A folyamatmenedzsment szerepe és jelentősége az EKSZ minőségirányítási rendszerében

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "A folyamatmenedzsment szerepe és jelentősége az EKSZ minőségirányítási rendszerében"

Vince Faragó
8 évvel ezelőtt
Látták:

1 Eötvös Loránd Tudományegyetem Egyetemi Könyvtári Szolgálat A folyamatmenedzsment szerepe és jelentősége az EKSZ minőségirányítási rendszerében Hagyományok és kihívások II. Szakmai nap az ELTE Egyetemi Könyvtárban, november 8. Boda Gáborné Köntös Nelli a K21 Folyamatirányítási munkacsoportjának vezetője

rendszerében Hagyományok és kihívások II.

2 Folyamatszemléletű megközelítés szolgáltatások elemzése folyamatok rendszerbe foglalása folyamatközpontú működés kialakítása tevékenységek körülhatárolása intézményi folyamatok szabályozása hibák felismerése és elkerülése kompetenciahatárok kijelölése egységes működés egységes szolgáltatási kínálat megteremtése

intézményi folyamatok szabályozása hibák felismerése és elkerülése

3 A K21 Folyamatirányítási munkacsoport feladata az EKSZ folyamatainak összegyűjtése és vizsgálata az EKSZ kulcsfolyamatainak meghatározása az EKSZ folyamattérképének megrajzolása a folyamatok leírási módszerének kialakítása (folyamatmenedzsment űrlap és kitöltési útmutató) módszertani segítségnyújtás egyéni folyamatleltárak gyűjtése, archiválása a standard szolgáltatásnyújtási folyamatok kialakítása és dokumentálása az EKSZ Standard Kulcsfolyamatainak Gyűjteménye gondozása

(folyamatmenedzsment űrlap és kitöltési útmutató) módszertani segítségnyújtás egyéni folyamatleltárak gyűjtése,

4 A folyamatszabályozás helyi rendszerének kialakítása az intézményi folyamatok azonosítása és összegyűjtése az EKSZ tagkönyvtáraiban a folyamatok közötti kapcsolatok feltérképezése a folyamatok hálózati szintű egyeztetése az EKSZ folyamatleltárának és -térképének létrehozása (MIK 8. sz. melléklet) összesen 60 közös folyamat, 9 folyamatkategóriában és 12 alkategóriában

folyamatok hálózati szintű egyeztetése az EKSZ folyamatleltárának és -térképének létrehozása

5 A folyamatok osztályozása és hierarchiája A folyamatok egymásba épülése alapján: fő- és alfolyamatok A folyamatok funkciója szerint: - alapfolyamat: gyűjteményszervezés, felhasználóképzés, - vezetési folyamat: vezetői ellenőrzés, értékelés, stratégiai tervezés,... - támogató folyamatok: épületkarbantartás és üzemeltetés, iratkezelés, iktatás, postázás, informatikai rendszer üzemeltetése, HR és munkaügy, statisztika, mérés, elemzés, értékelés, Az intézményi céloknak megfelelően: kulcsfolyamatok Pl. stratégiai tervezés, dokumentumok feltárása, szervezeti kultúra felmérés,

.. - támogató folyamatok: épületkarbantartás és üzemeltetés, iratkezelés, iktatás, postázás, informatikai rendszer üzemeltetése, HR és

6 A folyamatok leírásának szempontrendszere Célja: a folyamat megvalósítási módjának és megvalósítási feltételeinek megtervezése Szempontjai: a folyamat lépései a szükséges erőforrások az időszükséglet és határidők a felelősségek és hatáskörök kijelölése az ellenőrzési és a beavatkozási pontok megadása a visszajelzései lehetőségek megadása a folyamat működéséhez kapcsolódó dokumentumok összegyűjtése

és határidők a felelősségek és hatáskörök kijelölése az ellenőrzési és a beavatkozási pontok

7 Folyamatmenedzsment űrlap és útmutató (1) 1. A folyamat megnevezése 2. A folyamat kódja 3. A folyamat típusa (vezetési ; alap- ; támogató folyamat) 4. A folyamat célja 5. Folyamatgazda 6. Kölcsönhatások (6.1 A folyamat bemenete ; 6.2 A folyamat kimenete) 7. A folyamatra vonatkozó jogszabályok, szabványok, szabályzatok (7.1 Általános ; 7.2 Helyi) 8. Erőforrások, feltételek (8.1 Személyi ; 8.2 Tárgyi ; 8.3 Pénzügyi) 9. Kritikus pontok

Kölcsönhatások (6.1 A folyamat bemenete ; 6.2 A folyamat kimenete) 7.

8 Folyamatmenedzsment űrlap és útmutató (2) 10. A folyamat részletes leírása és folyamatábra 11. A fölérendelt folyamat kódja 12. Dokumentálás (12.1 Használandó dokumentumok ; 12.2 Keletkező dokumentumok) 13. Folyamat indikátorok (célértékek ; mennyiségi és vevői elégedettségi mutatók, stb.) 14. Mérés, értékelés (adatgyűjtés köre ; adatgyűjtés módja ; értékelés módja ; mérési időszak) 15. Hatályba léptetés dátuma 16. Vezető jóváhagyása 17. Módosítások

Folyamat indikátorok (célértékek ; mennyiségi és vevői elégedettségi mutatók, stb.) 14.

9 Folyamatmenedzsment űrlap

10 A folyamatközpontú működés bizonyítékai Alap-, kötelező és ajánlott dokumentumok alapdokumentum: könyvtári és határterületi törvények, rendeletek, jogszabályok, nemzetközi és hazai szabványok, szabályzatok kötelező dokumentum: minőségügyi kézikönyv, folyamatleírások, esélyegyenlőségi terv, használati szabályzat ajánlott dokumentum: használói igény- és elégedettségfelmérés kérdőívei

hazai szabványok, szabályzatok kötelező dokumentum: minőségügyi kézikönyv, folyamatleírások,

11 A folyamatszabályozás technikai háttere Diagram Designer 1.25

12 A folyamatok leírásában résztvevő könyvtárak Állam és Jogtudományi Kar Könyvtára Bárczi Gusztáv Gyógypedagógiai Kar Könyvtára BTK Angol-Amerikai Intézet Könyvtára BTK Germanisztikai Intézet Könyvtára BTK Központi Olvasóterem Egyetemi Könyvtár Informatikai Kar Könyvtára Pedagógiai és Pszichológiai Kar Könyvtára Tanító- és Óvóképző Kar Könyvtára Társadalomtudományi Kar Könyvtára Természettudományi Kar Könyvtára

Könyvtára BTK Központi Olvasóterem Egyetemi Könyvtár Informatikai Kar Könyvtára Pedagógiai és

13 Köszönöm megtisztelő figyelmüket! Felhasznált irodalom BÁLINT Julianna: Minőség : tanuljuk, tanítsunk, valósítsuk meg és fejlesszük tovább. Budapest : Terc, cop MSZ EN ISO 9001:2009. ORBÁN Éva: Életre szóló tapasztalat: folyamatszabályozás egy kis könyvtárban: esettanulmány. In: Könyvtári Figyelő. 56. évf. 3. sz. (2010) p VIDRA SZABÓ Ferenc: Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer : A könyvtári önértékelés szakmai szempontjai. Budapest : KI, 2010.

Budapest : Terc, cop. 2006. MSZ EN ISO 9001:2009.

Hasonló dokumentumok

A minőségügy a könyvtárügyért

A minőségügy a könyvtárügyért Boda Gáborné Köntös Nelli ELTE BTK Könyvtár- és Információtudományi Intézet K21 Folyamatirányítási munkacsoport A K21 Minőségfejlesztési projekt történetének rövid áttekintése