Tudásmenedzsment a termékfejlesztésben

Átírás

1 A VÁLLALATVEZETÕK IDÕSZERÛ FELADATAI Tudásmenedzsment a termékfejlesztésben A tudásmenedzsment alkalmazásával a termékfejlesztési folyamatok minősége is számottevő mértékben javítható. A módszer lényege itt is az adott területen a munkatársak fejében összegyűlt ismeretek és tapasztalatok összegyűjtése, rendszerezése és nyilvánossá tétele. A tudásmenedzsment folyamatait ma már szervezési és elektronikus eszközök alkalmazásával lehet támogatni, az Airbus európai repülőgépgyártó konszern pl. elektronikus könyv formájában külön eszközt is kifejlesztett a szakemberei közötti tudáscsere hatékony megvalósítása érdekében. Tárgyszavak: termékfejlesztés; tudásmenedzsment; innováció. A termékfejlesztési folyamat minőségének javítása tudásmenedzsmenttel A vállalati termelési és fejlesztési műveleteket folyamatosan a globális piac igényeihez kell igazítani. Ebben segítenek többek között az EDM/PDM-rendszerek (EDM=engineering data management, PDM= product data management), amelyek a műszaki és fejlesztési munkacsoportok számára lehetővé teszik a hozzáférést a termékek lényeges adataihoz. A rendelkezésre bocsátott információk révén csökkenthető a piaci bevezetés időszükséglete, ugyanakkor javítható a termékek minősége. További haladást jelentenek az olyan folyamatorientált módszerek, mint amilyen a párhuzamos tervezés (simultaneous engineering), amelynek jellemző vonása az, hogy a vállalat valamennyi részlege számára áttekinthetővé teszi a termékfejlesztés folyamatában bekövetkezett minden változtatást. Bár a változtatások eredményei explicit adatok, pl. CAD-rajzok vagy Excel-táblázatok formájában rendelkezésre állnak, a döntésre vonatkozó ismeretek és tapasztalatok, a szerkezeti változtatások okai azonban csupán a munkatársak fejében vannak meg. Amennyiben a manapság szokásos, kizárólag adatokra koncentráló termékfejlesztést sikerül a tapasztalatokkal és a megszerzett ismeretekkel kibővíteni, a termékfejlesztési folyamat minőségi változáson mehet át. Ennek érdekében a tudást és tapasztalatokat implicitről explicit formára

2 kell átalakítani. Ehhez szükséges a tudásmenedzsment, amellyel elvégezhető a munkafolyamatokhoz kapcsolódó tudás azonosítása, fejlesztése, elosztása, alkalmazása és értékelése. A tudásmenedzsment stratégiái emellett alkalmasak a vállalati tudás kontrolljára és védelmére is. Tudásmenedzsment a terméktervezésben A műszaki koncepció kidolgozásának fázisában valamilyen megoldás elvetésének vagy folytatásának okait ma még többnyire csak az illetékes műszaki szerkesztők ismerik. A termék megoldását és a fejlesztés folyamán szerzett tapasztalatokat csak a munkában részt vevők tudják áttekinteni, és csupán a vállalati kommunikációtól és a munkatársak közötti informális hálózatoktól függ, hogy továbbadják-e a megszerzett ismereteket, és azokat hogyan hasznosítják az új fejlesztésekben? A termékfejlesztéssel kapcsolatos tapasztalatok és ismeretek átadását és továbbítását biztosítja a műszaki vagy termékfejlesztési tudásmenedzsment stratégiája, amelyet angolul engineering knowledge management-nek hívnak. Ennek definiciója a következő: A termékfejlesztéshez kapcsolódó tudásmenedzsment fogalma azokat a szervezeteket, folyamatokat, módszereket és eszközöket foglalja össze, amelyek célja valamely termék fejlesztésére vonatkozó folyamatok és adatok explicit és implicit ismereteinek rendszeres fejlesztése, rögzítése, elosztása, tárolása, felhasználása és értékelése. A tudásmenedzsment öt lépésből álló teljes folyamata támogatja az implicit ismeretek explicit, vagyis konkrét, egyértelműen megfogalmazott, kifelé közölhető formájú tudássá átalakítását (1. ábra). A vállalati termékfejlesztési részleg folyamatainak és szervezetének elemzéséből kiindulva kell meghatározni a tudásmenedzsment céljait. A tudásmenedzsment módszerei elősegítik a tudás egyes tervezőcsoportokon belüli cseréjét és átadását a munkacsoport határain túlra is. A végső cél a tudás általános elterjesztése a vállalat egészén belül (2. ábra). A tudás háromszintű továbbadásának erősítését szolgálja az ún. gyakorlati közösségek (communities of practice, CoP) alakítása. Egy CoP a virtuális hálózatok révén önti formába az addig informális jellegű tudáscserét. A CoP a szakértők olyan közössége, amelynek tagjai egy tudásterületen belül egymás között kicserélik információikat, tapasztalataikat és véleményeiket. További jellemzője, hogy szervezetileg nem korlátozódik egyetlen részlegre vagy tervezőcsoportra. A tudásmenedzsment feladata tehát az, hogy a vállalaton belül meglévő hálózat számára a CoP-koncepció révén formális keretet hozzon létre, és új közösségeket

3

4 tudásátadás az egyes projektek között A projekt B projekt munkacsoportja munkacsoportja belső tudáscsere belső tudáscsere tudás átadása és újrahasználata vállalati tudásbázis jövőbeli projektek 2. ábra A tudás cseréje, átadása és ismételt felhasználása a vállalaton belül alapítson. Ezeket a közösségeket olyan informatikai eszközök támogatják, amelyek a fejlesztési folyamatokból kiemelik és rögzítik a tapasztalatokat vagy a legkedvezőbb gyakorlati eredményeket. Ily módon lehetővé teszik ezek későbbi hasznosítását. Az egyik ilyen eszköz, az engineering book of knowledge (EBoK, a műszaki ismeretek könyve). A műszaki ismereteket összegző elektronikus könyv az Airbusnál A repülőgépgyártás rendkívül bonyolult termékeit a legmagasabb műszaki színvonalon, nemzetközi tervezőcsoportok fejlesztik ki. A hoszszú tervezési időtartam következtében pl. lehetőség van a fejlesztési és termelési folyamatok optimálására. Ezt azzal érik el, hogy a termelési tapasztalatok visszacsatolásának korai integrálásával elősegítik a konstrukció utólagos módosítási igényének csökkentését. Ilyen körülmények között vezette be az Airbus vállalat 2000-ben az EBoK-megoldást, amelyet folyamatosan a sajátos szakmai terminológiájú és tudásrendszerű

5 ágazat igényeihez igazítanak. Az EBoK a CoP koncepcióra épül, és mint webre épülő felhasználást integrálták az Airbus belső portáljába. Mivel ez minimális járulékos munkaigénnyel jár, a foglalkoztatottak szívesen fogadták. Előnye, hogy elősegíti a különböző tervezőcsoportok között a problémamegoldási stratégiák cseréjét. A napi munka keretein belül a fejlesztőmérnökök vagy gyártástechnológusok az EBoK segítségével explicit formában dokumentálják tapasztalataikat vagy a legjobbnak bizonyult megoldásokat, amelyek így az egész vállalat közkincsévé válnak. Az új bejegyzéseket feldolgozva és korrigálva viszik be a tudásbázisba, ezáltal biztosítva azok jó minőségét. A folyamat ezzel elősegíti a kommunikációt a mindenkori CoP keretein belül. A bejegyzések értékét az is javítja, hogy az EBoK minden felhasználójának módja van arra, hogy kiegészítő megjegyzéseket tegyen és kritizáljon. Ezeket a folyamatokat egy workflow-mérnök ellenőrzi, aki a felhasználókat igényeiknek megfelelően feljogosítja a könyv használatára. A különböző létszámú CoP-közösségeket az EBoK keretein belül piramisszerű felhasználói struktúra képezi le a szerepekre épülő jogok rendszerével. Ennek a jogrendszernek az alapján minden egyes CoP önállóan adminisztrálhatja saját szervezetét, úgy, hogy az egész közösség adminisztrátora jelöli ki az egyes tématerületek ( könyvek ) felelőseit. Az utóbbiak tématerületükön ( könyvükön ) belül megnevezik az egyes fejezetek szerzőit és lektorait. Ezek a fejezetek tartalmazzák a szerzett tapasztalatokat és az optimális megoldásokat. Bonyolult témák esetében lehetőség van az adott terület további felosztására (alfejezetekre). Az EBoK funkcióit a 3. ábra foglalja össze. Az elfogadás mint az eredményesség előfeltétele A termékfejlesztési tudásmenedzsment innovációs folyamatainak tisztázásához és a munkatársaknak a tudásmenedzsmentben való aktív részvételéhez nem elegendő egy informatikai rendszer kiépítése, bármennyire könnyen kezelhető is az, és bármilyen hasznos válaszokat szolgáltat is a keresők számára. A felhasználóbarát megoldás alapvető követelmény a rendszerrel szemben, azonban az elfogadottság biztosítása érdekében még további mechanizmusokról is kell gondoskodni. A tudásmenedzsment-rendszer tartós használata érdekében feltétlenül szükség van a munkatársak együttműködésére. Ellenkező esetben fennáll az a veszély, hogy a magas műszaki színvonalú ismeretekkel senki sem foglalkozik, és azok így nem jutnak a vállalat egészének tudomására.

6

7 Az eredményesség attól függ, hogy hogyan oldódik meg a tudásmenedzsment rendszerén belül a kommunikáció. Az új megoldásban ugyanis a személyes beszélgetéseken keresztül megvalósuló ismeretcsere helyét a tudás névtelen, szoftverekkel bonyolított átadása veszi át. Mivel azonban a fejlett társadalmakban a tudás döntő versenytényezőnek számít, személyes tapasztalatainak és egyéni szakértelmének adatbankba vitelét sok ember hatalomvesztésként élik meg. Joggal tartanak attól, hogy időigényes együttműködésükkel és hozzájárulásukkal csupán egyes potyautasok előrejutását segítik elő, és ők maguk bármikor pótolhatók, ha ismereteik könnyen hozzáférhető, olcsó árúvá válnak. Ezen túl még a vezetőség részéről is szigorúbb ellenőrzésre számítanak, végül pedig saját munkájuk szempontjából nem sok hasznot várnak az egész vállalatra kiterjedő tudásmenedzsment bevezetésétől. A rendszer eredményessége szempontjából tehát központi jelentősége van a bizalmat megteremtő, kiegészítő intézkedéseknek, amelyeket azonban ijesztően gyakran elhanyagolnak. Ezek az intézkedések olyan jellegű továbbképzéssel kezdődnek, amelyen a felhasználókkal gyorsan megismertetik az új megoldások használatának módját, és tudatosítják bennük, hogy azok használatával saját szakismereteiket fogják gazdagítani, vagyis a tudást tudással fogják megfizetni. Végül pedig ésszerű olyan ösztönző rendszer bevezetése is, amelyik vagy az információ betöltését, vagy lehívását honorálja. A tudásmenedzsment rendszerének eredményes bevezetése tehát az egész vállalatra kiterjedő változtatásokat igényel. A nyitottságra ösztönző vállalati klímára van szükség a műszaki dolgozók részéről, amelyben nagyobb lesz a munkatársak felelősségtudata, és amely az információk minél előbbi, minél nagyobb mennyiségben és szélesebb körben megvalósuló közlésével tudatosítja bennük a vállalathoz tartozás érzését. A munkatársak részéről megnyilvánuló elfogadáson kívül feltétlenül szükség van arra, hogy a vállalatvezetés is támogassa a rendszer bevezetését. Ez a pénzügyi és személyzeti feltételek megteremtése, valamint a vállalati kultúra megváltoztatása szempontjából fontos. Összeállította: Dr. Barna Györgyné Kahlert, T.; Langenberg, L. stb.: Engineering Knowledge Management. = Zeitschrift für wirtschaftliche Fabrikbetrieb, 99. k. 7/8. sz aug. p Wenger, E.; Snyder, W. M.: Communities of practice. = Harvard Business Manager, sz. p