Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzata (9400 Sopron, Fő tér 1.) Ügyiratszám: 40761/2011.

Átírás

1 Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzata (9400 Sopron, Fő tér 1.) Ügyiratszám: 40761/2011. CÍM: Beszámoló az Állami Számvevőszék Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzata gazdálkodási tevékenysége évi ellenőrzésének megállapításai alapján elfogadott intézkedési terv végrehajtásáról Előterjesztő: Dr. Fodor Tamás polgármester Az előterjesztést megkapta: - Törvényességi véleményezésre bemutatva: június 8. Meghívottak: -

2 Előadó: Dr. Dobos József jegyző Tisztelt Közgyűlés! Az Állami Számvevőszék (ÁSZ) évben ellenőrzést tartott Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzata gazdálkodási rendszere tárgyában. A számvevőszéki ellenőrzés tapasztalatait a Közgyűlés december 17-i ülésén megtárgyalta, és a feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében 417/2009. (XII. 17.) Kgy. határozatával intézkedési tervet fogadott el. Az intézkedési tervet elsősorban a végrehajtási határidők tekintetében a Közgyűlés 92/2010. (IV.20.) Kgy. határozata módosította. A 417/2009. (XII. 17.) Kgy. határozatban a Közgyűlés arra is felkérte a polgármestert, hogy az intézkedési terv végrehajtásáról első félévében számoljon be a Közgyűlésnek. Jelen előterjesztésben ennek teszünk eleget. Az intézkedési terv egyes pontjait követően a végrehajtásukra tett intézkedéseket dőlt betűvel szedve jeleztük. A 92/2010. (IV. 20.) Kgy. határozat melléklete Intézkedési terv az Állami Számvevőszék Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzata gazdálkodási rendszerének évi ellenőrzéséről készült jelentésében foglalt javaslatok végrehajtására Sopron Megyei Jogú Város Közgyűlése az Állami Számvevőszék Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzata gazdálkodási rendszerének évi ellenőrzéséről készült jelentésében feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében a következő intézkedések végrehajtására utasítja a polgármestert, illetve a jegyzőt: A jogszabályi előírások maradéktalan betartása érdekében A polgármester 1. gondoskodjon arról, hogy az alapítványok támogatásáról az Ötv. 10. (1) bekezdés d) pontjában foglaltaknak megfelelően a Közgyűlés döntsön; Az alapítványok esetén 2008 óta egyetlen eset kivételével mindig közgyűlés döntött a támogatásról. A döntéshozatali mechanizmust kialakítottuk, alkalmazzuk. 2. gondoskodjon az önkormányzat gazdálkodásának évi átfogó ellenőrzése során az ÁSZ által részére tett és nem teljesült javaslatok végrehajtásáról A javaslatok végrehajtása megtörtént. A jegyző

3 1. gondoskodjon arról, hogy a költségvetési rendeletek előterjesztései az Ámr. 29. (1) bekezdés k) pont szerinti tartalommal, elkülönítetten tartalmazzák az európai uniós forrással megvalósuló célok és programok bevételeit is Határidő: évi költségvetés benyújtása A évi költségvetés benyújtásánál megvalósult. 2. gondoskodjon az önkormányzat költségvetési rendeletének végrehajtása során arról, hogy likvid hitelként kizárólag az Ötv. 88. (3) bekezdés d) pontjában foglaltak szerint egy éven belül felvett és visszafizetett hiteleket számolják el a könyvekben A évi költségvetés végrehajtása során megvalósult, illetve folyamatosan alkalmazzuk beszámolóinkban. 3. gondoskodjon a közérdekű gazdálkodási adatok közzétételénél arról, hogy a) hozzák létre a 18/2005. (XII. 27.) IHM rendelet 2. (1) bekezdésében előírtakat figyelembe véve az önkormányzat honlapján a közérdekű adatok menüpontot, illetve adatcsoportot Az önkormányzat honlapján a Közérdekű adatok menüpontot bannerként kihelyezve létrehoztuk, ezen belül a megfelelő adatcsoportok megtalálhatók. b) megtörténjen a céljellegű működési és fejlesztési támogatások kedvezményezettjei nevének, továbbá a támogatás céljának, összegének, továbbá a támogatási program megvalósítási helyének közzététele az Áht. 15/A. (1) bekezdésében előírtaknak megfelelően A közzététel az Áht. 15/A. (1) bekezdésében előírtaknak megfelelően megtörténik, a városi honlap referens az adatokat minden hó elején leválogatja a NAVISION rendszerből, és az aljegyző jóváhagyását követően a honlapon PDF formátumban közzéteszi. c) tegye közzé az önkormányzat pénzeszközei felhasználásával, a vagyonnal történő gazdálkodásával összefüggő nettó ötmillió forintot elérő, vagy azt meghaladó értékű építési beruházásra, árubeszerzésre, szolgáltatás megrendelésre vonatkozó szerződések megnevezését, típusát, tárgyát, a szerződést kötő felek nevét, a szerződés értékét, határozott időre kötött szerződések időtartamát, és a szerződéssel kapcsolatos adatok változásait az előírt határidőn belül, az Áht. 15/B. (1) bekezdésében előírtaknak megfelelően A közzététel az Áht. 15/B. (1) bekezdésében előírtaknak megfelelően megtörténik, a városi honlap referens az adatokat minden hó elején leválogatja a NAVISION rendszerből, és az aljegyző jóváhagyását követően a honlapon PDF formátumban közzéteszi. d) tegye közzé a polgármesteri hivatal éves költségvetési beszámolóinak szöveges indoklását az Ámr. 157/D. (1) bekezdésében foglaltak alapján a 22. számú melléklet pontjában előírtakat betartva A polgármesteri hivatal éves költségvetési beszámolójának szöveges indoklása Ámr. 157/D. (1) bekezdésében foglaltak alapján a 22. számú melléklet pontjában előírtakat betartva a Közérdekű adatok között kerül

4 feltüntetésre (első ízben a évi), a honlap referens évente frissíti. Az adatokhoz való hozzáférés öt évig biztosított. 4. szabályozza a kötelezettségvállalási szabályzatában meghatározott, 50 ezer Ft-ot el nem érő kötelezettségvállalások rendjét és nyilvántartási formáját az Ámr (3) bekezdésében előírtaknak megfelelően A kötelezettségvállalások rendjéről szóló szabályzatot megfelelően módosítottuk. 5. írja elő az Ámr. 145/A. (1)-(2) bekezdés és a 145/B. (1) bekezdés figyelembe vételével annak ellenőrzését, hogy a Polgármesteri Hivatal és az intézmények költségvetési javaslatukat az Ámr. 26. előírásainak megfelelően dolgozták-e ki és gondoskodjon annak dokumentált ellenőrzéséről Fokozottan dokumentáljuk az ellenőrzés meglétét (az ellenőrzésről munkaanyagot készítünk, és azt megőrizzük). Felhívtuk az intézmények figyelmét az ÁSZ jelentésben foglaltakra, és utasítottuk arra, hogy az IGSZ-szel együttműködve a tervezés során a hivatkozott jogszabály szerint járjanak el. Munkatársaink az utasítás végrehajtását ellenőrzik. 6. határozza meg a gazdálkodási, a pénzügyi-számviteli és a folyamatba épített ellenőrzési feladatok szabályszerű végrehajtási feltételeinek kialakítása érdekében a Vhr. 8. (17) bekezdésében foglaltak szerint a követelések év végi értékelésének elveit, az adókövetelések tekintetében a Vhr. 8. (18) bekezdésében és a 31/A. -ban foglaltak szerint az egyszerűsített értékelési eljárás során alkalmazandó besorolási elveket, dokumentálási szabályokat Az adókövetelések egyszerűsített elveinek meghatározása és dokumentálása az önkormányzat könyvvizsgálójával történt többszöri egyeztetést követően kialakításra került, a szabályzatot megfelelően módosítottuk. 7. gondoskodjon az intézmények eredeti, a módosított előirányzatok és a teljesítések eltérése indokoltságának, valamint az intézményi beszámoló belső, illetve a jegyző által meghatározott adatszolgáltatással való összhangjának az Ámr (3) bekezdés c) és d) pontjaiban foglaltak szerinti dokumentált ellenőrzéséről A gazdálkodási év során folyamatosan vizsgáljuk az intézményi adatok valódiságát, tényszerűségét. Felszólítjuk az intézményeket az adatszolgáltatás teljesítésére, az adatok helyesbítésére, dokumentálására. Az ellenőrzéshez kidolgoztunk egy koncepciót. Fokozottan dokumentáljuk az ellenőrzés meglétét (az ellenőrzésről munkaanyagot készítünk, és azt megőrizzük).

5 8. gondoskodjon az operatív gazdálkodás során a működésbeli hibák megelőzése, feltárása, kijavítása érdekében arról, hogy a) az államháztartáson kívülre nyújtott pénzeszközátadások teljesítése előtt a jegyző által kijelölt személyek az Ámr (1)-(2) bekezdésében foglaltaknak és a helyi szabályozásnak megfelelően okmányok alapján ellenőrizzék, szakmailag igazolják azok jogosultságát, összegszerűségét Figyelemmel kísérjük és megköveteljük, hogy a támogatási szerződés kötésért felelős szervezeti egységek (osztályok) leadják a teljesítés igazolást. b) az utalványok ellenjegyzői győződjenek meg az államháztartáson kívülre nyújtott pénzeszközátadásokkal kapcsolatos kiadás teljesítése előtt az Ámr (3) bekezdésének előírása alapján arról, hogy az alapítványok támogatásáról az Ötv. 10. (1) bekezdés d) pontjában foglaltaknak megfelelően a Közgyűlés döntött-e, valamint a helyi szabályzat szerint előírt módon megtörtént-e a szakmai teljesítésigazolás Ellenjegyzéskor és a kiadás teljesítése előtt figyeljük, hogy megvan-e a közgyűlési döntés, illetve a szakmai teljesítés igazolás szabályos-e. 9. egészítse ki a gazdálkodási, a pénzügyi-számviteli és a folyamatba épített ellenőrzési feladatok szabályszerű végrehajtási feltételeinek kialakítása érdekében az Ámr. 145/B. (1) bekezdésében előírtak és az Ámr. 145/A. (3) bekezdésében hivatkozott Útmutató az ellenőrzési nyomvonal kialakításához módszertan alapján az ellenőrzési nyomvonalat, hogy az tartalmazza a költségvetési gazdálkodás folyamatát Az Állami Számvevőszék által hivatkozott jogszabály már nem hatályos, a 292/2009. (XII.19.) Korm. rendelet szerinti módosítás szükséges ennek megfelelően az ellenőrzési nyomvonal aktualizálása megtörtént. 10.készítse el a gazdálkodási, a pénzügyi-számviteli és a folyamatba épített ellenőrzési feladatok szabályszerű végrehajtási feltételeinek kialakítása érdekében az Ámr. 145/C. -ban előírtak és az Útmutató az ellenőrzési nyomvonal kialakításához módszertan alapján a kockázatkezelési eljárásrendet Az Állami Számvevőszék által hivatkozott jogszabály már nem hatályos, a 292/2009. (XII.19.) Korm. rendelet szerinti módosítás szükséges ennek megfelelően a kockázatkezelési eljárásrend aktualizálása megtörtént. 11.kezdeményezze az éves belső ellenőrzési terv Ötv. 92. (6) bekezdésében előírt határidőben történő jóváhagyását Határidő: november 15. A belső ellenőrzési vezető a Ber-ben előírt határidőre október 31. elkészítette az éves tervet.

6 12.gondoskodjon az önkormányzat gazdálkodásának évi átfogó ellenőrzése során az ÁSZ által részére tett, és még nem teljesült javaslatok végrehajtásáról A javaslatok végrehajtása megtörtént. 13.tájékoztassa évente végzett számítások alapján a Közgyűlést az önkormányzat eladósodásának növekedésére figyelemmel arról, hogy a hosszú lejáratú, adósságot keletkeztető kötelezettségvállalásokból adódó tőke és kamat-kifizetési kötelezettségét az önkormányzat milyen feltételek biztosítása mellett tudja teljesíteni A évi zárszámadás előterjesztése során teljesült. 14.határozza meg a belső szabályozásban az önkormányzati szintű pályázat nyilvántartás felelősét A pályázatok kezeléséről szóló módosított szabályzatot május 3-ával hatályba léptettük. Ebben szerepel, hogy a pályázatok nyilvántartásáért a Pályázati csoport vezetője felelős. 15.a pályázatfigyelés, a pályázatkészítés és a fejlesztési feladatok lebonyolítása során a) a pályázatfigyelésre megkötött szerződésben rögzítsék a felelősség szabályait, b) a pályázatkészítésre kötött szerződések tartalmazzák a megbízott külső személy, szervezet és a Polgármesteri Hivatal képviselője közötti kapcsolattartást, az információk átadásának tartalmát, módját, c) a fejlesztési feladatok lebonyolítására kötött szerződésekben határozzák meg a projektmenedzser és a Polgármesteri Hivatal képviselője közötti kapcsolattartás, az ellenőrzés rendjét és a személyre szóló felelősségi szabályokat A pályázatkészítésre és projektmenedzsmentre szerződés blanketta készült, melyben a kért információk rögzítésre kerültek. Pályázatfigyelésre vezetői döntés alapján nem kötünk szerződést, ezért ilyen blanketta nem készült. 16.terjessze ki a belső ellenőrzési stratégiát megalapozó kockázatelemzést az európai uniós forrásokból megvalósított feladatok végrehajtására és a közbeszerzési eljárások lebonyolítására a Polgármesteri Hivatalban és az intézményeknél, továbbá az önkormányzat többségi irányítást biztosító befolyása alatt működő gazdasági társaságokra. Az éves ellenőrzési tervben szerepeltettük az európai uniós forrásokból megvalósított feladatok ellenőrzését. A közbeszerzés rendjét a hivatalban évben vizsgáltuk. Az önkormányzat irányítása alá tartozó gazdasági társaságokra tevékenységünk nem terjed ki. a közgyűlés jelenleg elégségesnek tartja az FB és könyvvizsgáló működését, egyes

7 társaságoknál első szintű belső ellenőrzés is működik. Az ÁSZ javaslatnak csak jogi lehetőség tartalma van, ilyen kötelezettsége az önkormányzatoknak nincs. 17.az informatikai rendszer szabályozottságának biztosítása, belső kontrolljának működtetése érdekében a) vizsgáltassa felül az informatikai stratégiát, gondoskodjon annak közgyűlés általi elfogadásáról, vagy jegyzői kiadásáról A felülvizsgálatot elvégeztük, az új stratégia a Közgyűlés júniusi ülésén elfogadásra került. b) készíttessen informatikai katasztrófa elhárítási tervet és végeztesse el annak tesztelését Az informatikai katasztrófa elhárítási terv elkészült, és tesztelése megtörtént, a kiadására vonatkozóan jegyzői utasítás készült. c) gondoskodjon a számítástechnikai eszközök hozzáférési jogosultságára vonatkozó eljárásrend kiegészítéséről és a végrehajtás ellenőrzéséről Az informatikai biztonsági szabályzat 3. változata elkészült. Hatályba léptetése (2011. január 1.) után a betartásáról a belső ellenőrzést le lehet folytatni. d) akadályozza meg a külső fejlesztők éles rendszerhez való hozzáférését A Közügy5 éles rendszer informatikai csoport részére üzemeltetés céljából történő átadása után lehetséges. A többi alkalmazásnál a teszt rendszerekhez biztosítjuk a fejlesztők külső hozzáférését. e) gondoskodjon a pénzügyi-számviteli rendszerből lekérhető ellenőrzési lista (napló) vizsgálatáért felelős személy kijelöléséről, minden adathozzáférésről, adatmódosításról, adattörlésről ellenőrzési lista készítéséről és ellenőrzéséről Rendszerszinten a mentés, visszaállítás megtörtént, ez tartalmazza a teljes adatbázis mentését, visszatöltését. f) készítse el a pénzügyi-számviteli szoftver-változások ellenőrzésére, tesztelésére vonatkozó eljárás szabályozását, és gondoskodjon az ellenőrzés, tesztelés dokumentált elvégzéséről Megtörtént a szoftver által dokumentált ellenőrzés, tesztelés. g) gondoskodjon annak ellenőrzéséről, hogy az elmentett állományokból a pénzügyi-számviteli adatok teljes körűen helyreállíthatók-e Rendszerszinten a mentés, visszaállítás megtörtént, ez tartalmazza a teljes adatbázis mentését, visszatöltését. A munka színvonalának javítása érdekében A polgármester 1. kezdeményezze, hogy a számvevőszéki jelentésben foglaltakat a Közgyűlés tárgyalja meg, és a feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében készíttessen intézkedési tervet a határidők és felelősök megjelölésével

8 Határidő: azonnal A Közgyűlés a számvevőszéki jelentést december 17-i ülésén megtárgyalta, és az intézkedési tervet 417/2009. (XII.17.) Kgy. számú határozattal elfogadta, majd 92/2010. (IV.20.) Kgy. határozattal módosította. Kérem a Tisztelt Közgyűlést, hogy fogadja el a fenti beszámolót. A döntéshez az SZMSZ 53. (1) bekezdése alapján egyszerű többség szükséges. Határozati javaslat Sopron Megyei Jogú Város Közgyűlése az Állami Számvevőszék Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzata gazdálkodási rendszerének évi ellenőrzéséről készült jelentése alapján a feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében elfogadott intézkedési terv végrehajtásáról szóló beszámolót elfogadja. Felelős: Dr. Fodor Tamás polgármester Határidő: azonnal Sopron, június 8. Dr. Fodor Tamás polgármester