A Főtitkár PE /BUR Réf.: D(2007) FELJEGYZÉS AZ ELNÖKSÉG TAGJAINAK FIGYELMÉBE

Átírás

1 A Főtitkár Réf.: D(2007) FELJEGYZÉS AZ ELNÖKSÉG TAGJAINAK FIGYELMÉBE Tárgy: 3. tájékoztató jelentés az EP Történeti Irattáráról és az Irattár és Dokumentációs Központ (CARDOC) tevékenységéről 2006 (Az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról szóló, a szeptember 22-i 1700/2003/EGK, EURATOM rendelet által módosított február 1-jei 354/83/EGK, EURATOM tanácsi rendelet 9. cikkének (2) bekezdése) ELŐZMÉNYEK Az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról szóló, a szeptember 22-i 1700/2003/EGK, EURATOM rendelet által módosított február 1-jei 354/83/EGK, EURATOM tanácsi rendelet 9. cikkének (2) bekezdése kimondja, hogy valamennyi intézmény évente tájékoztatást tesz közzé levéltári tevékenységeiről. E rendelkezés célja, hogy a polgárok és az Európai Unió története iránt érdekődők (történészek, kutatók, hallgatók) számára megismerhető legyen az intézmények által végzett irattári dokumentációs tevékenység. Az Irattár és Dokumentációs Központ (CARDOC) tevékenységéről szóló jelentés megfelel az EU intézményei és szervei döntése révén létrehozott Intézményközi Irattári Együttműködési Csoport által meghatározott szabványnak. Kitér például az Elnökség december 16-i ülésén hozott döntésében ( A tájékoztatás és az átláthatóság megerősítése: az EP irattárai ) kitűzött célok megvalósítására, különösen az EP irattárainak a CARDOC-ban történő központosítására, az irattár modernizálására (az interneten/intraneten elérhető adatbázisok adatainak digitalizálása és nyilvánossá tétele) és az irattári dokumentumok nyilvánosság számára való elérhetőségére. Figyelembe veszi továbbá az Elnökség április 26-i, a volt képviselők letétbe helyezett iratainak kezeléséről szóló határozatát. ÖSSZEGZÉS Felkérjük az Elnökséget, hogy vegye tudomásul az EP történeti irattárának évi tevékenységéről szóló jelentést, és engedélyezze annak terjesztését, ideértve a többi intézmény számára történő továbbítását, illetve nyilvánosságra hozatalát az Európai Parlament internetes/intranetes honlapján. Harald RØMER Melléklet: Tájékoztató jelentés 2006 PE /BUR

2 Luxembourg, május TÁJÉKOZTATÓ JELENTÉS az EP TÖRTÉNETI IRATTÁRÁRÓL és az IRATTÁR ÉS DOKUMENTÁCIÓS KÖZPONT (CARDOC) TEVÉKENYSÉGÉRŐL (Az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról szóló, a szeptember 22-i 1700/2003/EGK, EURATOM rendelet által módosított február 1-jei 354/83/EGK, EURATOM tanácsi rendelet 9. cikkének (2) bekezdése) 1

3 TARTALOM Bevezetés 3 1 Igazgatás Költségvetés Személyzet Képzések Belső kommunikáció 6 2 Helyiségek 8 3 Automatizálás Hardware Software 8 4 Közbülső irattár 9 5 Történeti irattár A felhasználók/kutatók kiszolgálása Irattári feldolgozás 11 6 Szakmai és felsőoktatási szervezetekkel való kapcsolat 12 7 Intézményközi Együttműködési Csoport 12 2

4 Bevezetés E jelentés az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról szóló, a szeptember 22-i 1700/2003/EGK, EURATOM rendelet által módosított február 1-jei 354/83/EGK, EURATOM tanácsi rendelet 9. cikkének (2) bekezdésének megfelelően készült. E jogszabály kimondja, hogy valamennyi intézmény évente tájékoztatást tesz közzé levéltári tevékenységeiről. A jelentés tájékoztatást ad az EP Történeti Irattáráról és az azt kezelő Irattár és Dokumentációs Központ (CARDOC) tevékenységéről ban folytatódott a 2005-ben megkezdett dinamizálási szakasz. A cél az volt, hogy új lendületet kapjon az Elnökség december 16-i ( A tájékoztatás és az átláthatóság megerősítése: az EP irattárai ) határozatának végrehajtása, illetve hogy megvalósuljon a április 26-i, a volt képviselők letétbe helyezett iratainak kezeléséről szóló határozat. Ennek érdekében a legfontosabb előrelépés abban állt, hogy új stratégiákat alkottak és valósítottak meg az irattári anyag kiaknázását illetően: történelmi tanulmányok készítése a meglévő irattári anyagról; az irattári anyag internetes bemutatása; az irattári anyag kezelésével kapcsolatos képzések szervezése a Postai és Nyilvántartási Osztállyal együttműködve; a volt képviselők anyagainak kezelésére vonatkozó új politika kidolgozása. Ezek az újító kezdeményezések egyébként illeszkednek az Elnökség által kijelölt célok végrehajtásához kapcsolódó konkrétabb összefüggésekhez: Az EP történeti irattárának centralizálása: kapcsolatba léptünk az Európai Parlament több szolgálatával a jogalkotási vagy igazgatási szempontból fontos anyagok összegyűjtése végett (lásd a 4. fejezetet); folytatódott a parlamenti bizottságok ülésenek felvétele, a magnófelvételek irattári kezelésével és digitalizálásával (lásd a 4. fejezetet); a CARDOC kezdeményezésére a CARDOC, a Postai és a Nyilvántartási osztályok képzéseket tartottak az irattári dokumentumok kezeléséről (a Továbbképzési Osztály segítségével). E képzések az egyes osztályok irattári munkával foglalkozó tisztviselőinek szólnak; hozzájárulnak többek között a CARDOC-hoz továbbított dokumentumok kezelésének egységességéhez (lásd az 1.3 fejezetet). Az irattár automatizálása (lásd az 5.2 fejezetet): a régi irattárak 2002-ben megkezdett digitalizálása tovább folytatódott az Európai Parlament tipikus jogalkotási dokumentumaival (jelentések, parlamenti kérdések, állásfoglalási javaslatok, viták), összesen mintegy oldal és dokumentum digitalizálásával és katalogizálásával; az EP elnöki irattárának kezelése is folytatódott a Pierre Pflimlin és Charles Henry Plumb elnökökhöz kapcsolódó anyagok digitalizálása és katalogizálása révén; a dokumentumok és a CARDOC által nyújtott szolgáltatások internetes bemutatása is elő lett készítve, a honlap grafikai és tartalmi tervezésével; az adatbázis fejlesztése tekintetében 2007-ben még kell oldani bizonyos műszaki problémákat (UNICODE rendszerre van szükség). 1 A jelentés tartalmazza a évhez képest elért eredményeket. A CARDOC felépítésével és feladataival kapcsolatos alapinformációkat lásd a évről szóló 1. tájékoztató jelentésben. 3

5 A dokumentumok megnyitása az európai integráció története iránt érdeklődő kutatók és polgárok előtt (lásd az 5.1 fejezetet): történelmű jellegű tanulmányok készültek a legérdekesebb anyagok feldolgozása érdekében: A Négy Elnök Értekezlete, Az európai konvent, Az egységes Parlament felé címmel. Ezeket a tanulmányokat az intranetes honlapon, és olykor széles körben terjesztett brossúrák formájában is nyilvánosságra hoztuk ( Az egységes Parlament felé című kiadványt a polgárok körében való terjesztés céljával adtuk ki a Római Szerződés 50. évfordulója alkalmából); a képviselők által nemzeti alapítványoknál vagy szervezeteknél letétbe helyezett irattári anyagok feldolgozását ideiglenesen felfüggesztettük, várva az Elnökség kidolgozás alatt álló határozatát a volt képviselők anyagainak archiválási politikájáról; az egyetemi körökkel ápolt kapcsolatokat fenntartottuk és elmélyítettük; folytatódott a gyakornokok és tanulmányi látogatók fogadása; tevékenységük kiterjedt történelmi kérdésekre és a régi anyagok (AKCS, a Négy Elnök Értekezlete) irattári kezelésére); az ARCDOC intranetes oldalt és adatbázist továbbra is rendszeresen felkeresik az intézmény belső felhasználói; egy elnökségi határozat előírta egy visszaminősítési bizottság felállítását, hogy megoldódjanak a bizalmas jellegű történeti dokumentumok hozzáférésével kapcsoltos problémák; a határozat végrehajtásra került, a bizottság pedig megalkotta a visszaminősítés feltételeit, amelyekről főtitkári határozat született. 1. Igazgatás 1.1 Költségvetés A CARDOC 2006-ban az EP költségvetésének három költségvetési tételét kezelte, ezek közül az egyik három aljogcímet tartalmaz ( /02/03): Tétel Megnevezés Kapcsolódó tevékenység Műszaki berendezések és felszerelések: Gépek karbantartása irattár (főleg lapolvasók/nyomtatók) Dokumentációs és könyvtári költségek : Könyvek és folyóiratok vásárlása a DG könyvek, előfizetések, számára újságok, folyóiratok és médiatári termékek az Elnökségi Főigazgatóság számára Az archív állomány költségei: a Parlament Irattári jellegű külső szolgáltatások és szervei archív állományának feldolgozása minden adathordozón és archív állomány beszerzése helyettesítő adathordozón Az archív állomány költségei: az Európai A képviselők/volt képviselők iratainak Parlament képviselői által adományok kezelésével járó költségek vagy hagyaték formájában letétbe helyzett társfinanszírozása iratok feldolgozása Az archív állomány költségei: speciális Speciális berendezések és szolgáltatások anyagok és szolgáltatások az Irattár megvásárlása és Dokumentációs Központ (CARDOC) számára 4

6 A legtöbb újítás a gyakorlati téren a 3222 jogcímhez, azon belül is a 01 és 02 aljogcímhez kapcsolódik: aljogcím: az anyagok irattári kezelésével és digitalizálásával kapcsolatos három keretszerződés járt le 2006-ban. Az irattári igények teljes lefedése érdekében, illetve egyben a teljes jogi keret racionalizálása és egyszeűsítése végett két ajánlattételi felhívást tettünk közzé, ezek közül az egyik három tételből állt. Ily módon négy keretszerződést kötöttünk az alábbi témákban: Irattári szolgáltatások (külső tanácsadók, az anyagok rendszerezése, katalogizálás, elektronikus fájlok kezelése, digitalizálás, csomagolás); Mikrofilm-készítés (digitalizált másolatokról); Külső irattári támogatás; Lapolvasók/nyomtatók karbantartása. E szerződések megkötése lehetővé tette, hogy felmondjunk egy másik, akkor még hatályos szerződést (speciális irattári anyagokkal kapcsolatosan). Egy ötödik, 2005 óra érvényben lévő szerződés továbbra is lefedi a hanganyagok digitalizálását (a parlamenti szervek üléseinek kazettán tárolt hangfelvételei) aljogcím: egy évi elnökségi határozat felfüggesztette a volt képviselők irattári anyagai kezelésének finanszírozására szánt ezen tétel végrehajtását; az Elnökség ugyanis új politikát kívánt alkalmazni a volt képviselők dokumentumait illetően. Az Elnökség április 26-án határozott a volt EP-képviselők irattárának kezelési politikájáról és megbízta a főtitkárt, hogy terjesszen be javaslatokat e dokumentumok AHUE-től való közvetlen megvásárlását, illetve az ilyen irattárakkal foglalkozó nemzeti alapítványok támogatási módjára vonatkozó szabályzatát illetően. E javaslatok 2006 folyamán kerültek kidolgozásra, és 2007-ben, a Jogi Szolgálat véleményének ismeretében lesznek az Elnökség elé terjesztve Személyzet A felvett személyzet A CARDOC szervezeti felépítésében a évi racionalizálást követően nem történt változás. A létszám továbbra is 27 álláshelyből áll, ebből 5 adminisztratív jellegű, 22 pedig az osztály tipikus tevékenyégeihez kapcsolódik (irattár, adatbázisok kezelése, informatika, információk terjesztése, dokumentáció). Az osztály vezetője befejezte a személyzet feladatkörök szerinti átszervezését: Csoportok által ellátott feladatkörök: - dokumentumok átvétele; - a dossziék rendszerezése és készletgazdálkodás; - dokumentáció és információk terjesztése; - a mikrofilm-tár kezelése; - költségvetési irányítás és IT. Tisztviselők által (egyénileg) ellátott feladatkörök: - az adatbázisok kezelése/fejlesztése; - tanulmányok; - eseti dokumentum-átvételek kezelése. Külső személyzet Az irattári feladatokkal megbízott külső személyzet száma 9-11-re egységre nőtt házon belül. 5

7 1.3 Képzések A Továbbképzési Osztállyal és egy külső szolgáltatóval együttműködve végrehajtott képzések nem feleltek meg a képzésben részt vevő kollégák elvárásainak. A legfontosabb igény ugyanis a napi irattári munkával kapcsolatos; ez a dokumentumok útjának, illetve az intézmény iratkezelési és tárolási szabályainak elmélyült ismeretét feltételezi; ezt az ismeretet pedig csak a házon belül dolgozó szakemberek tudják megszerezni. Ez az oka annak, hogy 2006-ban új stratégiát vázoltunk fel a dokumentációs és irattári képzések belső szervezésével kapcsolatosan; ezeket a képzéseket a Továbbképzési Osztály égisze alatt az Elnökségi Főigazgatóság A Igazgatóságának (Elnökségi Szolgálatok) három osztálya tartja majd: a CARDOC, együttműködve a Nyilvántartási és a Hivatalos Levelezési Osztállyal. A CARDOC szakmai személyzetét egyébként szintén arra buzdítottuk, hogy külső szakmai szervezeteknél (Archives de France, stb.) vagy nemzetközi konferenciák (például az elektronikus archívumokról szóló decemberi milánói nemzetközi konferencia) révén tegyek naprakésszé tudását. A CARDOC ezen kívül hozzájárult az EP-hez felvételt nyert új tisztviselőknek szánt, az intézményt bemutató programhoz is; a CARDOC mutatja be az osztályon elérhető keresési módszereket, illetve a dokumentumok leadásának módját. 1.4 Belső kommunikáció és együttműködés A CARDOC osztály az Elnökségi Főigazgatóság része, azon belül is az A Igazgatósághoz tartozik (Elnökségi Szolgálatok). Ennek megfelelően kiemelt kapcsolat áll fenn az említett Főigazgatóság szolgálataival (a nyilvántartási és a postai osztályokkal kialakított együttműködés minden évben a fő célkitűzések közé tartozik): Nyilvántartási Osztály - Dokumentum-kérések Ez az osztály a polgárok által kért tematikus dokumentumokért fordul a CARDOC-hoz ban 320 ilyen kérést továbbítottak. - A bizalmas minősítés feloldására irányuló kérelmek A bizalmas dokumentumokkal kapcolatos kérelmeket a CARDOC először a Nyilvántartási Osztályhoz továbbítja előzetes értékelés végett ban körülbelül húsz ilyen kérést továbbítottak. - A bizalmas dokumentumok szolgálata Azt a szolgálatot a Nyilvántartási Osztály irányítja, de ezidáig a CARDOC végezte a bizalmas ülésekről származó dokumentumok tárolását. Ugyanakkor az a terv, hogy a tárolási feladatok is átkerülnek a Nyilvántartási Osztályhoz. - Visszaminősítés A dokumentumok többnyire nyilvánosak, a Parlament és a Tanács (az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumainak nyilvánosságáról szóló) 1049/2009 rendeletének megfelelően. Vannak ugyanakkor kivételek (az rendelet 4. és 9. cikke szerint); ilyenek például az egyének magánéletével, illetve a természetes vagy jogi személyek üzleti érdekeivel kapcsolatos dokumentumok. 6

8 Igaz ugyan, hogy a történeti irattárak esetében az 1700/2003/EGK, EURATOM tanácsi rendelet által módosított 354/83 rendelet értelmében, a dokumentumok, a keltezésüktől számított 30 év múltán nyilvánosak lesznek. Az említett kivételek azonban továbbra is érvényben maradhatnak a harmincéves határidőn túl is, ha a bizalmasság kimondását indokló feltételek továbbra is fennállnak. Ebből következik, hogy e dokumentumok esetében a nyilvánossá tétel nem lehet automatikus, szükség van egy előzetes értékelésre. A 354/83 rendelet ezért mondja ki, hogy azokat a bizalmas dokumentumokat, amelyek a harmincéves határidő elmúltával nyilvánossá válhatnak, 25 évvel a keltezésük/átvételük után vissza kell minősíteni. A 25 évesnél régebbi dokumentumok rendszeres értékelésének biztosítása érdekében a CARDOC és a Nyilvántartó Osztály indítványozta a főtitkárnál és az Elnökségnél egy Visszaminősítési Bizottság felállítását, amelyben részt vesz az adatvédelmi megbízott és a Jogi Szolgálat képviselője is. A bizottságnak kell javaslatot tennie a főtitkár számára a visszaminősítési kritériumokra és az irattárak állományának vagy állományuk egy részének visszaminősítési kritériumaira vonatkozóan. A bizottság többször is ülésezett 2006 folyamán, és már megtette javaslatát a főtitkár számára a visszaminősítési kritériumokról; e kritériumokat a főtitkár október 31-i határozata tartalmazza. A bizottság ezt követően megkezdte a Simone Veil-állomány vizsgálatát, aki a Parlament első közvetlenül megválasztott elnöke volt. A visszaminősítési javaslatokat 2007-ben fogják beterjeszteni a főtitkárnak. Levelezési Osztály A Levelezési Osztállyal való együttműködés lehetővé tette a főtitkár határozatának végrehajtását, amely előírja a levelezés mellékleteinek átadását. Az A Főigazgatóság Költségvetési/Pénzügyi Osztálya Ez az osztály felel a költségvetés végrehajtásáért, előzetes ellenőrzéséért és a közbeszerzési eljárások lebonyolításáért. A CARDOC-kal intenzív kapcsolatokat ápol: a Költségvetési/Pénzügyi Osztály több száz költségvetési műveletet hajtott végre és ellenőrzött (leginkább kiadási tételeket és kifizetési megbízásokat); továbbá nélkülözhetetlen szerepet játszott minden, a költségvetésre hatást gyakorló művelet végrehajtása és ellenőrzése technikai részének kidolgozásában (2006-ban két közbeszerzési eljárás indult). Informatikai és Telekommunikációs Főigazgatóság Néhány, az ITF-fel közösen megoldott probléma 2006-ban: - a CARDOC feladataink elemzése, a szükségletek meghatározását megelőzően egy alternatív adatbázis létrehozása érdekében az ARCDOC mellett; - az ARCDOC adatbázis webes felületének megújítása és az UNICODE program alkalmazása az adatbázisra, ami lehetővé teszi az összes abc olvasását: az ITF technikai segítséget nyújtott egy külső társaság által elvégzett fejlesztésekhez. A CARDOC osztály aktívan részt vett három, az ITF által szervezett, dokumentumkezelésről szóló szemináriumon, és javaslatai szerepeltek a főtitkárnak benyújtott végleges dokumentumban is. Más főigazgatóságok szolgálataival is gyakran kapcsolatba lép. INFO Főigazgatóság 2006-ban együttműködés kezdődött az INFO Főigazgatósággal, a CARDOC anyagainak terjesztésére irányuló kezdeményezések támogatása céljából. A Tájékoztatási Irodák 7

9 Koordinálásáért Felelős Osztály ismertette, hogy az irodákban terjeszteni szeretné a Római Szerződés 50. évfordulója alkalmából kiadott, Az egységes Parlament felé című füzetet. A tanulmányt példányban nyomtatták ki, hogy az irodák az évforduló alkalmával kioszthassák azt ben a szükségleteknek megfelelően lehet, hogy újra kell majd nyomni. IPOL, EXPO, PERS, FINS és IFIN Főigazgatóság Együttműködés kezdődött e főigazgatóságok egyes szolgálataival a jogi és adminisztratív irattár átadásának módjáról a CARDOC-nak. Továbbképzési Osztály (PERS Főigazgatóság) Az együttműködés ezzel az osztállyal az irattári képzések megszervezésére vonatkozik (lásd 1.3 bek.). 2. Helyiségek A raktárak kezelésének racionalizálási politikája a papíralapú archívumok összevonását jelentette három luxembourgi helyiségben, a KAD épületben (-1C 862ST és - 1E 866ST), valamint a CARDOC központjában. E racionalizálás jegyében 2006-ban közel 60 folyóméternyi régi irattári anyagot költöztettek az Európai Unió firenzei Történeti Archívumába. 3. Automatizálás 3.1 Hardware Ez a fejezet nem értelmezhető a CARDOC esetében. A szolgálat hardware-, szerver- és az adatbázis-kezelését az ITF (Informatikai és Telekommunikációs Főigazgatóság) látja el. 3.2 Software A CLARA program fejlesztése A CARDOC Osztály 200 óta használja a CLARA archívumkezelő-programot, amely az ARCDOC adatbázis alapjául szolgál. Ez az adatbázis a CARDOC helyiségeiben férhető hozzá (részletesebb kutatási célokra), vagy az Intraneten keresztül (egy webes felületen). Egy új, korszerűbb és az intézmény többi adatbázisához jobban kapcsolódó adatbázis létrehozására irányuló projekt vette kezdetét 2005-ben; a projekt első lépésére 2006-ban került sor, a jelenlegi helyzet elemzése révén, ami 2007-ben is folytatódik, és az új szükségletek felmérése fogja követni. A webes felület értékelésére irányuló munka, amelynek célja annak felhasználóbarátabbá tétele folytatódott, és 2007-ben előreláthatólag be fog fejeződni Intranet oldal A CARDOC oldala az alábbi címen érhető el: Az oldal 2006-ban egy az osztály által az irattári anyaggal kapcsolatban végzett munkát a nagyközönségnek bemutató résszel gazdagodott. Az ARCDOC adatbázist és a többi intranetes oldalt 2006-ban , illetve alkalommal keresték fel A CARDOC dokumentációjának és szolgáltatásainak bemutatása az Interneten 8

10 A CARDOC anyagainak közzététele az Interneten több problémát is felvet: a dokumentumokhoz való hozzáférés: a visszaminősítési kritériumok meghatározása (lásd 1.4 pont Nyilvántartási Osztály) lehetővé teszi a közzétehető dokumentumok azonosítását; grafikus megjelenés (azonosnak kell lennie az Europarl honlapéval): az illetékes szervek (COMTEC és Szerkesztői Bizottság) hozzájárultak a konfigurációhoz; az adatbázis alapjául szolgáló CLARA program adaptációja: a CLARA program technikai adaptációjának problémáját az UNICODE bevezetésével 2007 első felében meg fogják oldani. 4. Közbülső irattár A közbülső irattár anyaga közel folyómétert tesz ki, és leginkább még feldolgozás alatt álló jogalkotási anyagokból áll. Egy nem teljes körű lista szerepel a mellékletben. Az archívumokat két szakaszban dolgozzák fel: Átadás: 2006-ban a rendszeres átadások keretében közel papír alapú dossziét (szóbeli kérdések, írásbeli kérdések, kérdések órájában feltett kérdések, eredeti módosítások, jelentéstervezetek), és Terjesztési Osztálytól, valamint az OPOCE-től 30 folyóméternyi dokumentumot adtak át. A rendkívüli átadások keretében az alábbiakat kaptuk: az Európai Parlament Elnökségétől annak 1989 és 2003 közötti üléseire vonatkozó közel 40 folyóméter anyag. az Európai Unió alapjogi chartája (az EP munkaanyagai): 4 folyóméter. Titkári Szolgálat és részei: Előirányzatok átcsoportosítására vonatkozó javaslatok az európai Bizottságtól - a Költségvetési Bizottság határozatai - a Tanács véleményei: 1 folyóméter. az Európai Unió Tanácsa, Egyeztető Iroda: 29 CD Parlamenti bizottságok - Küldöttségek: 1990 doboz Halászati Bizottság: 8 folyóméter. Emberi Jogi Albizottság: 3 folyóméter. Osztályozás és rendezés: ebben a szakaszban azonosítjuk az anyagokat és a közigazgatási vagy történeti értékkel nem rendelkező dokumentumok (1700/2003/EK, Euratom rendelet 7. cikke) kivételével felkészítjük a digitalizálásra. Az EP összes jelentését és jegyzőkönyvét a 4. törvényhozási ciklus feléig bezárólag feldolgoztuk, katalogizáltuk és digitalizáltuk. 5. Történeti irattár 5.1 A felhasználók/kutatók kiszolgálása Az Elnökség december 16-i határozata 2 a CARDOC-ra bízta azt a feladatot, hogy az Európai Unióval és történetével kapcsolatok témákat részletesen tanulmányozni kívánó kutatók és magánszemélyek részére kimerítő dokumentációt biztosítson. Az e határozatnak való hatékonyabb megfelelés érdekében két új kezdeményezés történt a CARDOC irattári anyagainak rendelkezésre bocsátása terén. Az EP történeti dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférés különböző módjai 2006-ban tovább bővültek: 2 A már hivatkozott, Tájékoztatás és az átláthatóság növelése: az EP Irattára 9

11 1. Dokumentációs információk az Intraneten + közvetlen hozzáférés az ARCDOC adatbázishoz Több mint oldalnyi dokumentumot tanulmányoztak. 2. A nyilvánosság távoli kéréseinek, kérdéseinek kiszolgálása levélben, telefonon stb. A kutatókat segítő csapat több mint 900 kérést teljesített, és több mint oldal dokumentumot bocsátott rendelkezésükre. 3. A történeti dokumentumok helyszíni tanulmányozása a CARDOC helyiségeiben a Front Office csapata segítségével Közel 35 kutatót fogadtunk 1-től 15 napig terjedő kutatásokra, technikai és dokumentációs segítséget nyújtva számukra. 4. Ösztöndíjasok Tíz fizetett ösztöndíjas dolgozott az alábbi területeken: az Elnökök Értekezlete sorozat rendezése; a Négy Elnök Értekezlete anyag újrarendezése; AKCS anyagok; Küldöttségek sorozat; volt parlamenti képviselők életrajzi adatai. 5. Tanulmányok és kiadványok Új kezdeményezés látott napvilágot az Európai Parlament irattári anyagainak felhasználása terén; tanulmányokat készítenek a Parlament fennállásának történeti időszakairól, és a nagyközönség rendelkezésére álló irattári anyagok által felölelt témákról. A 2006-ben kiadni kezdett tanulmányok a Négy Elnök Értekezletét, az Európai Konventet, valamint az ESZAK Közgyűlése által a Római Szerződésről folyó tárgyalások keretében felvetett gondolatokat mutatták be. Ez utóbbi, az Egy egységes Európa felé című tanulmányt a Római Szerződés ötvenedik évfordulója (2007. március 25.) alkalmából széles körben terjesztették Európában. Mindegyik tanulmányt közzétették a CARDOC intranetes oldalán. 6. A CARDOC dokumentumainak és szolgáltatásainak bemutatása az Interneten A pontban már bemutatásra került. 5.2 Irattári feldolgozás A Történeti Irattár feldolgozása követi az anyagok rendezését és selejtesét (lásd 4. fejezet). A feldolgozás a három alábbi szakaszból áll: Digitalizálás: 2006-ban több mind képet digitalizáltak (csökkenés a 2005-ben feldolgozott egymillió képhez képest, ami egy szerződés kifutásának tudható be, amit 2007-ben nem követett újabb szerződés). A feldolgozott dokumentumok az alábbiak szerint oszlanak meg: 10

12 2006-os digitalizálás Parlamenti ciklus* Parlamenti jelentés Állásfoglalási indítvány Parlamenti kérdés: Jegyzőkönyv Petíció Vita Elnöki Kabinet AC PE PE PE ** PE ** PE ** Összesen: A táblázat dokumentumtípusonként tartalmazza az összes dokumentumot, azaz a 2006-ban digitalizált és katalogizált dokumentumok számát. Egy dokumentum egy vagy több oldalból állhat. * Törvényhozási ciklus: AC= Közgyűlés; PEO = 1958 és 1962 között Parlamenti Közgyűlés, 1962 és 1979 között Európai Parlament (kijelölt tagokkal). PE 1,2,3,4: 1., 2., 3. és 4. parlamenti ciklus. ** Csak a H kérdésekre adott válaszok. A digitalizált papíralapú háttérdokumentumok mellett a parlamenti bizottságok üléseiről készült felvételek is vannak: órányi felvételt digitalizáltak. Katalogizálás és beillesztés az ARCDOC adatbázisba: több mint dokumentumot dolgoztak fel. Irattári feldolgozás: ezt a tevékenységet ideiglenesen felfüggesztették, hogy először a jogalkotási és speciális anyagokat lehessen rendszerezni, katalogizálni és digitalizálni Speciális anyagok feldolgozása: elnökségi anyagok 2004 szeptemberével a CARDOC megkezdte az elnökségi anyagok irattári feldolgozását. Az Európai Parlament elnökségi feladataihoz kapcsolódó anyagokról van szó 1979 óta (első választott Parlament) ban Pierre Pflimlin és Charles Henry Plumb anyagait dolgozták fel. 6. Szakmai és felsőoktatási szervezetekkel való kapcsolat A CARDOC továbbra is fejleszti kapcsolatait a nemzetközi és intézményközi szervezetekkel az irattározás terén. Részt vett a külügyminisztériumi irattárak képviselőinek bécsi ülésén és a kortárs politikusok irattárairól az Association des Archivistes de France által Párizsban szervezett megbeszélésen. A CARDOC részt vett az új Groupe des archivistes européens ülésein is. Ez a csoport egy 2005 novemberi tanácsi ajánlás nyomán jött létre, és a tagállamok és az európai intézmények képviselőiből áll; célja egyes irattári prioritások megvalósítása. 11

13 A felsőoktatási szervezetekkel ápolt kapcsolatok terén tovább folytatódtak a Luxembourgi Egyetemmel; több, az európai integráció történetével foglalkozó posztdoktorandust segített kutatásaiban. 7. Intézményközi Együttműködési Csoport A CARDOC részt vett a csoport félévente megrendezett ülésein. A többi intézménnyel kapcsolatban rendszeresen felmerülő probléma a bizalmas dokumentumok selejtezésének kérdése 30 évvel keletkezésüket követően (lásd 5. fejezet); ezzel a kérdéssel 2007-ben külön fognak foglalkozni a dokumentumokhoz való hozzáférésről szóló 1049/2001. rendelet felülvizsgálatának keretében. Az osztály részt vett a 2006-ban az intézményközi együttműködési csoport által felállított, az intézményközi dokumentumok kiválasztásával és értékelésével foglalkozó munkacsoport munkájában. 12

14 Melléklet A közbülső vagy történeti irattár részét képező főbb dokumentumfajták és gyűjtemények leírása A Parlament tevékenységének dokumentumai A plenáris ülések jegyzőkönyvei: - Az elnök által aláírt eredeti példányok (1960 óta). - A Hivatalos Lapban közzétett jegyzőkönyvek (teljes anyag 1952-től kezdve). Viták: - Teljes anyag, minden nyelven 1952-től 2000-ig (mikrofilmen és digitális változatban is). - A szerzők által kézírással javított anyagok nem teljes gyűjteménye. Állásfoglalások/Állásfoglalási indítványok: - Teljes anyag 1952-től. Parlamenti bizottsági ülések jegyzőkönyvei (nem teljes anyag 1952-től). Parlamenti bizottságok jelentései 1952-től és előkészítő dokumentumok: - Ad hoc közgyűlés ( ). - ESZAK közgyűlés ( ). - Európai Parlamenti Társulás és Európai Parlament a közvetlen választást megelőzően ( ). - Európai Parlament 1. ciklus ( ). - Európai Parlament 2. ciklus ( ). - Európai Parlament 3. ciklus ( ). Petíciók: - Teljes anyag 1953-tól 2000-ig. Parlamenti kérdések (írásbeli, szóbeli és a kérdések órájában feltett kérdések): Teljes anyag. Írásbeli nyilatkozatok. Politikai szervek dokumentumai Elnöki anyagok (nem nyilvánosak): - Simone VEIL anyag, elnök (leltározva) - Pieter DANKERT anyag, elnök (leltározva) - Pierre PFLIMLIN anyag, elnök Lord PLUMB anyag, elnök Enrique BARON CRESPO anyag, elnök KLEPSCH anyag HÄNSCH anyag GIL-ROBLES anyag Az Elnökség és a kibővített elnökség anyagai (jegyzőkönyvek és dokumentumok, teljes anyag 1952-től 1984-ig és 1989-től 2003-ig); Elnökök Értekezlete ( ). 13

15 Hivatalos levelezés Teljes anyag 1952-től kronologikus sorrendben Az elnök anyagai 1981-től kronologikus sorrendben Speciális anyagok A Parlamenti Közgyűlés és az Európa Tanács Közgyűlése közös üléseinek sorozata A Négy Elnök Üléseinek anyagai ( ) Az AKCS Közgyűlés üléseinek anyagai (nem minden hivatalos nyelven) Kormányközi Konferenciák (KK) Főtitkárok anyagai Bruck anyagok: Az Európai Parlament eljárási szabályzatának dokumentációja Az európai integráció történetéhez kapcsolódó személyiségek fényképei Posztergyűjtemény Újságkivágások 14