Tévhitek a felhőbe költözésről. Minden, amit a kis- és középvállalatoknak tudniuk kell a Microsoft Office 365-re való átállásról

Átírás

1 Tévhitek a felhőbe költözésről Minden, amit a kis- és középvállalatoknak tudniuk kell a Microsoft Office 365-re való átállásról

2 Sok vállalat döntött már arról, hogy ki szeretné használni a felhőbe való költözéssel járó üzleti előnyöket és költségmegtakarítást, de az interneten keringő hatalmas mennyiségű, egymásnak ellentmondó információ miatt sokan nincsenek tisztában azzal, hogy ez mit jelent, és mivel jár pontosan. Azok a vállalatok, amelyek számára a Microsoft Office 365 az első lépés a hosztolt szolgáltatások használatában, hasonló ellentmondásokkal szembesülnek, és nehezen tudják különválasztani a valós és hamis állításokat. Egyes vállalkozások például tévesen úgy gondolják, hogy az Office 365 csupán az Office egy böngészőből elérhető változata. Ez csak egyike azoknak a félreértéseknek az Office 365-tel kapcsolatban, amelyeket szeretnénk eloszlatni ezzel a tényfeltáró útmutatónkkal. Ha az Office 365 segítségével szeretné hatékonyabbá tenni szervezetét, ismernie kell a tényeket. Ezen múlik vállalkozása sikere. Készen áll arra, hogy megismerje az Office 365-tel kapcsolatos kilenc leggyakoribb tévhitet, melyet esetleg Ön is igaznak gondolt? Olvasson tovább!

3 Tévhitek a felhőbe költözésről 1. TÉVHIT 2. TÉVHIT 3. TÉVHIT 4. TÉVHIT 5. TÉVHIT 6. TÉVHIT 7. TÉVHIT 8. TÉVHIT 9. TÉVHIT Az Office 365 csupán felhőbeli Office-eszközöket jelent, melyeket csak online használhatok. Ha az adataink átkerülnek a felhőbe, a vállalkozásnak nem lesz többé befolyása az alkalmazott technológiára. Az adatok biztonságosabban tárolhatók helyileg, mint a felhőben. Vagy mindent áthelyezek a felhőbe, vagy semmit ez a két lehetőségem van. A felhőbe költözés kezelhetetlenül nagy feladat a vállalkozásom számára. Vállalati kémek, kibertolvajok és a kormány is hozzáférhet az adataimhoz, ha azokat a felhőben tárolom. A Skype és a Skype Vállalati verzió egy és ugyanaz. A levelezés a felhőben sem egyszerűbb. Az Office 365 folyamatos frissítése tönkreteszi a fontos üzleti alkalmazásaimat.

4 1. TÉVHIT Az Office 365 csupán felhőbeli Office-eszközöket jelent, melyeket csak online használhatok. Az Office 365 egy felhőalapú, hatékonyságnövelő szolgáltatáscsomag, amely a következőket tartalmazhatja: Office 365 ProPlus vagy Office 365 Business mindkettő olyan asztali Officeprogramcsomag, amely azokat a már ismert és használt programokat foglalja magában, mint a Microsoft Word, az Excel, a PowerPoint, az Outlook és a OneNote, de emellett a szolgáltatás részeként biztosítja ezekhez a jogtiszta licencekkel, illetve az automatikus telepítéssel és frissítésekkel járó előnyöket. Ezek az alkalmazások telepíthetők az Ön eszközére, így azok offline is elérhetőek lesznek, ugyanakkor ha szeretné, az adatokat a felhőben is eltárolhatja. Exchange Online a levelezéshez és a naptárhoz. SharePoint Online és OneDrive Vállalati verzió az együttműködéshez, a webhelyekhez, a munkafolyamatokhoz, illetve a vállalati fájlok szinkronizálásához és megosztásához. Skype Vállalati verzió telefonáláshoz, csevegéshez, értekezletek megtartásához és jelenlét igazolásához. Yammer a közösségi együttműködéshez.

5 2. TÉVHIT Ha az adataink átkerülnek a felhőbe, a vállalkozásnak nem lesz többé befolyása az alkalmazott technológiára. A felhőbe való költözés után sokkal kevesebbet kell hardverek karbantartásával és szoftverfrissítéssel foglalkoznia. Ön és csapata jobban koncentrálhat az üzleti kihívásokra, ahelyett hogy szerviz szerepkört töltenének csak be. Több idő jut az üzleti folyamatok fejlesztésére, illetve agilis kezdeményezések beindítására. Ahelyett, hogy költségvetésének egyre nagyobb hányadát fordítaná a levelezés és a munkafolyamatok tárolására szolgáló szerverek beszerzésére, fontosabb kérdésekkel foglalkozhat, hatékonyabban támogathatja az üzleti vezetőket, és a kéréseikre is gyorsabban reagálhat.

6 3. TÉVHIT Az adatok biztonságosabban tárolhatók helyileg, mint a felhőben. Egyre világosabb, hogy a helyben üzemeltetett rendszerek nem feltétlenül biztonságosabbak, mint a felhőben lévők mondta Mark Anderson, az INVNT/IP Global Consortium, egy kormányzati ügynökségekből és a fokozódó internetes lopások problémájára megoldást kereső biztonsági szakértőkből álló csoport alapítója. Sok vállalathoz rendszeresen törnek be hackerek anélkül, hogy tudnának róla, mondta Anderson, a Strategic News Service kitalálója és alapítója. A biztonság megteremtéséhez ma már egy szakértői csapatot kell foglalkoztatni teljes munkaidőben, és annak a pár szakértőnek, aki rendelkezésre áll, komoly fizetést kell biztosítani. A Microsoft a legjobb és legtehetségesebb szakértőket alkalmazza a biztonsági problémák megoldására, és erre olyan összegeket fordít, amiről a legtöbb vállalat nem is álmodhat. Az Office 356 biztonságának a legmagasabb iparági szabványoknak megfelelő szinten tartásához biztonsági csapatunk olyan eljárásokat használ, mint a biztonságos fejlesztői módszertan, a forgalomszabályozás, illetve a biztonsági problémák megakadályozása, felderítése és mérséklése, amelyeket sok vállalat képtelen saját erőből megvalósítani. Emellett a Microsoft Office 365-re pénzügyileg garantált, 99,9%-os rendelkezésre állási garanciát is vállalunk. Mindemellett vezető iparági szakértőket is alkalmazunk, akik a szabályozásoknak való megfelelőségért felelnek. Ismerjük és figyelemmel kísérjük a legújabb szabályokat és előírásokat, mint a HIPAA és a Sarbanes-Oxley törvény, az Egyesült Államok szövetségi információbiztonsági menedzsmenttel kapcsolatos törvénye (FISMA), az ISO szabvány, az Európai Unió (EU) Model Clauses, az USA és az EU közötti Safe Harbor keretrendszer, a családi oktatási jogokról és adatvédelemről szóló törvény (FERPA), a kanadai személyes információvédelemről és az elektronikus dokumentumokról szóló törvény (PIPEDA), hogy néhányat említsünk. Az Office 365 biztonságával és a szabályozásnaknak való megfelelőségével kapcsolatos bővebb információkért látogasson el az Office 365 adatvédelmi központjába.

7 4. TÉVHIT Vagy mindent áthelyezek a felhőbe, vagy semmit ez a két lehetőségem van. Miközben a felhő első támogatói Szent Grálként tekintettek a felhőre, senki sem javasolta, hogy vállalata teljes infrastruktúráját egy hétvége alatt helyezze át a felhőbe. A legtöbb esetben ez a folyamat egy hibrid megoldással, vagyis egyetlen alkalmazás, például a levelezőrendszer áttelepítésével indul, majd onnan fejlődik tovább. Ez a hibrid felhő egy olyan, az adatközpontokra és a felhőre is kiterjedő, egységes platformot biztosít, amely egyszerűbbé teszi az informatikai feladatokat, a felhaszálók számára pedig szinte bárhol, bármilyen eszközön elérhetővé válnak az alkalmazások és az adatok. Lehetőséget kínál a vállalkozás által igényelt számítási teljesítmény és kapacitás szabályozására, annak szükség szerinti növelésére vagy csökkentésére anélkül, hogy a helyi technológiai erőforrásait fel kellene áldoznia. Sok vállalat hatékonyságnövelő munkafolyamatokat mozgat át a felhőbe, de az áttelepítés módja és az arra fordítandó idő is változó lehet. Segítséget nyújtunk elsőként például csak a fájlszinkronizálás és -megosztás (OneDrive Vállalati verzió) vagy a levelezés (Exchange) átmozgatásában, majd később a bonyolultabb vagy nagyobb projektek hosszú távú terveinek kidolgozásában.

8 5. TÉVHIT A felhőbe költözés kezelhetetlenül nagy feladat a vállalkozásom számára. Ha belegondol abba, hogy hogyan lehet több petabájtnyi adatot áttelepíteni a felhőbe, nem nehéz elképzelni, hogy a felhőbe költözést egyesek túl nagy feladatnak találják. Nem állítjuk, hogy a művelet pofonegyszerű, de gyorsan elsajátíthatja az agilis kezdeményezések és a számított adatok áttelepítésével kapcsolatos tudnivalókat. A folyamat minden lépésénél információkkal és tippekkel segítjük a tűzfal, a fordított proxykövetelmények, az azonosítási opciók, az áttelepítési lehetőségek és a hibrid telepítések fokozatos megvalósításának beállításait. Több olyan útvonalat kialakítottunk, amelyet követhet, és a legtöbb esetben ezekhez meglévő eszközeit és eljárásait is használhatja. Számos online eszközt is biztosítunk Önnek. Az Office 365- tel való ismerkedéshez ajánljuk videóútmutatónkat. További információkat kaphat az Office 365 beállításáról, így behatóbban megismerheti az egyes alkalmazásokat is, áttelepítési központunkban és a Microsoft FastTrackben pedig tippeket kaphat arra vonatkozóan, hogyan tudja csapatával megszerettetni az Office 365-öt.

9 6. TÉVHIT Vállalati kémek, kibertolvajok és a kormány is hozzáférhet az adataimhoz, ha azokat a felhőben tárolom. AZ ÖN ADATAI Sok vállalkozásnak ez a legnagyobb félelme a felhővel kapcsolatban. De ez a félelem alaptalan. Saját informatikai csapata kezeli a hozzáféréseket, ők állítják be a jogosultságokat és a korlátozásokat, illetve biztosítanak okostelefonos elérhetőséget. Az Ön cége marad a kizárólagos tulajdonos: az Office 365-ben tárolt adatok tulajdonosa, jogosultja és érdekeltje is az Ön cége lesz. Az adatvédelem tekintetében több fontos vezérelvet tartunk szem előtt: Adatait nem használjuk reklám és egyéb célokra azon kívül, mint az Ön által megrendelt és fizetett szolgáltatás nyújtása. Ha bármikor úgy dönt, hogy nem kívánja tovább használni a szolgáltatást, minden adatát magával viheti. Az adatvédelmi beállítások segítségével Ön határozhatja meg, hogy szervezetén belül kik kaphatnak hozzáférést, és ők milyen adatokat láthatnak. Kiterjedt ellenőrzési és felügyeleti rendszer akadályozza meg, hogy a rendszergazdák jogosulatlanul hozzáférjenek az Ön adataihoz. Szigorú szabályozások és rendszerelemek akadályozzák meg, hogy adatai más szervezetek adataival összekapcsolódjanak. Adatközpontunk munkatársai sem férhetnek hozzá az Ön adataihoz. Emellett 99,9%- os rendelkezésre állást biztosítunk, melyet pénzügyileg támogatott szolgáltatásiszint-szerződésben garantálunk. Ennek alapján, ha egy ügyfelünk egy hónapban 99,9%- nál kevesebb rendelkezésre állást tapasztal, az ügyfelet a szolgáltatásra felhasználható jóváírással kárpótoljuk. A Microsoft az első nagy felhőszolgáltató, amely a világ első számú nemzetközi szabványát alkalmazza a felhőbeli adatok védelméhez. A szabvány egységes, nemzetközi szemléletmódja biztosítja a felhőben tárolt személyes adatok védelmét, és garantálja a következőket: Ön rendelkezik a saját adatai felett. Tudja, hogy mi történik az adataival. Erős védelmet biztosítunk adatai számára. Adatait nem használjuk fel hirdetési célokra. Kormányzati megkeresés esetén a Microsoft közvetlenül az ügyféltől való adatkérést javasol, kivéve, ha ennek jogi akadálya van, és megkísérli bírósági eljárással elérni az adatok közzétételének megakadályozását.

10 7. TÉVHIT A Skype és a Skype Vállalati verzió egy és ugyanaz. Az otthon használt Skype kiválóan megfelel kevesebb felhasználóhoz, és csak akkor van költsége, ha vezetékes vagy mobiltelefonszámok hívására is előfizet. A Skype Vállalati verzióval ezzel szemben akár 250 felhasználó is részt vehet egy online értekezleten, nagyvállalati szintű biztonságot élvezhet, kezelheti az alkalmazottak fiókjait, emellett az alkalmazás a többi Office-alkalmazásába is beépül. A Skype Vállalati verzió az Office 365-be épülve növeli a hatékonyságot, mivel a munkatársak igény szerint kapcsolatba tudnak lépni egymással. Az alkalmazottak bárhonnan, egyetlen alkalmazás használatával indíthatnak és fogadhatnak hívásokat, tarthatnak bemutatót és vehetnek részt értekezleteken, amennyiben van internetkapcsolatuk. A munkatársak például: Azonnal láthatják, ha valaki elfoglalt vagy elérhető. Egy felhasználó nevére duplán kattintva csevegést indíthatnak. Megoszthatják számítógépük asztal felületét egy értekezlet közben. Meghívhatnak külső partnereket egy értekezletre, és teljes értékű webkonferenciát tarthatnak. Webkamerán keresztül videoképet kapcsolhatnak egy telefonhíváshoz vagy egy konferenciához. A Skype Vállalati verzióval nem kell kijelölt rendszergazdát alkalmaznia kiszolgálók működtetéséhez, vagy az infrastruktúra bővítésére költenie. Erről mi gondoskodunk Ön helyett. Az Office 365 részét képező Skype Vállalati verzióhoz a felhasználók azonnal megkapják az új funkciókat, frissítéseket és javításokat, amint azok rendelkezésre állnak. A Skype Vállalati verzió a Skype otthoni verziójával is egyesíthető, így a platformok közötti kommunikációra is lehetőség van. A Skype Vállalati verzióhoz a nap 24 órájában elérhető támogatást nyújtunk. A szükséges biztonsági és egyéb beállításokat, a hozzáféréseket természetesen saját informatikai csapatának kell megadnia, de a többi a mi dolgunk.

11 8. TÉVHIT A levelezés a felhőben sem egyszerűbb. Ha üzleti levelezését a felhőbe költözteti, nyugodtan hátradőlhet, tudva, hogy a szoftver készítői gondoskodnak a bonyolult karbantartásról, miközben saját csapata szabályozhatja a vállalati szintű funkciókat, illetve azt, hogy a dolgozók hogyan használhatják ezeket a funkciókat. Több időt fordíthat a vállalkozás számára fontos feladatokra a hardverek állandó karbantartása helyett. A szoftverfrissítések és -javítások automatikusan, a kiadásuk után azonnal megtörténnek, és az Exchange Online mindig az első lesz a sorban. Annak ellenére, hogy az üzemeltetés és a frissítés teljesen automatikus, az Exchange Felügyeleti Központ segítségével szükség esetén Ön is kezelheti a beállításokat. Az Office 365 sok lehetőséget kínál, ezért készítettünk egy összehasonlító táblázatot, ami segíthet Önnek eldönteni, melyik szolgáltatáscsomag, ezen belül melyik Exchange Online-ajánlat lehet a leginkább megfelelő vállalata számára.

12 9. TÉVHIT Az Office 365 folyamatos frissítése tönkreteszi a fontos üzleti alkalmazásaimat. Tudjuk, hogy a fontos üzleti alkalmazások és az Office-bővítmények problémamentes használata igen fontos a felhasználók számára. Fontosnak tartjuk, hogy a napi szinten használt eszközök az Office 365-tel is kompatibilisek legyenek. Ezt a következőkkel érjük el: Ugyanazt a nemzetközi szabványt használjuk az ismert és kedvelt asztali alkalmazásokhoz, mint a Word, a PowerPoint vagy az Excel. Fokozottan ügyelünk arra, hogy a felhőbeli Office-alkalmazások rendszeres frissítése ne érintse azokat a területeket, amelyek más szoftverekre hatással lehetnek. Az elmúlt 24 hónapban például az Office 365 havi kiadásai nem tartalmaztak objektummodell- vagy APImódosításokat. Ha üzleti megoldásait jelenleg az Office 2010 vagy az Office 2013 verzióval használja, akkor ezeket nagy valószínűséggel az Office 365-tel is használhatja. Szorosan együttműködünk a vezető szoftvergyártókkal, és biztosítjuk számukra a megfelelő eszközöket, illetve a korai hozzáférést annak érdekében, hogy az eddig az Office-szal használt megoldásaik az Office 365-tel is kompatibilisek legyenek. A frissítések kezelésére és a fejlesztésre vonatkozó útmutatókkal és bevált módszerekkel segítünk elkerülni a kompatibilitási problémákat. Lehetőséget adunk az Office 365 ProPlus és a régebbi Office-verziók egymás melletti telepítésére, így lesz ideje az esetleges problémák orvoslására.

13