Kilencedik éves jelentés az Európai Parlament történeti irattáráról (Irattár és Dokumentációs Központ CARDOC) 2012 ÖSSZEFOGLALÁS

Átírás

1 Der Generalsekretär 28/03/2013 D(2013)15861 FELJEGYZÉS AZ ELNÖKSÉG TAGJAI RÉSZÉRE Tárgy: Kilencedik éves jelentés az Európai Parlament történeti irattáráról (Irattár és Dokumentációs Központ CARDOC) 2012 ÖSSZEFOGLALÁS Az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról szóló, február 1-jei 354/83/EGK, EURATOM tanácsi rendelet 9. cikkének (2) bekezdése kimondja, hogy valamennyi intézmény évente tájékoztatást tesz közzé levéltári tevékenységeiről. Ennek megfelelően felkérem az Elnökséget, hogy - vegye tudomásul a Parlament történeti irattáráról szóló kilencedik éves jelentést, és - engedélyezze annak terjesztését, a többi intézmény tájékoztatását, valamint a Parlament intranetes és internetes oldalain történő közzétételét. Háttér Az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról szóló, a szeptember 22-i 1700/2003/EK, EURATOM rendelet által módosított február 1-jei 354/83/EGK, EURATOM tanácsi rendelet 9. cikkének (2) bekezdése kimondja, hogy valamennyi intézmény évente tájékoztatást tesz közzé levéltári tevékenységeiről. NT\ doc PE /BUR

2 E rendelkezés célja a közvélemény figyelmének felhívása az intézmények által történeti dokumentációjuk terjesztése érdekében végzett munkára, különösen azok körében, akik fokozottan érdeklődnek az Európai Unió története iránt (történészek, kutatók és tudományos körök). A jelentés elsősorban az Elnökség július 2-i határozatában ( Az Európai Parlament dokumentumainak kezeléséről szóló szabályok ) rögzített célok megvalósítása érdekében folytatott tevékenységre összpontosít, külön figyelemmel az Európai Parlament történeti irattárába helyezett dokumentumok állandó megőrzésére és hozzáférhetőségére vonatkozó szabályokra (8. cikk). Következtetés Felkérem az Elnökséget, hogy - vegye tudomásul a Parlament történeti irattáráról szóló kilencedik éves jelentést, és - engedélyezze annak terjesztését, a többi intézmény tájékoztatását, valamint a Parlament intranetes és internetes oldalain történő közzétételét. Klaus WELLE Melléklet: évi éves jelentés PE /BUR 2/2 NT\ doc

3 KILENCEDIK ÉVES JELENTÉS Az Európai Parlament Történeti Irattáráról (IRATTÁR ÉS DOKUMENTÁCIÓS KÖZPONT CARDOC) 2012 NT\ doc PE /BUR/ANN.

4 TARTALOMJEGYZÉK Bevezető és áttekintés Igazgatás A évi költségvetés Személyi állomány Képzés Belső kommunikáció és együttműködés Helyszínek Számítógépesítés Hardver Szoftver Közbülső irattárak Történeti irattárak A felhasználók/kutatók számára nyújtott szolgáltatás Irattári feldolgozás Kapcsolat nemzetközi intézményekkel, illetve szakmai és felsőoktatási szervezetekkel PE /BUR/ANN 2/22 NT\ doc

5 Bevezető és áttekintés A Parlament Történeti Irattáráról, valamint az Irattár és Dokumentációs Központ (CARDOC)* tevékenységéről szóló kilencedik tájékoztató jelentés az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról szóló (a szeptember 22-i 1700/2003/EK, Euratom tanácsi rendelet által módosított) február 1-jei 354/83/EGK, Euratom tanácsi rendelet 9. cikke (2) bekezdésének megfelelően készült. Ez kimondja, hogy valamennyi intézmény évente tájékoztatást tesz közzé levéltári tevékenységeiről ben jelentős változások következtek be a dokumentumkezelési politikában az alábbi területeken: az Európai Parlament: július 2-án a Parlament Elnöksége elfogadta az Európai Parlamentben érvényes dokumentumkezelésre vonatkozó szabályokat. Az Elnökségi határozat az integrált dokumentumkezelési rendszer fokozatos bevezetésére vonatkozik, érintve a dokumentum életciklusának valamennyi szakaszát, annak kézhez vételétől és rögzítésétől a történeti irattárba való végső szállításáig. A határozat ban kezdődő végrehajtásába bevonják a Cardoc-ot is, amely jelentős szerepet vállalt az Elnökségi határozat alapját képező munkacsoporti vélemény kialakításában. a történeti irattárak: új megközelítést vezettek be, amelynek célja, hogy támogassa az egység alapvető tevékenységét (amelynek központjában az archiválási munka áll), és az alábbiakból áll: az egység fő tevékenységében (az archiválásban) részt vevő személyzeti létszám növelése hivatásos levéltárosok felvétele révén; szoftverek beszerzése a nagy (papíralapú vagy eredeti elektronikus fájlformátumban meglévő) dokumentummennyiség archiválásának összehangolásához. E körülmények mellett az év legfontosabb eredményei az alábbiak voltak: 1. Négy levéltáros és egy levéltári asszisztens felvétele (lásd az 1. szakaszt) 2. A Cardoc hozzájárulása az Európai Parlamenten belüli dokumentumkezelésről szóló, július 2-án elfogadott elnökségi határozat elkészítéséhez és a főtitkár által meghozandó végrehajtási határozat előkészítéséhez (folyamatban). 3. Az új CLAVIS adatbázisra vonatkozó ajánlattételi felhívás kiírásához kapcsolódó munka (lásd a pontot) 4. Az ELEURA programhoz kapcsolódó szerződés végrehajtása (lásd a pontot) 5. A dokumentumok csoportosítását segítő program kifejlesztése (lásd a pontot) Ezek az új tevékenységek beépülnek a történeti irattár által feladatai teljesítése érdekében folytatott tevékenységek strukturált készletébe. E feladatokat, amelyeket korábban a NT\ doc 3/22 PE /BUR/ANN

6 December 16-i elnökségi határozat foglalta össze ( A tájékoztatás javítása és az átláthatóság megerősítése: az Európai Parlament irattárai ) jelenleg az Európai Parlamentben történő dokumentumkezelésre vonatkozó szabályokról szóló, fent említett, július 2-i elnökségi határozat rögzíti. Az e téren végzett munka az alábbiakat foglalja magában: Az EP történeti irattárának a Cardoc-ba történő áthelyezése a képviselők és volt képviselők magánirattárának beszerzésére irányadó eljárásokról szóló július 4-i elnökségi határozatnak megfelelő második művelet két volt képviselő archív gyűjteményének beszerzéséből állt ezek feldolgozása jelenleg is folyik (lásd az szakaszt); a valamennyi főigazgatóságra vonatkozó iratmegőrzési tervek kidolgozására irányuló projekt megvalósítása a FINS, INTE, TRAD és a PRES Főigazgatóság terveinek elfogadásával folytatódott (lásd a 4. szakaszt); új anyagok érkeztek a Parlament különböző részlegeitől, különösen az IPOL Főigazgatóságtól (lásd az 5.2. szakaszt); a parlamenti bizottságok és küldöttségek üléseiről, valamint az AKCS-ülésekről készült hangfelvételek érkeztek be digitalizálás céljából (lásd az 5.2. szakaszt); a Cardoc, az Átláthatósággal foglalkozó Osztály és a Hivatalos Levelezési Osztály a Továbbképzési Osztály koordinálása mellett különböző képzéseket tartott az irattári anyagok kezeléséről (lásd az 1.3. szakaszt). A történeti irattár feldolgozása (lásd az 5.2 fejezetet): anyagot (hasonló dokumentumok csoportja, amely a legtöbb esetben az adott dokumentum valamennyi nyelvi változatát tartalmazza) dolgoztak fel, láttak el leírással és vettek bele a CLARA-ARCDOC adatbázisba; a feldolgozott legfontosabb gyűjtemények az alábbiakat foglalták magukban: a Költségvetési Ellenőrző Bizottság dokumentumai; AKCS-dokumentumok a Parlament igazgatási szerveinek dokumentumai (Elnökség, Elnökök Értekezlete és quaestorok); számos EP-képviselő anyaga (A. Lamassoure, D. Wallis, Gurmai Z. és G. Häfner). A dokumentumok megnyitása az európai integráció története iránt érdeklődő kutatók és nagyközönség előtt (lásd az 5.1. szakaszt): két történelmi tanulmány készült Az euróhoz vezető hosszú út, és A jogok Európája: az EU Alapjogi Chartájának története ; a CARDOC tovább ápolta az egyetemekkel fenntartott kapcsolatait, és továbbra is fogadott gyakornokokat és kutatást végző látogatókat; az év folyamán több mint 30 hosszú távú látogató volt; több mint 100 egyéb személy tett látogatást a Cardoc-nál csoportos látogatások keretében (tudósok, hallgatók stb.); előkészületek történtek az intranetes oldal, az Europarl honlapon található történeti irattár részleg, valamint az ARCDOC adatbázis küszöbönálló felülvizsgálatához, amelyek rendkívül értékes információforrást jelentenek a Parlament több száz, információkat kereső munkatársa és a széles nyilvánosság érdeklődő tagjainak ezrei számára; a Parlament elnökeivel és főtitkáraival készített interjúkat tartalmazó intranetes PE /BUR/ANN 4/22 NT\ doc

7 oldalon egy Pat Cox-szal készült riportot is közzétettek; számos eseményt szerveztek az új olvasóterem megnyitása alkalmából, mely termen a Cardoc és a könyvtár osztozik: két nyílt napot tartottak, az egyiket az EP személyzete, a másikat a nyilvánosság számára, és az olvasótermet egy különleges ünnepi esemény keretében Martin Schulz, az Európai Parlament elnöke nyitotta meg hivatalosan. NT\ doc 5/22 PE /BUR/ANN

8 1. Igazgatás 1.1 A évi költségvetés 2012-ben a Cardoc a Parlament költségvetésén belül két altételt magában foglaló előirányzatot kezelt: Tétel Megnevezés Szokásos tevékenység évi kötelezettségvállaláso k Az archív állomány költségei: a Parlament és szervei archív állományának feldolgozása minden adathordozón; archív állományok beszerzése helyettesítő adathordozókon; speciális anyagok és szolgáltatások beszerzése a CARDOC számára Az archív állomány költségei: az Európai Parlament képviselői által adományok vagy hagyaték formájában letétbe helyezett iratok feldolgozása Irattári jellegű külső szolgáltatások A jelenlegi és a volt képviselők iratainak feldolgozása a) Kiadás típusa A 2012-es kiadások az alábbi fő tételeket foglalták magukban: Irattári jellegű külső szolgáltatások Ez elsősorban az AKCS, a Költségvetési Ellenőrző Bizottság és az EP irányító szervei, valamint a viták dokumentumainak válogatását, a rendszerezését és feldolgozását foglalta magában. A jelenlegi és a volt képviselők iratainak feldolgozása A következő beszerzett dokumentumok feldolgozását április 13-án kiírt ajánlattételi felhívás révén kiszervezték: Graham Watson, az Állampolgári Jogi, Bel- és Igazságügyi Bizottság (LIBE) elnöke anyagai; Angelika Beer (Verts/ALE képviselőcsoport) dokumentumai. b) Közbeszerzési eljárások A Cardoc 2012-ben több keretszerződést is kezelt (külső archiválási szolgáltatások, beleértve hangkazetták digitalizálását és mikrofilmekkel összefüggő szolgáltatásokat). Közbeszerzés PE /BUR/ANN 6/22 NT\ doc

9 A közbeszerzési eljárás elindítására a külső levéltári szolgáltatásokra vonatkozó keretszerződés lejárata miatt került sor, amelyre vonatkozóan elérték a kiadási plafonértéket, és ennek eredményeként három lépcsőzetes keretszerződést ítéltek oda. Az eredeti elektronikus levéltári irányítási rendszerre vonatkozó szerződés megkötésére egy külső céggel, keretszerződéssel került sor, és azt az Informatikai Igazgatóság hajtotta végre (lásd a szakaszt). 1.2 Személyi állomány Létszámterv és személyi állományi feladatok A Cardoc 2012-ben egy álláshelyet elveszített, amely eredményeként személyi állománya 20 tisztviselőre és két szerződéses alkalmazottra csökkent. A 16 tisztviselő és a két szerződéses alkalmazott tevékenysége az osztály fő tevékenységeihez kapcsolódik (archiválás, adatbáziskezelés, informatika, információk és dokumentációk továbbítása, valamint kutatás) a 4 további álláshely pedig a koordinációs és irányítási feladatokkal függ össze. Az év során további lépéseket tettek a létszámtervben szereplő álláshelyek szakmai státuszának javítására azáltal, hogy felsőbb kategóriába sorolták az üres álláshelyeket és négy levéltárost és egy levéltári asszisztenst vettek fel. Ez a létszámtervben 1/10-ről 3/10-re növelte meg a levéltárosok által elfoglalt álláshelyek arányát, és ez a trend várhatólag 2013-ban is folytatódni fog azon folyamat részeként, amelynek keretében fokozatosan belsőleg elvégzett feladattá teszik a levéltári feldolgozó munkát (lásd az 5.2. szakaszt, különösen a Rendezés, azonosítás, leírás (papíralapú vagy elektronikus irattárak), valamint digitalizálás (papíralapú irattárak) címet). Az osztály feladatcsoportok szerint szerveződik: I adminisztráció II a jelenlegi és a volt EP-képviselők iratainak beszerzésére és feldolgozására irányuló új eljárás lefolytatása levélkezelés külső levéltári szolgáltatások koordinálása (bizalmas kezelés, történeti leírás) dokumentumok fogadása bármely adathordozón az osztály weboldaltartalmának (intranet és internet) elemzése és frissítése III. állománykezelés a mikrofilmgyűjtemény kezelése az együttdöntéssel kapcsolatos dossziék feldolgozása a firenzei Európai Egyetemi Intézethez való áthelyezések irányítása külső levéltári szolgáltatások koordinálása (osztályozási rendszer, stb.) IV dokumentumok terjesztése olvasótermi szolgálat biztosítása az intézményi és külső felhasználókkal fenntartott kapcsolatok kiépítése és kezelése CARDOC-kiadványok előállítása a nyomdával együttműködésben NT\ doc 7/22 PE /BUR/ANN

10 grafikai munkák a CARDOC intranetes oldalain V az ARCDOC-adatbázis kezelése az adatbázis javítására, illetve új adatbázisok létrehozására irányuló projektek kidolgozása VI az archív gyűjtemények feldolgozása a politikusokkal folytatott interjúk tervezése történeti levéltári gyűjtemények internetes megjelenítése (elnökök, főtitkárok stb.) az osztály háttere és feladatai elektronikus megjelenítésének elkészítése a parlamenti testületek (bizottságok, stb.) üléseiről készült magnófelvételek digitalizálása VII a Parlament jelenlegi és közbülső irattárainak kezelésére vonatkozó projekt irányítása részvétel a következő átalakítással foglalkozó munkacsoportban VIII IT (adatbázisok, web, IT-projektek) Külső személyzet Az archiválási projektekbe keretszerződések alapján bevont külső személyzet létszáma 20 fő volt az év végén. 1.3 Képzés Képzés A CARDOC továbbképző kurzusokat alakított ki a Parlament személyzete számára. A CARDOC, az Átláthatósági Osztály és a Postaszolgálat szakemberei öt kurzust tartottak, amelyen tekintélyes számú (kb. 58) tisztviselő vett részt a Parlament minden főigazgatóságáról. A CARDOC egyedüli szervezésében három képzést tartottak azon főigazgatóságok számára, amelyek már elfogadták iratmegőrzési tervüket, illetve egyéni segítséget nyújtottak az e tervek végrehajtásáért felelős személyzetnek. Külső képzések Az osztály munkatársai számos olyan kurzuson (nyelvi kurzusok, nyilvános beszédek tartása, szövegezés) is részt vettek, amelyek nem kötődnek közvetlenül az archiváláshoz. Szervezési okokból a következő, az osztály elsődleges tevékenységeihez közvetlenebbül kapcsolódó kurzusokat 2013-ra halasztották: DTD (EAD, EAC, stb.) képzés; képzés oktatók (olyan levéltárosok, akik iratkezelési képzést fognak tartani) számára; Adobe Dreamweaver képzés, amelynek célja, hogy segítse a személyzetet az információk közzétételének felgyorsításában a CARDOC intranetes oldalán. PE /BUR/ANN 8/22 NT\ doc

11 1.4 Belső kommunikáció és együttműködés A CARDOC az Elnökségi Főigazgatósághoz, azon belül is a C. Igazgatósághoz (Könyvtár- és Dokumentumkezelési Igazgatóság) tartozik. Ehhez az igazgatósághoz tartozik a könyvtár, a Postaszolgálat, az Átláthatósági Osztály, valamint a Polgárok Tájékoztatáskéréseinek Osztálya is. A megtartott közös tanfolyamokon (lásd 1.3.) túlmenően számos további példa akad a C. Igazgatóság dokumentumkezeléssel foglalkozó osztályai közötti szinergiákra és együttműködésre. Az Átláthatósági Osztály és a Postaszolgálat: A Parlament dokumentumkezelésre vonatkozó szabályainak egyszerűsítésére létrehozott munkacsoport (a három osztály részvételével) az év során folytatta munkáját és határozattervezetet nyújtott be az Elnökséghez, amelyet július 2-án fogadtak el. Az Átláthatósági Osztály Dokumentumok bekérése Ez az osztály továbbítja a nyilvánosság részéről érkező, történeti (2001 előtti) dokumentumok iránti összes tematikus keresési kérelmet a CARDOC-hoz ben 51 ilyen kérést továbbítottak. Ez az adat előrelépést mutat a évi adathoz képest, amikor 30 kérelmet nyújtottak be. A titkosság feloldására irányuló kérelmek A CARDOC minden olyan kérést továbbít az Átláthatósági Osztályhoz előzetes értékelésre, amely nyilvánosan nem elérhető dokumentumra irányul. Ez az eljárás vélhetőleg módosulni fog a főtitkár által a dokumentumkezelésre és a bizalmas adatokra vonatkozó, július 2-i elnökségi határozat (lásd lent) végrehajtása céljából meghatározandó szabályok értelmében. A bizalmas információk kezelésével foglalkozó szolgálat Az Elnökségi Szolgálatok Igazgatóságához (F. Igazgatóság) tartozó új szervezeti egység, a Minősített Adatok Osztálya feladata lesz a minősített (azaz a korlátozott hozzáférési szint feletti) dokumentumok tárolása, valamint azok átvizsgálása minősítésük feloldása céljából, amennyiben létrehozásuk óta 25 év eltelt (az Elnökség június 6-i határozata). A nem nyilvánosságra hozható információkat (bizalmas vagy személyes adatok, illetve vállalkozások gazdasági érdekeit érintő információk) tartalmazó egyéb dokumentumok kezelése tekintetében új szabályok kidolgozása folyik a következő célokból: a június 6-i elnökségi határozat felváltása (az új elnökségi határozat ban várható); NT\ doc 9/22 PE /BUR/ANN

12 a dokumentumkezelésre vonatkozó július 2-i határozat végrehajtási intézkedéseinek meghatározása (a főtitkári határozat 2013-ban várható). Postaszolgálat A Postaszolgálattal folyatott együttműködés elsősorban a közösen nyújtott képzések (lásd 1.3. szakasz), továbbá a bejövő és kimenő levelek rendszeres továbbítása szintjén valósult meg. Polgárok Tájékoztatáskéréseinek Osztálya A Polgárok Tájékoztatáskéréseinek Osztálya továbbítja a nyilvánosság részéről érkező, történeti dokumentum iránti összes keresési kérelmet a CARDOC-hoz ben húsz ilyen kérést továbbítottak. Könyvtár Ebben az évben végre megnyílt a történeti irattár és a könyvtár olvasóterme. A termet amely kézzel fogható bizonyítékkal szolgál a történeti irattár és a könyvtár luxemburgi történeti részlege közötti együttműködésre Martin Schulz, a Parlament elnöke nyitotta meg április 16-án. Két nyílt napot tartottak az Európai Parlament személyzete (2012. március 22.) és a nyilvánosság (2012. október 13.) számára rendelkezésre álló szolgáltatások bemutatására. A CARDOC emellett az Elnökségi Főigazgatóság egyéb szolgálataival és igazgatóságaival is rendszeresen együttműködik. Főtitkári Hivatal A CARDOC szorosan együttműködik a Főtitkári Hivatallal. A Rømer-féle gyűjtemény beszerzése során további anyagokkal bővült a két meglévő gyűjtemény (Vinci és Priestley). Informatikai Igazgatóság Az osztály jelenleg két projekt kapcsán működik együtt az Informatikai Igazgatósággal: az egyik egy új adatbázis (CLAVIS) beszerzésére, a másik egy elektronikus dokumentumkezelő alkalmazás (ELEURA) kidolgozására irányul (lásd 3.2. szakasz). PE /BUR/ANN 10/22 NT\ doc

13 Kommunikációs Főigazgatóság A Kommunikációs Főigazgatóság Audiovizuális Osztályával folytatott kiemelkedően sikeres együttműködés eredményeként a történeti kiadványok sora és az intranetes felület Parlament múltja elnevezésű része kulcsfontosságú videoanyaggal bővült. Filmre vették a Cox úrral készített interjút. A Dankert elnök hivatali idejéhez kapcsolódó audiovizuális archív anyagot tartalmazó videofelvételt állítottak össze. Az osztály jelenleg a Parlament három munkahelyszínén tartandó nyílt napok előkészületei kapcsán működik együtt a Kommunikációs Főigazgatóság Rendezvényszervezési Osztályával. IPOL, PRES, EXPO, COMM, TRAD, FINS, INTE és ITEC Főigazgatóság A CARDOC az IPOL Főigazgatósággal is együttműködést folytatott a parlamenti bizottságok történeti irattárainak átvétele és azoknak a CARDOC-ban már meglévő gyűjteményekbe való beillesztése kapcsán. A CONT és a BUDG bizottságok dokumentumai átvételre kerültek. A főtitkár október 1-jei határozatának megfelelően az osztály folytatta az együttműködést a PRES, az EXPO, a COMM, a TRAD, a FINS, az INTE és az ITEC Főigazgatósággal a jelenlegi és közbülső irattárak kezelésére vonatkozó projekt gördülékeny végrehajtásának biztosítása érdekében (lásd: 4. szakasz). Az IPOL, a PRES, az EXPO, a COMM, a TRAD, a FINS, az INTE és az ITEC Főigazgatóság iratmegőrzési tervét elfogadták. Az osztály jelenleg az Innovációs és Technológiai Támogatási Főigazgatóság több osztályával (Ügyfélkapcsolati Osztály, grafikai szolgáltatások, nyomda és a Terjesztési Osztály) is folytat együttműködést a kiadványok készítésére és terjesztésére vonatkozó rendelkezésekről. Szakmai Továbbképzési Osztály (DG PERS) A CARDOC együttműködése ezen osztállyal a levéltárosok, valamint a személyzet dokumentumkezeléssel kapcsolatos ismereteik elmélyítésére törekvő tagjai számára kialakított képzésekhez kapcsolódik (lásd: 1.3. szakasz). 2. Helyszínek Tovább folytatódnak de az ütemtervtől elmaradtak a munkálatok az új, kibővített KAD épületen, amelyben a CARDOC irodái, fogadótermei és raktárai a munkálatok 2016/2017-re várható befejezését követően helyet kapnak. E helyzet miatt a CARDOC tovább ésszerűsítette állományát, így felkészülve a jövőbeli áthelyezésre és a főigazgatóságok iratmegőrzési terveik (2013. január 31-i határidő; a dokumentumkezelésre vonatkozó, az Elnökség által július 2-án elfogadott szabályzat 6. cikkének (2) bekezdése) szerint fogadott anyagok elhelyezéséhez szükséges hely felszabadítására. A év végén egy folyókilométernyi hely állt a szóban forgó anyagok számára. 3. Számítógépesítés 3.1 Hardver NT\ doc 11/22 PE /BUR/ANN

14 Ez a fejezet a CARDOC esetében tárgytalan. Az osztály hardver-, szerver- és adatbáziskezelését az ITEC Főigazgatóság látja el. 3.2 Szoftver Ajánlati felhívás a CLARA adatbázis-kezelő szoftverről a korszerűbb CLAVIS-ra történő átállásra A CARDOC 2000 óta használja a CLARA irattárkezelő szoftvert, amely az ARCDOC adatbázis alapja. Ehhez az adatbázishoz (az intranetes oldalon) online lehet hozzáférni, és egy továbbfejlesztett változatát a CARDOC, az Elnökség titkársága és a Főtitkári Hivatal használja ben új, a Parlament informatikai környezetében történt változásokat jobban tükröző adatbázis (CLAVIS) létrehozására irányuló projekt indult. A projekt jelenleg a bevezetési szakaszban van, amelynek során egy januárban meghirdetett közbeszerzési eljárás keretében az új adatbázishoz műszaki megoldás beszerzésére kerülhet sor. A szerződés odaítélésére várhatóan 2013 végén kerül sor Megkezdődött az ELEURA dokumentumkezelő szoftverrel kapcsolatos munka A CARDOC az elektronikus irattárak csoportosítására és kezelésére a DG ITEC által megkötött keretszerződés értelmében szerződést kötött az ELEURA elnevezésű szoftver kifejlesztésére. A szerződés értelmében a munka 2012 végén kezdődött el és áprilisig fog tartani Elektronikus irattár-csoportosító szoftver Az osztályon az ELEURA szoftver rendelkezésre állásáig egy kevésbé kifinomult csoportosító programot fejlesztettek ki Elektronikus gyűjteménykezelő szoftver A CARDOC a nagyszámú t tartalmazó elektronikus gyűjtemények kezelésére beszerezte a MsgViewerPro szoftvert. Az.msg fájlok megnyitására, a mellékletben elküldött fájlok kibontására, az üzenetek megtalálására és közöttük egy navigációs ablakban való böngészésre alkalmas szoftver segítségével hatékonyabb és megbízhatóbb lesz a CARDOC-on belül az ilyen gyűjtemények kezelése. 4. Közbülső irattárak A főtitkár október 1-jei határozata létrehozta a Parlament szervezeti egységei által fenntartott jelenlegi és közbülső irattárak megőrzésére egységesen érvényes eljárásokat (a megőrzés időtartamát, a végleges elhelyezést megsemmisítés vagy áthelyezés a Történeti Irattárba, valamint a közzétehetőség mértékét) célzó iratmegőrzési tervek kidolgozására irányuló projektet. A CARDOC-kal együttműködve minden főigazgatóságnak készíteni kell PE /BUR/ANN 12/22 NT\ doc

15 egy-egy tervet. Ezeket a terveket később összehangolják, hogy a Parlament egésze egységes tervet használhasson (közös iratmegőrzési jegyzék). Az Elnökség július 2-i határozatában (6. cikk) jóváhagyta ezt a döntést, és kimondta, hogy január végéig az összes iratmegőrzési tervet el kell fogadni. A történeti irattárak által küldött anyagokat csak ezt követően fogadhatja be a CARDOC. A DG EXPO, a DG ITEC és a DG COMM terveinek kivételével az összes egyéni iratmegőrzési tervet 2012 végéig elfogadták. 5. Történeti irattárak 5.1 A felhasználók/kutatók számára nyújtott szolgáltatás Az Elnökség július 2-i döntése 1 megerősítette, hogy a történeti irattárak fő célja az ott letétbe helyezett dokumentumok Parlamenten belüli hozzáférhetővé tétele, valamint a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés biztosítása (8. cikk). A dokumentumforrásokhoz való minél szélesebb körű hozzáférés érdekében a CARDOC számos módon hívja fel a figyelmet archív gyűjteményeire: 1. Dokumentációs információ az ARCDOC adatbázisban: Az ARCDOC több mint négymillió dokumentumot tartalmaz ben az adatbázisban a évi 538 kereséshez képest kicsit többet, 552 keresést regisztráltak. 2. Intranetes oldal A CARDOC intranetes oldala az alábbi címen érhető el: Itt számos történelmi témájú fejezet, valamint a CLARA-ARCDOC adatbázis is megtalálható. Történelmi témájú fejezetek: A Parlament egykor : a Parlament egykori tevékenységéről szóló és tematikus kérdéseket tárgyaló cikkek (2012-ben négy dokumentum); a Parlament egykori elnökei és főtitkárai (az intranetes oldalon számos elnökkel és főtitkárral készült videointerjú, valamint irattáruk elemzése is megtalálható); korábbi képviselők (jelenlegi és volt képviselőktől származó irattárak, életrajzok, irattári és tematikus elemzések). A honlap teljes átalakítása érdekében jelenleg tartalmi és grafikai szempontból felülvizsgálat folyik. Adatbázis: 1 Az Európai Parlamentben érvényes dokumentumkezelésre vonatkozó szabályok NT\ doc 13/22 PE /BUR/ANN

16 2012-ben kis mértékben nőtt az ARCDOC adatbázis felhasználói száma: az egyéni felhasználók száma (a évi 538-hoz képest) 552, a látogatások száma (a évi 915-höz képest) 1027 volt. 3. Fejezetek az Europarl honlapon: Dokumentációs Szolgálat; fondok és gyűjtemények; a Parlament egykor; kiadványok; Simone Veil gyűjtemény; korábbi képviselők irattári anyagai. A tartalom tekintetében teljes átalakítást terveznek, amelyre az Europarl honlap korszerűsítésének befejeztével kerül majd sor (a tervek szerint olyan dinamikus oldalakat alakítanának ki, amelyeket az egyes operatív egységek információval tölthetnek fel). 4. A közönség dokumentumokra/tájékoztatásra irányuló távoli kéréseinek kiszolgálása ben, telefonon stb.: A kutatókat segítő csapat több mint 771 kéréssel foglalkozott, és több mint 4916 dokumentumot bocsátott rendelkezésre. 5. A történeti dokumentumok helyszíni tanulmányozása a CARDOC helyiségeiben a Front Office csapata segítségével: Harminc, az anyagokat részletesen tanulmányozni kívánó, 1-től 15 napig terjedő egyéni látogatásra került sor, amelyek során a CARDOC munkatársai technikai és dokumentációs segítséget nyújtottak. Az év folyamán több mint 100 látogató vett részt csoportos látogatáson. 6. Gyakornokok: Három Schumann gyakornokot fogadtak, egyikük tanulmányokat írt, a másik a CARDOC könyvtárának és az AKCS-gyűjtemény átrendezésében segített, míg a harmadik az Alapjogi Chartáról szóló kiadványon dolgozott. A szakmai gyakorlatát végző egyik gyakornok újrarendezte a magnófelvételek jegyzékét. 7. Tanulmányok és kiadványok: A képviselők, az EP munkatársai, valamint a Parlamenten kívül a tudományos intézmények körében két történeti tanulmány Az euróhoz vezető hosszú út, és A jogok Európája: az EU Alapjogi Chartájának története került kiosztásra. 8. A gyűjtemények történeti leírása: A leírások történeti áttekintést kívánnak nyújtani a kutatók számára az ARCDOC adatbázisban rendelkezésre álló dokumentációs sorozatról. E leírások 2012-ben Pflimlin elnök gyűjteményének leírásával egészültek ki. 9. Sor került a Történeti Információs Szolgálat és egy olvasóterem létrehozására azzal a céllal, hogy a CARDOC és a könyvtár forrásait a belső felhasználók rendelkezésre PE /BUR/ANN 14/22 NT\ doc

17 bocsássák, és hogy hozzáférést biztosítsanak a két részleg által tárolt történelmi dokumentumokhoz mindazon kutatók számára, akik részletekbe menően kívánják tanulmányozni az európai integráció történetét (lásd az 1.4 pont alatt a Könyvtár bekezdést). 10. Interjúk az Európai Parlament egykori elnökeivel és főtitkáraival: E projekt célja a Parlament egykori elnökeivel és főtitkáraival kapcsolatos irattári gyűjtemények olyan kimagasló személyiségekkel készített videointerjúkkal való bővítése, akik jelentős szerepet játszottak az intézmény történetében. A projekt a DG COMM-mal (Audiovizuális Osztály) együttműködésben zajlik, és az interjúk az egykori elnökök és főtitkárok zömével már el is készültek. Két elnökkel (Pöttering és Buzek) és két főtitkárral (Priestley és Rømer) még nem készült interjú, illetve irattáruk elemzése is várat magára. Az interjúkat tartalmazó intranetes oldalon a dokumentumok széles skálája is megtalálható (életrajzok és az érintettek archív gyűjteményéből származó dokumentumok) ( 11. Új eljárás a volt EP-képviselők irattári anyagainak feldolgozására: A képviselők és volt képviselők magánirattárának beszerzésére irányadó, július 4-i elnökségi határozattal elfogadott eljárás keretében 2012-ben két új irattár (Doyle és Wallis) beszerzésére került sor, melyek feldolgozását 2013-ban kezdik meg. 5.2 Irattári feldolgozás Irattári anyagok és beszerzések 2012-ben A történeti irattárak jelenleg rendelkezésre álló anyagát összesen mintegy 2700 folyóméternyi 1, részben feldolgozás alatt álló jogalkotási és adminisztratív jellegű anyag alkotja. Ezek nem kimerítő jegyzéke a mellékletben található. Az irattári anyagokat két szakaszban dolgozzák fel: Papíralapú irattári anyagok: 2012-ben 250 folyóméternyi papíralapú dokumentum érkezett a rendszeres átadások keretében (szóbeli választ igénylő kérdések, írásbeli választ igénylő kérdések, a CONT, BUDG és EMPL bizottságok által készített akták, együttdöntési eljárások, eredeti jogi aktusok és megállapodások). A CARDOC által rendszeresen fogadott anyagokon például a parlamenti kérdéseken vagy az Európai Unió általános költségvetésének végrehajtására vonatkozó mentesítésről szóló európai parlamenti határozatokon kívül a főbb átadott anyagok a következők voltak: Írásbeli választ igénylő kérdések m 1 A folyóméterek száma összességében nem változik függetlenül attól, hogy az irattár mennyi anyagot kap mivel az anyagokat rendszeresen átadják az Európai Unió Történeti Levéltárának Firenzébe. NT\ doc 15/22 PE /BUR/ANN

18 Szóbeli választ igénylő kérdések m Buzek elnök gyűjteménye+ más elnökök hivatalaiból származó dokumentumok (pl. Pat Cox naplója)* 13 m PETI bizottság m CONT bizottság 77 BUDG bizottság EMPL bizottság A legkevésbé fejlett országokról szóló konferencia Megállapodások (a Tanács által küldött DVD-ken) Együttdöntési eljárások Az irattárban letétbe helyezett eredeti jogi aktusok Polgárokkal való Kapcsolattartás Igazgatósága Rendezvényszervezési Osztály és Tájékoztatási Kampányok Osztálya Korábbi képviselők irattári anyagai (Wallis/Doyle) DG INLO ** DG FINS ** 134 m 12 m akta 35 megállapodás 107 együttdöntési eljárás 34 dokumentum plakát 13.5 m 28 akta 44 akta * Buzek elnök hivatala hozzáférést biztosított ahhoz a meghajtóhoz is, amelyen a hivatal elektronikus archívumait tartalmazó mappák találhatók. ** Az igazgatási dokumentumok áthelyezése a főigazgatóság megőrzési tervével összhangban. Rendezés, azonosítás, leírás (papíralapú vagy elektronikus irattárak), valamint digitalizálás (papíralapú irattárak): ebben a szakaszban történik az anyagok azonosítása és rendszerezése az igazgatási vagy történeti jelentőséggel nem rendelkező dokumentumok kivételével (354/83/EK, Euratom rendelet 7. cikke). Ezt követi az anyagok szintek szerinti, az ISAD(G) irattári szabványoknak megfelelő (sorozatok és akták), számos kritériummal összhangban történő leírása, majd közvetlenül az adatbázisba való bevezetése. Ezt a munkát külső cég végezte el, a négy polgári kezdeményezés akta kivételével, amelyeket egy új levéltárosi munkacsoport dolgozott fel ban folytatódni fog az a folyamat, amelynek keretében fokozatosan belsőleg elvégzett feladattá teszik a levéltári feldolgozó munkát. Bevitel az adatbázisba (digitalizált dokumentumok vagy a dokumentumokat eredeti formátumukban tároló elektronikus irattárak esetén): en több mint anyagot (hasonló dokumentumok csoportja: rendszerint egy dokumentum összes nyelvi változata) vittek be az adatbázisba. Ezek megoszlása a következő: ARCDOC 2012-ben felvett anyagok RP PR/DE QP PV PT DE OD Pres. az Alapjogi Összesen PE /BUR/ANN 16/22 NT\ doc

19 Charta Konventje AC AH PE PE PE PE PE PE PE ÖSSZES EN NT\ doc 17/22 PE /BUR/ANN

20 FI AO AKCS SG MEP 001BEE - BEER, Angelika 01NB - Tot Baberich WAT - WATSON, Graham HN - H. Nord 03HO - H. Opitz; 003GUR - GURMAI Zita HAF - HÄFNER, Gerald LAM - LAMASSOURE, Alain WAL - WALLIS, Diana 007DOY - DOYLE, Avril ben az irattárba felvett digitalizált anyagok összesen: = Akták RP PR/DE QP PV PT DE Parlamenti jelentések Állásfoglalási indítványok és írásbeli nyilatkozatok Parlamenti kérdések Jegyzőkönyvek (ülések és bizottsági ülések) Petíciók Az ülések szó szerinti jegyzőkönyve: teljes viták és beszédek Algyűjte OD Igazgatási szervek (Elnökség, Elnökök Értekezlete és quaestorok) mények Pres. Az elnök hivatalának dokumentumai Gyűjtem ények FI AO AKCS SG MEP Fényképes dokumentumgyűjtemény (választási kampányok plakátjai) Hivatalos jogi aktusok; Megállapodások az Arab Együttműködési Tanáccsal Parlamenti szervek a fejlesztési együttműködés területén A Főtitkári Hivatal dokumentumai képviselők irattári anyagai Megvannak a tervek arra, hogy a papíralapú dokumentumok digitalizálásán túlmenően a parlamenti bizottságok és küldöttségek üléseiről készült felvételeket is digitalizálják ben két tételnyi kazetta hozzávetőleg 3900 órányi felvétel digitalizálására került sor. A feldolgozott papíralapú irattárak áthelyezése a firenzei Európai Egyetemi Intézethez: PE /BUR/ANN 18/22 NT\ doc

21 A többi uniós intézmény nevében eljáró Bizottság és az Európai Egyetemi Intézet között november 17-én aláírt szerződés értelmében, valamint az irattárakkal foglalkozó intézményi munkacsoport ülésein hozott döntések révén a CARDOC 78 folyóméternyi irattári anyagot helyezett át: A plenáris ülések jegyzőkönyvei (PV SEAN PE3 és PE4) Az eljárások szó szerinti jegyzőkönyve (CRE PE1-PE4) A kérdések órájára szánt kérdések (QH PE3 és PE4) A kérdések órájára szánt kérdések (QH listák PE3 és PE4) Állásfoglalási indítványok (PR PE3) ÖSSZESEN 8 fm 6 fm 4 fm 17 fm 78 lm 43 fm 6. Kapcsolat nemzetközi intézményekkel, illetve szakmai és felsőoktatási szervezetekkel A nemzetközi irattári szolgálatokkal fenntartott kapcsolatok tovább folytatódtak, és európai egyetemi kutatók tettek látogatást a CARDOC-nál (német, francia, olasz, valamint nem európai országok egyetemeiről). Látogatást tettek még: külső csoportok: a Luxembourgi Egyetem csoportja, a norvég parlament küldöttsége, az olasz parlament alsóháza könyvtárának küldöttsége; belső csoportok: quaestorok Polgárok Tájékoztatáskéréseinek Osztálya Audiovizuális Osztály. A Cardoc kiadványait a tudományos és a szakmai szervezetek széles körében terjesztik (egyetemek, levéltárak és könyvtárak). Az európai integráció történetét posztdoktori képzés keretében Luxemburgban tanulmányozó hallgatók rendszeresen a CARDOC forrásait használják kutatásaikhoz. NT\ doc 19/22 PE /BUR/ANN

22 MELLÉKLET A közbülső vagy történeti irattár részét képező főbb dokumentumfajták és gyűjtemények leírása A Parlament tevékenységéből származó dokumentumok A plenáris ülések jegyzőkönyvei: az elnök által aláírt eredeti példányok (1960 óta) valamennyi nyelven, a Hivatalos Lapban közzétett jegyzőkönyvek (teljes anyag 1952-től kezdve, papíralapon) kizárólag francia nyelven. Viták: teljes anyag, minden nyelven 1952-től 2011-ig (mikrofilmen és/vagy digitális változatban), a szerzők által kézírással javított anyagok nem teljes gyűjteménye. Állásfoglalások/Állásfoglalási indítványok: a teljes anyag 1952-től. A bizottsági és küldöttségi ülések jegyzőkönyvei 1952-től (a küldöttségi ülések esetében részleges gyűjtemény). Parlamenti bizottságok jelentései 1952-től és előkészítő dokumentumok: Ad hoc közgyűlés ( ); ESZAK-közgyűlés ( ); Az EPA és az Európai Parlament a közvetlen választást megelőzően ( ); Európai Parlament első parlamenti ciklus ( ); Európai Parlament második parlamenti ciklus ( ); Európai Parlament harmadik parlamenti ciklus ( ); Európai Parlament negyedik parlamenti ciklus ( ); Európai Parlament ötödik parlamenti ciklus ( ); Európai Parlament hatodik parlamenti ciklus ( ). Petíciók: teljes anyag 1955-tól 2005-ig. Parlamenti kérdések (írásbeli és szóbeli választ igénylő kérdések, valamint a kérdések órájában feltett kérdések): teljes anyag. Írásbeli nyilatkozatok. Hangfelvételek, nem teljes anyag (mintegy hangkazetta a bizottsági, küldöttségi és AKCS irányítótestületi ülésekről), 1992-től 2010-ig. PE /BUR/ANN 20/22 NT\ doc

23 Politikai szervek dokumentumai Elnöki anyagok: Simone Veil irattári anyagai (elnök: ) (leltározva), részben nyilvánosak; Pieter Dankert irattári anyagai (elnök: ) (leltározva); Pierre Pfimlin irattári anyagai (elnök: ) (leltározva); Lord Plumb irattári anyagai (elnök: ) (leltározva); Enrique Barón Crespo irattári anyagai (elnök: ) (leltározva); Egon Klepsch irattári anyagai (elnök: ) (leltározva); Klaus Hänsch irattári anyagai (elnök: ) (leltározva); José María Gil-Robles irattári anyagai (elnök: ) (leltározva); Nicole Fontaine irattári anyagai (elnök: ) (leltározva); Pat Cox irattári anyagai (elnök: ) (leltározva); Josep Borrell Fontelles irattári anyagai (elnök: ) (leltározva); Hans-Gert Pöttering irattári anyagai (elnök: ); Jerzy Buzek irattári anyagai (elnök: ). Az elnökségi szervek anyagai (Elnökség és bővített Elnökség, Elnökök Értekezlete, quaestorok) (jegyzőkönyvek és dokumentumok, teljes gyűjtemény 1952-től 2004-ig). Elnökök Értekezlete ( ). A Bizottsági Elnökök Értekezletének anyagai ( ). Hivatalos posta Teljes anyag 1952-től időrendi sorrendben. Az elnöki hivatal anyagai (kizárólag a hivatalos levelezés) 1981-től időrendi sorrendben. Speciális anyagok A Parlamenti Közgyűlés és az Európa Tanács Tanácsadó Közgyűlése együttes üléseinek sorozata ( ) teljes leírás. A négy elnök bizottságának gyűjteményei ( ) teljes leírás. Az AKCS Közgyűlés dokumentumai ( ) teljes leírás. Az AKCS Közgyűlés dokumentumai ( ) teljes leírás. Kormányközi Konferenciák (KK). Főtitkárok gyűjteményei: Nerée tot Babberich hivatalának anyagai ( ), H. R. Nord hivatalának anyagai ( ), H.-J. Opitz hivatalának anyagai ( ), Enrico Vinci hivatalának dokumentumai ( ), Julian Priestley hivatalának dokumentumai ( ). Bruck-anyagok: az Európai Parlament eljárási szabályzatára és a tisztviselők személyzeti szabályzatára vonatkozó dokumentáció. képviselők gyűjteményei (feldolgozva): NT\ doc 21/22 PE /BUR/ANN

24 Watson úr Beer asszony Wallis asszony Gurmai Zita (csak a polgári kezdeményezésről szóló jelentéssel kapcsolatos dokumentumok) Gerald Häfner (csak a polgári kezdeményezésről szóló jelentéssel kapcsolatos dokumentumok) Alain Lamassoure (csak a polgári kezdeményezésről szóló jelentéssel kapcsolatos dokumentumok) Doyle asszony (feldolgozás alatt): Az európai parlamenti képviselők és az európai integráció történetéhez kapcsolódó más személyiségek fényképei. Plakátgyűjtemény. Újságkivágások. Megállapodások és szerződések 1952 óta (2004-től CD-n) a szerződések 2012-ig. Az Európa jövőjével foglalkozó Konvent anyagai ( ) teljes leírás. A helyi és regionális választott képviselők gyűjteményeivel foglalkozó közös munkacsoport (feldolgozás alatt). Együttdöntési eljárások teljes sorozat. PE /BUR/ANN 22/22 NT\ doc