RÖVIDTÁVÚ KÖLTSÉGCSÖKKENTÉSI ÉS HATÉKONYSÁGNÖVELÉSI INTÉZKEDÉSEK VÉGREHAJTÁSA Nagykálló Város Önkormányzata

Átírás

1 RÖVIDTÁVÚ KÖLTSÉGCSÖKKENTÉSI ÉS HATÉKONYSÁGNÖVELÉSI INTÉZKEDÉSEK VÉGREHAJTÁSA Nagykálló Város Önkormányzata Készült a,,teljesítmény, minőség, hatékonyság 2.0 ÁROP-1.A projekt keretében Készült a,,teljesítmény, minőség, hatékonyság 2.0 ÁROP-1.A projekt keretében

2 Készítette: Megakom Stratégiai Tanácsadó Iroda Kft. Megbízó: Nagykálló Város Önkormányzata Dátum: szeptember 30. A tanulmány az Államreform operatív program keretében megvalósuló Szervezetfejlesztés konvergencia régiókban levő önkormányzatok számára című egyfordulós pályázati felhívás (Kódszám: ÁROP-1.A ) keretében finanszírozott,, Teljesítmény, minőség, hatékonyság 2.0 ÁROP-1.A azonosítószámú projekthez kapcsolódóan került kidolgozásra. Oldal 2

3 1. Cél A költségcsökkentés és hatékonyság növelés célja: Az Önkormányzat hatékony, eredményes működésének elősegítése a jogszabályi környezet figyelembe vétele mellett, az Önkormányzat pénzügyi-gazdasági helyzetének hosszú távú stabilizálása érdekében. 2. Jogszabályi háttér évi CXCV. törvény az államháztartásról 4. (1) A költségvetési év megegyezik a naptári évvel. (2) A költségvetés a költségvetési évben teljesülő költségvetési bevételek és költségvetési kiadások előirányzott összegét tartalmazza (a továbbiakban: bevételi előirányzatok és kiadási előirányzatok). A bevételi előirányzatok azok teljesítésének kötelezettségét, a kiadási előirányzatok azok felhasználásának jogosultságát jelentik. (3) A költségvetési bevételeket és a költségvetési kiadásokat pénzforgalmi szemléletben kell számba venni. A pénzforgalomban megvalósuló tételek mellett a Kormány rendeletében meghatározott pénzforgalommal nem járó kiegészítő tételeket is el kell számolni költségvetési bevételként vagy költségvetési kiadásként. 5. (1) Költségvetési bevételek különösen a) a közhatalmi - adók, illetékek, járulékok, hozzájárulások, bírságok, díjak, és más fizetési kötelezettségek - bevételek, b) a közfeladatok ellátása során nyújtott közszolgáltatások ellenértékei, c) az európai uniós forrásokból és az államháztartáson kívülről érkező támogatásokból származó bevételek, d) e törvény eltérő rendelkezése hiányában a nemzeti vagyonnal kapcsolatos bevételek, és e) a kapott kamatok. (2) Költségvetési kiadások különösen a) a költségvetési szervek működési és felhalmozási kiadásai, b) az államháztartáson kívül ellátott közfeladatok finanszírozásával kapcsolatos kiadások, c) az európai uniós tagságból és más nemzetközi kötelezettségekből származó fizetési kötelezettségek, d) a társadalombiztosítás pénzügyi alapjaiból finanszírozott ellátások, e) a nemzeti vagyonnal kapcsolatos kiadások, és f) az államháztartás alrendszereinek adósságával kapcsolatos kiadások. (3) A költségvetésben meg kell állapítani a költségvetési bevételek és költségvetési kiadások különbözeteként a költségvetési többletet vagy hiányt (a továbbiakban együtt: költségvetési egyenleg). A központi költségvetés hiányának finanszírozásáról, az államadósság kezeléséről az államháztartásért felelős miniszter gondoskodik. Az államháztartás önkormányzati alrendszerében a költségvetési hiány finanszírozásáról a költségvetési rendelet, költségvetési határozat rendelkezik. 6. (1) A költségvetési kiadások - a központi költségvetés előirányzat-módosítási kötelezettség nélkül túlteljesíthető költségvetési kiadásai kivételével - a költségvetésben Oldal 3

4 megállapított (a továbbiakban: eredeti előirányzat), vagy az év közben módosított (a továbbiakban: módosított előirányzat) kiadási előirányzatok mértékéig teljesíthetők. (2) A kiadási előirányzatok működési költségvetés és felhalmozási költségvetés előirányzatcsoportokra tagozódnak. (3) A működési költségvetés a kiadási előirányzatokat személyi juttatások, munkaadókat terhelő járulékok és szociális hozzájárulási adó, dologi kiadások, ellátottak pénzbeli juttatásai, és egyéb működési célú kiadások, a felhalmozási költségvetés beruházások, felújítások, és egyéb felhalmozási kiadások (a továbbiakban együtt: kiemelt előirányzatok) szerinti bontásban tartalmazza. (4) A bevételi előirányzatokat a Kormány rendeletében foglalt kiemelt előirányzatokra kell bontani. (5) A kiemelt előirányzatokat a Kormány rendeletében meghatározott részletes előirányzatokra (a továbbiakban: rovat) kell bontani. A rovatok egységes rovatrendet képeznek. 9. (1) Ha törvény eltérően nem rendelkezik, a költségvetési szerv irányítása a kővetkező hatáskörök gyakorlásának jogát jelenti: a) a költségvetési szerv alapító okiratának kiadása, szervezeti és működési szabályzatának jóváhagyása, átalakítása és megszüntetése, b) a költségvetési szerv vezetője tekintetében a kinevezés és felmentés, vagy a vezetői megbízás adása, visszavonása, és az egyéb munkáltatói jogok gyakorlása, c) a költségvetési szerv gazdasági vezetőjének kinevezése és felmentése, vagy a megbízása, megbízásának visszavonása, továbbá díjazásának megállapítása, d) a bevételi és kiadási előirányzatokkal való gazdálkodás rendszeres figyelemmel kísérése, a végrehajtás, illetve a költségvetési szerv által ellátandó közfeladatok meg nem valósításának veszélye esetén a jogszabályban meghatározott szükséges intézkedések megtétele, f) a költségvetési szerv által ellátandó közfeladatok ellátására vonatkozó, és az erőforrásokkal való szabályszerű és hatékony gazdálkodáshoz szükséges követelmények érvényesítése, számonkérése, ellenőrzése, g) jogszabályban meghatározott esetekben a költségvetési szerv döntéseinek előzetes vagy utólagos jóváhagyása, h) egyedi utasítás kiadása feladat elvégzésére vagy mulasztás pótlására, i) a költségvetési szerv jelentéstételre vagy beszámolóra való kötelezése, és j) a költségvetési szerv kezelésében lévő közérdekű adatok és közérdekből nyilvános adatok, valamint a b), c) és f)-i) pont szerinti irányítási jogkörök gyakorlásához szükséges, törvényben meghatározott személyes adatok kezelése. (6) A helyi önkormányzati költségvetési szerv, a helyi nemzetiségi önkormányzati költségvetési szerv és az országos nemzetiségi önkormányzati költségvetési szerv irányító szerve feladatkörének gyakorlásához szükséges hatásköröket - ha törvény másként nem rendelkezik - az irányító szerv gyakorolja, kivéve az (1) bekezdés c) és i) pontjában foglalt hatáskört, amelyet az irányító szerv vezetője gyakorol. (7) Ha jogszabály költségvetési szerv felügyeletét említi, azon a) - ha törvény eltérően nem rendelkezik - az (1) bekezdés b) és c) pontjában, b) az (1) bekezdés d)-f) pontjában, és c) - kizárólag az a) és b) ponttal összefüggésben - az (1) bekezdés i) és j) pontjában meghatározott hatáskörök együttesét kell érteni. Oldal 4

5 10. (1) A költségvetési szerv vezetője felelős a közfeladatok jogszabályban, alapító okiratban, belső szabályzatban foglaltaknak megfelelő ellátásáért, valamint a költségvetési szerv számára jogszabályban előírt kötelezettségek teljesítéséért. (2) A költségvetési szerv vezetője - helyettesítés kivételével - más költségvetési szervnél nem lehet vezető. (5) A költségvetési szerv feladatai ellátásának részletes belső rendjét és módját szervezeti és működési szabályzat állapítja meg. A szervezeti egységekre vonatkozó szabályokat a költségvetési szerv szervezeti és működési szabályzatában vagy a szervezeti egységek ügyrendjében, a gazdálkodás részletes rendjét belső szabályzatban kell meghatározni. (6) A költségvetési szerv képviseletét a szerv vezetője látja el, amely jogkör gyakorlása jogszabályban vagy a költségvetési szerv szervezeti és működési szabályzatában foglaltak szerint - esetenként vagy az ügyek meghatározott csoportjára nézve - a szerv vezetőjének helyettesére vagy más dolgozójára ruházható át. Oldal 5

6 3. Rövidtávú intézkedések, akcióterv ismertetése Az Akcióterv célja és funkciója a következő: A Helyzetelemzés alapján azonosított kritikus pontok kapcsán meghatározni azokat a lépéseket, megteendő intézkedéseket, amelyek szükségesek a helyzetelemzésben rögzített állapotból egy optimális, a hatékony működést eredményező állapotba történő elmozdulás érdekében. Részletesen meghatározni a kritikus pontok orvoslására megoldást jelentő elkészítendő dokumentumok vázát, felépítését, azokat az aspektusokat, amelyekre tekintettel kell lenni az optimális állapot elérése érdekében. Gazdálkodásra rövidtávon vonatkozó elvek: E-közigazgatás bevezetése az Önkormányzatnál. Rendelések, számlák szisztematikus felülvizsgálata, ellenőrzésének szigorítása; Szállítói szerződések, rendelések szisztematikus felülvizsgálata, ellenőrzése: ez az intézkedés a rövid távú intézkedéseket bemutató tanulmányban lesz kifejtve. Kintlévőség-kezelési folyamat szigorítása, tudatosabb alkalmazása. Nézzük részletesebben a fent nevezett intézkedéseket: 1. E-közigazgatás bevezetése: Az e-közigazgatás meghonosításának célja, hogy a régi, lassú és esetenként bürokratikus jellegű helyett, modern, hatékony, a lakosság érdekeit és kényelmét szem előtt tartó közigazgatás valósuljon meg. Az e-közigazgatás magasabb fokú ügyfél-elégedettséget, szemléletváltást, költséghatékonyságot, a szolgáltatások minőségének javítását és a folyamatok automatizálását jelenti. A közszolgáltatások végzésére vonatkozó Európai Uniós ajánlás, a "Common List of Basic Public Services" a tagállamok számára kötelezettségeket határoz meg az állampolgároknak, illetve az üzleti élet szereplőinek elektronikusan nyújtandó közszolgáltatások körére, és azok Interneten keresztül történő igénybevételének szintjeire vonatkozóan. A hosszú távú cél, hogy Nagykállón is megvalósuljon az e-közigazgatás szolgáltatásainak négy szintje, amelyek a következők: 1. szint: információ online információk a szolgáltatásokról, ügyleírások"; 2. szint: egyirányú interaktivitás az ügyleírások által adott információkon túl az ügyintézéshez szükséges űrlapok, nyomtatványok is letölthetősége, kinyomtathatósága; 3. szint: kétirányú interaktivitás az ügyintézéshez szükséges űrlapok, nyomtatványok online kitölthetők, elektronikusan (elektronikus aláírás segítségével) hitelesíthetők, és ugyancsak online továbbíthatók; 4. szint: teljes körű elektronikus ügyintézés az ügymenet elektronikus; űrlap, nyomtatvány kitöltése, hitelesítés, továbbítás, döntés, kézbesítés, illeték befizetése (természetesen elektronikus aláírás felhasználásával). Jelenleg Nagykálló az e-közigazgatás 1. szintjén van. Ezt azt jelenti, hogy nem interaktív, csupán csak online információközlés van a közigazgatási szolgáltatásokról, ügyintézésről, egyéb információkról. A hatósági ügyek intézésére hatáskörrel rendelkező államigazgatási szervek a központi Oldal 6

7 rendszeren és internetes honlapjukon is tájékoztatót közölnek az elektronikus ügyintézésről, amely tartalmazza: a hatóság megnevezését, hatáskörét, illetékességét, postai és elektronikus címét, telefon- és telefaxszámát, az egyes hatósági ügyek intézésére a szervezeten belül illetékes ügyintézők megnevezését, az ügyfélfogadási rendet, illetőleg az ügyek intézését segítő útmutatókat, a hatályos jogszabályokon alapuló ügymenetre (ügyintézési folyamat leírására) vonatkozó tájékoztatást, és az ügyintézéshez használt formanyomtatványok letölthetővé tételét. A projekt keretében bevezetésre került a polgárok számára a Nagykálló Város Önkormányzata által nyújtott e-bevallás első lépéseként az iparűzési adó bevallásának elektronikus lehetősége. Ezen szolgáltatás a város honlapján ( keresztül érhető el regisztrációt követően. A cél, hogy az ügyintézési idő lerövidül, az ügyfelek számára gyorsabb, modernebb megoldás, s az sem elhanyagolható szempont, hogy a környezettudatosság erősödik, hiszen papírt nem használnak az ügyintézéshez. 2. Rendelések, számlák ellenőrzésének szigorítása Nagyon fontos szempont, hogy a megrendelések és az ahhoz kapcsolódó számlák rendszerezése egyértelmű és pontos legyen. A keretgazdálkodás elve szerint mindig figyelni kell a rendeléseket, havonta felülvizsgálni, hogy az adott feladatra vonatkozó keret hogyan áll. A számla megérkezésekor minden esetben átesik egy formai és tartalmai ellenőrzésen. Ha itt az előírásoknak megfelelően mindent rendben találnak, akkor megy tovább a kifizetés folyamata. Figyelni kell az ésszerűségre, hogy a rendelések valós igényekre épüljenek, valamint a beszerzéseknél a legjobb ár-érték aránnyal rendelkező szállítótól történjen a vásárlás. A rendelések rugalmasak legyenek, ami alatt azt értjük, hogy kövessék a változásokat, igények módosulását. A számlák, rendelések ellenőrzése a Gazdasági Iroda dolgozóinak a feladata. Fontos, hogy egy ember kezében összpontosuljon ennek a feladatnak a figyelése, ellenőrzése, ez az ellenőrzés a Gazdasági Irodavezetőnél realizálódik. Így az ügyintézőn keresztül megtörténik a visszacsatolás az adott irodák felé, s a felülvizsgálat lehetősége is adott a vezetőkön keresztül. Nagykállón a Gazdálkodási Szabályzat leírja, hogy a megrendelőnek milyen formai feltételeknek kell megfelelnie, amely alább olvasható: A megrendelő kötelező elemei: megrendelés tárgya pontos összege megrendelés időpontja megrendelő neve engedélyező (kötelezettségvállaló) aláírása Oldal 7

8 A kötelezettségvállalásokról kötelező nyilvántartást vezetni. A nyilvántartás tartalmazza: a kötelezettségvállalás nyilvántartási számát, a kötelezettségvállalást tanúsító dokumentum megnevezését, iktatószámát, keltét, a kötelezettségvállaló nevét, a jogosult azonosító adatait, a kötelezettségvállalás tárgyát, a kötelezettségvállalás összegét, a kötelezettségek évek szerinti megoszlását, a kötelezettségek előirányzatok szerinti megoszlását, a kifizetési határidőket, továbbá a teljesítési adatokat. A kötelezettségvállalások nyilvántartása CORSO Kötelezettségvállalási nyilvántartó programmal történik. Pénzügyi ellenjegyzéskor minden esetben meg kell győződni arról, hogy a szükséges szabad előirányzat rendelkezésre áll, valamint a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll és a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. Az ellenjegyző írásbeli tájékoztatást nyújt, amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a fent nevezett feltételeknek. A pénzügyi ellenjegyzést a kötelezettségvállalás dokumentumán a pénzügyi ellenjegyzés dátumának és a pénzügyi ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. Itt Nagykálló esetében elmondhatjuk, hogy az Önkormányzat és intézményei sok esetben egységes beszerzést alkalmaznak (pl. írószer, informatikai programok, stb.). Az Önkormányzatnál vannak a beszerzéséért felelős dolgozók, akik összeírják, hogy melyik csoportnak mik a szükségletei és egységesen egyszerre megrendelik ezt bizonyos időközönként. Valamint az is szempont a beszerzések kiválasztásánál, hogy a helyi termelőket, cégeket részesítsék előnyben. SZMSZ-ben a Gazdasági Iroda feladatai: a gazdálkodás egész területén figyelemmel kíséri a bevételek és kiadások alakulását, a költségvetés végrehajtását a tervhez képest, a számviteli ügyintéző által bizonylatolt számlákat összeszereli a pénztár kiadási és bevételi bizonylatokkal és pénztárjelentéssel, majd átadja a pénztárellenőrnek. A pénztárellenőr ellenjegyzését követően átadja a bizonylatokat a főkönyvi könyvelésnek. 3. Szállítói szerződések, rendelések szisztematikus felülvizsgálata Ebben a pontban nagyon fontos a szerződések naprakész nyilvántartása, mely magában foglalja a szerződéskötéshez szükséges képviselő-testületi határozatokat, a szerződéskötéshez kapcsolódó megrendeléseket, beszerzési dokumentumokat, ajánlatokat. Törvényi előírás: a számvitelről szóló évi C. tv. (számviteli tv.) és a 249/2000. (XII. 24.) Kormányrendelet az államháztartás szervezeteinek beszámolási és könyvvezetési kötelezettségeinek sajátosságairól. Oldal 8

9 Az önkormányzat a hatályos szerződéseiről és megállapodásairól kötelezettségvállalási nyilvántartást vezet. A szerződésekben vállalt kötelezettségek során figyelembe kell venni az Áht. előírásait. Fontos, hogy a szerződések pénzügyi ellenjegyzése minden esetben meg kell, hogy történjen. Az önkormányzat szerződései minden esetben a Ptk. előírásainak megfelelően kell, hogy elkészüljenek. Megkötésük során figyelembe kell venni a célszerűségi és a gazdaságossági szempontokat. Nagyobb beszerzések, üzemeltetési szerződések megkötése előtt pályázati eljárást kell lebonyolítani, ahol a döntést a Képviselő testület hozza meg. SZMSZ-ben Gazdasági Iroda feladatai a szállítói szerződések kapcsán: A szállítói számlák teljes körének rögzítésével, likvidálásával egyidejűleg az előirányzati és forgalmi főkönyvi számlaszámok, valamint az áfa analitikus bontásának könyvelésével kapcsolatos teendők ellátása, elvégzi a szállítói folyószámla egyenlegekkel kapcsolatos ügyintézést, feladás készítése a szállítói kötelezettségekről a főkönyvi könyvelésnek. A szállítói szerződések esetében is elmondható, hogy Nagykálló Önkormányzata törekszik itt is egységes beszerzésre. Azon tételek esetében, ahol ez megoldható (irodaszerek, informatikai festékpatronok stb.) ott már alkalmazzák az egységes beszerzést. Folyamatban van annak felülvizsgálata, hogy mely beszerzéseket lehetne még egységesíteni az idei év folyamán. A szállítási szerződés tartalma: Szállítási szerződés alapján a szállító köteles a szerződésben meghatározott dolgot a kikötött későbbi időpontban vagy időszakban a megrendelőnek átadni, a megrendelő pedig köteles a dolgot átvenni és az árát megfizetni. A felek a dolog minőségét, a minőség és a mennyiség megvizsgálásának módját, a minőségi és a mennyiségi kifogásolás rendjét meghatározhatják szabványra, műszaki feltételre, más előírásra, mindkét fél által ismert szokványra vagy mintaszabályzatra utalással, mintával vagy részletes leírással. A megrendelő a szerződéstől bármikor elállhat, köteles azonban a szállító kárát megtéríteni. A szállító köteles a megrendelőt a teljesítés idejéről legalább három nappal előbb értesíteni. A közüzemi szerződés tartalma Közüzemi szerződés alapján a szolgáltató köteles meghatározott időponttól a felhasználó számára folyamatosan és biztonságosan a felhasználó igénye szerint meghatározott közüzemi szolgáltatást - így különösen gázt, villamos energiát és vizet - nyújtani, a felhasználó pedig köteles időszakonként díjat fizetni. Jogszabály kimondhatja, hogy a szerződés a szolgáltatás igénybevételével jön létre. A szolgáltató a szerződés megkötését csak jogszabályban meghatározott esetekben tagadhatja meg, illetőleg a szerződés tartalmát csak jogszabályban meghatározott feltételektől teheti függővé. A szolgáltató a felhasználóval szemben a teljesítést csak jogszabályban meghatározott esetekben szüneteltetheti, illetőleg korlátozhatja. A szolgáltató a szerződést csak a jogszabályban meghatározott feltételek esetén mondhatja fel. (Forrás: Oldal 9

10 4. Kintlévőség-kezelési folyamat szigorítása, tudatosabb alkalmazása Adóhátralékok csökkentése: az Önkormányzat részére befolyt adó kintlévőségnek csökkentése, többek között az iparűzési adó és a gépjármű adó tekintetében van a legnagyobb kintlévőség. A következő intézkedésekkel csökkenthető a hátralék mértéke: adóhatósági ellenőrző munka erősítése, megbízható személyi állomány kialakítása, valamint végrehajtási cselekmények foganatosításával pl. rendszámtáblák levétele. A végrehajtási levél kiküldése után, sokan befizetik az adóhátralékot, mielőtt még a végrehajtás megindulna. Az adózók azonosításához szükséges adatokat az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. tv. előírásainak betartásával kell kezelni. Az adózók adatait csak a behajtáshoz kapcsolódó tevékenység során lehet felhasználni és csak a törvény által megengedett harmadik személynek lehet átadni. A nyilvántartásnak az adózók azonosításához és a lejárt határidejű követelések behajtásához szükséges adatokat kell tartalmaznia. Az azonosításhoz szükséges adatok: Kintlévőségek fajtái: név (születési név); születési hely, idő; anyja neve; iparűzési adó lakcím (tartózkodási hely); elérhetőség. gépjármű adó A behajtáshoz szükséges adatok: az adózó számára kibocsátott okirat száma, kelte, összege és az esedékesség időpontja; a követelés jogcíme felszólítással kapcsolatos dokumentációk. A követelések analitikus nyilvántartását a Gazdasági Iroda végzi. Behajtási eljárás: 1. Felszólítás: felszólítás történhet postai vagy elektronikus úton, telefonon. 2. Fizetési meghagyás: Ha a felszólítás eredménytelen, akkor következik ez a lépés. 3. Végrehajtási eljárás: amennyiben a fizetési meghagyás jogerőre emelkedik és a tartozó a tartozást nem rendezi, végrehajtási eljárást kell indítani. A tartozások felhalmozódásának megelőzése: Hátralékos tájékoztatása a hátralék mértékéről - év közben és év végén egyenlegértesítés Részletfizetési lehetőség: egyedi elbírálás alapján lehetőség van a résletfizetésre Behajthatatlan követelések leírása: A követelések minősítésénél a számvitelről szóló évi C. törvény 3.. (1) bekezdés 10. pontjából kell kiindulni. Emiatt a behajthatatlannak minősített követeléseket legkésőbb év végén az adózás előtti eredmény terhére, hitelezési veszteségként le lehet írni. Oldal 10

11 Oldal 11

12 4. Akcióterv ütemezése Az alábbi rövidtávú intézkedések ütemezése történik meg: E-közigazgatás bevezetése; Rendelések, számlák ellenőrzésének szigorítása; Szállítói szerződések, rendelések szisztematikus felülvizsgálata; Kintlévőség-kezelési folyamat szigorítása, tudatosabb alkalmazása. Az intézkedések bevezetésének Kezdő időpontja: a tanulmány jóváhagyását követő nap április 01. Befejező időpontja: december 31. A végrehajtásért felelős: Nagykálló város jegyzője, aki megnevezi az egyes intézkedések közvetlen felelőseit. Oldal 12

13 5. Érintettek A rövid távú költségcsökkentő és hatékonyságnövelő intézkedések esetében az érintettek elsősorban a Polgármesteri hivatal dolgozói és a beszállítók; közvetve az adózók, lakosság, civil és a vállalkozói szféra. A hivatal dolgozóira nézve kötelező érvényű az intézkedések betartása, a célok elérésének elősegítése érdekében. A beszállítókkal egyeztetés szükséges az intézkedések sikeres bevezetése érdekében. A többi szféra részére tájékoztatás szükséges az intézkedések bevezetésének elfogadása miatt. Oldal 13

14 6. A hatékonyságnövelés és költségcsökkentés gyakorlati implementálásának módja 1. Elfogadás A költségcsökkentő és hatékonyságnövelő intézkedéseket bemutató tanulmányt a Polgármester hagyja jóvá. Tájékoztatási kötelezettséggel tartozik a képviselő-testület felé, a képviselő testületi ülésen beszámol az intézkedések bevezetéséről és a végrehajtás állapotáról. 2. Kötelező érvényűvé válás A képviselő-testületi ülés után az ülésről készült jegyzőkönyvet és határozatokat a jegyző írja alá s ezzel kötelező érvényűvé válik. 3. A bevezetés ütemezése A polgármesteri jóváhagyás időpontjától kezdődik az intézkedések bevezetése a tanulmány 3. fejezetében bemutatott ütemezés szerint. Oldal 14

15 7. Bevezetés hatásainak ismertetése Fontos feladat, hogy a bevezetéstől kezdődően; a rövid távú intézkedések esetében projektzáráskor, a közép- és hosszú távú intézkedések esetében az időszak végén történjen hatáselemzés. Emellett szükséges előzetes hatásvizsgálat is. A rövid távú intézkedések: E-közigazgatás bevezetése; Rendelések, számlák ellenőrzésének szigorítása; Szállítói szerződések, rendelések szisztematikus felülvizsgálata; Kintlévőség-kezelési folyamat szigorítása, tudatosabb alkalmazása. Az intézkedések kiválasztása és megvalósítása mindig előzetes helyzetelemzés és vizsgálódás alapozza meg, amely a hatáselemzés alapja is. A hatásokat három csoportba oszthatjuk: Társadalmi-gazdasági hatások A társadalmi- gazdasági hatások feltárása az alkalmazott nélküle-vele modellek összehasonlításával történik. Itt megnézzük azt az esetet, ha nem történik semmi és minden ugyanígy folyik tovább, s a vele esetet, amikor az intézkedések bevezetésének a hatásait nézzük. A rövid távú intézkedések esetében elsősorban gazdasági hatások jelennek meg, javulás tapasztalható a gazdálkodásban. Egyértelműen látszik, hogy a bevezetéssel megvalósul a költségcsökkentés és hatékonyságnövelés, de ennek mértéke az intézkedésektől függ. A rövid távú intézkedésekkel gyorsan, rövid idő alatt beindítható a költségcsökkentés, mellyel párhuzamosan megjelenik a hatékonyságnövelés is. A likviditás figyelésével, a szerződések, rendelések felülvizsgálatával gyorsan elindítható a folyamat s rövid idő alatt pozitív hatás érhető el. A társadalmi hatások ezen rövid távú intézkedések esetében nem mérvadóak. Esélyegyenlőségi hatás: Ebben az esetben kevéssé értelmezhető ez a hatás, annyiban viszont megjelenik, hogy a lakosság számára a tájékoztatás fontosabb szerepet kap s itt minden esélyegyenlőségi célcsoportot figyelembe veszünk. Valamint az e-közigazgatás beindításával az ügyintézési idők rövidülnek, az ügyfelek részére gyorsabb, kényelmesebb ügyintézés valósul meg, ezzel a hatékonyság növekszik. Környezeti hatások: A környezeti hatásokat pozitív és negatív hatásokra bonthatjuk. Jelen esetben rövid- és középtávon csak annyiban valósul meg, hogy az e-közigazgatásnak köszönhetően érezhetően csökken a papír- és nyomtató használat. A hosszú távú hatás viszont környezeti szempontból pozitív, hiszen a megújuló energia alkalmazása az intézményekben mindenképpen előnyös, nemcsak gazdaságilag, hanem a környezet védelme miatt is. Kevesebb fosszilis energiahordozót használnak fel, ehelyett a megújuló energiaforrások kerülnek előtérbe. Oldal 15

16 8. Értékelés, visszacsatolás, monitoring módjai Az értékelés a hatékonyság és hatásosság mérésének eszköze. Három fázisa az előzetes (ex-ante), az időközi (mid-term) és az utólagos (ex-post) értékelés. Célja a megvalósulás folyamatos nyomon követése, az eredmények rendszerezése, elemzése, ez adja meg az alapját az esetleges változtatási javaslatoknak. A folyamat dinamikus nyomon követése a biztosíték a kiindulási pont, a megvalósításhoz rendelt eszközök és az elért cél egységben tartásának, a sikerességnek. Előzetes (Ex-ante) Az előzetes értékelés a tervezési folyamat szerves része. Célja, hogy az aktuális helyzet felmérésével alapot teremtsen a stratégia megfelelő kidolgozására. Az intézkedések előzetes elemzésére, hogy milyen hatást tudnak kiváltani, milyen eredményt tudnak realizálni. Időközi (Mid-term) Az időközi értékelés fő célja a stratégiai célok és a megvalósulás közötti összhang és a társadalmi-gazdasági hatások, a hatékonyság érvényre jutásának elemzése. Az időközi értékelés módosításokat is javasolhat az erőforrások elosztásában és felhasználásában egyaránt, valamint az esetleges, időközben felmerült újabb problémák megoldására is tehet javaslatot. Az időközi értékelés elengedhetetlen az éves szintű munkaprogramok kidolgozásához. Utólagos (Ex-post) Az értékelés célja, hogy lemérje, a program végrehajtása során sikerült-e elérni a kívánt hatásokat, az aktuális helyzet megfelel-e az elvártaknak, a terv a leghatékonyabb és legcélravezetőbb megoldásokat tartalmazta-e. Az utólagos értékelés egyben alapja a következő ciklusban induló stratégiai terv kidolgozásának, annak ex-ante értékelésének. A visszacsatolást, ellenőrzést segítő értékelésnek a ciklus végén kell elkészülnie. Visszacsatolás A folyamatos visszacsatolás a stratégia sikeres megvalósításának egyik kulcsterülete. Az elemző értékelések utolsó fázisa, célja, hogy a kapott eredmények ténylegesen feldolgozásra kerüljenek, azok beépítésével a stratégia szükség szerint módosuljon a változó környezet változó igényeihez igazodva. A visszacsatolás szintén kettős szerepkörrel rendelkezik, egyrészt összefoglaló jellegű, a múltban megtett lépéseket rögzíti és elemzi, másrészt innovatív, jövőbe mutató, a hibákat és a sikereket figyelembe véve a változtatási, módosítási javaslatok alapja lehet, ezért érdemes minden fontosabb fázis megvalósulása után, illetve az értékelési szakaszok befejeztével külön figyelmet fordítani rá. A visszacsatolás nem önmagában különálló része a monitoring rendszernek, hanem a tervezés fontos, integrált eleme. Külön ki kell hangsúlyozni azonban, mert figyelmen kívül hagyása a teljes folyamat eredményességét és hatékonyságát kérdőjelezi meg. Oldal 16

17 9. Összefoglalás: Az újfajta gazdálkodás szemlélet részeként kerülnek bevezetésre a rövidtávú költségcsökkentő és hatékonyság növelő intézkedések. Ezek esetében elmondható, hogy megvalósításuk egy újfajta nézőpontot követel meg a Nagykálló önkormányzatának dolgozóitól. A rövid távú intézkedéseknek az a célja, hogy viszonylag rövid idő alatt (1-3 hónap) már érzékelhető hatást fejtsenek ki, valamint a bevezetésüknél nincs szükség plusz erőforrásokra, csak a munka racionalizálásával, ill. az ellenőrzés és visszacsatolás hatékony működtetésével eredmények érhetőek el. Az e-közigazgatás bevezetésével elindul a lakosság számára elérhető online ügyintézés, a folyamatok automatizálásra kerülnek, amellyel együtt a várakozási idők is csökkenek. A rendelések, számlák, szállítói szerződések felülvizsgálatával egyrészt az adminisztrációs terhek csökkennek (ami nem elhanyagolható szempont), valamint a célszerűség, rugalmasság, ésszerűség és gazdaságosság szempontjai kerülnek előtérbe. Kintlévőség-kezelés esetében bevétel növekedés valósul meg, valamint a lakosság adófizetési hajlandósága javulni fog. A pozitív társadalmi gazdasági hatások már ezen intézkedések bevezetésével is elindulnak. Az időközi értékelések és felülvizsgálatok nagyon fontosak, hogy a folyamat közben is igazítani lehessen, korrigálni a céloknak megfelelően. A visszacsatolás rendszerét pedig elvárásként kell megjeleníteni a dolgozók mindennapi munkája során, hogy ezzel gyorsítsuk és könnyítsük a költségcsökkentés és hatékonyságnövelés folyamatát. Oldal 17