Véry Zoltán. IT Controlling

Átírás

1 Véry Zoltán IT Controlling

2 Informatika controlling 1 Bevezetés Az informatika kifejezést használjuk az információkezelés, a számítástechnika, az információtechnológia, de még a vállalati szervezeti egység gyűjtőfogalmaként is. Az informatika nem csupán egy költséghely a controller palettáján. A vállalati informatika a funkcionális területek közül az egyik legösszetettebb szolgáltató- és innovációs-egység. Egyrészt szolgáltat, másrészt szabályozza az informatikai beruházásokat és informatikai fejlesztéseket. Alapvető és sajátos feladatai a következők: az információs-erőforrások (hálózatok, szerverek, kliens eszközök, alkalmazások, adatbázisok, szaktudás) készenlétben (readiness) tartása, az információs-erőforrások elérhetőségének, rendelkezésre állásának (availability) és használatának (usage) biztosítása illetve felügyelete, az információtechnológia kínálta lehetőségek és az üzleti célok illetve az üzleti folyamatok ciklikus összehangolása (alignment), Az alábbi ábra áttekintést nyújt ( Look and Feel ) a fent említettekről. Felhasználók megosztás infokommunikációs erőforrások Informatikai szakemberek hozzáférés Info előállítás tárolás - továbbítás Hálózatok Adatbázisok Alkalmazások Szerverek,Opsys Kliens eszközök IT teljesítmények IT kapacitások IT kompetenciák Digitális javak Kapcsolódás és használat Copyright@veryz 2

3 Az informatika controlling ezeket a feladatokat támogatja rendszeralkotó, pénzügyi üzemgazdasági, vezetési-irányítási, és módszertani szakértéssel. Az informatika controller híd-szerep a vállalatvezetés, a számviteli-pénzügyi vezetés és más funkcionális szakterületek vezetése között. A controller munkája nem korlátozódik a vezetői információellátásra. Alapvető szakmai feladata a technológia-controlling (ITC) és a pénzügyi-üzemgazdasági controlling együttes képviselete illetve kezelése. Ő az aki mindkettőhöz ért. Össze tudja kapcsolni a két szakterület összetartozó kontroll tényezőit. Feladata az informatikai teljesítmények, a kapacitások és kompetenciák mérése, követése, összevetése, ellenőrzése, értékelése és visszacsatolása. Javaslattétel a vezetői döntéshez, a beavatkozáshoz. Az informatika controller az üzleti-szabályozókör egyik kulcsszereplője. 2 Az informatika funkcionális szerepe Az informatika sajátosságai Az informatika képessé tesz. Képessé teszi az üzletet (business) a gyorsaságra, a rugalmasságra, a magas színtű kommunikációra és együttműködésre. A versenyre. Rohamosan fejlődő, innovatív szakterület. Ebből fakadóan beruházás igényes terület. Folyamatosan, sokat kell rá költeni és nem minden informatikai beruházás térül meg. Az informatikai nagy komplexitású megoldásokat, rendszereket illetve alrendszereket épít, üzemeltet, tart fenn és bocsát rendelkezésre. Ezeket többféle illetve speciális komponensekből állítja össze. Ez többféle és speciális szakértelmet igényel, ami magas bérköltséggel jár. Az alkalmazott hardware- és software- elemek (komponensek) több szállítótól származnak, ami növeli a komplexitást és a heterogenitást. Az állandó technikai, technológiai változás, rendszeres belső- és külső képzéssel jár. Ez az informatikai szakemberek továbbképzésére és a felhasználók képzésére egyaránt vonatkozik. Magasak a képzési ráfordítások, időben és pénzben egyaránt. 3

4 Mind informatikai személyzeti oldalon, mind felhasználói oldalon különböző és különböző szintű informatikai képességeket (kompetenciákat) kell beszerezni vagy kifejleszteni. Az infokommunikációs-erőforrások elérését (hozzáférést és használatot) megbízhatóan (hibamentesen), biztonságosan (veszteségmentesen) és folyamatosan (heti 7nap*24 óra) kell biztosítani. Kezelni kell a hozzáférési jogokat, mely nagy és változó felhasználói gárda esetén munkaigényes feladat. Az infokommunikációs-erőforrások megosztását (a konkurens- és együttes használatot) több felhasználó részére kell biztosítani. Ezt az eszközök kapacitásának illetve a licencek tudatos és rugalmas alakításával szabályozhatjuk. Az infokommunikációs-erőforrások elérését és megosztását többszintű felhasználói igény szerint kell biztosítani. Ezek az igények, úgy mennyiségben, mint minőségben folyamatosan változnak. Az informatikai-rendszerek legbizonytalanabb és legköltségesebb komponensei maguk a felhasználók. A felhasználók - akiket személyesen néha nem is ismerünk, mivel pl: távolról kapcsolódnak hozzáférési jogosultság szerint - az erőforrásainkhoz. A felhasználók kezelése (azonosítás, felügyelet, elszámoltatás) munkaigényes feladat. Költségigényes feladat az informatikai-rendszerek védelme. Védelem a vírusokkal szemben, védelem a nem kívánt rosszindulatú, illetéktelen felhasználók behatolása ellen, védelem a fizikai károkkal szemben. A változó felhasználói igények, igényszintek és magatartások, dinamikusan változó kapacitás-szükséglettel és kapacitás-lekötéssel járnak, melyeket rugalmasan kell kezelni. A elosztott és kiterjedt informatikai-infrastruktúra illetve a nyitott kliens / szerver típusú számítógép-architektúra bizonytalansággal üzemeltethető, ezért központi rendszerfelügyeltre eszközökre kell támaszkodni. 4

5 A rendszerfelügyelet egyrészt kiterjed az informatikai eszközökre, komponensekre és azok üzemeltetésére, másrészt az átadott teljesítmények (termékek, szolgáltatások, projektek) felügyeletére. Egyre inkább igény, hogy bárhonnan (távolról illetve mobil eszközökkel), bármikor elérhetőek kell legyenek az infokommunikációs-erőforrások. A jogosultsággal rendelkező felhasználóknak, akik nem csak az alkalmazottak lehetnek. Az informatika többirányú, sokrétű feladatokat lát el. Többirányú, mert egyrészt felügyeli az infokommunikációs-erőforrásaink (IT + HR) használatát és az informatikai szolgáltatásokat. Másrészt összehangolja az vállalati üzleti stratégiát az információstechnológiával, melyet az IT lehetőségek és képességek is inspirálnak. Ezt az összehangolási körfolyamatot fejlesztési és beruházási szakértéssel is támogatja. Az alábbi séma a fenti kijelentésekről nyújt áttekintő képet: A vállalkozás szervezete A vállalkozás üzleti folyamatai Az üzleti-stratégia és az információtechnológia összehangolása Informatikai projektek felügyelete Informatikai folyamatok felügyelete Informatikai Erőforrások Információtechnológia Informatikai Eredmények 5

6 Az informatika irányításának aspektusai A vezetői gyakorlat a felelősségi-egységek több típusát kezeli annak megfelelően, hogy az adott egység felelőssége melyik összetevőre terjed ki. Az így meghatározott egységtípusokat a szaknyelv centernek vagy centrumnak nevezzük. Az informatika a vállalkozáson belül: költség-központként illetve szerviz-központként, míg a vállalkozáson kívül profit-központként működik. Lássuk a döntési tényezőket. KH PC SC CC A tevékenységek szeparálhatósága A szervezet szeparálhatósága A költségek szeparálhatósága A költségek befolyásolhatósága Az árbevétel elhatárolhatósága + + A teljesítmények befolyásolhatósága + Az erőforrások szeparálhatósága + IFUA, 1995 Eredmény-központ (PC): Az árbevételt és a költséget is befolyásolni tudja. Szerviz-központ (SC): Szervezetileg önálló egység, aki az átadott teljesítményeket és a költségeket is befolyásolni képes. Ilyen pl: a belső informatikai egység. Költség-központ (CC): Szervezetileg és döntéshozásban is önálló egység, aki csak a költségeket tudja befolyásolni. Ilyen pl: a belső informatikai egység. Költséghely (KH): Szervezetileg nem, de felelősségben önálló egység, aki a költségkeretek betartását tudja irányítani. Ilyen egy kisebb informatikai osztály, csoport. Profit-Centrum Szerviz-Centrum Költség-Centrum Fedezet Fedezet Eltérés Költség Elismert költség Költség Árbevétel Költségkeret Költség Cél: Eredményterv teljesítés Megállapodás teljesítés Költségkeret betartás 6

7 3 Az informatika-controlling perspektívái Az informatika sokirányú, többrétegű, komplex szakterület. Az informatikai menedzsment és az azt támogató, kiszolgáló controlling - a szakmai irányításon túl ezt a komplexitást kell kezelje és uralja. Ez hatékonyan úgy valósítható meg, ha elválasztjuk és külön, de mégis összefüggésben kezeljük a stratégiai (hosszútávú) és operatív (rövidtávú) céljainkat, tennivalóinkat, feladatainkat. A két irányítási szinten más célok, perspektívák, feladatok tárulnak elénk és más eszközökkel is oldjuk meg azokat. A következőkben bemutatunk egy ilyen kétszintű irányítási (kontroll) rendszert, egy keretet, mely jó alapot nyújt az informatika-controlling rendszer kialakításához. A stratégiai-kontroll és az operatív-kontroll együttműködéséhez és megvalósításához. Informatika-controlling több perspektívában Operatív perspektíva Stratégiai perspektíva Controller Folyamatok perspektíva Pénzügyi perspektíva Informatikai Stratégia Munkatársak perspektíva Tervezés Humán Erőforrás Gazdálkodás Informatikai Informatikai Informatikai Fejlesztés Beruházás Üzemeltetés Ügyfelek perspektíva Informatikai Szolgáltatás Service Desk Ügyfélszolg. Minőségbizt Minőségbizt Minőségbizt Minőségbizt Minőségbizt Copyright@veryz Stratégiai horizont Operatív horizont Stratégiai horizont Az informatika ma már nem egyszerűen költségtényező, hanem stratégiai fegyver a versenyképesség növelésében és fenntartásában. Mint egyik alapvető stratégiai eszköz kiemelt figyelmet érdemel. A vállalati távlati tervekből illetve elvárásokból levezetett teljesítményértékelési és irányítási rendszereket kell alkalmaznunk. Erre használjuk a Balanced Scorecard (BSC), azaz a kiegyensúlyozott stratégiai mutatószám-rendszert. A BSC alkalmazása által lehetővé válik a vállalati-stratégia illetve az informatikai-straté- 7

8 gia mutatószámokkal és mutatószám összefüggésekkel való konkrét leírása, a stratégia megvalósításának követése és a stratégiai visszacsatolás megoldása. Mutatószámrendszer kialakításával átfogó, összefüggő, ok-okozati képet kapunk az irányításhoz. Az BSC-t controlling-, kommunikációs-, információs- és tanulási-rendszerként is használjuk. Két szinten: a stratégiai irányítás illetve az operatív szabályozás szintjén. A BSC általában 4 perspektívát használ a stratégia leképzéséhez. A többdimenziós mutatószámrendszer kialakításához: Ez nem kötelező érvényű, lehet több dimenziót is használni. A perspektíva egyaránt jelent üzleti nézetet és üzleti távlatot. A BSC nem csupán méri, hanem elő is segíti a változásokat. Alapvető eszköz a kétszintű-irányításban, mert a stratéga leképzésén túl, összekapcsolja a stratégiai célokat az operatív tennivalókkal. A mutatószám összefüggéseket a következő ábra mutatja. Egy informatikai egység stratégiai térképe Pénzügy Ügyfelek Üzleti folyamatok Munkatársak Árbevétel Árbevétel növekedés növekedés Informatikai Informatikai szolgáltatások szolgáltatások Munkatársak Munkatársak képességei képességei Piaci Piaci Részesedés Részesedés IT IT / / Business Business összehangolás összehangolás Képzés, Képzés, Továbbképzés Továbbképzés Munkatársi Munkatársi elégedettség elégedettség Cégérték Cégérték Ügyfél Ügyfél meg- megelégedettséelégedettség Informatikai Informatikai Üzemeltetés Üzemeltetés Technológia és Technológia és Alkalmazás- Alkalmazásfejlesztéfejlesztés Csoport Csoport képességek képességek Fedezeti Fedezeti hozzájárulás hozzájárulás Szolgáltatás Szolgáltatás minőség minőség Ügyfélszolgálat Ügyfélszolgálat Service Service Desk Desk Team-munka Team-munka fejlesztése fejlesztése Motiváció Motiváció Informatika-Scorecard Az Informatika-Scorecard a kétszintű irányítási-rendszer központi eleme. Az üzleti stratégia megvalósítását és megváltoztatásának gyors felismerését szolgálja. A Scorecard mérésközpontúsága segíti a kritikus üzleti folyamatok követését, értékelését és befolyásolását. Alapját a stratégiából levezetett mutatószámok ok - okozati összefüggések láncolata adja. Nem a jelenlegi működést, hanem a jövő illetve a közeljövő céljait tartalmazza. Tükrözi az informatikai egység stratégiai céljait, azok összefüggéseit és a célok- 8

9 hoz vezető teendőket. A célokat konkrét cselekvési mozzanatokra bontja le és kommunikálja azt az összes érintetnek, szereplőnek. A pénzügyi célkitűzéseket - a pénzügyi mutatókat - összeköti a nem pénzügyi mutatókkal, az ún. teljesítménymutatókkal. Átláthatóvá teszi az ok - okozati összefüggéseket. Scorecard keretet nyújt a vezetőknek, hogy összefüggő, kiegyensúlyozott mutatószám rendszer segítségével követni tudják a stratégia megvalósulását. A BSC alkalmazásnak a legnagyobb jelentősége abban van, hogy a pénzügyi mutatók ok okozati alapon össze vannak kapcsolva a teljesítménymutatókkal, így a változások okai és a változást okozó teljesítmények illetve azok hatásai is jól láthatóvá válnak a vezetői munkához. Néhány teljesítmény mutatót az alábbi táblázat tartalmaz. Általános teljesítmény-mutatók IT-költségek per forgalom 2,76% IT-beruházás per forgalom 0,80% IT-költségek per munkatársak IT-költségek per informatikai munkatársak IT-költségek per PC / Kliens eszköz Ft Ft Ft Az IT munkatársak aránya 65,00% Az IT kliens eszközök per IT munkatársak 5,00% Az IT munkatársak aránya Az IT kliens eszközök per IT munkatársak Üzleti alkalmazás teljesítmény-mutatók 28,20 Ft 31,10 Ft Fejlesztési költség per alkalmazás Karbantartási költség per alkalmazás (havi) Support-költség per alkalmazás (havi) Szoftver-license költség per 100 felhasználó Szerverinfrastuktúra költség per alkalmazás Kliens eszközök teljesítmény-mutatói Hw- és Sw-költség per PC-felhasználó Suppport-költség per PC-felhasználó (havi) Karbantartás-költség per PC-felhasználó (hó) Üzem- és állásidő költsége per PC-felh. (havi) Ft Ft Ft Ft Ft Ft Ft Ft Ft Projekt teljesítmény-mutatók (BMS FI, CO bevezetés) Proj-ktg. - Külső személyek per felhasználó Ft Proj-ktg. - Belső személyek per felhasználó Ft Proj-ktg. - Software per felhasználó Ft Proj-ktg. - Hardware per felhasználó Ft ROI 99,00% 9

10 Erőforrások 4 Az informatika controlling-rendszere A Informatika Controlling Architektúra a gyakorlatban is jól használható sémát nyújt számunkra. Összefüggő, együttműködő építőelem választékkal jól támogatja a rendszerszerű irányítást illetve a transzparenciát. A ház az controlling centruma, a többszólamú szakmai és vezetői párbeszéd színtere. Az Informatika-Controlling Architektúra -ja Mutatószám-rendszer HRM TERV ELEMZÉS Döntés TERVEZÉS VEZETŐI INFORENDSZER Felhasználó Termék Szolgáltatás Projekt Kapacitás Teljesítmény Kompetencia FELÜGYELET ITX Informatikai Adatbázis SZOLGÁLTATÁS Controlling SERVICE DESK Controlling Informatikai ÜZEMELTETÉS Controlling SPOC Informatikai FEJLESZTÉS Controlling Informatikai BERUHÁZÁS Controlling ÖSSZEHANGOLÁS Új architektúra Új folyamat Változtatás Optimalizálás Integrálás Kiterjesztés Kihelyezés Kliens eszközök Szakemberek Alkalmazások Hálózatok Adatbázisok Nyomtatók Szerverek Védelmi eszközök Copyright@veryz Az informatika-controlling rendszerének megtervezésekor illetve kialakításakor keretként szolgál. Alapja az infokommunikációs-erőforrások (materiális-, immateriális-, humán-erőforrások) részletes számbevétele illetve azok változásainak a követése. Oszlopai, az informatika széleskörű felügyelete illetve az üzleti célok, igények folyamatos összehangolása az információtechnológiai kínálta lehetőségekkel. Moduljai azok az informatikai részterületek (folyamatok), melyek a rendszert teljesen lefedik. Megvalósítják többszempontúság követelményeit. A ház csúcstere az informatika-irányítás színtere. Az elemzési, tervezési, értékelési, döntéselőkészítési, döntéshozási, intézkedési tevékenységek ellátása illetve a kompetenciák menedzselése. 10

11 A modell az informatika-rendszerben rejlő tagoltságot, rétegződést illetve komplexitást vetíti elénk. Jól látható, hogy a kontroll kiterjed, az adott vállalatnál létező összes felelősségi-területre, azokat részfunkcióként értelmezve illetve kezelve. Az informatikacontroller a szakterületek vezetőivel akik vezetői feladataik során controller-i tevékenységet is ellátnak működik együtt. A részterületek, melyek egyben felelősségi egységek, kontroll tényezőivel számol. Az információkat részterületekkel közösen kezelt adatbázisból nyeri. Ez az adatbázis az ITX-adatbázis, mely tartalmaz minden adatot, ami az informatika-controlling tevékenységhez szükséges. Az ITX kialakítása az informatikai részterületek és a controller közös munkájával valósítható meg. Az informatikai-egység szabályozási részterületei: 1. Üzemeltetés-controlling mely az informatikai eszközök működtetésének, a működés folyamatos fenntartásának illetve a hibaelhárításnak a pénzügyi-üzemgazdasági kontrollját jelenti. Célja a költségfigyelésen túl a költségekhez rendelt teljesítmények követése és szabályozása. 2. Szolgáltatás-controlling mely a belső és külső szolgáltatási-szerződés megállapodások (Service Level Agreement) tartalmi tényezőinek (pl: ár/díj, teljesítmény, kapacitás, kompetencia) a pénzügyi-üzemgazdasági kontrollját jelenti. Célja a kapacitás-lekötés és szolgáltatás-minőség követése és szabályozása. Az egyes szolgáltatások fedezetének kontrollja. 3. Fejlesztés-controlling mely a megújulás pénzügyi-üzemgazdasági kontrollját jelenti. Célja a különböző fejlesztési projektek (folyamat-, architektúra-, alkalmazás-, HR- és módszer-fejlesztés) költségeinek, teljesítményeinek illetve eredményeinek a követése és szabályozása. 4. Beruházás-controlling mely az eszközök tervszerű, gazdaságos beszerzésének a pénzügyi-üzemgazdasági kontrollját jelenti. Célja a beruházási döntéshozási-folyamat szakszerű támogatása, hogy olyan eszközök kerüljenek beszerzésre, melyek technológiailag is illeszkednek a vállalat információtechnológiai rendszerébe. A kiválasztást technikákkal támogatja. 5. Ügyfélszolgálat-controlling mely az incidens- és problémakezelés pénzügyi-üzemgazdasági kontrollját jelenti. A Service Desk / Help Desk az egyetlen intézményes kapcsolódási pont (SPOC) az informatikai szakemberek és a felhasználók között a problémák kezelésében 11

12 5 Informatikai üzemeltetés-controlling Ahhoz, hogy irányítani tudjuk a kiterjedt informatikai-hálózatot, annak összes összetevőjéről (hálózati berendezések, szerverek, nyomtatók, kliens eszközök, felhasználók) részletes nyilvántartást kell vezetnünk. A nyilvántartásom túl folyamatosan kezelnünk kell az eszközök és komponensek összetételében és tulajdonságaiban bekövetkezett változásokat is. (Asset- and Change-Management) Az üzemeltetés kapcsán mindenkor átfogóan és részletesen ismernünk kell, hogy milyen hálózatot, hálózatokat, szervereket és kliens eszközöket üzemeltetünk illetve irányítunk. A számítógép-hálózat maga a számítógép SUN Co. szlogen ezt erősíti bennünk. A feladatnak az összetettsége abból is adódik, hogy a többnyire kliens szerver alapú számítógépes-architektúra nyitott, földrajzilag kiterjedt és általában heterogén összetételű. A hálózat több és többféle hálózati protokoll szerint bonyolít(hat)ja a hálózati adatforgalmat a hálózati szereplők között. A TCP típusú protokoll konnektálás-orientált protokoll. A kliens felelőssége a konnektálás (a kapcsolat) kezdeményezése, míg a szerver felelőssége, hogy várjon a kliens(ek) kezdeményezésére és minél gyorsabban kiszolgálja azokat. Ezt a technológiai alapállást követi az üzemeltetés technológia-controllingja is. Az infokommunikációs-erőforrások három fő erőforrás-csoport köré csoportosulnak, melyek a következők: 1. A kiszolgáló-egységek (Servers) A kiszolgáló-egységek tömeg-kiszolgálók. A kiszolgáló-egységek (akárcsak a pincérek vagy a bolti eladók) azért vannak, hogy a kliensek (ügyfelek) kéréseit fogadják és gyorsan teljesítsék azokat. Esetünkben ebbe a körbe tartozik minden olyan erőforrás (hardware, software, HR) mely az alkalmazások (Applications) vagy az azokhoz kapcsolt adatbázis-kezelő eszközök (Database Management System) felől érkező kliens kéréseket fogadják, kiszolgálják vagy átirányítják más kiszolgálók felé. Az alkalmazás-kiszolgálókon túl, kiszolgáló lehet egy speciális (pl: Color LaserPrinter) vagy egy nagyteljesítményű nyomtató is, mely a PrintServer-en keresztül érhető el. Ez a kiszolgáló a nyomtatási kéréseinket szolgálja ki. 12

13 2. A hálózatok (Networks) A hálózatok speciális kiszolgálók. Az ő szerepük az, hogy összekapcsolják az infokommunikációs erőforrásainkat és komponenseinket illetve gyorsan, hibamentesen lebonyolítsák a kliens kéréseket, a szerver válaszokat és adatforgalmat az erőforrások között. A hálózatok a kapcsolatteremtésen és kapcsolattartáson túl, csomagszállítást is végeznek. Ezek azok a csomagok melyben az adataink továbbítódnak. A hálózati forgalom, az alkalmazott hálózati-protokoll (pl: TCP/IP) szabályai szerint bonyolódnak. Összefoglalva: az adathálózatok szolgálják ki a adatkapcsolati- és adatszállítási-kéréseinket. 3. A kliens eszközök (Clients) A kliens eszközök személyes kiszolgálók. A felhasználók (users) személyi tevékenységeit illetve a kiszolgáló-egységekkel (servers & networks) való kommunikációnkat és együttműködésünket szolgálják. Ez többféle kliens-eszköz együttes használatát (is) jelentheti, pl: asztali gép (PC), hordozható gépek (Notebook, Palmtop), mobiltelefon (Smart Telephone), MS Office eszközök, stb. Az informatikai erőforrások számbavétele Az informatikai erőforrások hatékony üzemeltetésének alapvető feltétele a megosztottés elosztott-erőforrások központi felügyelete. Az informatikai erőforrások gyorsan avuló erőforrások. Transzparens és hatékony üzemeltetésük csak oly módon valósítható meg, ha pontosan tudjuk, milyen hardware és software berendezésekkel, eszközökkel és kapcsolódásokkal valósítottuk meg azt. Alkatrész és program - azaz komponens - szintig lebontott nyilvántartásra van szükség, hogy követhetők legyenek az üzemeltetés paraméterei illetve anomáliái: a hibaészlelés és a hibaelhárítás. Ehhez fontos, hogy az egyes komponensek működése felügyelhető és mérhető legyen. Erre szolgálnak a különböző operációs-rendszerek és felügyleti-rendszerek (BMC Patrol, HP OpenView, CA Unicenter, IBM Tivoli, Dell ManageView, stb) széleskörű funkcióköre. Az informatikai eszközök és komponensek analitikus nyilvántartásai A hatékony üzemeltetéshez ismernünk kell az összes eszközünket, azok komponenseit és a működés helyét. 13

14 Materiális eszközök és komponensek nyilvántartása A számítógép is gép. Olyan gép, melynek felépítése, működése gyorsan változtatható és ezáltal más teljesítményt nyújt, más kapacitással dolgozik, más szerepet tölt be az információs-tevékenységek kiszolgálása során. Igaz, mindez összetett szakértői munka árán valósul meg. Az információtechnológiai eszközök kézzelfogható (hardware) komponensei és konfigurációi mutatják alapvetően számunkra, hogy milyen gépet illetve gépeket üzemeltetünk. A nyilvántartás kezelése többirányú feladat. A következő feladatokra terjed ki: : Eszköz- és komponens-leltár (Asset Managemet) Konfigurációkezelés (Configuration Management) Az előzők változásainak a kezelése (Change Management) Az eszköz- és komponens-leltár magas szintű alkatrészismeretet is igényel, ezért csak az informatikai szakterület (részleg) végezheti hatékonyan és megbízhatóan. Azonban a nagy mennyiségű és földrajzilag kiterjedten működő gépek és berendezések részletes, komponensszintű leltározását csak erre a célra kifejlesztett célprogramokkal, szoftver-eszközökkel érdemes végezni. Ezek az eszközök igényeink szerint és ütemezve is bármikor pontosan és megbízhatóan elkészítik a leltározást és a változáskezelést. Ilyen eszköz pl: az Intuite Track-IT, amit az alábbi sémával szemléltetünk: 14

15 Szerver-leltár minta TAS HP PROLIANT SuSe Linux Feladata Helye IP címe CRM alkalmazás-szerver Szerverszoba Hardver konfiguráció CPU darab típus órajel SHARED méret átlagosan szabad DISC RAM méret átlagosan szabad BACKUP típus kapacitás DEVICE SWAP méret átlagosan szabad CD-ROM darabszám DEVICE LOCAL méret átlagosan szabad EGYÉB jellemzők DISC ESZKÖZ MEGJEGYZÉSEK Cluster működés A cluster-ben lévő számítógépek A működés leírása, package-ek MEGJEGYZÉSEK Alkalmazások és adatbázis-kezelő szoftverek Név Pontos verzió Leírása / feladata / megjegyzések Állapota MEGJEGYZÉSEK Szoftverek komponensek, terminál emuláció Név Pontos verziószám Leírása / feladata / megjegyzések Állapota MEGJEGYZÉSEK Rendszerfelügyelet szoftver komponensek Név verziószám Leírása / feladata / megjegyzések Állapota Patch-ek MEGJEGYZÉSEK Költséghely Kiss Kálmán (CRM-alkalmazás rendszergazda) 15

16 Immateriális eszközök és komponensek nyilvántartása Az immateriális eszközök csoportja a software-eszközök és software licencek. A software az összes informatikai eszköz közül a legköltségesebb erőforrás, mely fokozott figyelmet és gondoskodást igényel. A cégeknek több és többféle módon beszerzett szoftver eszköze van használatban és azon kívül. Ezek több gyártótól származnak eltérő licencpolitikával és feltételekkel. Nem elég pontos nyilvántartást vezetni a szoftverlicencekről és hatékonyan kezelni azokat. Ha nem a megfelelő licencszerződést kötöttük, akkor kidobunk pénzt az ablakon. A szoftverengedélyezési megállapodások számos félreértést és csapdát rejtenek. A cégek általában nem ismerik a különböző licencelési szabályokat, nincs módszerük sem arra, hogy az a szoftver található a gépeken, amit licencelnek. Ezért felkészült, a tartalmat illetve a licencelési változásokat követő és értő szakembernek kell kézben tartani a licencgazdálkodást. Ez a felelős személy lehet például az informatika controller. A jogszerű szoftverhasználat három kritériuma: Elegendő számú licenc birtoklása Egy adott szoftvertermékből a felhasznált példányszámhoz a gyártó vagy forgalmazó által előírt mennyiségű felhasználási engedély (licence) álljon rendelkezésre. Szabályos beszerzési mód A licencek beszerzésének módja feleljen meg a szerzői jog birtokosa rendelkezéseinek. (szürke-import tilalma vagy OEM szabályok, stb) Előírásszerű felhasználás A licence birtokában a folyamatos felhasználás során ne sértsék meg a licence illetve a csatlakozó illetve kiegészítő dokumentumok előírásait. (pl: MS PUR) 16

17 PC Software-nyilvántartás A gép leltári száma: B Leltározás kelte: Osztály / Üzleti egység: A PC felhasználójának neve: Raktár / Kereskedelem Véry Éda A felhasználó azonosítója: A felhasználó elérése: Tel: eda@bms.hu Software Installációk Software Megnevezés Verzió-szám Kibocsátó Telepítve Écs % Windows Microsoft Corp Word Microsoft Corp Excel Microsoft Corp Powerpoint Microsoft Corp Acrobat Reader Adobe Norton Antivirus Norton Co Track-It! DEMO 6. 0 Intuite Photoshop Adobe A hálózati-eszközök nyilvántartása Az eszközök fókusza miatt figyelmünk alapvetően a vállalati tulajdonában és kezelésében levő lokális- (LAN), nagytávolságú- (WAN) vezetékes-hálózatokra illetve a lokális vezetéknélküli-hálózatokra (WLAN) terjed ki. A hálózatok különböző hálózati-eszközökből és komponensekből (pl: hálózati-kártyák, útválasztók, kapcsoló-berendezések, átjárók, vezetékháló, konnektorok, stb) épülnek, melyek akár földrajzilag szétszórtan helyezkednek el. Ezért célszerű ezt a nyilvántartást olyan software megoldásokra bízni, melyek ütemezve, automatikusan felkutatják, feltérképezik és hálózatfelügyeleti-adattárba írják (nyilvántartásba veszik és aktualizálják) az összes hálózati csomópontot, hálózati eszközt és komponenst. Ez a virtuális hálózati-környezet felügyeletének alapja. Az informatikai-üzemeltetés felügyelőrendszerek nélkül nem képes követni, mérni, átlátni és kezelni a kiterjedt és megosztott informatikai rendszert. Kompetencia-nyilvántartás A gyorsan változó, megújuló informatika talán a legjelentősebb erőforrása, maga az ember. Az informatikai-szakemberek sokrétű képessége és szaktudása. A szakértők speciális képességei, mely a gyakorlatban fejlődik magas szintre. Voltaképpen a tudás, gyakorlati tudás. Tudni annyit tesz, mint tenni tudni. Az elmélet a gyakorlat eszköze. A tudás tettekben nyilvánul meg illetve emberekben, tárgyakban testesül meg. 1 A szervezeti-tudás az emberek, a gondolkodás, a nyelv és az ismeretek szövedéke illetve a szervezeten belüli és szervezetközi párbeszéd eredménye. A szervezeti-tudás nem jól másolha- 1 Nyíri Kristóf: Az enciklopédikus tudás (Mindentudás Egyeteme 2003 december 15) 17

18 tó, így a versenyképesség egyik meghatározó tényezője. A tudáselemek tudatos kezelése és kontrollja minden tudásalapú-szervezet alapvető feladata. A szervezeti belső- és külső-képzés kontrolljának egy eszköze az alábbi megoldás. Az informatika-controller feladatai közé tartozik a HR-fejlesztés üzemgazdasági felügyelete is. Képzési jelentés Költségek (eft) A vezetőképzés alakulása I. né II. né III. né IV. né idő terv tény várható záróállomány (Fő) Az Office-ra képzendő állomány alakulása I. né tény II. né tény III. né tény okt. várh. nov. várh. dec. várh. idő Éves Göngyölített Hátralévő Várható Várh.tény terv tény kihaszn. (%) várh. érték tény eltérés kihaszn% Áthozat (előző évről) eft Alapképzés eft Minőségbiztosítás eft Munkavédelem eft Tűzvédelem eft Szakmai továbbképzés eft Információ-technológia: Windows 2003 Server eft SuSe Linux Certificate eft Notes Certificate eft SQL Server2000 Adm. eft MS Office 2003 eft Alkalmazások: SAP FI, CO eft SAP BW eft OLAP Express eft Módszertanok: eft PMI PMBOK eft Vezetőképzés: Balanced Scorecard eft Képzés összesen eft Mindösszesen eft EU támogatás eft

19 Költséghelyi controlling Az egyes költségnemek az erőforrások tagoltságát követve jól kialakíthatók. (pl: anyagés alkatrészköltségek, bér- és személyi-költségek, bérek közterhei, belső- és külső- szolgáltatások költségei, értékcsökkenés, stb) A controlling kalkulált azaz nem tényalapú, hanem számolt vagy becsült költségnemekkel is számol, mert a tulajdonosi szemlélet és érdek ezt kívánja meg. Ilyen például a kalkulált kamat, mely a beruházáskor feláldozott tulajdonosi tőke elmaradt hozama (kapott kamat), vagy a kalkulált écs, mely a gyorsított értékcsökkenési leírás egy speciális alkalmazása. A vezetői-eredményszámítást, értékelést szolgálja. Mindkettő a vezetői vagy tulajdonosi döntésből származik. Nem számviteli-, hanem vezetési-, irányítási-tényező. A költséghely szintű költségszámítás, egyrészt a felelősség, másrészt az okozati-elv alapján rendszerezi a költségeket. A költségeket egyrészt a felelősökhöz, másrészt az okokat kiváltó teljesítményekhez (melyek az üzemeltetés során felmerültek) rendeljük. Ez a controlling költséghelyi szemléletének alapja. A szolgáltatás-kalkulációban az egyedi költségeket közvetlenül, míg az általános költségeket közvetve számoljuk a költségviselőre, azaz jelen esetben a szolgáltatás-tételre. Az általános költségeket általában valamilyen belső megállapodás szerint kialakított költségfelosztási procedúra szerint osztjuk a szolgáltatásokra. Ezt korszerűen úgy oldhatjuk meg, hogy a költségnem és a költségviselő kalkuláció közé költséghely-számítást építünk, mellyel számításba vehető a költséghelyen felmerült összes költség, amit a szolgáltatás okoz. Lehetővé válik, hogy igazságosabban és differenciáltan (felelősségi területenként eltérő kulccsal) osszuk el az általános költségeket. A költség-controlling elsősorban az általános (közvetett) költségek felosztásának módszerére összpontosít. Alkalmazott költséghely-típusok: 1. Üzleti kiszolgáló-egységek (primer költséghelyek) - Alkalmazás kiszolgálók - Hálózati kiszolgálók - Kliens kiszolgálók 19