A főtitkár D(2008) FELJEGYZÉS AZ ELNÖKSÉG TAGJAI RÉSZÉRE

Átírás

1 A főtitkár D(2008) FELJEGYZÉS AZ ELNÖKSÉG TAGJAI RÉSZÉRE Tárgy: 4. tájékoztató jelentés az EP Történeti Irattáráról és az Irattár és Dokumentációs Központ (CARDOC) tevékenységéről 2007 (Az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról szóló, a szeptember 22-i 1700/2003/EK, EURATOM rendelet által módosított február 1-jei 354/83/EGK, EURATOM tanácsi rendelet 9. cikkének (2) bekezdése) ELŐZMÉNYEK Az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról szóló, a szeptember 22-i 1700/2003/EK, EURATOM rendelet által módosított február 1-jei 354/83/EGK, EURATOM tanácsi rendelet 9. cikkének (2) bekezdése kimondja, hogy valamennyi intézmény évente tájékoztatást tesz közzé levéltári tevékenységeiről. E rendelkezés célja, hogy jobban megismerhető legyen az intézmények irattári dokumentáció megismertetésére irányuló tevékenysége a polgárok, különösen az Európai Unió története iránt érdeklődők (történészek, kutatók, egyetemi oktatók és hallgatók) számára. Az Irattár és Dokumentációs Központ (CARDOC) tevékenységéről szóló jelentés megfelel az EU intézményei és szervei döntése révén létrehozott Intézményközi Irattári Együttműködési Csoport által meghatározott szabványnak. Kitér például az Elnökség december 16-i ülésén hozott döntésben ( A tájékoztatás és az átláthatóság megerősítése: az EP irattárai ) kitűzött célok megvalósítására, különösen az EP irattárainak a CARDOC-ban történő központosítására, az irattár modernizálására (az interneten/intraneten elérhető adatbázisok adatainak digitalizálása és nyilvánossá tétele) és az irattári dokumentumok nyilvánosság számára való elérhetőségére. Figyelembe veszi továbbá az Elnökség október 10-i, a volt képviselők letétbe helyezett iratainak kezeléséről szóló határozatát. ÖSSZEGZÉS Felkérjük az Elnökséget, hogy vegye tudomásul az EP történeti irattárának évi tevékenységéről szóló jelentést, és engedélyezze annak terjesztését, ideértve a többi intézmény számára történő továbbítását, illetve nyilvánosságra hozatalát az Európai Parlament internetes/intranetes honlapján. Harald RØMER NT\ doc PE /BUR

2 Melléklet: Tájékoztató jelentés 2007 NT\ doc 1/18 PE /BUR

3 Melléklet Luxembourg, április TÁJÉKOZTATÓ JELENTÉS az EP TÖRTÉNETI IRATTÁRÁRÓL valamint az IRATTÁR ÉS DOKUMENTÁCIÓS KÖZPONT (CARDOC) TEVÉKENYSÉGÉRŐL 2007 (Az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról szóló, a szeptember 22-i 1700/2003/EK, EURATOM rendelet által módosított február 1-jei 354/83/EGK, EURATOM tanácsi rendelet 9. cikkének (2) bekezdése) NT\ doc 2/18 PE /BUR

4 TARTALOM Bevezetés 3 1 Igazgatás Költségvetés Személyzet Képzések Belső kommunikáció és együttműködés 6 2 Helyiségek 8 3 Automatizálás Hardver Szoftver 9 4 Közbülső irattárak 9 5 Történeti irattárak A felhasználók/kutatók kiszolgálása Irattári feldolgozás 12 6 Kapcsolat a nemzetközi intézményekkel, szakmai és felsőoktatási szervezetekkel 13 7 Intézményközi együttműködési csoport 13 NT\ doc 3/18 PE /BUR

5 Bevezetés E jelentés az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról szóló, a szeptember 22-i 1700/2003/EK, EURATOM rendelet által módosított február 1-jei 354/83/EGK, EURATOM tanácsi rendelet 9. cikkének (2) bekezdésének megfelelően készült. E jogszabály kimondja, hogy valamennyi intézmény évente tájékoztatást tesz közzé levéltári tevékenységeiről. A jelentés tájékoztatást ad az EP Történeti Irattáráról és az azt kezelő Irattár és Dokumentációs Központ (CARDOC) tevékenységéről 1 A és évi újraindítási szakaszt követően a év a történeti irattári anyag átvételére és kezelésére vonatkozó általános stratégia kidolgozásának és végrehajtásának első éve volt. E tevékenység legfontosabb elemei a következők voltak: a történeti irattári anyagnak tekintett és beszerzendő irattári anyag meghatározása és beszerzése; a volt képviselők anyagainak archiválására vonatkozó politika kidolgozása; a Cahiers du CARDOC (CARDOC-füzetek) című új kiadványsorozat elindítása; a Simone VEIL anyag minősítésének megszüntetése. Az új intézkedések egyébként egy már kialakított intézkedési körbe illeszkednek, mely az Elnökség december 16-i, A tájékoztatás és az átláthatóság megerősítése: az EP irattárai című határozatának következetes végrehajtására irányul. E határozat, mely a CARDOC tevékenységének alapját képezi, három stratégiai célkitűzést határoz meg (ezeket az alábbiakban soroljuk fel, a végrehajtott intézkedésekkel együtt): Az EP történeti irattárának centralizálása: a volt képviselők anyagainak archiválására vonatkozó politika ésszerűsítését célzó elnökségi határozatra tett javaslat (lásd a 4. fejezetet); iránymutatás elfogadása az adminisztratív iratokról (azok a dokumentumok, melyek nem a jogalkotási és politikai feladatok ellátásával kapcsolatosak), melyek történeti értékkel bírhatnak, következésképpen beszerzendők (lásd a 4. fejezetet); új anyagok átvétele az Európai Parlament több szervezeti egységétől (lásd a 4. fejezetet); a parlamenti bizottságok és delegációk üléseiről, valamint az AKCS-ülésekről készült magnófelvételek átvétele digitalizálásra (lásd a 4. fejezetet); a CARDOC kezdeményezésére a CARDOC, a Postai és a Nyilvántartási osztályok képzéseket tartottak az irattári dokumentumok kezeléséről [a Továbbképzési Osztály szervezésében] (lásd az 1.3 fejezetet). Az irattár automatizálása (lásd az 5.2 fejezetet): a régi iratok 2002-ben indult digitalizálása folytatódott az Európai Parlament jellemző jogalkotási dokumentumainak körében (jelentések, parlamenti kérdések, állásfoglalásra irányuló javaslatok, viták), több mint dokumentum digitalizálásával és osztályozásával; az EP elnökei irattárainak feldolgozása folytatódott Baron Crespo, Klepsch, Hänsch, Gil- Robles elnökök dokumentumtárának digitalizálásával és osztályozásával. 1 A jelentés tartalmazza a évhez képest elért eredményeket. A CARDOC felépítésével és feladataival kapcsolatos alapinformációkat lásd a évről szóló 1. tájékoztató jelentésben. NT\ doc 4/18 PE /BUR

6 A dokumentumok megnyitása az európai integráció története iránt érdeklődő kutatól és polgárok előtt (lásd az 5.1 fejezetet): történeti szempontú tanulmány került közlésre a CARDOC értékes történeti anyagainak megismertetésére, a Római Szerződések 50. évfordulójának alkalmából, címe: Az egységes Parlament felé. Ezt követően a évi Az európai konvent című tanulmány megjelentetésével indult útjára az új, Cahiers du CARDOC (CARDOC-füzetek) című kiadványsorozat, melynek célja a CARDOC irattári anyagának felhasználásával készült történeti tanulmányok közlése (nyomtatott formában, CD-n, vagy az interneten); a volt EPképviselők nemzeti alapítványoknál vagy egyesületeknél elhelyezett irattárának kezelésére vonakozóan az Elnökség új szabályzatot alakított ki, ezt követően pályázat került meghirdetésre; az egyetemi körökkel ápolt kapcsolatokat fenntartottuk és elmélyítettük; folytatódott a gyakornokok és tanulmányi látogatók fogadása. E látogatások során a történeti témák feldolgozásáról és a régi anyagok irattári kezeléséről esik szó; az ARCDOC intranetes oldalt és adatbázist továbbra is rendszeresen felkeresik az intézmény belső felhasználói, noha az év végén karbantartási munkálatok miatt a közönség csak korlátozottan férhetett hozzá az ARCDOC-hoz; a dokumentumok minősítésének megszüntetésével foglalkozó bizottság javaslatára a főtitkár határozott az EP első elnöke, Simone VEIL irattára minősítésének megszüntetéséről; az ARCDOC adatbázisának intraneten és interneten történő megjelenítésével kapcsolatos problémát az Informatikai Igazgatóság megoldotta. Így 2008-ban lehetségessé válik az adatbázis nyilvánossá tétele. 1. Igazgatás 1.1 Költségvetés A CARDOC 2006-ban az EP költségvetésének három költségvetési tételét kezelte, ezek közül az egyik három aljogcímet tartalmaz ( /02/03): Tétel Megnevezés Kapcsolódó tevékenység Műszaki berendezések és felszerelések: irattár Gépek karbantartása (főleg lapolvasók/nyomtatók) Dokumentációs és könyvtári költségek: könyvek, előfizetések, újságok, folyóiratok és médiatári termékek az Elnökségi Főigazgatóság számára Könyvek, folyóiratok vásárlása a főigazgatóság számára Az irattári gyűjtemény költségei: Az Európai Parlament és szervei archív állományának feldolgozása minden adathordozón és archív állomány beszerzése helyettesítő adathordozón Irattári jellegű külső szolgáltatások NT\ doc 5/18 PE /BUR

7 Az irattári gyűjtemény költségei: Az Európai Parlament képviselői által adományok vagy hagyaték formájában letétbe helyezett iratok feldolgozása A képviselők/volt képviselők iratai kezelésének társfinanszírozása Az irattári gyűjtemény költségei: Anyagok és szolgáltatások az Irattár és Dokumentációs Központ (CARDOC) számára Speciális anyagok és szolgáltatások A legtöbb innováció a számú tétel 02 aljogcíméből került finanszírozásra: aljogcím: Az Elnökség 2005-ben hozott határozata felfüggesztette a volt EPképviselők irattári anyagainak feldolgozására szánt aljogcím végrehajtását; az Elnökség ugyanis új politikát kívánt alkalmazni a volt képviselők dokumentumait illetően. Az Elnökség április 26-án határozott a volt EP-képviselők irattárának kezelési politikájáról és megbízta a főtitkárt, hogy terjesszen be javaslatokat e dokumentumok az EP-től és az Európai Unió Történeti Levéltárából (AE) való közvetlen átvételére, illetve az ilyen irattárakkal foglalkozó nemzeti alapítványok támogatási módjának egyszerűsítésére vonatkozó szabályzatot illetően. Ez utóbbi fellépést illetően az Elnökség október 10-i határozatában új támogatási szabályokat határozott meg. Ennek alapján 2007 novemberében pályázat került meghirdetésre, mely ban zajlik majd. 1.2 Személyzet A felvett személyzet A CARDOC személyzeti létszáma összességében 27 álláshelyből áll, noha ez a szám egy nyugdíjba vonulás miatt megürült álláshely megszüntetésével és egy másik álláshely ideiglenes betöltésével (a tisztviselő nyugdíjba vonulásáig) alakult ki. Az álláshelyek közül 5 koordinációs és irányítási feladatok ellátására szolgál, 22 pedig az osztály tipikus tevékenységeihez kapcsolódik (irattár, adatbázisok kezelése, informatika, információk terjesztése, dokumentáció). Az osztály feladatok szerint szerveződik: I dokumentumok fogadása minden adathordozón továbbítás Firenzébe levelezés irányítása II dokumentumok azonosítása ( konszolidálás ) állomány kezelése III dokumentumok terjesztése olvasótermi szolgálat az olvasótermi könyvek és számítástechnikai eszközök kezelése belső és külső közönségkapcsolatok fejlesztése és irányítása IV mikrofilmtár kezelése mikofilmtár katalogizálása V adminisztráció, költségvetés, IT NT\ doc 6/18 PE /BUR

8 VI az ARCDOC adatbázis kezelése az adatbázis fejlesztésére vagy új adatbázisokra irányuló kezdeményezések VII tanulmányok VIII az EP szervezeti egységeitől ad hoc érkező dokumentumok kezelése NT\ doc 7/18 PE /BUR

9 IX a CARDOC kiadványainak szerkesztése a nyomdával együttműködésben történeti és irattári témájú események tervezése és szervezése (kiállítások stb.) a CARDOC intranetes oldalának frissítése, új anyagok feltöltése (nem kizárólagos feladatkör) Külső személyzet Az irattári feladatokkal megbízott külső személyzet száma 9-11 egységre nőtt házon belül. 1.3 Képzések A CARDOC által nyújtott képzések A CARDOC, a Nyilvántartási és a Hivatalos Levelezési Osztály szakemberei a Továbbképzési Osztály égisze alatt 6 képzést tartottak az irattári és dokumentációs tevékenységről. A képzéseken nagy számban (kb. 90 fő) vettek részt az EP minden főigazgatóságáról. A Könyvtár több tisztviselő munkatársa is kapott ad hoc képzést az ARCDOC adatbázis működéséről és használatáról. Kapott képzések A CARDOC szakmai személyzetét arra buzdítottuk, hogy külső szakmai szervezeteknél (Archives de France stb.) vagy nemzetközi konferenciák (például az elektronikus archívumokról szóló márciusi párizsi nemzetközi konferencia) révén fejlessze és tegye naprakésszé tudását. Új tisztviselők A CARDOC ezen kívül hozzájárult az EP-hez felvételt nyert új tisztviselőknek szánt, az intézményt bemutató programhoz is (EPIC); a CARDOC mutatja be az osztályon elérhető keresési módszereket, illetve a dokumentumok leadásának módját. 1.4 Belső kommunikáció és együttműködés A CARDOC osztály az Elnökségi Főigazgatóság része, azon belül is az A Igazgatósághoz tartozik (Elnökségi Szolgálatok). Ezért kiemelt kapcsolatokat ápol e főigazgatóság osztályaival (a Nyilvántartási és a Hivatalos Levelezési Osztállyal való együttműködés általános célkitűzés minden évben): Nyilvántartási Osztály - Dokumentum-kérések Ez az osztály a polgárok által kért tematikus dokumentumokért fordul a CARDOC-hoz ben 276 ilyen kérést továbbítottak. - A bizalmas minősítés feloldására irányuló kérelmek A bizalmas dokumentumokkal kapcsolatos kérelmeket a CARDOC először a Nyilvántartási Osztályhoz továbbítja előzetes értékelés végett ben körülbelül húsz ilyen kérést továbbítottak. NT\ doc 8/18 PE /BUR

10 - A bizalmas dokumentumok szolgálata (SDC) Ezt a szolgálatot a Nyilvántartási Osztály irányítja, de ezidáig a CARDOC végezte a bizalmas dokumentumtárból kivett dokumentumok tárolását. A CARDOC és az SDC vezetői megállapodtak arról, hogy idővel az utóbbi biztosítja majd a dokumentumok tárolását. A CARDOC raktárában tárolt bizalmas dokumentumok egy része 2007-ben átkerült megőrzésre az SDC-hez. - Visszaminősítés A dokumentumok többnyire nyilvánosak, a Parlament és a Tanács (az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumainak nyilvánosságáról szóló) 1049/2001 rendeletének megfelelően. Vannak ugyanakkor kivételek (az rendelet 4. és 9. cikke szerint); ilyenek például az egyének magánéletével, illetve a természetes vagy jogi személyek üzleti érdekeivel kapcsolatos dokumentumok. Igaz ugyan, hogy a történeti irattárak esetében az 1700/2003/EK, EURATOM tanácsi rendelet által módosított 354/83 rendelet értelmében a dokumentumok, a keltezésüktől számított 30 év múltán nyilvánosak lesznek. Az említett kivételek azonban továbbra is érvényben maradhatnak a harmincéves határidőn túl is, ha a bizalmasság kimondását indokló feltételek továbbra is fennállnak. Ebből következik, hogy e dokumentumok esetében a nyilvánossá tétel nem lehet automatikus, és előzetes értékelésre van szükség. A 354/83 rendelet ezért mondja ki, hogy azokat a bizalmas dokumentumokat, amelyek a harmincéves határidő elmúltával nyilvánossá válhatnak, 25 évvel a keltezésük/átvételük után vissza kell minősíteni. A 25 évesnél régebbi dokumentumok rendszeres értékelésének biztosítása érdekében a CARDOC és a Nyilvántartó Osztály visszaminősítési bizottság felállítását indítványozta a főtitkárnál és az Elnökségnél, amelyben részt vesz az adatvédelmi megbízott és a Jogi Szolgálat képviselője is. A bizottság tesz javaslatot a főtitkárnak mind az általános visszaminősítési feltételekre, mind pedig az irattár anyagainak, vagy azok egyes részeinek visszaminősítésére vonatkozóan. A visszaminősítési feltételek meghatározását követően (a főtitkár október 31-i határozata), a bizottság 2007 folyamán többször is ülésezett, és javaslatot tett a főtitkárnak az Európai Parlament első közvetlenül választott elnöke, Simone VEIL irattárának visszaminősítésére. A főtitkár határozatát (mely szerint sok dokumentum bizalmas minősítésű marad) november 19-én fogadták el. Levelezési Osztály A Levelezési Osztállyal folyatott együttműködés a közösen szervezett képzések szintjén valósult meg (lásd az 1.3 fejezetet). Az A Főigazgatóság Költségvetési/Pénzügyi Osztálya Ez az osztály felel a költségvetés végrehajtásáért, előzetes ellenőrzéséért és a közbeszerzési eljárások lebonyolításáért. A CARDOC-kal intenzív kapcsolatokat ápol: a Költségvetési/Pénzügyi Osztály több mint 160 költségvetési műveletet hajtott végre és ellenőrzött (leginkább kiadási tételeket, kifizetési megbízásokat és megrendelő lapokat). Továbbá nélkülözhetetlen szerepet játszott minden, a költségvetésre hatást gyakorló művelet végrehajtása és ellenőrzése technikai részének kidolgozásában, különösen a volt képviselők irattárai kezelésének támogatásátra kiírt pályázat esetében (lásd az 1.1 (Költségvetés) fejezetet). Informatikai és Telekommunikációs Főigazgatóság NT\ doc 9/18 PE /BUR

11 Néhány, a főigazgatósággal 2007 során közösen megoldott a probléma (lásd a 3. pontot is - Automatizálás) - a Business Process Management (üzleti folyamatok menedzsmentje, BPM) elemzés elkészítése az új CARDOC-adatbázis projekt keretében, amely megalapozza az igényfelmérés és a fejlesztés további szakaszait; - az ARCDOC adatbázis jobb konfigurációban (UNICODE, még inkább felhasználóbarát megjelenés az intraneten, megfelelés az EUROPARL szabványainak) való internetes és intranetes közlését támogató műveletek (terhelési tesztek stb.). A CARRDOC más főigazgatóságok szolgálataival is gyakran kapcsolatba lép: Kommunikációs Főigazgatóság A Kommunikációs Főigazgatóságnak jelentős közreműködést biztosítottunk az Európai Parlament megalakulásának 50. évfordulójára készült kiadványok megvalósításához. A munkában részt vevő tanárok által felhasznált anyagok nagy részét a CARDOC kutatói biztosították. IPOL, EXPO, PERS, FINS és IFIN Főigazgatóság Együttműködés kezdődött e főigazgatóságok egyes szolgálataival a jogi és adminisztratív irattár CARDOC-nak történő átadásának módjáról. Továbbképzési Osztály (PERS Főigazgatóság) Az együttműködés ezzel az osztállyal az irattári képzések megszervezésére vonatkozik (lásd 1.3 bek.). 2. Helyiségek Folytatódott a helyiségekben tárolt anyagok átrendezése és racionalizálása. Ezt az intézkedést segítette, hogy 2007-ben mintegy 48 folyóméternyi régi dokumentum került áthelyezése Firenzébe, az Európai Unió Történeti Levéltárába. 3. Automatizálás 3.1 Hardver Ez a fejezet a CARDOC esetében tárgytalan. A szolgálat hardver-, szerver- és az adatbázis-kezelését az ITF (Informatikai és Telekommunikációs Főigazgatóság) látja el. NT\ doc 10/18 PE /BUR

12 3.2 Szoftver A CLARA program fejlesztése A CARDOC osztály 2000 óta rendelkezik egy irattárkezelő szoftverrel (CLARA), amely az ARCDOC adatbázis alapja. Ez az adatbázis a CARDOC helyiségeiben férhető hozzá (részletesebb kutatást lehetővé tévő változatban), vagy az Intraneten keresztül (webes felületen). Egy új, korszerűbb és az intézmény többi adatbázisához jobban kapcsolódó adatbázis létrehozására irányuló projekt vette kezdetét 2005-ben; ez a projekt 2007-re az üzleti folyamatok menedzsmentje (BPM) szakaszhoz érkezett, és 2008-ban az igényfelmérési és a fejlesztési szakasszal folytatódik. Meg kell azonban jegyezni, hogy az Informatikai és Telekommunikációs Főigazgatóság nem tüntette fel ezeket a projekteket évi informatikai tervében, ami azzal a kockázattal jár, hogy a projektek megrekednek. A webes felület fejlesztési munkálatai egyébiránt folytatódtak és fokozódtak 2007-ben. Az új felület elérhető az intraneten, és már több mint 600 látogatója volt Intranet oldal A CARDOC oldala az alábbi címen érhető el: ben az oldal számos, az irattári anyagokról közzétett tanulmánnyal gazdagodott ( Az egységes Parlament felé ; A négy elnök értekezlete ). Az ARCDOC adatbázist és a többi intranetes oldalt 2007-ban , illetve alkalommal keresték fel A CARDOC dokumentációjának és szolgáltatásainak bemutatása az interneten A CARDOC dokumentációjának és szolgáltatásainak internetes feltöltése már részben megtörtént, az oldalak bemutatják az osztály tevékenységeinek jogalapját, a kutatást támogató szolgáltatásokat, az elérhető anyagokat és gyűjteményeket, kiadványokat és A Parlament régen oldalon az intézmény politikai történetének egyes epizódjait. Az ARCDOC adatbázis, amelynek grafikus megjelenését az EUROPARL szabványaihoz igazították, 2008-ban lesz hozzáférhető, miután az Informatikai és Telekommunikációs Főigazgatóság elvégezte a terhelési tesztet, amelynek segítségével ellenőrzik a nagyközönség számára történő megnyitás hatását. Az internetes adatbázis nem tartalmazza majd a nem nyilvános dokumentumokat. 4. Közbülső irattárak A közbülső irattár anyaga közel folyómétert tesz ki, és leginkább még feldolgozás alatt álló jogalkotási anyagokból áll. Egy nem teljes körű lista szerepel a mellékletben. Az irattári anyagot két szakaszban dolgozzák fel: Átadás: 2007-ben a rendszeres átadások keretében közel nyomtatott dossziét (szóbeli kérdések, írásbeli kérdések, kérdések órájában feltett kérdések, eredeti módosítások), és a Terjesztési Osztálytól, valamint az OPOCE-től 50 folyóméternyi dokumentumot adtak át. A CARDOC által rendszeresen fogadott anyagokon mint például a parlamenti kérdések vagy az Európai Unió általános költségvetésének végrehajtására vonatkozó mentesítésről szóló európai parlamenti határozatok felül, a főbb átadott anyagok a következők voltak: NT\ doc 11/18 PE /BUR

13 Átadó Átadott anyag tartalma Az anyag által lefedett időszak Audiovizuális osztály 7 doboz Az EP fotográfiai osztályának fényképei Regionális Fejlesztési Bizottság (IP-REGI) 1fm A RETT és REGI bizottság munkaanyagai Alkotmányügyi Bizottság (AFCO) 4 fm AFCO ülések, levelezés, feljegyzések Petíciós Bizottság 11 fm Petíciók 2001 ( ) Az európai országoknak a CIA által foglyok szállítására és illegális fogva tartására való állítólagos használatával foglalkozó ideiglenes bizottság (DTIP) 163 kazetta A bizottság ülései Fejlesztési Bizottság (DEVE) 576 kazetta Az AKCS-EU vegyes közgyűlés ülései Fejlesztési Bizottság (DEVE) 15 fm AKCS Osztályozás és rendezés: ebben a szakaszban azonosítjuk az anyagokat és a közigazgatási vagy történeti értékkel nem rendelkező dokumentumok (1700/2003/EK, Euratom rendelet 7. cikke) kivételével előkészítjük a digitalizálásra. Az EP összes jelentését és jegyzőkönyvét a 4. törvényhozási ciklus végével bezárólag feldolgoztuk, katalogizáltuk és digitalizáltuk (kivéve a BUDG, CONT, JURI, REGI és TRAN bizottságok jelentéseit). A közbülső irattárak hagyományos átvételi programjának végrehajtásán felül, a évet az anyagok átvételének általános irányelvei jobb meghatározásának szentelték. Különösen két kérdés merült fel: a főtitkárság irattárának anyagai közül melyek bírnak történeti értékkel, és ezért átveendők a jogalkotási és politikai anyagokon felül (amelyek mind történeti irattárba kerülnek)? Átmeneti jelleggel a CARDOC vezetése úgy határozott, hogy azokra a dokumentumokra korlátozza az átvételt, amelyek a felső vezetés feladatainak ellátásáról szólnak (az elnöki hivatalok, az Elnökség titkársága, az Elnökök Értekezlete, a quaestorok és a főtitkár hivatala dokumentumai). Ugyanakkor minden főigazgatóság adminisztratív (nem jogalkotási vagy politikai) dokumentumainak történeti értékét meg kellene vizsgálni. A CARDOC e tekintetben fenntartja magának azt a jogot, hogy a főtitkárság felsőbb szintjeihez utalja a kérdést a gyakorlati megvalósítás érdekében. át kell-e venni a volt képviselők magánirattárát? A CARDOC úgy döntött, hogy igen, és javaslatot tett az Elnökség október 10-én hozott határozatára, amelynek főbb elemei a következők: minden képviselő átadhatja az EP-nek irattárát. A Parlament megőrzi és hozzáférhetővé teszi az anyagot (a titoktartási szabályok tiszteletben tartásával); minden évben kiválasztanak ötöt a történeti szempontból legérdekesebb irattári anyagok közül, amelyeket átadnak az Európai Unió Történeti Levéltárának Firenzébe feldolgozásra és a nyilvánosság számára történő hozzáférhetővé tételre. Az Elnökség határozatát először 2008 során alkalmazzák. NT\ doc 12/18 PE /BUR

14 5. Történeti irattárak 5.1 A felhasználók/kutatók kiszolgálása Az Elnökség december 16-i határozata 2 a CARDOC-ra bízta azt a feladatot, hogy az Európai Unióval és történetével kapcsolatok témákat részletesen tanulmányozni kívánó kutatók és magánszemélyek részére kimerítő dokumentációt biztosítson. Annak érdekében, hogy az állampolgárok maximálisan ki tudják használni a CARDOC dokumentációs eszközeit, az irattári anyagok különböző módokon hozzáférhetők: 1. Dokumentációs információ az intranet oldalon + közvetlen hozzáférés az ARCDOC adatbázishoz Több mint 913 egyéni felhasználó az ARCDOC adatbázisban több mint oldalt tekintett meg. 2. A távoli közönség kéréseinek, kérdéseinek kiszolgálása levélben, telefonon stb. A kutatókat segítő csapat több mint kérést teljesített, és több mint oldal dokumentumot bocsátott rendelkezésre. 3. A történeti dokumentumok helyszíni tanulmányozása a CARDOC helyiségeiben a Front Office csapata segítségével Legalább 49 kutatót fogadtunk 1-től 15 napig terjedő kutatásokra, technikai és dokumentációs segítséget nyújtva számukra. 4. Gyakornokok Öt fizetett gyakornok a következő témákon dolgozott: AKCS anyagok; Küldöttségek sorozat; tanulmány az EP közvetlen megválasztása előtti időszakban tevékenykedő képviselők, a nemzeti küldöttek reprezentativitásáról; tanulmány a képviselőnők szerepéről az 1979-es közvetlen EP választás után. 5. Tanulmányok és kiadványok A Római Szerződések 50. évfordulójának alkalmából készült, Az egységes Parlament felé című kiadvány (2007. március) nagy sikert aratott (több mint példány került kiosztásra, többek között az információs irodákon keresztül). Ez az első pozitív tapasztalat arra ösztönözte a CARDOC-ot, hogy kiadványsorozatot indítson CARDOC-füzetek címmel, amelynek első darabja Az EP és az Európai Konvent témájával foglalkozik. 2 A már hivatkozott, Tájékoztatás és az átláthatóság növelése: az EP Irattára NT\ doc 13/18 PE /BUR

15 6. A CARDOC dokumentumainak és szolgáltatásainak bemutatása az Interneten A pontban már bemutatásra került. 7. A gyűjtemények történeti leírása Ez a 2007-ben indult új kezdeményezés az ARCDOC adatbázisban található dokumentációs sorozatok történeti összefoglalóját kínálja a kutatóknak. A munka az Európai Parlamenti Közgyűlés/Európai Parlament ( ) bizottsági jelentéseinek leírásával kezdődött. 5.2 Irattári feldolgozás A Történeti Irattár feldolgozása követi az anyagok válogatását és rendezését (lásd 4. fejezet). A feldolgozás a három alábbi szakaszból áll: Digitalizálás: 2007-ben több mint anyagot digitalizáltak (amelyek összességében dokumentumot tartalmaznak), amelyeket a következőképpen lehet besorolni: ARCDOC A 2007-ben digitalizált anyagok RP PR QP PV OD PT DE Elnöki kabinet Összesen: AC PE PE PE PE PE PE Összesen OD - igazgatási szervek anyagai (Elnökség és quaestorok). A digitalizált papíralapú háttérdokumentumok mellett a parlamenti bizottságok üléseiről készült felvételek is vannak: órányi felvételt digitalizáltak. Kategorizálás és felvétel az ARCDOC adatbázisba: több mint dokumentumot dolgoztak fel. Irattári feldolgozás: ezzel a tevékenységgel az 5.1 pont foglalkozik (A felhasználók/kutatók kiszolgálása) Speciális anyagok feldolgozása: - Az elnökök anyagai: 2004 szeptembere óta a CARDOC végzi az elnökök anyagainak irattári kezelését. Az Európai Parlament elnökségi feladataihoz kapcsolódó anyagokról van szó 1979 óta NT\ doc 14/18 PE /BUR

16 (első választott Parlament) ben Baron Crespo, Klepsch, Hänsch és Gil-Robles anyagait dolgozták fel. - Az elnökségi szervek anyagai (Elnökség, Elnökök Értekezlete, quaestorok): ezen anyagokat évekre teljes mértékben beszerezték, digitalizálták, kategorizálták és feltöltötték az ARCDOC adatbázisba (bizalmas anyagként). 6. Kapcsolat a nemzetközi intézményekkel, szakmai és felsőoktatási szervezetekkel A CARDOC továbbra is fejleszti kapcsolatait a nemzetközi és intézményközi szervezetekkel az irattározás terén. Többek között részt vett a külügyminisztériumi irattárak képviselőinek berlini és lisszaboni ülésén. A felsőoktatási szervezetekkel ápolt kapcsolatok terén tovább folytatódott az együttműködés a Luxembourgi Egyetemmel; több, az európai integráció történetével foglalkozó posztdoktorandust segített kutatásaiban. Az osztály által kínált szolgáltatásokat többek között a Strasbourgi Egyetem európai integrációtörténettel foglalkozó diákjainak és tanárainak is bemutatták. Továbbá a CARDOC kiadványait a parlamenti körökön kívül az egyik nagy felsőoktatási hálózathoz is eljuttatták postán 3, interneten és különböző nemzetközi rendezvények 4 során. 7. Intézményközi együttműködési csoport A CARDOC részt vett a csoport félévente megrendezett ülésein. A többi intézménnyel közösen, rendszeresen felvetett probléma a bizalmas dokumentumok visszaminősítésének kérdése 30 évvel keletkezésüket követően (lásd 5. fejezet); A CARDOC kezdeményezése nyomán több intézményi irattár vezetője levelet küldött a Bizottságnak a hatályos jogszabályok javasolt módosításaival. A CARDOC ezen kívül kérte ezen a fórumon, hogy az EPSO szervezzen versenyvizsgát irattárosok felvételére. A CARDOC részt vett az új Groupe des archivistes européens (Európai Levéltárosok Csoportja) ülésein is. Ez a csoport egy 2005 novemberi tanácsi ajánlás nyomán jött létre, és a tagállamok és az európai intézmények képviselőiből áll; célja egyes elsődleges fontosságú fellépések megvalósítása az irattározás témakörében. 3 Az európai integrációtörténet fiatal kutatóinak nemzetközi hálózata (Richie). 4 - Fórum az európai kormányzás gyökereiről és fejlődéséről, a Luxembourgi Egyetem és a Pierre Werner Intézet szervezésében. - R. Dehousse professzor előadása az európai integráció történetéről, az EP szervezésében. - Robert Schuman és Európa alapítói: politikai kultúra és tanulóévek beszélgetés a Robert Schuman Ház szervezésében. NT\ doc 15/18 PE /BUR

17 Melléklet A közbülső vagy történeti irattár részét képező főbb dokumentumfajták és gyűjtemények leírása A Parlament tevékenységéből származó dokumentumok A plenáris ülések jegyzőkönyvei: - Az elnök által aláírt eredeti példányok (1960 óta). - A Hivatalos Lapban közzétett jegyzőkönyvek (teljes anyag 1952-től kezdve). Viták: - Teljes anyag, minden nyelven 1952-től 2000-ig (mikrofilmen és digitális változatban is). - A szerzők által kézírással javított anyagok nem teljes gyűjteménye. Állásfoglalások/Állásfoglalási indítványok: - Teljes anyag 1952-től. A parlamenti bizottságok és küldöttségek üléseinek jegyzőkönyvei (1952-től, nem teljes gyűjtemény) Parlamenti bizottságok jelentései 1952-től és előkészítő dokumentumok: - Ad hoc közgyűlés ( ). - ESZAK közgyűlés ( ). - Európai Parlamenti Társulás és Európai Parlament a közvetlen választást megelőzően ( ). - Európai Parlament 1. ciklus ( ). - Európai Parlament 2. ciklus ( ). - Európai Parlament 3. ciklus ( ). Petíciók: - Teljes anyag 1955-tól 2001-ig. Parlamenti kérdések (írásbeli, szóbeli és a kérdések órájában feltett kérdések): Teljes anyag. Írásbeli nyilatkozatok. Politikai szervek dokumentumai Elnöki anyagok (nem nyilvánosak): - Simone VEIL anyag, elnök (leltározva) - Pieter DANKERT anyag, elnök (leltározva) - Pierre PFLIMLIN anyag, elnök Lord PLUMB anyag, elnök Enrique BARON CRESPO anyag, elnök KLEPSCH anyag HÄNSCH anyag GIL-ROBLES anyag Elnökségi szervek (Elnökség, kibővített elnökség, Elnökök Értekezlete, quaestorok) anyagai (jegyzőkönyvek és dokumentumok teljes gyűjteménye 1952-től 2003-ig); Elnökök Értekezlete ( ). NT\ doc 16/18 PE /BUR

18 Hivatalos levelezés Teljes anyag 1952-től kronologikus sorrendben. Az elnöki hivatal anyagai 1981-től kronologikus sorrendben Speciális anyagok A Parlamenti Közgyűlés és az Európa Tanács Közgyűlése együttes üléseinek sorozata. A Négy Elnök Üléseinek anyagai ( ). Az AKCS Közgyűlés üléseinek anyagai (nem minden hivatalos nyelven) Kormányközi Konferenciák (KK). Főtitkárok anyagai. Bruck anyagok: az Európai Parlament szabályzatára és az Európai Közösségek tisztviselőinek személyzeti szabályzatára vonatkozó dokumentáció. Az európai parlamenti képviselők és az európai integráció történetéhez kapcsolódó más személyiségek fényképei. Plakátgyűjtemény Újságkivágások. NT\ doc 17/18 PE /BUR