Microsoft Dynamics CRM: a fordító irodák vállalatirányítási rendszere

Átírás

1 A FORDuna Kft. forgalma alapján az ország első öt legnagyobb fordítóirodája közé tartozik. Szolgáltatási köre a fordítástól a lektoráláson és hitelesítésen át a tolmácsolásszervezésig ível. A mintegy 250 vállalati és intézményi ügyfelet kiszolgáló Iroda 280 állandó fordítóval és tolmáccsal dolgozik. Alvállalkozói között a gazdasági, jogi, pénzügyi, számítástechnikai, telekommunikációs, híradástechnikai, környezetvédelmi, közlekedési, építőipari, oktatási, orvosi és természettudományi területekre szakosodott fordítók egyaránt megtalálhatók. Lektorai anyanyelvként beszélik az adott célnyelvet, vagy hosszabb ideig éltek és dolgoztak egy-egy nyelv-, illetve szakterületen. Bevezetett megoldások Miscrosft Dynamics CRM 4.0 Fejlesztések: a megrendelések projekt alapú kiszolgálása, munkalapok létrehozása és kezelése, számlázás a rendszerből Projekt alapú működés, fordítói profilok A FORDuna tevékenységéből adódóan a napi munkát folyamatosan változó terhelés jellemzi, mind a lefordítandó anyagok terjedelmét, mind a határidőket illetően. Az Iroda egy-egy ügyféltől napi több, egyenként 2-3 oldalas szöveg lefordítására éppúgy kap megbízást, mint oldalas dokumentumokra, amelyeket akár egy hét átfutással szükséges átültetni másik nyelvre. Ezért roppant fontos, hogy ezt a munkát a megbízások befogadását, a feladatok kiosztását, a szervezést, a nyilvántartást, a követést és az elszámolást az Iroda olyan rendszerben kezelhesse, amely a lehető legszorosabb integrációt valósítja meg a teljes folyamat mentén. A FORDuna erre a célra korábban egy egyedi fejlesztésű rendszert használt, amely 12 éve készült. Ez a Windows alapú szoftver minden funkcióval rendelkezett, amelyet az Iroda annak idején informatikai támogatásként elvárt. Az évek múlásával és az ügyfélkör növekedésével azonban az igények túlnőttek a program lehetőségein. Az ügyfelektől kapott megbízások számával párhuzamosan nőtt a foglalkoztatott fordítók köre, és ennek megfelelően a nyilvántartás során kezelt adatok és információk, munkalapok, elszámolási listák és számlák mennyisége is mondta Jantner Ferenc, a FORDuna Kft. ügyvezető igazgatója. A megnövekedett terheléssel korábbi rendszerünk már nem tudott megbirkózni, ezért az elmúlt két évben folyamatosan kerestük a megoldást. Eközben többször közel kerültünk ahhoz, hogy ismét egyedi rendszert készíttessünk, de ITtanácsadónkra hallgatva ettől végül mindig elálltunk. A megoldást végül a Microsoft Dynamics CRM 4.0 megjelenése hozta el a FORDuna számára, amely néhány fejlesztéssel kiegészítve a korábbi szoftver szolgáltatásaihoz képest jelentős többletfunkcionalitást adott a megnövekedett adatmennyiség kezeléséhez.

2 A Microsoft Dynamics CRM 4.0 ugyanis megfelelő platformot biztosít az olyan egyedi, kiegészítő fejlesztések elkészítéséhez, amellyel az alaprendszer szolgáltatásai testre szabhatók és igény szerint kiszélesíthetők. Mindenekelőtt azt vártuk az új rendszertől, hogy támogatást adjon munkánk projekt alapú szervezéséhez hangsúlyozta Jantner Ferenc. Korábbi szoftverünkben csupán egyegy megrendeléshez tudtunk fordítókat és teljesítéseket rendelni, márpedig a nagy terjedelmű és rövid határidővel kért fordításokat fel kell osztanunk több szakember között, akik párhuzamosan dolgoznak a feladaton. Az Microsoft Dynamics CRM-hez készített fejlesztése ezt a funkcionalitást biztosítja számunkra. Segítségével a nagyobb megrendeléseket almunkákra bonthatjuk, és ezekhez alvállalkozói teljesítéseket rendelhetünk, miközben ezt a többszintű nyilvántartást a rendszerben továbbra is egységesen kezelhetjük. Ennek köszönhetően a fő- és almunkákról, teljesítésekről szóló adatokat is sokkal könnyebben áttekinthetjük és elemezhetjük, például a működési költségek szempontjából. Az ehhez adott támogatás azért is fontos, mert az Irodában a fordítás mellett sokrétű feladatvégzés történik. A megbízó által adott dokumentumot a nyilvántartásba vételen túl például olyan formátumúra kell alakítani, hogy a fordító a szövegszerkesztőben és az általa használt fordítás támogató szoftverben kezelni tudja. Az elkészült fordítást a lektorálás után szintén formázni szükséges a megbízó igényei szerint. A Microsoft Dynamics CRMben rögzített adatok és a rajtuk lefuttatott lekérdezések alapján az ügyvezető pontosan nyomon követheti, hogy egy-egy projekt esetében a működési költségek, az alvállalkozói költségekkel együtt milyen arányban állnak a megbízó felé számlázott fordítási díjjal, azaz követheti a tevékenység nyereségességének alakulását. Ugyanilyen fontos elvárás volt részünkről, hogy a fordítók által ismert nyelveket és szakterületeket nyilvántarthassuk, és kereszthivatkozásokkal láthassuk el a rendszerben, kereshessünk közöttük, és a kapott információt a folyamatokba illeszthessük emelte ki az ügyvezető. A Microsoft Dynamics CRM ehhez messzemenő támogatást ad, segítségével részletes profilokat készíthetünk a fordítókról. Ezekben a nyelvek, szakterületek és a használt informatikai eszközök mellett azt is rögzíthetjük, hogy ki mennyire terhelhető és megbízható, elmélyülten, alaposan de lassabban, vagy nagyon rövid átfutással is dolgozni tudó fordítóról van szó. >>

3 >> Microsoft Dynamics CRM: a fordító irodák vállalatirányítási rendszere Ennek a támogatásnak köszönhetően több időnk marad az adott feladatra legalkalmasabb fordítót kiválasztani a fordítói lista, a szakterületek szűkítésével, ami szintén egy lekérdezési lehetőség a rendszerben. Így biztosak lehetünk abban, hogy mindig a legalkalmasabb fordítót bízzuk meg az adott feladattal, és a minőség szempontjából ez kulcsfontosságú. CRM a fordítóiroda vállalatirányítási rendszere A FORDuna könyvelését külső cég végzi, de az Iroda számára döntő szempont volt, hogy a számlázást a megbízásokat kezelő rendszeren belül valósíthassa meg. Az ügyvezető aláhúzta, hogy olyan rendszert nem vezettek volna be, amelyben ez nem oldható meg. Az adatok újbóli felvitele egy különálló számlázó programba nemcsak többletmunkát jelent, hanem a hibázás kockázatát hordozza magában, és a vezetői rálátás biztosítását is körülményessé teszi. A Microsoft Dynamics CRM alapkiépítésben nem tartalmaz számlázó modult, a 4.0-s verzióhoz azonban ezt az szakemberei egy.net alapú fejlesztéssel könnyen elkészíthették mutatott rá Jantner Ferenc. Ez rendkívül értékes többletszolgáltatás a korábbi rendszerhez képest, amely elkülönülten kezelte ezt a területet. A Microsoft Dynamics CRM egyik legnagyobb előnye, hogy a megbízás rögzítésétől kezdve a teljesítés folyamatán végighaladva ugyanazokkal az ügyfél-, alvállalkozó-, egységár- és mennyiségadatokkal dolgozunk. Így mire eljutunk a számlázáshoz, minden adat hiánytalanul és pontosan rendelkezésünkre áll. Egy adatot csak egyszer viszünk be a rendszerbe, ezzel nőtt a nyilvántartás és a számlázás megbízhatósága. További előny, hogy immár ugyanabban a rendszerben nyomon követhetővé, néhány kattintással áttekinthetővé vált a fordítói díjak kifizetése, ami korábban sokkal körülményesebb volt. A Microsoft Dynamics CRM-nek köszönhetően olyan mértékben nőtt az adminisztrációs munka hatékonysága, hogy nem kellett bővítenünk a létszámot, ami jelentős költségmegtakarítást hozott mondta az ügyvezető igazgató. A havi számlamennyiség elkészítésén túl a rendszer a kinnlevőségek kezelését is nagyban megkönnyítette. Korábban sok időmet rabolta el a lejárt számlák, a kiküldött felszólító levelek áttekintése. Ma ez néhány kattintás, pillanatok műve. Az alaprendszert kiegészítő, az egyedi igények szerinti fejlesztések elkészítése mellett a FORDuna számára az is kiemelten fontos volt, hogy a bevezető partner az éles indítást követően is támogassa az Irodát. A FORDuna forgalma a gazdasági válság idején is 10 százalék feletti ütemben növekedett, az Iroda havonta számlát bocsát ki. A forgalom és az adminisztrációs igény növekedése a Microsoft Dynamics CRM által adott támogatás nélkül létszámbővítést tett volna szükségessé.

4 Megbízható támogatás A tevékenység egészét támogató rendszert lehetetlen minden részletében előre áttekinteni, azt használat közben ismeri ki igazán az ember, és ennek megfelelően az elvárásai, igényei is továbbfinomodnak fejtette ki Jantner Ferenc. Az felkészült szakemberei messzemenően megadták számunkra ezt a támogatást. Azonnal reagáltak a kéréseinkre, a legtöbbször órákon belül, legkésőbb másnap reggelre megoldották a problémáinkat. Visszatérő ügyfelek Az ügyvezető igazgató szerint az ügyfél-elégedettség sokféle módon mérhető, de az egyik legbiztosabb mutató az, ha az ügyfél visszatér. A Microsoft Dynamics CRM rendszerben kialakított ügyfélprofilok ezt a történetet is nyomon követhetővé teszik, de a rendszer további fejlesztésre is lehetőséget ad. Az Iroda tervezi, hogy - tudomása szerint - Magyarországon elsőként a Microsoft Dynamics CRM-et összekapcsolja egy webes ügyfél- és alvállalkozói portállal, amelyen a megbízók és a fordítók önkiszolgáló módon is intézhetik ügyeiket, illetve információt kaphatnak a folyamatban levő munkák állapotáról, nyomon követhetik annak pillanatnyi státuszát. Ügyfelünk a jelszavas bejelentkezést követően ezen a portálon tájékozódhat majd arról, hogy az általa küldött anyagot irodánk befogadta, kiadta fordítónak, illetve már visszakapta a fordítást, és az utómunkálatok, a lektorálás, szövegszerkesztés zajlik mondta Jantner Ferenc. Hasonló módon számláinak státusát is ellenőrizheti, így maga is látni fogja, ha lejárt számlája van. Mindez közvetlenné teszi majd a kapcsolattartást, továbberősíti az ügyfelek biztonságérzetét és elégedettségét, növeli az iroda megbízhatóságát. Az alvállalkozókkal is egyszerűsödik a kapcsolattartás és az kontrolálhatóbb lesz, hiszen ahogy az ügyfelekkel úgy velük is bejelentkezéses módszerrel zajlik az összes lényeges kommunikáció. Ebben a rendszerben történik a megbízás kiadása, a visszaérkeztetése, a teljesítés igazolása, a számlázható összegről az értesítés küldése - minden egy helyen. Az ügyfelek és fordítók összekapcsolása Miután megvalósul ez az interaktív ügyfél-szolgálat és alvállalkozói kapcsolattartás a Microsoft Dynamics CRM rendszeren belül, a következő lépés a fordításra küldött és a lefordított dokumentumok kezelésének szorosabb integrálása lesz. Egy fordítóirodánál minden a dokumentumok nyilvántartásáról, az arra fordított időről szól fogalmazott Jantner Ferenc. Ezzel a fejlesztéssel a Microsoft Dynamics CRM az ügyintézés, a vevői és az alvállalkozói megbízások, a számlázás, a vezetői kontroll és a kapcsolattartás mellett a dokumentumkezelést is támogatni fogja, irodánk teljes körű ERP rendszereként. Egyértelmű, hogy a Microsoft Dynamics CRM bevezetésével hosszú távra szóló megoldást találtunk, erre a rendszerben meglévő szolgáltatások és lehetőségek köre, a gyártó piaci súlya és termékstratégiája, a bevezető partner szakértelme és rendelkezésre állása egyaránt biztosíték.

5 : a Microsoft elit partnere Az LLP Csoport a közép-kelet európai régióban és az azon túl működő helyi és nemzetközi vállalatok számára nyújt tanácsadási és szoftverszolgáltatásokat. Az LLP a tanácsadói és projekt menedzsment szakértelmét ötvözi a nemzetközi szoftver termékekkel és fejlesztésekkel, annak érdekében, hogy megfizethető és reális megoldásokat kínáljon. A Csoport a különböző helyi és regionális szervezetek működési, pénzügyi, vállalatirányítási, ügyfélkapcsolati, karbantartási és riportálási igényeire koncentrál. Az LLP az Infor FMS SunSystems, a Microsoft Dynamics NAV, a Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics CRM, a Pivotal, az Infor EAM, az expense@work és a time@work viszonteladója az Európában és Közép-Amerikában jelenlévő tanácsadó és fejlesztő csapatával. Az LLP Csoport több mint 700 projektet hajtott végre a világ több mint 50 európai, ázsiai, amerikai és afrikai országában, többek között a világ vezető petrolkémiai, gyógyszeripari, pénzügyi, multinacionális és gyártó/termelő vállalatainál. Microsoft Elismerések Microsoft Gold Partner A Gold Certified Partner cím odaítélésével a Microsoft olyan vállalatokat tüntet ki, amelyek szigorú feltételrendszernek megfelelve bizonyítják kiemelkedő szaktudásukat meghatározott Microsoft technológiák bevezetése, Microsoft rendszerek támogatása, vagy Microsoft alapú megoldások fejlesztése terén. Microsoft President s Club tagság Azon Microsoft Dynamics partnerek kapnak csak tagságot, akik a Microsoft licenc árbevételi ranglistáján a legjobb 5%-ban vannak. A Microsoft által beválogatott tagok minden régióban a legkiemelkedőbb Microsoft-partnerek felső öt százalékát tömörítik. A tagsággal az LLP nem csak a Microsoft legfrissebb technológiai újdonságihoz és termékeihez jut hozzá hamarabb, hanem aktívan részt vehet a jövőt meghatározó termékek és üzleti stratégiák meghatározásában. Partner Power tagság A Partner Power 2002-óta a világ vezető Microsoft Dynamics AX, NAV és CRM beszállítóit tömörítő szervezet. Tagjai 160 irodában és több mint 50 országban működnek együtt azzal a céllal, hogy egységes és magas színvonalú Microsoft Dynamics megoldásokat szolgáltassanak a több országban is működő (nagy)vállalatok számára.