Az Apor Vilmos Katolikus Főiskola. Pénzkezelési szabályzata RTH / november

Átírás

1 Az Apor Vilmos Katolikus Főiskola Pénzkezelési szabályzata RTH / november

2 Tartalomjegyzék A szabályzat célja... 5 A szabályzat hatálya... 5 I. fejezet... 5 Pénzforgalmi számla kezelése... 5 Elszámolási számla nyitása, vezetése... 5 Elszámolási számlához kapcsolódó alszámlák... 5 Elszámolási számlán kívüli számlák... 5 A számlákhoz kapcsolódó készpénzforgalom... 5 Aláírás bejelentésének szabályozása... 6 II. Fejezet... 7 HÁZIPÉNZTÁR KEZELÉSI SZABÁLYOK... 7 A házipénztár létesítése... 7 A házipénztár fogalma, elhelyezése... 7 Készpénzállományt érintő mozgások... 7 A készpénz és egyéb értékek biztonságos tárolásának feltételei... 7 A házipénztár pénzellátása... 8 A szükséges pénzkészlet biztosítása... 8 A készpénz szállításának szabályai... 9 Készpénz kezelése a házipénztárban... 9 A napi készpénz záró állományának maximális mértéke A pénztár kezelésével kapcsolatos feladatkörök A pénztáros Pénztáros helyettes A pénztárellenőr Pénztári pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylati rend és a pénzforgalommal kapcsolatos szabályok Pénztári bevételek bizonylatolása Készpénzfizetési számla esetén követendő gyakorlat Pénztári kifizetések bizonylatolása Pénztári jelentés Készpénzfelvételi utalvány A bizonylat-nyomtatványok felhasználás előtti és utáni nyilvántartása, kezelése Pénzbeszedő helyek és azok működése: A munkabér kifizetésénél alkalmazott szabályok A munkabér felvétele a pénzintézettől A munkabérek kifizetése Elszámolásra kiadott összeg, előleg nyilvántartása Elszámolásra történő kiadások, előlegek jogcímei Készpénz elszámolásra történő felvételének, előleg kifizetésének engedélyezése Az elszámolásra kiadott összeggel történő elszámolás Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása Valuta kezelése, nyilvántartása Valutapénztár kezelése Külföldi hivatalos kiküldetés Az értékek nyilvántartásáról a pénztárban A pénztárban tárolt (nyilvántartott) szigorú számadású nyomtatványok III. Fejezet BANKKÁRTYA HASZNÁLAT Általános rendelkezések A bankkártyákkal lebonyolított tranzakciók elszámolása Vásárlás a bankkártyával Készpénzfelvétel bankkártyával Kártya letiltások, pótkártya igénylések Záró rendelkezések sz. melléklet sz. melléklet sz. melléklet sz. melléklet /2

3 5. számú melléklet számú melléklet /3

4 Az Apor Vilmos Katolikus Főiskola pénzkezelésével összefüggő feladatait a számvitelről szóló, többször módosított évi C. törvény (továbbiakban: számviteli törvény) előírásai alapján a Rektor a következők szerint szabályozza: Változások követése Kiadás Fejezet száma Változás tárgya Kiadás dátuma v , (4), (8), (9) A pénzbeszedő helyekkel kapcsolatos szabályozás pontosítása november (1) Hatályba léptető rendelkezések v1.3 25/4

5 A szabályzat célja 1. (1) A pénzkezelési szabályzat elkészítésének célja, hogy rögzítse a pénzforgalmi számlanyitással, kezeléssel, valamint a készpénzforgalommal kapcsolatos feladat és hatásköröket, továbbá a pénzkezelést meghatározó szabályokat. A szabályzat hatálya 2. (1) A pénzkezelési szabályzat személyi hatálya a Főiskola minden munkavállalójára és hallgatójára, területi hatálya a Főiskola valamennyi tevékenységére kiterjed. I. fejezet Pénzforgalmi számla kezelése Elszámolási számla nyitása, vezetése 3. (1) Apor Vilmos Katolikus Főiskola pénzeszközeit az OTP Bank Nyrt. és a CIB Bank Zrt váci fiókjainál, devizaszámláit a Budapest Bank Zrt. és a CIB Bank Zrt. váci fiókjainál nyitott pénzforgalmi számlán kezeli. (2) Más pénzforgalmi szolgáltatónál pénzforgalmi számla nem került nyitásra. (3) A pénzforgalmi számla megnyitása, illetve megszüntetése a Főiskola vezetésének feladata. (4) Az elszámolási számlán lévő szabad pénzeszközök betétként kizárólag a számlavezető hitelintézetnél köthetők le. (5) Az átmenetileg szabad pénzeszközök betétként való elhelyezéséről a gazdasági igazgató dönt. Elszámolási számlához kapcsolódó alszámlák 4. (1) A Főiskola az elszámolási számlákhoz kapcsolódóan különböző alcímű számlákat nyit meg. Elszámolási számlán kívüli számlák 5. (1) A Főiskola az elszámolási számlán ideértve a 4. -ban szereplő alcímű számlákat is kívül bankkártyákhoz kapcsolódó kártyaszámlákat nyit. A számlákhoz kapcsolódó készpénzforgalom 6. (1) A paragrafusokban felsorolt számlákhoz az elszámolási számla, a devizaszámlák és a kártyaszámlák kivételével készpénzforgalom nem tartozik. (2) Az elszámolási számla és a pénztár közötti kapcsolatot a jelen szabályzat II. fejezete rögzíti. 25/5

6 Aláírás bejelentésének szabályozása 7. (1) Számlatulajdonosként a főiskola rektora jelenti be a Banknak, hogy a megnyitott számlák felett kik jogosultak rendelkezni. (2) A számlák feletti rendelkezési jogosultság bejelentése a Bank által rendszeresített aláírás bejelentőn történik. (3) Az aláírás bejelentést számlaszámonként kell megtenni. (4) A számlák feletti rendelkezési jogot egy jogosult önállóan vagy két jogosult együttesen gyakorolja. (5) Az összes elszámolási számla és devizaszámla felett a rendelkezési jogosultság a következők szerint gyakorolható: Aláírási sorrend Név rendelkezési jogosultság nincs Fülöpné Dr. Erdő Mária önállóan nincs Kosztolányiné Kovács Viktória együttesen nincs Koós Ádám együttesen 25/6

7 II. Fejezet HÁZIPÉNZTÁR KEZELÉSI SZABÁLYOK A házipénztár létesítése A házipénztár fogalma, elhelyezése 8. (1) A házipénztár a Főiskola működéséhez szükséges készpénz, valamint egyéb értékek (szigorú számadású nyomtatvány, étkezési utalvány, stb.) kezelésére, forgalmának lebonyolítására és megőrzésére kijelölt helyiség (helyiségrész). (2) A házipénztárban kell kezelni a) az elszámolási számláról felvett készpénzt, b) a készpénzben teljesített befizetéseket, c) az egyéb értékeket. Készpénzállományt érintő mozgások 9. (1) A készpénzállományt érintő kifizetésként kell elszámolni a) az elszámolási számlára befizetett készpénzt, b) a tevékenységgel összefüggésben a tevékenységet szolgáló eszközök beszerzése, szolgáltatás igénybevétele érdekében felmerült készpénz kifizetéseket c) a tevékenységéhez kapcsolódó egyéb kifizetéseket (pld. segélyek, támogatások), d) elszámolásra kiadott összegeket. (2) A készpénzállományt növelő bevételként kell elszámolni a) az elszámolási számláról felvett készpénzt, b) a készpénzben teljesített szolgáltatások ellenértékét, c) a pénzbeszedő helyeken készpénzben beszedett összeget, d) az elszámolásra kiadott összeg visszafizetését. (3) A házipénztárban az alkalmazottak, illetve más szervezetek pénzét (egyéb értékét) csak a gazdasági igazgató írásbeli engedélyével szabad tartani, melyeket elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani. A készpénz és egyéb értékek biztonságos tárolásának feltételei 10. (1) A főiskola a házipénztár céljára külön helyiséget biztosít. (2) A házipénztárban levő készpénz, valamint az ott tartható értékek megőrzése a páncélszekrényben lehelyezett vaskazettában történik. (3) A pénz tárolására szolgáló helység, páncélszekrény és vaskazetta kulcsának "első példányát" a pénztáros kezeli. (4) A pénztári kulcsok "másod" (esetleg "harmad") példányát az "első példányt" kezelő által a ragasztón átírt, lezárt borítékban, biztonsági zárral felszerelt (lemez) szekrényben kell tartani. (5) A tartalékkulcsok kezeléséért a gazdasági igazgató a felelős. 25/7

8 (6) A kulcsok bármely példányának elvesztését követően - a kulcsok kezeléséért felelős személy jelzése alapján - azonnal ki kell cserélni a zárat. (7) A pénztáros munkahelyéről - bármely ok miatti távolmaradásakor köteles a nála levő kulcsot (kulcsokat) munkakezdésre lezárt és a ragasztón átírt borítékban a gazdasági igazgatóhoz eljuttatni. (8) A pénztáros távollétében történő pénztár felnyitásra a gazdasági igazgató és a főkönyvelő együttesen jogosultak. Valamelyikük távolléte esetén egyedüli felnyitásra a másik a jogosult. (9) A pénztár felnyitásánál minden alkalommal jelen kell lenni a) a pénztár ellenőrnek és b) a pénztárat átvevő személynek. (10) A pénztár - bármilyen ok miatti - felnyitásáról, az ott talált készpénz, értékek átadásáról jegyzőkönyvet kell készíteni. (11) A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: a. a jelenlevők nevét, b. a pénztár felnyitásának időpontját, okát, c. a pénztárban talált i. készpénz összegét címletenként, ii. egyéb értékeket, iii. szigorú számadású nyomtatványok sorszámát, darab számát, d. pénztárnapló utolsó bejegyzési tételszámát, e. az utolsóként felhasznált kiadási-, és bevételi pénztárbizonylat sorszámát, f. a pénztárat átvevő személy átvételre vonatkozó nyilatkozatát, g. időszaki pénztárjelentés sorszámát és az utolsó bejegyzett tételt, h. a jelenlévők aláírását. (12) A pénztárosnak gondoskodni kell az utalványozásra jogosult személyek névsorának, aláírásának jól látható helyre történő kifüggesztéséről. (13) Az elkülönített pénztárhelyiségben a gazdasági igazgató által felhatalmazott személy(ek) kivételével másoknak benn tartózkodni tilos. (14) A házipénztárban lévő készpénz és értékek megóvása érdekében a helyiség ablakait védőráccsal, az ajtókat pedig biztonsági zárral kell ellátni. A házipénztár pénzellátása A szükséges pénzkészlet biztosítása 11. (1) A házipénztár pénzszükséglete a pénztárba befolyt készpénzbevételből, valamint az elszámolási számlákról, kártyaszámlákról felvett készpénz útján biztosítható. (2) A készpénzkifizetéssel járó döntésekről, intézkedésekről (pld.: hatósági intézkedés, ellátmány, munkabér, eszközbeszerzés) az ügyben érintett vezetőknek, ügyintézőknek a kifizetést megelőző napon tájékoztatni kell a pénztárost a várható készpénzkifizetések összegéről. 25/8

9 (3) A pénztáros az előző napi záró pénztáregyenleg és a tárgynapi kifizetések várható összegének figyelembevételével köteles gondoskodni a pénztár zavartalan működését biztosító készpénz mennyiségéről és címletéről. (4) Ennek keretében a pénztáros: a) felméri a pénztár pénzszükségletét, b) összeállítja a címletjegyzéket, c) az előírásoknak megfelelően kiállítja a készpénz felvételéhez szükséges készpénzfelvételi utalványt, d) gondoskodik a készpénzfelvételi utalvány - arra jogosultak által történő - aláíratásáról. A készpénz szállításának szabályai 12. (1) A házipénztár működéséhez szükséges készpénz pénzintézettől történő felvételére, illetve szállítására: a) Ft-ig a pénztáros, b) Ft Ft közötti összeg esetén a pénztáros és a főkönyvelő által kijelölt 1 személy (összesen 2 fő), c) Ft feletti összeg esetén a pénztáros és a főkönyvelő által kijelölt 2 személy (összesen 3 fő) jogosult. (2) A Ft feletti összeget csak gépkocsival szabad szállítani. (3) A készpénz szállításával megbízott személynek (személyeknek) a készpénz felvételét követően a készpénzt a legrövidebb időn belül a pénztárba kell szállítani. (4) A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelősek az általuk - a hitelintézetben - átvett készpénzért. A felelősség addig tart, amíg a pénzt a pénztárban el nem helyezték, és a pénztáros az összeg bevételezésére vonatkozó bevételi pénztárbizonylatot el nem készítette. (5) Az Ft-on felüli összegnek a pénztárban történő elhelyezésénél a pénztári ellenőrnek is jelen kell lennie. (1) A pénztárban nem fogadható el Készpénz kezelése a házipénztárban 13. a) hiányos, rongálódott, megcsonkult bankjegy, b) olyan érme, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy nem a természetes kopás következtében, hanem más ok miatt (pl. szándékos rongálás miatt) vesztett súlyából vagy sérült meg. (2) Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis vagy hamisítványnak látszó bankjegyet vagy érmét talál, azt fizetésként nem fogadhatja el. (3) A bankjegyet vagy érmét vissza kell tartania és a befizetőt jegyzőkönyvben meg kell hallgatnia arra vonatkozóan, hogy hol, kitől és mikor kapta a fizetőeszközt. (4) A hamis pénz átvételéről készült jegyzőkönyvet a hamis pénzzel együtt át kell adni a pénzintézetnek. (5) A pénztáros a pénztárban levő pénzt címletenként elkülönítve köteles kezelni. 25/9

10 A napi készpénz záró állományának maximális mértéke 14. (1) A pénztárban a napi készpénz záró állományának maximális mértéke , azaz egymillió Ft. (2) A pénztár engedélyezett napi záró állományát meghaladó összeget vissza kell fizetni az elszámolási számlára. A pénztár kezelésével kapcsolatos feladatkörök A pénztáros 14. (3) A házipénztárt a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. A pénztáros munkakörének elfoglalásakor ezt a tényt írásbeli nyilatkozatban kell rögzíteni (1. sz. melléklet). (4) Nem lehet pénztáros olyan dolgozó, akinek a munkaköre, feladata összeférhetetlen a pénztárosi munkakörrel. (5) Ilyenek: a) pénztárellenőr, b) utalványozási feladatot ellátók, c) könyvelő (6) A pénztáros feladata a pénztárban tartott készpénz és egyéb értékek megőrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése. (7) Részleteiben: a) a készpénz szükséglet felmérése, b) a készpénz igénylése, c) részvétel a készpénz bankban történő felvételében, d) az elszámolási számláról felvett pénz bevételezése, e) a pénztárban tartott készpénz és érték szabályszerű kezelése, megőrzése, f) az alapbizonylatok elfogadás előtti alaki és tartalmi (számszaki) felülvizsgálata, g) a bizonylati fegyelem betartása, h) a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok kiállítása, a pénztárba befizetett összeg átvétele, valamint az utalványozott kiadások teljesítése, i) a pénztárzárlatra vonatkozó előírások betartása, j) a nyilvántartások, elszámolások vezetése, k) a pénztárjelentést minden olyan napon, amikor pénzmozgás van, el kell készíteni, l) a pénztárban tárolt szigorú számadású nyomtatványok kezelése, nyilvántartása. (8) Amennyiben a pénztárost bármely okból helyettesíteni kell, vagy a beosztásából végleg távozik, a pénztár átadásáról-átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni, amit a pénztárnapló mellékleteként meg kell őrizni (2. sz. melléklet). A pénztár átadásánál-átvételénél az átadón és átvevőn kívül a pénztár ellenőrnek jelen kell lennie. 25/10

11 Pénztáros helyettes 15. (1) A pénztáros helyettesének amennyiben ellátja a pénztárosi teendőket a 2.1. pontban leírt feladatokat kell értelemszerűen elvégezni. A pénztáros helyettesítésének időszakában a pénztároshoz hasonlóan a pénztáros helyettesét teljes anyagi felelősség terheli. A pénztárellenőr 16. (1) Az előző pontokban rögzítetteken túl feladata a bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése, valamint a pénztárjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése. (2) Az alaki és tartalmi ellenőrzés során az ellenőrnek meg kell vizsgálni, hogy: a) az alapbizonylatokat az arra jogosult személyek utalványozták, érvényesítették, és ellenjegyezték-e, megtörtént-e a készpénzben teljesített kifizetések szükség szerinti szakmai igazolása, b) a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokhoz csatolták-e a szükséges mellékleteket (alapbizonylatokat), c) a pénztári bizonylatok adatai megegyeznek-e az alapbizonylat adataival, d) a bizonylatokon nincsenek-e szabálytalan javítások, e) a pénztári be- és kifizetések bizonylatolására a megfelelő nyomtatványt használták-e, f) a pénztárbizonylatokon szerepelnek-e a megfelelő aláírások, g) a pénzkifizetéseknél megvan-e a meghatalmazás abban az esetben, ha a készpénzt nem a jogosult vette fel személyesen. (3) A pénztárjelentés, valamint a kimutatott pénzkészlet, értékek meglétének ellenőrzése során a pénztárellenőrnek ellenőriznie kell, hogy: a) a pénztárjelentésbe bevezetett tételekkel kapcsolatban megvannak-e a pénztári bizonylatok és az alapbizonylatok, b) a tényleges pénzkészlet összege megegyezik-e a pénztárjelentés adatával, c) az értékek megtörténik-e, d) az utalványok mennyisége, értéke, sorszáma megegyezik-e a nyilvántartás adatával. (4) A pénztárellenőr köteles az ellenőrzött okmányokat, pénztárjelentést és egyéb értékek nyilvántartást kézjegyével ellátni. (5) A pénztárellenőri feladatokat naponként kell elvégezni. (6) A pénztárellenőrzés során megállapított szabálytalanságokat, eltéréseket azonnal jelezni kell a gazdasági vezető felé. Pénztári pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylati rend és a pénzforgalommal kapcsolatos szabályok (1) A pénztárosnak (helyettesének) 17. a) minden pénztári befizetésről bevételi pénztárbizonylatot, b) minden pénztári kifizetésről kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. 25/11

12 (2) A bevételi és kiadási pénztárbizonylatokhoz minden esetben csatolni kell a gazdasági eseménnyel kapcsolatos alapokmányt, melyek a következők lehetnek: a) készpénzfizetési számla (számla), b) illetmény kifizetési jegyzék, c) kiküldetési rendelvény, d) felvásárlási jegy, e) pénztári ki-, vagy befizetést elrendelő egyéb bizonylat. (3) A pénztárbizonylatokat kézírással, tollal, golyóstollal kell kiállítani. (4) A kiállított pénztárbizonylatokat javítani nem szabad. A rontott pénztárbizonylatot Rontott megjelöléssel érvényteleníteni kell és helyette új bizonylatot kell kiállítani. (5) A rontott pénztárbizonylat valamennyi példányát a tőpéldánnyal együtt meg kell őrizni (rontott bizonylatot tömbben kell hagyni). (6) A pénztárosnak minden pénztári be- és kifizetést, a pénzforgalom időrendi sorrendjében fel kell jegyezni a pénztárjelentésbe. Pénztári bevételek bizonylatolása 18. (1) Minden házipénztári befizetésről szabvány nyomtatvány felhasználásával bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani. (2) A bizonylatot - a bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából - a befizetővel alá kell íratni. A pénz átvételét a bizonylaton a pénztárosnak aláírásával igazolnia kell. (3) A bevételi pénztárbizonylatot három példányban kell kiállítani, melyből a) az első példány a könyvelés bizonylata, ezt a példányt a pénztári alapokmányokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni, b) a második példányt a befizető részére kell átadni, c) a harmadik példány a tömbben marad, és a pénztáros őrzi meg. (4) A postai kézbesítés útján érkezett készpénz összegek bevételi pénztárbizonylatához a pénztárosnak minden esetben csatolni kell a postai értesítő szelvényt. Ilyen esetben a bevételi pénztárbizonylat második példányát is a tömbben kell hagyni. (5) A pénzforgalmi számlát vezető hitelintézettől közvetlenül felvett készpénz bevételezéséről készített bevételi pénztárbizonylat második példányát csatolni kell a pénzforgalmi szolgáltató - készpénzfelvételről szóló - terhelési értesítéséhez. Készpénzfizetési számla esetén követendő gyakorlat 19. (1) Abban az esetben, amikor szervezetünk értékesítésről, szolgáltatásnyújtásról egyszerűsített számlát (készpénzfizetési számlát) állít ki, a számla kiállításával egyidejűleg a bevételi pénztárbizonylatot ki kell állítani. Pénztári kifizetések bizonylatolása /12

13 (1) Minden házipénztári kifizetésről szabvány nyomtatvány felhasználásával előállított kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. (2) A kiadási pénztárbizonylathoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapbizonylatot (pld.: készpénzfizetési számla, kiküldetési rendelvény, bérjegyzék). (3) A pénztáros csak szabályszerűen kiállított, utalványozott, ellenjegyzett kiadási pénztárbizonylat alapján fizethet ki a pénztárból pénzt. (4) A pénztárosnak a kifizetéskor meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. (5) A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. (6) Rendszeres kifizetéseknél, esetenkénti meghatalmazás helyett visszavonásig érvényes meghatalmazás is elfogadható. Ezekről a meghatalmazásokról a pénztáros a 3. számú melléklet szerinti nyilvántartást köteles vezetni, és a kiadási pénztárbizonylaton hivatkozni kell a meghatalmazás nyilvántartási számára. (7) A kiadási pénztárbizonylatot két példányban kell kiállítani, melyből a) az első példány a könyvelés bizonylata, ezt a példányt a pénztári alapokmányokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni, b) a második példány a tömbben marad, és a pénztáros őrzi meg. Pénztári jelentés 21. (1) A pénztárosnak minden pénztári befizetést és kifizetést idősorrendben a pénztárjelentésbe fel kell jegyeznie. (2) A pénztárjelentést szabvány nyomtatvány felhasználásával kell vezetni. (3) A szabványnyomtatványt használatba vétel előtt a gazdasági igazgatónak hitelesítenie kell. (4) A pénztárjelentésben elszámolt kiadási tételek alapbizonylatain az elszámolás tényét meg kell jelölni. (5) A pénztáros naponta köteles elkészíteni a pénztárjelentést. (6) A pénztárjelentés két példányban készül, melyből a) az első példányt - a mellékletekkel együtt - a könyvelés részére kell átadni, b) a második példány a tömbben marad, és a pénztáros őrzi meg. Készpénzfelvételi utalvány 22. (1) A készpénzfelvételi utalvány a számlavezető hitelintézettől történő készpénz felvételére szolgál. A nyomtatványfüzetet a számlavezető hitelintézet bocsátja a pénztár rendelkezésére. (2) Az utalványt egy példányban kell kiállítani és a hitelintézetnél bejelentett módon kell aláírni. (3) A készpénzfelvételi utalvánnyal a hitelintézettől felvett készpénzt bevételi pénztárbizonylattal kell bevételezni a pénztárba. A pénztárbizonylat második példányát ebben az esetben a készpénzfelvételről szóló terhelési értesítéséhez kell csatolni. 25/13

14 A bizonylat-nyomtatványok felhasználás előtti és utáni nyilvántartása, kezelése 23. (1) A bizonylat - nyomtatványok szigorú számadás alá tartoznak. Azokat a pénztárosnak - felhasználásra - történő kiadás előtt nyilvántartásba kell venni. (2) A nyilvántartásnak - nyomtatványonként - a következőket kell tartalmaznia: a) sorszám, b) a pénztáros részére történő átadás időpontja, c) az átvevő neve, d) az átvevő aláírása. (3) A használatból kivont (betelt, év végével lezárt) bizonylat-nyomtatványokat a pénztárosnak kell megőriznie. (4) A pénztárjelentést, mint analitikus nyilvántartást, valamint a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokat legalább 8 évig kell olvasható formában megőrizni a számvitelről szóló, többször módosított évi C. törvény alapján. (5) A pénztárból bizonylatot kiadni csak a főkönyvelő írásbeli engedélyével és átvételi elismervény ellenében szabad. Pénzbeszedő helyek és azok működése: 24. (1) A szervezetünk pénztárához kapcsolódóan a készpénz beszedése a a.) 2600 Vác, Konstantin tér 1-5 székhely b.)...telephely c.).telephely pénzbeszedő helyeken történik. (2) A pénzbeszedő hely(ek) csak a készpénzben teljesített befizetések beszedésére jogosult(ak). (3) A beszedett összegből kifizetés semmilyen jogcímen nem teljesíthető! (4) 1 (5) A pénzbeszedők Ft bevétel elérése esetén, de legalább hetenként a befizetéseket jogcímenként összesíteni és két példányban elkészíteni a jelen szabályzat 4. számú mellékletét képező összesítő ívet. (6) Az összesítő ív egy példányát a beszedett készpénzzel együtt Ft bevétel elérése esetén, de legalább hetenként át kell adni a pénztáros részére. (7) A pénztárban az összesítő ív szolgál a bevételek bizonylatolására. (8) 2 (9) 3 1 Törölve az RTH /3 Rektori Tanácsi határozat alapján. 2 Törölve az RTH /3 Rektori Tanácsi határozat alapján. 3 Törölve az RTH /3 Rektori Tanácsi határozat alapján. 25/14

15 A munkabér kifizetésénél alkalmazott szabályok A munkabér felvétele a pénzintézettől 25. (1) A pénztáros a munkabérek kifizetése céljából a hitelintézettől csak a készpénzben ténylegesen kiadható (nettó) járandóságot veheti fel. A pénz felvételére a fizetési napon kerülhet sor. A munkabérek kifizetése 26. (1) A pénztáros csak a készpénzben ténylegesen kiadható (nettó) járandóságot fizetheti ki a dolgozók részére, illetve csak ezeket az összegeket adhatja át kifizetés céljából a kifizetőhelyek (részben önálló intézmények, belső szervezeti egységek) megbízottai részére. (2) A megbízottak kötelesek a pénz átvételét elismerni. Az elismervényt a munkabérek kifizetésének elszámolásáig a pénztáros őrzi, az elszámolás megtörténte után pedig köteles azt visszaadni a megbízottnak. (3) A megbízottak a pénztárostól átvett összegekért anyagilag felelősek. A pénztárostól átvett összeggel a megbízott 24 órán belül köteles a munkabér átvételét igazoló bérjegyzékkel, valamint a fel nem vett munkabérrel a pénztáros felé elszámolni. Elszámolásra kiadott összeg, előleg nyilvántartása Elszámolásra történő kiadások, előlegek jogcímei 27. (1) Készpénzt elszámolásra csak a következő célokra adhat ki a pénztáros: a) kiküldetési költségre, b) a szervezetünk tevékenységét szolgáló eszköz beszerzésére, valamint szolgáltatás igénybevételére, c) reprezentációra, d) postaköltségre, e) üzemanyag vásárlásra, (2) Kivételesen indokolt esetben a gazdasági igazgató adhat írásban engedélyt a fenti jogcímeken kívül készpénz elszámolásra történő kiadására, előleg kifizetésére. Készpénz elszámolásra történő felvételének, előleg kifizetésének engedélyezése 28. (1) Készpénz elszámolásra történő felvételére, adott előlegként történő kifizetésére kizárólag szervezetünk tevékenységével összefüggésben, a tevékenységet szolgáló eszköz megszerzése, szolgáltatás igénybevétele érdekében kerülhet sor. (2) Készpénzt elszámolásra (előlegre) csak névre szólóan, az arra jogosultak utalványozása és csak olyan bizonylat alapján lehet kifizetni, melyen az összeg rendeltetése és az elszámolás határideje is fel van tüntetve. (3) Ha nyilvánvalóvá válik, hogy az elszámolásra kiadott összeg (előleg) a célnak megfelelően nem használható fel, a felvett összeget haladéktalanul vissza kell fizetni. 25/15

16 (4) Ha ugyanaz a személy elszámolásra újabb összeget (előleget) vesz fel, a korábban felvett összeggel (előleggel) akkor is el kell számolnia, ha az annak elszámolására megjelölt határidő még nem telt el. Az elszámolásra kiadott összeggel történő elszámolás 29. (1) Az elszámolásra kiadott összeggel (előleggel) annak felvételétől számított 30 napot meg nem haladó időtartamon belül el kell számolni. (2) Amennyiben az elszámolásra kiadott összeggel (előleggel) az azt felvevő 30 napon belül nem számol el, úgy Őt a személyi jövedelemadóról szóló évi CXVII. törvény 72. -a szerint jövedelemadó terheli. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása 30. (1) Az elszámolási kötelezettséggel kiadott összegről (előlegről) a pénztáros a gazdasági vezető által hitelesített - nyilvántartást köteles vezetni. (2) A nyilvántartásra a szabvány nyomtatványt kell használni. (3) A nyilvántartás adatai alapján a pénztáros haladéktalanul köteles jelezni közvetlen munkahelyi felettese felé azoknak a nevét, akik nem számoltak el a megadott határidőre az elszámolásra felvett összeggel (előleggel). Valuta kezelése, nyilvántartása Valutapénztár kezelése 31. (1) A valutát a forint készpénztől elkülönítve, valutanemenként kell a pénztárban kezelni. (2) Biztosítani kell, hogy a valutapénztárban lévő külföldi fizetési eszközök értéke valutanemenként és forintban is megállapítható legyen. (3) A valutapénztárba történő befizetésekről Deviza (valuta) bevételi pénztárbizonylatot (C /V. rsz.), a kifizetésekről pedig Deviza (valuta) kiadási pénztárbizonylatot (C /V. r.sz.) kell kiállítani és e bizonylatok alapján Deviza (valuta) pénztár-jelentést (C /V. r.sz.) kell vezetni, illetve készíteni. (4) A Deviza (valuta) pénztár-jelentést minden olyan napon, amelyen pénzmozgás volt le kell lezárni. (5) A valuta pénztárba bekerülő valutakészletet a bekerülés napjára vonatkozó, a szervezetünk eszközök és források értékelési szabályzatában meghatározott devizaárfolyamon átszámított forintértéken kell nyilvántartásba venni. (6) Ez alól kivétel a forintért vásárolt valuta, amelyet a fizetett összegben kell felvenni, és amelynél a ténylegesen fizetett forint alapján kell a nyilvántartásba vételi árfolyamot meghatározni. (7) A valuta kifizetések Ft összegét a számviteli politikában meghatározottak alkalmazásával kell meghatározni. Külföldi hivatalos kiküldetés /16

17 (1) A külföldi kiküldetésre igénybe vett valutaellátmányról a kiküldetés befejezését követő 8 munkanapon belül az érintett személy köteles elszámolni. Az elszámolásra a B.sz.ny r.sz. Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás nyomtatványt kell használni. A fel nem használt valutát vissza kell fizetni a pénztárba. Az értékek nyilvántartásáról a pénztárban 33. (1) A pénztáros a pénztári pénzkészlet mellett köteles gondoskodni az értékek pénztárban történő elhelyezését követően azok nyilvántartásáról, tárolásáról. (2) Az értékeket, utalványokat megnevezésükkel, sorozat és sorszámukkal, névértéken kell nyilvántartani. A pénztárban tárolt (nyilvántartott) szigorú számadású nyomtatványok 34. (1) A számvitelről szóló, többször módosított évi C. törvény 168. (1) bekezdésének előírása szerint szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni: a.) a készpénz kezeléséhez kapcsolódó bizonylatokat, b.) más jogszabály előírásai alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített adattartalmú számlát és nyugtát is), továbbá c.) minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy d.) amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat. (2) Szervezetünknél a pénztáros a pénztárban a következő szigorú számadású nyomtatványokat kezeli, illetve tartja nyilván: a.) kiadási pénztárbizonylat, b.) bevételi pénztárbizonylat, c.) számla (lap), d.) számla (tömb), e.) készpénzfizetési számla (tömb) f.) nyugtatömb, g.) pénztárjelentés, h.) kiküldetési rendelvény, i.) anyag be- és kivételezési jegyeket, j.) étkezési jegyeket, utalványokat, k.) személygépkocsi menetlevél, l.) tehergépkocsi menetlevél, m.) autóbusz menetlevél, n.) felvásárlási jegy, (3) A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott pénztáros köteles a jogszabályokban előírt tartalommal nyilvántartást vezetni, valamint az 5. számú melléklet szerinti átadás-átvételi nyilvántartást is vezetni. 25/17

18 (4) A szigorú számadású nyomtatványokat felhasználó személy köteles azokkal elszámolni. Az év közben betelt nyomtatvány tömböket 8 évig meg kell őrizni az irattárban. III. Fejezet BANKKÁRTYA HASZNÁLAT Általános rendelkezések 35. (1) A főiskolán a CIB Bank Zrt.-nél vezetett kártyaszámlákhoz kapcsolódóan bankkártyák vannak használatban. (2) A főiskolán kizárólag a rektor és a gazdasági igazgató jogosult bankkártya használatára. (3) A használatban lévő bankkártyákról legalább a következő adatokkal nyilvántartást vezetni: a) a bankkártyát használó neve, lakcíme, beosztása, b) a bankkártya sorszáma, c) a készpénzben felvehető napi limit összege, d) a bankkártya és a PIN kód kártyabirtokos részére történő átadásának dátuma, e) a bankkártya átadójának-átvevőjének aláírása, f) a bankkártyának a kártyabirtokostól történő bevonásának időpontja, az átadó-átvevő aláírása. (4) A nyilvántartás vezetéséért a főkönyvelő felelős. (5) A kártyabirtokos: a) a bankkártyát a bankkártya szerződésben foglalt szabályoknak megfelelően köteles használni, és a bankkártya őrzéséről a szerződésben rögzített szabályok szerint gondoskodni, b) köteles a bankkártya forgalomban keletkezett tranzakciókról elszámolni, c) köteles bejelenteni a bankkártyát kibocsátó pénzforgalmi szolgáltató és a kártyafedezeti számlatulajdonos felé, ha észlelte, hogy a bankkártya vagy a használatához szükséges egyéb eszköz adatai kitudódtak és azokkal jogosulatlan harmadik személy visszaélhet. A bankkártyákkal lebonyolított tranzakciók elszámolása Vásárlás a bankkártyával 36. (1) A kártyabirtokosnak a kártyával történő vásárlás alkalmával a főiskola nevére kiállított áfás számlát kell kérni, melyet csatolni kell az elektronikus elfogadó terminál által nyomtatott bizonylattal. (2) A vásárlást igazoló áfás számlát és a bankkártyával történt fizetést igazoló bizonylatot a kártyabirtokosnak 24 órán belül át kell adni a főkönyvelő részére. Készpénzfelvétel bankkártyával 37. (1) A bankkártya használatra jogosult személy (kártyabirtokos) egy nap alatt maximum Ft-ot (maximum a bankkártya szerződés szerinti összeget) vehet fel készpénzben a bankkártyáról. 25/18

19 (2) A bankkártyáról történő készpénz felvételt annak megtörténtét követő 24 órán belül - a bankjegykiadó automata által kinyomtatott bizonylat egyidejű csatolásával - be kell, jelenti a főkönyvelőn keresztül a pénztárban. (3) A pénztáros - a bankjegykiadó automata által kinyomtatott bizonylat alapján - a készpénzfelvételt bevételezi a pénztárba, és azzal azonos összeget egyidejűleg utólagos elszámolásra kiadásba helyez a készpénzt felvevő részére. Kártya letiltások, pótkártya igénylések 38. (1) Amennyiben a kártyabirtokos kártyáját elveszíti, a kártyát ellopják, vagy kikerül az ellenőrzési körből, annak használatát haladéktalanul le kell tiltani a Hirdetményben meghatározott módon. A kártyabirtokosnak a kártya letiltásának megtörténtét azonnal jelezni kell gazdasági vezető felé. (2) Mind a letiltott kártya pótlása, mind a pótlólagos kártyaigénylések új Adatlap kitöltésével történik. Záró rendelkezések 39. (1) A Szabályzatot a Rektori Tanács az RTH /3. számú határozatával elfogadta. (2) E pénzkezelési szabályzat november 01. napjától lép hatályba, és a hatályba lépéssel egyidejűleg a korábban érvényben volt pénzkezelési szabályzat hatályát veszti. (3) Jelen szabályzat felülvizsgálatát a vonatkozó jogszabályok változásakor kell elvégezni, de legalább évente felül kell vizsgálni. Vác, november 01. A szabályzatot szakmailag jóváhagyta: Koós Ádám sk. gazdasági igazgató Fülöpné dr. Erdő Mária s.k. rektor A kiadmány hiteléül: Radnainé Ilyés Éva Rektori Hivatal vezető 25/19

20 1. sz. melléklet N Y I L A T K O Z A T Alulírott,... név (... lakcím) pénztáros tudomásul veszem, hogy az Apor Vilmos Katolikus Főiskola házipénztárában kezelt valamennyi pénzeszköz és egyéb érték kezeléséért teljes anyagi felelősség terhel. Vác, pénztáros pénztáros helyettes 25/20

21 2. sz. melléklet J E G Y Z Ő K Ö N Y V Készült: Apor Vilmos Katolikus Főiskola házipénztárában án Tárgy: Házipénztár átadás-átvétel. Jelen vannak:... pénztár ellenőr... pénztárt átadó... pénztárt átvevő A...-ban a pénztárosi teendőket től a korábbi pénztáros... (betegsége, szabadsága) miatt... (név) látja el. Emiatt a jelen pénztár átadás során az alábbi értékek, bizonylatok kerülnek átadásra illetve átvételre: a.) Használatban lévő Pénztárjelentés... Kiadási pénztárbizonylat:... Bevételi pénztárbizonylat... Valuta bevételi pénztárbizonylat... Valuta kiadási pénztárbizonylat... Valuta pénztárjelentés... Készpénz-felvételi utalvány... b.) Használatból kivont (betelt) Pénztárjelentés... Kiadási pénztárbizonylat:... Bevételi pénztárbizonylat... Valuta bevételi pénztárbizonylat... Valuta kiadási pénztárbizonylat... Valuta pénztár pénztárjelentés... Készpénz-felvételi utalvány... d.) Páncélszekrény, lemezszekrény, vaskazetta kulcsa:...(db) e.) Készpénz:... Ft, melyek összeg a következő címletekben került átadásra:... (valutanemenként), mely összeg a következő címletekben került átadásra. k.m.f átadó átvevő pénztárellenőr 25/21

22 3. sz. melléklet Apor Vilmos Katolikus Főiskola KIMUTATÁS a visszavonásig érvényes meghatalmazásokról Nyt. száma Meghatalmazó Meghatalmazott Meghatalmazás Neve Lakcíme Szig. száma Neve Lakcíme Szig. száma érvényessége visszavonása 25/22

23 AVKF Pénzkezelési szabályzat v.1.2 Apor Vilmos Katolikus Főiskola 4. sz. melléklet Ö S S Z E S Í T Ő...pénzbeszedő helyen teljesített befizetésekről Teljesítési időszak: től ig Bevételi jogcím Készpénzfizetési számla, nyugta sorszáma (tól-ig) Összeg (Ft) Összesen:..., pénzbeszedő A fenti összeget és az összesítő ív mellékletét képező bizonylatok másod példányát hiánytalanul átvettem. Az összeget a... számú bevételi pénztárbizonylaton a házipénztárba bevételeztem...., pénztáros 25/23

24 AVKF Pénzkezelési szabályzat v.1.2 Apor Vilmos Katolikus Főiskola SZIGORÚ SZÁMADÁSÚ NYOMTATVÁNY ÁTADÓ ÁTVEVŐ NYILVÁNTARTÓ LAPJA 5. számú melléklet Megnevezés: Sz. ny. száma: Beszerzés kelte A beszerzett nyomtatvány A felhasználó Felhasználásra kiadott nyomtatvány Átvétel Felhasználásból visszavett nyomtatvány sorszáma db. neve költségvetési sorszáma db. ideje igazolása vissza- sorszáma db. igazolása -tól -ig szerv -tól -ig vét ideje -tól -ig 25/24

25 AVKF Pénzkezelési szabályzat v számú melléklet Megismerési nyilatkozat APOR Vilmos Katolikus Főiskola hatályos pénzkezelési szabályzatában foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban leírtakat a munkám során köteles vagyok betartatni. Név Feladat, Hatáskör Dátum Aláírás 25/25