Működtetett kommunikációs fórumok

Átírás

1 II. fázis III. kötet Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal Működtetett kommunikációs fórumok Javaslat című pályázatban ÁROP- 1.A.2/A vállalt feltételek szerinti szervezet-fejlesztési és képzési szolgáltatás biztosítása az Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal vonatkozásában Pécs, 2010

2 A dokumentum rendszer célja és tartalmi elemei Jelenen dokumentum rendszer a polgármesteri hivatalok fejlesztése című pályázatban ÁROP-1.A.2/A vállalt feltételek szerinti szervezet-fejlesztési és képzési szolgáltatás biztosítása az Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal számára megnevezésű projektben készült. A dokumentumok az alábbiak szerint készültek el: I. kötet Szervezeti és működési Diagnózis jelentés I. Fázis II. kötet III. kötet Szervezeti és működési Diagnózis Jelentés Szociometriai vizsgálat alapján Szervezeti és Működési Diagnózis jelentés Prezentáció I. kötet Összefoglaló javaslatok II. kötet Javaslatok a belső szabályozások módosítására II. Fázis III. kötet IV. kötet Szervezeti és Működési Szabályzat - Ügyrend Munkaköri leírások Működtetett kommunikációs fórumok Javaslat Összefoglaló javaslat - prezentáció V. kötet Képzési oktatási program VI. kötet A Körjegyzőség Kommunikációs és változásmenedzsment Terve Alsómocsolád, szeptember Az RFH Csoport Tagja

3 Tartalomjegyzék 1. MŰKÖDTETETT KOMMUNIKÁCIÓ FÓRUMOK - ÉRTEKEZLETI REND KÖRJEGYZŐSÉGI SZINTŰ ÉRTEKEZLETEK, MEGBESZÉLÉSEK POLGÁRMESTEREK TANÁCSA LEGNAGYOBB ADÓZÓK TÁJÉKOZATÓ ÉRTEKEZLETE (KÖRJEGYZŐSÉGI) PROJEKTIRÁNYÍTÁSI TESTÜLETI ÜLÉS PROJEKTVEZETŐI ÉRTEKEZLET ALSÓMOCSOLÁD HIVATALHOZ KAPCSOLÓDÓ ÉRTEKEZLETEK, MEGBESZÉLÉSEK INTÉZMÉNYI TÁJÉKOZTATÓ ÉRTEKEZLET ÉV ÉRTÉKELŐ ÉRTEKEZLET KÜLFÖLDIEK ÉVES TÁJÉKOZTATÓJA VEZETŐI ÉRTEKEZLET INTÉZMÉNYI, BELSŐ ÉRTEKEZLETEK, MEGBESZÉLÉSEK LAKÓGYŰLÉS (ŐSZI FÉNY IDŐSEK OTTHONA DOLGOZÓI TÁJÉKOZTATÓ NŐVÉRGYŰLÉS Az RFH Csoport Tagja

4 1. Működtetett kommunikáció fórumok - Értekezleti rend A kommunikációs fejlesztésének meghatározó iránya a szóbeli kommunikáció alapját képező értekezleti rend rögzítése. Ezen belül az érintettek köre szint tagoltuk az értekezleteket, így alakult ki az alábbi három csoport: Körjegyzőség szintű értekezletek, megbeszélések Alsómocsoládi hivatalhoz kötődő értekezletek Intézményi, belső értekezletek. A kommunikáció fejlesztésének részét képezi - a folyamatok között tárgyalandó négy folyamat is melyek a következők: I Elekronikus hírlevél I Körjegyzőségi újság - Közös út I Települési hírlevél - Mocsoládi Hírlevél I.7.3. Rendezvényszervezés 2. Körjegyzőségi szintű értekezletek, megbeszélések 2.1 Polgármesterek tanácsa A Körjegyzőség polgármestereinek kölcsönös tájékoztatása a közös feladatokról, egyéb együttműködési lehetőségekről, működési problémákról. Körjegyzőség polgármesterei, Körjegyző Jegyzőkönyv vezető, (Igazgatási előadó) Egyes témakörökhöz szakértők, felelősök esetileg meghívásra kerülhetnek, 4 Az RFH Csoport Tagja

5 Igazgatási előadó hívja össze - Alsómocsoládi polgármester megbízásából a tárgy hét előtti héten, -ben, Időpontja: Két havonta, minden második hónap első hetének szerda délután 17 órakor, Maximum 2 óra, Éves munkaterv készül a tárgyalandó témakörökről (igazgatási előadó készíti) Aktuális közös feladatokról helyzetértékelés (előre haladás, problémák, döntési szükséglet), Körjegyző állítja össze Javaslatok előkészítő anyagai (Javaslattevő állítja, állítatja össze) Alsómocsoládi polgármester vezeti le, Témakörönként összefoglalja megállapodásokat, adódó feladatokat lediktálja. Jegyzőkönyv készül, ami tartalmazza az elhatározott feladatokat, határidőket, felelősöket, a kialakított álláspontokat, esetleges külön véleményeket. Jegyzőkönyvvezető elkészíti a jegyzőkönyvet, két munkanapon belül megküldi a polgármestereknek. Felelősség Összehívás, program kialakítás, technikai előkészítés, hivatal oldali résztvevők előadók koordinálása, rendezvény dokumentálása Körjegyző felelőssége 2.2 Legnagyobb adózók tájékozató értekezlete (körjegyzőségi) A Körjegyzőség legnagyobb adózói számára általános tájékoztatás a körjegyzőség szándékairól, terveiről. Információ gyűjtés a gazdálkodók fejlesztési elképzeléseiről. Együttműködési lehetőségek feltárása. Alsómocsoládi Körjegyzőség polgármesterei, Körjegyző 5 Az RFH Csoport Tagja

6 Projekt iroda vezetője, Gazdálkodó szervezetek vezetői, adózók (10-15 meghívott) Polgármester nevében tervezett időpont előtt három héttel kör -ben, illetve levélben postai úton, Időpontja: Évente, gazdálkodó szervezetek tervezési időszaka előtt, májusban. Maximum 2 óra, Prezentáció készítése a körjegyzőség tevékenységéről, a projektekről, tervezett fejlesztésekről, nagyobb feladatokról Alsómocsoládi polgármester prezentál, Gazdálkodók ismertetik fejlesztési elképzeléseket, Workshop együttműködési lehetőségekről, Összefoglaló, elhangzottakból adódó feladatok. Emlékeztető résztvevők számára (Megküldendő három munkanapon belül) Feladat lista (belső használatra) Felelősség Összehívás, program kialakítás, technikai előkészítés, hivatal oldali résztvevők előadók koordinálása, rendezvény dokumentálása Alsómocsoládi Községfejlesztő és Szolgáltató Közhasznú Nonprofit Kft. ügyvezető felelőssége 2.3 Projektirányítási Testületi ülés Fő funkciója: Az Alsómocsoládi mikrotérség körjegyzőségi projektjei esetében a projektek legfelsőbb szintű irányítása, döntéshozó, ellenőrző és jóváhagyó feladatokat ellátó testülete. Közvetlenül felügyeli az Alsómocsoládi mikrotérség települési projektjeinek végrehajtását. 6 Az RFH Csoport Tagja

7 Tagjai: Mikrotérség településeinek polgármesterei, Térségi Civil Egyesület elnöke, Körjegyző, Rendszeres meghívott: Projekt Iroda vezetője Ülésének gyakorisága: Kéthavonta, Jellemzői és feladatai: Annak biztosítása, hogy a települési projektportfoliók megfeleljenek a települési stratégiákban megfogalmazott céloknak, Legfelső döntéshozói fórum projektirányítással kapcsolatos kérdésekben, Projektirányításra vonatkozó működési szabályok jóváhagyása, betartatása, Körjegyzőségi projektek esetében: o A Projekt Alapító Dokumentum elfogadása, o A projekt felügyelete a mérföldkő tervezés szintjén, jelentések, előterjesztések, és a projektvezető beszámoltatása alapján, o Projekt mérföldköveinek, munkaközi és zárójelentéseinek elfogadása, o A kockázatok és problémák kezelése, változások kezelése esetén a legmagasabb eszkalációs szint. 2.4 Projektvezetői értekezlet Projektirányítási rendszer fejlesztésére vonatkozó javaslatok között található a leírása. A projektek előrehaladásának és tervezett feladatainak áttekintése, problémák egyeztetése, szükséges vezetői intézkedések kezdeményezése. Időpontja: Havonta rendszeresen Projekt Irodavezető, 7 Az RFH Csoport Tagja

8 Projekt koordinátor Projekt asszisztens Projektek vezetők, Előkészítő anyagai: Kétheti projektjelentések, Keletkező anyagok: Jegyzőkönyv, 8 Az RFH Csoport Tagja

9 3. Alsómocsolád hivatalhoz kapcsolódó értekezletek, megbeszélések 3.1 Intézményi tájékoztató értekezlet Az Alsómocsolád hivatal és intézmények munkatársai számára tájékoztató értekezlet a futó és a leendő projektekről, a lezárt projektek eredményeiről, jelentősebb feladatokról, eseményekről, valamint az önkormányzat működéséről. Alsómocsoládi hivatal munkatársai, Alsómocsoládhoz kötődő intézmények munkatársai Tervezett időpont előtt két héttel kör -ben, illetve vezetői értekezleten történik az összehívás. (Azokat a munkatársakat, akiknek nem számítógépes a munkahelyük, a munkahelyi vezetőjük értesíti) Hivatal hirdetmény falára kikerül a meghívó. Időpontja: Évente két alkalommal, egyik a költségvetések elfogadása utáni időszakban, a másik szabadságolások után szeptemberben maximum 4 óra, Összefoglaló készítése projektek előrehaladási jelentéseiből, Tervezett projektekről tájékoztató készítése (projekt definíciós lapok alapján) Körjegyzőség+intézmények működéséről értékelő beszámoló (történések, problémák, következő időszak projekteken kívüli nagyobb feladatai) Alsómocsoládi polgármester levezeti, Projektekről tájékoztatást ad Projekt Iroda vezetője, Alsómocsoládi polgármester hivatal+intézmények értékelését megtartja, 9 Az RFH Csoport Tagja

10 Formális dokumentálás nincs Az esemény kommunikálása történik Közös Útban és települési honlapon, Felelősség Összehívás, program kialakítás, technikai előkészítés, hivatal oldali résztvevők előadók koordinálása, rendezvény dokumentálása Alsómocsoládi Községfejlesztő és Szolgáltató Közhasznú Nonprofit Kft. ügyvezető felelőssége Megjegyzés: Idősek Otthonára + Faluházra bontva lenne szerencsés megtartani 3.2 Év értékelő értekezlet Az év munkájának az értékelése, a kiemelkedő teljesítmények elismerése, összetartozás erősítése. Alsómocsolád Körjegyzőség alkalmazottai, Alsómocsoládi intézmények alkalmazottai, Civil szervezetek vezetői, illetve operatív munkában résztvevő tagjaik. Polgármester nevében tervezett időpont előtt egy hónappal vezetők értesítése -ben, illetve vezetői értekezleten. Intézményvezetők tájékoztatják saját munkatársaikat. Időpontja: Évente, decemberben, de az ünnepek előtt, hét utolsó munkanapján, késő délután. Maximum 4 óra, 10 Az RFH Csoport Tagja

11 Prezentáció készítése a körjegyzőség tevékenységéről, a projektekről, tervezett fejlesztésekről, Alsómocsoládi polgármester értékeli az évet, megemlékezik a kiemelkedő teljesítményekről, Belső díjak átadása, kiemelkedő teljesítmények díjazása A hivatalos részt követően kötetlen szórakozás Formálisan nincs, Cikk az eseményről a Közös Útban Felelős Összehívás, program kialakítás, technikai előkészítés, hivatal oldali résztvevők előadók koordinálása, rendezvény dokumentálása Alsómocsoládi Községfejlesztő és Szolgáltató Közhasznú Nonprofit Kft. ügyvezető felelőssége 3.3 Külföldiek éves tájékoztatója Az itt élő külföldi állampolgárok tájékoztatása az év során megvalósuló fejlesztésekről, eseményekről településhez való kötődésük erősítése. Alsómocsoládi külföldi ingatlantulajdonosok, Polgármester, Körjegyző, Civilszervezetek képviselői, Polgármester nevében tervezett időpont előtt egy hónappal levélben, és hirdetmény hivatali hirdető táblán (angol és esetleg német nyelven) Időpontja: Évente egy alkalommal, (minél inkább az év elején, másrészt olyan időszakban, amikor jellemzően itt tartózkodnak) (opció lehet az Európai Unió napja május 19.) 11 Az RFH Csoport Tagja

12 Maximum 2 óra, Prezentáció készítése az év tervezett fejlesztéseiről, eseményeiről, Alsómocsoládi polgármestere tájékoztatója, Meghívottak igényeinek, elvárásainak gyűjtése, együttműködési lehetőségek gyűjtése, Kiegészítő lehetőség egy adott nemzet kultúrájának bemutatásával egybekötött esemény Prezentáció megjelenítése honlapon, Ismertetés Közös Útban Igények, elvárások írásos rögzítése, (feladatgenerálás) Felelősség Összehívás, program kialakítás, technikai előkészítés, hivatal oldali résztvevők előadók koordinálása, rendezvény dokumentálása Alsómocsoládi Községfejlesztő és Szolgáltató Közhasznú Nonprofit Kft. ügyvezető felelőssége Megjegyzés: lista összeállítása arról, hogy mi okozott nehézséget, problémát a külföldi számára beköltözésekor 3.4 Vezetői értekezlet A körjegyzőségi hivatal és intézményeinek operatív irányításának támogatása. Polgármester, Körjegyző, Projekt Iroda vezető Település üzemeltetés vezető 12 Az RFH Csoport Tagja

13 Mocsoládi Civilház Nonprofit Kft. ügyvezetője Alsómocsoládi Községfejlesztő és Szolgáltató Közhasznú Nonprofit Kft. ügyvezetője Külön összehívás nélkül, automatikusan. (Ha nem kerül megtartásra, arról megy ki értesítés) Gyakorisága: Minden hétfőn 8 órakor, (jelenleg óra) Maximum 2 óra, Írott, előkészített anyag esetileg Előző hét eseményeinek megbeszélése, Következő hét feladatainak áttekintése, Feladatokról, felelősökről, határidőkről központi feljegyzés, emlékeztető készül, Felelősség Összehívás, technikai előkészítés, dokumentálás Körjegyző felelőssége 13 Az RFH Csoport Tagja

14 4. Intézményi, belső értekezletek, megbeszélések 4.1 Lakógyűlés (Őszi Fény Idősek Otthona Az Idősek Otthon lakóinak tájékoztatása az intézmény működéséről, változásokról. A lakók problémáinak összegyűjtése. Polgármester, Intézmény vezető, Étkezési vezető, Jogtanácsos, Érdekképviseleti fórum o Idősek o Nővérek o Hozzátartozók képviselői. Hirdető táblán meghirdetik, illetve szóban tájékoztatnak. Gyakorisága: Évente két alkalommal Maximum 1 óra, Évértékelés összeállítása, Szükséges és lehetséges beruházások összegyűjtése, Beszámoló készítés a térítési díjakról Évértékelés, 14 Az RFH Csoport Tagja

15 Szükséges és lehetséges bemutatások ismertetése, Térítési díjak ismertetése, Várható változások ismertetése a lakók számára, Problémák gyűjtése, Minden esetben készül jegyzőkönyv. Problémákról emlékeztető készül, Felelősség Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal Összehívás, technikai előkészítés, napirendi pontok előkészítése, és a Lakógyűlés dokumentálása az intézményvezető felelőssége 4.2 Dolgozói tájékoztató Az Idősek Otthonában dolgozó munkatársak részére általános tájékozató értekezlet. Intézmény vezető, Étkezési vezető Munkatársak Hirdető táblán meghirdetik, Gyakorisága: Évente három alkalommal Maximum 1 óra, - Működési problémák, események megbeszélése. 15 Az RFH Csoport Tagja

16 Problémákról emlékeztető készül, Felelősség Összehívás, technikai előkészítés, napirendi pontok előkészítése, és a dokumentálás az intézményvezető felelőssége 4.3 Nővérgyűlés Az Idősek Otthonában dolgozó munkatársak részére operatív irányítást, belső koordinációt segíteni. Intézmény vezető, Étkezési vezető, Ápolószemélyzet. Szóban, Gyakorisága: Évente két alkalommal, valamint szükség esetén Maximum 1 óra, Előző év értékelésének elkészítése Elkövetkező változások összegyűjtése Működési és otthon-szintű problémák összegyűjtése Előző időszak feladatainak értékelése, következő időszak feladataira felkészülés, Működési problémák, események megbeszélése. Problémákról emlékeztető készül, Felelősség 16 Az RFH Csoport Tagja

17 Összehívás, technikai előkészítés, napirendi pontok előkészítése, és a dokumentálás az intézményvezető felelőssége 17 Az RFH Csoport Tagja