8/2018. (10.15.) számú rektori-kancellári együttes utasítás a belföldi kiküldetés engedélyezése és elszámolása rendjéről

Átírás

1 FI /2018. (10.15.) számú rektori-kancellári együttes utasítás a belföldi kiküldetés engedélyezése és elszámolása rendjéről október

2 A Szent István Egyetem (továbbiakban: Egyetem) az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet alapján, a személyi jövedelemadóról szóló évi CXVII. törvény (továbbiakban: Szja tv.), a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő munkavállaló költségtérítéséről szóló 437/2015. (XII.28) Korm. rendelet, a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szóló 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendelet figyelembe vételével a következők szerint határozza meg a belföldi kiküldetéssel összefüggő szabályokat. Az utasítás hatálya 1. (1) Az utasítás tárgyi hatálya a belföldi kiküldetésekre terjed ki. (2) Az utasítás személyi hatálya kiterjed: a) a kiküldetések elrendelésével kapcsolatos döntési jogkörrel rendelkezőre, b) a pénzügyi feladatokat ellátó személy(ek)re, c) a kiküldetésben lévő alábbi személy(ek)re: ca) közalkalmazotti jogviszonyban lévő, cb) hallgatói jogviszonyban lévő, ideértve elsősorban a doktoranduszok és doktorjelöltek, cc) a közérdekű önkéntes szerződés alapján jogviszonyban lévő, cd) eseti meghívottak. (3) Amennyiben a kiküldetés elrendelésére pályázat szakmai megvalósítása érdekében kerül sor, akkor a jelen utasításban foglaltakat a pályázati kiírásban és a pályázat költségvetésében foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. Értelmező rendelkezések 2. Jelen utasítás alkalmazása értelmében: 1. eseti meghívott: azok a természetes személyek, akiket az Egyetem, vagy valamelyik szervezeti egysége alkalomszerűen kér fel bizonyos feladat ellátására, különösen, de nem kizárólagosan vendég előadó, záróvizsga bizottsági tag, doktori védés bíráló bizottsági tag, stb. 2. célállomás: a belföldi kiküldetés helyszíne. 3. hivatali, üzleti utazás: az Szja tv pontja szerint a magánszemély jövedelmének megszerzése, a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás - a munkahelyre, a székhelyre vagy a telephelyre a lakóhelyről történő bejárás kivételével-, ideértve különösen a kiküldetés vagy a munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás keretében más munkáltatónál történő munkavégzés miatt szükséges utazást, de ide nem értve az olyan utazást, amelyre vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási idő, a tényleges szakmai és szabadidőprogram aránya stb.) valós tartalma alapján, akár közvetve is megállapítható, hogy az utazás csak látszólagosan hivatali, üzleti; továbbá az országgyűlési képviselő, a nemzetiségi szószóló, a polgármester, az önkormányzati képviselő e tisztségével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás (a lakóhelytől való távollét) 4. igazolás nélkül elszámolható utazási költség: az Szja tv. 3. számú melléklet II.6. pontjában foglaltakra tekintettel a kifizető által a magánszemélynek a saját személygépkocsi (ideértve a közeli hozzátartozó tulajdonát képező személygépkocsit is) használata miatt fizetett költségtérítés összegéből a kiküldetési rendelvényben feltüntetett km-távolság szerint az üzemanyag-fogyasztási 2

3 norma és legfeljebb az állami adó- és vámhatóság által közzétett üzemanyagár, valamint 15 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség alapulvételével kifizetett összeg. 5. kiküldetés: az Szja tv pontja szerint a munkáltató által elrendelt, a munkáltató tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás, így különösen a munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás keretében a munkaszerződéstől eltérő helyen történő munkavégzés; ide nem értve a lakóhelyről, tartózkodási helyről a munkahelyre történő oda- és visszautazást. E rendelkezés alkalmazásában munkahelynek minősül a munkáltatónak az a telephelye, ahol a munkavállaló a munkáját szokás szerint végzi, ilyen telephely hiányában vagy több ilyen telephely esetén a munkáltató székhelye minősül munkahelynek. 6. kiinduló állomás: a) az Egyetemmel közalkalmazotti jogviszonyban álló kiküldött esetén a munkavégzés általános helye, b) hallgatói jogviszonyban álló (ideértve a doktoranduszt, doktorjelöltet is) kiküldött esetén az Egyetem székhelye vagy telephelye. c) az a-b) pontoktól eltérő helyszín akkor vehető figyelembe, ha az indokolható, és figyelembe vételével a megtett út rövidebb, mint az a-b) pont szerint számított útvonal. d) önkéntes közérdekű jogviszony esetén a jogviszony létesítésre irányuló szerződésben meghatározott helyszín, e) eseti megbízott esetében a lakó vagy tartózkodási hely. 7. kiküldetési rendelvény: az Szja tv pontjai szerint a kifizető által két példányban kiállított bizonylat, amely tartalmazza a magánszemély nevét, adóazonosító jelét, a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát, a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát, a futásteljesítményt, az utazás költségtérítését, valamint ezen költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.) azzal, hogy kiküldetési rendelvénynek minősül az említett adatokat tartalmazó, a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály rendelkezéseit is figyelembe véve zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikus úton előállított bizonylat is. A papír alapon kiállított kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával megőrzi. 8. kiküldött: a belföldi kiküldetés jogosultja. 9. költségtérítés: az Szja tv pontjai szerint az a bevétel (kivéve, ha a jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni), amelyet e törvény által költségnek elismert kiadás megtérítésére kizárólag az adott bevételszerző tevékenység folytatása érdekében vagy hivatali, üzleti utazással (ideértve a kiküldetést, a külföldi kiküldetést, a külszolgálatot) összefüggésben kap a magánszemély. Nem tartozik ezen kiadások körébe a magánszemély személyes vagy családi szükségletét részben vagy egészben közvetlenül kielégítő dolog, szolgáltatás megszerzését szolgáló kiadás, kivéve, ha e törvény olyan költségtérítést állapít meg, vagy olyan, jogszabályban meghatározott költségtérítést ismer el, amellyel szemben a kiadást nem kell igazolni. 10. közeli hozzátartozó: a Polgári Törvénykönyvről szóló a évi V. törvény 8:1. (1) bekezdés 1. pontja szerint a házastárs, az egyeneságbeli rokon, az örökbefogadott, a mostoha- és a nevelt gyermek, az örökbefogadó-, a mostoha- és a nevelőszülő és a testvér; 11. napidíj: a kiküldött részére az élelmezéssel kapcsolatos többletköltségei fedezetére a kiküldetés tartamára járó költségtérítés, mely a vonatkozó jogszabályok szerinti mértékben adóköteles. 12. útvonalterv: személygépkocsival történő utazáshoz a GoogleMaps alkalmazással megtervezett és kinyomtatott útirány meghatározás, mely közút vonatkozásában tartalmazza a 3

4 kiinduló- és a célállomás között megtett távolságot mindkét menetirányba. Amennyiben több helyszínt érint a kiküldetés, valamennyi célállomásra ki kell terjednie 13. szívességi használatra kapott személygépkocsi: a belföldi kiküldetés teljesítéséhez igénybe vett nem saját vagy nem közeli hozzátartozó tulajdonában álló vagy általa zárt végű lízingbe vett személygépkocsi A belföldi kiküldetések rendje 3. (1) A belföldi kiküldetés elrendelésére, a kiküldetés szükségességének igazolására, valamint az utazás célja, időtartama, útvonala, költségtérítése és az ahhoz szükséges adatok meghatározására a munkáltatói jogkör gyakorlásáról szóló mindenkori rektori-kancellári együttes utasításban meghatározott vezető jogosult, a rektor és a kancellár esetében a kinevezési jogkör gyakorlója. (2) A belföldi kiküldetést az 1. függelék szerinti Adatlap belföldi kiküldetéshez nyomtatványon kell elrendelni. A kiküldetés elrendelésével egyidejűleg a beszerzés igénylő adatlapot kell indítani az e-bia rendszerben, mely a belföldi kiküldetéshez kapcsolódó valamennyi felmerülő költség elszámolásának előfeltétele. (3) A kiküldetés célját alátámasztó dokumentumot (pl.: konferencia felhívás, témavezetői nyilatkozat, órarend) az Adatlap belföldi kiküldetés nyomtatványhoz csatolni kell. (4) A belföldi kiküldetésről a közalkalmazotti jogviszonyban lévő kiküldöttnek kiküldetési rendelvény formanyomtatványt (minta az 2. függelékben), a nem közalkalmazotti jogviszonyban lévő kiküldöttnek útnyilvántartást kell kitölteni (3. függelék). (5) A kiküldött az utazását úgy köteles megtervezni, hogy a célállomást a lehető legrövidebb úton, a leggazdaságosabb módon érje el. (6) Az Egyetem által üzemben tartott járművek esetében, kizárólag hivatali célú kiküldetés esetén a személygépkocsi használatra a kancellár engedélyével kerülhet sor (4. számú függelék). (7) Kiküldetéshez kapcsolódó költségtérítések jogcíme és elszámolásuk módja 4. (1) A kiküldöttet az alábbi jogcímeken illetheti meg költségtérítés a kiküldetés jellegétől függően: a) napidíj, b) utazási költségtérítés, c) egyéb költségtérítés. (2) A napidíj költségátalányként vagy számlával (egyszerűsített számlával) igazolt összegként számolható el: költségátalány: a rendszeresen kiküldetést teljesítő kiküldöttnek az Egyetem havi költségátalányt állapíthat meg, melynek összegét az egy napra megállapított napidíjátalány és a havi átlagban kiküldetésben töltött naptári napok figyelembevételével kell meghatározni. Napidíjátalányként a kiküldöttet ötszáz forint/nap napidíj illeti meg. számlával igazolt költségként legfeljebb bruttó ezer forint/nap számolható el. (3) Nem számolható el napidíj: a) az Egyetem székhelyéről a telephelyeire vagy az Egyetem telephelyeiről a székhelyére, vagy a telephelyei között történő kiküldetés esetén, b) ha a távollét időtartama a 6 órát nem éri el, 4

5 c) ha a közalkalmazott élelmezése a kiküldetés helyén biztosításra kerül. (4) A napidíj összegét 20%-kal csökkenteni kell a (7) bekezdés a) pont szerinti szállás igénybevétele esetén, amennyiben a szállásköltség a reggeli árát tartalmazza. (5) Utazási költségtérítésként az alábbi költségek számolhatók el az Egyetem nevére és címére kiállított számla vagy az itt meghatározott dokumentum(ok) alapján: a) az országos közforgalmi vasutak, autóbuszjáratok vonalain a II. osztályú menetjegy ára a menetjegy alapján, b) helyi tömegközlekedési költség az utazási jegy alapján, c) autópálya-használati díj a kiküldetéshez szükséges lehetséges legrövidebb időszakra szóló autópálya-használati díjról kiállított számla alapján, d) indokolt esetben, kizárólag a kiküldetés célja érdekében felmerült taxiköltség, e) parkolás díja a parkoló jegy alapján, f) személygépkocsival történő utazás esetén: fa) saját tulajdonú és zárt végű lízingbe vett vagy szívességi használatra kapott személygépkocsi esetén az 5. szerinti költségek, fb) Egyetem által üzemben tartott, kizárólag hivatali célra használt jármű esetén a számlával (számlákkal) igazolt üzemanyag-vásárlás költsége a kiküldetés teljesítéséhez szükséges mértékben. (6) Az (5) bekezdés c) és e) pontja esetén elszámolható az elektronikus úton megvásárolt szolgáltatás is a szolgáltatás igénybevételének visszaigazolása alapján. (7) Egyéb költségtérítés jogcímén az alábbi költségek számolhatók el az Egyetem nevére történő számla ellenében: a) szállás költség: legfeljebb 3 csillagos szállás vehető igénybe (ettől eltérni kizárólag a kancellár külön írásbeli engedélyével lehet); b) belföldi konferencia regisztrációs díja, c) a felmerülő egyéb költségek az 1. függelék szerinti Adatlap belföldi kiküldetéshez nyomtatványon és a beszerzési igénylő adatlapon engedélyezettek és keretösszeg mértékéig. (8) Nem számolható el utazási költségként a) a kiküldött személyes vagy családi szükségletét részben vagy egészben, közvetlenül kielégítő árú vagy szolgáltatás költsége (pl.: kiküldetés időtartama alatt gyógyszervásárlás, ruhatisztíttatás, -mosatás, minibár-használat). b) az üzleti étkezés költsége az ügyfelekkel, mivel az reprezentációs költségnek minősül. (9) Eseti kiküldetés esetén a kiküldetés befejezését követő 8 akadályoztatás esetén 15 munkanapon belül, rendszeres kiküldetés esetén a tárgyhónapot követő hónap 10. napjáig kell a kiküldetés költségeivel elszámolni. Az elszámolás a jelen -ban részletezett dokumentumok illetékes Campusigazgatóságra, központi szervezeti egység esetén a Keretgazdálkodási Osztályra történő leadásával történik. (10) A (9) bekezdés szerint kijelölt szervezeti egység az elszámolásra leadott dokumentumok meglétét, teljeskörű kitöltését ellenőrzi. Az elszámolást a Keretgazdálkodási Osztály végzi, ahova a Campusigazgatóságok továbbítják az előírt dokumentumokat. Saját vagy közeli hozzátartozó tulajdonában lévő és a szívességi használatra kapott személygépkocsival történő kiküldetés egyedi szabályai 5. 5

6 (1) Belföldi kiküldetés teljesítéséhez igénybe vehető saját vagy közeli hozzátartozó tulajdonában lévő és szívességi használatra kapott személygépkocsi (e -ban a továbbiakban együtt: személygépkocsi) is. A kiküldetés időtartama alatt a személygépkocsinak meg kell felelnie a forgalomban tartásra vonatkozó jogszabályi követelményeknek. (2) A személygépkocsival történő utazás költségeinek elszámolásához csatolni kell: a) az Adatlap belföldi kiküldetéshez nyomtatványt, b) a kiküldetési rendelvényt, c) a pontos címadatok feltüntetésével útvonaltervet, d) saját vagy közeli hozzátartozó tulajdonában lévő személygépkocsi esetén az 5A függelék szerinti nyilatkozatot, e) a szívességi használatra kapott személygépkocsi esetén az 5B függelék szerinti nyilatkozatot, f) a kiküldetés során használt, d) vagy e) pont szerinti személygépkocsi törzskönyvének másolatát, bérelt/lízingelt gépjármű esetében a szerződés másolatát. (3) Az (2) bekezdés d) vagy e) pont szerinti nyilatkozat ismételt kitöltése ugyanazon jármű újabb kiküldetéshez történő használatakor abban az esetben szükséges, ha a törzskönyv bérelt/lízingelt gépjármű esetében a szerződés adataiban változás történt. Az okmányok alaki vagy tartalmi hiányában kifizetés nem történhet. (4) Kizárólag saját vagy közeli hozzátartozó tulajdonában lévő személygépkocsi használata esetén számolható el utazási költség igazolás nélkül a kiküldöttnek. (5) A közúti gépjárművek üzemanyag-fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható alapnorma átalány mértékét a 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendelet tartalmazza, a költségként elszámolható üzemanyag mennyisége nem haladhatja meg az ebben meghatározott fogyasztási normákat. (6) A belföldi kiküldetés szívességi használatba kapott személygépkocsival történő teljesítése esetén a kifizetett költségtérítés összege a magánszemély bevételének számít, tehát kiküldetési rendelvény vezetése mellett sem alkalmazható az Szja tv. 25. (2) bekezdés b) pont. (7) A közlekedési szabályok megsértéséből eredő minden költség és kiszabott bírság kizárólag a személygépkocsi vezetőjét terheli, az így felmerült költségek és bírságok nem számolhatók el. Baleset, káresemény bekövetkezésekor, amennyiben az a kiküldött hibájából következett be, a káreseményhez kapcsolódó valamennyi költség a kiküldöttet terheli. Az útielőleg és az elszámolása 6. (1) A kiküldetéshez útielőleg igényelhető a kiküldetés megkezdését megelőzően legalább 8 munkanappal. Útielőleget a kitöltött és aláírt Adatlap belföldi kiküldetéshez nyomtatvány és a kiküldetési rendelvény bemutatásával kell igényelni a Számviteli, Pénzügyi és Kontrolling Főosztályon. Az útielőleg folyósítása a kiküldött bankszámlájára történő utalással történik. (2) Az útielőleggel a kiküldetés befejezését követő 8 akadályoztatás esetén 15 munkanapon belül kell számolni: a) Amennyiben a kiküldöttnek többlet-költségtérítés jár a korábban felvett útielőleghez képest, annak térítésére az Adatlap belföldi kiküldetéshez nyomtatványon (1. számú függelék) megjelölt bankszámlaszámára, átutalással kerül sor. b) Amennyiben a kiküldött részére folyósított útielőleg összege meghaladja a kiküldött részére járó költségtérítés összegét, a különbözetet a kiküldött köteles csekken, vagy átutalással az Egyetem számlájára befizetni. 6

7 (3) Harminc napot meghaladó elszámolás esetén a kiküldöttet az el nem számolt előleg összege után adófizetési kötelezettség terheli, mely a jövedelemből levonásra kerülhet (Szja tv. 72. (4) bekezdés c) pont), egyidőben a kiküldetést elrendelő értesítése is megtörténik. (4) A kiküldött a felvett előleg elszámolásáig ismételt előleg folyósítására nem jogosult. Záró rendelkezések 7. (1) Jelen rektori-kancellári együttes utasítás október 15. napján lép hatályba, ezzel egyidejűleg a Szent István Egyetem hivatalos belföldi kiküldetés rendjéről szóló 2/2008. számú rektori utasítás hatályát veszti. (2) Jelen utasításban foglaltakat az 1. függelék kivételével a hatálybalépést követő napon elszámolásra leadott kiküldetésekre kell alkalmazni, függetlenül a kiküldetés időpontjától. (3) Jelen utasítás közzétételéről az Adminisztrációs és Koordinációs Főosztály gondoskodik. (4) Az utasítás részét képező függelékek: 1. függelék: Adatlap belföldi kiküldetések elszámolásához 2. függelék: Kiküldetési rendelvény minta 3. függelék: Útnyilvántartás 4. függelék: Engedély egyetemi tulajdonban levő gépjármű igénybevételéhez belföldi kiküldetés céljára 5. függelék: Nyilatkozatok személygépkocsi használathoz A: Saját vagy közeli hozzátartozó tulajdonában lévő személygépkocsi B: szívességi használatra kapott személygépkocsi Gödöllő, október 12. Dr. Tőzsér János rektor Magyar Ferenc kancellár 7