1/2014. számú A PÉNZKEZELÉS RENDJÉRŐL A SZUHAKÁLLÓI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATALBAN. Jegyzői Polgármesteri együttes utasítás

Átírás

1 Ikt.sz: 80/2014/Sz. 1/2014. számú Jegyzői Polgármesteri együttes utasítás A SZUHAKÁLLÓI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATALBAN A PÉNZKEZELÉS RENDJÉRŐL Érvényes: január 1-jétől 1

2 I. PÉNZFORGALMI SZÁMLA KEZELÉS 1. A Szabályzat hatálya, célja, tartalma 1.1. Jelen Szabályzat hatálya kiterjed a Szuhakállói Közös Önkormányzati Hivatalra (a továbbiakban: Hivatal), valamint Szuhakálló, Vadna, Sajógalgóc, Sajóivánka Községek Önkormányzataira (a továbbiakban: Önkormányzat), az Önkormányzatok által irányított költségvetési szervekre (a továbbiakban: Szervezet) A Szabályzat hatálya az 1.1. pontban foglaltakon túl - kiterjed a nemzetiségek jogairól szóló évi CLXXIX. törvény 80. (2) bekezdése és az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény 27. -a alapján a Vadna községi Önkormányzat és a Vadna Község Roma Nemzetiségi Önkormányzat, valamint a Sajóivánka községi Önkormányzat és a Sajóivánka Község Roma Nemzetiségi Önkormányzat között létrejött együttműködési megállapodások alapján a nemzetiségi önkormányzatokra is Ahol a Szabályzat Önkormányzatot nevesít, azon a Nemzetiségi Önkormányzatot (Továbbiakban: RNÖ), ahol polgármestert nevesít, ott az RNÖ elnökét, ahol képviselő-testületet, ott az RNÖ képviselő-testületé kell érteni. 2. Költségvetési elszámolási számla nyitása, vezetése 2.1. Az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény (továbbiakban: Áht.) 84. -a alapján a a megyei önkormányzat kivételével a helyi Önkormányzat fizetési számláját és az ahhoz kapcsolódó alszámláit választása alapján egy belföldi hitelintézet vagy a kincstár vezeti Szuhakálló községi Önkormányzat Képviselő-testületének határozata alapján, Szuhakálló községi Önkormányzat fizetési számláját, valamint a 3. és 4. pontban meghatározott alszámlákat, az OTP Bank. Nyrt. Kazincbarcikai Fiókja vezeti Vadna községi Önkormányzat Képviselő-testületének határozata alapján, Vadna községi Önkormányzat fizetési számláját, valamint a 3. és 4. pontban meghatározott alszámlákat, a Sajóvölgye Takarékszövetkezet Kazincbarcikai Fiókja vezeti Sajóivánka községi Önkormányzat Képviselő-testületének határozata alapján, Sajóivánka községi Önkormányzat fizetési számláját, valamint a 3. és 4. pontban meghatározott alszámlákat, a Sajóvölgye Takarékszövetkezet Kazincbarcikai Fiókja vezeti Sajógalgóc községi Önkormányzat Képviselő-testületének határozata alapján, Sajógalgóc községi Önkormányzat fizetési számláját, valamint a 3. és 4. pontban meghatározott alszámlákat, a Sajóvölgye Takarékszövetkezet Kazincbarcikai Fiókja vezeti Vadna község Roma Nemzetiségi Önkormányzat Képviselő-testületének határozata alapján, Vadna község Roma Nemzetiségi Önkormányzat fizetési számláját, valamint a 3. és 4. pontban meghatározott alszámlákat, a Sajóvölgye Takarékszövetkezet Kazincbarcikai Fiókja vezeti Sajóivánka község Roma Nemzetiségi Önkormányzat Képviselő-testületének határozata alapján, Sajóivánka község Roma Nemzetiségi Önkormányzat fizetési számláját, valamint a 3. és 4. pontban meghatározott alszámlákat, a Sajóvölgye Takarékszövetkezet Kazincbarcikai Fiókja vezeti. 2

3 A Szuhakállói Közös Önkormányzati Hivatal fizetési számláját az alapító önkormányzatok képviselő-testületeinek - Szuhakálló községi Önkormányzat Képviselő-testülete; Vadna községi Önkormányzat Képviselő-testülete, Sajóivánka községi Önkormányzat Képviselő-testülete, Sajógalgóc községi Önkormányzat Képviselő-testülete - határozatai alapján, az OTP Bank. Nyrt. Kazincbarcikai Fiókja vezeti A költségvetési gazdálkodással és a pénzellátással kapcsolatos minden pénzforgalmat a fizetési számlán ideértve a fizetési számla alszámláit is kell lebonyolítani Az Önkormányzat a választott számlavezető hitelintézetet a hónap első napjával változtathatja meg Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ávr.) 147/A. alapján a folyamatos pénzellátás érdekében a helyi Önkormányzat a számlavezető megváltoztatásáról hozott döntéséről a Magyar Államkincstár területileg illetékes szervét legkésőbb a) a változás tervezett időpontja előtt 30 nappal, valamint b) a fizetési számla megváltozásáról változással egyidejűleg írásban értesíti Az értesítések határidőre történő elküldéséért az adott Önkormányzatnál, valamint a Hivatalnál a költségvetési/gazdálkodási ügyintéző felelős A belföldi hitelintézet által vezetett fizetési számlán lévő szabad pénzeszközök a fizetési számlához kapcsolódó alszámlán leköthetők Az átmenetileg szabad pénzeszközök betétként való elhelyezéséről, valamint a belföldi pénzforgalmi szolgáltató kiválasztásáról az adott önkormányzat képviselő-testülete, illetve a képviselő-testület felhatalmazása alapján a polgármester dönt. 3. A fizetési számlához kapcsolódó alszámlák 3.1. Szuhakálló község Önkormányzata az Ávr (2) bekezdésében foglaltakon túl a fizetési számlájához kapcsolódóan az Ávr (3) bekezdése alapján a következő alszámlákat nyitja meg: Számla száma Számla neve a) Szuhakálló k. önk. pénzforgalmi bankszámla b) Magánszemélyek komm. adó c) Vállalkozók komm. adója d) Önkormányzati hatósági elj. ill. b. e) Szuhakálló iparűzési adó f) Bírság számla g) Késedelmi pótlék számla h) Szuhakálló közs. idegen bevétel i) Állami hozzájárulások számla j) Letéti számla k) Egyéb elkülönített elsz. számla l) Egyéb bevételek beszedési sz. 3

4 m) Gépjárműadó beszedési számla n) Elkülönített célelszámolási sz. Az önkormányzat számláinak nyitására, vezetésére vonatkozó szerződés(ek) aláírására a polgármester és a jegyző együttesen jogosult Vadna község Önkormányzata az Ávr (2) bekezdésében foglaltakon túl a fizetési számlájához kapcsolódóan az Ávr (3) bekezdése alapján a következő alszámlákat nyitja meg: Számla száma Számla neve a) Önkorm.pénzforg.besz.számla b) Iparűzési adó beszedési számla c) Önkormányzati állami hozzájárulás d) Gépjármű adó beszedési számla e) Önkormányzatok részére idegen adó f) Egyéb elkülönített számla g) Egyéb elkülönített számla h) Egyéb elkülönített számla i) Egyéb elkülönített számla j) Építményadó beszedési számla k) Termőföldek bérbeadásából szárm.jöv. l) Egyéb bevételek beszedési számla m) Bírság beszedési számla n) Pótlék beszedési számla o) Programok a vadnaiak egészséges életétm. Az önkormányzat számláinak nyitására, vezetésére vonatkozó szerződés(ek) aláírására a polgármester és a jegyző együttesen jogosult Sajógalgóc község Önkormányzata az Ávr (2) bekezdésében foglaltakon túl a fizetési számlájához kapcsolódóan az Ávr (3) bekezdése alapján a következő alszámlákat nyitja meg: Számla száma Számla neve a) Önkormányzat pénzforg. bankszámla b) Hitelfedezeti elkülönített számla c) Iparűzési adó d) Önkormányzat áll. hozzájárulás elk. számla e) Gépjárműadó beszedési számla f) Idegen bevétel g) Start munka elk. számla 4

5 h) Víziközmű lakossági érdekeltségi számla i) Talajterhelési díj beszedési számla j) Gyámhatósági ügyek fenntart. elk. számla k) Eljárási illeték l) TÁMOP / Egészségre nev. m) Termőföldek bérbeadásából származ jöv. sz. n) Egyéb bevételek o) Bírság beszedési számla p) Késedelmi pótlék elk. számla Az önkormányzat számláinak nyitására, vezetésére vonatkozó szerződés(ek) aláírására a polgármester és a jegyző együttesen jogosult Sajóivánka község Önkormányzata az Ávr (2) bekezdésében foglaltakon túl a fizetési számlájához kapcsolódóan az Ávr (3) bekezdése alapján a következő alszámlákat nyitja meg: Számla száma Számla neve a) Si. Községi Önk. Költségvetési számla b) Startmunka program elkülönített számla c) Iparűzési adó beszedési számla d) Önkormányzati állami hozzájárulás e) Gépjárműadó beszedési számla f) Idegen bevétel:elkülönített számla g) Víziközmű elszámolások alszámla h) Talajterhelés i) Helyreállíthatatlan lakóing. tul. kártalanítás j) Eljárási illeték elkülönített számla k) Építményadó beszedési számla l) Vállakozók kommunális adója beszedési számla m) Termőföldek bérbeadásából szárm. Jöv. számla n) Építmény utáni idegenforgalmi adó o) Egyéb bevétel besz. számla p) Bírság beszedési számla q) Késedelmi pótlék: elkülönített számla 5

6 Az önkormányzat számláinak nyitására, vezetésére vonatkozó szerződés(ek) aláírására a polgármester és a jegyző együttesen jogosult A Szuhakállói Közös Önkormányzati Hivatal az alábbi fizetési számlát nyitja meg: A Hivatal számláinak nyitására, vezetésére vonatkozó szerződés(ek) aláírására a jegyző és számla feletti rendelkezési joggal bíró köztisztviselő együttesen jogosult Sajóivánka község Roma Nemzetiségi Önkormányzata az alábbi fizetési számlát nyitja meg: Számla száma Számla neve Sajóivánka Község Roma Nemzetiségi Elkülönített számla/munkabér Az RNÖ számláinak nyitására, vezetésére vonatkozó szerződés(ek) aláírására az RNÖ elnöke és a pénzügyi ellenjegyzést gyakorló köztisztviselő együttesen jogosult Vadna község Roma Nemzetiségi Önkormányzata az alábbi fizetési számlát nyitja meg: Számla száma Számla neve Vadna Község Roma Nemz. Sz Kormányhivataltól kapott Az RNÖ számláinak nyitására, vezetésére vonatkozó szerződés(ek) aláírására az RNÖ elnöke és a pénzügyi ellenjegyzést gyakorló köztisztviselő együttesen jogosult. 4. Nem közvetlenül a költségvetés végrehajtásához kapcsolódó feladatok kimutatására szolgáló számlák 4.1. Szuhakálló önkormányzata az 2. pontban meghatározott fizetési számlán, valamint az ahhoz kapcsolódóan megnyitott és a 3. pontban felsorolt alszámlák között az Ávr (4) bekezdése alapján a következő számlákat vezeti: Számla száma Számla neve a) Önkormányzati hatósági elj. ill. b. b) Bírság számla c) Késedelmi pótlék számla d) Szuhakálló közs. idegen bevétel e) Letéti számla f) Gépjárműadó beszedési számla g) Elkülönített célelszámolási sz. 6

7 4.2. Vadna önkormányzata az 2. pontban meghatározott fizetési számlán, valamint az ahhoz kapcsolódóan megnyitott és a 3. pontban felsorolt alszámlák között az Ávr (4) bekezdése alapján a következő számlákat vezeti: Számla száma Számla neve a) Gépjármű adó beszedési számla b) Önkormányzatok részére idegen adó c) Egyéb bevételek beszedési számla d) Bírság beszedési számla e) Pótlék beszedési számla f) Programok a vadnaiak egészséges életétm Sajógalgóc önkormányzata az 2. pontban meghatározott fizetési számlán, valamint az ahhoz kapcsolódóan megnyitott és a 3. pontban felsorolt alszámlák között az Ávr (4) bekezdése alapján a következő számlákat vezeti: Számla száma Számla neve a) Gépjárműadó beszedési számla b) Idegen bevétel c) Víziközmű lakossági érdekeltségi számla d) Gyámhatósági ügyek fenntart. elk. számla e) Eljárási illeték f) TÁMOP / Egészségre nev. g) Bírság beszedési számla h) Késedelmi pótlék elk. számla 4.4. Sajóivánka önkormányzata az 2. pontban meghatározott fizetési számlán, valamint az ahhoz kapcsolódóan megnyitott és a 3. pontban felsorolt alszámlák között az Ávr (4) bekezdése alapján a következő számlákat vezeti: Számla száma Számla neve a) Gépjárműadó beszedési számla b) Idegen bevétel: elkülönített számla c) Víziközmű elszámolások alszámla d) Helyreállíthatatlan lakóing. tul. kártalanítás e) Eljárási illeték elkülönített számla f) Termőföldek bérbeadásából szárm. jöv. számla g) Bírság beszedési számla h) Késedelmi pótlék: elkülönített számla 7

8 5. A számlákhoz kapcsolódó készpénzforgalom, a számlákról teljesíthető kifizetések, utalások 5.1. A helyi adók befizetésére adónemenként külön adóbeszedési alszámlákról, a késedelmi pótlék befizetésére pótlék beszedési alszámláról, a bírságok, önellenőrzési pótlék és a végrehajtási költség befizetésére bírság beszedési alszámláról, a talajterhelési díj befizetésére talajterhelési díj beszedési alszámláról, a termőföld bérbeadásából származó jövedelem adója befizetésére jövedelemadó beszedési alszámláról, a helyi önkormányzatot megillető, adók módjára behajtandó köztartozások befizetésére egyéb bevételek elszámolására szolgáló alszámláról, valamint közigazgatási hatósági eljárási illeték, továbbá az azzal összefüggésben felszámított mulasztási bírság, késedelmi pótlék befizetésére szolgáló fizetési számláról, a más által kimutatott adók módjára behajtandó köztartozások - kizárólag a helyi önkormányzatot megillető köztartozások kivételével - befizetésére idegen bevételek elszámolására szolgáló fizetési számlákról kizárólag az Ávr (5) bekezdésében meghatározott műveletek teljesíthetők Az 5.1. alpontban nevesített alszámlák és fizetési számlák szerinti bevételeket az ott megjelölt számlákon, alszámlákon kell beszedni. Amennyiben az Önkormányzat más fizetési számlájára, alszámlájára érkezik befizetés, a befizetést a megfelelő fizetési számlákra befolyó bevételekhez kapcsolódó nyilvántartáson is át kell vezetni A helyi adók befizetésére adónemenként külön adóbeszedési alszámla, a késedelmi pótlék befizetésére pótlék beszedési alszámla, a bírságok, önellenőrzési pótlék és a végrehajtási költség befizetésére bírság beszedési alszámla, a talajterhelési díj befizetésére talajterhelési díj beszedési alszámla, termőföld bérbeadásából származó jövedelem adója befizetésére jövedelemadó beszedési alszámla, esetében az indokolt visszatérítéseket az alszámlákról kell teljesíteni. Ha az alszámlán lévő összeg nem nyújt fedezetet az utaláshoz, a visszatérítés fedezetének megfelelő összeget a kapcsolódó fizetési számláról kell átvezetni az alszámla javára A közigazgatási hatósági eljárási illeték, továbbá az azzal összefüggésben felszámított mulasztási bírság, késedelmi pótlék befizetésére szolgáló fizetési számlára beszedett közigazgatási hatósági eljárási illeték- és az azzal összefüggésben felszámított késedelmi pótlék-, bírságbevételt a visszatérítésekkel csökkentve negyedévente, tárgynegyedévet követő hónap 10. napjáig kell a Kincstár által megjelölt fizetési számlára átutalni A gépjárműadó befizetésére szolgáló gépjárműadó fizetési számlára beszedett, a központi költségvetést megillető gépjárműadó bevételt havonta, a tárgyhót követő 10. napjáig kell a Kincstár által megjelölt fizetési számlára átutalni Amennyiben Önkormányzatunk hitellel rendelkezik, kötvényt bocsát ki az Áht. 84. (4) bekezdésében foglalt kivételekkel a helyi önkormányzatok általános működéséhez és ágazati feladataihoz kapcsolódó támogatással, valamint a költségvetési támogatásokkal kapcsolatos pénzforgalmát a fizetési számlájához kapcsolódó alszámlán köteles elkülöníteni az Ávr (2) bekezdése alapján. 8

9 5.7. Az Ávr (2) bekezdésének előírása szerint az Önkormányzat az Áht 84. (4) bekezdésében foglalt kivételekkel az alszámláról a hitelen, kötvényen alapuló fizetési kötelezettségeit nem teljesítheti. 6. Aláírás bejelentésének szabályozása 6.1. Számlatulajdonosként a polgármester és a jegyző jelenti be a számlavezető hitelintézetnek hogy a megnyitott számlák felett kik jogosultak rendelkezni A számlák feletti rendelkezési jogosultság bejelentése a számlavezető hitelintézetnek által rendszeresített aláírás bejelentőn történik. Az aláírás bejelentést számlaszámonként kell megtenni. A számlák feletti rendelkezési jogot mindig két jogosult együttesen gyakorolja A számlák felett a rendelkezési jogosultság a következők szerint gyakorolhatók: a.) Önkormányzatok számlái: polgármester, jegyző vagy ketten együtt, összeghatárra tekintet nélkül, vagy a Hivatal arra feljogosított ügyintézőjével, de egyikük mindig. (Aláírási címpéldányok a szabályzat függeléke) A Hivatal rendelkezésre feljogosított ügyintézői, de csak a polgármesterrel vagy a jegyzővel együtt. Ügyintézők ketten együtt nem jogosultak rendelkezésre. b.) Közös Hivatal számlája: A jegyző, a Hivatal arra feljogosított ügyintézőjével ketten együtt. A Hivatal rendelkezésre feljogosított ügyintézői, de ketten együtt. Abban az esetben ha az ügyintézők gyakorolják ketten együtt a rendelkezési jogosultságot, ahhoz a jegyző előzetes engedélye szükséges. (Aláírási címpéldány a szabályzat függeléke) c.) RNÖ számlái: elnök, elnökhelyettes vagy a Hivatal arra feljogosított ügyintézőjével, ketten együtt. (Aláírási címpéldányok a szabályzat függeléke) 7. Hitelintézeti ügyfélterminál használata 7.1. Az Önkormányzat számlavezető hitelintézet a Hivatalhoz (OTP Nyrt.) illetve a Vadnai Kirendeltségre (Sajóvölgye Takarékszövetkezet) ügyfél terminált helyezett ki Az ügyfélterminál és a számlavezető hitelintézet között közlekedő adatok (megbízások, visszaigazolások) titkosak A terminál használatához a pénzforgalmi szolgáltató által biztosított PIN kód jelenti a felhasználói jogosultságot A PIN kód használatával történő tranzakciók végzésére jogosultak: a.) Önkormányzatok számlái: polgármester, jegyző vagy ketten együtt, összeghatárra tekintet nélkül, vagy a Hivatal arra feljogosított ügyintézőjével, de egyikük mindig. A Hivatal rendelkezésre feljogosított ügyintézői, de csak a polgármesterrel vagy a jegyzővel együtt. Ügyintézők ketten együtt nem jogosultak rendelkezésre. b.) Közös Hivatal számlája: A jegyző, a Hivatal arra feljogosított ügyintézőjével ketten együtt. A Hivatal rendelkezésre feljogosított ügyintézői, de ketten együtt. Abban az esetben ha az ügyintézők gyakorolják ketten együtt a rendelkezési jogosultságot, ahhoz a jegyző előzetes engedélye szükséges. 9

10 c.) RNÖ számlái: elnök, elnökhelyettes vagy a Hivatal arra feljogosított ügyintézőjével, ketten együtt Az ügyfélterminál használatára jogosultak a pénzforgalmi szolgáltató által biztosított PIN kód és egy, a PIN kód használatára jogosultak által kialakított és alkalmazott jelszó használatával üzemeltetik a terminált Az adatok rögzítése után a pénzforgalmi szolgáltatóhoz bejelentett és általuk nyilvántartásba vett aláírásra jogosult személyek titkos jelszavának beírása (aláírás) után indíthatók a tranzakciók. Aláírásra egyik aláírónak minden esetben polgármesternek vagy a Jegyzőnek, az RNÖ esetében az RNÖ elnökének kell lennie A PIN kód titkos, biztonságos helyen történő tárolásáért fent megnevezett ügyintéző(k) felel(nek) Amennyiben a terminál és a hitelintézet között élő számítógépes kapcsolat van, a kapcsolat létrehozója nem hagyhatja el az irodát, csak a kapcsolat megszakítása után Hibás tranzakciók végzéséért a terminál használója felel. II. HÁZIPÉNZTÁR KEZELÉSI SZABÁLYOK 1. A házipénztár létesítése 1.1. A házipénztár fogalma, elhelyezése A házipénztár a Szervezet működéséhez szükséges készpénz, valamint egyéb értékek (szigorú számadású nyomtatvány, étkezési utalvány, stb.) kezelésére, forgalmának lebonyolítására és megőrzésére kijelölt helyiség (helyiségrész). A házipénztárban kell kezelni a fizetési számláról felvett készpénzt, a készpénzben teljesített befizetéseket Készpénzállományt érintő mozgások A Szervezetnél a következő kifizetések teljesíthetőek készpénzben: d.) a fizetési számlára befizetett készpénzt, e.) a közfoglalkoztatottak részére bérkifizetés, f.) a Szervezet tevékenységével összefüggésben készlet- és kisértékű tárgyi eszköz beszerzések, g.) kiküldetési, reprezentációs kiadások, h.) egyes kisösszegű szolgáltatási kiadások készpénzben történő teljesítése, i.) a társadalom- és szociálpolitikai juttatások, j.) megbízási díjak, munkabérek, k.) vásárlási és üzemanyag előlegek. 10

11 A házipénztárban más szervezetek pénzét (egyéb értékét) csak a jegyző írásbeli engedélyével szabad tartani, melyeket elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani. A házipénztárban alkalmazottak pénze (egyéb értéke) nem tartható A készpénz, értékpapír, egyéb értékek biztonságos tárolásának feltételei A Szervezet házipénztár céljára helyiségrészt biztosít, az alábbiak szerint: a) Szuhakállói Közös Önkormányzati Hivatal székhely hivatalában (3731 Szuhakálló, Kossuth u.7.) emeleti, költségvetési ügyintézői irodában; b) Szuhakállói Közös Önkormányzati Hivatal Vadnai Kirendeltségén (3636 Vadna Kassai u. 25.), a költségvetési ügyintézői irodában A házipénztárban levő készpénz, valamint az ott tartható értékek megőrzése a székhely hivatalban lemezszekrényben és vaskazettában, a kirendeltségen páncélszekrényben és vaskazettában történik A pénz tárolására szolgáló szekrény és vaskazetta kulcsának "első példányát" a pénztáros kezeli. A pénztári kulcsok "másod" (esetleg "harmad") példányát az "első példányt" kezelő által a ragasztón átírt, lezárt borítékban, biztonsági zárral felszerelt (lemez) szekrényben kell tartani. A tartalékkulcsok kezeléséért a pénztáros felelős. A kulcsok bármely példányának elvesztését követően - a kulcsok kezeléséért felelős személy jelzése alapján - azonnal ki kell cserélni a zárat A pénztáros munkahelyéről - bármely ok miatti távolmaradásakor köteles a nála levő kulcsot (kulcsokat) munkakezdésre lezárt és a ragasztón átírt borítékban a helyettesítőjéhez eljuttatni A pénztáros távollétében történő pénztár felnyitásra a helyettesítője jogosult. A pénztár felnyitásánál a pénztár ellenőrnek és a pénztárat átvevő személynek jelen kell lennie A pénztár - bármilyen ok miatti - felnyitásáról, az ott talált készpénz, értékek átadásáról jegyzőkönyvet kell készíteni A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: a) a jelenlevők nevét, b) a pénztár felnyitásának időpontját, okát, c) a pénztárban talált ca.) készpénz összegét címletenként, cb.) értékpapírok összegét (típus, címlet, darabszám), cc.) egyéb értékeket, cd.) szigorú számadású nyomtatványok sorszámát, darab számát, d) a pénztárnapló utolsó bejegyzési tételszámát, e) az utolsóként felhasznált kiadási-, és bevételi pénztárbizonylat sorszámát, f) a pénztárat átvevő személy átvételre vonatkozó nyilatkozatát, 11

12 g) a jelenlévők aláírását Az elkülönített pénztárhelyiségként használt helyiségrészben a Hivatal köztisztviselői, a polgármesterek kivételével másoknak tartózkodni tilos A házipénztárban lévő készpénz és értékek megóvása érdekében a helyiségrészt védőráccsal, az ajtókat pedig biztonsági zárral kell ellátni. A pénztárhelyiségnek helyet adó épületek távfelügyelettel ellátott vagyonvédelmi rendszerrel rendelkeznek A házipénztár pénzellátása A szükséges pénzkészlet biztosítása A házipénztár pénzszükséglete a pénztárba befolyt készpénzbevételből, valamint a fizetési számláról felvett készpénz útján biztosítható A készpénzkifizetéssel járó döntésekről, intézkedésekről (pld.: hatósági intézkedés, ellátmány, munkabér, eszközbeszerzés) az ügyben érintett vezetőknek, ügyintézőknek a várható készpénz kifizetések összegének meghatározása mellett legalább a kifizetést megelőző 2 nappal tájékoztatni kell a pénztárost A pénztáros az előző napi záró pénztáregyenleg és a tárgynapi kifizetések várható összegének figyelembevételével köteles gondoskodni a pénztár zavartalan működését biztosító készpénz mennyiségéről és címletéről. Ennek keretében a pénztáros: a) felméri a pénztár pénzszükségletét, b) összeállítja a címletjegyzéket, c) az előírásoknak megfelelően kiállítja a készpénz felvételéhez szükséges készpénzfelvételi utalványt, d) gondoskodik a készpénzfelvételi utalvány - arra jogosultak által történő - aláíratásáról A készpénz szállításának szabályai A házipénztár működéséhez szükséges készpénz pénzintézettől történő felvételére, illetve szállítására: a) Ft-ig a pénztáros, b) Ft Ft közötti összeg esetén a pénztáros és a jegyző által kijelölt további 1 személy (összesen 2 fő), c) Ft feletti összeg esetén a pénztáros és a jegyző által kijelölt további 2 személy (összesen 3 fő) jogosult. Az Ft feletti összeget csak gépkocsival szabad szállítani. Az Ft feletti összeget csak biztonsági táskában lehet szállítani. 12

13 A készpénz szállításával megbízott személynek (személyeknek) a készpénz felvételét követően a készpénzt a legrövidebb időn belül a pénztárba kell szállítani A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelősek az általuk - a hitelintézetben - átvett készpénzért. A felelősség addig tart, amíg a pénzt a pénztárban el nem helyezték, és a pénztáros az összeg bevételezésére vonatkozó bevételi pénztárbizonylatot el nem készítette Készpénz kezelése a házipénztárban A pénztárban nem fogadható el a) hiányos, rongálódott, megcsonkult bankjegy, b) olyan érme, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy nem a természetes kopás következtében, hanem más ok miatt (pl. szándékos rongálás miatt) vesztett súlyából vagy sérült meg Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis vagy hamisítványnak látszó bankjegyet vagy érmét talál, azt fizetésként nem fogadhatja el. A bankjegyet vagy érmét vissza kell tartania és a befizetőt jegyzőkönyvben meg kell hallgatnia arra vonatkozóan, hogy hol, kitől és mikor kapta a fizetőeszközt. A hamis pénz átvételéről a 6. számú melléklet szerint jegyzőkönyvet kell készíteni A pénztáros a pénztárban levő pénzt címletenként elkülönítve köteles kezelni A napi készpénz záró állományának maximális mértéke A pénztárban a napi készpénz záró állományának maximális mértéke Ft A pénztár engedélyezett napi záró állományát meghaladó összeget vissza kell fizetni a fizetési számlára. 2. A pénztár kezelésével kapcsolatos feladatkörök 2.1. A pénztáros A házipénztárt a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. A pénztáros munkakörének elfoglalásakor ezt a tényt írásbeli nyilatkozatban kell rögzíteni (1. sz. melléklet). A nyilatkozat megőrzéséért költségvetési ügyintéző a felelős Nem lehet pénztáros olyan dolgozó, akinek a munkaköre, feladata összeférhetetlen a pénztárosi munkakörrel. Ilyenek: a) pénztárellenőr, b) utalványozási feladatot ellátók. Szervezetünknél a pénztárosi feladatokat a munkaköre szerinti ügyintéző látja el, osztott munkakörben. (A pénztárosok jegyzéke jelen Szabályzat függeléke) 13

14 A pénztáros feladata a pénztárban tartott készpénz, értékpapír kezelése és megőrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése. Részleteiben: a) a készpénz szükséglet felmérése, b) a készpénz igénylése, c) részvétel a készpénz pénzintézetben (postán) történő felvételében, d) az elszámolási számláról, pénzforgalmi betétkönyvből felvett pénz bevételezése, e) a pénztárban tartott készpénz és értékpapírok (értékek) szabályszerű kezelése, megőrzése, f) az alapbizonylatok elfogadás előtti alaki és tartalmi (számszaki) felülvizsgálata, g) a bizonylati fegyelem betartása, h) a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok kiállítása, a pénztárba befizetett összeg átvétele, valamint az utalványozott kiadások teljesítése, i) a pénztárzárlatra vonatkozó előírások betartása, j) a nyilvántartások, elszámolások vezetése, k) a pénztárjelentés a pénztárforgalomra tekintettel - havonkénti elkészítése, l) a pénztárban tárolt szigorú számadású nyomtatványok kezelése, nyilvántartása Amennyiben a pénztárost bármely okból helyettesíteni kell, vagy a beosztásából végleg távozik, a pénztár átadásáról-átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni, amit a pénztárnapló mellékleteként meg kell őrizni (2. sz. melléklet). A pénztár átadásánál-átvételénél az átadón és átvevőn kívül a pénztár ellenőrnek jelen kell lennie Pénztáros helyettes A pénztárost távolléte esettén a munkaköre szerinti ügyintéző helyettesíti, osztott munkakörben. (A helyettesítő pénztárosok jegyzéke jelen Szabályzat függeléke) A pénztáros helyettesének amennyiben ellátja a pénztárosi teendőket a 2.1. pontban leírt feladatokat kell értelemszerűen elvégezni. A pénztáros helyettesítésének időszakában a pénztároshoz hasonlóan a pénztáros helyettesét teljes anyagi felelősség terheli A pénztárellenőr Az előző pontokban rögzítetteken túl feladata a bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése, valamint a pénztárjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése Az alaki és tartalmi ellenőrzés során az ellenőrnek meg kell vizsgálni, hogy: a) az alapbizonylatokat az arra jogosult személyek utalványozták, érvényesítették, és ellenjegyezték-e, megtörtént-e a készpénzben teljesített kifizetések szükség szerinti szakmai igazolása, b) a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokhoz csatolták-e a szükséges mellékleteket (alapbizonylatokat), c) a pénztári bizonylatok adatai megegyeznek-e az alapbizonylat adataival, d) a bizonylatokon nincsenek-e szabálytalan javítások, 14

15 e) a pénztárbizonylatokon szerepelnek-e a megfelelő aláírások, f) a pénzkifizetéseknél megvan-e a meghatalmazás abban az esetben, ha a készpénzt nem a jogosult vette fel személyesen A pénztárjelentés, valamint a kimutatott pénzkészlet, értékpapírok meglétének ellenőrzése során a pénztárellenőrnek ellenőriznie kell, hogy: a) a pénztárjelentésbe bevezetett tételekkel kapcsolatban megvannak-e a pénztári bizonylatok és az alapbizonylatok, b) a tényleges pénzkészlet összege megegyezik-e a pénztárjelentés adatával, c) az értékpapírok mennyisége, értéke, sorszáma megegyezik-e a nyilvántartás adatával A pénztárellenőr köteles az ellenőrzött okmányokat, pénztárjelentést, értékpapír nyilvántartást kézjegyével ellátni A pénztárellenőri feladatokat a pénztárforgalomra tekintettel havonként kell elvégezni A pénztárellenőrzés során megállapított szabálytalanságokat, eltéréseket azonnal jelezni kell a jegyző felé A pénztárellenőri feladatokat a munkaköre szerinti ügyintéző látja el, osztott munkakörben. (A pénztárellenőrök jegyzéke jelen Szabályzat függeléke) A pénztárellenőrt távolléte esetén, a munkaköre szerinti ügyintéző helyettesíti, osztott munkakörben. (A helyettesítő pénztárellenőrök jegyzéke jelen Szabályzat függeléke) 3. Pénztári pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylati rend és a pénzforgalommal kapcsolatos szabályok 3.1. A pénztárosnak (helyettesének) a) minden pénztári befizetésről bevételi pénztárbizonylatot, b) minden pénztári kifizetésről kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani A bevételi és kiadási pénztárbizonylatokhoz minden esetben csatolni kell a gazdasági eseménnyel kapcsolatos alapokmányt, melyek a következők lehetnek: a) készpénzfizetési számla (számla), b) illetmény kifizetési jegyzék, c) kiküldetési rendelvény, d) felvásárlási jegy, e) pénztári ki-, vagy befizetést elrendelő egyéb bizonylat A pénztárbizonylatokat az EPER számítógépes program Házipénztár moduljának használatával kell kiállítani A kiállított pénztárbizonylatokat javítani nem szabad. A rontott pénztárbizonylatot Rontott megjelöléssel érvényteleníteni kell és helyette új bizonylatot kell kiállítani. A rontott pénztárbizonylat meg kell őrizni. 15

16 4. Pénztári bevételek bizonylatolása 4.1. Minden házipénztári befizetésről az EPER számítógépes program Házipénztár moduljának használatával előállított bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani A bevételi pénztárbizonylathoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapbizonylatot (pld.: készpénzfizetési számla) A bevételi pénztárbizonylatot a befizetett és a bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából a befizetővel alá kell íratni. A pénz átvételét a bizonylaton a pénztárosnak aláírásával igazolnia kell A bevételi pénztárbizonylatot 2 példányban kell kiállítani, melyből a) az első példány a könyvelés bizonylata, ezt a példányt a pénztári alapokmányokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni, b) a második példányt a befizető részére át kell adni A postai kézbesítés útján érkezett készpénz összegek bevételi pénztárbizonylatához a pénztárosnak minden esetben csatolni kell a postai értesítő szelvényt A pénzforgalmi számlát vezető hitelintézettől közvetlenül felvett készpénz bevételezéséről készített bevételi pénztárbizonylat második példányát csatolni kell a pénzforgalmi szolgáltató - készpénzfelvételről szóló - terhelési értesítéséhez. 5. A Szervezet által kiállított készpénzfizetési számla esetén követendő gyakorlat 5.1. Abban az esetben, amikor szervezetünk értékesítésről, szolgáltatásnyújtásról egyszerűsített számlát (készpénzfizetési számlát) állít ki, a számla kiállításával egyidejűleg a bevételi pénztárbizonylatot is ki kell állítani Abban az esetben, ha a pénzbeszedő helyen az értékesítéssel, szolgáltatásnyújtással kapcsolatban egyszerűsített számla (készpénzfizetési számla) vagy nyugta kibocsátására (kiállítására) kerül sor, a pénzbeszedő helyen nem kell bevételi pénztárbizonylatot kiállítani. 6. Pénztári kifizetések bizonylatolása 6.1. Minden házipénztári kifizetésről az EPER számítógépes program Házipénztár moduljának használatával előállított kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani A kiadási pénztárbizonylathoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapbizonylatot (pld.: készpénzfizetési számla, kiküldetési rendelvény, bérjegyzék) A pénztáros csak szabályszerűen kiállított, utalványozott, ellenjegyzett kiadási pénztárbizonylat alapján fizethet ki a pénztárból pénzt A pénztárosnak a kifizetéskor meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás (pld. B.Sz.ny r.sz.) ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. 16

17 6.5. Rendszeres kifizetéseknél, esetenkénti meghatalmazás helyett visszavonásig érvényes meghatalmazás is elfogadható. Ezekről a meghatalmazásokról a pénztáros a 3. számú melléklet szerinti nyilvántartást köteles vezetni, és a kiadási pénztárbizonylaton hivatkozni kell a meghatalmazás nyilvántartási számára A kiadási pénztárbizonylatot 1 példányban kell kiállítani, melyből a) az első példány a könyvelés bizonylata, ezt a példányt a pénztári alapokmányokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni. A kiadási pénztárbizonylatok az EPER pénzügyi rendszerben kerülnek előállításra, tárolásra illetve külön mentésre a pénztáros által használt számítógépen. 7. Pénztári jelentés 7.1. Minden pénztári befizetést és kifizetést idősorrendben a pénztárjelentésbe fel kell vezetni A pénztárjelentést az EPER számítógépes program Házipénztár moduljának használatával kell elkészíteni A pénztáros havonta köteles elkészíteni a pénztárjelentést A pénztárjelentés 1 példányban készül, melyből a) az első példányt a könyvelés részére kell átadni. A pénztárjelentés az EPER pénzügyi rendszerben kerülnek előállításra, tárolásra illetve külön mentésre a pénztáros által használt számítógépen. 8. Készpénzfelvételi utalvány 8.1. A készpénzfelvételi utalvány a számlavezető hitelintézettől történő készpénz felvételére szolgál. A nyomtatványfüzetet a számlavezető hitelintézettől kell megrendelni. A megrendelésért a pénztáros a felelős Az utalványt egy példányban kell kiállítani és a hitelintézetnél bejelentett módon kell aláírni A készpénzfelvételi utalvánnyal a hitelintézettől felvett készpénzt bevételi pénztárbizonylattal kell bevételezni a pénztárba. A pénztárbizonylat második példányát ebben az esetben a készpénzfelvételről szóló terhelési értesítéséhez kell csatolni. 9. Pénztárbizonylatok megőrzése 9.1. A pénztárjelentést, mint analitikus nyilvántartást, valamint a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokat legalább 8 évig kell olvasható formában megőrizni a számvitelről szóló, többször módosított évi C. törvény alapján A pénztárból bizonylatot kiadni csak a jegyző írásbeli engedélyével és átvételi elismervény ellenében szabad. 17

18 10. Pénzbeszedő helyek és azok működése: A szervezetünk pénztárához kapcsolódóan készpénz beszedése az alábbi pénzbeszedő helyeken történik: Szuhakállói székhely hivatalban működő pénztárak: a) Óvodai konyha étkezés térítési díja b) Hulladékgazdálkodási közszolgáltatási díj - díjbeszedő Vadnai Kirendeltségen múködő pénztárak: a) Óvodai konyha Vadna étkezés térítési díja; b) Óvodai konyha Sajóivánka étkezés térítési díja; c) Hulladékgazdálkodási közszolgáltatási díj díjbeszedő Vadna Községházán; d) Hulladékgazdálkodási közszolgáltatási díj díjbeszedő Sajóivánka Községházán; e) Hulladékgazdálkodási közszolgáltatási díj díjbeszedő Sajógalgóc Községházán A pénzbeszedő hely(ek) csak a készpénzben teljesített befizetések beszedésére jogosult(ak) A beszedett összegből kifizetés semmilyen jogcímen nem teljesíthető! A befizetések bizonylatolására.készpénzfizetési számlát, nyugtát kell használni A pénzbeszedők Ft bevétel elérése esetén, de legalább havonként, minden hónap 15. napjáig kötelesek a befizetéseket jogcímenként összesíteni és két példányban elkészíteni a jelen szabályzat 4. számú mellékletét képező összesítő ívet Az összesítő ív egy példányát a beszedett készpénzzel együtt Ft bevétel elérése esetén, de legalább havonként, minden hónap 15. napjáig át kell adni a pénztáros részére A pénztárban az összesítő ív szolgál a bevételek bizonylatolására Az étkezési térítési díj, valamint a hulladékgazdálkodási közszolgáltatási díj címén beszedett összegeket - a nyilvántartás vezetésével megbízott dolgozónak - fel kell jegyezni a vonatkozó analitikus nyilvántartásban A pénzbeszedő helyek csak a pénztárostól - átvételi elismervény mellett - átvett, készpénzfizetési számlákat, nyugtákat használhatják. Az étkezési térítési díjak esetében a díjbeszedő által használt MENZA-program segítségével kerülnek a számlák előállításra A betelt készpénzfizetési számlatömböket, nyugtákat a pénztáros részére át kell adni, aki azok további tárolásáról gondoskodik. 18

19 11. A munkabér kifizetésénél alkalmazott szabályok A munkabér felvétele a pénzintézettől Szervezetünknél a dolgozók (közalkalmazottak, köztisztviselők) pénzforgalmi számláira történő utalással kerül sor a munkabérek kifizetésére. A pénztáros a közfoglalkoztatottak munkabérének kifizetése céljából a hitelintézettől csak a készpénzben ténylegesen kiadható (nettó) járandóságot veheti fel. A pénz felvételére legfeljebb a fizetési napot megelőző napon kerülhet sor A munkabérek kifizetése A pénztáros csak a készpénzben ténylegesen kiadható (nettó) járandóságot fizetheti ki a dolgozók részére, illetve csak ezeket az összegeket adhatja át kifizetés céljából a kifizetőhelyek (részben önálló intézmények, belső szervezeti egységek) megbízottai részére A megbízottak kötelesek a pénz átvételét nyugtán elismerni. Az elismervényt a munkabérek kifizetésének elszámolásáig a pénztáros őrzi, az elszámolás megtörténte után pedig köteles azt visszaadni a megbízottnak A megbízottak a pénztárostól átvett összegekért anyagilag felelősek. A pénztárostól átvett összeggel a megbízott 24 órán belül köteles a munkabér átvételét igazoló bérjegyzékkel, valamint a fel nem vett munkabérrel a pénztáros felé elszámolni. 12. Elszámolásra kiadott összeg, előleg nyilvántartása Elszámolásra történő kiadások, előlegek jogcímei Készpénzt elszámolásra csak a következő célokra adhat ki a pénztáros: a) kiküldetési költségre, b) a szervezetünk tevékenységét szolgáló eszköz beszerzésére, valamint szolgáltatás igénybevételére, c) reprezentációra, d) postaköltségre, e) üzemanyag vásárlásra, f) kisértékű eszköz-, szolgáltatás beszerzésre, g) a kirendeltség részére, havi ellátmány Kivételesen indokolt esetben a jegyző adhat írásban engedélyt a fenti jogcímeken kívül, készpénz elszámolásra történő kiadására, előleg kifizetésére. 19

20 12.2. Készpénz elszámolásra történő felvételének, előleg kifizetésének engedélyezése Készpénz elszámolásra történő felvételére, adott előlegként történő kifizetésére kizárólag a szervezet tevékenységével összefüggésben, a tevékenységet szolgáló eszköz megszerzése, szolgáltatás igénybevétele érdekében kerülhet sor Készpénzt elszámolásra (előlegre) csak névre szólóan, az arra jogosultak utalványozása és csak olyan bizonylat alapján lehet kifizetni, melyen az összeg rendeltetése és az elszámolás határideje is fel van tüntetve Ha nyilvánvalóvá válik, hogy az elszámolásra kiadott összeg (előleg) a célnak megfelelően nem használható fel, a felvett összeget haladéktalanul vissza kell fizetni Ha ugyanaz a személy elszámolásra újabb összeget (előleget) vesz fel, a korábban felvett összeggel (előleggel) akkor is el kell számolnia, ha az annak elszámolására megjelölt határidő még nem telt el Az elszámolásra kiadott összeggel történő elszámolás Az elszámolásra kiadott összeggel (előleggel) annak felvételétől számított 30 napot (a személyi jövedelemadóról szóló évi CXVII. törvény 72. (4) bekezdés c) pontja alapján: 30 napot meg nem haladó) meg nem haladó időtartamon belül el kell számolni Amennyiben az elszámolásra kiadott összeggel (előleggel) az azt felvevő 30 napon belül nem számol el, úgy Őt a személyi jövedelemadóról szóló évi CXVII. törvény a szerint jövedelemadó terheli Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása Az elszámolási kötelezettséggel kiadott összegről (előlegről) a pénztáros a jegyző által hitelesített - nyilvántartást köteles vezetni. A nyilvántartás adatai alapján a pénztáros haladéktalanul köteles jelezni a jegyző felé azoknak a nevét, akik nem számoltak el a megadott határidőre az elszámolásra felvett összeggel (előleggel). 20