REACH-IT Ipari felhasználói útmutató

Átírás

1 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 02 - Regisztrálás és fiókkezelés

2 2 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat Verzió Változások 2.1, április A REACH-IT 2.7 verzióhoz kapcsolódó frissítések a Feltételekre, az cím érvényesítésére és az ECHA szabályozási kapcsolattartó személyre vonatkozóan. 2.0 A dokumentum új elrendezése. Aktualizált számok és linkek. 1.1 Új formátum. Tartalomátvétel az 01. részből. 1.0 Első verzió 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Hivatkozási szám: ECHA-12-G-16-HU Dátum: április Nyelv: HU Európai Vegyianyag-ügynökség, 2012 Fedőlap Európai Vegyianyag-ügynökség Nyilatkozat: Ez egy eredetileg angol nyelven közzétett dokumentum fordítása. Az eredeti dokumentum az ECHA weboldalán érheto el. A sokszorosítás engedélyezett azzal a feltétellel, hogy a forrást pontosan megjelölik ( Forrás: Európai Vegyianyag-ügynökség, formában) és azt írásban bejelentik az ECHA kommunikációs csoportja felé (publications@echa.europa.eu). Jelen dokumentum a következő 22 nyelven áll rendelkezésre: angol, bolgár, cseh, dán, észt, finn, francia, görög, holland, lengyel, lett, litván, magyar, máltai, német, olasz, portugál, román, spanyol, svéd, szlovák és szlovén Ha kérdései vagy észrevételei vannak ezzel a dokumentummal kapcsolatban, kérjük, (a hivatkozási szám és a dátum feltüntetésével) az információigénylő lapon nyújtsa be azokat. Az információigénylő lap az ECHA honlapján keresztül érhető el, amely a következő címen található: Európai Vegyianyag-Ügynökség Levelezési cím: P.O. Box 400, FI Helsinki, Finnország Ügyfélfogadás helye: Annankatu 18, Helsinki, Finnország

3 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április 3 Tartalomjegyzék 1. BEVEZETÉS DEFINÍCIÓK ÉS FOGALMAK Fél Felhasználók Felhasználói szerepek Felhasználói fiókkezelés Kapcsolattartók Jogi személy-objektum Az IUCLID 5 használata a REACH-IT kezelésére Regisztráció a REACH-IT-ben LEOX már rendelkezésre áll az IUCLID webhelyről LEOX még nem áll rendelkezésre az IUCLID webhelyről Vállalati információ frissítése a REACH-IT-ben FÉL REGISZTRÁCIÓJA INSTRUKCIÓK LÉPÉSRŐL LÉPÉSRE REACH-IT fiók létrehozása vállalat részére A helyi IUCLID 5 már telepítve van A helyi IUCLID 5 még nincs telepítve Bejelentkezés az elsőként létrehozott vállalati fiókkal cím érvényesítése REACH-IT fiók létrehozása harmadik fél képviselő számára A helyi IUCLID 5 már telepítve van A helyi IUCLID 5 még nincs telepítve Bejelentkezés az elsőként létrehozott TPR fiókkal Felhasználói adatok frissítése FÉL FIÓKKEZELÉSE LÉPÉSRŐL LÉPÉSRE Felhasználó létrehozása A felhasználói profil frissítése Felhasználó blokkolása A felhasználó blokkolásának megszüntetése A felhasználó jelszavának visszaállítása Felhasználó törlése FELEK INFORMÁCIÓINAK KEZELÉSE LÉPÉSRŐL LÉPÉSRE Általános és számlázási információ frissítése Új kapcsolattartó hozzáadása Meglévő kapcsolat módosítása Kapcsolattartó törlése Felek információinak exportálása... 57

4 4 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat Ábrák jegyzéke 1. ábra: Szerep konfigurálása ábra: ECHA szabályozási kapcsolattartó ábra: LEO átvitele az IUCLID webhelyről a REACH-IT-be LEOX fájl segítségével ábra: LEO információ frissítése ábra: REACH-IT regisztráció, nyitó oldal ábra: Feltételek ábra: Felhasználói fiók oldal ábra: Vállalati információ oldal ábra: Fájl feltöltése ablak ábra: Vállalati információ oldal ábra: Vállalati információ oldal a LEOX-ban tárolt információval ábra: Válassza ki a vállalkozás megfelelő méretét ábra: Vállalati információ oldal adatok manuális beviteléhez ábra: Válassza ki a vállalkozás megfelelő méretét ábra: Számlázási információ oldal ábra: Kapcsolattartók oldal ábra: Vállalati kapcsolattartási információk oldala ábra: Vállalati kapcsolattartási címek részletei ábra: Vállalati kapcsolattartási lista fél részére ábra: Vállalat hitelesítés oldal ábra: Befejező oldal a vállalati regisztráció után ábra: Fél bejelentkező oldala a REACH-IT-ben ábra: Ellenőrizetlen cím ábra: cím ellenőrzése ábra: cím ellenőrzése ábra: REACH-IT vállalati honlap ábra: TPR felhasználási feltételek képernyő ábra: TPR felhasználói fiók oldal ábra: TPR információ oldal ábra: Fájl feltöltése ablak a TPR LEOX-hoz ábra: TPR információ oldal ábra: TPR információ oldal általános és kapcsolattartási információval ábra: A TPR információ manuális kódolása a REACH-IT-ben ábra: A TPR információ manuális bevitele oldal ábra: TPR kapcsolattartás kezdő oldala ábra: TPR kapcsolattartási adatok oldal ábra: TPR kapcsolattartási cím részletei ábra: TPR kapcsolattartási lista a fél részére ábra: TPR hitelesítés oldal... 40

5 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április ábra: Befejező oldal a TPR regisztráció után ábra: Fél bejelentkezése a REACH-IT-be ábra: REACH-IT TPR honlap ábra: REACH-IT felső fejlécsor ábra: Felhasználó megtekintése oldal ábra: Felhasználó szerkesztése oldal ábra: Felhasználói információk frissítése, megerősítés ábra: A felhasználói oldal megtekintése meglévő felhasználókkal ábra: Felhasználó létrehozása oldal ábra: Felhasználói lista megtekintése oldal az új felhasználó megerősítésével ábra: Felhasználók szerkesztése oldal ábra: REACH-IT felhasználó blokkolása, választó oldal ábra: REACH-IT felhasználó blokkolása, megerősítés oldal ábra: A korlátozott REACH-IT felhasználók státuszának ellenőrzése ábra: A REACH-IT felhasználói korlátozás megszüntetése, választó oldal ábra: A REACH-IT felhasználói korlátozás megszüntetése, megerősítés oldal ábra: A REACH-IT felhasználói korlátozás megszüntetésének megerősítése ábra: Felhasználók megtekintése oldal, jelszó visszaállítása gombbal ábra: Felhasználók megtekintése oldal, a jelszó visszaállítás megerősítésével ábra: Felhasználók megtekintése oldal törlés gombbal ábra: Felhasználó törlésének megerősítése ábra: Felhasználók megtekintése oldal megerősítő üzenettel ábra: Szervezeti információ oldal ábra: Szervezeti információ frissítése ábra: Új kapcsolattartó hozzáadása ábra: Kapcsolattartó információ hozzáadása vagy frissítése ábra: Újonnan hozzáadott kapcsolattartó megerősítése ábra: Frissített kapcsolattartási információ megerősítése ábra: A törölt kapcsolattartó megerősítése ábra: Frissített kapcsolattartási lista kapcsolattartó törlése után ábra: LEOX exportálás gomb a REACH-IT vállalati vagy harmadik fél információhoz ábra: LEOX letöltése a REACH-IT-ből a helyi rendszerbe Táblázatok jegyzéke 1. táblázat: A fél típusa táblázat: A felek szerepeihez (rendszergazda, normál, olvasó) tartozó funkciók... 8

6 6 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat 1. BEVEZETÉS Az Ipari felhasználói útmutató (IUM Industry User Manual) egy referencia kézikönyv, amely bemutatja az ipari felhasználók részére, hogyan tudnak a REACH-IT-en keresztül adatokat benyújtani, illetve megtekinteni. Ahogy a REACH-IT fejlődik, további és aktualizált IUM részek jelennek majd meg és válnak elérhetővé az ECHA webhelyen. A jelen 2. részben ( Regisztrálás és fiókkezelés ) leírtak alkalmazása előtt ajánlatos elolvasni az 1. részt A REACH-IT rendszerével kapcsolatos első lépések, ahol a következő témák kerülnek részletes kifejtésre: Az Ipari felhasználói útmutató szerkezete Az alkalmazott egyezményes jelölések, vagyis ikonok, szövegek, gombok, linkek, stb. Háttérinformációk a REACH-IT-ről, és annak kapcsolódásáról az IUCLID 5 webhelyhez és alkalmazáshoz. Az 1. részben azt is bemutatjuk, hogyan lehet további segítséget igénybe venni. Az Ipari felhasználói útmutató minden további része lépésről lépésre mutatja be a REACH szerinti adatbenyújtáshoz szükséges teendőket. 2. DEFINÍCIÓK ÉS FOGALMAK Ebben a részben a REACH-IT fiókkezeléséhez tartozó kifejezéseket definiálunk, illetve fogalmakat mutatunk be. 2.1 Fél A fél vagy egy komplex üzleti struktúrát képvisel, vagy egy egyszerű üzleti szervezetet. Vállalatok és harmadik fél képviselők (TPR Third-Party Representative) lehetnek komplex többfelhasználós felek, szemben az adatbirtokossal (DH Data Holder), vagy az érdekelt féllel (IP Interested Party), aki egyszerű, egyetlen felhasználóval rendelkező fél is lehet (1. táblázat). 1. táblázat: A fél típusa A fél típusa Leírás Vállalat Harmadik fél képviselő (TPR) Adatbirtokos (DH) Ide tartozik a gyártó, az importőr, a továbbfelhasználó (DU Downstream User), valamint az egyedüli képviselő (OR Only Representative). Az egyedüli képviselőknek [REACH rendelet, 8. cikk] be kell regisztrálniuk a REACH-IT-be minden nem közösségbeli gyártó nevében, amelyeket képviselnek, és az előzetes regisztrálásokat és/vagy dokumentációkat a megfelelő fiókot használva kell benyújtaniuk. Részt vesz az adatmegosztási tevékenységben egy vállalat nevében [REACH rendelet, 4. cikk] (pl. közös benyújtás elkészítése több regisztráló esetén). A TPR tevékenység főleg az előzetes regisztráláshoz és az (előzetes) SIEF-hez (anyaginformációs cserefórum) kapcsolódik. Az a fél, amely információval rendelkezik előzetesen regisztrált anyagokról és információkat nyújt be [REACH

7 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április 7 rendelet, 28. cikk (7) bekezdés]; pl. egyetemek, vegyianyagot évente egy tonnánál kisebb mennyiségben gyártók, kereskedelmi társulások, stb. Érdekelt felek (IP) Észrevételekkel járulhatnak hozzá bizonyos folyamatokhoz (pl. civil szervezetek, akiket érint valamely REACH folyamat). Minden félnek regisztrálnia kell a REACH-IT rendszerben, így kap hozzáférési jogokat és így tud benyújtani információt és/vagy kémiai adatokat, stb. A regisztrációhoz lépésről lépésre követni kell a varázslót a REACH-IT-ben (további részleteket talál ennek a dokumentumnak a 3 részében). Lehetséges ugyanannak a jogi személynek több különböző félként is regisztrálnia magát a REACH-IT-ben, de ezek a felek teljesen külön lesznek kezelve, és nem lehet megosztani a felhasználóikat. Egy vegyipari vállalat például regisztrálhat mint Vállalat, ahhoz az anyaghoz, amelynek gyártója (és azt regisztrálnia kell), és regisztrálhat mint Adatbirtokos, más anyagokkal, amelyeket gyárt (pl. évente egy tonnánál kisebb mennyiségben). Adatbirtokos regisztrálhat a REACH-IT-ben, de csak akkor, ha részt akar venni az előzetes anyaginformációs cserefórumon (pre-sief és SIEF); ez önkéntes, nem kötelező. A TPR, DH és/vagy IP felhasználói fiókokat el kell különíteni a vállalati fiókoktól a REACH-IT-ben, és külön félként kell azokat regisztrálni. 2.2 Felhasználók A felhasználó általános kifejezés, megegyezik a kérelmezővel vagy a regisztrálóval. Ebben az Ipari felhasználói útmutatóban különböző felhasználói típusokat lehet találni különböző szerepekkel. A REACH-IT-ben egy személy különböző felhasználói szerepekkel rendelkezhet. A felhasználókat a REACH-IT-ben felhasználói név és jelszó hitelesíti. A felek felelősek a saját felhasználóik (vagy fiókjaik) kezeléséért (ld. ennek a dokumentumnak a 4. részét) Felhasználói szerepek A legelső felhasználó, a Vállalati menedzser a regisztrációkor kerül létrehozásra (ld. ennek a dokumentumnak a 4. részét) és rendszergazda szerepkörrel rendelkezik (ld. lentebb). A további felhasználókat az első felhasználó hozza létre, aki a regisztrált félhez további felhasználókat tud rendelni. A felhasználókhoz rendelt szerepek segítségével meghatározható az adatokhoz való hozzáférés / engedélyek szintje. Alapbeállításként a rendszergazda szerepét a legelső felhasználó kapja a regisztráció során, aki azután létrehozhat további felhasználókat és kioszthat szerepeket.

8 8 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat A felhasználó azonosító adatai és hozzáférési jogai különbözőek lesznek attól függően, hogy a felhasználó melyik félhez tartozik, és milyen szereppel rendelkezik az adott félnél. A felek felhasználóinak lehetséges szerepei a 2. táblázatban láthatók. A szerepek a fél adataihoz (adminisztratív szempontok) vagy anyagok adataihoz kapcsolódó tevékenységekhez fűződnek. 2. táblázat: A felek szerepeihez (rendszergazda, normál, olvasó) tartozó funkciók Szerep Rendszergazda Normál Olvasó Szerep szintje Funkciók Teljes ellenőrzés a felhasználói fiókok felett x A fél adatainak módosítása x Anyag adatok (beleértve a pre-siefet) benyújtása és frissítése x x Fél adatainak megtekintése x x x Anyag adatok megtekintése x x x REACH-IT üzenetablak megtekintése x x x A rendszergazda (1. felhasználói szint) hozzáadhat, módosíthat vagy törölhet felhasználókat a REACH-IT rendszerből, továbbá megváltoztathatja a fél (jogi személy) információit és adatait. Az 1. szintű felhasználó megtekintheti, benyújthatja és frissítheti az anyagra vonatkozó információt. A normál felhasználónak (2. felhasználói szint) csak olvasási szintű hozzáférése van a fél adataihoz, és az anyagra vonatkozó adatokat benyújthatja és frissítheti. Az olvasó felhasználó (3. felhasználói szint) csak olvasási szintű hozzáférése van a fél adataihoz és az anyagadatokhoz. Szerep hozzárendelése kötelező; ha nincs hozzárendelt szerep a felhasználó létrehozásakor, alapbeállításként az olvasó szerepet kapja meg. A fél szervezetétől függően (vállalat vagy TPR, vagy más) különböző olvasó és/vagy normál felhasználói fiókokat hozhat létre a rendszergazda. A funkcionális menüben rendelkezésre álló funkciók a felhasználó profiljától függenek, azaz egy vállalati felhasználónak nem ugyanolyan lesz a menüje, mint egy TPR felhasználónak.

9 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április Felhasználói fiókkezelés A felhasználókezelés a következő feladatokat foglalja magában: felhasználó létrehozása, szerep hozzárendelése/hozzáadása/megszüntetése, a fél információinak frissítése, a felhasználói biztonság szolgáltatásainak kezelése, úgymint jelszó visszaállítása, hozzáférés blokkolása illetve annak feloldása. Különböző vállalatokhoz nem lehet azonos felhasználót hozzárendelni. Egy felhasználói fiók csak egy félhez tartozhat. Fiókkezelő feladatokat csak rendszergazda jogosultsággal rendelkező felhasználók végezhetnek. A felhasználói fiókhoz megadott minden információt meg lehet később változtatni, kivéve a felhasználói azonosítót (User ID). A szerkeszthető adatok a következők: általános információk, számlázási információk és kapcsolattartás (beleértve a létrehozásukat, törlésüket és módosításukat). 2.3 Kapcsolattartók A REACH-IT alkalmazás lehetővé teszi, hogy a rendszergazda Kapcsolattartókat adjon meg (pl. a számviteli osztályon, vagy a regisztrálási team-ben), és a félhez kapcsolja azokat. Ez egy választható lépés a regisztrációs folyamatban. A REACH-IT-ben tárolt kapcsolattartó lista egyfajta címjegyzéknek (telefon és/vagy információk) tekinthető, amit egyedül az Ügynökség használ kapcsolattartásra a vállalattal a REACH-IT rendszer igénybevétele nélkül, ha a benyújtott információról több részletet szeretne megtudni, pl. az előzetes regisztrálás, megkeresés vagy regisztrálás esetén. Ezeket a kapcsolattartási adatokat lehet használni egy kapcsolattartó személy megadásakor előzetes regisztráláshoz és online készített dokumentációhoz. Ha nincs megadva kapcsolattartó, az ECHA a vállalat általános kapcsolattartási információit fogja használni. A kapcsolattartó nincs összeköttetésben a felhasználó fiókokkal. Így nincs REACH-IT üzenetablaka, és nincs hozzáférése a vállalati oldalakhoz a REACH-ITben. Öt előre meghatározott kapcsolattartási típus létezik: Általános, Dokumentáció ellenőrzés, Számlakezelő, Közös benyújtás és ECHA szabályozási kapcsolattartó. Az ECHA azt ajánlja, hogy az adott vállalat vezetője nevezzen meg egy olyan fő kapcsolattartó személyt, aki az ECHA-tól érkező bármilyen fontos üzenet esetében kezdeményezi a nyomonkövetési intézkedéseket. Ezt a személyt a REACH-IT rendszerben ECHA Regulatory Contact (ECHA szabályozási kapcsolattartó) elnevezéssel kell azonosítani. Csak egy ECHA szabályozási kapcsolattartó nevezhető meg. A vállalatvezető a REACH-IT rendszerben új kapcsolattartót hozhat létre (vagy egy meglévőt szerkeszthet), és hozzárendelheti az ECHA szabályozási kapcsolattartó szerepet. A szerep konfigurálásához a REACH-IT bal oldali menüjében kattintson a <company view> nézetre, majd a <contact> fülre. A kapcsolattartó típusának módosításához kattintson a <modify> gombra.

10 10 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat 1. ábra: Szerep konfigurálása 2. ábra: ECHA szabályozási kapcsolattartó Amikor az Action required (Intézkedés szükséges) üzenetablakba üzenet érkezik, erről a szabályozási kapcsolattartó automatikusan t kap A szabályozási kapcsolattartó csak akkor kap es értesítőt, ha az intézkedés szükségességéről szóló üzenetet a Félnek, nem pedig adott Felhasználónak címezték. Ezért a felhasználóknak érdemes a New Action Message Alert (Riasztás új intézkedést igénylő üzenetről) beállítást Yes (Igen) értékre állítani. Javasoljuk a felhasználói fiókok és a kapcsolattartók szinkronizálását. Lehetnek olyan felhasználók, akikhez specifikus szerepeket rendeltek, és fel lehet venni velük a kapcsolatot a szerepükhöz kapcsolódó kérdések tekintetében (pl. a számlakezelőnek van saját felhasználói fiókja a számlák letöltéséhez, és fel lehet venni a kapcsolattartó listára is mint számlakezelőt, akivel az Ügynökség felveszi a kapcsolatot, ha számlákkal kapcsolatosan további információra van szüksége). 2.4 Jogi személy-objektum Az IUCLID 5 használata a REACH-IT kezelésére Az IUCLID 5 központi szerepet játszik minden vegyianyag benyújtással foglalkozó szervezet IT környezetében, mind a REACH-nél, mind más szabályozó programoknál, mint pl. az OECD HPV

11 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április 11 program vagy az EU Biocidek (1. táblázat). A REACH rendelet [REACH rendelet 111. cikk] az IUCLID-et határozza meg, mint az adatgyűjtésre, dokumentáció létrehozására és benyújtására alkalmazandó formátumot. Bármely érdekelt fél díjmentesen férhet hozzá az IUCLID 5 legfrissebb verziójához és bővítményeihez az IUCLID webhelyen a következő címen: Ha az IUCLID 5 alkalmazást helyi környezetbe szeretné telepíteni, be kell vinnie egy hivatalos LEO-t a telepítési folyamat során. LEO-t az IUCLID webhelyen és a REACH-IT-ben lehet létrehozni, vagy az IUCLID 5 szoftver telepítése során. Mindazonáltal csak az IUCLID webhelyen vagy a REACH-IT-ben létrehozott LEO számít hivatalos LEO-nak. Ha ellenőrizni szeretné, hogy a LEO hivatalos-e, nézze meg az IUCLID 5 alkalmazás információs szakaszát. Ha a Hivatalos bejegyzés (LEO) jelölőnégyzet be van jelölve, akkor a LEO hivatalos. Mielőtt a szoftvert letöltené, minden félnek regisztrálnia kell az IUCLID webhelyre a jogi személy információk megadásával, beleérteve a kapcsolattartási adatokat is. Ezeket az információkat az IUCLID webhely kezeli, úgy, hogy ne legyenek duplikált bejegyzések. Minden jogi személyt egyedileg azonosít az univerzális egyedi azonosítója (UUID Universal Unique Identifier). A jogi személy információkat, mint a felek által megadott kapcsolattartási adatokat, valamint az IUCLID webhely adta UUID-t egy ún. jogiszemély-objektum (LEO Legal Entity Object) tárolja. Az IUCLID 5 telepítés során a hivatalos LEO globális használatra is elérhetővé tehető. Hozzákapcsolható felhasználói fiókokhoz, és így a REACH-IT-hez benyújtott dokumentációba is belefoglalható. A LEO exportálható XML formátumú fájlba vagy az IUCLID webhelyről, vagy a REACH-IT-ből, vagy az IUCLID 5 telepítésből. Az XML formátumú LEO-t LEOX-nek hívják. A LEO legfontosabb információja az egyedi vállalati UUID. Ezt nem lehet szerkeszteni, ez minden LEO esetében csak olvasható. A REACH-IT csak a vállalati azonosítót (ID) használja a vállalat azonosítására minden adatfeldolgozási folyamatában. A REACH-IT-be való regisztrációkor a vállalati információ megadásának sztenderd módja egy kész IUCLID 5 LEO importálása LEOX formátumban (3. ábra). Ha a félnek nincs kész LEO-ja LEOX formátumban, a REACH-IT a regisztrációkor létrehoz egy LEO-t abból az információból, amit a fél a REACH-IT interfészre kézzel bevitt (3. ábra). Az IUCLID telepítéséről és használatáról további részleteket talál a beépített súgó funkcióban valamint az IUCLID webhely dokumentáció szakaszában található útmutatókban.

12 12 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat 3. ábra: LEO átvitele az IUCLID webhelyről a REACH-IT-be LEOX fájl segítségével Regisztráció a REACH-IT-ben Ahogy az előző részben említettük, két különböző lehetőség áll rendelkezésre regisztrációkor, attól függően, hogy a félnek van előre létrehozott jogi személy-objektuma (LEO) az IUCLID webhelyen vagy nincs. Ebben a dokumentumban lépésről lépésre adunk meg minden, a REACH-IT-be való regisztrációhoz szükséges instrukciót LEOX már rendelkezésre áll az IUCLID webhelyről A REACH-IT-be való regisztráció során a felhasználó feltölti a vállalatról és a félről információkat tartalmazó LEOX fájlt. Ez LEOX fájlként ismeretes, mivel ez tartalmazza a jogi személy-objektumot (LEO) XML formátumban kódolva. A LEO-t előzőleg el kellett készíteni az IUCLID webhelyen. A LEOX fájl vagy egy tényleges, az IUCLID webhelyről letöltött fájl, vagy az IUCLID helyi telepítéséből exportált fájl. Mindenesetre az IUCLID 5 helyi telepítésén lévő LEOnak eredetileg az IUCLID webhelyről kellett származnia LEOX még nem áll rendelkezésre az IUCLID webhelyről A REACH-IT létre tud hozni egy új érvényes LEO-t a vállalati regisztráció során. Így, ha egy fél még nem töltötte le a LEOX-et az IUCLID 5 webhelyről, esetleg azért, mert még nem telepítette az IUCLID 5-öt a helyi IT környezetébe, mégis tud regisztrálni a REACH-IT-be. A fél később feltöltheti ezt a LEO-t a helyi IUCLID 5-be, ha szükséges. A LEO-t nem lehet az IUCLID webhelyre importálni és ott tárolni az oldalon létrehozottakkal együtt. Mindazonáltal a LEO paramétereinek értékei, mint például a kapcsolattartási adatok kézzel átvihetők egy LEO-ból a REACH-IT-ben egy akár az IUCLID webhelyen, akár az IUCLID telepítésben lévő LEO-ba.

13 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április 13 A REACH-IT által létrehozott LEO-t lehet használni az IUCLID 5 telepítésben. Ebben az esetben nincs szükség az IUCLID webhelyről elérhető LEO-ra. Lehetséges regisztrálni ugyanazzal az egyedüli képviselő (OR) vállalati információval (név, cím, stb.) de az egyedüli képviselő (OR) vállalati univerzális egyedi azonosítója (UUID) nem lehet ugyanaz. Nem közösségbeli gyártónként legalább egy LEO-t (UUID) létre kell hozni. Ugyanazon jogi személy különböző felekként is bejelentkezhet a REACH-IT-be. Ezek a felek azonban teljesen önállóak, és az UUID-jukat nem lehet megosztani. Pl. egy vegyipari vállalat regisztrálhat, mint vállalat, az általa gyártott anyag regisztrálása érdekében, és regisztrálhat TPR-ként is, hogy részt vegyen az adatmegosztási folyamatban egy másik vállalat nevében Vállalati információ frissítése a REACH-IT-ben Ha a LEO egyik paraméterének értéke megváltozik, és a LEO-t több helyen tárolják, ajánlatos a LEO paraméterek értékeit szinkronizálni az alább bemutatott eljárás szerint. Paraméter lehet például a kapcsolattartó neve és címe. Vegye figyelembe, hogy a fél UUID-jának értékét nem lehet megváltoztatni, így nem kell szinkronizálni sem. Két központi helyen tárolják a LEO-kat: az IUCLID webhelyen és a REACH-IT alkalmazásban, melyek között nincs automatikus szinkronizálás. A LEO-t az IUCLID bármennyi helyi telepítésében lehet tárolni. Egy LEO-t csak egyszer lehet importálni a REACH-IT-be, amikor a regisztráció során egy félhez kapcsolják. A LEO-t nem lehet az IUCLID webhelyre importálni. Így egy paraméter értékét háromféleképpen lehet átvinni a LEO különböző helyen tárolt példányai között. Ezeket mutatja sematikusan a 4. ábra, sorrendben balról jobbra. 1) Töltse le az új értékeket tartalmazó LEO-t az IUCLID webhelyről, azután töltse fel azt az IUCLID helyi telepítésébe. 2) Szerkessze a paramétereket manuálisan. 3) Töltse le az új értéke(ke)t tartalmazó LEO-t a REACH-IT-ről, azután töltse fel azt az IUCLID helyi telepítésébe.

14 14 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat 4. ábra: LEO információ frissítése Esetismertetés (3) Egy vállalat regisztrált a REACH-IT-be, így lehetővé téve, hogy a REACH-IT létrehozza vállalati UUID-ját. Egy vállalati felhasználó letöltötte a LEO-t LEOX formátumban, és feltöltötte saját IUCLID 5 helyi telepítésükbe, hogy fel tudják használni az ECHA-hoz benyújtandó dokumentációk összeállításánál. A REACH-IT-ben megváltozott a LEO néhány vállalati információja. A vállalati felhasználó ismét letölti a LEO-t a REACH-IT-ből és újra importálja az IUCLID 5-be, amelyet a dokumentáció létrehozásánál használnak. Így a LEO információ konzisztens lesz a REACH-IT és az ECHA-nak benyújtott dokumentáció között. 3. FÉL REGISZTRÁCIÓJA INSTRUKCIÓK LÉPÉSRŐL LÉPÉSRE 3.1 REACH-IT fiók létrehozása vállalat részére A vállalati REACH-IT fiók létrehozáshoz először keresse fel a REACH-IT webhelyet a címen. A REACH-IT fiók létrehozásához kattintson a <Sign up as a company> linkre (5. ábra).

15 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április ábra: REACH-IT regisztráció, nyitó oldal Amint rákattint a <Sign up as a company> linkre, megnyílik a <Terms and conditions> oldal (6. ábra). Kérjük, alaposan olvassa el a Terms and Conditions (Feltételek) oldalt, mert az részletezi az ECHA és az Önök közötti kommunikáció módját. Ezután a feltételek elfogadásához kattintson az <Accept> gombra. A <Reject> gombra kattintva a feliratkozási folyamat megszakad, és nem férhet hozzá a REACH-IT rendszeréhez. Minden olyan esetben, amikor az ECHA módosítja a felhasználási feltételeket, a REACH-IT rendszerbe történő következő belépéskor minden felhasználónak el kell fogadnia a módosított feltételeket. Az aktuális felhasználási feltételek az ECHA weboldalán is megtalálhatók: Az ECHA a REACH-IT rendszeren keresztül értesíti Önt a határozatokról és egyéb fontos tudnivalókról, mint például a regisztrációval kapcsolatos döntések, illetve információkérések. Ez az egyetlen kommunikációs csatorna. Az üzeneteket a REACH-IT fiókja üzenetablakában találja. Felhívjuk a figyelmét arra, hogy ha a vállalatából bármely felhasználó megnyitja az üzenetet, az hivatalosan kézbesítettnek tekintendő. Minden üzenet még az is, amelyet nem nyitottak meg kézbesítettnek tekintendő a küldést követő hét naptári nap teltével, és minden határidő attól a naptól számítandó. Bizonyos határidők számítása az üzenet küldésének napjától történik. Ilyenek például: - Befejezetlen regisztrációval és PPORD dokumentációkkal kapcsolatos határozatok

16 16 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat - Az ECHA kifogásai alternatív kémiai név címkén vagy biztonsági adatlapon történő használatával kapcsolatban - Adatmegosztási vitákra vonatkozó információkérés - Észrevételek bekérése egy határozattervezet kiegészítésére vonatkozó javaslat benyújtását követően - Az Önök vállalatát esetlegesen érintő dokumentumok megtekintésére vonatkozó kérelmekre válaszul kezdeményezett konzultációk. 6. ábra: Feltételek Megnyílik a <User account> oldal (7. ábra), ahol minden csillaggal (*) jelzett mező kitöltendő. A <First name> a vállalata REACH-IT rendszergazdájának a keresztneve, a <Last name> pedig a vállalata REACH-IT rendszergazdájának a vezetékneve. Az < > az az cím, amit a felhasználó a REACH-IT-n kívül használ. Ezt az címet fogják használni fontos értesítések esetén (úgymint jelszó visszaállításkor), valamint ha a REACH rendszer emlékeztetőt vagy figyelmeztetést küld. Válassza ki a felhasználói azonosítóját. Ellenőrizze, hogy a megadott cím helyes. A <User ID> -nak az egész rendszerben egyedinek kell lennie, mivel ha egyszer létrejött, nem lehet megváltoztatni. A <Password> -t az oldalon feltüntetett biztonsági útmutatók figyelembevételével kell megválasztani. Jegyezze meg vagy írja fel felhasználói azonosítóját (User ID) és jelszavát (Password), mivel mindig szüksége lesz rájuk a REACH-IT alkalmazáshoz való hozzáféréskor.

17 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április ábra: Felhasználói fiók oldal A <Security question> -t akkor használjuk, ha új jelszót kell igényelnie. A <Your answer> mezőben beírhatja a választ a legördülő listából megjelenő kérdésre. Javasoljuk, hogy jegyezze fel a választ. A <Enter the text shown> mezőbe írja be azt a szöveget, amelyet a CAPTCHA mutat a képernyőn. Ez egy kihívás-válasz teszt, amely biztosítja, hogy a felhasználó emberi lény. Ha megszakítja a regisztrációt az első felhasználó definiálása után, később nem kell újrakezdenie a regisztrációt, elég belépnie a felhasználói azonosítójával (user ID) és jelszavával, hogy befejezze a folyamatot. Kattintson a <Next> -ra: megnyílik a <Company Information> oldal (8. ábra). 8. ábra: Vállalati információ oldal Kétféleképpen lehet vállalati információt bevinni a REACH-IT rendszerbe, attól függően, hogy rendelkezik-e már a vállalat IUCLID 5 LEOX-szal. További információt a LEOX létrehozásáról és használatáról a jelen dokumentum a 2.4. részében talál.

18 18 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat A helyi IUCLID 5 már telepítve van A vállalati információt alapértelmezés szerint az IUCLID 5 LEOX importálásával lehet megadni. Kattintson a <Browse> -ra (8. ábra), hogy kikeresse LEOX-át. A böngészője megnyitja a <File upload> párbeszédablakot. Válassza ki a helyileg tárolt LEOX-át, és kattintson az <Open> -ra (9. ábra). 9. ábra: Fájl feltöltése ablak A <File name> beviteli mezőben megjelenik a LEOX útvonala. Kattintson a <Load file> -ra (10. ábra). 10. ábra: Vállalati információ oldal Megnyílik a <Company Information> oldal (11. ábra) a LEOX-ban tárolt információval. Ennél a pontnál beírhat olyan adatokat, amelyeket a LEOX nem tartalmaz, pl. fax számot, mobiltelefon számot, vállalati webhelyet, stb.

19 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április ábra: Vállalati információ oldal a LEOX-ban tárolt információval A vállalat méretét mindig manuálisan kell kiválasztania a REACH-IT-ben.

20 20 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat 12. ábra: Válassza ki a vállalkozás megfelelő méretét A következő linken tájékozódhat arról, miként határozhatja meg a vállalkozás megfelelő méretét:

21 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április 21 Az 1907/2006/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet alapján az Európai Vegyianyagügynökség részére fizetendő díjakról szóló 340/2008/EK bizottsági rendelet, valamint a mikro-, kis és közepes vállalkozásokról szóló 2003/361/EK bizottsági ajánlás értelmében az ECHA feladata, hogy a tisztességes verseny biztosítása érdekében ellenőrizze azon vállalkozások méretét, amelyek jogosultnak tekintik magukat a kkv-ra vonatkozó díjkedvezményre A helyi IUCLID 5 még nincs telepítve Ha nincs IUCLID LEOX-a, a vállalati információ bevitelének másik módja, ha manuálisan adja meg azokat. A 10. ábra (Vállalati információ oldal) kattintson az <encode your information> -ra. A vállalati információ oldal frissítési módban nyílik meg (13. ábra). Töltse ki a kötelező mezőket (*), és válassza ki a vállalat méretét. A <Company name> -nek nem feltétlenül kell egyedinek lennie. Mindazonáltal az Ugyanilyen névvel már létezik vállalat a REACH-IT-ben figyelmeztetés jelenik meg, ha a megadott vállalat név már létezik a rendszerben. Ekkor választhatja a <Create it anyway> -t, vagy a <Cancel>-t, és megváltoztathatja a nevet. <Company UUID>. A különböző UUID-val rendelkező feleket külön jogi személynek tekintjük (akkor is, ha ugyanaz a nevük). Ha az Ön vállalatának már van UUID-ja az IUCLID-ben, és párhuzamosan Ön is létrehozza ugyanazt a vállalatot a REACH-IT-ben, másik jogi személy jön létre a rendszerben.

22 22 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat 13. ábra: Vállalati információ oldal adatok manuális beviteléhez A vállalat méretét mindig manuálisan kell kiválasztania a REACH-IT-ben.

23 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április ábra: Válassza ki a vállalkozás megfelelő méretét A következő linken tájékozódhat arról, hogy miként határozhatja meg a vállalkozás megfelelő méretét: Az 1907/2006/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet alapján az Európai Vegyianyagügynökség részére fizetendő díjakról szóló 340/2008/EK bizottsági rendelet, valamint a mikro-, kis és közepes vállalkozásokról szóló 2003/361/EK bizottsági ajánlás értelmében az ECHA feladata, hogy a tisztességes verseny biztosítása érdekében ellenőrizze azon vállalkozások méretét, amelyek jogosultnak tekintik magukat a kkv-ra vonatkozó díjkedvezményre. Ha minden információt megadott a sikeres regisztrációhoz, kattintson a <Next> -re. (Attól függetlenül, hogy az IUCLID 5 telepítve van-e.) Megnyílik a <Billing information> oldal (15. ábra). Töltse ki a kötelező mezőket (*).

24 24 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat Ha a számlázási cím ugyanaz, mint a vállalat címe, kattintson a <Same as Company> linkre az adatok automatikus kitöltéséhez. Ha nem, töltse ki a szükséges mezőket. A Billing party name (Számlázott fél neve) mezőben lévő információt használjuk a számlák kiállítására. 15. ábra: Számlázási információ oldal Kattintson a <Next> -re és a <Contacts> oldal (fül) megnyílik (16. ábra). Ekkor új kapcsolattartók hozzáadására van lehetősége, amit később is megtehet az előzetes regisztrálás során, vagy a vállalati információ frissítése folyamán (ld. az 5.1. részt). A kapcsolattartó személy nem REACH-IT felhasználó, de létre lehet hozni olyan

25 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április 25 kapcsolattartót, amely megfelel egy felhasználónak. A vállalattól függ, akar-e kapcsolatartót megadni. Ha nem ad meg egyet sem, az ECHA a vállalat általános kapcsolattartási információját fogja használni. Ha szeretne kapcsolattartó személyt megadni, kattintson a <Add new contact> -ra (16. ábra). 16. ábra: Kapcsolattartók oldal Megnyílik a <Contacts> oldal. Töltsön ki a kapcsolattartóra vonatkozó minden kötelező mezőt (*) (17. ábra). Kapcsolattartó személyre akkor van szükség, ha az Ügynökség szeretne valakivel kapcsolatba lépni, pl. egy vállalattól pl. előzetes regisztrálás vagy regisztrálás során benyújtott információval kapcsolatban. Ezért kötelező a telefonszám és az e- mail cím mezők kitöltése. Kérjük, győződjön meg arról, hogy a kapcsolattartó adatai az aktuális információkat tükrözik.

26 26 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat 17. ábra: Vállalati kapcsolattartási információk oldala Ha a postázási cím ugyanaz, mint a vállalat címe, kattintson a <Same as Company> linkre az adatok automatikus kitöltéséhez. Ha nem, töltse ki a szükséges beviteli mezőket (18. ábra). <Contact Type>: A REACH-IT különböző kapcsolattartási típusok kiválasztását teszi lehetővé: <General> (Általános), <Dossier supervision> (Dokumentáció ellenőrzés), <Invoice manager> (Számlakezelő), <Joint Submission> (Közös benyújtás) vagy <ECHA Regulatory Contact> (ECHA szabályozási kapcsolattartó) (18. ábra).

27 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április ábra: Vállalati kapcsolattartási címek részletei Kattintson a <Save> -re a kapcsolattartási listán lévő információ tárolása érdekében (19. ábra). Ha a <Cancel> -re kattint, a regisztrációs folyamat megszakad. 19. ábra: Vállalati kapcsolattartási lista fél részére Vissza tud lépni az előző fülekre hogy módosíthassa az információt, ha a megfelelő fülre, pl. a <Company information> -ra vagy a <Billing information> -ra kattint. Kattintson a <Next> -re, hogy megnyíljon az utolsó <Validation> oldal (fül) (20. ábra). Körültekintően ellenőrizze az előző oldalakon bevitt adatokat.

28 28 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat 20. ábra: Vállalat hitelesítés oldal Ha minden információt ellenőrzött, kattintson a <Next> -re a folyamat befejezéséhez. 21. ábra: Befejező oldal a vállalati regisztráció után Megnyílik a <Conclusion> oldal, és megerősíti, hogy a vállalat és az első fiók sikeresen létrejött (21. ábra). Erről az oldalról két lehetőség közül választhat. A felhasználó eldöntheti, hogy a REACH-IT honlapjára (5. ábra) navigál, és <login> az újonnan létrejött fiókkal. Ezt a <Home> linkre kattintva teheti meg. A másik lehetőség, ha a felhasználó úgy dönt, hogy először exportálja az összes vállalati információt egy IUCLID LEOX fájlba, amit azután pl. a vállalati információ frissítésére lehet használni az IUCLID 5 alkalmazásban. Ez részletesebben kifejtve megtalálható ennek a dokumentumnak a részében.

29 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április Bejelentkezés az elsőként létrehozott vállalati fiókkal A REACH-IT honlapon (5. ábra) kattintson a <login> -re. A bejelentkezés oldalon (22. ábra) írja be (*) felhasználói azonosítóját (ID), jelszavát és a CAPTCHA szövegét, majd kattintson a <Connect> gombra. 22. ábra: Fél bejelentkező oldala a REACH-IT-ben cím érvényesítése Megnyílik az ellenőrizetlen cím oldal. 23. ábra: Ellenőrizetlen cím Amikor még be van jelentkezve a REACH-IT rendszerébe a helyes felhasználói azonosítóval (a bejelentkezéshez próbált felhasználói azonosítóval), nyissa meg a REACH-IT rendszerben megadott címet. A kapott ben lévő útmutató alapján érvényesítheti az címét. Ha épp az imént hozott létre egy új vállalati fiókot a REACH-IT rendszerében vagy aktualizálta a REACH-IT címét, akkor győződjön meg arról, hogy a rendszerbe a kapott ben szereplő felhasználói azonosítóval jelentkezett be. Ezt követően kattintson az ellenőrző linkre. Ekkor egy új ablak nyílik meg, amelyben tájékozódhat az cím ellenőrzési folyamatának aktuális állapotáról. Ha az ellenőrzés sikeres volt, bezárhatja az ablakot.

30 30 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat 24. ábra: cím ellenőrzése Ezt követően visszatérhet az ellenőrizetlen címre vonatkozó oldalra, majd kattintson az OK gombra. 25. ábra: cím ellenőrzése Az cím sikeres ellenőrzése esetén megnyílik a vállalat REACH-IT honlapja (26. ábra). Ettől kezdve dolgozhat a REACH-IT-ben, ha a bal oldali menüben lévő funkciók közül választ egyet.

31 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április ábra: REACH-IT vállalati honlap 3.2 REACH-IT fiók létrehozása harmadik fél képviselő számára A (REACH-IT kezdőoldal) linken keresztül nyissa meg a REACH-IT weboldalt, majd kattintson a <Sign up as a third party representative> linkre (5. ábra). Ekkor megnyílik a Felhasználási feltételek oldal (27. ábra). A harmadik fél képviselő (TPR) csak a REACH-IT harmadik fél képviselő fiókját tudja létrehozni, nem pedig a vállalatét (gyártó(k)ét, importőr(ök)ét, továbbfelhasználó(k)ét), amelyet képvisel [REACH rendelet 4. cikk].

32 32 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat 27. ábra: TPR felhasználási feltételek képernyő A REACH-IT rendszerbe történő feliratkozáskor minden felhasználónak el kell fogadnia a felhasználási feltételeket. Kérjük, alaposan olvassa a Terms and Conditions (Feltételek) oldalt, mert az részletezi az ECHA és az Önök közötti kommunikáció módját. A feltételek elfogadásához kattintson az <Accept> gombra. A <Reject> gombra kattintva a feliratkozási folyamat megszakad, és nem férhet hozzá a REACH-IT rendszeréhez. Minden olyan esetben, amikor az ECHA módosítja a felhasználási feltételeket, a REACH-IT rendszerbe történő következő belépéskor minden felhasználónak el kell fogadnia a módosított feltételeket. Az aktuális felhasználási feltételek az ECHA weboldalán is megtalálhatók: Az ECHA a REACH-IT rendszeren keresztül értesíti Önöket a határozatokról és egyéb fontos tudnivalókról, mint például a regisztrációval kapcsolatos döntések, illetve információkérések. Ez az egyetlen kommunikációs csatorna. Az üzeneteket a REACH-IT fiókja üzenetablakában találja. Felhívjuk a figyelmét arra, hogy ha a vállalatából bármely felhasználó megnyitja az üzenetet, az hivatalosan kézbesítettnek tekintendő. Minden üzenet még az is, amelyet nem nyitottak meg kézbesítettnek tekintendő a küldést követő hét naptári nap leteltével, és minden határidő attól a naptól számítandó. Bizonyos határidők számítása az üzenet küldésének napjától történik. Ilyenek például: - Befejezetlen regisztrációval és PPORD dokumentációkkal kapcsolatos határozatok - Az ECHA kifogásai alternatív kémiai név címkén vagy biztonsági adatlapon történő

33 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április 33 használatával kapcsolatban - Adatmegosztási vitákra vonatkozó információkérés - Észrevételek bekérése egy határozattervezet kiegészítésére vonatkozó javaslat benyújtását követően - Az Önök vállalatát esetlegesen érintő dokumentumok megtekintésére vonatkozó kérelmekre válaszul kezdeményezett konzultációk. Megnyílik a <User account> oldal (28. ábra), ahol minden csillaggal (*) jelzett mező kitöltendő. A <First name> a TPR REACH-IT rendszergazdájának a keresztneve, a <Last name> pedig a TPR REACH-IT rendszergazdájának a vezetékneve. Az < > az az cím, amit a felhasználó a REACH-IT-n kívül használ. Ezt az címet fogják használni fontos értesítések esetén (úgymint jelszó visszaállításkor), valamint ha a REACH rendszer emlékeztetőt vagy figyelmeztetést küld. Ellenőrizze, hogy a megadott cím helyes. A <User ID> -nak az egész rendszerben egyedinek kell lennie, mivel ha egyszer létrejött, nem lehet megváltoztatni. 28. ábra: TPR felhasználói fiók oldal

34 34 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat A <Password>-t az oldalon feltüntetett biztonsági útmutatók figyelembevételével kell megválasztani. Jegyezze meg vagy írja fel felhasználói azonosítóját (User ID) és jelszavát (Password), mivel mindig szüksége lesz rájuk a REACH-IT alkalmazáshoz való hozzáféréskor. A <Security question> -t akkor használjuk, ha új jelszót kell igényelnie. A <Your answer> mezőben beírhatja a választ a legördülő listából megjelenő kérdésre. Javasoljuk, hogy jegyezze fel a választ. Ha megszakítja a regisztrációt az első felhasználó definiálása után, később nem kell újrakezdenie a regisztrációt, elég belépnie a felhasználói azonosítójával (user ID) és jelszavával, hogy befejezze a folyamatot. A <Enter the text shown> mezőbe írja be azt a szöveget, amelyet a CAPTCHA mutat a képernyőn. Ez egy kihívás-válasz teszt, amely biztosítja, hogy a felhasználó emberi lény. Kattintson a <Next> -re és a <Third party representative information> oldal megnyílik. Ha a TPR-nek van már IUCLID LEOX-a, azt importálnia kell a REACH-IT-be. Alternatív megoldás, ha a TPR információt manuálisan viszik be azok, akiknek nincs IUCLID LEOX-uk. További információkat talál a LEOX létrehozásáról és használatáról a jelen dokumentum 2.4. részében A helyi IUCLID 5 már telepítve van A TPR információ feltöltéséhez a REACH-IT-ben az IUCLID 5 LEOX-át kell importálnia. Kattintson a <Browse> -ra, hogy kikeresse LEOX-át (29. ábra). 29. ábra: TPR információ oldal Megnyílik a <File upload> párbeszédablak (30. ábra). Válassza ki a helyileg tárolt LEOX-át és kattintson az <Open> -re.

35 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április ábra: Fájl feltöltése ablak a TPR LEOX-hoz A <File name> beviteli mezőben (31. ábra) megjelenik a LEOX útvonala. Kattintson a <Load file>-ra. 31. ábra: TPR információ oldal Megnyílik a <Third party representative information> oldal a LEOX-ban tárolt információval. Ennél a pontnál beírhat olyan adatokat, amelyeket a LEOX nem tartalmaz, pl. fax számot, mobiltelefon számot, TPR webhelyet, stb. (32. ábra).

36 36 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat 32. ábra: TPR információ oldal általános és kapcsolattartási információval A helyi IUCLID 5 még nincs telepítve Kattintson az <encode your information> -ra és írja be a vállalati információt, ha nincs IUCLID LEOX-a (33. ábra). 33. ábra: A TPR információ manuális kódolása a REACH-IT-ben Megnyílik a <Third party representative information> oldal (34. ábra). Töltsön ki minden kötelező mezőt (*).

37 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április ábra: A TPR információ manuális bevitele oldal A különböző UUID-val rendelkező feleket külön jogi személynek tekintjük (akkor is, ha ugyanaz a nevük). Kattintson a <Next> -re és a <Contacts> oldal (fül) megnyílik (35. ábra, lásd alább). Ekkor új kapcsolattartók hozzáadására van lehetősége, amit később is megtehet az előzetes regisztrálás során, vagy a vállalati információ frissítése folyamán (ld. az 5.1. részt). A kapcsolattartó személy nem REACH-IT felhasználó, de létre lehet hozni olyan kapcsolattartót, amely megfelel egy felhasználónak. A TPR felelőssége a kettő közötti megfeleltetés. Kapcsolattartó személyek ugyancsak léteznek az IUCLID jogi személyekben, és valószínűleg az anyagokban is. Ha a TPR LEOX tartalmaz kapcsolattartó személyeket, az a REACH-IT-ben is a TPR jogi személlyel fog rendelkezni, amikor importálják a LEOX-ot. A vállalattól függ, akar-e kapcsolatartót megadni. Ha nem ad meg egyet sem, az ECHA a vállalat általános kapcsolattartási információját fogja használni. 35. ábra: TPR kapcsolattartás kezdő oldala

38 38 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat A <Contacts> oldal frissítési módban nyílik meg. Töltsön ki minden kötelező mezőt (*) a kapcsolattartó személyekre vonatkozóan (36. ábra). 36. ábra: TPR kapcsolattartási adatok oldal Ha a TPR postázási címe ugyanaz, mint a TPR címe, kattintson a <Same as third party representative> linkre az adatok automatikus kitöltéséhez. Ha nem, töltse ki a szükséges mezőket (37. ábra).

39 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április ábra: TPR kapcsolattartási cím részletei Kattintson a <Save> -re az információ tárolásához és megjelenik a következő fül (38. ábra). 38. ábra: TPR kapcsolattartási lista a fél részére Vissza tud lépni az előző fülekre, hogy módosíthassa az információt, ha a megfelelő fülre, pl. a <User account> -ra, a <Third Party Representative information> -ra vagy a <Contacts> -ra kattint. Kattintson a <Next> -re, hogy megnyíljon az utolsó <Validation> oldal (fül) (39. ábra). Körültekintően ellenőrizze az előző oldalakon bevitt adatokat.

40 40 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat 39. ábra: TPR hitelesítés oldal Ha minden információt ellenőrzött, kattintson a <Next> -re a folyamat befejezéséhez. Megnyílik a <Conclusion> oldal és megerősíti, hogy a TPR és az első fiók sikeresen létrejött (40. ábra). 40. ábra: Befejező oldal a TPR regisztráció után Erről az oldalról két lehetőség közül választhat. A felhasználó eldöntheti, hogy a REACH-IT honlapjára (5. ábra) navigál, és <login> az újonnan létrejött fiókkal. Ezt a <Home> linkre kattintva teheti meg. A másik lehetőség, ha a felhasználó úgy dönt, hogy először exportálja az összes vállalati információt egy IUCLID LEOX fájlba, amit azután pl. a vállalati információ frissítésére lehet használni az IUCLID 5 alkalmazásban. Ez részletesebben kifejtve megtalálható ennek a dokumentumnak az 5.5. és részeiben.

41 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április Bejelentkezés az elsőként létrehozott TPR fiókkal A REACH-IT honlapon (5. ábra) kattintson a <login> regisztrált felhasználóként linkre. A bejelentkezés oldalon (41. ábra) írja be a felhasználói azonosítóját, jelszavát és a CAPTCHA szövegét, majd kattintson a <Connect> -re. 41. ábra: Fél bejelentkezése a REACH-IT-be Sikeres bejelentkezés esetén megnyílik a TPR REACH-IT honlapja (42. ábra, lásd alább). Ettől kezdve dolgozhat a REACH-IT-ben, ha a bal oldali menüben lévő funkciók közül választ egyet. 42. ábra: REACH-IT TPR honlap 3.3 Felhasználói adatok frissítése Kattintson a felhasználói azonosító linkre a felső fejlécsorban, hogy megnyíljon profiljának információs oldala (42. ábra) (az alábbi példában ez <dewst>). A felhasználói azonosítót nem lehet megváltoztatni. 43. ábra: REACH-IT felső fejlécsor Megnyílik a <View User> oldal (44. ábra).

42 42 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat 44. ábra: Felhasználó megtekintése oldal Kattintson a <Modify> -ra, és frissítse az adatokat, amennyiben szükséges (45. ábra). A szerkeszthető mezők: <First name>, <Last name> és < >. Az címet fontos értesítések esetén használjuk, pl. jelszó visszaállításakor. Ügyeljen arra, hogy a megadott cím helyes legyen. A jelszót nem kell megváltoztatni, a hozzátartozó három mezőt hagyja üresen. A <Security question> és a <Your answer> a jelszó visszanyerésében nyújt segítséget (45. ábra). Az Ön profiljához tartozó szerepeket nem lehet szerkeszteni, csak abban az esetben, ha Ön rendszergazda szerepkörrel rendelkezik. További információkért a felhasználókról és szerepekről ld. ennek a dokumentumnak a részét.

43 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április ábra: Felhasználó szerkesztése oldal Kattintson a <Save> -re, és a rendszer megerősíti a változtatások elmentését (46. ábra). Ha nem szeretné elmenteni a változtatásokat, használja a <Cancel> gombot.

44 44 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat 46. ábra: Felhasználói információk frissítése, megerősítés Ha változtatni szeretne bármelyik információn, amit eddig bevitt, kattintson a <Modify> -ra. Ha nem, kattintson a <Return> -re (46. ábra), és visszatér a honlapra az eddigi változtatások mentése nélkül. 4. FÉL FIÓKKEZELÉSE LÉPÉSRŐL LÉPÉSRE A felhasználókezelés a következő feladatokat foglalja magában: felhasználó létrehozása, szerep hozzárendelése/hozzáadása/megszüntetése, a fél információinak frissítése, a felhasználói biztonság szolgáltatásainak kezelése, úgymint jelszó visszaállítása, hozzáférés blokkolása illetve annak feloldása. A felhasználókezelő feladatokat csak rendszergazda jogosultsággal rendelkező felhasználók végezhetnek. A legelső felhasználót csak a regisztrációkor lehet létrehozni (ld. ennek a dokumentumnak a részét). A további felhasználókat az első felhasználó hozza létre, aki a regisztrált félhez további felhasználókat tud rendelni A következő felhasználókat az első felhasználó (azaz a fél fiókkezelője) hozza létre, aki további felhasználókat tud hozzáadni a regisztrált félhez. 4.1 Felhasználó létrehozása A felhasználókat a felhasználói fiókkezelő menüből lehet kezelni, és ha kiválasztja a fiókkezelést, megjelenik a meglévő felhasználók listája (47. ábra).

45 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április ábra: A felhasználói oldal megtekintése meglévő felhasználókkal A felhasználó létrehozása oldal megnyitásához kattintson a <Create user account> gombra (48. ábra, lásd alább). 48. ábra: Felhasználó létrehozása oldal A felhasználó létrehozásához töltsön ki minden kötelező mezőt (*), úgymint <Last Name> és < >. Az t arra használjuk, hogy tudassuk a felhasználói azonosítót a felhasználóval, valamint a felhasználónak igazolnia kell, hogy érvényes az címe. A <User ID> -nak az egész rendszerben egyedinek kell lennie és nem lehet azt megváltoztatni. A kezdeti <Password> -t egyszer lehet használni, azután a rendszer az első bejelentkezéskor felajánlja a megváltoztatását. Ezt a jelszót a REACH-IT-n kívül kell közölni (telefonon, e- mailben vagy egyéb módon).

46 46 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat A <User profile> menü lehetővé teszi, hogy a felhasználó válasszon egy szerepet az <Available roles> listáról, és hozzáadja a <Selected roles> listához úgy, hogy duplán rákattint a szerepre, vagy rákattint az <Move> -re. Ha meg szeretne szüntetni egy szerepet, egyszerűen válassza ki a <Selected roles> listából dupla kattintással, vagy kattintson a <Remove> -re. A <Save> gombot az újonnan hozzáadott felhasználói információk mentésére lehet használni, a fiókkezelő ezután a <View Users> oldalra jut, amely megerősíti az elvégzett változtatásokat (49. ábra). Ha a <Cancel> gombra kattint, az információ nem kerül mentésre. 49. ábra: Felhasználói lista megtekintése oldal az új felhasználó megerősítésével A felhasználó ezután megjelenik a fél felhasználóinak listáján, és ki lehet választani bármilyen későbbi tevékenységhez. 4.2 A felhasználói profil frissítése Válasszon ki egy bejegyzést a felhasználók listájáról (49. ábra) a bal oldali választógomb segítségével. Kattintson a <Modify>-ra, és megnyílik a felhasználó frissítése űrlap (50. ábra). A következő általános mezőket lehet frissíteni: <First Name>, <Last Name> és/vagy < >. Ezek a kötelező mezők (*) nem maradhatnak üresen. A fiókkezelő megváltoztathatja a felhasználó szerepeit a felhasználói profil alatt. Válasszon egy szerepet az <Available roles> listáról, és adja hozzá a <Selected roles> listához úgy, hogy duplán rákattint a szerepre, vagy rákattint az <Move> -re. Egy szerep megszüntetéséhez válassza ki azt a <Selected roles> listából dupla kattintással, vagy kattintson a <Remove> -re. A felhasználó maga is megadhat további információt, különösen olyan bizalmas információkat, mint például a biztonsági kérdés. Használja a <Save> gombot az elvégzett változtatások mentésére.

47 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április ábra: Felhasználók szerkesztése oldal 4.3 Felhasználó blokkolása Biztonsági okokból a fél fiókkezelője dönthet úgy, hogy blokkol egy felhasználót. Ennek eredményeképpen a felhasználó hozzáférése a REACH-IT-hez meg lesz tagadva, amikor megpróbál bejelentkezni a rendszerbe. Válasszon ki egyet a felhasználók közül (a bal oldali választógomb segítségével), és kattintson a <Block/Unblock> -ra, hogy blokkolja a kiválasztott felhasználót (51. ábra). 51. ábra: REACH-IT felhasználó blokkolása, választó oldal Kattintson ismét a <Block> -ra (52. ábra), hogy megerősítse a felhasználó blokkolását. 52. ábra: REACH-IT felhasználó blokkolása, megerősítés oldal Miután megerősítette a felhasználói fiók korlátozását, a státusza az utolsó, <Blocked>

48 48 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat oszlopban <Yes> -re változik (53. ábra). 53. ábra: A korlátozott REACH-IT felhasználók státuszának ellenőrzése A felhasználót az ECHA rendszergazdái is blokkolhatják. Ebben az esetben csak egy ECHA biztonsági menedzser szüntetheti meg a korlátozást. 4.4 A felhasználó blokkolásának megszüntetése A blokkolás megszüntetését a felhasználónak kell kérelmeznie a REACH-IT rendszerén kívül (telefonon, ben vagy más módon). Amint megszüntették a felhasználói fiók korlátozását, a felhasználó ismét tud kapcsolódni a REACH-IT-hez. Ha meg szeretné szüntetni egy felhasználói fiók korlátozását, válassza ki a felhasználót a felhasználói listáról (a bal oldali választógomb segítségével). A blokkolás feloldására csak azokat a felhasználókat lehet kiválasztani, amelyek fiókja korábban blokkolásra került (54. ábra). Kattintson a <Block/Unblock> -ra, és a kiválasztott felhasználó korlátozása megszűnik. 54. ábra: A REACH-IT felhasználói korlátozás megszüntetése, választó oldal A REACH-IT megkéri Önt, hogy erősítse meg a felhasználó korlátozásának megszüntetését: kattintson ismét a <Block/Unblock> -ra hogy megerősítse a blokkolás megszüntetését (55. ábra).

49 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április ábra: A REACH-IT felhasználói korlátozás megszüntetése, megerősítés oldal A felhasználó fiók korlátozása ekkor megszűnik, és státusza a <Blocked> oszlopban megváltozik <Yes> -ről <No> -re. A <View Users> oldal megerősítő üzenetet jelenít meg (56. ábra). 56. ábra: A REACH-IT felhasználói korlátozás megszüntetésének megerősítése REACH-IT fiókja korlátozásának elkerüléséhez olvassa el az alábbi tájékoztatót: unt_ _en.pdf 4.5 A felhasználó jelszavának visszaállítása A jelszó visszaállítási folyamat akkor indul, ha a REACH-IT kap egy belső üzenetet az elveszett jelszó igénylése folyamat eredményeképpen. A rendszer automatikusan generál egy új jelszót, és elküldi a felhasználónak ben, ami az egyetlen módja annak, hogy a felhasználó megkapja az új jelszavát. Ezét fontos, hogy a felhasználóhoz megadott cím érvényes legyen. A jelszó visszaállításához a fiókkezelőnek (1) ki kell választania a felhasználót a felhasználói listáról (a bal oldali választógomb segítségével), és (2) rá kell kattintania a <Reset Password> gombra (57. ábra).

50 50 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat 57. ábra: Felhasználók megtekintése oldal, jelszó visszaállítása gombbal A rendszer megerősíti a jelszó visszaállítását és elküldi a felhasználónak az új jelszót tartalmazó t (58. ábra). Első alkalommal, amikor belép a REACH-IT rendszerbe, a felhasználónak meg kell változtatnia ezt a jelszót. Miután a jelszót visszaállították, az előző jelszó érvénytelenné válik. 58. ábra: Felhasználók megtekintése oldal, a jelszó visszaállítás megerősítésével 4.6 Felhasználó törlése A felhasználói fiókokat törölni lehet, ha feleslegessé váltak. Ha Ön a fiókkezelő, válassza ki a felhasználót a felhasználók listájáról (a bal oldali választógomb segítségével). Azután kattintson a <Delete> -re (59. ábra), hogy törölje a kiválasztott felhasználót a listáról. 59. ábra: Felhasználók megtekintése oldal törlés gombbal A felhasználó törlését meg kell erősíteni: kattintson ismét a <Delete> gombra (60. ábra).

51 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április ábra: Felhasználó törlésének megerősítése A rendszer a <View Users> oldalon üzenetben erősíti meg, hogy a felhasználó törlése sikeres volt. (61. ábra). 61. ábra: Felhasználók megtekintése oldal megerősítő üzenettel A törölt felhasználó azonosítója nem használható a továbbiakban a REACH-IT rendszerben. 5. FELEK INFORMÁCIÓINAK KEZELÉSE LÉPÉSRŐL LÉPÉSRE A fiókkezelő módosíthat minden, a regisztráció során megadott információt, és ő az egyetlen, akinek szerkesztési jogosultsága van a fél információit illetően. A következő adatokat lehet szerkeszteni: Általános információ Számlázási információ Kapcsolattartók (beleértve a kapcsolattartók létrehozását, törlését és módosítását) A REACH-IT-ben a kapcsolattartók elsősorban arra valók, hogy az ECHA további információt kérhessen a benyújtott információkat illetően. Más célokat is szolgálhatnak, mint például egy előzetes anyaginformációs cserefórum (pre-sief) kapcsolattartó személye, de nem kapcsolódnak felhasználói fiókokhoz. Ha nincs megadva kapcsolattartó személy, az ECHA a fél általános kapcsolattartási információját fogja használni. Ezen túl a REACH-IT-ben a fél információit exportálni lehet LEOX fájlba, amit azután importálható a helyi IUCLID 5 alkalmazásba szinkronizálás céljából. 5.1 Általános és számlázási információ frissítése Csak rendszergazda szerepkörrel rendelkező felhasználó, vagyis a fél fiókkezelője

52 52 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat kezelheti a fél információit. Az általános és/vagy számlázási információk frissítéséhez válassza ki a <View> -t a vállalati vagy harmadik fél képviselő menüből. Megnyílik az <Organisation Information> oldal, és három fül jelenik meg (62. ábra): <Company information> vagy <Third Party Representative Information> <Billing information> (csak vállalatoknál) <Contacts> Kattintson a 3 fül közül az egyikre, hogy megjelenjen a megfelelő információ. Ha adatot szeretne módosítani az adott fülben, kattintson az <Update> -re a lap alján. Az oldal frissítési módba kerül, míg a többi fül nem lesz szerkeszthető. Ha a jelenlegi fül módosításait befejezte, kattintson a <Save> -re (63. ábra). 62. ábra: Szervezeti információ oldal

53 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április ábra: Szervezeti információ frissítése 5.2 Új kapcsolattartó hozzáadása A <Contacts> fülben kattintson az <Add new contact> -ra hogy új kapcsolattartót tudjon megadni (64. ábra).

54 54 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat 64. ábra: Új kapcsolattartó hozzáadása Töltsön ki minden kötelező mezőt (*) a kapcsolattartóról (65. ábra). Ha a címe ugyanaz, mint a vállalat címe, kattintson a <Same as company> -ra a fél címének automatikus kitöltéséhez.

55 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április ábra: Kapcsolattartó információ hozzáadása vagy frissítése Kattintson a <Save> -re az összes információ mentéséhez. A REACH-IT megerősítő üzenetet küld (66. ábra). Az újonnan létrehozott kapcsolat ekkor megjelenik a kapcsolattartók listáján.

56 56 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat 66. ábra: Újonnan hozzáadott kapcsolattartó megerősítése 5.3 Meglévő kapcsolat módosítása A kapcsolatokat lehet módosítani. Válasszon ki egy bejegyzést a választó gombok segítségével a kapcsolattartók listájáról, és kattintson a <Modify>-ra. A kapcsolattartási adatokat meg lehet változtatni, ahol szükséges. Kattintson a <Save> -re a változtatások mentéséhez. A frissített kapcsolattartó megjelenik a kapcsolattartók listáján és a REACH-IT megerősítő üzenetet küld (67. ábra). 67. ábra: Frissített kapcsolattartási információ megerősítése 5.4 Kapcsolattartó törlése Kapcsolattartókat törölni is lehet. Válassza ki a bejegyzést a kapcsolattartási listából és kattintson a <Delete> -re. A REACH-IT kéri a törlés megerősítését: kattintson ismét a <Delete>-re (68. ábra).

57 02 - Regisztrálás és fiókkezelés Kiadás dátuma: április ábra: A törölt kapcsolattartó megerősítése A kapcsolattartó törlésre került és nem jelenik meg a kapcsolattartók listáján. (69. ábra). 69. ábra: Frissített kapcsolattartási lista kapcsolattartó törlése után 5.5 Felek információinak exportálása A fél információit egy LEOX létrehozásával és letöltésével lehet exportálni. Ezt a LEOX fájlt lehet azután a helyi telepítésű IUCLID 5 és a fél REACH-IT-ben lévő információi közti szinkronizáláshoz felhasználni. A LEOX-ot nem lehet a REACH-IT-be frissítés céljából visszaimportálni. További információkat talál a LEOX-ról ennek a dokumentumnak a 2.4. részében. Ha exportálni szeretné a LEO-t, válassza ki az <Export> -ot a vállalati vagy harmadik fél képviselő menüből (70. ábra), és a REACH-IT lehetővé teszi a LEOX fájl letöltését. 70. ábra: LEOX exportálás gomb a REACH-IT vállalati vagy harmadik fél információhoz A böngésző megnyit egy párbeszédablakot (71. ábra) és felkínálja a lehetőséget, hogy <Open> a fájlt vagy <Save to disk>. Válassza a <Save to Disk> -et, és kattintson az <OK> - ra, hogy letölthesse a LEOX fájlt az ön helyi rendszerébe.

58 58 REACH-IT Ipari felhasználói útmutató 2.1 változat 71. ábra: LEOX letöltése a REACH-IT-ből a helyi rendszerbe Ha megváltoztatja a böngészője konfigurációját, lehetősége van megadni a mentés helyét és megváltoztathatja a fájl nevét. Kérjük, forduljon a böngészője dokumentációjához, ha több részletet szeretne megtudni a fájlok letöltésének beállításairól.