KISVÁRDAI SZAKKÉPZÉSI CENTRUM A belföldi és külföldi kiküldetések szabályzata

Átírás

1 KISVÁRDAI SZAKKÉPZÉSI CENTRUM A belföldi és külföldi kiküldetések szabályzata Intézmény neve: Kisvárdai Szakképzési Centrum Szabályzat típusa: BELFÖLDI ÉS KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉSEK SZABÁLYZATA Intézmény címe: 4600 Kisvárda, Mártírok útja 8. Intézmény OM-azonosítója: Intézmény fenntartója: Nemzetgazdasági Minisztérium 1051 Budapest, József nádor tér 2-4. Készült: december 18. Hatályos: január 1-től Érvényes visszavonásig Készítette: Jóváhagyta: Mészárosné Végső Katalin gazdasági főigazgató-helyettes Leleszi Ágnes főigazgató 1

2 A BELFÖLDI ÉS KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉSEK SZABÁLYZATA I. Általános rendelkezések A belföldi és külföldi kiküldetések elrendelésével, lebonyolításával és elszámolásával kapcsolatos szabályokat a Kisvárdai Szakképzési Centrumra (továbbiakban Centrum) vonatkozó szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat) a következők szerint határozza meg. A szabályzat elkészítését az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról rendelkező 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) 13. (2) bekezdése c) pontja írja elő saját hatáskörben, figyelembe véve a vonatkozó adózási előírásokat, valamint a helyi sajátosságokat. Kisvárdai Szakképzési Centrum belföldi és külföldi kiküldetésének rendjét a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény (továbbiakban Kjt.), a személyi jövedelemadóról szóló évi CXVII. törvény (a tövábbiakban: Szja. tv.), a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló 285/2011. (XII.22.) Korm. rendelet, és a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő foglalkoztatott költségtérítéséről szóló 437/2015. (XII. 28.) Korm. rendelet figyelembe vételével valamint a Kisvárdai Szakképzési Centrum valamint a tagintézmények Szervezeti és Működési Szabályzata alapján a következők szerint határozom meg. A Szabályzat célja, hogy a helyi sajátosságokat figyelembe véve, költségkímélő, költségtakarékos megoldást keresve: biztosítsa a belföldi és külföldi kiküldetések jogszerű elszámolását, meghatározza a kiküldetések költségelszámolásának módját, szabályozza az egyes feladatok ellátásáért való felelősséget, rögzítse a Centrum gazdasági szervezetére vonatkozó, az adottságaihoz igazodó vezetendő nyilvántartások körét, amelyek biztosítják, hogy a kiküldetésekkel kapcsolatos gazdálkodás a szervezet keretei között ellenőrizhető módon történjen. A Szabályzat hatálya kiterjed a Centrum kiküldetésének elrendelésével kapcsolatos döntési joggal rendelkezőkre, a centrum által kiküldetésben lévő személyekre, valamint Centrum pénzügyi feladatokat ellátó dolgozóira. A szabályzat szervezeti és személyi hatálya kiterjed továbbá: A Centrum valamennyi szervezeti egységére, az ott dolgozó közalkalmazottakra, A Centrum központi szervezeti egységére, az ott dolgozó közalkalmazottakra, A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed: a kiküldetés elrendelésére, a napi díjak megállapítására, 2

3 a kiküldetéssel kapcsolatos ellátmány elszámolására, a külföldi utakról szóló úti jelentések elkészítésére, a kiküldetéssel kapcsolatos szállásdíj elszámolására, az üzemanyag elszámolás szabályaira. A Szabályzat meghatározza továbbá: a belföldi és külföldi kiküldetések, a külszolgálat, a tanulmányi, továbbképzési, tudományos, sport- vagy kulturális utazások, a konferencián és kiállításon való részvétel, a Centrum által elnyert pályázati, saját bevétel, támogatás és előirányzat-maradvány keret terhére finanszírozott belföldi és külföldi utazások engedélyezését és elszámolási rendjét. II. A szabályzat kidolgozásának jogszabályi háttere A Centrum a Szabályzat kidolgozásakor az alábbi jogszabályok előírásait vette figyelembe: a számvitelről szóló évi C. törvény (a továbbiakban: Számv. tv.), az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.), az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról rendelkező 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.), a Közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény. a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő munkavállaló élelmezési költségtérítéséről szóló 278/2005. (XII. 20.) Korm. rendelet, a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag-fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szóló 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendelet, az általános forgalmi adóról szóló évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa tv.), a évi XCII. törvény az adózás rendjéről (a továbbiakban: Art.), a személyi jövedelemadóról szóló évi CXVII. törvény (a továbbiakban: Szja.). a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő foglalkoztatott költségtérítéséről szóló 437/2015. (XII.28.) Korm. rendelet, a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló 285/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet, a munka törvénykönyvéről szóló évi I. törvény. III. Értelmező rendelkezések A szabályzat alkalmazásában az egyes fogalmak alatt a következőket kell érteni: A hivatali, üzleti utazás, kiküldetés, külföldi kiküldetés, külszolgálat fogalmát a Szja pontja határozza meg: Szja : Hivatali, üzleti utazás: a magánszemély jövedelmének megszerzése, a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás - a munkahelyre, a székhelyre vagy a telephelyre a lakóhelyről történő bejárás kivételével -, ideértve különösen a kiküldetés vagy a munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás keretében más munkáltatónál történő munkavégzés miatt 3

4 szükséges utazást, de ide nem értve az olyan utazást, amelyre vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási idő, a tényleges szakmai és szabadidőprogram aránya stb.) valós tartalma alapján, akár közvetve is megállapítható, hogy az utazás csak látszólagosan hivatali, üzleti; A belföldi kiküldetés fogalmát a Szja pontja határozza meg: Kiküldetés: a munkáltató által elrendelt, a munkáltató tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás, így különösen a munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás keretében a munkaszerződéstől eltérő helyen történő munkavégzés; ide nem értve a lakóhelyről, tartózkodási helyről a munkahelyre történő oda- és visszautazást. Kiküldetésnek minősül a rendvédelmi feladatokat ellátó szervek hivatásos állományának szolgálati jogviszonyáról szóló törvény szerinti rendvédelmi feladatokat ellátó szervek hivatásos állományának szolgálati érdekből történő áthelyezése, vezénylése, átrendelése, valamint a Magyar Honvédség hivatásos és szerződéses állományú katonájának szolgálati érdekből történő áthelyezése, vezénylése is. E rendelkezés alkalmazásában munkahelynek minősül a munkáltatónak az a telephelye, ahol a munkavállaló a munkáját szokás szerint végzi, ilyen telephely hiányában vagy több ilyen telephely esetén a munkáltató székhelye minősül munkahelynek. Nem rendelhető ki: a nő a terhesség megállapításának kezdetétől gyermeke hároméves koráig, a kiskorú gyermekét egyedül nevelő dolgozó, a tartósan ápolásra szoruló közeli hozzátartozóját gondozó dolgozó. A külföldi kiküldetés fogalmát a Szja pontja határozza meg: Külföldi kiküldetés: a belföldi illetőségű magánszemélynek a jövedelme megszerzése érdekében, a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében Magyarország területén kívüli (a továbbiakban: külföld) tartózkodása, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazás, ideértve különösen a külszolgálatot és az azzal összefüggő utazást. Külföldi kiküldetés a belföldi illetőségű magánszemélynek a jövedelme megszerzése érdekében az intézmény tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében Magyarország területén kívüli, a továbbiakban külföldi tartózkodása, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazás, ideértve a külszolgálatot és az azzal összefüggő utazást. A külföldi kiküldetés abban az esetben minősül ideiglenesnek, ha annak a kiküldő által meghatározott időtartama legfeljebb 90 nap. A külszolgálat fogalmát a Szja pontja határozza meg: Külszolgálat: a munkáltató által elrendelt, külföldön történő munkavégzés. A kiküldetési rendelvény adattartalmát a Szja pontja határozza meg: Kiküldetési rendelvény: a kifizető által két példányban kiállított bizonylat, amely tartalmazza a magánszemély nevét, adóazonosító jelét, a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát, a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát, a futásteljesítményt, az utazás költségtérítését, valamint ezen költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyagfogyasztási norma, üzemanyagár stb.), azzal, hogy kiküldetési rendelvénynek minősül az említett 4

5 adatokat tartalmazó, a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály rendelkezéseit is figyelembe véve zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikus úton előállított bizonylat is. A papír alapon kiállított kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával megőrzi. A kiküldetési rendelvény eredeti példányát a munkáltató, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával megőrzi. A második példányt a kiküldöttnek a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával köteles megőrizni az elévülési idő lejártáig. (A kiküldetési rendelvény a hivatali utazás költségeinek megtérítéséhez kapcsolódó, azt alátámasztó bizonylat.) A költségtérítés fogalmát az Szja pontja határozza meg: Költségtérítés: az a bevétel (kivéve, ha a jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni), amelyet e törvény által költségnek elismert kiadás megtérítésére kizárólag az adott bevételszerző tevékenység folytatása érdekében vagy hivatali, üzleti utazással (ideértve a kiküldetést, a külföldi kiküldetést, a külszolgálatot) összefüggésben kap a magánszemély. Nem tartozik ezen kiadások körébe a magánszemély személyes vagy családi szükségletét részben vagy egészben közvetlenül kielégítő dolog, szolgáltatás megszerzését szolgáló kiadás, kivéve, ha e törvény olyan költségtérítést állapít meg, vagy olyan, jogszabályban meghatározott költségtérítést ismer el, amellyel szemben a kiadást nem kell igazolni. (A hatályos Szja.-nak megfelelő mértékű, az elismert költség összegéig történő költségtérítések mentesek az adó alól. Ha a költségtérítés mértéke meghaladja az elismerhető költségek nagyságát, az elismerhető költség feletti rész adóköteles.) A kirendelésről, illetve annak várható időtartamáról a dolgozót legalább 5 munkanappal korábban írásban tájékoztatni kell. A kiküldetés lehet belföldi (Magyarországon belüli) és külföldi (Magyarország határain kívüli). Kiküldetés esetén a jogszabály alapján járó költségtérítésen túlmenően a munkáltató köteles a dolgozó részére megfizetni a kiküldetés során felmerülő szükséges és igazolt többletköltséget. A kiküldött nem kötelezhető személyes anyagi hozzájárulásra. A kiküldetés valós tartalmát a kiküldetésre vonatkozó dokumentumok, körülmények valós tartalma alapján kell megítélni. Az üzleti utazás nem minősülhet látszólagos üzleti utazásnak, ha a visszautazás a hivatali, üzleti program munkanapját követő munkaszüneti napon történik (pl. közlekedési, menetrendi vagy egyéb jogos indokra tekintettel). 5

6 Kiküldetésnek minősülő hivatali utazás: IV. Hivatali kiküldetést alátámasztó bizonylatok az intézmény alap- és kiegészítő tevékenységével kapcsolatos kiküldetés, hazai, nemzetközi, intézményközi együttműködési szerződésen alapuló cserekapcsolat (tudományos, oktatási, sport stb.), belföldi és külföldi konferencián, kiállításon való részvétel, bel-, illetve külföldi tanulmányutak, pályázat útján elnyert szakmai továbbképzési utak, ösztöndíjak. Kiküldetés pénzügyi forrása lehet: költségvetési támogatás, saját bevétel, előirányzat-maradvány, pályázaton elnyert pénzeszköz, egyéb külső hozzájárulás, támogatás. Kiküldetés elrendelésének feltételei A kiküldetés elrendelésére jogosult személy köteles a kiküldetés elrendelése előtt megvizsgálni: a kiküldetésre valóban szükség van-e, a Centrum szempontjából kiválasztani a leggazdaságosabb és legcélszerűbb lebonyolítási módot (közlekedési eszköz, szállástípus megválasztása), a kiküldetéssel kapcsolatos kiadásokra rendelkezésre áll-e a szükséges szabad előirányzat. A kiküldetési utasítás tartalmazza: a kiküldő adatait, a kiküldetéssel érintett személy adatait (nevét, útlevéle/személyigazolványa számát), a munkajogi vagy szerződéses kapcsolatot a kifizetővel, a kiküldetés adatait (feladat vagy cél, utazás időpontja, időtartama, útvonala, kiküldetés helye, a kiküldetés során igénybe vehető eszköz stb.), a kiküldött távolléte alatti helyettesítések módját, a kiküldetési előlegre vonatkozó információkat (előleg felvehető-e vagy sem, amennyiben igen, akkor annak engedélyezett összege), a dolgozó aláírását, mellyel igazolja a kiküldetés tudomásulvételét, a kiküldetés költségeivel való utólagos elszámolási kötelezettséget, a kiküldetéssel kapcsolatos beszámolási rendet, az utazáshoz szükséges pénzügyi fedezetet, a szervezeti egység vezetőjének támogató javaslatát, a kiküldő aláírását, mellyel a kirendelés tényét igazolja. 6

7 Kiküldetési utasítás csak akkor írható alá, kiküldetés akkor rendelhető el, ha a kiküldött ehhez hozzájárult, a kiküldetés indokolt, és a szükséges előirányzat rendelkezésre áll. Kiküldetés elrendelése, a kiküldetés szükségességének igazolására jogosult: az intézmény SZMSZ-ében meghatározott, munkáltatói jogkörrel rendelkező vezetők, főigazgató esetén a fenntartó, centrum dolgozók esetében a centrum főigazgatója, tagintézmény-vezetők, szakmai főigazgató-helyettes gazdasági főigazgató-helyettes esetében a Centrum főigazgatója, a tagintézményben dolgozó közalkalmazottak kiküldetését a munkáltatói jogkört gyakorló vezetője (tagintézmény-vezetők) rendelheti el előzetes kötelezettségvállalás alapján. Kiküldetés szakmai teljesítésének igazolására jogosult: Szakmai teljesítés igazolására jogosult az arra írásban felhatalmazott személy, elsősorban a kiküldetés elrendelője. az intézmény SZMSZ-ében meghatározott, munkáltatói jogkörrel rendelkező vezetők, főigazgató esetén a fenntartó, centrum dolgozók esetében a centrum főigazgatója, tagintézmény-vezetők, szakmai főigazgató-helyettes, gazdasági főigazgató-helyettes esetében a Centrum főigazgatója, a tagintézményekben dolgozó közalkalmazottak kiküldetésének teljesítés igazolását a munkáltatói jogkört gyakorló vezetője igazolja (tagintézmény-vezetők). Kiküldetés lebonyolítása, szervezése: A kiküldetést engedélyező okiratot az utazások technikai szervezéséért és lebonyolításáért felelős személy vagy szervezeti egység részére kell átadni. A szervezést végző az intézmény vonatkozó szabályzataiban előírt eljárásrend szerint elindítja az igénybe venni kívánt szolgáltatások (utazás, szállás, konferencia-részvétel, vízum beszerzése stb.) beszerzési folyamatát, elkészíti a beszerzési igénybejelentőt, gondoskodik az aláírásokról és a gazdasági vezetőnek való továbbításról. A külföldi kiküldött részére minden esetben baleset-, poggyász- és betegségbiztosítást kell kötni. A kiküldetés előtt 2 nappal a beszerzett dokumentumokat, utazási jegyeket eljuttatja a kiküldött részére. 5.1 A belföldi kiküldetés elrendelése V. Belföldi kiküldetések rendje Az arra jogosult vezető a szokásos munkavégzési hely szerinti településen kívüli munkavégzésre kötelezheti a kiküldöttet, aki az intézménnyel alkalmazotti jogviszonyban áll. Így a külföldi vendéget, megbízási jogviszonyban foglalkoztatottat nem lehet belföldi kiküldetésre küldeni. Ha mégis szükséges a belföldi útra való küldés, akkor egyéb szerződés 7

8 keretében kell a felmerült költségeket megtéríteni, és a Szja. tv. szerinti, önálló tevékenység szabályai szerint kell elszámolni. Belföldi kiküldetés elrendelése a szigorú számadású Belföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás nyomtatvány 1. Kiküldetési utasítás rész 2 példányának kitöltésével és aláírásával történik. A kiküldetési rendelvényt a kiküldő szervezeti egység állítja ki. A kiküldetésirendelvény-tömböt az intézmény saját maga részére vásárolja meg, valamint a gondoskodik a betelt tömbök megőrzéséről gondoskodik. Új tömb addig nem adható ki, míg a régi tömbbel az elszámolás nem történt meg. A munkáltató kötelessége, hogy gondoskodjon a kiküldetéssel kapcsolatos költségtérítések pénzügyi fedezetének az intézmény költségvetésében való megtervezéséről, valamint az engedély kiadásakor ellenőrizze a kiküldetés jogszerűségét és célszerűségét. 5.2 A belföldi kiküldetés során az utazás történhet gépkocsival, tömegközlekedési eszközökkel. Vasúton történő utazás esetén a menetjegy, a helyjegy és az InterCity-pótjegy ára téríthető meg. Vasúton történő utazáshoz a főigazgató, a szakmai főigazgató-helyettes, a gazdasági főigazgató-helyettes, a tagintézmény-vezetők és a vele utazó dolgozó részére I. osztályú vasúti jegy számolható el. Ugyancsak I. osztályú teljes árú vasúti jegy számolható el más beosztású dolgozó esetén 3 órát meghaladó menetidejű utazásoknál a költségviselő előzetes engedélye alapján. Egyéb esetben II. osztályú vasúti jegy számolható el. Az utazási költségtérítés az intézmény nevére és címére kiállított számla alapján számolható el. Saját tulajdonú személygépkocsi igénybevétele esetén a kiküldöttnek rendelkeznie kell a tulajdonosnak, illetve üzemeltetőjének nevére szóló, érvényes lopás-, töréskár- és felelősségbiztosítással, valamint a gépkocsi vezetőjének érvényes jogosítvánnyal. A költségkeretből gépkocsi bérlése engedélyezhető, ha az utazás megvalósításához az feltétlenül szükséges. A bérelt kocsira lopás-, töréskár- és felelősségbiztosítást kell kötni. A belföldi kiküldetéshez felhasznált gépkocsi igénybevételének rendjét a gépkocsik üzemeltetéséről, igénybevételük és elszámolásuk rendjéről szóló szabályzat tartalmazza. 5.3 A belföldi kiküldetés költségei A kiküldetési utasítás alapján teljesített kiküldetésről az elszámolás a kiküldetési rendelvényen történik. A kiküldetés során felmerülő költségek lehetnek: 8

9 belföldi napidíj, utazási költségtérítés, szállásköltségek, egyéb költségtérítés. A 437/2015. (XII. 28.) Korm. rendelet a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő munkavállaló költségtérítéséről a alapján: A napidíj elszámolható: számla (egyszerűsített számlával) alapján igazolt összegként, vagy költségátalányként (igazolás nélkül). Átalányként a munkavállalót legalább napi 500 Ft napidíj illeti meg. A rendszeresen kiküldetést teljesítő munkavállalónak havi átalány állapítható meg. Ennek összegét az egy napra megállapított napidíjátalány és a havi átlagban kiküldetésben töltött naptári napok figyelembevételével kell meghatározni. Nem számolható el napidíj: ha a távollét időtartama a 6 órát nem éri el, ha biztosították a munkavállaló élelmezését a kiküldetés helyén. Szálloda igénybevétele esetén, amennyiben a szállásköltség a kötelező reggeli árát tartalmazza, a napidíj összegét 30%-kal csökkenteni kell. Konferenciára, továbbképzésre történő kiküldetés esetén, amikor a részvételi díj tartalmazza a reggeli, ebéd és vacsora költségeit, napidíj nem adható. A napidíj nem minősül adóköteles juttatásnak. A napidíj megtérítése a kiküldetési rendelvényen történő elszámolással történik. A napidíjra előleg kiadható. Utazási költségtérítés: A kiküldetés során a kiküldetési helyre történő utazás többféle módon történhet. A jellemző utazási módok: vasút, távolsági autóbusz, hivatali személygépkocsi, saját tulajdonú személygépkocsi, egyéb nem helyi tömegközlekedési eszköz. Utazási költség elszámolásához az utazáshoz megváltott menetjegy (helyjegy, pótjegy) mellett a Centrum nevére kiállított számlát át kell adni. Az utazási módok közül a kiküldetés elrendelője a kiküldött személlyel való egyeztetést követően választ. A tömegközlekedési eszközre érvényes bérlet mivel az a rendszeres munkavégzés érdekében biztosítja a munkáltató nem minősül adóköteles juttatásnak. Ebben az esetben 9

10 gondoskodni kell arról, hogy az érintett részéről a bérlet magáncélú felhasználása kizárt legyen. Amennyiben a munkáltató a dolgozó munkaköri feladatát úgy határozza meg, hogy annak hatékony, gazdaságos teljesítése csak utazással valósítható meg (olyan utazással, mely nem minősül munkába járásnak, illetve nem a munkafeladat természetéből adódik), köteles biztosítani a munkavállaló részére az utazás költségének megtérítését. Igazolás nélkül elszámolható a kifizető által a magánszemélynek a saját személygépkocsi használata miatt fizetett költségtérítés összegéből: a kiküldetési rendelvényben feltüntetett ténylegesen megtett és igazolt km-távolság, az üzemanyag-fogyasztási norma és a legfeljebb az adóhatóság által közzétett üzemanyagár, valamint a 15 Ft/km általános személygépkocsi-normaköltség alapulvételével kifizetett összeg, valamint mindig a hatályos jogszabályok alapján től 15 Ft/km általános személygépkocsi-normaköltség illetve mindig a hatályos jogszabályok alapul vételével csak a saját tulajdonú (beleértve a házastárs tulajdonát is) személygépkocsinál érvényesíthető, az e körbe nem tartozó, más tulajdonát képező gépjármű esetében a térítés nem adható, illetve adóköteles. A saját tulajdonjogot a kötelező gépjárműfelelősségbiztosítás befizetését igazoló szelvénnyel és a forgalmi engedéllyel kell igazolni. A gépjárműhasználat esetén az elszámolás alapja a kiküldetési rendelvény. A járműhasználat költségeinek elszámolását a Szja. tv. és a 60/1992. Korm. rendelet szerint kell elszámolni. Alapnorma helyett a magánszemély választása szerint alkalmazható az úgynevezett alapnorma-átalány. Az alapnorma szerinti elszámolás érvényesítésének feltétele a dolgozó állandó lakóhelyére, illetve a gépkocsi típusára és a távolságra vonatkozó nyilatkozat megtétele. Szállásköltség-térítés: Belföldi kiküldetés során, amikor a kiküldetés többnapos figyelemmel a takarékossági szempontokra is (nem célszerű a lakóhelyre és a kiküldetés helyére történő ismétel utazás), elsősorban a közepes árkategóriájú szállodákat kell igénybe venni. A költségek elszámolásához a Centrum nevére kiállított számla leadása szükséges. A szállás igénybevételéhez a kiküldetés elrendelőjének az előzetes árajánlat alapján hozzá kell járulni. A szállásköltség-térítés nem minősül adóköteles juttatásnak. Az árajánlatban a szállás megtérítését elsősorban utalással kell kezdeményezni. Amennyiben a szállás megtérítése készpénzben történik, úgy a kiküldött igénylésére előleg folyósítható. 10

11 Nem számolható el a szobákban elhelyezett minibár készletéből történő fogyasztás és más térítéses szolgáltatás. Egyéb költségtérítés: Egyéb költségtérítésként elszámolható a helyi tömegközlekedési eszköz, taxi, parkoló, autópálya-használati díj igénybevételének számlái. Taxiköltségként elszámolható a vasút/buszállomás szálloda oda-vissza. Az egyéb, kiküldetéssel kapcsolatban közvetlenül felmerült költségek akkor téríthetőek meg, ha előzetesen a kiküldetés elrendelője e kiadások megtérítéséről is rendelkezett, valamint arról a kiküldetésben lévő személy megfelelő bizonylatokat tud átadni. 5.4 A belföldi kiküldetés elszámolása A belföldi kiküldetés elszámolása a Belföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás nyomtatvány 2. Költségelszámolás rész kiküldött általi szabályos kitöltésével, a szükséges aláírásokkal ellátva és az 1. számú példányának a Centrum gazdasági dolgozójának történő leadásával történik. Az elszámolás kötelező mellékleteit képezik az alábbi okiratok: - kiküldetési rendelvény, - útvonalterv, - saját gépkocsi használati engedély, - üzembentartó esetén nyilatkozat, - nyilatkozat felelősségvállalásról, (CASCO biztosítás hiányában) - érvényes jogosítvány másolata, - érvényes forgalmi engedély másolata, - érvényes lakcímkártya másolata, - kötelező gépjármű felelősség biztosítás befizetését igazoló dokumentum másolata, - aktuális havi NAV üzemanyag fogyasztási norma és üzemanyagár lista. A kiküldetési rendelvényhez csatolni kell a tömegközlekedési eszközök menetjegyeit, a számlák eredeti példányait, továbbá amennyiben a kiküldetés hivatalos rendezvény érdekében történik a rendezvény részletes programját, az engedélyezett kötelezettségvállalást. A kiküldetési költségek körébe nem vonhatók be a magánszemély magánjellegű kiadásai! Ha a kiküldöttnek az utazás során mégis magánjellegű kiadása keletkezik, az a munkabéréből levonásra kerül, vagy a kiküldetés befejező időpontját követő öt munkanapon belül visszafizeti a részére nem járó összeget. 11

12 Amennyiben bevételnek nem számító összeg kerül kifizetésre a kiküldetési rendelvény alapján, azt a munkáltató elszámolásában, adóbevallásában nem kell szerepeltetni. Ezt az összeget a munkáltatói igazolásban és az adatszolgáltatásban sem kell feltüntetni. Ha magasabb összeg kerül kifizetésre, vagy a magánszemély számla alapján kívánja az üzemanyag árát költségként érvényesíteni, a kifizetett összeg adóköteles bevételnek minősül, attól függetlenül, hogy a kifizetés kiküldetési rendelvény alapján történik. Abban az esetben, ha a járműhasználattal kapcsolatos kiadásait bizonylatok alapján kívánja a kiküldött személy elszámolni, akkor függetlenül a rendelvénytől adóbevallás benyújtására kötelezett. VI. Ideiglenes külföldi kiküldetések rendje 6.1 Az ideiglenes külföldi kiküldetés engedélyezése Ideiglenes külföldi kiküldetésnek minősül az a kiküldetés, melynek időtartama a 90 napot nem haladja meg. A kiutazó az utazást úgy köteles megtervezni, hogy a célállomást a lehető legrövidebb úton és a leggazdaságosabb módon érje el. Külföldi kiküldetés csak előzetes engedély alapján történhet, a kiküldetési utasítás szerint. Az engedélyezésre jogosult vezető által aláírt kiküldetési utasítást át kell adni a külföldi utazások technikai szervezéséért és lebonyolításáért felelős személynek. Az ideiglenes külföldi kiküldetés engedélyezése a szigorú számadású Külföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás nyomtatvány I. Kiküldetési utasítás rész 2 példányának kitöltésével és aláírásával történik. A kiküldetési utasítást az intézmény vezetője írja alá. Az főigazgató ideiglenes külföldi kiküldetését a fenntartó engedélyezi. Az engedélyezés e- mail alapján is történhet. A tagintézményvezető részére engedélyezett külföldi kiküldetéséhez és a kiküldetés költségelszámolásához a Külföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás nyomtatványt a gazdasági főigazgató-helyettes írja alá. A főigazgató ideiglenes külföldi kiküldetésének engedélyezéséhez a Külföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás nyomtatványt a munkaköri leírásban kijelölt dolgozó tölti ki. Egyéni kezdeményezésű hivatalos kiküldetés engedélyezése kérelem és a hozzá csatolt meghívólevél alapján történik. A dolgozó által kezdeményezett kiküldetések finanszírozását a Centrum az utazási cél fontossága szerint, a rendelkezésre álló forrásokhoz mérten, kizárólag pályázat vagy kérvény alapján támogathatja. 12

13 Engedélyeztetés akkor is szükséges, ha az utazni szándékozó dolgozó saját szabadsága terhére, de a Centrum képviseletében külföldi intézményt (szakmai partnert stb.) látogat meg. A kiutazót legkésőbb az engedély kiadásával egyidejűleg tájékoztatni kell a költségtérítés lehetséges jogcímeiről és az elszámolásra vonatkozó rendelkezésekről. 6.2 Valutaellátmány A kiküldött a külföldi tartózkodás idejére elszámolásra kötelezett valutaellátmányban részesül. Valuta a külföldnek minősülő ország törvényes fizetőeszköze. Valutaellátmány csak a centrum számlavezető pénzintézete által forgalmazott valutanemben adható ki. Külföldi kiküldetés esetén a kiküldöttnek lehetőség szerint a kiküldetéssel érintett ország pénznemében kell megkapnia azt a térítést, amely a külföldön felmerülő költségei fedezetéül szolgál. Az elszámolásra kiadott valutaellátmány magában foglalja a napidíjat és az elszámolható költségeket. A kiküldöttet a kiküldetésével összefüggésben napidíj, szállás- és utazási költség, beteg- és poggyászbiztosítás, továbbá a kiküldetés célja szerint indokolt egyéb költségtérítés illeti meg, amelyek elszámolása csak számlával igazoltan történhet. A külföldön kiállított bizonylatokra nem a magyar számviteli és adózási szabályok vonatkoznak, de a kiküldöttnek törekednie kell arra, hogy költségei felmerülésekor kapott és elszámolni kívánt bizonylatok minél egyértelműen utaljanak a tényleges költségek valódi voltára. Az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személy külföldi napidíjának összege megkezdett naptári naponként 40 euró (illetve ennek megfelelő egyéb devizanem). Pályázat vagy más külső forrás keretében megvalósuló kiutazás esetén a költségtérítés fajtáit, azok mértékét és az igénybevétel, elszámolás módját a támogatást nyújtó szabályzata határozza meg, melyet csatolni kell az elszámoláshoz. Ennek hiányában e szabályzat rendelkezését kell alkalmazni a költségtérítés megállapításánál és elszámolásánál. A napidíj mértéke évente felülvizsgálható és a likviditási helyzetnek megfelelően a gazdasági főigazgató-helyettes javaslatára módosítható. A kiutazót csak a külföldön ténylegesen eltöltött időtartamra illeti meg a költségtérítés. Az ideiglenes külföldi kiküldetés kezdő és befejező időpontja a Magyar Köztársaság államhatárának az átlépése, de a) nem vehető figyelembe naptári napként az a nap, amelynek során az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személy 4 óránál rövidebb időt tölt külföldön, illetve a külszolgálata szerinti államon kívül, b) fél naptári napként kell figyelembe venni azt a napot, amelynek során az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személy 4 óránál hosszabb, de 8 óránál rövidebb időt tölt külföldön, illetve a külszolgálata szerinti államon kívül. 13

14 A kiküldetés tényleges időtartama a 285/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet szerint az indulás és az érkezés tényleges időpontja között eltelt idő. A tényleges időpont megállapítása szempontjából az országhatár átlépését, légi és vízi út esetén az indítás szerinti időpontot egy órával megelőzően, illetőleg az érkezést követően egy órát hozzáadva kell alapul venni azzal, hogy kiküldetésben töltött teljes (24 órás) napokhoz hozzá kell adni a tört napokon kiküldetésben töltött órák számának 24-gyel való osztásával kimutatott napokat. A Szja. tv. 3. sz. melléklet II. Igazolás nélkül elszámolható költségek fejezet 7. pont b) alpontja szerint a külföldi kiküldetésre tekintettel megszerzett bevétel 30 százaléka, de igazolás nélkül legfeljebb napi 15 eurónak megfelelő forintösszeg számolható el 1, ide nem értve a szállás (lakás) bérleti díjának, az utazási kiadásnak a megtérítését. Ez azt jelenti, hogy a kiküldöttnek elszámolt külföldi napidíjból 40-15, azaz 25 euró adóköteles jövedelme keletkezik, melynek adóztatása a mindenkori Szja.- és járuléktörvények szerint történik. A járulékfizetési kötelezettség is a kiutazó szervezeti egységét terheli. Külső forrás esetén gondoskodni kell az adóalap utáni járulékok fedezetéről. Nem intézményi dolgozó esetén a kiutazó köteles aláírni egy nyilatkozatot, hogy az adó- és járulékfizetési kötelezettségének eleget tesz. A napidíj elszámolásakor külföldi pénznemben keletkezett bevétel esetén a bevétel forintra történő átszámítására a megszerzése napját megelőző hónap 15. napján érvényes hivatalos MNB-devizaárfolyamot, olyan külföldi pénznem esetén, amely nem szerepel az MNB hivatalos devizaárfolyam-lapján, az MNB által közzétett, euróban megadott árfolyamot kell alkalmazni. Az egyes adóévek között áthúzódó kiküldetés címén kifizetett összeg adókötelezettsége abban az adóévben keletkezik, amelyben a kifizetés, illetőleg a kiküldetés elszámolása megtörtént. 6.3 A külföldi kiküldetés költségei A hivatalos kiküldetést teljesítőket a napidíjon felül az alábbi költségtérítés illeti meg: Szállásköltség-térítés: A kiküldött számlával igazolt szállásköltség megtérítésére jogosult, amennyiben feladatát a külföldre érkezés napján nem tudja befejezni, illetőleg a feladata befejezése napján hazautazni nem tud. Ha a kiküldött a külföldi tartózkodása alatt térítésmentes elszállásolásban részesül, szállásköltség-térítésre nem tarthat igényt. A kiküldött hivatali rangjának megfelelő színvonalú szállást vehet igénybe. Utazási költségtérítés: 1 285/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet 2. 14

15 Ha az utazás repülőgéppel történik, Európán belüli utazásnál turista, a négy óra repülési időt meghaladó tengerentúli utazásnál, illetőleg más hosszú távú járatoknál magasabb komfortosztálynak megfelelő árú repülőjegy vásárolható. Vonattal történő utazásnál a főigazgató, a szakmai főigazgató-helyettes, a gazdasági főigazgató-helyettes és a velük utazó kiküldött I. osztályú jegyet vehet igénybe (IC-pótjegy, helyjegy, hálókocsijegy stb.), a többi kiküldött II. osztályú jegyet válthat. A Centrum tulajdonában álló gépjárművel történő utazás esetén a felmerült üzemanyag-, esetleg javítási költség, út- és autópályadíjak, parkolási díjak. A kiküldött tulajdonában lévő gépkocsi használata esetén semmilyen, a gépkocsival kapcsolatos költség (pl. javítási stb.) nem számolható el az intézmény terhére. Kiküldetési rendelvény hiányában a saját gépkocsira vonatkozóan költségtérítés a kiküldetés idejére nem számolható el. Saját tulajdonú gépkocsinál a külföldi utakra vonatkozó útnyilvántartás alapján (a kiutazó vagy házastársa tulajdonában álló személygépkocsi lehet, amelyre kötelező gépjármű-felelősségbiztosítást kötöttek, a befizetés megtörtént, és azt csekkszelvénnyel igazolták) az adóhatóság által közzétett érvényes üzemanyagár, fogyasztási norma és 15 Ft/km normaköltség alapján kell elszámolni a költséget. Casco biztosítás hiányában az útnyilvántartáson kell nyilatkozni a felelősségvállalásról. Az elszámoláshoz csatolni kell az adott időszakra érvényes felelősségbiztosítás meglétét igazoló dokumentumot és a forgalmi engedély fénymásolatát. Rendezvényen való részvétel díja: Részvételi díj megelőlegezése számla alapján, vagy ha az nem lehetséges, akkor ismertetővel vagy hivatalos levéllel alátámasztott mértékben engedélyezhető. Az engedélyezett részvételi díjat az utazás kezdeményezőjének kérelme és a tranzakcióhoz megfelelő információ szolgáltatása után (átutalás ideje, a bank neve és címe, SWIFT-kódja, kedvezményezett megnevezése és bankszámlaszáma, IBAN-száma), utalványrendelvény alapján a gazdasági csoport/ügyintéző átutalja. A részvételi díj megelőlegezésekor a tényleges számla beszerzése a résztvevő kötelezettsége. A számla hiányában a megelőlegezett díjat a résztvevő köteles az intézmény számlájára visszafizetni. Egyéb, a kiküldetés céljával kapcsolatosan felmerült költség: repülőtéri illeték, vízumköltség, utasbiztosítás eredeti számla és kötvény ellenében, a lakóhely és az indulási hely közötti út taxiköltsége vagy a reptéri minibusz oda-vissza útjának költsége, parkolási díj, autópálya díj, egyéb szükséges, számlával, külföldi bizonylattal igazolt költség (taxiköltség, intézmény nevére szóló számlával igazolt hivatalos célú telefonköltség, külföldi partner megvendégelése stb). 15

16 A repülőtér vagy pályaudvar és a szállás között taxiköltség, transzfer vagy helyközi közlekedés számolható el. Ezenfelül a helyi közlekedés díja csak a napidíj részét képezheti. A kiküldött külföldi tartózkodása során feladatának elvégzésével kapcsolatban felmerült szükséges e szabályzatban nem nevesített kiadások bizonylattal igazolt elszámolását az intézmény vezetője utólag is engedélyezheti. 6.4 Az ideiglenes külföldi kiküldetés elszámolása Az ideiglenes külföldi kiküldetés költségelszámolása a Külföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás nyomtatvány II. Költségelszámolás rész kiküldött általi szabályos kitöltésével, aláírásával és az 1. számú példányának a Centrum gazdasági dolgozója részére leadásával történik a kiküldetés befejezését követő 10/15 napon belül. Az elszámolást abban a valutában kell teljesíteni, amiben a kiküldött az útielőleget felvette. Az elszámoláskor keletkezett differenciát a kiküldött köteles a Centrum részére befizetni, vagy a Centrum a kiküldött részére megtéríteni. Ha a kiküldött nem teljesíti befizetési kötelezettségét, akkor az intézmény a következő havi béréből rendezi a különbözetet. A napidíjra való jogosultságot vonat-, busz- vagy (elektronikus) repülőjeggyel (beszállókártyákkal), illetve az útnyilvántartással kell igazolni. Az elszámoláshoz csatolni kell a költségeket igazoló eredeti számlákat, bizonylatokat, a valutakiviteli engedélyt, repülő-, illetve vonatjegyet. Ha az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személy a kiküldetés időtartama alatt díjtalan ebédben, illetve vacsorában részesül, az adott naptári napra jutó napidíját étkezésenként 30%-kal csökkenteni kell. Amennyiben az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személy az előleg felvételekor nem adott át programot, a kiküldetés befejező időpontját követő három munkanapon belül nyilatkozik arról, hogy a kiküldetés időtartama alatt részesült-e díjtalan ebédben, illetve vacsorában, továbbá ha részére a napidíj teljes összegét előre kifizették a kiküldetés befejező időpontját követő öt munkanapon belül visszafizeti a részére nem járó 30 30%-nak megfelelő összeget, vagy a munkabéréből levonják. Amennyiben az ideiglenes kiküldetést teljesítő személy kiküldetésével kapcsolatban vendéglátási költséget kíván elszámolni, azt az adott számlán történő indoklással és kiküldetést elrendelő aláírásával teheti meg. A kiküldetés költségek körébe nem vonhatók be a magánszemély külföldi magánjellegű kiadásai! Az elszámolási kötelezettség elmulasztásának következményei: a kiutazó részére a mulasztást követő 1/2/5 naptári évig előleg nem adható, hazaérkezést követő 30 napos határidő be nem tartása esetén a kamatkedvezmény a munkavállaló adóköteles jövedelmévé válik, és ha az elszámolás az utazás évében részben 16

17 sem történik meg, vagy nem teljes egészében, az előleg egésze, illetve el nem számolt része a kiutazó adóköteles jövedelmévé válik. 6.5 Úti jelentés Minden külföldi kiküldetésről hazatérő kiküldöttnek 5/10/15 napon belül úti jelentést kell készíteni a kiküldetéssel összefüggő szakmai tevékenységről. Az úti jelentést az főigazgató, illetve a kiküldetést engedélyező/teljesítés igazoló részére kell átadni. Az úti jelentésnek a vezetők és egyéb érdekeltek részére elektronikus formában történő megküldése a kiküldött feladata. A kiküldetésben eltöltött idő szükségességét és a feladat elvégzését a kiküldetést elrendelő az úti jelentés elfogadásával igazolja. Az elfogadott úti jelentés az elszámolás mellékletét képezi. A jóváhagyott úti jelentés egy példányát a kiküldött az úti elszámoláshoz köteles mellékelni. VII. Kiküldetési előlegekre vonatkozó szabályok A kiküldetések költségeinek a fedezetére utólagos elszámolási kötelezettséggel előleg adható. Az előleg-igényt az 1. számú melléklet szerinti formanyomtatvány kitöltésével, legkésőbb 8 nappal az utazás megkezdése előtt be kell nyújtani a gazdasági ügyintéző részére, hogy a szükséges időpontban az igényelt összeg a házipénztárban rendelkezésre álljon. Kiküldetéshez előleg igénylése és engedélyezése a pénz- és értékkezelésről szóló szabályzatban foglaltak szerint történhet. Külföldi kiküldetés során elszámolható összegek megelőlegezése legfeljebb 48 órával az utazás előtt történhet. A napidíjat a külföldi kiküldetés megkezdése előtt, az érintett választása szerint, készpénzben vagy bankszámlára való átutalással ki kell fizetni. Utólagos elszámolásra a napidíj mértéke 20 ezer Ft/nap, és csak a Centrummal jogviszonyban álló kiküldöttnek számfejthető. Az előleg-visszafizetési kötelezettségért és a határidőn belüli szabályos elszámolásért a kiutazót anyagi és fegyelmi felelősség terheli. VIII. Külföldi kiküldetéssel kapcsolatos nyilvántartási feladatok Az intézménynél önálló valutapénztár nincs. 17

18 A külföldi kiküldetésekről a nyilvántartást pénztáros vezeti, amelynek tartalmaznia kell: a kiküldött nevét, a kiküldetés helyét (ország/város), a kiküldetés időtartamát, a kiküldetés célját, a kiküldetéshez felvett előleg összegét, a kiküldetés során elszámolt (ténylegesen felmerült) költségeket. A fenti nyilvántartás mellett a kincstári valutaigénylésről valutanemenként analitikát kell vezetni. A Pénzkezelési szabályzat értelmében a valuta felhasználáskori forintértékének meghatározása a szabályzatban meghatározott módszer szerint történik. A külföldi kiküldetések a vonatkozó jogszabályi előírás alapján közérdekű adatnak minősülnek, ezért ezeket az intézmény honlapján közzé lehet tenni. IX. Külföldi kiküldetések speciális esetei Vezető beosztású dolgozó három hónapot meghaladó távolléte esetén a vezetői pótlék azt a dolgozót illeti meg, aki az illetékes vezető javaslatára, a főigazgató megbízása alapján a vezetői feladatokat ellátja. A három hónapnál hosszabb, de hat hónap időtartamot meg nem haladó tanulmányút esetén a vezetői pótlék nélküli havi illetmény folyósítható. A hat hónapot meghaladó, de legfeljebb egyéves időtartamú tanulmányút esetében a vezetői pótlék nélküli havi illetmény meghatározott része folyósítható. Külföldi forrásból származó ösztöndíj esetén ez az ösztöndíj és az ahhoz kapcsolódó egyéb járandóságok mértékétől függően 50 70% (intézmény egyéni döntése alapján változtatható a százalék), belföldi forrás esetében 70%. A döntést a folyósítandó illetményről a szervezeti egység vezetője véleményének figyelembevételével a főigazgató határozza meg. (A kifizetett illetmény minden esetben a szervezeti egység bérkeretét terheli.) A munkáltató feladata: X. Kiküldetésben részt vevők feladatai gondoskodjon a kiküldetéssel kapcsolatos költségtérítések pénzügyi fedezetének a költségvetésben való szerepeltetéséről, 18

19 engedélyezéskor ellenőrizze a kiküldetések jogszerűségét és célszerűségét, évenként számoltassa be a pénzügyi-gazdálkodási feladatokat ellátó személyeket a kiküldetéssel kapcsolatos költségek kifizetésének tapasztalatairól, a jogszabályok érvényesüléséről. A pénzügyi-gazdálkodási feladatokat ellátó személy feladata: minden alkalommal ellenőrizze az adott költségtérítés feltételeinek meglétét, tekintse át a csatolt bizonylat helyességét, ellenőrizze a kijelölt számításokat, gondoskodjon a kifizetéshez szükséges bizonylatok csatolásáról, a vonatkozó bizonylatokon tüntesse fel a kifizetés jogosságára utaló hivatkozást, kezdeményezze a pénzügyi teljesítést (teljesítésigazolás, ellenjegyzés, érvényesítés, utalványozás), végezze el a kifizetésekkel kapcsolatos adatszolgáltatási kötelezettségeket, működjön közre a vonatkozó analitikus nyilvántartások vezetésében. Az utazási költségtérítéssel érintett személy feladata: a jogszabályokban, illetve jelen szabályzatban számára előírt kötelezettségeknek tegyen eleget (pl. bérlet leadása, vonatkozó számla benyújtása, elszámolási határidő betartása), a kiküldetési rendelvényhez szükséges személyes adatokat, információkat teljes körűen adja meg és a kapcsolódó igazolásokat csatolja, a szükséges nyilatkozatokat tegye meg, működjön közre a térítéssel kapcsolatos egyeztetési, ellenőrzési feladatokban. XI. Kiküldetés helye a költségvetési beszámolóban A költségvetési beszámolóban a Nemzetgazdasági Minisztérium tájékoztatójában szereplő következő űrlapokon és sorokban kell kimutatni a belföldi és külföldi kiküldetés költségeit: 03 űrlap: Dologi kiadások és egyéb folyó kiadások előirányzata és teljesítése 42. sor: Belföldi kiküldetés A sor mindazon, kiküldetés címén megjelenő utazási és szállásköltség előzetes, áfa nélküli összegét, valamint meghatározott feltételek mellett elszámolható élelmezési és egyéb más dologi kiadás (pl.: poggyászmegőrzés, telefon), továbbá a saját személygépkocsi igénybevételével kapcsolatos költségtérítés előirányzatát tartalmazza, amelyet a kiküldő fél közvetlenül finanszíroz, vagy utólag megtérít. A tervezésnél tekintetbe kell venni a személyi jövedelemadóról szóló törvény vonatkozó előírásait. 19

20 A napidíjat nem ezen a soron, hanem a nem rendszeres személyi juttatások között kell elszámolni. 43. sor: Külföldi kiküldetés Az előirányzat tervezésénél a szállás, utazás (menetjegy, biztosítás, helyi és helyközi közlekedés) várható, előzetes áfa nélküli összegét és egyéb költséget (útlevélilleték, vízumdíj, telefon, poggyászmegőrzés, parkolási díj, kormányzati váró költségei, tartós külszolgálathoz kapcsolódó kiadások, pl. külszolgálatra rendelt ingóságainak szállítási költségei stb.) kell számításba venni. E körbe tartoznak a külföldön rendezett sporteseményeken részt vevő magyar sportküldöttségek összes kiadásai, valamint az államközi egyezményekkel vagy azokon kívüli devizamentes csereutakkal (pl.: testvérvárosi rendezvény) összefüggő költségek (utazási költség stb.) előzetes áfa nélküli összegének tervezése és elszámolása. A tervezésnél és elszámolásnál figyelemmel kell lenni a személyi jövedelemadóról szóló törvény hatályos rendelkezéseire. A napidíjat nem ezen a soron, hanem a nem rendszeres személyi juttatások között kell elszámolni. 44. sor: Reprezentáció A sor a költségvetési szerv által lebonyolított rendezvények, hivatalos tárgyalások rendezési és vendéglátási előirányzatainak megjelenítésére szolgál. Az előirányzat magában foglalja az ellenérték nélkül felszolgált ételt és italt, az ezen felüli természetbeni ellátást (szállás, utazás), az ingyenesen nyújtott egyéb szolgáltatást, valamint a térítésmentesen átadott saját előállítású, illetve vásárolt terméket (ajándékot), továbbá a vezetői beosztással járó reprezentáció címén utólagos elszámolási kötelezettséggel kifizetett összeget. 02 űrlap: Személyi juttatások és a munkaadókat terhelő járulékok előirányzata és teljesítése 20. sor: Napidíj Ezen a soron kell előirányozni és elszámolni a teljes munkaidőben foglalkoztatottat belföldi és külföldi kiküldetés idején megillető napidíj összegét. A kiküldetéssel kapcsolatos egyéb kiadásokat nem itt, hanem a dologi kiadások között kell tervezni és elszámolni. 24. sor: Részmunkaidőben foglalkoztatottak sajátos juttatásai Itt kell megtervezni és elszámolni összesítve a részmunkaidőben foglalkoztatottaknak a teljes munkaidőben foglalkoztatottakéval megegyező sajátos juttatásait (pl. napidíj). 20

21 XII. Felelősségi szabályok 12.1 A főigazgató felelőssége A szabályzat elkészítéséért, tartalmáért, megváltoztatásáért, aktualizálásáért és jóváhagyásáért a főigazgató a felelős. A főigazgató felhatalmazza a gazdasági főigazgató-helyettest, hogy a jogszabályi változásokból eredő kötelező vagy értelemszerű módosításokat a szabályzaton vezesse át és készítse elő jóváhagyásra úgy, hogy előbbiek 90 napon belül hatályba léphessenek A dolgozók felelőssége A Kisvárdai Szakképzési Centrumban dolgozó személyek kötelesek a jelen szabályzat előírásait áttanulmányozni, értelmezni és az azokban foglaltak szerint a tőlük elvárható gondossággal eljárni. 21

22 XIII. Záró rendelkezések Jelen szabályzat év január hó 01. napján lép hatályba. A szabályzat hatálybalépésével egyidejűleg a korábban érvényben volt szabályzat hatályát veszti. A jelen szabályzatban foglaltakat a jogszabályok és az irányító szerv utasításai módosíthatják, azokat a hatálybalépéstől kezdődően alkalmazni kell. Mellékletek: 1. sz. Előleg igénylése külföldi kiküldetéshez (minta) 2. sz. Belföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás (minta) 3. sz. Külföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás (minta) 4. sz. Belföldi kiküldetési utasítás (minta) 5. sz. üzembentartói nyilatkozat (minta) 6. sz. nyilatkozat felelősségvállalás (minta) 22

23 1. sz. melléklet ELŐLEGIGÉNYLÉS külföldi kiküldetéshez Kiküldött(ek) neve, beosztása:... Kiküldetés időtartama: év hó naptól hó napig tart. Kiküldetés helye (ország, város): Fogadó külföldi szervezet neve, címe: Utazás célja (röviden): Utazási feltételek: Indulás időpontja: óra perc Határátlépés: óra perc Visszaérkezés időpontja: óra perc Határátlépés: óra perc Utazás módja:* légi út, vasút, közút (autóbusz, hivatali gépkocsi) szgk. (külsős) (gépkocsivezető neve: ) (gépkocsi rendszáma: ) Költségviselő(k):** Menetjegy: Napidíj: Szállás: Egyéb dologi kiadás: (pl.: részvételi díj, biztosítás, minibusz) 23

24 Szálloda megrendelés szerint: valuta/éjszaka Konferencia költsége:... Egyéb:.. Igényelt valuta összesen:.. Budapest, 20 Kiküldött Engedélyező Melléklet: konferencia programja, jelentkezési lap * Aláhúzással jelölendő ** Intézmény vagy meghívó szervezet megjelölése 24

25 25 2. sz melléklet

26 A kiküldött 3.sz. melléklet KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉSI UTASÍTÁS ÉS KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS A kiküldő szervezet: Sorszám: 1 1. A kiküldetésre vonatkozó rendelkezések: I. KIKÜLDETÉSI UTASÍTÁS neve: Steiner Józsefné beosztása: elnök Az utazás módja oda: vissza: munkáltatója: Milyen osztályú napidíj jár: A kiküldetés célja: Táncprogram A kiküldetést elrendelő aláírása: Dologi kiadás 100 % 20 hó -n A kiküldetés helye és időtartama ország: nap: Helyközi utazásra jogosult: Utólagosan engedélyezett eltérések: 20 hó -n aláírás 2. Felvett előlegek: A bizonylat A valuta A felvét módja sorsz. kelte kiállításának helye neme összege árfolyama Forint Személyi jöv. adóelőlegre visszatartva vagy befizetve A külképviseletektől bármilyen címen felvett összegeket, valamint utazási jegyek árát itt felvétként kell feltüntetni. Összesen 3. Visszafizetések Személyi jöv. adóelőlegre elszámolva (II. 6-tól) Összesen II. KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS 4. Indulási, érkezési, határátlépési adatok: Indulás Érkezés A határátlépés honnan mikor mikor időtartama utazás óra hova óra óra módja hó nap hó nap nap perc perc perc 5. A napidíj-elszámolás: Ország Napok Felszámítható napidíj valutában Csökkenés v. pótlék Elszámolható A valuta Forint 26

27 Sorszám Szorzószám száma a valuta neme egy napra összesen % összege árfolyama Összesen B. Sz. ny r. sz. Pátria Nyomell. (Fsz.: ) 6. Adóelőleg-számítás A valuta neme Alap napidíj Devizaellátmány Napok száma A devizaellátmány összege c x d Adómentes rész b x d x A devizaellátmány adóköteles része e - g Adóelőleg egy napra valutában forintban a b c d e f g h i j 7. Szállásköltség A bizonylat sorsz. Ország Szállásköltség a számla szerinti valutában napok a valuta egy napra összesen száma neme Levonandó Elszámolható A valuta árfolyama Forint Összesen: 8. A dologi kiadások elszámolása valutában: A bizonylat sorsz. helye A felmerülés ideje jogcíme neme A valuta összege árfolyama Forint A külképviseletektől kapott utazási jegyek árát költségként kell feltüntetni. 9. Forintban felmerült dologi kiadások: A bizonyl. A felmerülés jogcíme sorszáma Forint A bizonyl. sorszáma Összesen: A felmerülés jogcíme Forint Összesen: III. ELSZÁMOLÁSOK ÖSSZESÍTÉSE ÉS ÉRVÉNYESÍTÉSE 10. Forintelszámolás 11. Valutaelszámolás Szöveg Táblázat hivatk. Forint Elszámolandó Elszámolt A valuta neme tételesen összesen valuta Visszafizetendő Többletelszámolás 1 Elszámolásra felvett előleg I/2 2 Előleg-visszafizetés I/3 3 Elszámolandó (1-2) - 4 Napidíj II/5 5 Szállásköltség II/7 A kiküldetésben eltöltött idő szükségességét és a feladat elvégzését 6 Dologi kiadások II/8 és 9 - igazolom: 7 Költs. össz. (4-6-ig) - 27