Pénzügyi elszámolás részletes szabályai. Utófinanszírozás: Sipos-Kovács Mónika DARFÜ Nonprofit Kft. Vegyes finanszírozás:

Átírás

1 Pénzügyi elszámolás részletes szabályai Utófinanszírozás: A projekt során felmerülő költségek utólagos támogatási formája, a számla, vagy egyéb, az elszámolást alátámasztó dokumentum teljes összegének kiegyenlítését igazolni szükséges. Ebben az esetben a kifizetési igénylés benyújtását követő 45 napon belül kerül a támogatás folyósításra, a hiánypótlás idejét nem beleértve. A támogatás folyósítása közvetlenül a Kedvezményezettnek illetve engedményezés esetén az engedményesnek a Szerződésben megjelölt bankszámlájára történő utalással történik. A kizárólag utófinanszírozású időközi kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha az igényelt támogatás összege meghaladja a teljes projektre megítélt támogatás 10 %-át és legalább a 200 ezer forintot. Sipos-Kovács Mónika DARFÜ Nonprofit Kft. Szállítói finanszírozás: Vegyes finanszírozás: Ebben a finanszírozási formában a számla támogatásra eső része közvetlenül a szállítónak illetve engedményezés esetén az engedményesnek kerül kifizetésre az önerő kifizetésének igazolása után, a benyújtást követő 30 napon belül, hiánypótlás idejét nem beleértve. A kizárólag szállítói finanszírozású, kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha a szállítói finanszírozásra benyújtott számla egyedi támogatástartalma eléri az 5 millió forintot. Ez alól kivételt a következő esetek jelentenek: a szeptember 15-től hatályos Kbt. 305., illetve a 306/2011. Korm. rend. 14. szerint kiállított, alvállalkozói teljesítéssel érintett szállítói számlák, a szállítói előleg esetén az előlegbekérő. A Kedvezményezett a szállítói számláinak közvetlen kifizetése mellett ugyanazon kifizetési igénylés keretében kérheti bizonyos költségei utólagos megtérítését. A támogatás szállítói finanszírozású tételek esetében az igénylés benyújtását követő 30, míg az utófinanszírozású tételek esetében 45 napon belül kerül folyósításra, a hiánypótlás és a további pénzügyi felfüggesztések idejét nem beleértve. Az elszámolható költségek finanszírozási mód szerinti megbontását a támogatási szerződés 1. sz. melléklete tartalmazza. A szállítói finanszírozási mód keretében elszámolható költségek típusát a támogatási szerződés 1. sz. melléklete tartalmazza. Engedményezés: Előlegigénylés általános szabályai: Kedvezményezett az engedményezés tényéről a KSZ-t az engedményezési szerződés vagy az engedményezési értesítő másolatának benyújtásával köteles értesíteni. Kedvezményezett általi engedményezés esetén az engedményezési szerződésnek tartalmaznia kell, hogy az engedményes tudomásul veszi, hogy a támogatási összegre vagy annak egy meghatározott részére szóló követelés hatályosságának feltétele a támogatási szerződés szerinti adott kifizetési igénylés támogató általi jóváhagyása. Amennyiben a szállító engedményezi követelését, azonban a támogatás kifizetése utófinanszírozású módban történik, a támogatás folyósításának bár a kifizetés a kedvezményezett részére történik feltétele az engedményezési szerződés vagy az engedményezési értesítő benyújtása. Amennyiben a kedvezményezett valamely projekteleme(i) vonatkozásában utófinanszírozást választ, lehetősége van ezen projektelem(ek)re, azaz költségkategóriákra jutó - előleg igénylésére. Jelen kiírás keretében támogatott projektek esetében az igénybe vehető maximális előleg mértéke a megítélt támogatás 25%-a. A Kedvezményezett a támogatás összegéből előleget azon projektelemekre igényelhet, amelyeknél nem kíván élni a szállítói finanszírozás lehetőségével. A kedvezményezett a támogatási szerződés Projekt elszámolható költségei című 1. számú mellékletében határozza meg, hogy a projekt projektelemei tekintetében milyen finanszírozási módot kíván alkalmazni, illetve melyik projektelem tekintetében kíván előleget igénybe venni, a fentiek szerint. 1

2 Előlegigénylés általános szabályai: Az előleg elszámolás módja: Az előlegigénylés általános feltételei: Támogatási szerződés hatályba lépése; Szabályszerűen kitöltött, (tartalmilag és formailag) megfelelő erre rendszeresített formanyomtatvány, (Előlegigénylésről szóló nyilatkozat); A biztosítékok a 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet vonatkozó előírásai, a támogatási szerződésben foglaltak szerint megfelelő mértékben rendelkezésre állnak; Önrész rendelkezésre állása; Záró kifizetési igénylés nem került benyújtásra; Egyéb, a támogató által előírt feltételek. Nem nyújtható előleg a kedvezményezett számára, ha a támogatás kifizetésére utófinanszírozással, a projekt megvalósítását követően, egy összegben kerül sor (egyszeri elszámolók). A kedvezményezett az előleg igénybevételét követően bármikor megkezdheti az előleggel való elszámolást a kiírásban foglaltak betartásával. Az előleggel, illetve annak egy részével történő elszámolás módja a kifizetési kérelem formanyomtatvány rögzítésekor, az előleg elszámolására vonatkozó táblázatban feltüntetett összeg alapján történik. A Kedvezményezett az előleg igénybevétele után bármikor megkezdheti az előleg elszámolását, de legkésőbb a projekt zárásakor a záró kifizetési igénylésben köteles megtenni. Amennyiben a záró kifizetési igénylésben elfogadott utófinanszírozású számlák/bizonylatok összege alacsonyabb, mint a még el nem számolt előleg összege, a különbözetet a Ptk. szerinti ügyleti kamattal együtt a kedvezményezett köteles visszafizetni. Előleg felhasználása: Fordított áfa előleg: A Kedvezményezett köteles a korábban kifizetett előleget a Ptk. szerinti ügyleti kamattal együtt visszafizetni, amennyiben az előleg kifizetésétől számított 6 hónapon belül nem nyújtott be utó- vagy vegyes finanszírozású kifizetési igénylést, illetve a benyújtott kifizetési igénylés a támogatás nem rendeltetésének megfelelő használatát bizonyítja. Továbbá a Közreműködő Szervezet köteles a projektmenedzsment tevékenységekre megítélt támogatást a támogatási szerződés Általános szerződési feltételek, Projektmenedzsment támogatás csökkentése pontjában foglalt mértékben csökkenteni. A visszafizetési kötelezettség teljesítéséig a benyújtott kifizetési igénylés ellenében történő időközi kifizetésre a kedvezményezett nem jogosult. A fordított áfához kapcsolódó előleg igénylésének feltételei, az általános feltételeken túlmenően: a támogatási szerződésben szerződéskötéskor, vagy szerződésmódosítás keretében rögzítésre került a fordított áfa-előleg igénylés lehetősége, és maximális összege; a kedvezményezett az államháztartás alrendszerei közé sorolható szervezet; a kedvezményezett a projekt tekintetében nem jogosult ÁFA levonásra; a kedvezményezett a projekt megvalósítása során felmerült költségeit bruttó módon számolja el; a kedvezményezett a releváns projektelem tekintetében szállítói vagy vegyes finanszírozást választott; az áfa bevallás időpontjának a megvalósítási időszakba kell esnie, valamint az általános forgalmi adóról szóló évi CXXVII. törvény ában foglalt feltételek teljesülnek. A fordított áfa előleg igénylésének módja: A fordított áfa előleg elszámolás módja: Az általános forgalmi adó előzetes megtérítésére vonatkozó kérelmet a kedvezményezett a fordított áfával érintett szállítói számla elszámolásának benyújtásával egyidejűleg, vagy amennyiben a bevallás időpontja későbbi, mint a várható kifizetési időpontot követő 30 nap, azt követően igényelheti, amennyiben a fordított áfa még nem került elszámolásra benyújtásra. A fordított áfával érintett szállítói nettós számla benyújtása elszámolásra: időközi kifizetési kérelem; a szállítói finanszírozású fordított áfás számla a Pénzügyi elszámolás részletes szabályai 6.2 pontjában meghatározott alátámasztó dokumentumokkal együtt. Minden fordított áfa tételt egyedi fordított áfa előzetes megtérítése iránt kérelmen kell rögzíteni, a nettós számlával való könnyebb összevezethetőség érdekében. A kérelmen megjelölt áfa befizetés időpontját követő 7 napon belül köteles kifizetési igénylést benyújtani a fordított áfa-előleggel történő elszámolás céljából: Kifizetési kérelem; Áfa-összesítő fordított áfa esetén; Áfa befizetését igazoló bizonylat (bankszámla-kivonat), amennyiben befizető pozícióban van; nyilatkozat, ha a kedvezményezett visszaigénylő pozícióban van. A folyósított előleg összegét részben vagy egészben az előleg folyósításától felszámított Ptk. szerinti ügyleti kamattal együtt vissza kell fizetni, ha a kedvezményezett a fordított áfa-előleggel történő elszámolásra vonatkozó határidőt elmulasztja azt, vagy a fordított áfa-előleggel érintett nettós szállítói számla részben vagy egészben elutasításra kerül, vagy a kedvezményezett az előleget nem a fordított áfa adóhatóság felé történő rendezésére fordítja. 2

3 Szállítói előlegszámla elszámolása utófinanszírozással: Ebben az esetben a kedvezményezett fizeti ki a vállalkozó részére az előlegbekérő alapján a vállalkozói szerződés szerint járó előleget, amelynek maximális mértékére vonatkozóan nincs előírás. Ekkor az előlegbekérő nem kerül benyújtásra a kifizetési igénylés keretében, az elszámolás bizonylata az előlegszámla, ami azonban csak a tényleges teljesítést követően, a közbenső és/vagy végszámlával együtt képezheti az elszámolás részét, amelyben a szállító felé az előleg érvényesítésre/levonásra kerül. Szállítói előlegszámla elszámolása szállítói finanszírozás módban: Ebben az esetben az előlegre jutó támogatás kifizetése közvetlenül a szállító részére történik, az elszámolásra benyújtott előlegbekérő alapján a szállítói finanszírozású számlákhoz hasonlóan, az előlegre jutó önerő kifizetésének igazolását követően. A Kedvezményezett a szállító által kiállított előlegbekérőt időközi kifizetési igénylés keretein belül szállítói finanszírozási mód alkalmazásával benyújtja a KSZ-hez, az önerő kifizetésének igazolásával, és a vállalkozói szerződéssel együtt. A KSZ a szükséges ellenőrzést követően a szállító részére átutalja a támogatást. A kedvezményezett a szállító által kiállított előlegszámlát legkésőbb az első részszámlával együtt benyújtja a KSZ-nek. Az előlegszámla benyújtása nem igényel rögzítést az on-line számlakitöltő rendszerben, a KSZ rögzíti a beérkezett előlegszámlát. Időközi kifizetési igénylés benyújtására vonatkozó korlátok: Időközi kifizetési igénylés: Kizárólag utófinanszírozású számlát tartalmazó időközi kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha az igényelt támogatás összege meghaladja a teljes projektre megítélt támogatás 10 %-át és legalább a 200 ezer forintot. A százalékos korlátokat nem szükséges elérnie a benyújtott időközi kifizetési igénylésnek: szállítói vagy vegyes finanszírozású kifizetési igénylés esetén; az első időszakos beszámolóval együtt benyújtott kifizetési igénylés esetén; Záró elszámolás. A Kedvezményezett a támogatási szerződés megkötésétől számított 12 hónapon belül köteles a projektjét megkezdeni, és a) a támogatás igénybevételét kezdeményezni, a megítélt támogatás legalább 10%-ának rendeltetésszerű felhasználását igazoló, kifizetési kérelem benyújtásával, és b) a megvalósítás érdekében harmadik féltől megvásárolandó szolgáltatásokat, árukat, építési munkákat legalább azok tervezett összértékének 50%-át elérő mértékben esetleges közbeszerzési kötelezettségének teljesítése mellett megrendelni, vagy az erre irányuló szerződést harmadik féllel megkötni. Időközi kifizetési igénylés kizárólag a projekt fizikai előrehaladását bemutató időszakos beszámoló benyújtásával együtt igényelhető. A beszámoló minden esetben projekt szintű adatokat tartalmaz. A kifizetési igénylésben igényelt és jóváhagyott támogatási összeg folyósításának feltétele az időszakos beszámoló jóváhagyása. Záró kifizetési igénylés: Támogatás folyósításának feltétele: A záró kifizetési igénylés keretében nyújtható be az összes korábban elszámolásra nem került, de a projekt megvalósításához kapcsolódó számla, valamint kötelező mellékleteként a projekt megvalósításának előrehaladásáról szóló záró beszámoló. Szállítói finanszírozású számla nem nyújtható be záró kifizetési igénylés keretében, kivéve amennyiben a projekt teljes egészében szállítói finanszírozással valósul meg. Amennyiben a kedvezményezett egyszeri elszámoló, benyújtott kifizetési igénylése automatikusan záró kifizetési igénylésnek minősül. A támogatás bármely típusú igénylés ellenében történő folyósításának feltétele, hogy a Kedvezményezettnek nincs lejárt esedékességű, meg nem fizetett köztartozása. A köztartozásokat a Magyar Államkincstár figyeli, amennyiben a Közreműködő Szervezet tudomást szerez arról, hogy a Kedvezményezettnek köztartozása van, a kifizetés felfüggesztésre kerül, amíg a Kedvezményezett nem igazolja köztartozás mentességét. A záró kifizetési igénylés benyújtásának határideje a támogatási szerződésben meghatározott valamennyi feladat, cél szerződésszerű teljesülésétől (Projekt fizikai megvalósulásától) számított 30 nap. Záró beszámoló és záró kifizetési igénylés kizárólag az előző időszakos beszámoló és időközi kifizetési igénylés elfogadását követően kezdeményezhető. 3

4 Piaci ár igazolása: Elektronizálás a Beszámolók/Jelentések és Számlakitöltő programokban Az elszámolásra kerülő egységárak nem haladhatják meg a szokásos piaci árat. Közbeszerzési értékhatár alatt vagy közbeszerzési kötelezettség hiányában az egy szállítótól, egy költségkategóriára vonatkozó nettó forint feletti nem a pályázat benyújtása előtt felmerült előkészítési költségekhez kapcsolódó beszerzések esetén a szállító(k) kiválasztásához, a piaci árnak való megfelelés biztosításához, legalább három, azonos tárgyú, összehasonlítható, összegében egyértelmű, írásos ajánlatot kell benyújtani. A három közül a legkedvezőbb ajánlat alapján kell a szállítót kiválasztani. Az alátámasztó dokumentumok (árajánlatok, kimutatások) nem lehetnek a megrendelés időpontjához képest 3 hónapnál régebbiek. A fejlesztés fő célja a Beszámolók/Jelentések és Számlakitöltő programok fejlesztése annak érdekében, hogy az elektronikus és papírmentes pályázatkezelés egyik első lépéseként csökkentse a Kedvezményezettek előleg és kifizetés igényléseihez, valamint a beszámolókhoz jelentésekhez kapcsolódóan, papír alapon beküldendő dokumentumainak mennyiségét. A fejlesztés eredményeként a jelentéstétel - beszámolás, kifizetés és előlegigénylés adminisztratív teendői (sablon benyújtás, hiánypótlás, kapcsolódó mellékletek csatolása, és pályázók azonnali értesítése) teljesen elektronizáltan, online felületen, egységes technológiával lesznek kezelhetők. A 3 beérkezett ajánlatot és az ezek alapján megkötött szerződést a kifizetési kérelemhez be kell nyújtani. Pályázó tájékoztató felület elérése Belépés A Pályázó tájékoztató felület az honlap megnyitását követően a Pályázati e-ügyintézés menüben található meg: Kitöltendő adatok: konstrukció kiválasztása; pályázatszám (EMIR azonosító) kiválasztása; felhasználó kiválasztása: főpályázó vagy konzorciumi tag; jelszó megadása: a jelszót az illetékes KSz küldi meg levélben pályázói számára; Sikeres bejelentkezést követően az alábbi funkciók közül választhatunk Információk fül alatt található az ÚSZT Számlakitöltő kézikönyv, mely segítséget nyújt az elszámolások benyújtásához. 4

5 Elszámolások modulban a finanszírozással kapcsolatos információkat, illetve a számlakitöltő funkciót találjuk meg: pályázó adatai; elszámolási ütemek; elszámolások; kifizetések adatai, előleg kifizetések; Elszámolási ütemek Az Elszámolási ütemek felületen lehetősége nyílik arra is, hogy egy adott ütemhez új elszámolást készítsünk, az Új elszámolás linkre kattintva. Elszámolások Előleg kifizetések Az Elszámolások táblázat mutatja meg, hogy történt e már elszámolás rögzítés, illetve ha igen, akkor azok milyen főbb adatokkal rendelkeznek. Az utolsó oszlopban szereplő Megnyitás link segítségével lehet az elszámolásokat megtekinteni, módosítani vagy törölni. Lehetőség van új elszámolás létrehozására is, a jobb alsó sarokban szereplő Új elszámolás link segítségével. Figyelem! Nem módosítható az elszámolás, amennyiben státusza Jóváhagyott vagy Beküldött. Előleg kifizetések alatt tekintheti meg, hogy milyen összegű előlegek kerültek az eddigiek folyamán lehívásra, azok átutalása mikor történt meg, illetve innen is letöltheti az elszámoláshoz kötődő előleg lehíváshoz szükséges dokumentumot. Kifizetések adatai Elszámolás létrehozása, benyújtása Kifizetések adatai táblázatban tekintheti meg, hogy milyen számla alapú kifizetések történtek. Megnyitás: a kifizetés alapjául szolgáló számlák alapadatai tekinthetőek meg. Elszámolás létrehozásának, benyújtásának lépései röviden: Új elszámolás létrehozása. Számlák rögzítése (a Műveletek fülön). Kifizetési Igénylést alátámasztó dokumentumok ellenőrzése ( Kifizetési igénylést alátámasztó dokumentumok linkre kattintva a 2. lépés fülön). Rendelkezés az előleg elszámolásról (a 3. lépés fülön található Rendelkezés az előleg elszámolásról linkre kattintva). Közbeszerzési eljárással kapcsolatos adatok ismertetése (a 4. lépés fülön található Közbeszerzési eljárás ismertetése linkre kattintva). Elszámolás ellenőrzése (az 5. lépés fülön található Elszámolás ellenőrzése linkre kattintva). 5

6 Elszámolás létrehozása, benyújtása Új elszámolás rögzítése kétféle úton lehetséges az elszámolási ütemek táblázatból és az elszámolások táblázatból egyaránt. Elszámolás hozzárendelése Beszámolóhoz (6. lépés fülön található Elszámolás(ok) és Beszámoló összerendelése linkre kattintva). Fontos, hogy önállóan kifizetési igénylés nem küldhető be, minden esetben beszámolóhoz szükséges kapcsolni és azzal együtt beküldeni! Az összerendelés a Beszámoló funkcióból is elvégezhető (részletes leírás az ÚSZT Beszámoló kitöltő kézikönyvben található). Kifizetési igénylés és Beszámoló együttes ellenőrzése (a 7. lépés fülön található Ellenőrzés és beküldés linkre kattintva megnyitott oldalon található Ellenőrzés gombra kattintva). Kifizetési igénylés és beszámoló nyomtatása és beküldése a KSzhez (alátámasztó dokumentumokkal és számlákkal együtt). Az elszámolás megnyitását követően megjelenő felület 3 fő részből áll: Elszámolás alapadatai; Műveletek; Elszámoláshoz tartozó számlák; Elektronizálás a Beszámolók/Jelentések és Számlakitöltő programokban A papír alapon beküldendő dokumentumok jelentős részét a kifizetést alátámasztó dokumentumok teszik ki. Helyette a fejlesztés bevezetését követően már csak elektronikus úton kérhetők be a dokumentumok és csak azok, amelyeket az NFÜ által elfogadott mátrix tartalmaz. Elszámolás státusza Elszámoláshoz tartozó számlák Elszámolás státusza: a státusz tájékoztat arról, hogy az elszámolás feldolgozása éppen hol tart. A lehetséges státuszok az alábbiak: Új elszámolás: új elszámolás mentése előtt Módosítható: számlakitöltőben módosítható az az elszámolás, amely: még nem került beküldésre vagy EMIR-ben már bent lévő elszámolás, amit a KSz módosításra engedélyez az online számlakitöltőben. Beküldött: végleg jóváhagyott, EMIR-be beküldött elszámolás vagy az EMIR-ben szerkesztés alatt lévő elszámolás státuszát jelzi Jóváhagyott: a Közreműködő Szervezet által EMIR-ben jóváhagyott elszámolás Figyelem! A jóváhagyás nem azt jelenti, hogy az elszámolás összes számlája jóváhagyásra és elfogadásra került, hanem az egyes számlákra vonatkozó döntés elfogadását jelképezi. Sztornózott: a kitöltőben vagy az EMIR-ben sztornózott elszámolás. Elszámoláshoz tartozó számlák A táblázat az adott kifizetési igényléshez már berögzített számlák listáját tartalmazza. Itt van lehetőség a számlák főbb adatainak megtekintésére, karbantartására, valamint új számla rögzítésére is. 6

7 Záró elszámolás Új számla rögzítése Záró elszámolás Itt van lehetőség megjelölni, hogy az adott elszámolás záró elszámolás: egy szerződéshez csak egy záró elszámolás tartozhat záró elszámolás esetén az elszámolás számla nélkül is beküldhető a záró elszámolás csak záró beszámolóhoz kapcsolva küldhető be. Az Új számla link segítségével rögzíthetjük a számlák adatait. A megnyíló felületet két részre bonthatjuk: számlafej: számla alapadatainak rögzítésére szolgál; számlatétel: számlán szereplő tételek rögzítésére szolgál. Új számla rögzítése Szállító adatai A szállítót és adatait a rendszer adatbázisából lehet kiválasztani a Keres funkció segítségével. Új szállító rögzítése Szállítói finanszírozás Előfordulhat, hogy a keresett szállító a listában nem található meg, mert még nem szerepel az adatbázisban. Ebben az esetben a szállítót újként fel kell vinni, melyet az Új szállító rögzítése linkre kattintva tehet meg. Ha a számla szállítói finanszírozású (azaz a kifizetést közvetlenül a szállító számlaszámára kéri), úgy a számlafejen a jelölőnégyzet bepipálásával jelezze ezt. 7

8 Számla adatok Számlaösszesítő esetén a Kedvezményezett önmagát kell, hogy kiválassza szállítóként. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy a kifizetés csak arra az elkülönített bankszámlára történhet, amely ezen projekthez kapcsolódó támogatási szerződésben rögzítésre került. Ebben a mezőben kell rögzíteni a számla / bizonylat sorszámát. Számla sorszámát teljes, betű és számjegy sorozattal, nagybetűk alkalmazásával és szóközök nélkül kell kitölteni. Engedményezés Lehetőség van a felületen engedményes rögzítésére is, ez esetben kérjük elsőként pipálja ki az Engedményezés mezőt. Ezt követően aktívvá válik a Keres funkció, melynek segítségével már ki lehet választani az engedményest. Dátum mezők Új tétel rögzítése A kiválasztott számla típusa befolyásolja a számlafej jobb oldalán elhelyezkedő dátum mezők állapotát is. Új tétel rögzítése Ahhoz, hogy egy adott számlához tételeket lehessen rögzíteni, először sikeresen el kell menteni a számlát. A mentés után aktívvá válik az Új tétel rögzítése link, melynek segítségével rögzíthetők a számlatételek. Egy számlához több tétel is tartozhat. Ebben az esetben a további tételeket is a számlafej alatt található Új tétel segítségével rögzítheti. Fontos tehát, hogy a számlát nem szabad annyiszor rögzíteni, ahány tétele van, mert az hibás rögzítésnek minősül. A számlafej oldal tételek rögzítése nélkül is menthető, azonban a kifizetési igénylés beküldése ez esetben nem lehetséges. 8

9 Elektronizálás a Beszámolók/Jelentések és Számlakitöltő programokban Költségek Elektronizálás Számlakitöltő tervezet módosítása: A kifizetést alátámasztó dokumentumok rögzítésére a jövőben a Számlatétel oldalon is lehetőség lesz. A számlatétel oldalon megjelenik egy új fül, amelynek segítségével csatolhatók a kiválasztott Költségkategóriához tartozó fájlok. A költségek ikonra kattintva a szerződésben rögzített költségek jelennek meg táblázatos formában. Lehetőség van megtekinteni a szerződés teljes Költség tábláját, valamint excel fájlba exportálni az adatokat. Folyósítási lap kivonat Elszámolható költség, tevékenység, számviteli kategória A Folyósítási kivonat megtekintése ikonra kattintva elérhető excel táblázat költségenkénti és elszámolásonkénti bontásban mutatja meg az eddig benyújtott (tehát KSz-hez már beküldött) elszámolások adatait. Elsőként ki kell választani az Elszámolható költséget, majd a Tevékenységet. A Számviteli kategóriát a rendszer ezen adatok alapján generálja. A lenyíló mezők tartalmát az EMIR-ben a támogatási szerződés alapján berögzített adatok határozzák meg, amelytől nem lehet eltérni. Elszámolható költség, tevékenység, számviteli kategória Kifizetési Igénylést alátámasztó dokumentumok, 2. lépés Itt kell megadni a számla tételek teljes összegét nettó + ÁFA bontásban. (A bruttó összeget a rendszer számolja ki.) Az elszámolni kívánt összeg abban az esetben különbözik a teljes összegétől, ha nem a számla teljes összegét kívánják elszámolni. Amennyiben a számla összegéből nem a teljes összeget kívánja elszámolni kedvezményezett adott projektje terhére, a számlán jelölnie kell, hogy a számla teljes összegéből mekkora összeget kíván elszámolni, valamint a számla benyújtásával egyidejűleg írásban indokolni is szükséges a számlakitöltő programban a számlafej megjegyzés rovatban is. Miután minden számlát és tételt rögzített, az itt található Kifizetési Igénylést alátámasztó dokumentumok link alatt elérhető funkció segítségével kell leellenőrizni, hogy az egyes számlákhoz milyen dokumentumokat szükséges benyújtani a kifizetési igényléssel együtt. 9

10 Rendelkezés az előleg elszámolásról, 3. lépés Közbeszerzési eljárás ismertetése, 4. lépés A Rendelkezés az előleg elszámolásáról funkcióban van lehetőség arra, hogy rögzítse az elszámoláshoz tartozó kifizethető összegből azt, hogy mennyit kíván elszámolni a már kiutalt előleg terhére. A Közbeszerzési eljárás ismertetése funkcióban kell rögzíteni, hogy az elszámolás költségeihez kapcsolódó beszerzés megvalósítása érdekében történt-e közbeszerzés. Elszámolás ellenőrzése, 5. lépés Beszámoló és az Elszámolás kapcsolata Ahhoz, hogy az elszámolás és a beszámoló összekapcsolása után be lehessen küldeni őket, kötelező ellenőrizni az elszámolást. Az ellenőrzés eredményeképpen kiírt üzenetek kétféle típusúak lehetnek: a piros betűszínnel jelölt hiba üzenetek: kötelező javítani, az elszámolás nem küldhető be korrigálás nélkül; a zöld betűszínnel jelölt figyelmeztető üzenetek, a beküldést nem akadályozzák. Elszámolás és Beszámoló összerendelése, 6. lépés Ellenőrzés és beküldés Fontos, hogy önállóan kifizetési igénylés nem küldhető be, minden esetben beszámolóhoz szükséges kapcsolni és azzal együtt beküldeni! Az összerendelés funkció a 6. lépés fülön található felületről érhető el. Ezen a fülön van lehetőség ellenőrizni az összekapcsolt kifizetési igénylést és beszámolót, az Ellenőrzés és beküldés likre kattintva. Figyelem! Csak abban az esetben aktív, ha az elszámolás nem tartalmaz javítandó (piros szövegszínnel jelölt) hibát. 10

11 Hiánypótlás Abban az esetben, ha az elszámoláshoz kapcsolódóan a KSz hiánypótlást ír elő, úgy arról írásban értesíti a Kedvezményezettet, illetve a számlakitöltőben újra módosítható válik az elszámolás. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy elszámolás csak azon számláit lehet módosítani, amelyek Hiánypótlás alatt, vagy esetleg Beküldött státuszban vannak. A hiánypótlás / módosítás rögzítése után kérjük, újra küldje be az elszámolást elektronikusan, majd kinyomtatást követően postai úton is juttassa el a KSzhez. Köszönöm megtisztelő figyelmüket! 11