PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 MARTONVÁSÁR VÁROS ÖNKORMÁNYZAT Polgármesteri Hivatal 2462 Martonvásár, Budai út 13. sz. PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT Hatályos: július 1. napjától

2 PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT I. PÉNZFORGALMI SZÁMLAKEZELÉS 1. Költségvetési elszámolási számla nyitása, vezetése Martonvásár Város Önkormányzat pénzforgalmi számlát és a jelen szabályzat 2. és 3. pontban leírt számlákat, alszámlákat egy belföldi pénzforgalmi szolgáltatónál vagy a Kincstárban nyithat és csak egy pénzforgalmi számlával rendelkezhet. Az Önkormányzat Képviselő-testületének határozata alapján az Önkormányzat pénzforgalmi számláját (költségvetési számláját), valamint a 2. és 3. pontban meghatározott számlákat, alszámlákat vezeti: ERSTE Bank Hungary Nyrt, Budapest, Népfürdő u sz. A költségvetési gazdálkodással és a pénzellátással kapcsolatos minden pénzforgalmat a pénzforgalmi számlán (költségvetési számlán) - ideértve az elszámolási számla alcímű számláit is - kell lebonyolítani. Az Önkormányzat a választott számlavezetőt a hónap első napjával változtathatja meg. A folyamatos pénzellátás érdekében az Önkormányzat a választott számlavezető pénzforgalmi szolgáltató megváltoztatásával kapcsolatos döntéséről a Magyar Államkincstár Közép-dunántúli Regionális Igazgatóságát legkésőbb a változás kitűzött időpontja előtt 30 nappal köteles írásban tájékoztatni a döntés dokumentumainak, valamint a kincstári beszedési megbízások benyújtására szólófelhatalmazó levél a számlavezető ellenjegyzésével aláírt eredeti csatolásával és a választott számlavezetővel kötött szerződésben megjelölt pénzforgalmi számlaszám egyidejű közlésével. A tájékoztatás határidőre történő elküldéséért a jegyző felelős. A felhatalmazó levelet a következő kincstári számlaszámokra kell kitölteni: Helyi önkormányzatok kötelezettségei számla, Kincstár Önkormányzatok előző évről származó befizetései számla, valamint Kincstár Helyi önkormányzatok kamatbeszedési számla. A Polgármesteri Hivatal, mint a helyi önkormányzat gazdálkodását végrehajtó szerv a pénzforgalmi számláján lévő szabad pénzeszközeit a központi költségvetésből származó hozzájárulások és támogatások kivételével bármely belföldi pénzforgalmi szolgáltatónál betétként elhelyezheti. Az átmenetileg szabad pénzeszközök betétként való elhelyezéséről, valamint a belföldi pénzforgalmi szolgáltató kiválasztásáról a polgármester és a jegyző közösen dönt. 2

3 2.) A pénzforgalmi számlához kapcsolódó számlák Martonvásár Város Önkormányzata a költségvetési elszámolási számlájához kapcsolódóan általában jogszabályban meghatározott bevételek és kiadások elkülönített elszámolására a következő alcímű számlákat nyitja meg: a.) az állami tulajdonból az önkormányzatok tulajdonába került lakóépületek, illetve lakások elidegenítéséből származó bevételek elkülönítésére, b.) az állami hozzájárulások jogszabályban meghatározott esetekben történő elkülönítésére, c.) fedezet-biztosításra történő elkülönítésre, d.) rövid lejáratú betétek elkülönítésére, e.) a helyi adók befizetésére adónemenként külön adóbeszedési számlát, a gépjárműadó befizetésére gépjárműadó beszedési számlát, a késedelmi pótlék befizetésére pótlék beszedési számlát, a bírságok, önellenőrzési pótlék és a végrehajtási költség befizetésére bírság beszedési számlát, a talajterhelési díj befizetésére talajterhelési díj beszedési számlát, termőföld bérbeadásából származó jövedelem adója befizetésére jövedelemadó beszedési számlát, f.) jelen fejezet 3. pontjának c.)-d.) pontjába nem tartozó adók módjára behajtandó köztartozások befizetésére egyéb bevételek elszámolási számlát, g.) európai uniós forrásból finanszírozott programok lebonyolítására programonként számlát nyit. A számlák nyitására, vezetésére vonatkozó szerződések aláírására a polgármester és a jegyző együttesen jogosult 3. Nem közvetlenül a költségvetés végrehajtásához kapcsolódó feladatok kimutatására szolgáló számlák Martonvásár Város Önkormányzat az 1. pontban meghatározott pénzforgalmi számlán, valamint az ahhoz kapcsolódóan megnyitott és a 2. pontban felsorolt alcímű számlákon kívül a nem közvetlenül a költségvetés végrehajtásához kapcsolódó feladatok pénzforgalmának kimutatására a.) a társadalombiztosítási pénzeszközök elosztási számlát, b.) az önkormányzat által ellátott, nem kötelező feladatok közé tartozó és túlnyomórészt nem önkormányzati forrásból megvalósuló beruházások, fejlesztések megvalósítására lebonyolítási számlát, c.) közigazgatási eljárási illeték, továbbá az azzal összefüggésben felszámított mulasztási bírság, a késedelmi pótlék befizetésére illetékbeszedési számlát, d.) más szerv által kimutatott adók módjára behajtandó köztartozások - kizárólag az önkormányzatot megillető köztartozások kivételével - befizetésére idegen bevételek elszámolási számlát, e.) letéti pénzeszközök kezelésére letéti számlát vezet. 3

4 4. Az Önkormányzat számlái, a számlákhoz kapcsolódó készpénzforgalom, a számlákról teljesíthető kifizetések, utalások 4.1. Martonvásár Város Önkormányzata által nyitott számlák számlaszám 4 megnevezés Költségvetési elszámolási számla Állami hozzájárulás finanszírozási számla Helyi iparűzési adó beszedési számla Idegenforgalmi adó beszedési számla Gépjárműadó beszedési számla Építményadó beszedési számla Magánszemélyek kommunális adója beszedési számla Bírság, önellenőrzési pótlék beszedési számla Késedelmi pótlék beszedési számla Illetékbeszedési számla Vízi-közmű beruházás elszámolási számla Egyéb bevételek elszámolási számla Idegen bevételek elszámolási számla Termőföld bérbeadásból származó bevételek számla Lakások értékesítéséből származó bevételek elsz. számla OEP finanszírozási számla Társulási díj bevételi számla TÁMOP pályázatra elkülönített számla TÁMOP pályázatra elkülönített számla HEFOP pályázatra elkülönített számla KDOP pályázatra elkülönített számla TIOP pályázatra elkülönített számla Csatornadíjak bevételi számla Talajterhelési díj Zárolt projekt betéti számla Zárolt projekt betéti számla Zárolt projekt betéti számla 4.2. A számlákhoz kapcsolódó készpénzforgalom, a számlákról teljesíthető kifizetések, utalások A 2. és 3. pontban felsorolt számlákhoz készpénzforgalom nem tartozik. A pénzforgalmi számla és a pénztár közötti kapcsolatot a jelen szabályzat II. fejezete rögzíti.

5 A 3. pont c)-d) alpontjai szerint vezetett számlákról kizárólag az alábbi kifizetések, utalások teljesíthetők: az Önkormányzat költségvetési elszámolási, valamint a 2. pont a)-f) és g) pont szerinti alcímű számláira való utalás, más szerv által kimutatott és beszedett adók módjára behajtandó köztartozások utalása a tartozást kimutató által megadott számlára, a költségvetési törvény szerint, a központi költségvetést megillető közigazgatási hatósági eljárási illeték- és azzal összefüggésben felszámított pótlék-, mulasztási bírságbevétel utalása a kincstári számla javára, adózó - visszatérítésre jogosult - részére történő visszatérítés (ideértve az adózás rendjéről szóló törvény szerint fizetett kamatot is), adózó kérelmére a 3. pont c)-d) alpontjai szerint vezetett számlák közötti átvezetések. A 3. pont c)-d) alpontjai szerinti bevételeket az ott megjelölt számlákon (alcímű számlákon) kell beszedni. Amennyiben az Önkormányzat más számlájára (alcímű számlájára) érkezik befizetés, akkor a befizetést a megfelelő - 3. pont c)-d) alpontjai szerinti számlákra befolyó bevételekhez kapcsolódó - analitikus nyilvántartáson is át kell vezetni. Az idegen bevételek elszámolási számláról az Önkormányzatot megillető bevétel hó végén rendelkezésre álló összegét a tárgyhónapot követőhónap 10-éig kell az Önkormányzat költségvetési elszámolási számlájára átutalni. Amennyiben Önkormányzatunk hitellel rendelkezik, azt felvenni szándékozik, illetve készfizető kezességet vállalt, a normatív állami hozzájárulásokkal, az egyéb központi költségvetési támogatásokkal, az átengedett személyi jövedelemadóval, valamint az államháztartáson belül működési célra átvett pénzeszközökkel kapcsolatos pénzforgalmat a költségvetési számlához kapcsolódó alszámlán köteles elkülöníteni. Az alszámlán elkülönített összeg a hitel fedezetére a likvid hitel kivételével nem használható, illetve az alszámláról likvid hitel kivételével hiteltörlesztés, kezességbeváltás nem teljesíthető. 5

6 5. Aláírás bejelentésének szabályozása A Polgármesteri Hivatalban számlatulajdonosként a polgármester és a jegyző együttesen jelenti be az ERSTE Bank Hungary Nyrt-nek, hogy a megnyitott számlák felett kik jogosultak rendelkezni. A számlák feletti rendelkezési jogosultság bejelentése a pénzforgalmi szolgáltató által rendszeresített aláírás bejelentőn történik. Az aláírás bejelentést számlaszámonként kell megtenni. A számlák feletti rendelkezési jogot mindig két jogosult együttesen gyakorolja. A számlák felett a rendelkezési jogosultság a következők szerint gyakorolhatók: számlaszám megnevezés Helyi iparűzési adó beszedési számla Idegenforgalmi adó beszedési számla Gépjárműadó beszedési számla Építményadó beszedési számla Magánszemélyek kommunális adója beszedési számla Bírság, önellenőrzési pótlék beszedési számla Késedelmi pótlék beszedési számla Illetékbeszedési számla Víziközmű beruházás elszámolási számla Egyéb bevételek elszámolási számla Idegen bevételek elszámolási számla Termőföld bérbeadásból származó bevételek számla Talajterhelési díj Fenti számlák esetében aláírásra jogosult személyek: Polgármester Jegyző Pénzügyi osztályvezető Önkormányzati referens Adóügyi előadó A bejelentett személyek közül bármelyik két fő aláírásával érvényes az átutalás. Az aláírási jogosultságnál összeghatár nincs meghatározva. számlaszám megnevezés Költségvetési elszámolási számla Állami hozzájárulás finanszírozási számla Lakások értékesítéséből származó bevételek elsz. számla OEP finanszírozási számla 6

7 Társulási díj bevételi számla TÁMOP pályázatra elkülönített számla TÁMOP pályázatra elkülönített számla HEFOP pályázatra elkülönített számla Pályázatra elkülönített számla TIOP pályázatra elkülönített számla Csatornadíj bevételi számla Zárolt projekt betéti számla Zárolt projekt betéti számla Zárolt projekt betéti számla Fenti számlák esetében aláírásra jogosult személyek: Polgármester Jegyző Pénzügyi osztályvezető Önkormányzati referens A bejelentett személyek közül bármelyik két fő aláírásával érvényes az átutalás. Az aláírási jogosultságnál összeghatár nincs meghatározva. 6. Hitelintézeti ügyfélterminál használata Martonvásár Város Önkormányzat számlavezető hitelintézete, az ERSTE Bank Hungary Nyrt a Polgármesteri Hivatalba az ELEKTRA ügyfél terminált helyezte ki. Az ügyfélterminál és a számlavezető hitelintézet között közlekedő adatok (megbízások, visszaigazolások) titkosak. A terminál használatához a hitelintézet által biztosított PIN kód jelenti a felhasználói jogosultságot. A Polgármesteri Hivatalban a PIN kód használatával történő tranzakciók végzését az alábbi alkalmazottak részére engedélyezzük: polgármester jegyző pénzügyi osztályvezető önkormányzati referens adóügyi előadó pénzügyi előadó 7

8 A PIN kód titkos, biztonságos helyen történő tárolásáért fent megnevezett alkalmazottak felelnek. A terminál hozzáférési jogosultságot tartalmazó PIN kódot lezárt borítékban, a pénztár lemezszekrényében kell őrizni. A terminálra a pénzügyi előadó rögzíti az adatokat, melyet a banki aláírásra jogosult személyek közül bármelyik 2 főnek kell jóváhagyni a PIN kódjával. Amennyiben a terminál és a hitelintézet között élő számítógépes kapcsolat van, a kapcsolat létrehozója nem hagyhatja el az irodát, csak a kapcsolat megszakítása után. Hibás tranzakciók végzéséért a terminál használója felel. II. HÁZIPÉNZTÁR KEZELÉSI SZABÁLYOK 1. A házipénztár létesítése 1.1. A házipénztár fogalma, elhelyezése A házipénztár a Polgármesteri Hivatal működéséhez szükséges készpénz, valamint egyéb értékek (szigorú számadású nyomtatvány, stb.) kezelésére, forgalmának lebonyolítására és megőrzésére kijelölt helyiség A házipénztárban kell kezelni a költségvetési elszámolási számláról felvett készpénzt, a készpénzben teljesített befizetéseket, az egyéb értékeket, 1.2. Készpénzállományt érintő mozgások A készpénzállományt érintő kifizetésként kell elszámolni a költségvetési számlára befizetett készpénzt, a Polgármesteri Hivatal tevékenységével összefüggésben a tevékenységet szolgáló eszközök megszerzése, szolgáltatás igénybevétele érdekében felmerült készpénz kifizetéseket, a Polgármesteri Hivatal tevékenységéhez kapcsolódó egyéb kifizetéseket (pld. segélyek, támogatások), elszámolásra kiadott összegeket, A készpénzállományt növelő bevételként kell elszámolni a költségvetési elszámolási számláról felvett készpénzt, a készpénzben teljesített szolgáltatások ellenértékét, a pénzbeszedő helyeken készpénzben beszedett összeget, 8

9 az elszámolásra kiadott összeg visszafizetését, A házipénztárban az alkalmazottak, illetve más szervezetek pénzét, egyéb értékét nem szabad tartani A készpénz, egyéb értékek biztonságos tárolásának feltételei A Polgármesteri Hivatal házipénztár céljára helyiségrészt biztosít. A házipénztárban levő készpénz, valamint az ott tartható értékek megőrzése lemezszekrényben történik. A lemezszekrényben külön belső zárható trezorban van a készpénz elhelyezve. A pénz tárolására szolgáló lemezszekrény és a trezor kulcsának "első példányát" a pénztáros kezeli. A pénztári kulcsok "másod" példányát az "első példányt" kezelő által a ragasztón átírt, lezárt borítékban a szervezési osztályvezető lemezszekrényében kell őrizni. A kulcsok bármely példányának elvesztését követően - a kulcsok kezeléséért felelős személy jelzése alapján - azonnal ki kell cserélni a zárat. A pénztáros munkahelyéről - bármely ok miatti távolmaradásakor köteles a nála levő kulcsot (kulcsokat) munkakezdésre lezárt és a ragasztón átírt borítékban a pénztáros helyetteséhez eljuttatni. A pénztáros távollétében történő pénztár felnyitásra a pénztáros helyettese jogosult. A pénztár felnyitásánál a pénztár ellenőrnek is jelen kell lennie. A pénztár - bármilyen ok miatti - felnyitásáról, az ott talált készpénz átadásáról jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: a jelenlevők nevét, a pénztár felnyitásának időpontját, okát, a pénztárban talált = készpénz összegét címletenként, - a FORRÁS SQL Pénztár modullal kinyomtatott pénztárnapló utolsó bejegyzési tételszámát, - a FORRÁS SQL Pénztár modullal az utolsóként kinyomtatott kiadási-, és bevételi pénztárbizonylat sorszámát, - a pénztárat átvevő személy átvételre vonatkozó nyilatkozatát, - a jelenlévők aláírását. 9

10 A pénztárosnak gondoskodni kell az utalványozásra jogosult személyek névsorának, aláírásának jól látható helyre történő kifüggesztéséről. A házipénztárban lévő készpénz és értékek megóvása érdekében a pénztárhelyiség és a pénz elhelyezésére szolgáló helyiség ajtóit biztonsági zárral kell ellátni A házipénztár pénzellátása A szükséges pénzkészlet biztosítása A házipénztár pénzszükséglete a pénztárba befolyt készpénzbevételből, valamint a pénzforgalmi (költségvetési elszámolási számláról) számláról felvett készpénz felvétele útján biztosítható. A készpénzkifizetéssel járó döntésekről, intézkedésekről (pld.: hatósági intézkedés, ellátmány, munkabér, eszközbeszerzés) az ügyben érintett vezetőknek, ügyintézőknek a kifizetést megelőző napon tájékoztatni kell a pénztárost a várható készpénzkifizetések öszszegéről. A pénztáros az előző napi záró pénztáregyenleg és a tárgynapi kifizetések várható összegének figyelembevételével köteles gondoskodni a pénztár zavartalan működését biztosító készpénz mennyiségéről és címletéről A készpénz szállításának szabályai A házipénztár működéséhez szükséges készpénz bank automatából, illetve a postahivatalból történő felvételére, illetve szállítására: Ft-ig a pénztáros, Ft feletti összeg esetén a pénztáros és a pénztáros helyettese (összesen 2 fő), Az Ft feletti összeg esetében készpénzt a postahivatalban vesszük fel. A pénzt szállítása személygépkocsival történik. Ebben az esetben harmadik kísérő személy a településőr. A készpénz szállításával megbízott személynek (személyeknek) a készpénz felvételét követően a készpénzt a legrövidebb időn belül a pénztárba kell szállítani. A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelősek az általuk - a hitelintézetben - átvett készpénzért. A felelősség addig tart, amíg a pénzt a pénztárban el nem helyezték, és a pénztáros az összeg bevételezésére vonatkozó bevételi pénztárbizonylatot el nem készítette. Az Ft-on felüli összegnek a pénztárban történő elhelyezésénél a pénztári ellenőrnek is jelen kell lennie. Ha a készpénz felvétel a postahivatalból történik, akkor azt Ft feletti összeg esetében személygépkocsival kell szállítani. Ebben az esetben kísérő személy a településőr. 10

11 Készpénz kezelése a házipénztárban A pénztárban nem fogadható el hiányos, rongálódott, megcsonkult bankjegy, olyan érme, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy nem a természetes kopás következtében, hanem más ok miatt (pl. szándékos rongálás miatt) vesztett súlyából vagy sérült meg. Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis vagy hamisítványnak látszó bankjegyet vagy érmét talál, azt fizetésként nem fogadhatja el. A bankjegyet vagy érmét vissza kell tartania és a befizetőt jegyzőkönyvben meg kell hallgatnia arra vonatkozóan, hogy hol, kitől és mikor kapta a fizetőeszközt. A hamis pénz átvételéről készült jegyzőkönyvet a hamis pénzzel együtt át kell adni a pénzintézetnek. A pénztáros a pénztárban levő pénzt címletenként elkülönítve köteles kezelni A Pénztári nyitva tartás rendje A Polgármesteri Hivatal pénztára a hivatalos ügyfélfogadási időben szerdán 8 00 órától óráig valamint órától óráig tart nyitva, a lakosság rendelkezésére áll A napi készpénz záró állományának maximális mértéke A pénztárban a napi készpénz záró állományának maximális mértéke Ft. A pénztár engedélyezett napi záró állományát meghaladó összeget vissza kell fizetni a pénzforgalmi számlára. 2. A pénztár kezelésével kapcsolatos feladatkörök 2.1. A pénztáros A házipénztárt a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. A pénztáros munkakörének elfoglalásakor ezt a tényt írásbeli nyilatkozatban kell rögzíteni (1. sz. melléklet). A nyilatkozat a szabályzat mellékletét képezi. Nem lehet pénztáros olyan dolgozó, akinek a munkaköre, feladata összeférhetetlen a pénztárosi munkakörrel. Ilyenek: pénztárellenőr, 11

12 utalványozási feladatot ellátók, főkönyvi könyvelő. A Polgármesteri Hivatalban a pénztárosi feladatokat a pénztáros, eszköznyilvántartó látja el. A pénztáros feladata a pénztárban tartott készpénz kezelése és megőrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése. Részleteiben: a készpénz szükséglet felmérése, a készpénz bank automatából, vagy postán történő felvétele, az elszámolási számláról felvett pénz bevételezése, a pénztárban tartott készpénz szabályszerű kezelése, megőrzése, az alapbizonylatok elfogadás előtti alaki és tartalmi (számszaki) felülvizsgálata, a bizonylati fegyelem betartása, a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok kiállítása, a pénztárba befizetett összeg átvétele, valamint az utalványozott kiadások teljesítése, a pénztárzárlatra vonatkozó előírások betartása, a nyilvántartások, elszámolások vezetése, a pénztárjelentés naponkénti elkészítése, a pénztárban tárolt szigorú számadású nyomtatványok kezelése, nyilvántartása. Amennyiben a pénztárost bármely okból helyettesíteni kell, vagy a beosztásából végleg távozik, a pénztár átadásáról-átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni, amit a pénztárnapló mellékleteként meg kell őrizni (2. sz. melléklet). A pénztár átadásánál-átvételénél az átadón és átvevőn kívül a pénztár ellenőrnek jelen kell lennie Pénztáros helyettes A pénztárost távolléte esetén a pénzügyi előadó helyettesíti. A pénztáros helyettesének amennyiben ellátja a pénztárosi teendőket a 2.1. pontban leírt feladatokat kell értelemszerűen elvégezni. A pénztáros helyettesítésének időszakában a pénztároshoz hasonlóan a pénztáros helyettesét teljes anyagi felelősség terheli. 12

13 2.3. A pénztárellenőr A pénztárellenőrnek az előző pontokban rögzítetteken túl feladata a bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése, valamint a pénztárjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése. Az alaki és tartalmi ellenőrzés során az ellenőrnek meg kell vizsgálni, hogy: az alapbizonylatokat az arra jogosult személyek utalványozták, érvényesítették, és ellenjegyezték-e, megtörtént-e a készpénzben teljesített kifizetések szükség szerinti szakmai igazolása, a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokhoz csatolták-e a szükséges mellékleteket (alapbizonylatokat), a pénztári bizonylatok adatai megegyeznek-e az alapbizonylat adataival, a bizonylatokon nincsenek-e szabálytalan javítások, a pénztári be- és kifizetések bizonylatolására a megfelelő nyomtatványt használták-e, a pénztárbizonylatokon szerepelnek-e a megfelelő aláírások, a pénzkifizetéseknél megvan-e a meghatalmazás abban az esetben, ha a készpénzt nem a jogosult vette fel személyesen. A pénztárjelentés, valamint a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése során a pénztárellenőrnek ellenőriznie kell, hogy: a pénztárjelentésbe bevezetett tételekkel kapcsolatban megvannak-e a pénztári bizonylatok és az alapbizonylatok, a tényleges pénzkészlet összege megegyezik-e a pénztárjelentés adatával, A pénztárellenőr köteles az ellenőrzött okmányokat, pénztárjelentést kézjegyével ellátni. A pénztárellenőri feladatokat naponként kell elvégezni. A pénztárellenőrzés során megállapított szabálytalanságokat, eltéréseket azonnal jelezni kell a pénzügyi osztályvezető felé. A pénztárellenőri feladatokat az önkormányzati referens látja el. A pénztárellenőrt távolléte esetén a számviteli referens helyettesíti. 3. Pénztári pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylati rend és a pénzforgalommal kapcsolatos szabályok A pénztárosnak (helyettesének) minden pénztári befizetésről bevételi pénztárbizonylatot, 13

14 minden pénztári kifizetésről kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatokhoz minden esetben csatolni kell a gazdasági eseménnyel kapcsolatos alapokmányt, melyek a következők lehetnek: készpénzfizetési számla (számla), illetmény kifizetési jegyzék, kiküldetési rendelvény, pénztári ki-, vagy befizetést elrendelő egyéb bizonylat, készpénzfelvételkor a bank automatából adott nyugta. A pénztárbizonylatokat a FORRÁS SQL számítógépes program Pénztár moduljával kell kiállítani. Szükség esetén használható a B.Sz.ny /v. rsz. kiadási pénztárbizonylat szabvány nyomtatvány is. Ha utóbb kiderül, hogy a kiállított pénztárbizonylat hibás, azt javítani nem szabad. A rontott pénztárbizonylatot Rontott megjelöléssel érvényteleníteni kell és helyette új bizonylatot kell kiállítani. A rontott pénztárbizonylat valamennyi példányát meg kell őrizni Pénztári bevételek bizonylatolása Minden házipénztári befizetésről a FORRÁS-SQL számítógépes program Pénztár moduljával előállított bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani. Szükség esetén használható a B.Sz.ny /a/v. rsz. bevételi pénztárbizonylat szabvány nyomtatvány is. A bizonylatot - a bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából - a befizetővel alá kell íratni. A pénz átvételét a bizonylaton a pénztárosnak aláírásával igazolnia kell. A bevételi pénztárbizonylatot 2 példányban kell kiállítani, melyből az első példány a könyvelés bizonylata, ezt a példányt a pénztári alapokmányokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni, a második példányt a befizető részére kell átadni, A postai kézbesítés útján érkezett készpénz összegek bevételi pénztárbizonylatához a pénztárosnak minden esetben csatolni kell a postai értesítő szelvényt. A pénzforgalmi számlát vezető hitelintézettől közvetlenül felvett készpénz bevételezéséről készített bevételi pénztárbizonylat második példányát csatolni kell a pénzforgalmi szolgáltató - készpénzfelvételről szóló - terhelési értesítéséhez. 14

15 3.2. A Polgármesteri Hivatal által kiállított készpénzfizetési számla esetén követendő gyakorlat Abban az esetben, amikor a Polgármesteri Hivatal értékesítésről, szolgáltatásnyújtásról egyszerűsített számlát (készpénzfizetési számlát) állít ki, a számla kiállításával egyidejűleg a bevételi pénztárbizonylatot ki kell állítani Pénztári kifizetések bizonylatolása Minden házipénztári kifizetésről a FORRÁS-SQL számítógépes program Pénztár moduljával előállított kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. Szükséges esetben használható a B.sz.ny N.r.sz. Napi pénztárjelentés szabvány nyomtatvány is. A kiadási pénztárbizonylathoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapbizonylatot (pld.: készpénzfizetési számla, kiküldetési rendelvény, bérjegyzék). A pénztáros csak szabályszerűen kiállított, utalványozott, ellenjegyzett kiadási pénztárbizonylat alapján fizethet ki a pénztárból pénzt. A pénztárosnak a kifizetéskor meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. A kiadási pénztárbizonylatot 1 példányban kell kiállítani, mely a könyvelés bizonylata. Ezt a példányt a pénztári alapokmányokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni, 3.4. Pénztári jelentés A Pénztáros a pénztárjelentést a FORRÁS-SQL számítógépes program PÉNZTÁR moduljával állítja elő. Szükség esetén használható a pénztárjelentés elkészítésére szabvány nyomtatvány is. A pénztárjelentésben elszámolt kiadási tételek alapbizonylatain az elszámolás tényét a kiadási, illetve bevételi pénztárbizonylaton az alapbizonylat sorszámának beírásával meg kell jelölni. A pénztáros naponta köteles elkészíteni a pénztárjelentést. A pénztárjelentés 1 példányban készül, melyet - a mellékletekkel együtt - a könyvelés részére kell átadni A bizonylat-nyomtatványok kezelése A pénztárjelentést, mint analitikus nyilvántartást, valamint a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokat legalább 8 évig kell olvasható formában megőrizni a számvitelről szóló, többször módosított évi C. törvény alapján. 15

16 A pénztárból bizonylatot kiadni csak a pénzügyi osztályvezető írásbeli engedélyével és átvételi elismervény ellenében szabad. 4. Pénzbeszedő helyek és azok működése: A Polgármesteri Hivatal pénztárához kapcsolódóan az Óvodamúzeumban, (belépési díjak) a Városi és Iskolai Könyvtárban, (fénymásolás, belépési díjak, internet használat) a köztemetőben (sírhely megváltás, hűtés) a készpénz beszedése pénzbeszedő helyeken történik. A pénzbeszedő helyek csak a készpénzben teljesített befizetések beszedésére jogosultak. A beszedett összegből kifizetés semmilyen jogcímen nem teljesíthető. A befizetések bizonylatolására nyugtát kell használni. A pénzbeszedők minden hónap utolsó napjáig kötelesek a befizetéseket jogcímenként összesíteni és két példányban elkészíteni a jelen szabályzat 3. számú mellékletét képező összesítő ívet. Az összesítő ív egy példányát a beszedett készpénzzel együtt elszámoláskor át kell adni a pénztáros részére. Ha a befizetés bankszámlára történik, az összesítő jegyzéket a számviteli referens részére kell átadni, aki a főkönyvi könyvelést végzi. A pénztárban, illetve a pénzforgalmi számlán az összesítő ív szolgál a bevételek bizonylatolására. A pénzbeszedő helyek csak a pénztárostól átvett nyugtatömböket használhatják, melynek átvételét aláírásukkal igazolják. A betelt nyugta tömböket a pénztáros részére vissza kell adni, azok további tárolásáról Ő gondoskodik. 5. A munkabér kifizetésénél alkalmazott szabályok A Polgármesteri Hivatalban az alkalmazottak pénzforgalmi számláira történő utalással kerül sor a munkabérek kifizetésére. Az utalás a Magyar Államkincstár Közép-dunántúli Regionális Igazgatósága által elektronikusan megküldött jegyzék alapján történik. Készpénzben csak a közhasznú, közcélú munkások bére fizethető ki a pénztárból. 16

17 A pénztáros a munkabérek kifizetése céljából csak a készpénzben ténylegesen kiadható nettó járandóságot veheti fel. A pénz felvételére a fizetési napon kerülhet sor. 6. Elszámolásra kiadott összeg, előleg nyilvántartása 6.1. Elszámolásra történő kiadások, előlegek jogcímei Készpénzt elszámolásra kiküldetési költségek fedezetére, vagy beszerzésre adhat ki a pénztáros. Kivételesen indokolt esetben a pénzügyi osztályvezető adhat írásban engedélyt a fenti jogcímeken kívül, készpénz elszámolásra történő kiadására, előleg kifizetésére Készpénz elszámolásra történő felvételének, előleg kifizetésének engedélyezése Készpénz elszámolásra történő felvételére, adott előlegként történő kifizetésére kizárólag a Polgármesteri Hivatal és intézményei tevékenységével összefüggésben, a tevékenységet szolgáló eszköz megszerzése, szolgáltatás igénybevétele érdekében kerülhet sor. Készpénzt elszámolásra (előlegre) csak névre szólóan, az arra jogosultak utalványozása és csak olyan bizonylat alapján lehet kifizetni, melyen az összeg rendeltetése és az elszámolás határideje is fel van tüntetve. Ha nyilvánvalóvá válik, hogy az elszámolásra kiadott összeg (előleg) a célnak megfelelően nem használható fel, a felvett összeget haladéktalanul vissza kell fizetni. Ha ugyanaz a személy elszámolásra újabb összeget (előleget) vesz fel, a korábban felvett összeggel (előleggel) akkor is el kell számolnia, ha az annak elszámolására megjelölt határidő még nem telt el Az elszámolásra kiadott összeggel történő elszámolás Az elszámolásra kiadott összeggel (előleggel) annak felvételétől számított - a személyi jövedelemadóról szóló évi CXVII. törvény 72. (4) bekezdés c) pontja alapján - 30 napot meg nem haladó időtartamon belül el kell számolni. Amennyiben az elszámolásra kiadott összeggel (előleggel) az azt felvevő 30 napon belül nem számol el, úgy Őt a személyi jövedelemadóról szóló évi CXVII. törvény a szerinti kamatkedvezményből származó jövedelem adója terheli Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása Az elszámolási kötelezettséggel kiadott összegről (előlegről) a pénztáros nyilvántartást köteles vezetni. A nyilvántartásra a B.Sz.ny r.sz. nyomtatványt kell használni. 17

18 A nyilvántartás adatai alapján a pénztáros haladéktalanul köteles jelezni a pénzügyi osztályvezető felé azoknak a nevét, akik nem számoltak el a megadott határidőre az elszámolásra felvett összeggel (előleggel). 7. Külföldi hivatalos kiküldetés A külföldi hivatalos kiküldetés költségeinek fedezetére történő valutavásárlás, valamint a devizaszámláról való valutafelvétel során a devizakorlátozások megszüntetéséről, valamint egyes kapcsolódó törvények módosításáról szóló évi XCIII. törvény előírásait kell alkalmazni. A külföldi kiküldetésre igénybe vett valutaellátmányról a kiküldetés befejezését követő 3 munkanapon belül az érintett személy köteles elszámolni. Az elszámolásra a B.sz.ny r.sz. Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás nyomtatványt kell használni. A fel nem használt valutát vissza kell fizetni a pénztárba. Az egyéb szabályokat a Polgármesteri Hivatal Kiküldetési szabályzata tartalmazza. 8. A pénztárban tárolt (nyilvántartott) szigorú számadású nyomtatványok A számvitelről szóló, többször módosított évi C. törvény 168. (1) bekezdésének előírása szerint szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni: a készpénz kezeléséhez kapcsolódó bizonylatokat, más jogszabály előírásai alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített adattartalmú számlát és nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat. A Polgármesteri Hivatalban a pénztáros a pénztárban a következő szigorú számadású nyomtatványokat kezeli, illetve tartja nyilván: számla (tömb), készpénzfizetési számla (tömb) nyugtatömb, bevételi és kiadási pénztárbizonylat, napi és időszaki pénztárjelentés, A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott pénztáros nyilvántartást köteles folyamatosan vezetni. 18

19 A szigorú számadású nyomtatványokat felhasználó személy köteles azokkal elszámolni. Az év közben betelt nyomtatvány tömböket 8 évig meg kell őrizni az irattárban. A Forrás SQL programmal számítógépen előállított kiadási pénztárbizonylat, bevételi pénztárbizonylat, pénztárjelentés, egy példányát ki kell nyomtatni vagy archiválni kell a Bizonylati rendben foglaltak szerint. 1. A bankkártya használata 1.1. Általános rendelkezések III. BANKKÁRTYA HASZNÁLAT A Polgármesteri Hivatalban a költségvetési elszámolási számlához kapcsolódóan bankkártya van használatban. A bankkártyát csak készpénzfelvételre lehet használni, más kiadás a bankkártyáról nem teljesíthető. A bankkártyát a pénztáros, távollétében helyettese használja és kezeli. A bankkártyát a pénztáros a készpénz tárolására szolgáló lemezszekrényben őrzi. A bankkártyát csak közvetlenül a készpénz felvétele előtt veheti ki a pénztáros a lemezszekrényből és azt a felvett készpénz lemezszekrénybe történő elhelyezésével egy időben köteles visszatenni. A használatban lévő bankkártyáról a következő adatokkal nyilvántartást vezetni: - a bankkártyát használó neve, lakcíme, beosztása, - a bankkártya sorszáma, - a készpénzben felvehető napi limit összege, - a bankkártya és a PIN kód kártyabirtokos részére történő átadásának dátuma, - a bankkártya átadójának-átvevőjének aláírása, - a bankkártyának a kártyabirtokostól történő bevonásának időpontja, az átadó-átvevő aláírása. A nyilvántartás vezetéséért a pénztáros felelős. 19

20 A pénztáros köteles bejelenteni a bankkártyát kibocsátó pénzforgalmi szolgáltató és a pénzügyi osztályvezető felé, ha észlelte, hogy a bankkártya adatai kitudódtak és azokkal jogosulatlan harmadik személy visszaélhet Készpénzfelvétel bankkártyával A bankkártya használatra jogosult személy (kártyabirtokos) egy nap alatt maximum Ft-ot vehet fel készpénzben a bankkártyáról. Egyszeri felvétellel Ft vehető fel a bank automatából. A bankkártyáról történő készpénz felvételt annak megtörténtét követően a pénztárba történő beszállítással egy időben - a bankjegykiadó automata által kinyomtatott bizonylat egyidejű csatolásával - be kell vételezni a pénztárba Kártya letiltások, pótkártya igénylések Amennyiben a pénztáros a bankkártyát elveszíti, a kártyát ellopják, vagy kikerül az ellenőrzési körből, annak használatát haladéktalanul le kell tiltani a szerződésben meghatározott módon. IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉS Martonvásár Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZATA A Pénzkezelési szabályzatot módosítani kell július 1-től lép hatályba. olyan jogszabályi előírás változása esetén, amely érinti a hatályos szabályzat előírásait, valamint ha az Önkormányzat, vagy a Polgármesteri Hivatal sajátosságai, működésének változása alapján indokolttá vált. A módosításokat az ok felmerülésétől számított 90 napon belül kell végrehajtani. Martonvásár, április 27. Kiss Gábor Polgármester Dr. Koltai Gábor Jegyző 20