SEMMELWEIS EGYETEM Orvosi Biokémiai Intézet 1094 Budapest, Tű zoltó u. 37-47. EGYSÉGSZINTŰ MUNKAUTASÍTÁS Gazdasági csoport működési rendje Készítette: Fehér Mariann Gazdasági vezető 2008.10.31. Dátum Jóváhagyta: 2008.10.31. MIR szempontból ellenőrizte: Dr. Ádám Veronika intézet igazgató Dr. Kolev Kraszimir minőségirányítási vezető Dátum 2008.10.31. Dátum A dokumentáció kódja: Változat száma: Érvénybelépés időpontja: Oldalak száma: Mellékletek száma: SE-OBI-MU-02 01 2008.11.01. 10 0 Módosította Dátum/Aláírás Változat száma MÓDOSÍTÁSOK JEGYZÉKE Módosított oldalszám Jóváhagyta Dátum/Aláírás Kibocsátás időpontja Nyilvántartott példány: Munkapéldány: A példány sorszáma: Ezen Egységszíntű Munkautasítás a Semmelweis Egyetem szellemi tulajdona. Továbbadása, sokszorosítása írásos engedélyhez kötött. A benne szereplő információt csak a minőség- és környezetirányítási rendszer működtetéséhez lehet felhasználni.
TARTALOMJEGYZÉK Oldal 1. A MUNKAUTASÍTÁS HATÁLYA... 3 2. A RÉSZLEG SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE... 3 2.1. A RÉSZLEG FUNKCIONÁLIS FELÉPÍTÉSE... 3 2.1.1. A Gazdasági Csoport Szervezeti Tagozódása... 3 3. A RÉSZLEG HUMÁN ERŐFORRÁSA... 3 4. A RÉSZLEG TÁRGYI ERŐFORRÁSA /INFRASTRUKTÚRÁJA... 4 5. A RÉSZLEG FELADATA... 4 6. A RÉSZLEG MŰKÖDÉSI RENDJE... 4 6.1. A RÉSZLEG ÁLTALÁNOS MŰKÖDÉSI RENDJE... 4 6.2. AZ OSZTÁLY DOLGOZÓINAK MUNKAIDŐ BEOSZTÁSA, MUNKARENDJE... 5 6.2.1. A gazdasági vezető feladatköre... 5 6.2.2. Fizikai dolgozók feladatköre... 7 6.3. ÉRTEKEZLETEK... 7 6.4. TAKARÍTÁS, HIGIÉNÉS REND SZABÁLYOZÁSA... 8 7. KAPCSOLATTARTÁS MÁS EGYSÉGEKKEL, INTÉZMÉNYEKKEL... 8 7.1. KAPCSOLATTARTÁS INTÉZMÉNYEN KÍVÜL... 8 7.2. KAPCSOLATTARTÁS INTÉZMÉNYEN BELÜL... 8 8. KÉPZÉS, TOVÁBBKÉPZÉS... 9 9. ANYAGOK, ESZKÖZÖK RENDELÉSE... 9 9.1. ANYAG- ÉS ESZKÖZIGÉNYLÉS... 9 10. MŰSZEREK, ÉPÜLET, KARBANTARTÁS, SZERZŐDÉS... 9 10.1. MŰSZEREK... 9 10.2. ÉPÜLET ÁLLAGA, KARBANTARTÁS... 9 10.3. SZERZŐDÉSKÖTÉS RENDJE:... 9 10.4. A JAVÍTÁSRA VONATKOZÓ FELADATSOR:... 10 11. DOKUMENTÁCIÓ... 10 12. AZONOSÍTÁS, NYOMONKÖVETHETŐSÉG... 10 12.1. ÜGYIRATOK AZONOSÍTÁSA, NYOMONKÖVETHETŐSÉGE... 10 12.2. DOLGOZÓK AZONOSÍTÁSA... 10 13. HIVATKOZÁSOK... 10 Oldal:2/10
1. A MUNKAUTASÍTÁS HATÁLYA A munkautasítás a Gazdasági csoport működési rendjét szabályozza, amely az intézményen belül önálló szervezeti egységként az Orvosi Biokémia Intézetben működik. Helyét az intézményi struktúrában az Orvosi Biokémia Intézet organogrammja (SE_OBI- MK) tartalmazza. 2. A RÉSZLEG SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE 2.1. A RÉSZLEG FUNKCIONÁLIS FELÉPÍTÉSE Az osztály élén a gazdasági vezető áll. Döntési és felelősségi szintjét az intézet igazgatója határozza meg a munkaköri leírásban. Szakmai felettese a SOTE Gazdasági főigazgatója. 2.1.1. A Gazdasági Csoport Szervezeti Tagozódása A Gazdasági csoport: - gazdasági iroda - könyvtár - kézbesítő 3. A RÉSZLEG HUMÁN ERŐFORRÁSA A Gazdasági csoport engedélyezett létszáma: Gazdasági vezető Adminisztrátor Könyvtáros Fizikai dolgozó Segédasszisztens Kézbesítő Összesen: GAZDASÁGI OSZTÁLY 1 fő 1 fő 2 fő 1 fő 5 fő A Gazdasági vezető által összeállított beosztás alapján látják el a feladatokat helyettesítésükről is ő gondoskodik. Amennyiben a problémát nem tudja megoldani, az Igazgatóhoz fordulhat segítségért. Munkaerő gazdálkodással kapcsolatban - A munkáltatói jogviszony gyakorlója: az intézet igazgatója Oldal:3/10
- Szakmai irányítás: Kutatási, oktatási ügyek, pályázatok: intézet igazgatója, helyettese Gazdasági rész gazdasági főigazgató - Álláshirdetés: a szakmai irányító, vezető által megadott szempontok szerint, napilapban. Munkaerő felvétel: pályázatok, egyéni elbeszélgetés alapján a munkáltatói jogviszony gyakorlója. - Felvétel adminisztrációja: felvételi papírok kiállítása az intézetben, majd a szükséges bizonylatokkal a dolgozó a HR-nél jelentkezik. - Leszerelés: a leszerelési bizonylatokat az intézet állítja ki. A szükséges aláírások után a dolgozó a HR-nél jelentkezik leszerelésre. - Oktatás felvételnél a szükséges baleseti, munkavédelmi, tűzvédelmi oktatás központilag, minőségügyi rendszer oktatásának megszervezése helyben - Továbbképzés a szakmai vezető által felállított kívánalmak szerint 4. A RÉSZLEG TÁRGYI ERŐFORRÁSA /INFRASTRUKTÚRÁJA Az osztály rendelkezik - 1 gazdasági iroda - 1 könyvtár - 1 selejtraktár - 2 irattár - 1 bútorraktár - 1 tisztítószer raktár A raktárok kivételével mindenütt elegendő számítógép áll rendelkezésre. 5. A RÉSZLEG FELADATA Az oktatási és kutatási tevékenység pénzügyi, anyagbeszerzési, műszerfenntartási ügyintézésének lebonyolítása, a hozzátartozó könyvelési bizonylatok begyűjtése és továbbítása az egyetem gazdasági igazgatóságának illetékes osztályai felé. 6. A RÉSZLEG MŰKÖDÉSI RENDJE 6.1. A RÉSZLEG ÁLTALÁNOS MŰKÖDÉSI RENDJE (1) A gazdasági vezető rendszeresen tájékoztatja a munkatársakat az aktuális, mindenkit érintő feladatokról. Az egyéni konzultáció során a gazdasági vezető kijelölt munkatársakkal egyezteti, ütemezi az adott feladatot. (2) Végrehajtásban felmerült, el nem hárítható akadályoztatásról, vagy további információs és konzultációs igényről a gazdasági vezetőt tájékoztatni kell, aki a szükséges intézkedésről gondoskodik. (3) A gazdasági vezető az iroda működésében, dolgozók munkájában felmerülő problémákat, hiányosságokat, szükség esetén az igazgató felé jelzi. Oldal:4/10
(4) A gazdasági csoport munkatársainak szakmai feladatokkal kapcsolatban utasítást - mind szóban, mind írásban - a gazdasági vezető, illetve az igazgató adhat. (5) A gazdasági iroda részéről indított számviteli és pénzügyi dokumentumok aláírója témától, intézkedési, döntési jogkörtől függően a gazdasági vezető. (6) A gazdasági iroda részéről indított levelek és egyéb iratok aláírója témától függetlenül a Gazdasági vezető. (7) Bélyegző használatára kizárólag a gazdasági vezető, valamint az a személy jogosult, aki erre a gazdasági vezetőtől, illetve az igazgatótól jogosultságot kapott, és a bélyegzőt nyilvántartás szerint aláírás ellenében átvette. (8) A gazdasági vezető folyamatosan ellenőrzi a megvalósított feladatok helyességét, hiányosság esetén a szükséges intézkedéseket megteszi. A munkatársak kötelesek folyamatba épített és utólagos önellenőrzést is végezni. (9) A kötelezettségvállalásra, a teljesítésigazolásra és az ellenjegyzésre vonatkozó feladatok ellátására kizárólag az Egyetem kötelezettségvállalási szabályzatában kijelölt személyek jogosultak. A gazdasági vezető a kötelezettségvállalás indokoltságáról nem dönt, kizárólag ellenjegyzési jogkörrel rendelkezik. (10) A gazdasági vezetőt távolléte esetén az általa írásban felhatalmazott személy helyettesíti. (11) A gazdasági iroda munkatársainak helyettesítését a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően kell ellátni. (12) A gazdasági iroda munkatársai a munkájuk végzése során közvetlenül tartanak kapcsolatot az adott témában a Szervezeti Egységek munkatársaival, indokolt esetben vezetőjükkel. A közvetlen kapcsolattartás tartalmi-, érdemi fejleményeiről a gazdasági vezetőt tájékoztatni kell. (13) A gazdasági iroda kérésre beszámolót készít a Szervezeti Egységek felé a gazdálkodási helyzetéről (keretek felhasználásáról). 6.2. AZ OSZTÁLY DOLGOZÓINAK MUNKAIDŐ BEOSZTÁSA, MUNKARENDJE A gazdasági vezető munkaideje 6.00-14.00. Az segédasszisztensek munkaideje 8.00-12.00.ill. 8.00-16.00 A könyvtáros munkaideje 8.00-12.00. A kézbesítő munkaideje 7.00-15.00. 6.2.1. A gazdasági vezető feladatköre Közvetlen felettese az Intézet igazgatója, szakmai szempontból az Egyetem Gazdasági Főigazgatója. Közvetlen beosztottai a IV -es munkaköri csoportba besorolt dolgozók, kivéve Oldal:5/10
a professzori titkárság vezetőjét, akinek közvetlen felettese az Intézet igazgatója. Felettese továbbá az V. munkaköri csoportba besorolt dolgozók egy részének Kézbesítő, könyvtáros, segédasszisztensek Távollétében helyettese a gazdasági ügyintéző az Elméleti Orvostudományi Központ igazgatósági állományából, aki a gazdasági vezetőt korlátozott jogkörrel és felelősséggel helyettesíti, hosszabb távú betegség, szabadság idejére. A korlátozás a költségvetést érintő döntésekre vonatkozik. Az egyetemi SZMSZ. tartalmazza a gazdasági vezetői munkakör jogosultságának terjedelmét. Ellenjegyzési jogkörrel rendelkezik, ebből adódóan ellen jegyzi az intézet megrendeléseit, pénzügyi elszámolását, számlák igazolását. Ellenőrzi az SAP rendszeren keresztül a kötelezettségvállalást, az intézet bevételeit és kiadásait. Feladatait a munkaköri leírás tartalmazza. Összefoglalóan, jó gazda módjára figyelemmel kíséri az Intézet vagyonának állapotát, gondoskodik nagy és kis értékű eszközeinek állagmegóvásáról és karbantartásáról. Az intézet igazgatójával együtt felel költségvetés betartásával az intézet gazdasági működéséért. Jogköre: Javaslatot tesz a vezetése alá tartozó dolgozók kinevezésére, továbbképzéseken való részvételre, kitüntetésre, fegyelmi vizsgálat elindítására, elbocsátásra, illetmény nélküli szabadságra, valamint a béralap megtakarítás összegének felosztására feladatkörébe utalt kérdésekben döntési, utasítási, beszámoltatási, ellenőrzési, aláírási joga van. Képviseli a gazdasági dolgozókat, valamint az intézetet Munkakörének ellátásához rendelkeznie kell az Egyetemen érvényes követelményekkel, valamint az Intézet igazgatója által előírt szakmai képesítéssel. Felelős: Az általa kiadott intézkedések, utasítások helyességéért. Az intézetben folyó gazdasági, pénzügyi tevékenységre vonatkozó hatályos jogszabályok betartatásáért. A szolgálati és eljárási szabályokat, törvényeket, rendeleteket, a rektori körlevelekben foglaltakat és a hatáskörébe utalt egyéb tennivalók elvégzéséért, illetve elvégeztetéséért. a Intézet rendelkezésére álló pénzkeretek takarékos és az intézeti céloknak megfelelő felhasználásáért. A határidők betartásáért, a munkaköri leírásban szereplő feladatok elvégzéséért. A beszámolóinak helytállóságáért, tárgyszerűségéért Az irányítási területén az észlelt hibák, hiányosságok feltárásáért, megszüntetéséért, a mulasztók felelősségre vonásáért. Munkája során köteles a vonatkozó tűz-, baleset-, munka-, környezetvédelmi és higiénés előírásokat betartani és betartatni. Oldal:6/10
Ügyel a szolgálati út betartására, szakmailag, erkölcsileg és etikailag példát mutat. Rendszeresen (legalább havonta egyszer) beszámol az Intézet igazgatójának a fontosabb gazdasági eseményekről, beszerzésekről, munkálatokról. Előadja a személyi ügyekre vonatkozó jelentéseit, és javaslatait, valamint ellenőrzi az ügykörébe tartozó alkalmazottak jelenléti ívét. A gazdasági ügyek intézésekor közvetlen kapcsolatot tart a Gazdasági Főigazgatósággal. Számon tartja és ellenőrzi az Intézet bevételeit, kiadásait, folyamatosan nyomon követi az Intézet gazdasági helyzetéről készített kimutatásokat. Munkája során az Intézet valamennyi részlegével rendszeres munkakapcsolatot tart fenn. 6.2.1.1. Könyvtáros Az intézeti könyvtár könyvállományának gondozása, a könyv- és folyóirat-rendelések ügyintézése, az intézet dolgozóinak könyvtári szolgáltatások biztosítása. Távollétében a könyvtár zárva tart. 6.2.2. Fizikai dolgozók feladatköre 6.2.2.1. Segédasszisztens Az oktató és kutató laboratóriumok biztonságos, esztétikus és tiszta környezetének kialakítása. A két segédasszisztens egymást helyettesíti a gazdasági vezető által kiadott utasítás szerint. 6.2.2.2. Kézbesítő A hivatalos postai küldemények kézbesítése, az intézet tevékenységéhez kötődő futárfeladatok ellátása. Távollétében az Elméleti Orvostudományi Központ igazgatóságához tartozó kézbesítő látja el a feladatokat. 6.3. ÉRTEKEZLETEK Minden hónapban az Intézet Igazgatója a Gazdasági vezetővel megbeszélést tart. A megbeszélés témái közé tartozik az elmúlt hónap intézeti eseményeinek értékelése, esetleges tanulságok levonása. Ugyancsak itt történik a soron következő feladatok megbeszélése, az egyes feladatok végrehajtásának módja és a felelős megbízottak kijelölése. Osztályos megbeszélések, feladatkiosztások rendje: Havonta egy alkalommal értekezlet összehívása, ahol a hónap eseményei, azok értékelése, valamint a tanulságok levonása a téma. Soron kívüli feladat elvégzésére rendkívüli értekezlet összehívására kerülhet sor. Oldal:7/10
6.4. TAKARÍTÁS, HIGIÉNÉS REND SZABÁLYOZÁSA A kutató és oktató laboratóriumok tisztántartásáért az Elméleti Orvostudományi Központ működtetését biztosító külső cég a felelős, amellyel az Egyetem szerződéses viszonyban áll közbeszerzés keretében. A takarító céggel a kapcsolattartás a gazdasági vezető a felelős, aki ellenőrzi a takarítás minőségét is a technológiai előírások alapján. A speciális laboratóriumi takarítás és a laboratóriumi eszközök mosogatása a segédasszisztensek feladata, amelyet az intézeti Higiénés Technológiai Munkautasítás alapján látnak el. 7. KAPCSOLATTARTÁS MÁS EGYSÉGEKKEL, INTÉZMÉNYEKKEL 7.1. KAPCSOLATTARTÁS INTÉZMÉNYEN KÍVÜL A Gazdasági osztály az intézetben betöltött speciális kiszolgálói helyzeténél fogva kapcsolatot tart: Anyag, berendezés, műszer és egyéb eszköz beszállítókkal; Gépek, műszerek, berendezések javítását, karbantartását végző cégekkel; Közműszolgáltatókkal; Más szolgáltatókkal /hulladékszállítás, épületüzemeltető, takarító cég/. 7.2. KAPCSOLATTARTÁS INTÉZMÉNYEN BELÜL A Gazdasági csoport az Intézet valamennyi részlegével a tevékenységéből adódóan folyamatos kapcsolatban áll. Ez a kapcsolattartás egyrészt anyag- és eszközbiztosításban, másrészt a különböző javítások és hibaelhárítások elvégzésében, valamint a különféle adatszolgáltatások teljesítésében nyilvánul meg. Kapcsolatot tart: Semmelweis Egyetem Gazdasági Főigazgatóságával; Semmelweis Egyetem valamennyi központi szervezete Semmelweis Egyetem valamennyi klinikája, szervezeti egysége A kapcsolattartás során szem előtt tartott főbb szempontok: a gazdálkodás hatékonyságának fokozása, az állami tulajdon fokozott védelme, az eszközök, berendezési tárgyak kihasználtságának, gazdaságos működésének, hasznosításának biztosítása, az intézmény bevételeinek növelése, a vonatkozó pénzügyi, számviteli, jogi, műszaki szabályok maradéktalan betartása. Oldal:8/10
8. KÉPZÉS, TOVÁBBKÉPZÉS A Gazdasági csoport dolgozói részére a különböző szakirányú továbbképzéseken való rendszeres részvétel biztosított, melyet a gazdasági vezető hagy jóvá. A továbbképzések eseti jellegűek, általában különböző jogszabályokhoz, illetve azok módosításához kapcsolódnak, ezért előre nehezen tervezhetők. 9. ANYAGOK, ESZKÖZÖK RENDELÉSE Beszerzés: A beszerzésnél mindenkor figyelembe kell venni az SE vonatkozó szabályzatait. A szabályzatok betartásával kell a rendeléseket elkészíteni, raktározni és a beszerzett áruféleségeket a részlegek rendelkezésére bocsátani a zavartalan működés érdekében. 9.1. ANYAG- ÉS ESZKÖZIGÉNYLÉS A beszerzést az intézet részlegei kezdeményezik igény, szükséglet alapján. Az anyag- és eszközigénylések hagyományos módon történnek laboratóriumokon belül is. Az igénylést, árajánlatot a laboratóriumok részéről a vezető laborasszisztens, helyettese kéri meg, és aláírásukkal látják el a bizonylatokat. Csak a munkahelyi vezető aláírása kerül vásárlási engedélyeztetésre. Engedélyezés után megrendelésre kerül (SAP rendszeren keresztül). Az áru intézetbe érkezését követően az igényelt és engedélyezett mennyiséget a Gazdasági irodán lehet átvenni. Csak az engedélyezett áruféleségeket és engedélyezett mennyiségben lehet megvásárolni. Az adminisztrációját a beszerzésnek a vonatkozott szabályzatok, és pénzügyi törvények alapján kell elvégezni. 10. MŰSZEREK, ÉPÜLET, KARBANTARTÁS, SZERZŐDÉS 10.1. MŰSZEREK A műszerek és számítástechnikai eszközök karbantartását a gazdasági vezető szervezi meg szakszervizek útján. 10.2. ÉPÜLET ÁLLAGA, KARBANTARTÁS A gazdasági csoport különös figyelemmel kíséri az épületet. A saját észrevételei, illetve a dolgozók jelzései alapján gondoskodik a javításról az épület üzemeltetője útján. 10.3. SZERZŐDÉSKÖTÉS RENDJE: Az intézet karbantartásra csak abban az esetben köthet szerződést, ha az nem meríti ki a közbeszerzési értékhatárt. Ebben az esetben az intézet mindenkori igazgatója és a gazdasági vezetője írhatja alá a karbantartási szerződést. A szerződésekről nyilvántartást kell vezetni. Oldal:9/10
A szerződések nyilvántartása: A szerződéseket cégenként, karbantartási megnevezéssel, éves költségvonzattal tartjuk nyilván. 10.4. A JAVÍTÁSRA VONATKOZÓ FELADATSOR: Az észlelést mindenkor írásban jelzik a gazdasági iroda felé. Az iroda a szükséges javításra szükségességi szintnek megfelelően tesz intézkedést, kér ajánlatot. Azonnali beavatkozás esetén a szükséges három árajánlattól el kell tekinteni. A javítást az árajánlatok értékelése alapján kell elvégeztetni. A javításra mindenkor az intézet igazgatója, (helyettesei), a gazdasági vezetője adhat engedélyt. 11. DOKUMENTÁCIÓ Az intézet iratainak megőrzési idejéről az egyetem Iratkezelési szabályzata rendelkezik. 12. AZONOSÍTÁS, NYOMONKÖVETHETŐSÉG 12.1. ÜGYIRATOK AZONOSÍTÁSA, NYOMONKÖVETHETŐSÉGE Az Adatvédelmi szabályzat előírásait szigorúan be kell tartani! 12.2. DOLGOZÓK AZONOSÍTÁSA Az intézmény egész területén egységesen készített névkitűző-rendszer szolgálja dolgozóink azonosítását. A névkitűző munkatársainkat is informálja. 13. HIVATKOZÁSOK - Intézet Szervezeti és Működési Szabályzata (SZMSZ) - Intézet Minőségirányítási Kézikönyve (SE-OBI-MK) - Munkautasítások: Higiénés Technológiai Munkautasítás - Semmelweis Egyetem Szabályzatok: Adatvédelmi szabályzat, Pénzgazdálkodási Szabályzat, Iratkezelési Szabályzat Oldal:10/10