Kockázatelemzés éves belső ellenőrzési terv megalapozására. Juhász Zsolt B.-A.-Z. Megyei Önkormányzat Ellenőrzési Iroda

Átírás

1 Kockázatelemzés éves belső ellenőrzési terv megalapozására Juhász Zsolt B.-A.-Z. Megyei Önkormányzat Ellenőrzési Iroda

2 Belső ellenőrzés A belső ellenőrzés definíciója: A belső ellenőrzés olyan független, objektív bizonyosságot adó eszköz és tanácsadói tevékenység, amely értéket ad a szervezet működéséhez és javítja annak minőségét. Módszeres és szabályozott eljárással értékeli és javítja a kockázatkezelési, a kontroll- és az irányítási folyamatok hatékonyságát, ezáltal segíti a szervezeti célok megvalósítását. Tervezés Végrehajtás Beszámolás

3 Ellenőrzési tervek típusai Stratégiai ellenőrzési terv A költségvetési szerv hosszú távú céljaival összhangban kockázatelemzésre alapozva meghatározott stratégia (terv), amely a belső ellenőrzésre vonatkozó stratégiai célokat és fejlesztéseket tartalmazza. Éves ellenőrzési terv A költségvetési szerv stratégiájával összhangban, kockázatelemzéssel felállított ellenőrzési prioritásokon és a belső ellenőrzés rendelkezésére álló erőforrásokon alapuló terve, amely konkrétan tartalmazza az adott évben elvégzendő belső ellenőrzési feladatokat. Középtávú ellenőrzési tervet 2005 óta nem kell készíteni!

4 A stratégiai ellenőrzési terv tartalma Ber. 19. : a) a hosszú távú célkitűzések, stratégiai célok; b) a belső kontrollrendszer értékelése; c) a kockázati tényezők és értékelésük; d) a belső ellenőrzésre vonatkozó fejlesztési terv; e) a szükséges ellenőri létszám és az ellenőri képzettség felmérése; f) a belső ellenőrök hosszú távú képzési terve; g) a belső ellenőrzés tárgyi és információs igénye; h) az ellenőrzés által vizsgált területek (figyelembe véve a szervezeti struktúrájában vagy tevékenységében szükséges változásokat).

5 Az éves ellenőrzési terv tartalma Ber. 21. (3) a) az ellenőrzési tervet megalapozó elemzések, különös tekintettel a kockázatelemzésre; b) a tervezett ellenőrzések tárgya; c) az ellenőrzések célja; d) az ellenőrizendő időszak; e) a szükséges ellenőrzési kapacitás meghatározása; f) az ellenőrzések típusa és módszerei; g) az ellenőrzések ütemezése; h) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egységek megnevezése. Az éves tervnek összhangban kell lennie a stratégiai ellenőrzési tervvel!

6 Tervkészítési határidők Önkormányzati költségvetési szerv esetén a költségvetési szerv belső ellenőrzési vezetője a tárgyévet követő évre vonatkozó éves ellenőrzési tervét megküldi a jegyző, többcélú kistérségi társulás által ellátott belső ellenőrzéssel érintett önkormányzati költségvetési szerv esetén a munkaszervezet vezetője részére minden év október 31-ig. [Ber. 22. (1)] A helyi önkormányzatra vonatkozó éves belső ellenőrzési tervet a képviselő-testület az előző év november 15-éig hagyja jóvá. [Ötv. 92. (6)]

7 Tervezési alapelvek, szempontok Alapelvek: A tervezést kockázatokra és folyamatokra kell alapozni. A tervezésnek a jövőbe kell tekintenie. A tervezésnek folyamatosnak kell lennie. A tervezésnek rugalmasnak és aktualizáltnak kell lennie. Szempontok: Ellenőrzöttség érzetének fenntartása 3-4 éves ciklikusság Vezetőváltáskor időszak lezárása Az azonosított kockázatok jelentősége Tervezett ellenőrzés szintje és típusa Az ellenőrzendő tevékenységek összetettsége Korábbi ellenőrzési tapasztalatok Erőforrások hatékony elosztása Az ellenőrzési terv megvalósíthatósága

8 A tervezési folyamat lépései Az ellenőrzési munkaterv összeállításának folyamata: 1. A kockázatok és az ellenőrzési igények felmérése, számbavétele; 2. A kockázati értékek rangsorolása, a felmért igények és javaslatok szelektálása, rendszerezése; 3. A kiválasztott feladatok és a hozzájuk tartozó, ellenőrzési munkanapban meghatározott időigény egybevetése a meglévő belső ellenőri kapacitással; 4. Az ellenőrzési munkaterv tervezetének összeállítása.

9 Kockázatok és kontrollok A kockázati hatásmechanizmus és a beavatkozási lehetőségek (kontrollok). A kockázat forrása Kockázat Direktív kontroll (iránymutató) Preventív kontroll (megelőző) Közvetlen következmények Következmények a működésre Detektív kontroll (feltáró) Korrektív kontroll (helyreállító)

10 Kockázatmenedzsment Kockázatazonosítás, kockázatértékelés, kockázatelemzés, kockázatkezelés, kockázatmenedzsment Kockázatmenedzsment Szervezeti célkitűzések megismerése Kockázatelemzés Kockázatkezelés Válaszlépések tervezése Kockázatazonosítás Kockázatértékelés Válaszlépések végrehajtása Kockázati kommunikáció Kockázati monitoring

11 1. Kockázatfelmérési témakörök (1) Az intézményvezetők önértékelése az alábbi területekről: 1. Belső szabályozottság 2. Tervezés és beszámolás 3. Létszám- és bérgazdálkodás 4. Pénz- és értékkezelés, bizonylati fegyelem 5. Vagyongazdálkodás 6. Kommunikáció 7. Közbeszerzés 8. FEUVE kiépítése és működése Javaslatok, lehetőségek, változások

12 Kockázatfelmérő kérdések (1/1) Megítélése szerint az Ön intézményénél az alábbi területeken mekkora kockázat jelentkezik? 1. A jogszabályoknak megfelelő szabályozottság (Az előírt szabályzatok elkészültek, azok folyamatosan napra készek.) 2. A tervezés és beszámolás rendszere (A tervezés és a beszámolás szabályosan történik.) 3. Létszám- és bérgazdálkodás (A szükséges szakemberekkel rendelkeznek, fegyelmi vizsgálat az elmúlt évben nem folyt.) 4. Pénz- és értékkezelés, bizonylati fegyelem (A banki és pénztári műveletek szabályosan és ellenőrzötten folynak.) Megjelölhető kockázati értékek: nagy közepes kicsi nincs nem tudja megítélni

13 Kockázatfelmérő kérdések (1/2) 5. A használatba adott vagyon rendeltetésszerű használata, vagyongazdálkodás (A vagyonnyilvántartás folyamatosan vezetett, a leltározást évente szabályszerűen végzik.) 6. Az intézményen belüli kommunikáció, illetve annak hiánya (Az intézményen belüli szóbeli és írásbeli kommunikáció akadálytalan.) 7. Közbeszerzés (A közbeszerzések szabályszerűen zajlanak.) 8. A FEUVE rendszer kiépítése és működtetése (Az ellenőrzési nyomvonal az intézmény sajátosságaival összhangban van, az ellenőrzéseket folyamatosan végzik.)

14 Kockázatfelmérő kérdések (1/3) Melyek a legnagyobb kockázatokat/lehetőségeket rejtő területek a szervezet egészének (hivatal, valamint az önkormányzat fenntartásába tartozó intézmények) szempontjából? Melyek a legnagyobb kockázatokat/lehetőségeket rejtő területek a saját szervezete szempontjából? Történt-e jelentősebb változás a munkájukat érintő jogszabályi környezetben? Történt-e jelentősebb belső szervezeti változás az Ön által vezetett egységnél? Történtek-e jelentős változások az Ön területét érintő folyamatokban, került-e bevezetésre új munkafolyamat Önöknél? Melyek azok az egyéb területek, feladatok, amelyre az Ön véleménye szerint a belső ellenőrzés erőforrásait koncentrálni kellene?

15 Kockázatfelmérési témakörök (2) Az intézményvezetők önértékelése az alábbi területekről: 1. Belső szabályozottság 2. Kommunikáció 3. Létszámgazdálkodás 4. Operatív gazdálkodás 5. Vagyongazdálkodás 6. Leltározás 7. Értékesítés, selejtezés 8. FEUVE További információk: Közbeszerzések száma Külső szakértős közbeszerzések Intézményi kockázatelemzési és -kezelési dokumentáció bekérése

16 Kockázatfelmérő kérdések (2/1) Megítélése szerint az Ön intézményénél az alábbi területeken mekkora kockázat jelentkezik? 1. Intézményi belső szabályozottság (Az előírt szabályzatok elkészültek, azok folyamatosan napra készek.) 2. Intézményen belüli kommunikáció, illetve annak hiánya (Az intézményen belüli írásbeli és szóbeli kommunikáció akadálytalan, gyors.) 3. Létszámgazdálkodás (A szükséges szakemberekkel rendelkeznek, fegyelmi vétség az elmúlt 18 hónapban nem volt.) 4. Operatív gazdálkodás, pénz- és értékkezelés, bizonylati fegyelem (A kötelezettségvállalások, a banki és pénztári műveletek, bizonylatok szabályosak.)

17 Kockázatfelmérő kérdések (2/2) 5. Vagyongazdálkodás (A vagyonnyilvántartás teljes körű és napra készen vezetett.) 6. Leltározás (A mérlegtételek leltározását évente szabályszerűen elvégzik, a leltárt kiértékelik.) 7. Értékesítés, selejtezés (Az értékesítések, selejtezések szabályszerűek.) 8. FEUVE rendszer gyakorlati működtetése (Az ellenőrzési nyomvonalak az intézmény sajátosságaival összhangban vannak, az abban előírt ellenőrzéseket a felelősök folyamatosan végzik.) 9. Az Ön intézménye január 1-je óta bonyolított közbeszerzési eljárást? 10. Az Ön intézményében január 1-je óta készült kockázatelemzés? (Amennyiben igen, akkor a kockázatelemzés dokumentumait, a kockázatok nyilvántartását kérjük beküldeni.)

18 Kockázatfelmérő kérdések (2/3) Melyek a év legfőbb célkitűzései az Ön intézménye számára? Az Ön véleménye szerint melyek a kritikus folyamatok, tényezők, körülmények a fenti célkitűzések eléréséhez? Az Ön véleménye szerint melyek a legnagyobb kockázatot rejtő területek intézménye vonatkozásában? Történt-e olyan változás az Ön által vezetett intézmény kontrollkörnyezetében célok és szervezeti felépítés; főfolyamatok; belső szabályozás; feladat- és felelősségi körök; humánerőforrás; szakmai kompetenciák, etikai értékek és integritás (feddhetetlenség), amely megkülönböztetett figyelmet igényel a következő évben? Megítélése szerint mire, mely területre irányuljon a következő időszakban (rövid és hosszabb időtávon) a belső ellenőrzés figyelme? Tervezte-e, hogy igénybe venné a belső ellenőrzés tanácsadó tevékenységét? (pl. tanácsadás, javaslattétel, véleményezés) Ha igen, milyen témakörben?

19 2. Kockázati értékek rangsorolása A kockázati hőtérkép A 2007-től alkalmazott kockázati önértékelés eredmények grafikus ábrázolására

20 Kockázatelemzési segédtáblázat A segédtáblázat tartalma: Sorszám (#) Ellenőrzés tárgya (intézmény, főosztály) Értékelési szempontok Ellenőrzési környezet Ellenőrzés gyakorisága Funkcionális stabilitás Jogszabályi környezet stabilitása Munkatársak képzettsége, tapasztalata Folyamat összetettsége Kötelező ellenőrzés Ellenőrzési ciklus Régebbi ellenőrzések tapasztalatai Kockázati érték

21 Kockázati szempontok (1) Ellenőrzési környezet 0-tól 5-ig terjedő pontszám. Az 5 pont annak a jelzésére szolgál, hogy az eddigi tapasztalatok alapján az adott területen komoly irányítási problémák vannak. A 0 pont jelzi, hogy előre láthatólag nem várható semmiféle probléma az adott területen. Súlyozási értéke: 8 Ellenőrzési gyakoriság 0-tól 5-ig terjedő pontszám. Az 5 pont annak a jelzésére szolgál, hogy az adott intézmény/terület a saját belső ellenőrzés által nem volt vizsgálva. Súlyozási érték: 8 Funkcionális stabilitás 0-tól 5-ig terjedő pontszám. 5 pontot adunk annak jelzésére, hogy főbb folyamatok a felmérést megelőző időszakban jelentős változáson ment, vagy megy át. Új rendszerek bevezetése, új munkafolyamatok megjelenése, új szervezeti struktúra stb. Súlyozási érték: 6

22 Kockázati szempontok (2) Jogszabályi környezet stabilitása 0-tól 5-ig terjedő pontszám. 5 pontot adunk annak jelzésére, hogy a folyamatot szabályzó jogszabályi környezetben (külső, belső) a felmérést megelőző időszakban jelentős változás következett be. Súlyozási érték: 6 A munkatársak képzettsége, tapasztalata 1-től 5-ig terjedő pontszám. 5 pontot adunk annak jelzésére, hogy a folyamatban résztvevő munkatársak tapasztalata, tudása, munkához való viszonya alacsony színvonalú. Súlyozási érték: 6 A folyamat összetettsége 1-től 5-ig terjedő pontszám. 5 pontot adunk, ha a folyamat sok másik folyamattal áll kapcsolatban, több szervezeti egységen áthúzódik, többféle rendszert alkalmaz stb. Az 1 pont jelzi, hogy a folyamat egyszerű. Súlyozási érték: 3

23 Kockázati szempontok (3) Kötelező ellenőrzés 0-tól 3-ig terjedő pontszám. 3 pont jelenti, hogy az ellenőrzést törvényi előírás, közgyűlési határozat követeli meg. 2 pont ha egyéb előzőekhez nem tartozó előírás, a közgyűlés, a hivatal vezető tisztségviselője, 1 pont ha főosztályvezető, intézményvezető javasolja a vizsgálatot. Minden egyéb esetben 0 pont. Súlyozási érték: 250 Ellenőrzési ciklus 0-tól 1-ig terjedő pontszám. 1 pont, ha az ellenőrzési ciklus részeként az adott évben szükséges a vizsgálat az intézménynél. 0 pont, ha ellenőrzési ciklus részeként az adott évben nem szükséges a vizsgálat az intézménynél. Súlyozási érték: 400 Régebbi ellenőrzések tapasztalatai 0-tól 5-ig terjedő pontszám. 5 pont jelenti, hogy az előző vizsgálatok tapasztalatai alapján a szabályoktól való eltérés valószínűsége magas. 0 pont esetén a tapasztalatok szerint nagy valószínűséggel a szabályok szerint járnak el az adott területen. Súlyozási érték: 100

24 Kockázati rangsor # Ellenőrzés tárgya Ellenőrzési környezet Ellenőrzés gyakorisága Funkcionális stabilitás Jogszabályi környezet stabilitása Munkatársak képzettsége, tapasztalata Folyamat összetettsége Kötelező ellenőrzés Ellenőrzési ciklus Régebbi ellenőrzések tapasztalatai Kockázati érték Súlyok értéke Gyermekellátó Intézmény Kórház Borsod-Abaúj- Zemplén Megyei Szakközépiskola Szakképző Iskola és Kollégium Foglalkoztató Rehabilitációs Mezőgazdasági Szakközépiskola Gondozó Otthon Pszichiátriai Otthon Borsod-Abaúj- Zemplén Megyei A táblázat soraiban szereplő pontszámok és a súlyszámok szorzatpárjainak összege adja meg az intézményi kockázati értéket, amelyeket csökkenő sorrendbe rendezünk.

25 Soron kívüli ellenőrzés Soron kívüli ellenőrzést a költségvetési szerv vezetőjének javaslatára, illetve a belső ellenőrzési vezető kezdeményezésére lehet végezni. [Ber. 21. (6)] Közvetlenül nem kezdeményezheti: a képviselő-testület és tagja, a képviselő-testület bizottsága és tagjai, a polgármester, az alpolgármester.

26 Éves ellenőrzési terv módosítása Az éves ellenőrzési tervet a belső ellenőrzési vezető a költségvetési szerv vezetőjének egyetértésével módosíthatja. [Ber. 21. (5)] Esetünkben ezt a képviselő-testület ellenőrzési munkatervet elfogadó határozatába is belefoglalják!

27 Köszönöm a figyelmet!