ETR Pénzügyi közönségszolgálat

Átírás

1 ETR Pénzügyi közönségszolgálat modul Azonosító: ETR-PKSZOLG Készítette: DEXTER Kft. Kiadva: május 1. DEXTER

2 Copyright jegyzék Copyright jegyzék A Microsoft, a Windows, a Windows NT, a Windows NT Workstation a Microsoft Corporation bejegyzett védjegye vagy védjegyei az Egyesült Államokban és/vagy más országokban, és tulajdonosaik tulajdonát képezi. Minden jog fenntartva. 1. oldal

3 Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék Copyright jegyzék... 1 Tartalomjegyzék... 2 I. Bevezetés... 3 I.1. A képernyő felület... 3 II. A program indítása... 4 III III.1. Hallgató kiválasztása... 6 III.2. Pénzügyi adatok...14 III.2.1. Pénzügyi adatok megtekintése...14 III.2.2. Pénzügyi adatok nyomtatása...17 III.3. Nyilatkozat/igazolás...18 III.3.1. Nyilatkozat levonások engedélyezéséről...19 III.3.2. Adóigazolások...20 III.4. Tranzakció...21 III.4.1. Tranzakció létrehozása...21 III.4.2. Tranzakció sztornózása oldal

4 Bevezetés I. Bevezetés Tisztelt Felhasználó! Tisztelettel üdvözlöm abból az alkalomból, hogy az Egységes Tanulmányi Rendszer a továbbiakban ETR Pénzügyi közönségszolgálat modul felhasználója lett. Ebben a bevezetőben összefoglalom azokat a kezelési alapelveket, amelyeknek elsajátítása és megjegyzése kényelmesebbé teszik az Ön és munkatársainak munkáját. A modul Microsoft Windows 95/98/2000 illetve Windows NT. NT Workstation operációs rendszer alatt fut, kihasználva annak minden előnyét tetszetős grafikai felület, színek és árnyékok, magyaros ékezetes betűk stb. A modul felületét felhasználó baráttá alakítottuk ki, általában nagyméretű mezőket, menüket, és úgynevezett gombokat talál majd a képernyőn, ezek segítségével kezelheti a programot. I.1. A képernyő felület A program az alkalmazott Windows-os grafikus felületet kihasználva kommunikál Önnel. Minden fontos adat, lehetőség, segítség, mező, táblázat és nyomógomb ezen a felületen látható. A képernyő jól tagolt és a főbb funkciók amelyeket el kell, vagy lehet végeznie külön nagyméretű nyomógombokkal indíthatóak, ezzel segítik az Ön munkáját. A munkája során Önnek információkat kell bejuttatnia a rendszerbe a számítógép segítségével. Az információk bevitelének több módja fordul elő a programban. Választható lehetőségek ezek olyan beviteli eszközök, amelyek egy felsorolást jelenítenek meg a képernyő felületen. Kitölthető mező általában fehér hátterű (aktív állapotban, azaz mikor benne álla a kurzor, akkor sárga) mező, amelybe a billentyűzet segítségével írhat be információt. 3. oldal

5 A program indítása II. A program indítása Feltételezem, hogy Ön már tisztában van a számítógép és az operációs rendszer elindításával és az ehhez kapcsolódó alapvető funkciókkal. A modul a Windows grafikus felületén elhelyezett jellemző grafikájú ikonjára való kettős kattintással indítható el. Ha a jelzett programot a Windows felületéről elindítja, akkor a program rövid gondolkodási időt követően megjelenik a képernyőn. Amennyiben a program nem indul el, abban az esetben kérje a rendszergazda segítségét, mert valószínű, hogy az Ön számítógépének valamilyen beállítása nem megfelelő a program futtatásához, vagy a számítógép és a hálózat közötti kapcsolatban keletkezett olyan hiba, amit csak a szakember képes helyreállítani. Amennyiben sikeres a program indítása, az alábbi képernyő felülettel jelentkezik be: Tranzakció menü Nyilatkozat/igazolás menü Kilépés Pénzügyi adatok menü Hallgató kiválasztása 4. oldal

6 A program indítása A munka elkezdéséhez nem kell már újból bejelentkeznünk, ugyanis a program induláskor az alapján a felhasználónevünk és jelszavunk alapján azonosít minket, amellyel bejelentkeztünk a hálózatba. A sikeres belépés feltételei az alábbiak: Középrtétegen futó Com+ objektumok hálózaton keresztüli elérhetősége Működőképes IP kapcsolat a szerverrel Az adatbázis szerver üzemképessége Megfelelő felhasználói jogosultság Bármelyik fenti feltétel hiánya esetén, a bejelentkezési kísérlet az adatbázis szerverre meghiúsul. Ebben az esetben ellenőrizze a beállításokat, vagy értesítse a rendszergazdát. Figyelem! A hálózati jelszavát kezelje bizalmasan, mert ennek birtokában bárki hozzáfér az adatbázishoz, és az Ön nevében kárt tud okozni! Ha a jelszava kitudódott, ismertté vált, akkor kérem, hogy azt haladéktalanul változtassa meg! 5. oldal

7 III. A modul általános feladata információ szolgáltatás a hallgatói ki- és befizetésekről, az ezekkel kapcsolatos közönségszolgálatos tevékenységek ellátása, hallgatói nyilatkozatok, igazolások kezelése, illetve pénzügyi tranzakciók létrehozása és kezelése. A program mint azt fentebb már leírtam menürendszerbe szervezett, egérrel mutatóeszközzel aktivizálható gombokkal, legördülő menükkel vezérlehető, kezelhető. A könnyű áttekinthetőség kedvéért célszerűnek látom, hogy a program használatát valamilyen jól követhető váz, struktúra mentén mutassam be. A struktúrát a program vázát legalaposabban a menüszerkezet fedi le, ezért a bemutatást a menürendszer pontjai mentén végzem el. Mivel azonban a program használata során mindig egy adott hallgató adataival dolgozik, ezért első lépésként tekintse végig a hallgató kiválasztásának folyamatát! III.1. Hallgató kiválasztása A hallgató kiválasztáshoz kattintson a Hallgató kiválasztása feliratú gombra. Ekkor megjelenik az ETR projekt általános kereső ablaka. A keresés folyamatát számos szűrő kapcsoló segíti, így a találati lista jóval áttekinthetőbb és könnyebben kezelhető, mint ha csak egyszerűen név, hallgatói azonosító vagy anyja neve alapján keresnénk. A találati lista megjelenítési lehetőségei is nagyon nagy teret engednek a pontos hallgatókiválasztásnak. Tekintse végig a kereső ablak működését! A keresés funkció elindítása után a képernyőn kijelentkezik a kereső ablak. Tekintse át részletesen az itt található gombokat, kapcsolókat! 6. oldal

8 Ezzel a gombbal tudja lenyitni a keresési értékek listáját Tagozat kapcsoló Szak kapcsoló Évfolyam kapcsoló Állapot kapcsoló Ezzel a gombbal tudja elindítani a keresés folyamatát Érték mező. Itt adhatja meg a keresendő szót, Csoport kapcsoló szótöredéket. Ezzel a gombbal tudja lenyitni az állapotok listáját, miután bekapcsolta az állapot kapcsolót Ezzel a gombbal tudja lenyitni a tagozatok listáját, miután bekapcsolta a tagozat kapcsolót Itt adhatja meg a keresett csoport értéket, miután bekapcsolta a csoport kapcsolót Ezzel a gombbal tudja lenyitni az évfolyamok listáját, miután bekapcsolta az évfolyam kapcsolót Ezzel a gombbal tudja lenyitni a szakok listáját, miután bekapcsolta a szak kapcsolót Ezzel a gombbal tudja kiválasztani a találati listából azt a hallgatót, amelyiken a kurzor áll Adóazonosító kapcsoló Állandó lakcím kapcsoló Itt jelenik meg a találatok listája Ezzel a gombbal tudja bezárni az ablakot TAJ szám kapcsoló Személyi igazolvány szám kapcsoló A Keresési érték mezőnél egy legördíthető menü segítségével választhatja ki, hogy a megadott/megadandó keresési érték a hallgató nevére, egyedi azonosítójára vagy esetleg az anyja nevére vonatkozik: 7. oldal

9 Ezek után adja meg a keresési értéket! Nézzük végig, mi a különbség a név, az EHA kód és a hallgató anyja neve alapjáni keresés között: Keresés név szerint: ebben az esetben az érték mezőbe a keresett név töredékét írhatja be, például Ács. A program automatikusan kiválogatja azokat a hallgatókat, akiknek nevének kezdetében előfordul az Ács 8. oldal

10 szótöredék. (Lehetősége van olyan töredékre is keresni, ami bárhol előfordulhat a névben. Ebben az esetben a mintát az alábbiak szerint kell beírnia: %Ács.) Ezután a Keres gombbal indítsa el a névtöredékre történő keresést. A modul egy táblázatba rendezi a névtöredékkel egyező kezdetű hallgatók adatait. Ezek közül keresse meg a hallgatót (jobb oldalon a le-fel gördítheti a táblázat sorait). A világosabb kék színű táblázatban a sötétkék háttérszínnel kiemelt sor jelzi a kiválasztásra kerülő hallgatót (a klaviatúra kurzormozgató gombjaival mozgathatja a kiemelést). A kiválasztást a Választ nyomógomb lenyomásával vagy Enter gombbal vagy a hallgató során történő kettős kattintással aktivizálja. Keresés EHA kód szerint: ebben az esetben az érték mezőbe a keresett egységes hallgatói azonosító kód töredékét írhatja be. Ezután a Keres gombbal indítsa el a kódtöredékre történő keresést. A modul egy táblázatba rendezi a kódtöredékkel egyező kezdetű hallgatók adatait. Itt is lehetőségéges %-al indítani a mintát. Ezek közül keresse meg a hallgatót (jobb oldalon a le-fel gördítheti a táblázat sorait). A világosabb kék színű táblázatban a sötétkék háttérszínnel kiemelt sor jelzi a kiválasztásra kerülő hallgatót (a klaviatúra kurzormozgató gombjaival mozgathatja a kiemelést). A kiválasztást a Választ nyomógomb lenyomásával vagy Enter gombbal vagy a hallgató során történő kettős kattintással aktivizálja. Keresés a hallgató anyja neve szerint: ebben az esetben az érték mezőbe a keresett hallgató édesanyja nevének töredékét írhatja be. Ezután a Keres gombbal indítsa el a névtöredékre történő keresést. Itt is lehetséges %-al kiegészíteni a mintát a fentiek szerint. A modul egy táblázatba rendezi azokat a hallgatókat, akiknél az anyjuk nevében szerepel a megadott keresési minta. Ezek közül keresse meg a hallgatót (jobb oldalon a le-fel gördítheti a táblázat sorait). A világosabb kék színű táblázatban a sötétkék háttérszínnel kiemelt sor jelzi a kiválasztásra kerülő hallgatót (a klaviatúra kurzormozgató gombjaival mozgathatja a kiemelést). A kiválasztást a Kiválaszt nyomógomb lenyomásával vagy Enter gombbal vagy a hallgató során történő kettős kattintással aktivizálja. 9. oldal

11 A keresés finomítására további lehetőségei is vannak. Szűrhet állapotra (pl. beiratkozott/aktív/, halasztó, végzett stb.): Ehhez nem kell mást tennie, mint az Állapot kapcsoló aktiválása után lenyitja a legördíthető menüt és kiválasztja a kívánt keresési állapotot. Szűrhet tagozatra is (pl. nappali, vagy levelező): Ehhez nem kell mást tennie, mint a Tagozat kapcsoló aktiválása után lenyitja a legördíthető menüt és kiválasztja a kívánt keresési tagozatot. 10. oldal

12 Szűrhet szak alapján is: Ehhez nem kell mást tennie, mint a Szak kapcsoló aktiválása után lenyitja a legördíthető menüt és kiválasztja a kívánt keresési szakot. Szűrhet évfolyam alapján is: Ehhez nem kell mást tennie, mint az Évfolyam kapcsoló aktiválása után lenyitja a legördíthető menüt és kiválasztja a kívánt keresési évfolyamot. 11. oldal

13 Fontos! Fel kell hívnunk rá a figyelmet, hogy az évfolyam ablakban látható értékek a félévek(!) számára vonatkozik. Azaz pl. a 2 még első évfolyamot jelent, az 5 pedig a III. évfolyam első félévét jelenti. Illetve szűrhet még csoport alapján is azokban az intézményekben, ahol használják ezt a beállítást. Ehhez nem kell mást tennie, mint a Csoport kapcsoló aktiválása után megadja a Csoport mezőben a kívánt értéket. (Mivel ez az adat nem készlet jellegű táblából származik, ezért itt nincs legördíthető menü, itt Önnek kell megadni a keresett értéket.) Szintén fontos megjegyezni, hogy a kereső ablakban a szűrési feltételeket a program ÉS logikai kapcsolóval kapcsolja össze, azaz ha több szűkítési feltételt is megad, akkor csak azokat a hallgatókat jeleníti meg a találati listában, amelyek az összes(!) megadott feltételnek megfelelnek, azaz a fenti példából kiindulva beiratkozott, nappali tagozatos, első éves történelem szakos hallgatókat jeleníti meg, melyeknek a nevében előfordul az Ács P szótöredék. A keresés elindításához csak rá kell kattintania a Keres gombra a keresési érték mezőjétől jobbra. A keresés elindítása előtt azonban még érdemes beállítani, hogy mely mezőket jelenítse meg a program a találati listában. Alapértelmezésben ez a név, EHA kód, anyja neve és a születési idő. Azonban a kereső ablak alsó szélén talál még további négy kapcsolót: Adóazonosító, TAJ szám, Személyi 12. oldal

14 igazolvány száma és az Állandó lakcím. Értelemszerűen, valamely kapcsoló bekapcsolásával a találati listában a program az egyes hallgatóknál megjeleníti az adott mező adattartalmát is. Amennyiben ezekre az értékekre is (adóazonosító, TAJ szám, személyi igazolvány száma és az állandó lakcím) kiváncsi, úgy ezeket a kapcsolókat a keresés elindítása előtt(!) kell bekapcsolni, vagy a kapcsolók beállítása után ismét le kell futtatni a keresést. A találati listából hallgatót úgy tud kiválasztani, hogy egyszerűen rákattint a nevére, majd lenyomja a Választ feliratú gombot, vagy az Entert, de ugyanezt az eredményt éri el, ha duplán kattint a hallgató nevére az egérrel. A kiválasztást követően a keresési ablak eltűnik és a hallgató adataival feltöltött mezőkkel megjelenik a modul eredeti bejelentkező képe. 13. oldal

15 A kiválasztott hallgató adatai III.2. Pénzügyi adatok Ebben a menüpontban két lehetőség áll az Ön rendelkezésére: áttekintheti a kiválasztott hallgató pénzügyi adatait, vagy kinyomtathatja egy adott időintervallumhoz tartozó pénzügyi tranzakcióit. III.2.1. Pénzügyi adatok megtekintése A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg: 14. oldal

16 A kiválasztott hallgató kifizetései számfejtési naponkénti bontásban A kiválasztott hallgató adatai A kiválasztott hallgató juttatásai a kiválasztott számfejtési dátumra A kiválasztott hallgató levonásai a kiválasztott számfejtési dátumra A kiválasztott hallgató várakozó kifizetései A kiválasztott hallgató kivetései és tranzakciói Bezár A képernyő bal oldalán egy felsorolás jellegű listában megtalálja a hallgató eddigi kifizetéseinek nettó összegét számfejtési naponkénti bontásban. Egyegy számfejtési napra kattintva a képernyő jobb oldalán megjelenik az adott számfejtési nap részletes bontása, azaz tételesen a kifizetett és levont összegek. A képernyő alsó részén egy felsorolásban láthatja a hallgató várakozó (azaz már feldolgozott, de még nem számfejtett) kifizetéseit. A képernyő legalján találja a Kivetések és tranzakciók megtekintése feliratú gombot. Erre a gombra kattintva a következő ablak jelenik meg: 15. oldal

17 A kiválasztott hallgató egyenlege jogcímenként, munkaszámonként A kiválasztott hallgató kivetései Bezár A kiválasztott hallgató tranzakciói A kiválasztott hallgató adott kivetéséhez tartozó részkiegyenlítései A képernyőn a legfelső ablakban találhatja a hallgató egyenlegét jogcímenként, munkaszámonként. Itt csak azok a jogcímek jelennek meg, amelyeken az egyenlege nem egyenlő 0-val, azaz vagy atrtozása, vagy túlfizetése van. Értelemszerűen a nullánál kisebb összeg tartozást, míg a nullánál nagyobb összeg túlfizetést jelent. Alatta a hallgató eddigi kivetéseit találja. Egy-egy kivetésre kattintva az alatta lévő ablakban megjelennek a hallgató adott kivetéséhez tartozó részkiegyenlítései, amennyiben van ilyen. A legalsó ablakban pedig a hallgató tranzakciói láthatók, amennyiben azokat még nem egyenlítette ki. (A tranzakció létrehozását és sztornózását részletesen lásd a III.4 Tranzakció fejezetben!) 16. oldal

18 III.2.2. Pénzügyi adatok nyomtatása Ebben a menüpontban Önnek lehetősége van egy-egy hallgató pénzügyi adatainak nyomtatására, az Ön által megadott időintervallumon belül. A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg: Záró dátum beállítása Nyitó dátum beállítása Nyomtatás Bezár A nyitó és a záró dátum beállításával Ön megadhatja azt az időintervallumot, amelyre kiváncsi. Az időpontok beállítását egy kis naptár ablak segíti: A dátumok beállítsa után a Nyomtatás feliratú gomb segítségével tudja kinyomtatni az adott időintervallumhoz tartozó pénzügyi adatokat. Ekkor egy nyomtatási kép ablak jelenik meg: 17. oldal

19 Nyomtatás Bezár Itt a nyomtatás ikonjára kattintva a dokumentumot a program kinyomtatja az Ön gépén alapértelmezett nyomtatón. Az ablakból a Close (Bezár) feliratú gomb segítségével tud kilépni. III.3. Nyilatkozat/igazolás Ebben a menüben a következő menüpontok állnak az Ön rendelkezésére: Nyilatkozat levonások engedélyezésére Adóigazolás 18. oldal

20 E fenti pontokból is látható, hogy az adott menüvel Ön hallgatói igazolásokat állíthat ki, illetve a hallgató a kifizetéseiből adott jogcímeken történő levonások engedélyezéséről illetve tiltásáról adott nyilatkozatait kezelheti Ön. III.3.1. Nyilatkozat levonások engedélyezéséről Ebben a menüpontban tudja Ön kezelni a hallgató kifizetéseiből adott jogcímeken történő levonások engedélyezéséről szóló nyilatkozatait. A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg: Engedélyezés/tiltás beállítása Jogcím megadása Nyilatkozat rögzítése Jogcímhez tartozó munkaszám megadása Bezár Új nyilatkozat rögzítéséhez először válassza ki a jogcímet a Jogcím feliratú gomb segítségével, majd adja meg a hozzá tartozó munkaszmámot a Munkaszám feliratú gombbal, majd Számfejtéskor vonható kapcsoló beállítása után a Rögzítés nyilatkozatok közé feliratú gomb segítségével tudja az adott nyilatkozatott elmenteni. Egy már rögzített nyilatkozat módosításához álljon rá a kurzorral az adott nyilatkozatra, majd az adatok módosítása után ugyancsak a Rögzítés nyilatkozatok közé feliratú gomb segítségével tudja a módosított nyilatkozatott elmenteni. 19. oldal

21 III.3.2. Adóigazolások Ebben a menüpontban tud Ön a hallgatók számára adóigazolást készíteni. A menüpontra kattintva megjelenik a mintaigazolások listája (itt a példánkban két egyszerű lista látható, proba1 és befizetes1 néven, a listákat csak a bemutató kedvéért állítottuk össze, ezért azok tartalma és külalakja is ezen szempontok alapján ítélendő meg!). A kívánt minta nevére kattintva megjelenik az adott igazolásminta a hallgató adataival feltöltve. Látható, hogy az ablak egy szövegszerkesztő ablak, így az adott igazolás szövegében még változtathat. 20. oldal

22 Az igazolásokat az ETR projekt Igazolásminta készítő moduljával állíthatja össze, illetve módosíthatja. III.4. Tranzakció Ezzel a menüponttal nyílik lehetősége hallgatói tranzakciók összeállítására illetve sztornózására. A tranzakciók használatának akkor van értelme, ha a hallgató több kivetését egy tranzakción belül szeretné kiegyenlíteni. Ekkor ezeket a kivetéseket egy tranzakcióba lehet fűzni, és a kivetések bruttó összegéről kap a hallgató egy csekket. III.4.1. Tranzakció létrehozása Ebben a menüpontban tud Ön tranzakciót létrehozni. A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg: 21. oldal

23 A hallgató nem teljesített, nem lokkolt és nem sztornózott kivetései Az adott kivetés tranzakcióba helyezése A kép alapján is látható, hogy tranzakcióba csak olyan kivetéseket tud fűzni, melyek nincsenek se teljesítve, se lokkolva, sem pedig sztornózva. Egy-egy kivetésre állva a kurzorral a Tranzakcióba feliratú gombbal tudja a tranzakcióba fűzendő kivetések listájába tenni az adott kivetést. 22. oldal

24 Tranzakcióba fűzendő kivetések listája Tranzakcióba fűzés Bezár Miután összeállította a tranzakcióba fűzendő kivetések listáját, a Kivetések tranzakcióba fűzése feliratú gombbal tudja az adott kivetéseket egy tranzakcióba fűzni. Ekkor egy kis tájékoztató ablakban megjelenik a tranzakció azonosítója és összege: Az OK gomb lenyomása után törlődik a tranzakcióba fűzendő kivetések listája, valamint a kivetések közül is törlődnek azon kivetések, melyeket tranzakcióba fűzött, így elkerülhető az, hogy egy adott kivetést akár két tranzakcióba is fűzze. 23. oldal

25 III.4.2. Tranzakció sztornózása Ebben a menüpontban tudja a már létrehozott tranzakciókat hallgatónként sztornózni. A menüpontra kattintva a következő ablak jelenik meg: Tranzakciók listája Az adott tranzakcióba fűzött kivetések listája Tranzakció sztornózása Bezár Itt tranzakció azonosító alapján listába rendezve találja a hallgatóhoz eddig létrehozott tranzakciókat. Egy-egy tranzakcióra ráállva a kurzorral az alsó ablakban láthatja az adott tranzakcióba fűzött kivetések listáját. Egy-egy tranzakció sztornózásához nem kell mást tennie, mint a kurzorral a sztornózni kívánt tranzakcióra állni és megnyomni a Tranzakció sztornózása feliratú gombot. Ekkor az adott tranzakció és ahozzá tartozó kivetések törlésre kerülnek a listából. 24. oldal