Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Közgyűlés ELNÖKÉTŐL. Iktatószám: III /2014.

Átírás

1 Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Közgyűlés ELNÖKÉTŐL 3525 MISKOLC, Városház tér 1. Telefon: (46) *, (46) , (46) Telefax: (46) Iktatószám: III /2014. ELŐTERJESZTÉS A BORSOD-ABAÚJ-ZEMPLÉN MEGYEI ÖNKORMÁNYZAT KÖZGYŰLÉSÉNEK NOVEMBER 20-AI ÜLÉSÉRE Tárgy: Javaslat a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal évi belső i tervére Előterjesztő: Dr. Kovács János, a Közgyűlés főjegyzője előterjesztést készítette: Cseh Béla, megbízott belső ellenőr (Reg.sz.: )

2 2 Tisztelt Közgyűlés! A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvény aiban rögzíti a helyi önkormányzatok belső kontrollrendszerét. A 120. a pénzügyi bizottság feladatait írja elő, míg a 119. (3)-(4) bekezdése szabályozza a belső kontrollrendszer működtetését. Ezen belül kerül előírásra, hogy a jegyző köteles a jogszabályok alapján meghatározott belső kontrollrendszert működtetni, amely biztosítja a helyi önkormányzat rendelkezésére álló források szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A jegyző köteles gondoskodni továbbá a belső kontrollrendszeren belül a belső működtetéséről az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók és a nemzetközi belsői standardok figyelembevételével. Önkormányzati Hivatal évi belső i tevékenysége az alábbi területekre terjed ki: - A tervjavaslat intézmények hiányában a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatalra, valamint azon gazdálkodó szervezetekre terjed ki melyek fölött alapítói és tulajdonosi jogokat gyakorol. - Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában a szervezeti struktúrájában önálló munkakörrel megbízott belső ellenőr nem szerepel, így a belső ellenőri tevékenységet belső ellenőri regisztrációval rendelkező szerződéses jogviszonyban álló személlyel látja el a Hivatal. éves i tervnek a stratégiai i tervben és a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon, valamint a belső rendelkezésére álló erőforrásokon kell alapulnia. " nem a bizalom hiánya, hanem a biztonság és a minőségi célok elérésének eszköze" A belső célja és feladata: A belső független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, melynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze, és eredményességét növelje. A belső az ellenőrzött szerv céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve

3 3 fejleszti az ellenőrzött szerv kockázatkezelési, (pénzügyi) irányítási és kontroll eljárásainak hatékonyságát. A belső feladatainak ellátása érdekében elemzéseket készít, információkat gyűjt és értékel, ajánlásokat tesz és tanácsokat ad a költségvetési szerv vezetője számára a vizsgált folyamatokra vonatkozóan. A belső feladata annak vizsgálata és ennek során elegendő bizonyítékkal alátámasztva, megfelelő bizonyosságot adni arra vonatkozóan, hogy a vezetés által kialakított és működtetett kockázatkezelési, (pénzügyi) irányítási és kontroll rendszerek és eljárások megfelelnek-e az alábbi követelményeknek: A szervezeti célkitűzések elérését veszélyeztető kockázatokat a szervezet kockázatkezelési rendszere képes felismerni, és azokat megfelelően kezelni; egyes vezetők és vezetői csoportok közötti együttműködés megfelelő; A pénzügyi-, irányítási- és operatív működésre vonatkozó adatok, információk és beszámolók pontosak, megbízhatóak és a megfelelő időben rendelkezésre állnak; alkalmazottak tevékenysége megfelel a jogszabályokban és szabályzatokban foglalt rendelkezéseknek (beleértve mind a hazai, mind az EU jogszabályok által előírt beszámolási kötelezettséget is), valamint összhangban van a nemzetközileg elfogadott standardokkal, és a pénzügyminiszter által közzétett iránymutatásokkal és módszertani útmutatókkal; eszközökkel és forrásokkal takarékosan és hatékonyan gazdálkodnak, valamint a vagyon megóvásáról megfelelően gondoskodnak; A kidolgozott programok, tervek és célkitűzések megvalósulnak; A költségvetési szerv munkafolyamataiban a (pénzügyi) irányítási és kontroll rendszer minősége megfelelő és folyamatos korszerűsítése biztosított; A rendszerek és eljárások beleértve a fejlesztés alatt állókat is teljesek és biztosítják, hogy az ek megfelelő védelmet nyújtanak a hibák, szabálytalanságok és egyéb veszteségek elkerülésére, valamint, hogy az eljárások összhangban vannak a szervezet átfogó céljaival és célkitűzéseivel; adott költségvetési szervet érintő jogszabályok, illetve egyéb kötelező érvényű szabályok változásaira a költségvetési szerv időben és megfelelően reagál.

4 4 i terv összeállításánál kiemelt szempontként kezeltem a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokat. A hibák előfordulása szempontjából magas kockázatúnak ítélt területek ét ütemeztem be. éves i tervet úgy állítottam össze, hogy a soron kívül szükségessé váló i feladatok is végrehajthatók legyenek. A éves belső ellenőri terv nem tartalmaz évről áthúzódó belső t. Kérem a T. Közgyűlést, hogy az előterjesztést megtárgyalni, a határozati javaslatot elfogadni szíveskedjen. Miskolc, november

5 5 Határozati javaslat Tárgy: a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal évi belső i tervének elfogadása. A Közgyűlés megtárgyalta a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal évi belső i tervére vonatkozó javaslatot, és az alábbi döntést hozta: 1. A Közgyűlés a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal évi belső i tervét a melléklet szerint jóváhagyja. Felelős: Határidő: Török Dezső, a közgyűlés elnöke értelem szerint 2. A Közgyűlés felhatalmazza a Főjegyzőjét, hogy a évi belső i tervnek az év folyamán bekövetkező esetleges módosításait jóváhagyja. Felelős: Határidő: Dr. Kovács János főjegyző értelem szerint

6 Melléklet a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közgyűlésének.../2014. (XI...) határozatához Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal évi belső i terve

7 A évi belső i terv a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső éről szóló 370/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet 31. (4) bekezdése szerinti tartalommal került összeállításra. A évi belső i terv - a Nemzetgazdasági Minisztérium Útmutatójának figyelembevételével - tartalmazza a kockázatelemzés lépéseit, a kockázatelemzés módszerét, a kockázatelemzés eredményének bemutatását és a tervezett ek felsorolását. A tervezett ek táblázatos formában kerültek bemutatásra. A táblázatok tartalmazzák a tervezett ek tárgyát, az ek célját, az ellenőrizendő időszakot, a szükséges ellenőri kapacitás meghatározását, az ek típusát és módszereit, az ek ütemezését és az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egységek megnevezését, továbbá az azonosított kockázati tényezőket. i tervet megalapozó elemzések és a kockázatelemzés eredményének összefoglaló bemutatása: kockázati tényezők feltárása és értékelése A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal belső i tervének készítésekor meghatározásra kerültek azok a kockázatok, amelyek veszélyt jelentenek az Önkormányzati Hivatal működésére. A veszélyt jelentő kockázatok a következők: - forráshiány, - jogszabályi változások, - szabályozottság, - információáramlás, - dokumentáltság, - humánerőforrás. Ellenőrzési Tervben rögzítésre kerültek a stratégiai célok megvalósítását segítő ek, amelyek a következők: A közfeladat ellátáshoz szükséges költségvetési előirányzatok tervezése, kezelése, felhasználása, beszámolás; Önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás, vagyonértékelés, szerződések, önköltség számítás szabályainak meghatározása; önkormányzat 100%-os tulajdonában lévő gazdasági társaságok működése; A feladatellátás teljesítmény ; A civil szférának juttatott támogatások felhasználása; A normatív állami támogatások igénylése, elszámolása; értékhatártól függően bonyolított beszerzések, szolgáltatások, beruházások esetén alkalmazott közbeszerzési eljárások; A belső kontroll rendszer működtetése A kockázatos területek e "téma", vagy "cél" formájában. A éves belső feladatainak tervezését a következő prioritások határozták meg: - az önkormányzati feladatok átrendeződése, - a pénzkezelés és a könyvvezetés szabályszerűsége, - belső kontrollok működése (kötelezettségvállalás, gazdaságos anyag és eszköz felhasználás)

8 A kockázati pontok meghatározása az alábbi egységes szempont rendszer szerint történt. Közvetlenül pénzben mérhető hatás. A folyamat/ tevékenység korábbi e. Szabályok/működés összetettsége/változása. Súlyok (hatás) Valószínűség Szervezeti változás Kontrollok megbízhatósága Súlyok összesen: 21 A kockázati szempontokhoz 1-től 5-ig terjedő kockázati mérőszám rendelése történt a súlyosságnak megfelelően ("1" a legalacsonyabb, "5" a legsúlyosabb). A kockázatok előfordulásának valószínűsége 1-től 5-ig került meghatározásra ("1" alacsony, "3" közepes, "5" magas). Kockázati pontok= Súlyok mérőszám X a kockázat előfordulásának valószínűsége. Elérhető minimum pont: 21 Elérhető maximum pont: 105 Alacsonynak minősíthető a kockázat 50 pontig. Közepesnek minősíthető a kockázat 80 pontig. Magasnak minősíthető a kockázat 80 pont fölött. A kiválasztott folyamatok közül a következők magas kockázati pontot értek el: - Jogszabályi változások - Kötelezettségvállalások - Gazdasági események elszámolása - Pénzkezelés - Utalványok és értékpapírok kezelése - Vagyonkezelés, vagyongazdálkodás - Szerződéskötések - Anyag és eszközbeszerzések, kiadások

9 2015. évi tervezett ek: Sorszám tárgya célja, módszerei, ellenőrizendő időszak onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) típusa ellenőrzött szerv, szervezeti egység tervezett ütemezése re fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 1 A pénzkezelési tevékenység e Annak megállapítása, hogy az Önkormányzati Hivatalnál a pénzkezelési tevékenység a jogszabályi előírásoknak, illetve a hatályban lévő pénzkezelési szabályzatnak megfelelően történik e. Biztosított- e a tulajdon védelme, érvényesül e a bizonylati rend és okmányfegyelem. Pénzkezelés Jogszabályi változások ellenőrzött időszakot illető teljes körű, tételes Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály hó 1nap hó

10 Sorszám 2 tárgya A tárgyi eszközökkel kapcsolatos nyilvántartások e célja, módszerei, ellenőrizendő időszak A tárgyi eszközök főkönyvi és analitikus nyilvántartásai helyesen lettek e kialakítva. Tárgyi eszközök megfelelő besorolásának e. Egyezik e a főkönyvi és az analitikus nyilvántartás, az ingatlanok főkönyvi és analitikus nyilvántartás szerinti adatai megegyeznek az ingatlan vagyon kataszter adataival. A tárgyi eszközök főkönyvi és analitikus nyilvántartásai, valamint a vagyonkimutatás egyezik e, s a vagyonkimutatás a vagyonrendelet mellékletének figyelembevételével készült e. onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Jogszabályi változások típusa a nyilvántartások szúrópróbaszerű és szükség szerint tételes vizsgálata ellenőrzött szerv, szervezeti egység Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály tervezett ütemezése hó re fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 2 nap 2015-I félév

11 Sorszám tárgya 3 önkormányzat költségvetéséből céljelleggel juttatott támogatások célja, módszerei, ellenőrizendő időszak Önkormányzat költségvetéséből céljelleggel juttatott támogatások odaítélése, folyósítása és azok elszámoltatási rendje megfelelően szabályozott- e, a jogszabályi előírásoknak megfelelően történnek e, az elszámolások megfelelnek e a támogatási szerződésben rögzítetteknek, illetve a jogszabályi előírásoknak. onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Jogszabályi változások típusa A számvitel és a pénzügyi bizonylatok szúrópróbaszerű és szükség szerint tételes vizsgálata ellenőrzött szerv, szervezeti egység Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály tervezett ütemezése hó re fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 1 nap 2015 év.

12 Sorszám tárgya 4 A használatban lévő készletek nyilvántartásának e célja, módszerei, ellenőrizendő időszak Annak megállapítása, hogy helyesen van e kialakítva a tárgyi eszközöknek nem minősülő, de tartósan használt eszközök nyilvántartásának rendje. A nyilvántartások e rend szerint kerülnek e bevezetésre. Biztosított - e az újonnan beszerzett készletek nyilvántartásba történő felvétele. A használatban lévő készletek leltározása, selejtezése az érintett szabályzatokban foglaltak szerint történik e. onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Jogszabályi változások típusa Kockázatelemzésen alapuló, mintavételes eljárás ellenőrzött szerv, szervezeti egység Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály tervezett ütemezése hó re fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 1 nap 2015-I félév

13 Sorszám tárgya 5 Bizonylati rend, okmányfegyelem e célja, módszerei, ellenőrizendő időszak Annak megállapítása, hogy a banki pénzforgalom bonyolított kiadások, bevételek bizonylatolása során betartásra kerülnek e a számviteli törvény valamint annak költségvetési szervekre vonatkozó kormányrendelete, illetve az ÁHT és végrehajtási rendeleteinek előírásai. A kötelezettségvállalás, érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés és a szakmai teljesítés igazolása megtalálható-e a bizonylatokon. onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Jogszabályi változások típusa kockázatelemzésen alapuló, legalább 3 időszakból vett mintavételes ellenőrzött szerv, szervezeti egység Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály tervezett ütemezése hó re fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 1 nap hó

14 Sorszám 6 tárgya A könyvelés helyességének e célja, módszerei, ellenőrizendő időszak Főkönyvi könyvelés a jogszabályi előírásoknak és az Önkormányzat és Hivatal számviteli politikájában meghatározottaknak megfelelően történik-e. Kialakításra került-e a tevékenységének megfelelő számlarend. A főkönyvi számlákon könyvelt tételek tartalmuk szerint megfelelnek-e a számvitelt szabályozó kormányrendelet mellékletében, a költségvetés, illetve a beszámoló kitöltési útmutatójában leírtaknak. Önkormányzat és Hivatal által végzett tevékenységek kiadásai, bevételei a megfelelő szakfeladatokon kerültek-e könyvelésre. onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Jogszabályi változások típusa kockázatelemzésen alapuló, legalább 4 időszakból vett mintavételes ellenőrzött szerv, szervezeti egység Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály tervezett ütemezése hó re fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 1 nap

15 Sorszám 7 tárgya i nyomvonalak alkalmazhatóságának e célja, módszerei, ellenőrizendő időszak A szervezeti egységek i nyomvonalai biztosítják-e az irányítási és i folyamatok nyomon követését és a folyamatok utólagos ét? onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Önkormányzati feladatok átrendeződése típusa Dokumentumok, nyilvántartások e, helyszíni ellenőrzött szerv, szervezeti egység Önkormányzati Hivatal valamennyi szervezeti egysége tervezett ütemezése 2015-III. negyed év re fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 1 nap hó Miskolc, 2014.november