J A V A S L A T. a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Hivatala évi belső ellenőrzési tervére

Átírás

1 Előterjesztő: Dr. Kovács János főjegyző Készítette: Cseh Béla Megbízott belső ellenőr (Reg.sz.: ) J A V A S L A T a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Hivatala évi belső ellenőrzési tervére Tisztelt Közgyűlés! A január 1-jén hatályba lépő Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvény aiban rögzíti a helyi önkormányzatok belső kontrollrendszerét. A 120. a pénzügyi bizottság feladatait írja elő, míg a 119. (3)- (4) bekezdése szabályozza a belső kontrollrendszer működtetését. Ezen belül kerül előírásra, hogy a jegyző köteles a jogszabályok alapján meghatározott belső kontrollrendszert működtetni, amely biztosítja a helyi önkormányzat rendelkezésére álló források szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A jegyző köteles gondoskodni továbbá a belső kontrollrendszeren belül a belsőellenőrzés működtetéséről az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók és a nemzetközi belsőellenőrzési standardok figyelembevételével, az Önkormányzat Hivatala évi belső ellenőrzési tevékenysége az alábbi területekre terjed ki: - A tervjavaslat elkészítésének alapja az a évben már fennálló megváltozott helyzet, melyet a megyei konszolidáció eredményezett, így a belső ellenőrzési tevékenység intézmények hiányában a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Hivatalára, valamint azon gazdálkodó szervezetekre terjed ki mely fölött alapítói és tulajdonosi jogokat gyakorol. - Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában a szervezeti sruktúrájában önálló munkakörrel megbízott belső ellenőr nem szerepel, így a évi LXV. törvény 92. (8) bekezdés b) pontja alapján a belső ellenőri tevékenységet belső ellenőri regisztrációval rendelkező szerződéses jogviszonyban álló személlyel kívánja ellátni a Hivatal.

2 éves ellenőrzési tervnek a stratégiai ellenőrzési tervben és a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon, valamint a belső ellenőrzés rendelkezésére álló erőforrásokon kell alapulnia. " ellenőrzés nem a bizalom hiánya, hanem a biztonság és a minőségi célok elérésének eszköze" A belső ellenőrzés célja és feladata: A belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, melynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze, és eredményességét növelje. A belső ellenőrzés az ellenőrzött szerv céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szerv kockázatkezelési, (pénzügyi) irányítási és kontroll eljárásainak hatékonyságát. A belső ellenőrzés feladatainak ellátása érdekében elemzéseket készít, információkat gyűjt és értékel, ajánlásokat tesz és tanácsokat ad a költségvetési szerv vezetője számára a vizsgált folyamatokra vonatkozóan. A belső ellenőrzés feladata annak vizsgálata és ennek során elegendő bizonyítékkal alátámasztva, megfelelő bizonyosságot adni arra vonatkozóan, hogy a vezetés által kialakított és működtetett kockázatkezelési, (pénzügyi) irányítási és kontroll rendszerek és eljárások megfelelnek-e az alábbi követelményeknek: A szervezeti célkitűzések elérését veszélyeztető kockázatokat a szervezet kockázatkezelési rendszere képes felismerni, és azokat megfelelően kezelni; egyes vezetők és vezetői csoportok közötti együttműködés megfelelő; A pénzügyi-, irányítási- és operatív működésre vonatkozó adatok, információk és beszámolók pontosak, megbízhatóak és a megfelelő időben rendelkezésre állnak; alkalmazottak tevékenysége megfelel a jogszabályokban és szabályzatokban foglalt rendelkezéseknek (beleértve mind a hazai, mind az EU jogszabályok által előírt beszámolási kötelezettséget is), valamint összhangban van a nemzetközileg elfogadott standardokkal, és a pénzügyminiszter által közzétett iránymutatásokkal és módszertani útmutatókkal; eszközökkel és forrásokkal takarékosan és hatékonyan gazdálkodnak, valamint a vagyon megóvásáról megfelelően gondoskodnak; A kidolgozott programok, tervek és célkitűzések megvalósulnak; A költségvetési szerv munkafolyamataiban a (pénzügyi) irányítási és kontroll rendszer minősége megfelelő és folyamatos korszerűsítése biztosított; A rendszerek és eljárások beleértve a fejlesztés alatt állókat is teljesek és biztosítják, hogy az ellenőrzések megfelelő védelmet nyújtanak a hibák, szabálytalanságok és egyéb veszteségek elkerülésére, valamint, hogy az eljárások összhangban vannak a szervezet átfogó céljaival és célkitűzéseivel; 2

3 adott költségvetési szervet érintő jogszabályok, illetve egyéb kötelező érvényű szabályok változásaira a költségvetési szerv időben és megfelelően reagál. ellenőrzési terv összeállításánál kiemelt szempontként kezeltem a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokat. A hibák előfordulása szempontjából magas kockázatúnak ítélt területek ellenőrzését ütemeztem be. éves ellenőrzési tervet úgy állítottam össze, hogy a soron kívül szükségessé váló ellenőrzési feladatok is végrehajthatók legyenek. A éves belső ellenőri terv nem tartalmaz évről áthúzódó belső ellenőrzést. Kérem a T. Közgyűlést, hogy az előterjesztést megtárgyalni, a határozati javaslatot elfogadni szíveskedjen. Miskolc, december 3

4 Határozati javaslat Tárgy: a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Hivatala évi belső ellenőrzési tervének elfogadása. A Közgyűlés megtárgyalta a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Hivatala évi belső ellenőrzési tervére vonatkozó javaslatot, és az alábbi döntést hozta: 1. A Közgyűlés a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Hivatala évi belső ellenőrzési tervét a melléklet szerint jóváhagyja. Felelős: Határidő: Dr. Mengyi Roland értelem szerint 2. A Közgyűlés felhatalmazza a Főjegyzőjétt, hogy a évi belső ellenőrzési tervnek az év folyamán bekövetkező esetleges módosításait jóváhagyja. Felelős: Dr. Kovács János főjegyző Határidő: december 31. 4

5 Tájékoztató a jogalkotásról szóló évi CXXX. törvény 17. -a által előírt előzetes hatásvizsgálat eredményéről 1. előterjesztés címe: Javaslat a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Hivatala évi belső ellenőrzési tervére 2. A határozati javaslat valamennyi jelentősnek ítélt hatása: a) Társadalmi, gazdasági, költségvetési hatás: A határozati javaslat a vonatkozó jogszabályi előírások alapján, a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat megváltozott feladatés hatáskörének figyelembe vételével került elkészítésre. A belső ellenőr foglalkozatásával kapcsolatos kiadásokat az Önkormányzat költségvetésébe kell beépíteni. b) Környezeti és egészségi következmények: A határozati javaslatnak a környezetet és egészséget befolyásoló következménye nincs. c) Adminisztratív terheket befolyásoló hatás: A határozati javaslat az adminisztratív terheket nem növeli, belső ellenőrzési terv eddig is naptári évre készült. d) Egyéb hatás: A határozati javaslatnak egyéb, kimutatható befolyásoló hatása nincs. 3. A határozati javaslat meghozatalának szükségessége, elmaradásának várható következményei: A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Hivatala belső ellenőrzési tervének elkészítése, és Közgyűlés által történő jóváhagyása jogszabályi előírás, az elkészítés és a jóváhagyás hiánya jogszabálysértést eredményezne. 4. A határozati javaslat alkalmazásához szükséges személyi, szervezeti, tárgyi és pénzügyi feltételek: A határozati javaslatban foglaltak végrehajtásához szükséges feltételek biztosítottak.

6 Melléklet a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közgyűlésének.../2012. (XII...) határozatához Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Hivatala évi belső ellenőrzési terve

7 A évi belső ellenőrzési terv a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet 31. (4) bekezdése szerinti tartalommal került összeállításra. A évi belső ellenőrzési terv - a Nemzetgazdasági Minisztérium Útmutatójának figyelembevételével - tartalmazza a kockázatelemzés lépéseit, a kockázatelemzés módszerét, a kockázatelemzés eredményének bemutatását és a tervezett ellenőrzések felsorolását. A tervezett ellenőrzések táblázatos formában kerültek bemutatásra. A táblázatok tartalmazzák a tervezett ellenőrzések tárgyát, az ellenőrzések célját, az ellenőrizendő időszakot, a szükséges ellenőri kapacitás meghatározását, az ellenőrzések típusát és módszereit, az ellenőrzések ütemezését és az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egységek megnevezését, továbbá az azonosított kockázati tényezőket. ellenőrzési tervet megalapozó elemzések és a kockázatelemzés eredményének összefoglaló bemutatása: kockázati tényezők feltárása és értékelése A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Hivatal belső ellenőrzési terv készítésekor meghatározásra kerültek azok a kockázatok, amelyek veszélyt jelentenek az Önkormányzat Hivatalának működésére. A veszélyt jelentő kockázatok a következők: - forráshiány, - jogszabályi változások, - szabályozottság, - információáramlás, - dokumentáltság, - humánerőforrás. Ellenőrzési Tervben rögzítésre kerültek a stratégiai célok megvalósítását segítő ellenőrzések, amelyek a következők: A közfeladat ellátáshoz szükséges költségvetési előirányzatok tervezése, kezelése, felhasználása, beszámolás; Önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás, vagyonértékelés, szerződések, önköltség számítás szabályainak meghatározása; önkormányzat 100%-os tulajdonában lévő gazdasági társaságok működése; A feladatellátás teljesítmény ellenőrzés; A civil szférának juttatott támogatások felhasználása; A normatív állami támogatások igénylése, elszámolása; értékhatártól függően bonyolított beszerzések, szolgáltatások, beruházások esetén alkalmazott közbeszerzési eljárások; A belső kontroll rendszer működtetése A kockázatos területek ellenőrzése "téma", vagy "cél" ellenőrzés formájában. A éves belső ellenőrzés feladatainak tervezést a következő prioritások határozták meg: - az önkormányzati feladatok átrendeződése, - a pénzkezelés és a könyvvezetés szabályszerűsége, - belső kontrollok működése (kötelezettségvállalás, gazdaságos anyag és eszköz felhasználás)

8 A kockázati pontok meghatározása az alábbi egységes szempont rendszer szerint történt. Közvetlenül pénzben mérhető hatás. A folyamat/ tevékenység korábbi ellenőrzése. Szabályok/működés összetettsége/változása. Súlyok (hatás) Valószínűség Szervezeti változás Kontrollok megbízhatósága Súlyok összesen: 21 A kockázati szempontokhoz 1-től 5-ig terjedő kockázati mérőszám rendelése történt a súlyosságnak megfelelően ("1" a legalacsonyabb, "5" a legsúlyosabb). A kockázatok előfordulásának valószínűsége 1-től 5-ig került meghatározásra ("1" alacsony, "3" közepes, "5" magas). Kockázati pontok= Súlyok mérőszám X a kockázat előfordulásának valószínűsége. Elérhető minimum pont: 21 Elérhető maximum pont: 105 Alacsonynak minősíthető a kockázat 50 pontig. Közepesnek minősíthető a kockázat 80 pontig. Magasnak minősíthető a kockázat 80 pont fölött. A kiválasztott folyamatok közül a következők magas kockázati pontot értek el: - Jogszabályi változások - Kötelezettségvállalások - Gazdasági események elszámolása - Pénzkezelés - Utalványok és értékpapírok kezelése - Vagyonkezelés, vagyongazdálkodás - Szerződéskötések - Anyag és eszközbeszerzések, kiadások

9

10 2013. évi tervezett ellenőrzések:

11 Sorszám ellenőrzés tárgya ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) ellenőrzés típusa ellenőrzött szerv, szervezeti egység ellenőrzés tervezett ütemezése ellenőrzésre fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 1 A pénzkezelési tevékenység ellenőrzése Annak megállapítása, hogy az Önkormányzati Hivatalnál a pénzkezelési tevékenység a jogszabályi előírásoknak, illetve a hatályban lévő pénzkezelési szabályzatnak megfelelően történik e. Biztosított- e a tulajdon védelme, érvényesül e a bizonylati rend és okmányfegyelem. Pénzkezelés Jogszabályi változások ellenőrzött időszakot illető teljes körű, tételes ellenőrzés Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály hó 2nap hó Sorszám 2 ellenőrzés tárgya A tárgyi eszközökkel kapcsolatos nyilvántartások ellenőrzése ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak A tárgyi eszközök főkönyvi és analitikus nyilvántartásai helyesen lettek e kialakítva. Tárgyi eszközök megfelelő besorolásának ellenőrzése. Egyezik e a főkönyvi és az analitikus nyilvántartás, az ingatlanok főkönyvi és analitikus nyilvántartás szerinti adatai megegyeznek az ingatlan vagyon kataszter adataival. A tárgyi eszközök főkönyvi és analitikus nyilvántartásai, valamint a vagyonkimutatás egyezik e, s a onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Jogszabályi változások ellenőrzés típusa a nyilvántartások szúrópróbaszerű és szükség szerint tételes vizsgálata ellenőrzött szerv, szervezeti egység Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály ellenőrzés tervezett ütemezése hó ellenőrzésre fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 7 nap

12 Sorszám ellenőrzés tárgya 3 önkormányzat költségvetéséből céljelleggel juttatott támogatások ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak Önkormányzat költségvetéséből céljelleggel juttatott támogatások odaítélése, folyósítása és azok elszámoltatási rendje megfelelően szabályozott- e, a jogszabályi előírásoknak megfelelően történnek e, az elszámolások megfelelnek e a támogatási szerződésben rögzítetteknek, illetve a jogszabályi előírásoknak. onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Jogszabályi változások ellenőrzés típusa A számvitel és a pénzügyi bizonylatok szúrópróbaszerű és szükség szerint tételes vizsgálata ellenőrzött szerv, szervezeti egység Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály ellenőrzés tervezett ütemezése hó ellenőrzésre fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 4 nap 2013 év.

13 Sorszám ellenőrzés tárgya 4 A használatban lévő készletek nyilvántartásának ellenőrzése ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak Annak megállapítása, hogy helyesen van e kialakítva a tárgyi eszközöknek nem minősülő, de tartósan használt eszközök nyilvántartásának rendje. A nyilvántartások e rend szerint kerülnek e bevezetésre. Biztosított - e az újonnan beszerzett készletek nyilvántartásba történő felvétele. A használatban lévő készletek leltározása, selejtezése az érintett szabályzatokban foglaltak szerint történik e. onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Jogszabályi változások ellenőrzés típusa Kockázatelemzésen alapuló, mintavételes eljárás ellenőrzött szerv, szervezeti egység Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály ellenőrzés tervezett ütemezése hó ellenőrzésre fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 3 nap 2013-I félév

14 Sorszám ellenőrzés tárgya 5 Bizonylati rend, okmányfegyelem ellenőrzése ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak Annak megállapítása, hogy a banki pénzforgalom bonyolított kiadások, bevételek bizonylatolása során betartásra kerülnek e a számviteli törvény valamint annak költségvetési szervekre vonatkozó kormányrendelete, illetve az ÁHT és végrehajtási rendeleteinek előírásai. A kötelezettségvállalás, érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés és a szakmai teljesítés igazolása megtalálható-e a bizonylatokon. onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Jogszabályi változások ellenőrzés típusa kockázatelemzésen alapuló, legalább 3 időszakból vett mintavételes ellenőrzés ellenőrzött szerv, szervezeti egység Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály ellenőrzés tervezett ütemezése hó ellenőrzésre fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 6 nap hó

15 Sorszám 6 ellenőrzés tárgya A könyvelés helyességének ellenőrzése ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak Főkönyvi könyvelés a jogszabályi előírásoknak és az Önkormányzat és Hivatal számviteli politikájában meghatározottaknak megfelelően történik-e. Kialakításra került-e a tevékenységének megfelelő számlarend. A főkönyvi számlákon könyvelt tételek tartalmuk szerint megfelelnek-e a számvitelt szabályozó kormányrendelet mellékletében, a költségvetés, illetve a beszámoló kitöltési útmutatójában leírtaknak. Önkormányzat és Hivatal által végzett tevékenységek kiadásai, bevételei a megfelelő szakfeladatokon kerültek-e könyvelésre. onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Jogszabályi változások ellenőrzés típusa kockázatelemzésen alapuló, legalább 4 időszakból vett mintavételes ellenőrzés ellenőrzött szerv, szervezeti egység Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály ellenőrzés tervezett ütemezése hó ellenőrzésre fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 5 nap

16 Sorszám 7 ellenőrzés tárgya ellenőrzési nyomvonalak alkalmazhatóságának ellenőrzése ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak A szervezeti egységek ellenőrzési nyomvonalai biztosítják-e az irányítási és ellenőrzési folyamatok nyomon követését és a folyamatok utólagos ellenőrzését? onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Önkormányzati feladatok átrendeződése ellenőrzés típusa Dokumentumok, nyilvántartások ellenőrzése, helyszíni ellenőrzés ellenőrzött szerv, szervezeti egység Önkormányzati Hivatal valamennyi szervezeti egysége ellenőrzés tervezett ütemezése 2013-III. negyed év ellenőrzésre fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 10 nap hó Miskolc,