Tárgy: Tizedik éves jelentés az Európai Parlament történeti irattáráról (2013) ÖSSZEFOGLALÁS

Átírás

1 Der Generalsekretär D(2014)13713 FELJEGYZÉS AZ ELNÖKSÉG TAGJAI RÉSZÉRE Tárgy: Tizedik éves jelentés az Európai Parlament történeti irattáráról (2013) ÖSSZEFOGLALÁS Az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról szóló, február 1-jei 354/83/EGK, EURATOM tanácsi rendelet 9. cikkének (2) bekezdése kimondja, hogy valamennyi intézmény évente tájékoztatást tesz közzé levéltári tevékenységeiről. Az Elnökség felkérést kap arra, hogy - vegye tudomásul az Európai Parlament történeti irattáráról szóló tizedik éves jelentést (2013); - és engedélyezze annak terjesztését, a többi intézmény tájékoztatását, valamint a Parlament honlapján történő közzétételét. Háttér Az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról szóló, február 1-jei 354/83/EGK, EURATOM tanácsi rendelet 9. cikkének (2) bekezdése kimondja, hogy valamennyi intézmény évente tájékoztatást tesz közzé levéltári tevékenységeiről. E rendelkezés célja a közvélemény figyelmének felhívása az intézmény által történeti dokumentációjának terjesztése érdekében végzett munkára, különösen azok körében, akik fokozottan érdeklődnek az Európai Unió története iránt (történészek, kutatók és tudományos körök). NT\ doc PE /BUR

2 A jelentés elsősorban az Elnökség július 2-i határozatában ( Az Európai Parlament dokumentumainak kezeléséről szóló szabályok ) rögzített célok megvalósítása érdekében folytatott tevékenységre összpontosít, külön figyelemmel az Európai Parlament történeti irattárában elhelyezett dokumentumok tartós megőrzésére és hozzáférhetőségére vonatkozó szabályokra (8. cikk). Következtetés Az Elnökség felkérést kap arra, hogy - vegye tudomásul az Európai Parlament történeti irattáráról szóló tizedik éves jelentést (2013); továbbá - engedélyezze annak terjesztését, a többi intézmény tájékoztatását, valamint a Parlament honlapján történő közzétételét. Klaus WELLE Melléklet: Tizedik éves jelentés az Európai Parlament történeti irattáráról (2013) PE /BUR 2/2 NT\ doc

3 TIZEDIK ÉVES JELENTÉS az EURÓPAI PARLAMENT TÖRTÉNETI IRATTÁRÁRÓL 2013 DV\ doc PE /BUR/ANN

4 TARTALOMJEGYZÉK Bevezetés és összefoglaló 1 Igazgatás A évi költségvetés Személyzet Képzés Belső kommunikáció és együttműködés Helyszínek Számítógépesítés Hardver Szoftver Közbülső irattárak Történeti irattárak A felhasználók/kutatók számára nyújtott szolgáltatások Irattári feldolgozás Kapcsolat nemzetközi intézményekkel, illetve szakmai és felsőoktatási szervezetekkel...15 PE /BUR/ANN 2/20 DV\ doc

5 Bevezetés és összefoglaló Az Európai Parlament Történeti Irattáráról szóló tizedik tájékoztató jelentés az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról szóló (a szeptember 22 -i 1700/2003/EK, Euratom tanácsi rendelet által módosított) február 1-jei 354/83/EGK, Euratom tanácsi rendelet 9. cikke (2) bekezdésének megfelelően készült. Az említett cikk kimondja, hogy valamennyi intézmény évente tájékoztatást tesz közzé levéltári tevékenységeiről. Fejlemények Az EP-n belül követett dokumentációs politikák terén 2013-ban történt fejlemények három szinten is rendkívül jelentősnek tekinthetők: Az Európai Parlament: A főtitkár október 25-én határozatot fogadott el az Európai Parlament dokumentumainak kezeléséről szóló, július 2-i elnökségi határozat alkalmazásáról. A főtitkár határozata részletesen rendelkezik az elnökségi határozatban előírt integrált dokumentumkezelési rendszer végrehajtásáról. A Történeti Irattár Osztály, amely jelentősen hozzájárult a főtitkár határozatának előkészítéséhez, a végrehajtásban 2014-től kezdve szintén számos szinten részt vesz majd: az EP dokumentumok közös iratrendezési struktúrájának és az intézmény közös dokumentummegőrzési listája tervezetének kialakítása, dokumentumkezelési tanfolyamok szervezése stb. Új főigazgatóság: A Történeti Irattár Osztály november 1-jétől az új Parlamenti Kutatási Szolgáltatások Főigazgatósága (EPRS) B Iga zgatóságának (Könyvtár) részét képezi. Ez lehetővé teszi majd a történeti irattár és a könyvtár (és különösen annak történeti részlege) közötti szinergikus hatások további erősítését. A történeti irattár: az új megközelítést, amelynek célja, hogy támogassa az egység fő tevékenységét (amelynek központjában az archiválási munka áll) az alábbiak szerint követték és erősítették meg: - az egység fő tevékenységét (archiválás, informatikai adminisztráció és adatbázis-kezelés) ellátó személyzet számának további növelése; - szoftverek beszerzésének folytatása a digitalizált és eredeti elektronikus iratok feldolgozása és többnyelvű internetes adatbázisban való tárolása céljából; - a történeti irattár értékének növelésére irányuló tevékenységek megerősítése, amely az EP-n belül és a szélesebb nagyközönség számára egyaránt előnyös. E körülmények mellett az év legfontosabb eredményei az alábbiak voltak: 1. az osztály összetételének jelentős megerősítése két levéltáros, két levéltári asszisztens és egy informatikai szakember felvétele révén (lásd az 1. szakaszt); DV\ doc 3/20 PE /BUR/ANN

6 2. a történeti irattár hozzájárulása az Európai Parlamenten belüli dokumentumkezelésről szóló, október 25-án elfogadott főtitkári határozat szövegezéséhez és az operatív szervezeti egységek által elvégzendő végrehajtási intézkedések előkészítéséhez; 3. az új CLAVIS adatbázisra vonatkozó ajánlati felhívás kiírásához kapcsolódó munka (lásd a pontot); 4. az ELEURA programhoz kapcsolódó szerződés végrehajtása (lásd a pontot); 5. a történeti gyűjtemény értékének növelésére irányuló számos intézkedés elfogadása (3 kiadvány, 2 történeti kiállítás, 2 interjú politikai személyiségekkel stb.) (lásd az 5.1. pontot). A 2013-ban végzett főbb tevékenységek részletesebb listája alább következik: Az EP gyűjteményének átadása a történeti irattár részére A képviselők és volt képviselők magánirattárának beszerzéséről szóló július 4-i elnökségi határozatnak megfelelő második művelet két volt képviselő archív gyűjteményének beszerzéséből állt ezek feldolgozása jelenleg is folyik (lásd az szakaszt). Folytatódott a munka a valamennyi főigazgatóság iratmegőrzési tervének kidolgozására irányuló projekt keretében, és elfogadták a COMM és az új (EPRS, SAFE) főigazgatóságok kivételével valamennyi főigazgatóságra érvényes tervet (lásd a 4. szakaszt). Új anyagok érkeztek a Parlament különböző szervezeti egységeitől, különösen az IPOL Főigazgatóságtól (lásd az 5.2. szakaszt). A parlamenti bizottságok és küldöttségek üléseiről, valamint az AKCS-ülésekről készült mágneses hangfelvételek érkeztek be digitalizálás céljából (lásd az 5.2. szakaszt). Az irattári dokumentumok kezeléséről szóló kurzusokat 2013-ban felfüggesztették a dokumentumok kezeléséért felelős tisztviselők szolgálatközi csoportjának (GIDOC) jövőbeli képzési programja keretében történő folyamatban lévő átszervezésre tekintettel. A történeti irattár feldolgozása (lásd az 5.2. szakaszt) Több mint anyagot (hasonló dokumentumok csoportjai, amelyek a legtöbb esetben az adott dokumentum valamennyi nyelvi változatát tartalmazzák) dolgoztak fel, láttak el leírással és vettek fel a CLARA-ARCDOC adatbázisba. A feldolgozott anyag főként a következőkből állt: parlamenti kérdések; állásfoglalásra irányuló indítványok; a különböző parlamenti bizottságok dokumentumai (Költségvetési Bizottság; Kulturális és Oktatási Bizottság; Környezetvédelmi, Közegészségügyi és Élelmiszer-biztonsági Bizottság; Halászati Bizottság; Jogi Bizottság; Gazdasági és Monetáris Bizottság; az európai országoknak a CIA által foglyok szállítására és illegális fogva tartására való állítólagos használatával foglalkozó ideiglenes bizottság; kormányközi konferencia (kkk); Bizottsági Elnökök Értekezlete; Avril Doyle volt EP képvisel ő iratai; Buzek elnök hivatalának irattára). A dokumentumok hozzáférhetővé tétele az európai integráció története iránt érdeklődő kutatók és nagyközönség számára (lásd az 5.1. szakaszt) PE /BUR/ANN 4/20 DV\ doc

7 Két történeti kiadvány készült: Equalising opportunities: the Women s Rights Committees (Egyenlő esélyekkel: a Nőjogi Bizottságok 1979 és 1999 között); és 25 years of the Sakharov Prize: the European Parliament upholding freedom of thought (Szaharovdíj: 25 év Az Európai Parlament a gondolatszabadságért). Ezenkívül megjelent egy kétnyelvű CD, amely tartalmazza az AKCS EU Közös Parlamenti Közgyűlés által 1993 és 2012 között elfogadott valamennyi állásfoglalást. A Történeti Irattár Osztály továbbra is ápolta az egyetemekkel fenntartott kapcsolatait, és gyakornokokat, illetve kutatást végző látogatókat fogad. Az év során 25 hosszabb időre érkező látogatót, és a nagyközönség 60 más tagját fogadták a történeti irattárban csoportlátogatások keretében (tudósok, diákok stb.). Előkészületek történtek az intranetes oldal, az Europarl honlapon található történeti irattár részleg, valamint az ARCDOC adatbázis küszöbönálló felülvizsgálatához, amelyek rendkívül értékes információforrást jelentenek a Parlament több száz, információkat kereső munkatársa és a nyilvánosság érdeklődő tagjainak ezrei számára. Két interjút készült, Valéry Giscard d Estaing-nel, illetve Hans-Gert Pötteringgel, valamint a volt főtitkár Frits de Nerée tot Babberich által az irattárról tartott bemutató került fel az intranetes honlapra. Két kiállítást tartottak Strasbourgban a nőjogi bizottságról szóló kiadvány (március) és a Szaharov-díj 25. évfordulójáról szóló kiadvány (november) megünneplésére. 1. Igazgatás 1.1. A évi költségvetés 2013-ban a történeti irattár az EP alábbi költségvetési tételében szereplő előirányzatot kezelte: Tétel Címsor évi kötelezettségvállalás 3222 Az archív állomány kiadásai EUR (a) Kiadások A 2013-as kiadások az alábbi fő tételeket foglalták magukban: Irattári jellegű külső szolgáltatások Ez főként válogatást, rendezést és feldolgozást (digitalizálást és indexálást) foglal magában a következő iratok tekintetében: különböző bizottságok iratai (Költségvetési, Kulturális, Környezetvédelmi, Jogi stb.), állásfoglalási indítványok, parlamenti kérdések stb. A jelenlegi és a volt képviselők iratainak feldolgozása A következő beszerzett dokumentumok feldolgozását december 4-án kiírt szándéknyilatkozati felhívás révén kiszervezték: DV\ doc 5/20 PE /BUR/ANN

8 Diana Wallis (az EP volt alelnöke) iratai. (b) Közbeszerzési eljárások A történeti irattár 2013-ban egy sor keretszerződést bonyolított le (külső irattári szolgáltatások, többek között audiokazetták digitalizálása és mikrofilm szolgáltatások). Közbeszerzés A történeti irattár 2013-ban közbeszerzést közvetlenül nem bonyolított le. Mindazonáltal hozzájárult az ITEC Főigazgatóság által kezelt, új adatbázisra (CLAVIS) vonatkozó pályázati felhívás elkészítéséhez, valamint részt vett az értékelő bizottságban (lásd a szakaszt) Személyzet Létszámterv és személyi állományi feladatok A létszámterv 20 tisztviselő és két szerződéses alkalmazott 2013-ban nem változott. A feladatok megosztása azonban eltérő lett. Az osztály fő tevékenységével kapcsolatos feladatokat (archiválás, adatbázis-kezelés, informatika, információk és dokumentáció terjesztése, kutatás) ellátó tisztviselők száma 16-ről 17-re nőtt, és a koordinációs-adminisztratív igazgatási álláshelyek száma 4-ről 3-ra csökkent. Az év során további lépéseket tettek a létszámtervben szereplő álláshelyek szakmai státuszának javítására azáltal, hogy felsőbb kategóriába sorolták az üres álláshelyeket és két levéltárost, két levéltári asszisztenst és egy informatikai szakembert vettek fel. Ez a létszámtervben 3/10-ről 4/10-re növelte meg a levéltárosok által elfoglalt álláshelyek arányát, és ez a trend várhatólag folytatódni fog azon folyamat részeként, amelynek keretében fokozatosan belső feladattá teszik a levéltári feldolgozó munkát (lásd az 5.2. szakaszt, különösen a Rendezés, azonosítás, leírás (papí ralapú vagy elektronikus irattárak), valamint digitalizálás (papíralapú irattárak) címet). Az osztály feladatcsoportok szerint szerveződik a következőképpen: I. adminisztráció II. a jelenlegi és a volt EP-képviselők irattárának beszerzésére és feldolgozására irányuló eljárás lefolytatása levelezés külső irattári szolgáltatások koordinációja (titoktartás, történeti leírás, állomány rendszerezése) bármely adathordozó útján továbbított dokumentumok fogadása az osztály weboldala tartalmának (intranet és internet) elemzése és frissítése III. állománykezelés a mikrofilmtár kezelése az együttdöntési eljárásokkal kapcsolatos dossziék feldolgozása a firenzei Európai Egyetemi Intézethez való áthelyezések irányítása a külső irattári szolgáltatások (osztályozási rendszer stb.) összehangolása (csoportos projektek: jogalkotási gyűjtemények és különleges gyűjtemények) az osztály weboldala tartalmának (intranet és internet) elemzése és frissítése IV. PE /BUR/ANN 6/20 DV\ doc

9 dokumentumok terjesztése olvasótermi szolgálat az intézményi és külső felhasználókkal fenntartott kapcsolatok kiépítése és kezelése a történeti irattár kiadványainak szerkesztése a nyomdával (Printshop) együttműködésben V. az ARCDOC-adatbázis kezelése az adatbázis javítására, illetve új adatbázisok létrehozására irányuló projektek kidolgozása VI. archív állomány feldolgozása politikai szereplőkkel interjúk tervezése és előkészítése történeti irattári gyűjtemények internetes megjelenítése (elnökök, főtitkárok stb.) a parlamenti testületek (bizottságok, stb.) üléseiről készült magnófelvételek digitalizálása VII. részvétel a GIDOC-ban a Parlament jelenlegi és közbülső irattárainak kezelésére vonatkozó projekt irányítása VIII. IT (adatbázisok, web, IT-projektek) Külső személyzet Az archiválási projektekbe keretszerződések alapján bevont külső személyzet létszáma 25 főre emelkedett az év végére Képzés Képzés 2013-ban képzést nem tartottak. Külső képzések Az osztály munkatársai számos olyan kurzuson (nyelvi kurzusok, nyilvános beszédek tartása, szövegezés) is részt vettek, amelyek nem kötődnek közvetlenül az archiváláshoz. Az osztály fő tevékenységeivel közvetlenebbül összefüggő következő kurzusok kerültek megtartásra: DTD (EAD, EAC stb.) képzés; képzés oktatók számára (olyan levéltárosok, akik iratkezelési képzést fognak tartani); Adobe Dreamweaver képzés, amelynek célja, hogy segítse a személyzetet az információk közzétételének felgyorsításában a Történeti Irattár intranetes oldalán. DV\ doc 7/20 PE /BUR/ANN

10 1.4. Belső kommunikáció és szinergiák 2013 októbere végéig a Történeti Irattár Osztály az Elnökségi Főigazgatóság részét képezte, amelyen belül a C. Igazgatósághoz (Könyvtár és Dokumentumkezelés) tartozott. Ehhez az igazgatósághoz tartozott a könyvtár, a Postaszolgálat, az Átláthatósági Osztály, valamint a Polgárok Tájékoztatáskéréseinek Osztálya is. A megtartott közös tanfolyamokon (lásd 1.3.) túlmenően számos további példa akad a C. Igazgatóság dokumentumkezeléssel foglalkozó osztályai közötti szinergiákra és együttműködésre. Postaszolgálat A Történeti Irattár Osztály rendezi és archiválja papíralapú és digitális formában (ez utóbbi online kereshető) az EP teljes levelezését (2013-ban kimenő és bejövő tétel). Átláthatósági Osztály Dokumentumok bekérése A Történeti Irattár Osztály az Átláthatósági Osztállyal szorosan együttműködik, különösen a kiterjedtebb történelmi kutatások esetében, 49 ilyen kiterjedt kutatást végeztek ennek az osztálynak a részére 2013-ban. Állampolgári Tájékoztatáskérések Osztálya Az Állampolgári Tájékoztatáskérések Osztálya a Történeti Irattár Osztályhoz továbbítja a nagyközönség tagjaitól érkezett, történeti dokumentumok felkutatására irányuló kéréseket ban 23 ilyen kérést továbbítottak. Könyvtár A Történeti Irattár Osztály és a Könyvtár közös olvasótermének működése keretében a Történeti Irattár Osztály a Könyvtár Luxemburgban található történeti részlegével együttműködve fogadja a dokumentációt kérő ügyfeleket; összesen 25 dokumentáció iránti kérést teljesítettek. A Történeti Irattár Osztály az Elnökségi Főigazgatóság egyéb szervezeti egységeivel és más főigazgatóságokkal is rendszeresen együttműködik. Főtitkári Hivatal A Történeti Irattár Osztály a Főtitkári Hivatallal szorosan együttműködik. Harald Rømer volt főtitkár irattárának beszerzése már megkezdődött. Informatikai Igazgatóság PE /BUR/ANN 8/20 DV\ doc

11 Az osztály jelenleg két projekt kapcsán működik együtt az Informatikai Igazgatósággal: az egyik egy új adatbázis (CLAVIS) beszerzésével, a másik egy elektronikus dokumentumkezelő alkalmazás (ELEURA) jövőbeli karbantartásával kapcsolatos (lásd 3.2. szakasz). Kommunikációs Főigazgatóság A Pöttering úrral, illetve Giscard d Estaing úrral készített interjúkat e főigazgatóság audiovizuális osztálya vette filmre. Ezenfelül ugyanez az osztály lényeges támogatást biztosított a decemberi Szaharov-rendezvényhez (a kiállítás során egy filmet is vetítettek). Egyéb főigazgatóságok Történeti Irattár Osztály az IPOL Főigazgatósággal is együttműködött a parlamenti bizottságok történeti irattárainak beszerzése, és azoknak a meglévő állományhoz való hozzáadása érdekében. Számos különböző bizottság (Jogi Bizottság, Állampolgári Jogi, Bel- és Igazságügyi Bizottság, Petíciós Bizottság) iratait beszerezték. Elfogadták az EXPO és az ITEC főigazgatóságok iratmegőrzési tervét. Az osztály jelenleg több különböző főigazgatósággal együtt, a GIDOC keretében dolgozik egy valamennyi intézményre érvényes iratrendezési terv és egy közös dokumentummegőrzési lista létrehozásán. 2. Helyszínek Miután racionalizálta állományát annak érdekben, hogy felkészüljön egy jövőbeli költözésre, valamint hogy a főigazgatóságok iratmegőrzési terveinek megfelelően (lásd a dokumentumok kezeléséről szóló, július 2-án elfogadott Elnökségi határozat 6. cikkének (2) bekezdését) helyet szabadítson fel a főigazgatóságok irattárba helyezett dokumentumai számára, a Történeti Irattár Osztály létrehozott egy elektronikus tárolási tervet, amely lehetővé teszi a gyors reagálást az irattárba helyezett fontos iratok esetén, valamint a levéltár feldolgozásra váró részének nyomon követését. 3. Számítógépesítés 3.1. Hardver Ez a szakasz nem érdekes a történeti irattár szempontjából. Az osztály hardver-, szerver- és adatbázis-kezelését az ITEC Főigazgatóság látja el Szoftver Ajánlati felhívás a CLARA adatbázis-kezelő szoftverről a korszerűbb CLAVIS-ra történő átállásra A történeti irattár 2000 óta használja a CLARA nevű irattárkezelő szoftvert az ARDOC adatbázisának kezelésére. Ehhez az adatbázishoz (az intranetes oldalon) online lehet hozzáférni, és DV\ doc 9/20 PE /BUR/ANN

12 egy továbbfejlesztett változatát használja maga az osztály, az Elnökség titkársága és a Főtitkári Hivatal ben új, a Parlament informatikai környezetében történt változásokat jobban tükröző új adatbázis (CLAVIS) létrehozására irányuló projekt indult. A projekt jelen leg a bevezetési szakaszban van, amelynek során egy januárban meghirdetett közbeszerzési eljárás keretében az új adatbázishoz a műszaki háttér beszerzésére kerül sor végéig a szerződést még nem ítélték oda Befejeződött az ELEURA dokumentumkezelő szoftverrel kapcsolatos munka A Történeti Irattár Osztály az elektronikus archívumok osztályozására és kezelésére a DG ITEC által megkötött keretszerződés értelmében szerződést kötött az ELEURA elnevezésű szoftver kifejlesztésére. A szerződés szerinti munka 2013 közepén befejeződött, azonban észleltek néhány hibát, amiről tájékoztatták a szerződő felet. Az alkalmazás 2013 végén még mindig tesztelés alatt állt. 4. Közbülső irattárak A főtitkár október 1-jei határozatával indította el a Parlament szervezeti egységei által fenntartott jelenlegi és közbülső irattárak megőrzésére egységesen érvényes eljárásokat (a megőrzés időtartamát, a végleges elhelyezést megsemmisítés vagy áthelyezés a történeti irattárba, valamint a közzétehetőség mértékét) meghatározó iratmegőrzési tervek kidolgozására irányuló projektet. Minden főigazgatóságnak ki kell dolgoznia a Történeti Irattár Osztállyal való együttműködési tervét. Ezeket a terveket később összehangolják, hogy a Parlament egésze egységes tervet használhasson (közös iratmegőrzési jegyzék). Az Elnökség július 2-i határozatában (6. cikk) jóváhagyta ezt a döntést, és kimondta, hogy január végéig az összes iratmegőrzési tervet el kell fogadni. A történeti irattárak által küldött anyagokat csak ezt követően fogadhatja be az osztály végéig csak a DG COMM és az új/jövőben létrehozandó főigazgatóságok (EPRS és SAFE) iratmegőrzési jegyzékét fogadták el. 5. Történeti irattárak 5.1. A felhasználók/kutatók számára nyújtott szolgáltatások Az Elnökség július 2-i határozata 1 megerősítette, hogy a történeti irattárak fő célja az ott letétbe helyezett dokumentumok Parlamenten belüli hozzáférhetővé tétele, valamint a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés biztosítása (8. cikk). A forrásdokumentumokhoz való minél szélesebb körű hozzáférés érdekében a Történeti Irattár Osztály számos módon népszerűsíti archív gyűjteményét: 1. Dokumentációs információ az ARCDOC adatbázisban: 1 Lásd: Az Európai Parlament dokumentumainak kezelésére vonatkozó szabályok PE /BUR/ANN 10/20 DV\ doc

13 Az ARCDOC több mint ötmillió dokumentumot tartalmaz ban az adatbázisban 490 keresést regisztráltak (a évi 552 kereséshez képest kicsit kevesebbet). 2. Intranetes oldal A történeti irattár intranetes oldala az alábbi címen érhető el: Az adatbázis mellett számos történeti részt is tartalmaz: A Parlament egykor : a Parlament egykori tevékenységéről szóló tematikus kérdésekhez kapcsolódó cikkek (2013-ban öt dokumentum); a Parlament egykori elnökei és főtitkárai (az intranetes oldalon számos elnökkel és főtitkárral készült videóinterjú, valamint irattáruk elemzése is megtalálható); korábbi képviselők (jelenlegi és volt képviselőktől származó irattárak, életrajzok, irattári és tematikus elemzések). Adatbázis: Az egyedi felhasználók száma a történeti irattár intranetes oldalán 2013-ban volt. 3. Fejezetek az Europarl honlapon Dokumentációs Szolgálat; Iratanyagok és gyűjtemények; a Parlament egykor; kiadványok; Simone Veil-hagyaték; korábbi képviselők anyagai. A tartalom tekintetében teljes átalakítást terveznek, amelyre az Europarl honlap korszerűsítésének befejeztével kerül majd sor (a tervek szerint olyan dinamikus oldalakat alakítanának ki, amelyeket az egyes operatív egységek információval tölthetnek fel). 4. A nagyközönség dokumentumokra/tájékoztatásra irányuló távoli kéréseinek kiszolgálása ben, telefonon stb ban a kutatókat segítő csapat 807 kéréssel foglalkozott, és több mint dokumentumot bocsátott rendelkezésre. Ezek a számok 2012-höz képest (771 kérés és dokumentum) növekedést jelentenek. 5. A történeti dokumentumok helyszíni tanulmányozása a történeti irattár helyiségeiben a Front Office csapata segítségével 25, az anyagokat részletesen tanulmányozni kívánó, 1-től 28 napig terjedő időtartamú egyéni tanulmányi látogatásra került sor, amelyek során a történeti archívum munkatársai technikai és dokumentációs segítséget nyújtottak. A tanulmányi látogatások átlagosan hosszabbak voltak, mint a korábbi években. Az év folyamán közel 60 látogató vett részt csoportos látogatáson. 6. Gyakornokok Három Schuman-gyakornokot alkalmaztak, akik közül az egyik tanulmányokon dolgozott és segített a történeti irattár könyvtára és az AKCS-gyűjtemény átrendezésében. Egy másik DV\ doc 11/20 PE /BUR/ANN

14 gyakornok átrendezte a mágnesszalagokon található felvételek katalógusát, a harmadik pedig elkészítette a Pöttering-interjúhoz szükséges dokumentációt. 7. Tanulmányok és kiadványok Két történeti kiadványt Egyenlő esélyekkel: a Nőjogi Bizottságok 1979 és 1999 között és Szaharov-díj: 25 év Az Európai Parlament a gondolatszabadságért osztottak szét a képviselők és a parlamenti alkalmazottak, valamint a Parlamenten kívül tudományos szervezetek között. Az AKCS EU Parlamenti Közgyűlés novemberi addisz-abebai plenáris ülésén a képviselők rendelkezésére bocsátották az 1993 és 2012 között az AKCS EU Parlamenti Közgyűlés által elfogadott valamennyi határozat kétnyelvű szövegét tartalmazó cd-t. 8. Kiállítások 2013-ban Strasbourgban a Nemzetközi Nőnap márciusi és a Szaharov-díj 25. évfordulójának novemberi megünneplése alkalmából két kiállítást szerveztek plakátokból, dokumentumokból és képekből. A Szaharov-díj évfordulója alkalmából rendezett kiállítást Schulz elnök úr nyitotta meg korábbi díjazottak jelenlétében. 9. Az anyagok történeti leírása A leírások történeti áttekintést kívánnak nyújtani a kutatók számára az ARCDOC adatbázisban rendelkezésre álló dokumentációs sorozatról ban kezdetét vette a leírások teljes felülvizsgálata. 10. A történeti archívum és a Könyvtár történeti részlege egy történeti információs szolgálatot és egy olvasótermet biztosít a belső és külsős felhasználók részére. E szolgáltatások hozzáférést biztosítanak a két egység által őrzött történeti dokumentumokhoz az európai integráció történetében elmélyülni kívánó valamennyi kutató számára. 11. Interjúk az Európai Parlament volt elnökeivel és főtitkáraival E projekt célja a Parlament egykori elnökeivel és főtitkáraival kapcsolatos irattári gyűjtemények olyan kimagasló személyiségekkel készített videóinterjúkkal való bővítése, akik jelentős szerepet játszottak az intézmény történetében. A projekt a DG COMM-mal (Audiovizuális Osztály) együttműködésben zajlik, és az interjúk az egykori elnökök és főtitkárok zömével már el is készültek. Két elnökkel (Buzek és Schulz) és két főtitkárral (Priestley és Rømer) még nem készült interjú. Ez utóbbiak irattárát is elemezni fogják (még meg kell azokat kapni Pötteringtől, Schulztól és Rømertől). Az interjúkat tartalmazó intranetes oldalon a dokumentumok széles skálája is megtalálható (életrajzok és az érintettek archív gyűjteményéből származó dokumentumok) ( 12. Új eljárás a volt EP-képviselők irattári anyagainak feldolgozására A képviselők és volt képviselők magánirattárának beszerzésére irányadó, július 4-i elnökségi határozattal elfogadott eljárás keretében 2012-ben két új irattár (Doyle és Wallis) PE /BUR/ANN 12/20 DV\ doc

15 beszerzésére került sor, melyek feldolgozását 2013-ban végezték el. Ugyanennek keretében két további archívumot (Muscardini és Varvitsiotis) szereztek be 2013-ban Irattári feldolgozás Irattári anyagok és beszerzések 2013-ban A történeti irattárak jelenleg rendelkezésre álló anyagát összesen mintegy folyóméternyi 1, részben feldolgozás alatt álló jogalkotási és adminisztratív jellegű gyűjtemény alkotja. Ezek nem kimerítő jegyzéke a mellékletben található. Az irattári anyagokat két szakaszban dolgozzák fel: Papíralapú irattári anyagok: 2013-ban 200 folyóméternyi papíralapú dokumentum érkezett a rendszeres átadások keretében (szóbeli vá laszt igénylő kérdések, eredeti jogi aktusok, különféle bizottságok (PETI, JURI, LIBE) anyagai stb.) A főbb átadott anyagok a következők voltak: PR és eredeti AM m Szóbeli választ igénylő kérdések m A plenáris ülés jegyzőkönyvei m PETI bizottság m JURI bizottság 9 m LIBE bizottság 26 m Megállapodások (a Tanács által küldött DVD-ken) 30 megállapodás Együttdöntési eljárások Az irattárban letétbe helyezett eredeti jogi aktusok 79 határozat 80 dokumentum Kommunikációs Főigazgatóság poszter Korábbi képviselők anyagai: Muscardini/Varvitsiotis Adminisztratív dokumentumok A Pöttering-elnökség vendégkönyve 0,70 m 1 m 2 könyv Rendezés, azonosítás, leírás (papíralapú vagy elektronikus irattárak), valamint digitalizálás (papíralapú irattárak): ebben a szakaszban történik az anyagok azonosítása és rendszerezése az igazgatási vagy történeti jelentőséggel nem rendelkező dokumentumokat kiselejtezik (354/83/EK, Euratom rendelet 7. cikke). Ezt követi az anyagok szintek szerinti, az ISAD(G) irattári szabványoknak megfelelő (sorozatok és akták), számos kritériummal összhangban történő leírása, majd közvetlenül az adatbázisba való bevezetése. Ezt a munkát 1 A folyóméterek száma összességében nem változik függetlenül attól, hogy az irattár mennyi anyagot kap mivel rendszeresen adnak át anyagokat az Európai Unió Történeti Levéltárának Firenzébe. DV\ doc 13/20 PE /BUR/ANN

16 külső cég végezte el, a négy polgári kezdeményezés akta kivételével, amelyeket egy új levéltárosi munkacsoport dolgozott fel ben folytatódni fog az a folyamat, amelynek keretében fokozatosan belsőleg elvégzett feladattá teszik a levéltári feldolgozó munkát. Bevitel az adatbázisba (digitalizált dokumentumok vagy a dokumentumokat eredeti formátumukban tároló elektronikus irattárak esetén): 2013-ban több mint anyagot (hasonló dokumentumok csoportja: rendszerint egy dokumentum összes nyelvi változata) vittek be az adatbázisba. Ezek megoszlása a következő: ARCDOC 2013-ban felvett anyagok RP PR/DE QP PV PT DE OD Vcred it Pres. Az Alapjogi Charta Konventje Összesen AC AH PE PE PE PE PE PE PE ÖSSZE SEN FI AO CIG ACP SG MEP 04EV - Enrico Vinci WAL - WALLIS, Diana 007DOY - DOYLE, Avril JP - J.Priestley 6 PE /BUR/ANN 14/20 DV\ doc

17 ban összesen: = Összesen: 488 Akták Algyűjte mények Gyűjtem ények RP PR/DE QP PV PT DE OD Pres. FI AO ACP SG MEP CIG Parlamenti jelentések Állásfoglalási indítványok és írásbeli nyilatkozatok Parlamenti kérdések Jegyzőkönyvek (ülések és bizottsági ülések) Petíciók Az ülések szó szerinti jegyzőkönyve: teljes viták és beszédek Irányítótestületek anyagai (Elnökség, Elnökök Értekezlete és quaestorok) Az elnök hivatalának dokumentumai Fényképes dokumentumgyűjtemény (választási kampányok plakátjai) Hivatalos jogi aktusok; Megállapodások az Arab Együttműködési Tanáccsal Parlamenti szervek a fejlesztési együttműködés területén A Főtitkári Hivatal dokumentumai Képviselők irattári anyagai Kormányközi konferenciákhoz kapcsolódó dokumentumok Megvannak a tervek arra, hogy a papíralapú dokumentumok digitalizálásán túlmenően a parlamenti bizottságok és küldöttségek üléseiről készült felvételeket is digitalizálják ban egy tételnyi kazetta hozzávetőleg órányi felvétel digitalizálására került sor. A feldolgozott papíralapú irattárak áthelyezése a firenzei Európai Egyetemi Intézethez: A többi uniós intézmény nevében eljáró Bizottság és az Európai Egyetemi Intézet között november 17-én aláírt szerződés értelmében, valamint az irattárakkal foglalkozó intézményi munkacsoport ülésein hozott döntések révén a történeti irattár 51 folyóméternyi irattári anyagot helyezett át: DV\ doc 15/20 PE /BUR/ANN

18 Állásfoglalási indítványok PE Írásbeli választ igénylő kérdések PE Szóbeli választ igénylő kérdések PE3 PE4 3 Egységes szerkezetbe foglalás: plenáris ülések jegyzőkönyvei AC PE0; írásbeli választ igénylő kérdések AC-PE1; parlamenti jelentés PE0 PE2; állásfoglalásra irányuló indítvány PE1 PE2 5 ÖSSZESEN 51 folyóméter A bizalmas iratok kezelésével foglalkozó szolgálat Az Elnökségi Szolgálatok Igazgatóságához tartozó szervezeti egység, a Minősített Adatok Osztálya feladata lesz a minősített (azaz a korlátozott hozzáférési szint feletti) dokumentumok tárolása, valamint azok átvizsgálása minősítésük feloldása céljából, amennyiben létrehozásuk óta 25 év eltelt (az Elnökség június 6-i határozata). A nem nyilvánosságra hozható információkat (bizalmas vagy személyes adatok, illetve vállalkozások gazdasági érdekeit érintő információk) tartalmazó egyéb dokumentumok kezelése tekintetében új szabályok kidolgozása folyik a következő célokból: a június 6-i elnökségi határozat felváltása (az új elnökségi határozatot ban elfogadták); EPRS-szintű végrehajtási intézkedések meghatározása az iratkezelésről szóló július 2- i elnökségi határozathoz és a október 25-i főtitkári határozathoz. 6. Kapcsolat nemzetközi intézményekkel, illetve szakmai és felsőoktatási szervezetekkel A nemzetközi irattári szolgálatokkal folytatódott az együttműködés, továbbá európai (Németország, Franciaország, Olaszország, Belgium, Spanyolország, Szlovénia, Lengyelország, Dánia, Görögország és Luxemburg) és nem európai (USA, Ukrajna, Grúzia és Kína) egyetemekről érkeztek egyéni kutatók. Látogatást tettek még: külső csoportok: szenegáli parlament; tunéziai parlament; Sienai Egyetem; American University, Washington; intézményközi gyakornokok csoportja; belső csoportok: több csoport az Állampolgári Tájékoztatáskérések Osztályáról. A történeti irattár kiadványait a tudományos és a szakmai szervezetek széles körében terjesztik (egyetemek, levéltárak és könyvtárak). Az európai integráció történetét posztdoktori képzés keretében Luxemburgban tanulmányozó hallgatók rendszeresen a történeti irattár forrásait használják kutatásaikhoz. Egyre fontosabbá válik az EU firenzei központi történeti irattárával való együttműködés. Miközben a 354/83/EGK tanácsi rendelet jövőbeli felülvizsgálata keretében az új együttműködési módokat vizsgálják, az EP Történeti Irattár Osztálya erősíti és pontosítja archívumainak elhelyezési és leírási módjait, hogy harmonizálja gyűjteményei megjelenését a firenzei archívuméval, és hogy azok DTD/EAD formátumban szerepelhessenek az Archives Portal Europe-on. PE /BUR/ANN 16/20 DV\ doc

19 Számos találkozóra került sor Firenzében. A történeti irattár június 24-én megszervezte a kétévente sorra kerülő intézményközi találkozót is az Európai Unió történeti irattárai számára, melynek során elsősorban a 354/83/EGK tanácsi rendelet felülvizsgálatát vitatták meg. DV\ doc 17/20 PE /BUR/ANN

20 MELLÉKLET A közbülső vagy történeti irattár részét képező főbb dokumentumfajták és gyűjtemények leírása A Parlament tevékenységéből származó dokumentumok A plenáris ülések jegyzőkönyvei: az elnök által aláírt eredeti példányok (1960 óta) valamennyi nyelven; a Hivatalos Lapban közzétett jegyzőkönyvek (teljes anyag 1952-től kezdve, papíralapon) kizárólag francia nyelven. Viták: teljes anyag, minden nyelven 1952-től (mikrofilmen és/vagy digitális változatban); a szerzők által kézírással javított anyagok nem teljes gyűjteménye. Állásfoglalások/Állásfoglalási indítványok: a teljes anyag 1952-től. A bizottsági és küldöttségi ülések jegyzőkönyvei 1952-től (a küldöttségi ülések esetében részleges gyűjtemény). Parlamenti bizottságok jelentései 1952-től és előkészítő dokumentumok: Ad hoc közgyűlés ( ); ESZAK-közgyűlés ( ); Az EPA és az Európai Parlament a közvetlen választást megelőzően ( ); Európai Parlament első parlamenti ciklus ( ); Európai Parlament második parlamenti ciklus ( ); Európai Parlament harmadik parlamenti ciklus ( ); Európai Parlament negyedik parlamenti ciklus ( ); Európai Parlament ötödik parlamenti ciklus ( ); Európai Parlament hatodik parlamenti ciklus ( ). Petíciók: teljes anyag 1955-tól 2007-ig. Parlamenti kérdések (írásbeli és szóbeli választ igénylő kérdések, valamint a kérdések órájában feltett kérdések): teljes anyag. Írásbeli nyilatkozatok. Hangfelvételek, nem teljes anyag (mintegy hangkazetta a bizottsági, küldöttségi és AKCS irányítótestületi ülésekről), 1992-től 2010-ig. Politikai szervek dokumentumai Elnöki archívumok: Simone Veil irattári anyagai (elnök: ) (leltározva, részben nyilvánosak); Pieter Dankert irattári anyagai (elnök: ) (leltározva); PE /BUR/ANN 18/20 DV\ doc