Tárgyszavak: minőségirányítás; folyamatirányítás; folyamatmodell; innováció; K+F; dokumentálás.

Átírás

1 ÁLTALÁNOS ÉS IRÁNYÍTÁSI KÉRDÉSEK Miként célszerű bonyolult folyamatokat kezelni? Tárgyszavak: minőségirányítás; folyamatirányítás; folyamatmodell; innováció; K+F; dokumentálás. Folyamat lehet egy ország irányítása vagy akár egy egyszerű részmunka. Az üzleti életben rendkívül fontos a folyamatok irányítása, az általános szabály pedig az, hogy minél nagyobb a szóban forgó folyamat, annál nehezebb azt kézben tartani. Ezért igyekeznek a szervezetek, tevékenységek irányítói eljárási rendet írni, hogy segítsék folyamataik irányítását. A legtöbb korszerű üzleti tevékenység kulcsfontosságú eleme az innováció: a sikeres szervezetek mindig törekedni fognak új ötletek, eljárások bevezetésére, folyamataik jobb irányítása érdekében is. A mai üzleti tevékenység egyik legnagyobb kihívása az egyensúly megtalálása az innovációs igény és a folyamatok kézbentartásának szükségessége között. Az ISO 9001-re épülő minőségirányítási programoknak is lényeges eleme az eljárási rend. Széles körű elfogadottsága okán is jelentős sikernek kell tekinteni a szabványnak való megfelelés elérését. Ezért oly módon kell foglalkozni az ISO 9001 modelljének bevezetésével, hogy a kontrollálás és innováció igénye megfelelően összeérlelődjék. Bonyolult folyamatok egyszerű folyamatok Az ISO 9001 bevezetésében is szerepel a folyamat megközelítési módjának modellje, amelynek alapja a PDCA (plan do check act, tervezd meg, végezd el, ellenőrizd, avatkozz be ha szükséges). Hasonlóan célszerű alapmodell látható az 1. ábrán. Ez utóbbi modell elegendően rugalmas a működés bemutatására, és eltérő méretű szervezetek használhatják (akár egy nagy részvénytársaságnál egyszerű gépírási, irodai) munkafolyamataik összefogására. A folyamatok kimenetei

2 rendszerint más folyamatok bemenetei lesznek, de szükség szerint alkalmazni lehet visszacsatolási hurkokat is. visszacsatolási hurok szükség szerint A bemenet B bemenet átalakulás első kimenet második kimenet következő folyamat visszacsatolási hurok szükség szerint 1. ábra Folyamatmodell Gyakorlati megnyilvánulási példák Olyan hatalmas gyártók bemenetei, mint pl. a General Motors, lehetnek emberek, anyagok, tőke; ezekből kialakuló kimenetek: gépkocsik, bérek, adók, hozzájárulás közösségi tevékenységekhez. Bonyolult, összetett tevékenység: nagyobb városok forgalma befolyásolja mindenki napi ingázását. A bemenetek: gépkocsik, földalatti vasúti járművek, kerékpárok, közúti és vasúti infrastruktúra, járművezetők, közlekedők, közlekedési szabályok és információk. A kimenetek: munkahelyükre érkező, ill. munkaidejük után hazaigyekvő emberek stb. A bemenetek lényegében sok ezer ember napi mozgásának folyamatát írják le. A folyamatok dokumentációja megtalálható a közlekedési szabályokban, a vezetők nyilvántartásaiban, az utak, vasutak stb. térképein, specifikációkban. A bemenet lehet olyan egyszerű és kézzelfogható fogalom, mint egy kerékpár, és olyan elvont, mint a közlekedési törvények. Egyszerű tevékenység: olyan alaptevékenység esetén, mint amilyen pl. szavak írása (szövegszerkesztő programot használva), két bemenetre van szükség: számítógépre és szerzőre (gépkezelőre). A kimenet a számítógép adatrögzítőjén található (fájl). Ezekhez hozzákapcsolható egy másik berendezés (amelynek ez a fokozat a bemenetét adja), pl. nyomtató. Egyik folyamat a másikba kapcsolódik A felsorolt példákban egy-egy bemenet valószínűleg önmagában is külön folyamat lesz. Pl. az egyszerű szövegírási tevékenységben egyik

3 bemenetet a betanított gépkezelő személy jelenti. Betanításának műveletsorozata önmagában is folyamat, amelynek bemenetei az oktató, a tanuló, a számítógép és a könyvek, kimenete pedig a betanított gépkezelő. Hasonlóan folyamat egy-egy tanfolyami osztály megszervezése: oktatók toborzása, megbízása, a betanítási kézikönyv kiválasztása stb. (2. ábra). átalakulás átalakulás átalakulás kimenet kimenet bemenet kimenet bemenet kimenet A folyamat B folyamat C folyamat 2. ábra Folyamattérkép Hozzáértők számára a kapcsolódó folyamatok leírása olyan, mint játék a szavakkal, mégis, az elrendezés feldarabolása, a funkciók bemutatása sok esetben alkalmas a dolgok tisztázására, bonyolultabb folyamat dokumentálására, a gondolatok megfelelő logikai sorba rendezéséhez és a munka kezelhető részekre bontására. A különféle bemenetek meghatározása után mindegyiküket a legmegfelelőbb módon lehet dokumentációba illeszteni. Különösen nagy segítséget jelent az ilyen eljárás bonyolult folyamatok leírásában, amikor a külön-külön is nagyszámú bemenethez ugyancsak összetett folyamatok tartoznak. Ekkor a különválasztható jelleg minden egyes bemenet lehető legvilágosabb leírását engedi meg, így ellenőrizhetővé válik, ill. megújítás esetén könnyebben cserélhető; a nagy folyamat egy-egy dokumentált bemenetét a teljes folyamatleírás megbontása nélkül lehet változtatni. A folyamatmodell alkalmazásban A példaként vizsgálandó modell legyen valamilyen termék kutatásának/fejlesztésének előkészítése, vizsgálva a jövőbeni gyártást és az adott folyamatba illeszthető részfolyamatokat, építőelemeket (3. ábra). Az ábra bemutatja (az eljárás dokumentálásáig), hogy milyen típusú dolgokat szükséges dokumentálni. A bemenetek között van:

4 meghatározott típusú marketingfolyamatban dokumentált információ (pl. piackutatási beszámoló), vagy felkérés marketingmunkára az új konstrukcióval kapcsolatban; konstrukciós leírás a tervezői csoport által megfogalmazott leírás arról, hogyan fog a szóban forgó eszköz vagy részegység működni; anyagbeszerzés a kutatási/fejlesztési projekthez szükséges anyagok rendelkezésre bocsátásának leírása (valószínűleg ezt az anyagbeszerzési csoport készíti el). hitelesítés bemenetek kimenetek marketing terv beszerzett anyag kutatás és fejlesztés tervspecifikáció termékminták a bemenetek új készlete értékelés 3. ábra Kutatási/fejlesztési példa A K+F munkától várt kimenet: tervleírások, rajzok, fénymásolatok, termékminták (pl. prototípusdarab). A konstrukciós leírások és termékminták elkészülte után azokat ellenőrizni kell, szükség szerint kiértékelve. Az eredményeket hozzáférhetővé kell tenni a bemeneti oldalon levők számára. A K+F folyamat kimenetei más folyamatok (termékminták jóváhagyása, nullszéria lefuttatása stb.) bemeneteit adják. Belép a képbe az ISO 9001 Már a K+F eljárás írásakor be lehet vezetni az ISO 9001 modellt. A terv alapja, az ISO 9001 meghatározza a termékkonstrukció és termékfejlesztés alapvető követelményeit, a következők szerint:

5 tervezés a tervezési folyamat terve, kinek mi lesz a feladata, előzetes időkeretek; bemenetek a folyamat indításához rendelkezésre álló információk; kimenetek a tervezési folyamat eredményei; áttekintés értékelés az előrehaladásról; ellenőrzés hitelesítés meggyőződni arról, hogy az eredmény megfelel-e az eredeti terveknek; értékelés meggyőződni arról, hogy az eredmény megfelel-e a fogyasztói igényeknek; a változások ellenőrzése megfontolni, hogyan vezethetők be a változások a jövőbeni konstrukcióban. A következő hasonlóságok láthatók a folyamat és a 3. ábra tartalma között: a PDCA ciklus érvényesül a fenti felsorolás bemeneti és kimeneti felsorolásaiban. A be- és kimeneti modell áttekintésekor az eljárás módja már formába önthető. Nem szabad elfelejteni, hogy a folyamatot annak kialakítása közben mérni is kell, szükség szerint kiigazítást bevezetve. Mindezeket be kell vezetni az eljárás leírásába, eleget téve a PDCA folyamat követelményeinek. Összeállítani a folyamat egészét Mint látható, külön eljárások szükségesek a marketing, a tervezési és a beszerzési tevékenységre. A vonatkozó tevékenységek és eljárások összekötése a valamennyit felölelő ISO 9001 eljárási rend szerint alakul egységes K + F folyamattá. Minden egyes részleg területére figyelembe kell venni további újító jellegű felvetések megjelenését, amelyeknek a folyamatokba illesztésében része van a minőségirányítási rendnek. Esély van arra is, hogy az ilyen innováció nyomán csak egy osztály eljárási rendjét kell változtatni ahhoz, hogy a folyamat egésze jobb legyen. Más szavakkal, gondoskodni kell az átfogó folyamatstruktúra egységét megtartó szabályozási elemről, elsősorban az átfogó rendben. Marketing Részletezés tekintetében saját megítélésük szerint a marketing munkacsoport írja le, miként érkezik el az új termék marketingspecifikációjáig (benne a termék várható árára és arra is kitérve, hogy mikorra tehető a termék iránti konkrét igény megjelenése).

6 Tervezés A tervezőcsoport írhatja le a bemeneteket és a terméktervezés menetét. Részletezése a munkacsoport megítélését tükrözi. Ez az eljárási rend tartalmazhatja a tervezés ellenőrzés kimenetek ellenőrzés és értékelés rendjét. Ugyanez szolgálhat referenciainformációként a beszerző munkacsoport számára az alapanyagok és részegységek beszerzésének tervezéséhez. Beszerzés Az anyagbeszerző munkacsoport hivatkozásokat készíthet arról, hogy miként bocsáthatók rendelkezésre az anyagok az új konstrukciókhoz. Az eljárási rend írása Az átfogó K+F folyamat számára (a marketing, a műszaki és a minőségügy területéről) vezető beosztású személy írhatja az eljárási rendet. E leírásnak nem kell tartalmaznia a munkacsoportok közötti munkamegosztást, azonban címezhető benne az egyes részek összeállításának rendje és a következők szerinti általánosabb kérdések: (hivatalosan) minként indul, zárul, ill. törölhető egy-egy projekt; mi történik, ha a marketing által kitűzött árszint vagy időkeret nem tartható; miként ellenőrizhetők, ill. tarthatók kézben a konstrukciós változtatások? Amikor a fenti, ill. hasonló kérdésekre a válaszok kialakulnak, teljesítjük a PDCA ciklus lépéseit. Az ellenőrzési, ill. cselekvési lépésekkel kapcsolatban a folyamatleírásnak részleteznie kell, hogyan mérhetők a K+F folyamat eredményei (a kimenetek) a jobbítani valók tekintetében, vagyis: elkészülnek-e időben a tervek? Segíti-e az eljárás a szervezetet minőséggel kapcsolatos céljainak elérése érdekében, vagyis minőségpolitikájának megtartásában? Megfelelő szintű-e a kiértékelés üteme? Miután meghatározták a mérési módszereket, milyen intézkedésekre lehet szükség a mérések jobbítása érdekében? A fentieket az ISO 9001 minőségmodell folyamatos jobbítása részeinek lehet tekinteni.

7 Egyéb szabályozás Ide tartoznak pl. a nukleáris szabályalkotó bizottság előírásai (NUREG, Nuclear Regulatory Commission Regulation), a gépkocsikra vonatkozó szabványok előírásai (a SAE, Society of Automotive Engineers által meghatározott előírásai) stb. Fontos ismerni, felismerni a vonatkozó specifikációk, szabályok abszolút előírásait; alkalmazásukkor gondosan ügyelni kell az egységes, egyértelmű szóhasználatra (követve a szabványok előírásait, szóhasználatát). Be- és kimeneti jellemzők Kétféle folyamatmodell használata a bemenetek és kimenetek PDCA és ISO 9001 szerinti kezelése és a folyamatok részekre tördelése (logikájuknak megfelelő módon) alkalmazható bármilyen eljárás leírására. A leírások egyszerű szinten tartása megkövetelheti külön leírás készítését a minőségügyre, ill. a folyamatos jobbításra vonatkozóan. Már bejáratott, elfogadott rendszerben is kialakulhat változtatási kényszer, pl. a folytonos jobbítási kezdeményezések bevezetésekor, akár csak a huzamosabb használat ideje miatt is. Ekkor az eredeti műveleti eljárást célszerű átírni (a felülvizsgálat eredményeinek megfelelően). Az olyan cég, amely már bevált eredményekkel alkalmazza a folyamatok leírtak szerinti egyszerűsített eljárását, egyszerű, könnyen olvasható, vagyis jobb eljárásokkal dolgozhat. Az emberek jobban meg fogják érteni a dokumentációt, jobban méltányolják az ISO 9001 szabvány szerint kialakított és dokumentált eljárási rendet. Az innováció lehetőségeit figyelembe vevő egészséges kontroll mindig megfelel az adott cég arra irányuló vágyainak, hogy az elvárásokat teljesítse és meg is haladja, ami valóban sikerekhez segít. Összeállította: Cserhalmi Ferenc Baker, R.: Digesting complicated processes. = Quality Progress, 39. k. 7. sz p Dombrowski, V.; Hennersdorf, S.; Schmidt, S.. Grundlagen ganzheitlicher Produktionssysteme. = Zeitschrift für wirtschaftlichen Fabrikbetrieb, 101. k. 4. sz p