pénzügyi - számviteli rendszer bemutatója

Átírás

1 PÉNZSZÁM pénzügyi - számviteli rendszer bemutatója Bemutatónk végigvezeti Önt a rendszer főbb alkalmazási lehetőségein. A rendszer menüszerkezetét az utolsó oldalon tekintheti meg. Elérhetőségünk: Financia Kft Budapest, Péter Pál u. 90. Telefon: , info@financia.hu

2 Számlatükör - főkönyvi számlatörzs A rendszerrel szállított ajánlott számlatükör számláiból a rendszer alkalmazásának els lépéseként gyorsan összeállíthatja saját számlatükrét. Az így elkészült, decimális felépítés számlatükör b víthet, meglév számlái alszámlákra bonthatók, a bontásig könyvelt forgalom automatikusan az els alszámlára kerül.

3 Számlatörzs kiegészít adatok. A számlatükör összeállításával készen van a f könyvi számlatörzs is, ahol a számlatükörb l megjelennek azok a f könyvi számlák, amelyekre könyvelés történt, illetve amelyekre könyvelni lehet. A forgalom helyett lekérhet k a f könyvi számlatörzs kiegészít adatai is. A f könyvi számlákhoz gy jtések kapcsolhatók (analitika, gy jt csoportok). Itt végezhet k el - a rendszerrel szállított beszámolók közül a könyvvezetésre vonatkozó beállításoknál a felhasználó által kiválasztott - beszámoló összeállításához szükséges beállítások (lásd a mérlegnél)

4 Könyvvezetésre vonatkozó beállítások A számlatükör összeállítását követ en célszer a könyvvezetésre és a rendszer m - ködésére vonatkozó beállításokat elvégezni. A beállítások helyes értelmezését egyedi súgók segítik.

5 Főkönyvi forgalomra vonatkozó beállítások Külkereskedelmi forgalom választásakor számlael zmény esetén a pénzügyi teljesítéskori árfolyamdifferenciát a rendszer automatikusan az itt kijelölhet f könyvi számlákra viszi. A forgalmi tételek kezelésénél jelölhet k ki a vev, szállító, bank, pénztár, valamint az automatikus nyitás-zárás végrehajtásához szükséges f könyvi számlaszámok. A vev, szállító f könyvi számlákhoz a rendszer automatikusan beállítja a folyószámla vezetést (kikapcsolható).

6 Bizonylatolásra vonatkozó beállítások A vegyes bizonylatok bet jele a felhasználó által szabadon módosítható, de el is hagyható. Ez a beállítás a sorszámozott, el re kiállított vegyes bizonylatok könyvelését nem zárja ki. Pénztáranként választható, hogy a pénztárkezelés is, (zártkör pénztárkezelés) vagy csak a pénztári forgalom könyvelése történjen ezzel a rendszerrel. Azoknál a pénztáraknál, ahol zártkör pénztárkezelést lett választva, itt módosíthatóak a pénztárak sorszámozására, valamint a bizonylatok példányszámára és maximális tételszámára felkínált beállítások.

7 ÁFA-ra vonatkozó beállítások A bevallás szerinti ÁFAanalitikában történ megjelenés az adófizetési kötelezettséggel nem járó ÁFA kulcsoknál módosítható. Az import ÁFA bevallásához el írt kiegészít adatok ÁFA-listában történ megjelenítéséhez önálló ÁFA f könyvi számla kijelölésével van lehet ség. A forgalomban az ÁFA rögzítésénél a rendszer mindig az alapként kiválasztott ÁFA f könyvi számlát kínálja fel, mely csak az itt kijelölt f könyvi számlák valamelyikére módosítható.

8 Pénzügyi bonyolítás beállításai A rendszerrel készíthet k fizetési felszólítások, egyenlegközl és késedelmi kamatterhel levelek. A késedelmi kamat mértéke beállítható felhasználói szinten, partnerek csoportjára és partnerre vonatkozóan is. A kamat számításánál a rendszer a partnerre vonatkozó kamat mértékét keresi, ha ott nincs beállítva, akkor a partnercsoporthoz fordul, s ha ott sincs beállítás, akkor alkalmazza az itt beállított Ptk. szerinti kamatot.

9 Egyéb beállítások Ezekkel a beállításokkal a felhasználói igényekhez igazíthatók a fentiekben felsorolt megjelenítések, számítások, intervallumos listák, a könyvelés devizaneme, valamint a több nyelv f könyvi kivonat készíthet sége.

10 Főkönyvi számlához kapcsolható gyűjtések A f könyvi számlatörzsben szerepl minden egyes f könyvi számlához két gy jt csoport válaszható. A gy jt csoportok, valamint a csoportba tatozó gy jt k a felhasználó által szabadon definiálhatók. Egy adott f könyvi számlánál a gy jt csoport kijelölés a forgalom rögzítésekor a kijelölt csoportból gy jt választási kényszert jelent.

11 Els dleges költségszámlák Az els dleges költségszámláknál a f könyvi számlatörzsben állítható be a másodlagos költségszámla megadás típusa (tételes vagy fix másodlagos f könyvi költségszámla kijelölés, stb.), ha a könyvvezetésre vonatkozó beállítások szerint a felhasználónál van másodlagos költségelszámolás. Az els dleges költségszámlákra történ forgalom rögzítésekor a másodlagos költségszámla számát csak akkor kell megadni, ha itt a tételes megadást választottak. Azoknál az els dleges költségszámláknál, ahol a másodlagos költségelszámolás típusa beállításra került - a forgalom zárását követ en - a rendszerrel automatikusan elvégeztethet a másodlagos költségelszámolás könyvelése.

12 Partnerek, partnercsoportok A partnereket a rendszer vállalkozásokra és magánszemélyekre csoportosítja. E két partnercsoportnál az azonosításhoz szükséges adatok eltér ek. Vállalkozásoknál adószám, magánszemélyeknél adóazonosító jel, vagy TAJ-szám.

13 Forgalomkezelés A forgalom megjelenítésére, a forgalmi adatok rögzítésére a következ három, eltér felépítés képerny szolgál: - forgalmi bizonylatok listája, - forgalmi bizonylat felvitele (bizonylat feje, és összesen adata), - forgalmi bizonylat tételeinek felvitele. A nyitó forgalmat csak az alkalmazás els évében kell manuálisan rögzíteni, a további években a nyitás az el z év zárásával együtt, automatikusan elvégezhet. A nyitó forgalom képerny inek elvi felépítése megegyezik a következ kben ismertetett forgalom képerny ivel. A vev, szállító számlák, bank, pénztár és vegyes bizonylatok adatbeviteli képerny inek felépítése azonos, adattartalmuk azonban a forgalom típusától függ en változik. Az azonos típusú képerny kb l egy-egy kerül bemutatásra. A bemutatott forgalmi típus képerny jének más forgalmi típusnál meglév esetleges eltéréseit a szöveges kiegészítés tartalmazza. A rendszer egy számlát, egy banki kivonatot és egy pénztárbizonylatot tekint egy bizonylatnak. A könyvelt bizonylatok listáját bemutató képerny kb l a vev, a bizonylat felviteli képerny kb l a szállító, a tétel felviteli képerny kb l több is bemutatásra kerül. A tétel felviteli képerny k attól függ en változnak, hogy azokon milyen, a tétel rögzítéséhez szükséges adatmez k jelennek meg. Ezt mindig a könyvvezetésre, a rendszer m ködésére vonatkozó beállítások, valamint a f könyvi számlatörzs beállításai határozzák meg A forgalom adatai a forgalom zárásáig szabadon módosíthatóak, a forgalom zárása után csak bizonylat alapján (vegyes tétellel) helyesbíthet k a forgalmi adatok.

14 Forgalmi bizonylatok képernyős listája A listában mindig a fejléc beállításai szerinti forgalom jeleníthet meg. A lista sorrendje változtatható, a kívánt sorrend oszlopának kijelölésével. A lezárt id szak eltér színnel (rózsaszín) kerül megkülönböztetésre. A szállító forgalmi lista kiegészül a szállítói számla nyilvántartási számával, a bank és a pénztár forgalmi listáján a partner és fizetési határid helyett a forgalom egyenlege és megjegyzés oszlop, a vegyesnél csak megjegyzés oszlop szerepel.

15 Forgalmi bizonylat felvitele A bizonylat végösszegét a rendszer számolja, számláknál a tételek egyenlegéb l, a többi bizonylatnál a tételek összesítéséb l. Devizaszámláknál a tételek forint értékét a rendszer számolja a fejben megadott árfolyammal. A Tárol//Új funkció a gyors adatbevitelt biztosítja, mellyel a rögzített bizonylat tárolásra kerül, s azonnal megjelenik az új bizonylat felviteli képerny je. A vev számlánál nincs nyilvántartási szám, a tételek listájában pedig nincs költségszámla oszlop. A bank, a pénztár és a vegyes bizonylatnál a fejlécben egy dátum van, tétellistájuk kiegészül a bizonylatszámmal, és a nyilvántartási számmal, valamint a partnerrel, s a tételek összesen fenti adatai helyett és a forgalom összesen (T. és K. külön-külön), pénzforgalmi bizonylatoknál pedig még a mindenkori pénzforgalmi egyenleg szerepel.

16 Forgalmi tételek felvitele A forgalom rögzítése egér nélkül, kizárólag billenty zettel is végrehajtható. A f könyvi számlaszám mez k- be a számlaszám beírható, s a rendszer ellen rzi, hogy van-e ilyen f könyvi számla, de az ablak lenyitásával (F4) a számlatükörb l is kiválasztható.

17 Devizaszámla kiegyenlítésekor - számlael zmény esetén - a pénzügyi rendezés árfolyamának megadása után a rendszer a számított árfolyamdifferenciát automatikusan a beállítás szerinti f könyvi számlára viszi. (Részteljesítés esetén is.) Szállító, vev banki kiegyenlítésekor a számlaszám beütésére a rendszer felkínálja a pénzügyileg rendezend összeget. Számlaszám hiányában a partner megadása után meghívható a partner nyitott folyószámlája, ahonnan kiválasztható a pénzügyi rendezéshez kapcsolódó számla.

18 Tételes másodlagos költségszámla megadás beállítása esetén a képerny kiegészül még egy mez vel. Az összegnél nettó és bruttó érték is megadható, a rendszer ett l függ en számolja a megadott kulcsnak megfelel ÁFA-t. Import ÁFA készpénzzel történ kiegyenlítése esetén megadhatók az ÁFA bevalláshoz szükséges adatok, a f könyvben azonban csak az ÁFA értéke kerül könyvelésre. (Azonos adattartalmú képerny jeleníthet meg a szállítónál és a vegyesnél is.)

19 Vegyes tétel Vegyes tételként könyvelend minden olyan tétel (gazdasági esemény), amelynek az alapbizonylata nem számla (vev, szállító), vagy pénzmozgásról kiállított bizonylat (bank, pénztár). Így könyvelend k például: - folyószámla rendezések, kompenzálások (lásd lenti képerny t), a rendszer az így könyvelt folyószámla tételeket pénzügyi rendezésnek tekinti, - analitikus nyilvántartások (tárgyi eszköz, készlet, bér, stb.) feladásai, ha az ezeket nyilvántartó alrendszerek nincsenek összekapcsolva ezzel a f könyvi rendszerrel (összekapcsolás esetén ezek automatikusan a feladások adatállományába kerülnek), - lezárt id szakok téves könyveléseinek helyesbít tételei (téves könyvelés miatti átvezetések), - nem számla alapján történ ÁFA tételek könyvelése: saját rezsis beruházás, import szolgáltatás, árrés utáni ÁFA elszámolás, ideértve a vámhatározatban kivetett ÁFA utólagos pénzügyi rendezése miatti átvezetést is, - egyéb rendez tételek.

20 Vegyes tétel (folytatás) Vegyes tétel féllábasan, azaz ellenszámla nélkül is könyvelhet, a rendszer a bizonylat végösszegének egyez ségét ellen rzi. (Csak egyez bizonylat tárolható le!) Ha a tétel ÁFA hatálya alá tartozik, s a f könyvi számla mez ben ÁFA f könyvi számla szerepel, akkor az ÁFA alap megadása mellett csak az ÁFA kerül lekönyvelésre.

21 Feladások A más alrendszerekb l jöv feladásokat (bér, eszköz, stb.) könyvelni kell, a f könyvi rendszer automatikus költségátvezetései itt csak megtekinthet k. Könyvelés el tt a feladások törölhet k, ismételten feladhatók, a költségátvezetésb l pedig mindig az utolsó könyvelt átvezetés törölhet és ismételten feladható.

22 Listák A listák képerny i hasonlóak, ezért csak egy kerül bemutatásra. A listák lekérhet k képerny re, nyomtatóra, vagy Excel fájlba. A rendszer listaszolgáltatásait megtekintheti a menüszerkezetnél.

23 Mérleg A mérleg és az eredménykimutatás bármikor lehívható mérleg-, illetve eredménysorosan, vagy f könyvi számlánkénti részletezésben is. A f könyvi számlák törzsénél az összevonandó számlaként beállított számláknál a rendszer az összevont egyenleg alapján dönti el, hogy a törzsbeli beállításnak megfelel en az összevont egyenleget eszköz, vagy forrás oldalra tegye. Ha a törzsben valamelyik f könyvi számlánál a mérleg, vagy eredményhivatkozás nincs beállítva, a képerny n megjelennek azoknak a f könyvi számláknak a számai és megnevezései, amelyeknél a hivatkozások hiányoznak.

24 Felhasználók, jogosultságok A rendszer használóinak jogosultsága a menü mélységéig meghatározható, akár egy-két menüpont használatára korlátozható. A rendszer több céges változatánál a felhasználók hozzáférési jogosultsága cégenként adható meg, tehát a felhasználó csak az általa kezelhet céget és adatait láthatja..

25 Menüszerkezet Rendszer Cég/év választás Programozott beállítások Felhasználói beállítások Felhasználói számlatükör Könyvvezetésre vonatkozó beállítások Rendszer m ködésére vonatkozó beállítások Felhasználók, jogosultságok Adatkarbantartás Adatmentés, visszatöltés Kilépés Törzsek F könyvi számla Partner Partnercsoport Gy jt Forgalom Nyitó Vev Szállító Bank Pénztár Vegyes Feladások Záró Pénzügy Pénztár Bizonylat készítés Jelentés Folyószámla Lekérdezések Rendezés (pontozás) Pénzügyi levelezés Késedelmi kamat Listák Forgalom ÁFA Folyószámla Analitika kivonat Gy jtések Másodlagos költségelszámolás Gy jt k F könyvi számlalap F könyvi kivonat Törzsek Zárások, mérleg Forgalom zárás Költségátvezetések Másodlagos költségátvezetés Forgalmi költség átvezetése Mérleg Éves zárás-nyitás