre a tételre ugrik. Szűrés (listázási elvek): a programban mindennemű listázás, gyűjtés szűrőfeltételek alkalmazásával történik. A Felhasználó egy szűrőablakban meghatározza, hogy milyen tartalmú listát szeretne, mire kéri a gyűjtést. Például: számlák listázásakor a szűrőablakban szinte valamennyi, a számlára jellemző tulajdonság és információ szerepel: kiállítási dátum, bizonylattömb, esedékesség, vevő neve stb. Ezek a szűrőfeltételek, a program logikai ÉS- kapcsolatot képez közöttük, tehát azt vizsgálja, melyek azok a számlák, melyek mindegyik szűrőfeltételnek eleget tesznek. A listák szabadon csoportosíthatók, szerkeszthetők. Az így megszerkesztett lista beállításai elmenthetők. Lista nézetének módosítása tételek sorrendje: Válasszuk ki a tételek sorrendjét meghatározó oszlopot, majd kattintsunk egyet az oszlop fejlécére, megnevezésére. Ekkor a tételek abc sorrendbe rendeződnek. Ha mégegyszer rákattint az oszlop fejlécére, akkor visszafelé lesznek rendezve a tételek. Ha egy másik oszlop szerint is rendezni szeretné a tételeket, akkor a Shift gomb egyidejű nyomva tartásával kattintson a másik oszlop fejlécére is. Lista nézetének módosítása oszlopok szerkesztése: Átrendezhetjük a lista nézetünket úgy, hogy a kiválasztott oszlop fejlécét ( megnevezését ) az egér gomb folyamatos nyomva tartásával megfogjuk, és elmozdítjuk a megfelelő fejléc helyére, majd elengedjük az egér gombját. Az oszlop szélességét úgy állíthatjuk be, hogy az oszlop végét jelző függőleges vonalra ráállunk az egérrel, majd mikor megjelenik az oda-vissza nyíl kurzor, akkor az egér gomb nyomva tartásával mozgathatjuk azt a megfelelő pozícióba.

10 10 Kis Készlet és Számla Lista nézetének módosítása csoportosítás funkció: A lista csoportosításához álljon rá az egérrel a csoportosítandó oszlop fejlécére, majd tartsa lenyomva az egér gombot és így mozgassa az oszlop fejlécét feljebb a csoportosítás területre, majd engedje el az egér gombot. Ekkor a program az adott oszlop alapján csoportba rendezi a tételeket, mely csoportokat a + ikonra kattintva tudunk kinyitni. Ha törölni szeretné a csoportosítást, akkor mozgassa vissza a mező megnevezését a fejlécbe, vagy a csoportosítás területre kattintson az egér jobb gombbal és válassza a csoportosítás törlése funkciót. Lista nézetek szerkesztése: Az így elkészített lista nézetet el tudjuk menteni a Lista nézetek menüpontban található mentés funkcióval. Adjunk neki egy nevet, mely név megjelenik a Lista nézetek menüpontban, így a későbbiek során bármikor előhívható ez a lista nézet. Ezután tovább módosíthatunk egy másik nézetet, majd azt is így elmenthetjük egy másik névvel, és így tovább. Lista nézetet törölni a lista nézet törlés paranccsal lehet. Listák nyomtatása: Az így megszerkesztett lista nézetünket ki is nyomtathatjuk. A fent említett funkciók segítségével gyakorlatilag tetszőleges tartalmú és elrendezésű listákat állíthatunk elő nyomtatott formában. Listák exportálása.xls állományba: bármelyik listánkat ki tudjuk menteni egy, az Excel által megnyitható és feldolgozható állományba. Állítsuk elő kívánt listánkat, ezután válasszuk az Export Excel-be funkciót, majd adjuk meg az.xls kiterjesztésű állomány nevét és helyét ahová menteni szeretnénk. Listák frissítése: a program hálózatban történő alkalmazásakor van jelentősége. A rendszer a beépített SQL szerverrel teljes mértékben alkalmazható hálózatba kötött munkaállomásokon is, tehát egy adatbázisban (pl.: ügyfélnyilvántartás) egyszerre korlátlan számú felhasználó dolgozhat. Ha például az egyik Felhasználó az ügyféllistával dolgozik, egy másik pedig saját munkaállomásán közben rögzít egy új ügyfelet, a frissítés hatására a rendszer ezt az új partnert is megjeleníti az előbbi Felhasználónál. Nyomtatási kép megtekintése nyomtatás előtt: Bizonylatain, listáink

11 A program általános használata 11 nyomtatási képét megtekinthetjük még a nyomtatás előtt. Lehetőség van a bizonylatok nyomtatási képét módosítani a bizonylat sablon szerkesztése funkcióval. 2.1 Pdf nyomtatás A program bármely listája és bizonylata elmenthető PDF formátumban is, amely a nem szerkeszthető elektronikus formátum előnyeit kínálja és ben továbbítható, vagy szükség esetén archiválható. A bizonylatok nyomtatási lehetőségénél, a Nyomtató mező elemei közül választható ki a Pdf nyomtatás.

12 III Fejezet

13 Telepítés 3 13 Telepítés Mielőtt használatba vesszük a rendszert, telepítenünk kell. A programot letölthetjük a Kulcs-soft Nyrt. honlapjáról, vagy a vásárláskor kapott dvd lemezről is telepíthetjük. Utóbbi esetben szükségünk lehet a legújabb frissítés telepítésére is, erre a program élő internetkapcsolat esetén - indításkor figyelmeztetni is fog minket. Amennyiben nincs gépünkön Microsoft SQL2005 szerver, úgy a telepítő program ezt is telepíteni fogja. A telepítés akár több percet is igénybe vehet. Bár magához a telepítéshez nem szükséges informatikai tudás, az SQL szerver megfelelő működéséhez szükség lehet a Windows tűzfal, illetve a vírusirtó egyedi beállítására vagy kikapcsolására a telepítés idejére! Amennyiben már van, úgy ezt az SQL szervert fogja használni az adatbázisunk kezelésére. A telepítő végigvezet minket a telepítés fázisain egyszerűen és közérthetően, programozói tudást nem igénylő módon.

14 IV Fejezet

15 Testre szabás, beállítás 4 15 Testre szabás, beállítás A programot saját vállalkozása ügyvitelére szabhatja. Beállíthatja a cége azonosító és alapadatait, a program alapértelmezett adatait, mint például raktár, fizetési mód, áfa kulcs. Ezenkívül megszerkesztheti a bizonylatainak nyomtatási képeit, illetve beállíthatja az alapértelmezettet. Az adatok bármikor módosíthatóak, így rugalmasan alkalmazkodik a cég ügyvitelének változásaihoz.

16 V Fejezet

17 Ügyfél menü 5 17 Ügyfél menü Ügyfél törzsadatok rögzítése Ahhoz, hogy egy cég bekerüljön nyilvántartásunkba, új ügyfél adatlapot kell nyitnunk. Ez történhet az Új Ügyfél menü megnyitásával, vagy bizonylat kiállítása közben az ügyfélnév mező végén található + jelre kattintva. Alapadatok Mezőnév Jellemzője Ügyfél név max. 80 karakter Ügyfél kód max. 20 karakter Irányítószám max. 20 karakter Település max. 80 karakter Cím max. 80 karakter Ország Kiválasztható Telefon max. 20 karakter Fax max. 20 karakter max. 80 karakter Weboldal max. 80 karakter Fizetési mód Kiválasztható Saját megjegyzés Belső használatú Az adatbeviteli mezőkbe bármilyen karakter beírható. Karakternek minősül a <Space> által írható szóköz is. Ügyfélkód: A maximum 20 karaktert tartalmazó mező rövidített név, kód tárolására alkalmas. Ez az egyedi azonosító kód, lekérdezések esetében

18 18 Kis Készlet és Számla nyújthat segítséget. Az ügyfélre vonatkozó adatbeviteli mezők közül egyedül a Név az, amelyet legalább egy karakterrel kötelező kitölteni. A programban gyárilag található egy, irányítószám gyűjtemény. Azon irányítószámok, melyek szerepelnek az adatbázisban (és településhez vannak rendelve), biztosítják azt a kényelmi szolgáltatást, hogy a beírt irányítószám alapján a rendszer automatikusan kitöltse a Település mezőt. Az alapadatok-panelen későbbi munkánk szempontjából talán az egyik legfontosabb információt a kategóriák jelentik. Programunkban ügyfeleinket korlátlan főkategóriába sorolhatjuk be. A főkategóriák alá korlátlan számban tudunk alkategóriákat definiálni. Ez az Eszközök/Törzsadatok menüpont alatt lehetséges. A Címek, és az Ügyintéző panelen van módunk az adott ügyfélhez tartózó további címek (pl. számlázási, postázási), illetve ügyintézők adatit felvinni.

19 VI Fejezet

20 20 Kis Készlet és Számla 6 Termék menü Termék törzsadatok rögzítése Kattintsunk az ikonsor Új termék ikonjára. Egy üres termék-adatlapot jelenít meg a program, melynek kitöltése és elmentése jelenti a termék (szolgáltatás) készletnyilvántartásba történő rögzítését. Ezen a termék-adatlapon tudjuk nyilvántartásba venni, rögzíteni kívánt termékeinket és szolgáltatásainkat, minden, a számlázáshoz szükséges jellemzőjükkel együtt. A rendszer a termékeket és szolgáltatásokat egységesen számlázandó tételekként fogja kezelni, mindkettő rögzítése ezen az adatlapon történhet. Alapadatok Mezőnév Jellemzője Termék név max. 80 karakter Termék kód max. 20 karakter Szolgáltatás Ki/be kapcsolható pipa Mennyiségi egység max. 20 karakter Áfa legördülő listából Mennyiségi kerekítése max. 4 tizedesig VTSZ max. 80 karakter Egységár max. 30 karakter Saját megjegyzés Belső használatú Bizonylatokon megjegyzések megjelenő A különböző különböző szerepelhetnek bizonylatokon megjegyzések

21 VII Fejezet

22 22 7 Kis Készlet és Számla Számla menü Számla kiállítása Számla kiállításához kattintsunk a Számla menü Új számla almenüjére. Hatására megjelenik a számla adatszerkesztő ablaka. Vevő: A vevőt az ügyfelek listájából fogjuk kiválasztani. Kezdje el begépelni a keresendő ügyfél nevét és a program automatikusan leszűri az ügyfél listát a karaktereknek megfelelően. Vagy használhatja a vevő mező végén lévő segítőkapcsolót a gyorskereséshez, illetve a mezőbe kattintva az <Alt+Le> kombináció használatával. Hatásukra azon ügyfelek listája jelenik meg egy előreugró ablakban, melyek a számla kiállításának pillanatában az ügyfélnyilvántartásban szerepelnek. Itt is, akár a raktári bizonylatokon terméket, van mód új, a törzsben még nem szereplő ügyfél rögzítésére is. Ehhez a mező végén lévő + gombra kell kattintanunk. Ennek hatására megnyíló Ügyfél-adatlap kitöltése után folytathatjuk a számla készítését. Ügyfél kód: Amennyiben használunk kódot ügyfeleink nyilvántartására, úgy ez alapján is van lehetőségük a megfelelő ügyfelet kiválasztani. Fizetési mód: Az ügyfél adatlapján hozzárendelt fizetési módot fogja programunk felajánlani. Természetesen, amennyiben ettől eltérő módon kívánjuk a számlát kiállítani, a Törzsadatokban rögzített fizetési módok közül választhatunk. Vevő címe: Bár az ügyfél listán a vevő alapcíme szerepel, nem árt, ha tudjuk, hogy definiálhatunk számára más címet (címeket). Amennyiben vevőnknek az alapértelmezett címtől eltérő számlázási címet szeretnénk megadni, az ügyfél adatlapon megtehetjük (címek fül). A cím rögzítése után számla kiállításakor ezt fogja programunk felajánlani. A számla esedékessége ügyféltől függ, az ügyfélhez rendelt fizetési módhoz meghatározott esedékesség alapján kínálja fel a program. A törvényi előírás értemében a számla kelte nem, ám az esedékességi és a teljesítési dátum mező átírható, függetlenül attól, hogy milyen, az ügyfél fizetési módjához tartozó esedékességi határidő került felkínálásra. A számlázási ablak fejlécében további információk és kezelőeszközök is

23 Számla menü 23 láthatóak, ezek: Bizonylatszám: A bizonylatszám, számlaszám nemcsak számot, hanem a számlaszám előtti karakteres előtagot is tartalmazhat. A számlaszám nem módosítható! Engedmény/Felár: A kiválasztott vevőnek megjelenik az ügyfél adatoknál rögzített engedmény/felár mező értéke, amit itt módosíthatunk. Az itt megadott engedmény/felár mező módosítani fogja a számlázáshoz kiválasztott termék alap egységárát. Nyomtatási előnézet: mielőtt számlánkat elkészítenénk (rögzítenénk, mely művelet után módosítása már nem lehetséges), ezzel az ikonnal módunkban áll megtekinteni azt úgy, ahogyan nyomtatásban fog megjelenni. Megjegyzés: a számla egyik fontos információja lehet a számlára vihető megjegyezések szerepeltetése illetve azok tartalma. Termék kiválasztása Termék név: Kezdje el beírni a termék nevét és a program automatikusan leszűri a termékeket és felkínálja azokat kiválasztásra. Termék kód: Amennyiben termékünket a termék kód beírásával szeretnénk kiválasztani, a Termék kód mezőbe beírva megtehetjük azt. Abban az esetben, ha a termék kódot a számlakészítő maga írja be a mezőbe, a továbblépés hatására <Tab> a rendszer ellenőrzi, hogy a termék kód tartozik-e valamilyen, rögzített termékhez, így az áru termék kód alapján történő kiválasztása csak úgy lehetséges, ha a megadott termék kód szerepel egy, már rögzített termékünk adatlapján. Ha nincs a beírt kód rögzítve egyetlen a törzsben szereplő termékhez sem, a terméknév mezőhöz való ugráskor a kód mező tartalma törlődik. Amennyiben olyan terméket (szolgáltatást) számlázunk, melynek adatlapján nem határoztunk meg termék kódot, a rendszer ennek számlázását is engedélyezi. Ilyenkor a termék nevével azonosítjuk be a kiszámlázni kívánt tételt.

24 24 Kis Készlet és Számla Egységár: A kiválasztott termékhez felvitt árat módosítja a megadott engedmény/felár mező, amit tovább módosíthatunk. Azoknál a termékeknél, ahol nem adtunk meg egységárat ott az Egységár mező üresen marad, a program a kézzel bevitt értéket fogja feltüntetni a számlán. Áfa: A termékhez rögzített áfa kulcs az elsődleges, a Törzsadatokban rögzített további áfa kulcsok választhatók. Bruttó ár: A megadott egységár áfa értékkel növelt értéke lesz. Ha módosítjuk, akkor a program kiszámítja az ennek megfelelő nettó árat, azaz az egységárat. Mennyiség: Szabadon írható, léptethető. Raktár: A rendszerbeállításokban rögzített alapértelmezett raktár az elsődleges. A törzsadatokban felvitt további raktárak választhatók. Készleten: Itt láthatjuk, hogy a kiválasztott termékből az adott raktárban mennyi van készleten. A Következő gombra kattintva elmenthetjük a kiválasztott terméket a megadott adataival, és így rákerülnek a számlára, majd utána új terméket választhatunk ki. Az OK gombra kattintva elmenthetjük a termék adatokat és kiléphetünk az ablakból, a Mégse gombra kattintva elvetjük az aktuális termék adatainak szerkesztését és bezárhatjuk az ablakot. A számla mentése előtt a megnyitás gombbal a kijelölt tételt tudjuk módosítani. A törölni kívánt tételt, a kiválasztás után a töröl gomb megnyomásával távolíthatjuk el a listáról. A számlázó ablak jobb oldalán alul láthatjuk összesítve a számlán szereplő tételek nettó-, bruttó értékét, az áfa értéket, valamint a fizetendő bruttó végösszeget. A Bizonylat nyomtatási sablon mezőben beállíthatjuk vagy akár módosíthatjuk a számla nyomtatási képét, ami után meg is tekinthetjük a kinyomtatandó számlánkat a Nyomtatási előnézet funkcióval. A számlát a ment és bezár, vagy a ment és új gombbal zárhatjuk le. Az

25 Számla menü 25 ekkor megjelenő ablakon választhatjuk ki, hogy nyomtatni is szeretnénk-e a számlát vagy egyelőre csak elmenteni. A nyomtatást választva lehetőségünk van az alapértelmezett nyomtatási példányszámot, nyomtatót és a nyomtatási sablont is kiválasztani. Számla stornózása Stornírozni csak kinyomtatott normál típusú számlát lehet. Stornírozás esetén a program az érvényes törvényi rendelkezések alapján a következő kiállítható számla sorszámát felhasználva mínuszos ellenszámlát hoz létre. Stornírozáshoz a kiválasztott számlán állva egér jobb gomb Stornó parancsot, <Delete> billentyűt, vagy a felső menüsor stornó ikonját is használhatjuk. Számla helyesbítése Helyesbíteni csak kinyomtatott normál típusú számlát lehet. A helyesbítéshez először az eredeti, helyesbíteni kívánt számla tételeit ellenkező előjellel tartalmazó helyesbítő számlát kell elkészíteni, majd a helyes tételeket felvinni a helyesbítő számlára. A helyesbítő számla kiállítása Válassza ki a számla lista ablakban a helyesbíteni kívánt számlát (az legyen az aktív sor a listában). Felső menüsorból, vagy jobb egérgombbal is elérhető legördülő menüből válassza ki, a számla helyesbítés parancsot. Ennek hatására egy új számla kiállító ablak jelenik meg. Ha a jobb egérgombbal elérhető menüben nem aktív ez a funkció, akkor a kiválasztott számla jellege vagy helyesbítő, stornó, vagy olyan számlát választott, amihez már készült stornó illetve helyesbítő számla. Az előbbiekben felsorolt típusokat nem tudja helyesbíteni. A helyesbítő számlán mínusszal szerepel az eredeti számlán szereplő tételek, melyeket szükség szerint törölni tudja, illetve lehetőség van új tétel felvitelére is. Fejlécben a számlával egy tekintet alá eső okirat felirat szerepel. A teljesítés időpontja megegyezik a helyesbített számla teljesítési

26 26 Kis Készlet és Számla dátumával. A Helyesbítő számla tartalmazza: - az eredeti, helyesbített számla számát és teljesítési időpontját (nyomtatásban a tételsorok feletti részen megerősítő információként); - az eredeti, helyesbített számla tételeit ellenkező előjellel, mint az eredetin voltak. - a helyesbített, a helyesbítő, és ezek különbözeti áfa összesítőjét. A helyesbítő számlára az <Új> gombbal viheti fel a helyes adatokat. Például ha elrontottuk az árat, akkor helyesbítő számla kiállításánál az <Új> gombbal felviszünk egy új sort a termék helyes árával. Kézi számla rögzítése Ezzel a modullal lehetőségünk nyílik a programon belül rögzíteni, valamint nyilvántartani a cég azon kimenő számláit, melyeket nem a programmal állítottunk ki. A kézi számla bizonylatszámát nekünk kell megadni, a további folyamat megegyezik a normál számla készítéssel. A rögzített kézi számla bekerül a számlalistába, a rögzítéskor megadott bizonylatszámmal. Számlák utólagos nyomtatása Másolatot nyomtatni bármely számláról tudunk. A listán a kívánt számlát jelöljük ki, majd használjuk a Számla nyomtatás funkciót. Természetesen ezt ikonsorról vagy a nyomtatni kívánt számlán a jobb egérgombbal történő kattintással is megtehetjük. A Számla felirat mellett szerepel a másolat megjelölés. Egy számláról bármikor bármennyi másolat kérhető, a másolatok példányszámát nyomtatás előtt tudjuk az alapértelmezetthez képest változtatni. A számlák mentésével kapcsolatosan nem feledkezhetünk meg az utólagos számlanyomtatás lehetőségéről sem. Ennek használatával nem szükséges számláinkat egyenként a lezárásukkor kinyomtatni, elég elmenteni, később a szűrőfeltételek megfelelő alkalmazásával megjelenítenünk egy olyan számlalistát, amelyen valamennyi, nyomtatni kívánt számla szerepel. Ezután kattintsunk jobb egérgombbal a lista valamely számláján, majd válasszuk a

27 Számla menü 27 Számla nyomtatás parancsot. Természetesen a nyomtatást a felső menüsor Számla nyomtatása ikonjával is elindíthatjuk. Amennyiben több, még ki nem nyomtatott számlát szeretnénk egyszerre nyomtatni, úgy csoportos kijelölésre is van mód a <Shift>, illetve a <Ctrl> billentyűk segítségével.

28 VIII Fejezet

29 Raktár menü 8 29 Raktár menü Raktári Bevét Amikor valamely beszállítónktól áru érkezik valamely raktárunkba, bevételeznünk kell, és szükség esetén raktári bizonylatot kell róla kiállítanunk. Kattintsunk a Raktár menü Új Raktári bevét almenüjére. Az adatszerkesztő ablakban található a szállító, a célraktár, valamint a raktárbizonylat kiállításának dátuma. A raktárbizonylat sorszámát a program automatikusan, sorrendben generálja, a programban elkészítésre kerülő első raktárbizonylat az egyes sorszámot viseli. A termék kiválasztása után adjuk meg a bevételezésre szánt mennyiséget, és nettó egységárat. A Ment és bezár és a Ment és új gombra kattintva elfogadhatjuk a raktári bizonylattételt, míg a Mégse gombbal elvethetjük a készletkönyvelést és bezárhatjuk az ablakot. A bizonylat nyomtatással vagy anélküli elfogadására van lehetőségünk. Raktári Kiadás A partnerünk felé ki nem számlázott, raktárról kiadott áruk készletének csökkenését könyvelhetjük ezzel az eljárással. Kivételezést végezhetünk akkor is, ha megsemmisült árut kívánunk leírni, vagy a Lomtárba szeretnénk helyezni az adott terméket, de még valamely raktárban készleten van belőle. Kattintsunk a Raktár menü Új Raktári kivét almenüjére. Az ablak fejlécében válasszuk ki azt a raktárt, ahonnan a termékek kiadásra kerülnek. A termék kiválasztása után adjuk meg a kivételezésre szánt mennyiséget. A rendszer a termék-adatlapon megadott egységár alapján elvégzi a felszorzást, és kiszámolja a tétel nettó és bruttó árait. Az egységár és a használandó áfa kulcs igény szerint módosítható. A Megjegyzés mezőben szöveges utalást csatolhatunk a tételhez. A Ment és bezár és a Ment és új gombra kattintva elfogadhatjuk a raktári bizonylattételt, míg a Mégse gombbal elvethetjük a készletkönyvelést és bezárhatjuk az ablakot. A bizonylat nyomtatással vagy anélküli elfogadására van lehetőségünk. Raktárközi átadás Amennyiben raktáraink között áruátadás történik, raktári átadást kell könyvelnünk, és arról raktári bizonylatot kell kiállítanunk. A raktári bizonylat

30 30 Kis Készlet és Számla tartalmazza a cél és a forrás raktár nevét, az átadott árukat és azok mennyiségeit. Kattintsunk a Raktár menü Új Raktárközi átadás almenüjére. Az ablak fejlécében válasszuk ki a forrás- és a célraktárt, majd vigyük fel az átadásra kerülő termékeket. A raktári átadás bizonylatát menthetjük, azonnal vagy később nyomtathatjuk is. Ezt a menüt alkalmazhatjuk bizományosi kihelyezésnél is.

31 IX Fejezet

32 32 9 Kis Készlet és Számla Kimutatások menü Vevőforgalmi lista Adott időszakban mutatja vevőink forgalmát Nettó- és Bruttó értékben. A táblázat alján összesítve találjuk a forgalmi adatokat. Az alsó ablakban a kiválasztott ügyfélhez tartozó számlák adatait tekinthetjük meg. Ezeket a számlákat megnyitva további műveleteket hajthatunk végre (pl. kiegyenlítés). Termékenkénti eladások listája Ennek a listának az a tulajdonsága, hogy a rajta szereplő tételek összesítések, egy-egy adott terméknek egy adott időszaki forgalmát mutatják, egy sorban összesítve. E mögött az összesítés mögött természetesen sok-sok számla is állhat, ám ez a tény a lista pénzforgalmi szemlélete miatt nem lényeges. A szűrés eredményeként megjelenő listán az általános listaműveletek ugyanolyan formában alkalmazhatóak, mint az egyéb listákon. Az alsó ablakban azon számlák listája jelenik meg, melyeken a kiválasztott termék szerepel. Ezáltal a forgalmi listában is könnyedén visszakereshetővé válnak a számlák, sőt, a megjelenő számlákat itt is ugyanúgy meg tudjuk tekinteni, illetve műveleteket végrehajtani, mint a számlák szűrt listáján. Raktármozgás tételek Ebben a lekérdezésben minden olyan bizonylat szerepel a listán, ami valamilyen módon raktárkészletet mozgatott. A különböző csoportosítási és szűrési lehetőségünk itt is megkönnyíti az adatok feldolgozását. Raktárkészlet Adott napon mutatja raktárkészletünket raktáranként és céges szinten összesítve. Készlettörténet Adott termék, adott raktáron belüli napi záró mennyiségét mutatja a beállított időintervallumon belül.

33 Kimutatások menü 33 Termékkarton Adott termék, adott raktárban történő készletmozgásait és készleteit jeleníti meg adott idő intervallumon belül.

34 X Fejezet

35 Eszközök menü Eszközök menü Törzsadatok A menüt megnyitva láthatjuk a törzsstruktúrát, ami szerint elvégezhetjük a beállításokat. Az Általános, Pénzügy és Kategória besorolások esetében Új, Módosít és Töröl lehetőségünk van. Felhasználói beállítások Itt saját tetszésünk szerint alakíthatjuk programunk kinézetét, különgyűjthetjük a leggyakrabban használt funkciókat a kedvencek menüben. Ezt a lehetőséget kihasználva egy menüben tudjuk elérni az összes általunk kiválasztott funkciót. Rendszerbeállítások Saját cégünk alapadatait, a nyomtatványaink tartalmát, kinézetét tudjuk ebben a menüben beállítani. Bizonylat sablon szerkesztése A funkció segítségével módosíthatjuk a bizonylataink nyomtatási képét, azaz a számla, a helyesbítő számla, a raktári bevét, kivét és átadás bizonylatok nyomtatási képét. Először válasszuk ki a módosítandó sablont, majd megjelennek a sablon jelenlegi beállításai. Amelyik mezőt nem szabad módosítanunk, azok a mezők szürkében jelennek meg. A módosítások eredményét, azaz a nyomtatási képet megtekinthetjük az Előnézet gombra kattintva. Ha megfelelnek a módosítások, akkor a Mentés gombbal tudjuk elmenteni, a Mégse gombbal tudjuk elvetni. Lomtár Amikor ügyfelet vagy terméket törlünk a nyilvántartásból (listából), az átkerül a Lomtárba. Itt vissza tudjuk állítani azt a nyilvántartásba a Visszaállítás funkcióval vagy ha még nem kapcsoltunk hozzá bizonylatot, akkor törölhetjük végérvényesen a rendszerből a Törlés funkcióval. A törlés műveletének ez a fajta megoldása nem csak a szabályos (tehát visszakereshető) törlést valósítja meg a számítógépes nyilvántartásban,