FVM Mezőgazdasági Gépesítési Intézet. 3/2009. sz. Főigazgatói Utasítás. A külföldi kiküldetések rendjéről

Átírás

1 FVM Mezőgazdasági Gépesítési Intézet 3/2009. sz. Főigazgatói Utasítás A külföldi kiküldetések rendjéről Gödöllő, 2009

2 Az Intézet nemzetközi megítélése, a kutatók elismertségének növelése, a nemzetközi K+F piacon való részvétel hatékonyságának növelése, valamint a költségek csökkentése érdekében a külföldi szakmai kiküldetés rendjét a következők szerint szabályozom: Az utasítás hatálya kiterjed az FVM Mezőgazdasági Gépesítési Intézettel (a továbbiakban Intézet), mint munkáltatóval közalkalmazotti jogviszonyban álló külföldi ideiglenes, tartós és folyamatos kiküldetést teljesítő valamennyi munkavállalóra (a továbbiakban kiküldött), valamint más munkáltatóval jogviszonyban álló munkavállalóra abban az esetben, ha a külföldi távollét az FVM Mezőgazdasági Gépesítési Intézet költségvetése terhére történik. I. Ideiglenes külföldi kiküldetések 1. A külföldi kiküldetés feltételei A) Az Intézet finanszírozásában a külföldi kirendelés a következő esetekben lehetséges: 1. az Intézet tevékenységének hasznosítása a nemzetközi K+F piacon (pl. pályázatok, kutatási programok összeállítása, gyárakkal, termelőkkel fejlesztési kapcsolatok kialakítása). 2. A kutatás-fejlesztés eredményeinek bemutatása (a rendezők által elfogadott például előadás tartása, poszter elkészítése és bemutatása, szekcióvezetés). 3. K+F program keretében finanszírozott külföldi kutatás. 4. Finanszírozott csereprogram (pl. OM-TÉT). 5. Konferencián, szakmai bemutatón való részvétel. 6. Meghívás egyéb külföldi rendezvényre. B) Külföldi kiküldetés nem lehetséges az alábbi esetekben: 1. A munkahelyi vezető javaslata alapján a főigazgató, akadályoztatása esetén tudományos főigazgató-helyettes, engedélye nélkül. 2. A feltételeket ( A pontban) igazoló okok hiányában. 3. A gazdasági főigazgató-helyettes ellenjegyzése alapján finanszírozási feltételek hiányában. 4. A kijelölt nyelv tárgyalóképes ismerete nélkül. 5. Szakmai kompetencia hiányában. 6. Csak tolmácsolási céllal (különösen indokolt esetben, előzetesen a főigazgató engedélyezheti tolmácsolás alkalmazását). A külföldi kiküldetés elrendelése 1. Az A pontban közölt feltételek alapján vezetői, illetve kutatói kezdeményezésre lehetséges külföldi kiküldetés, amelyre vonatkozó írásbeli, indokolt javaslatot a főigazgatónak kell megküldeni, aki dönt. 2. A külföldi kiküldetést a főigazgató a gazdasági főigazgató-helyettes ellenjegyzése mellett rendelheti el. A K+F tevékenység nemzetközi jellege, az Európai Unió egysége és kutatási integrációja miatt az elrendelés teljesítése a kutatók munkaköri kötelessége.

3 2. A külföldi kiküldetések engedélyezése 1. A kiküldetést a kiutazást megelőzően legalább 15 nappal engedélyeztetni kell. Engedélyezés a közvetlen vezető támogatásával rendelkező kérelem alapján lehetséges. A kiküldetést abban az esetben is engedélyeztetni kell, ha a költségeket a fogadó fél vagy más szervezet biztosítja, vagy megtéríti. 2. Az 1 hónapot meg nem haladó ideiglenes külföldi kiküldetések engedélyezése és a kiküldetés teljesítésének igazolása a Külföldi kiküldetés engedélyezési kérelme c. nyomtatványon történik (1. számú melléklet). A kérelemnek tartalmaznia kell: a) A kiutazás célját, helyét és idejét, a meglátogatott partnereket. b) Az elvégzendő feladat pontos leírását (pl. kutatási terv, előadás címe). c) A kiküldetés helyét (ország, város) és időtartamát. d) A kiküldött(ek) nevét, beosztását. e) Az utazás költségvetését, az egyes tételek rövid indoklását (pl. szálloda, utazás). f) A kiküldetés költségeinek forrását és a terhelendő témaszámot. g) Annak igazolását, hogy a kérelmező mindent megtett a finanszírozás érdekében (pl. beadott pályázatok, felkért támogatók felsorolása). h) Különleges érveket, indokokat. 3. Az ideiglenes külföldi kiküldetések elszámolása és teljesítésének igazolása a Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás c. nyomtatványon történik (2. számú melléklet). 3. A külföldi kiküldetést teljesítők költségtérítésének szabályozása A kiküldöttet a külföldi tartózkodás során felmerülő, indokolt mértékű költségeinek fedezésére költségtérítés illeti meg. A kiküldöttet megillető költségtérítések: napidíj, szállásköltség, utazási költség, a kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb, indokolt költségek (dologi kiadások). A napidíj kivételével az összes felmerült költséget eredeti, az Intézet nevére kiállított, bizonylatokkal szükséges igazolni. Napidíj Napidíj az alapellátmányról, a valuta-költségtérítésről és egyes állomáshelyekhez kapcsolódó további ellátmánypótlékról szóló 5/1997. (XII. 29.) KüM. rendeletnek megfelelő összegben fizethető beosztástól és a határátlépés időpontjától függően (3. számú melléklet). a) A 3. kategória szerinti valuta-költségtérítésre jogosult a főigazgató. b) A 4. kategória szerinti valuta-költségtérítésre jogosult az Intézettel, mint munkáltatóval közalkalmazotti jogviszonyban álló valamennyi munkavállaló (kivéve a főigazgató), illetve más munkáltatóval jogviszonyban álló munkavállaló abban az esetben, ha a külföldi távollét az Intézet költségvetése terhére történik. 1

4 c) A külföldi kiküldetés tényleges időtartama az indulás és az érkezés tényleges időpontja között eltelt idő. A tényleges időpont megállapítása szempontjából a 168/1995. (XII. 27.) Korm. rendelet alapján az országhatár átlépését, légi és vízi út esetén az indulás szerinti időpontot egy órával megelőzően, illetőleg az érkezést egy órával követően kell alapul venni azzal, hogy a kiküldetésben töltött teljes (24 órás) napokhoz hozzá kell adni a törtnapokon kiküldetésben töltött órák számának 24-gyel való osztásával kiszámított napokat úgy, hogy a fennmaradó tört rész amennyiben az legalább 8 óra egész napnak számít. d) A kiküldöttet a teljes napidíj illeti meg arra a naptári napra, amelyen külföldi tartózkodásának időtartama eléri a nyolc órát. e) A napidíj 50 %-a illeti meg a kiküldöttet arra a napra, amelyen külföldi tartózkodásának időtartama a hat órát meghaladja, de a nyolc órát nem éri el. f) A kiküldött nem jogosult napidíjra akkor, ha külföldi tartózkodásának időtartama a hat órát nem éri el. Ha a kiküldött ugyanazon a napon több országban járt, részére azon országra megállapított napidíj fizethető ki, amelyben hosszabb ideig tartózkodott. Ha a kiküldött rendszeresen díjtalan étkeztetésben részesül, a napidíját 50 %-al csökkenteni kell. A napidíj adóköteles jövedelem, az adó megállapítása a mindenkor hatályos Szja. törvény alapján történik. Szállásköltség A szállásköltség elszámolása eredeti bizonylattal történik. Csak az FVM Mezőgazdasági Gépesítési Intézet nevére és címére kiállított számla számolható el (jelölve a kiküldött nevével). A szállásköltség nem tartalmazhatja a szállodai szobai szolgáltatásokat (pl. szállodából bonyolított telefonhívásokat, a minibár költségeit stb.), mert ezek a költségek a kiküldöttet terhelik. A kiküldött köteles komfortos kategóriában a lehető legolcsóbb szállást választani. Háromcsillagos szállodánál nagyobb fokozatút csak különleges esetben, előre engedélyezett módon lehet igénybe venni. Utazási és egyéb dologi költségek Az utazással összefüggő egyéb költségek közül eredeti bizonylattal elszámolhatók: gépkocsi költségei (autópálya matrica, üzemanyag), gépkocsi hiányában tömegközlekedési eszközök költségei, az utazáshoz szükséges jegyek költségei (pl. repülőjegy), utas-, baleset- és poggyászbiztosítás költségei, szakmai elrendelés esetén a vízum költségei, konferencián, szakmai bemutatón való részvételi díj, regisztrációs költségek telefonhasználat költségei csak kiemelt intézeti érdek esetén lehetséges (a leggazdaságosabb módon). Bérelt gépkocsi használata csak különleges esetben, előre engedélyezett módon lehetséges. Nem szakmai események, rendezvények, szolgáltatások (pl. színházlátogatás), magánjellegű helyi közlekedési költségek nem számolhatók el. 2

5 4. A külföldi kiküldetés költséggazdálkodása A kiküldöttnek az utazás leggazdaságosabb módját kell választania. A kiküldetéshez a gazdaságossági szempontok figyelembevételével, és amennyiben azt az útvonal és elérhetőség indokolja, saját gépkocsi is igénybe vehető, melyet azonban az engedélyezési kérelemben (1. számú melléklet) jelezni kell. 1. Veszteségeket (pl. elhagyás, lopás) és megbetegedések költségeit az Intézet nem viseli (a biztosításokét igen). 2. Gépkocsi meghibásodása, ütközési károk megtérítése vonatkozásában az általános szabályok szerint kell eljárni. 3. A lehetséges finanszírozókat meg kell keresni (pl. támogatók, pályázatok). 4. Külföldön műszer, tárgyi eszköz csak a főigazgató engedélyével vásárolható. 5. Az Intézet kiküldöttei komfortos kategóriában a lehető legolcsóbb szállodákban szállhatnak meg. 6. A célhelyen (gépkocsi hiányában) tömegközlekedési eszközök használata kötelező, taxit csak indokolt esetben maximum két alkalommal lehet bérelni (pl. repülőtér és szálloda között). A taxi használatát az engedélyezési kérelemben indokolni kell. 7. Egyéb dologi kiadások csak engedélyezett mértékűek lehetnek. 5. A külföldi kiküldetésekkel kapcsolatos valutaigénylés, előleg felvét és elszámolás rendje Valutaigénylés és előleg felvét 1. A kiküldöttnek ki kell töltenie 1 eredeti példányban a Külföldi kiküldetést engedélyezési kérelme c. nyomtatványt (1. számú melléklet). A kitöltéshez a Magyar Nemzeti Bank előző hó 15-i deviza középárfolyamait (EUR, USD stb.) kell használni. A nyomtatványhoz 1 példányban csatolni szükséges a kiutazó rendelkezésére álló meghívólevelet, konferencia esetén a regisztrációs lapot vagy a konferenciáról szóló minden egyéb információs anyagot, illetve az utazás indokoltságát alátámasztó egyéb dokumentumokat. 2. A kiküldött kitölti 1 eredeti példányban a Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás c. nyomtatványt (2. számú melléklet). 3. A kiküldött az utazási kiadásokra előleg felvételére jogosult. A kiküldött az aláírások után az 1. számú mellékletet eljuttatja a külügyi részlegre az utazás megkezdése előtt legalább 15 nappal, ahol a Gazdálkodási Főosztály által kiállított igénylés alapján (Valutafelvételi igény bejelentési bizonylat) gondoskodnak a Magyar Államkincstárnál a jóváhagyott valuta-ellátmány felvételéről. Az igényelt valutát a valutafelvételére jogosult személy veszi fel. A Gazdálkodási Főosztály által kiállított pénztárbizonylattal a kiküldött a kiutazás megkezdése előtt legkorábban 8 nappal (kivétel pl. pályázatok esetében korábban) felveheti az igényelt valutaelőleg összegét. Az utazás elmaradásáról a gazdasági főigazgató-helyettest írásban haladéktalanul értesíteni szükséges és a felvett valutát 3 munkanapon belül vissza kell fizetni az előleget kifizető helyen. Amennyiben a kiutazás a kiküldött hibájából hiúsul meg (pl. érvénytelen úti okmány stb.) az utazás során felmerült költségek a kiutazót terhelik. 3

6 A valutaelőleg átvételével a kiküldött vállalja, hogy a felvett összegről a hazaérkezéstől számított 8 naptári napon belül elszámol. Aki elszámolási kötelezettségét határidőn túl teljesíti, a későbbiekben valutaelőlegben nem részesülhet. 4. Amennyiben deviza átutalásra van szükség a külföldi kiküldetéshez, deviza átutalást csak engedélyezett utazás érdekében lehet kérni. Bármely egyéb, a kiutazással kapcsolatos költség (pl. részvételi díj) devizában történő átutalását a kitöltött nyomtatványon (1. számú melléklet) jelezni kell, valamint az átutaláshoz szükséges adatokat (a számlatulajdonos neve, címe, az átutalás célja, összeg, banknév, bankcím, bankszámlaszám) és eredeti számlát kell mellékelni, eljuttatni a külügyi felelőshöz, aki ellenőrzi és gondoskodik az utaltatásról. Az átutalás időigénye a hiánytalanul leadott kérelemtől számított minimum 2 hét. 5. A kiküldött biztosítja a szükséges úti okmányokat: érvényes úti okmányt (személyi igazolvány, útlevél), megfelelő vízumot (ha meghatalmazásra van lehetőség, akkor a külügyi részleg intézi), utas-, baleset-, poggyászbiztosításokat, az autópálya matricákat, egyéb engedélyeket, az utazáshoz szükséges jegyeket, kivéve repülőjegy. A 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet a központosított közbeszerzés rendszeréről hatálya az Intézetre kiterjed. A kormányrendelet kiemelt termékkörébe tartozik az utazásszervezések, nemzetközi utazásszervezésekre vonatkozó beszerzések. Valamennyi kiküldött részére repülőgéppel történő utazásnál turista osztályú repülőjegy igényelhető. 6. A kiküldött gondoskodik a külföldi szállításhoz szükséges egyéb okmányokról: jogszabály által előírt okmányok (pl. növény-egészségügyi engedélyek), vámszabályok okmányai. Elszámolás 1. A kiküldött a valutaelőleg elszámolását, a kiküldetés költségeit a Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás c. nyomtatványon köteles elszámolni (2. számú melléklet) a szükséges bizonylatok eredeti példányainak csatolásával, és a főigazgató aláírásával igazolja a feladat elvégzését. A nyomtatványhoz beazonosíthatóan csatolni kell a következő bizonylatokat pl.: üzemanyagszámla, vonatjegy, illetve repülőjegy és beszállókártya, valutafelvétel banki bizonylata, szállásszámla, számlák a dologi kiadásokról, részvételi, illetve regisztrációs díj befizetését igazoló bizonylat. 2. Csak az FVM Mezőgazdasági Gépesítési Intézet nevére és címére kiállított számla és utazási jegy számolható el (kivéve tömegközlekedés). Az utazással közvetlenül felmerült költségek számlái (INVOICE) számolhatók el. A külföldi partnertől minden esetben meg kell követelni a számla (INVOICE) kiállítását, mert pénzügyi elszámolás csak ennek birtokában lehetséges. 4

7 3. A kiküldött köteles a pénzügyi elszámolás alapján az előlegmaradványt a visszaérkezést követő 8 naptári napon belül visszafizetni (a Gazdálkodási Főosztály által kiállított pénztárbizonylattal). Visszafizetés csak a felvett valutával azonos nemben, papírpénzben történhet. A fémpénz nem elfogadott. Amennyiben a teljes visszafizetendő összeg papírpénzben nem teljesíthető, úgy a maradék visszafizetendő összeget forintban kell befizetni az Intézet forintpénztárában. Többletelszámolás esetén is a valuta összege forintban kerül kifizetésre az Intézet forintpénztárában. 4. A kiküldött által visszafizetett előlegmaradványt a valuta-visszavitelre jogosult személy a Magyar Államkincstáron keresztül visszafizeti az Intézet alábbi bankszámlájára: MÁK A kiküldött visszaérkezésétől számított legkésőbb 30. napon a teljes elszámolásnak le kell zárulnia az utalványozással. 6. A kiutazásról való visszaérkezés után 30 napon belül el kell készíteni az úti jelentést (a 4. számú mellékletben foglalt szempontok szerint, csatolva a helyszínen készített dokumentumokat, jegyzőkönyvet, emlékeztető stb.), amelyet a főigazgató fogad el. A kötelezettség nem igazolható elmulasztása esetén a kiküldött hivatalos külföldi kiküldetésen nem vehet részt a hiány pótlásáig. 7. Az elkészült úti jelentéseket az egyes részlegek köttetik be és osztják szét. 8. A kiküldött 15 napnál hosszabb kirendelés esetén köteles 6 hónapon belül szakmai beszámolót tartani. 9. A kiküldött az előírt határidőn belül köteles a támogatási szerződéseknek megfelelő elszámolást és jelentést elkészíteni és a szerződésben vállalt kötelezettségeket teljesíteni. A Gazdálkodási Főosztály és a külügyi részleg a külföldi szakmai kiküldetésekről analitikus nyilvántartást vezet (5. számú melléklet). II. Tartós és folyamatos külföldi kiküldetések Tartós a külföldi kiküldetés abban az esetben, ha a külföldön tartózkodás időtartama az 1 hónapot meghaladja, de nem hosszabb, mint 12 hónap. Folyamatos a külföldi kiküldetés abban az esetben, ha a külföldön tartózkodás időtartama a 12 hónapot meghaladja. Külföldi kiküldetésnek minősül az ösztöndíjas tanulmányút és a külföldi munkavállalás is. A tartós vagy folyamatos kiküldetést kiváltó pályázatokat (pl. ösztöndíj, képzés), egyéb törekvéseket (pl. tanulmányút, vállalati meghívás) előre engedélyeztetni kell ( B1 pont). 5

8 1. A kiküldetés engedélyezése A tartós és folyamatos külföldi kiküldetéseket az Intézet főigazgatója engedélyezi. Az engedélykérelmet a kiküldetésre vonatkozó dokumentáció csatolásával (meghívólevél, ösztöndíjról szóló igazolás, egyéb vonatkozó dokumentáció) a közvetlen szakmai vezető(k) ajánlásának kíséretében a főigazgatóhoz kell benyújtani a tervezett kiutazást megelőzően legalább 1 hónappal. A kiküldetési engedélynek formanyomtatványa nincs, de tartalmaznia kell: kiküldött nevét, beosztását, munkahelyét, célját, a kiküldetés helyét, fogadó intézmény pontos megnevezését és címét, a kiküldetés kezdetének és befejezésének dátumát, a kiküldetés költségviselőjét, a kiküldetés idejére megállapított távolléti díj mértékét, és a munkáltatónak a kiküldetéssel kapcsolatos esetleges egyéb megjegyzéseit. Újabb tartós vagy folyamatos kiküldetésre a kiküldött az esetben kaphat engedélyt, ha az előző tartós vagy folyamatos kiküldetésről hazatérve az Intézetben újra munkába állt és legalább 1 évig folyamatosan az Intézetben dolgozott. A tanulmányút ösztöndíjas tanulmányútnak minősül, ha az utazó külföldi tanulmányaira, külföldi kutató munkájára tekintettel ösztöndíjat kap. A főigazgató dönt a munkahelyi vezető javaslata alapján és a meghívó levélben szereplő ösztöndíj összegének ismeretében arról, hogy ezen időtartamra biztosít-e rendkívüli szabadságot és illetményt a kiutazó részére. 2. Adatszolgáltatási kötelezettség A kiküldetési kérelem elutasításáról a munkáltatói jogkörrel rendelkező vezető köteles a kérelmezőt és annak munkahelyi vezetőjét 5 munkanapon belül értesíteni. Az engedélyt tartalmazó dokumentumot az Intézet vezetője az engedély keltétől számított 5 munkanapon belül köteles megküldeni a kiküldöttnek, a kiküldött szakmai vezetőjének, a Gazdálkodási Főosztálynak és a külügyi részlegnek. A jelen Főigazgatói Utasítás február 16. napján lép hatályba. Egyidejűleg hatályát veszti a 3/2003. sz. Főigazgatói Utasítás. Gödöllő, február 15. ( Dr. Fenyvesi László ) főigazgató Mellékletek: 1. számú melléklet: Külföldi kiküldetés engedélyezési kérelme 2. számú melléklet: Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás 3. számú melléklet: 5/1997. (XII. 29.) KüM rendelet 4. számú melléklet: Szempontok az úti jelentések elkészítéséhez 5. számú melléklet: A külföldi szakmai kiküldetések analitikus nyilvántartása 6