ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 7. ea.: Projekttervezés IV. Logikai keretmódszer: Elemzési fázis Tervezési fázis Logikai keretmátrix: Horizontális logika Vertikális logika Költségvetési keretszám Logikai keretmátrix lépésről-lépésre ELEMZÉSI FÁZIS 1. lépés: érintettek elemzése 2. lépés: problémaelemzés 3. lépés: célkitűzéselemzés TERVEZÉSI FÁZIS 4. lépés: a beavatkozási logika meghatározása 5. lépés: az előfeltevések és a rizikófaktorok meghatározása 6. lépés: az indikátorok azonosítása 7. lépés: tevékenységütemezés 8. lépés: költségvetés készítése A LOGIKAI KERETTERV A logframe módszer több, mint maga a mátrix! MIRE JÓ A LOGFRAME? Projekt tervezési és management eszköz, amely segíti: A helyzetelemzést a tervezési szakaszban; A célok és eszközök logikus hierarchiájának kialakítását A lehetséges kockázatok meghatározását A projekt monitoring eszközeinek kialakítását A projekt áttekinthető összefoglalását, prezentációját és értékelését A megvalósítás során a projekt monitoringját A TERVEZÉS MÓDSZERE - LOGFRAME A logikai keretmódszer garantálja: a valós problémákra épülést a célok strukturáltságát a mérhetőséget a kockázatok felmérését a projektterv következetességét Tervezési módszer? Projektmenedzsment Projektértékelés A módszer előzménye a problémafa-célfa analízis A módszer két elemből áll: a projekt átgondolása: a probléma okaira való koncentrálást szolgálja az elemzési fázis, az elemzés dokumentálása: a tervezés fázisa, ahol a projektötletből részletes projektterv lesz, elkészül a logikai keret-mátrix felépítése (logframe matrix) 1
A logikai keretmódszer középpontjában a logikai keretmátrix áll. Ez egy olyan 4x4-es táblázat, melyben egy projekt legfontosabb részei összefoglalhatóak. A logikusan egymásra épülő, a projekt tevékenységeiből, eredményeiből, céljából és a megcélzott stratégiai célból álló beavatkozási stratégia Az egyes célokhoz tartozó, azok mennyiségi és minőségi specifikációját adó indikátorok Az indikátorok teljesüléséről képet adó információforrások meghatározása A projekt megvalósításához meglévő források és a még szükséges feltételek A megvalósítás költségigénye A LOGFRAME MÁTRIX A mátrix (logframe) nem más, mint a projekt Inputok Outputok Eredmények és Hatások közötti logikai kapcsolatrendszer rendszerezett és egyértelmű vizuális megjelenítése. (BEAVATKOZÁSI LOGIKA/STRATÉGIA) A stratégiai célt a célfa csúcsán lévő, a pályázati kiírásban szereplő céllal megegyező megfogalmazás adja. Projektcélként a célfából a stratégia célt szolgáló konkrét, az eredmény következményeként előálló célmegfogalmazást emeljük ki. Az eredmény a projekt kézzelfogható hozadéka, közvetlen outputja. A tevékenységek sorában az eredmény elérése érdekében elvégzendő feladatokat soroljuk fel. BEAVATKOZÁSI STRATÉGIA - DEFINÍCIÓK Mit és hogyan kívánunk elérni a projekt keretében ÁTFOGÓ CÉLOK (overall objectives) PROJEKT CÉLJA (project purpose) VÁRT EREDMÉNYEK (Expected results v. output) TEVÉKENYSÉGEK (Activities) Az a magasabb szintű cél, amihez a projekt hozzájárul Az a cél, amit a projekt időtartamának végére, vagy közvetlenül azt követően el kívánunk érni (ideálisan mindig csak egy van) A projekt konkrét, kézzelfogható eredményei A projekt keretében végrehajtandó tevékenységek KITÖLTÉSI SORREND LOGIKAI KERETMÁTRIX 1. Először a beavatkozási logikát írjuk le (első oszlop), felülről lefelé az átfogó céloktól a tevékenységek felé haladva felhasználva a stratégia-elemzés során azonosított projektcélokat. 2. Ezután a projekt külső feltételrendszerét, a kockázatokat írjuk le (negyedik oszlop), alulról felfelé, vagyis az előfeltételektől az egyre magasabb szintű célokhoz tartozó feltételek felé haladva. 3. A következőkben az egyes célszintekhez meghatározzuk az adott célt mérő indikátorokat, és az indikátorok forrásait (második és harmadik oszlop felső három sora). 4. Végül meghatározzuk (megbecsüljük) a projektet megvalósító tevékenységekhez szükséges eszközöket és a kapcsolódó forrásokat (második és harmadik oszlop negyedik sora). Stratégiai célok Projektcél Eredmények Beavatkozási stratégia 1 2 3 4 partnerek 15 13 11 eszközök, források referenciák 9 forrása 16 14 12 10 költségek korábbi kapott támogatások Feltételezések 8 7 6 5 előfeltétel 2
A CÉLOK SZINTJEI Intervenciós logika A LOGFRAME MÁTRIXOT MEGALAPOZÓ BEVATKOZÁSI LOGIKA Magasabb szintű célkitűzések, amelyek megvalósulásához a projekt hozzájárul A projekt központi célja a célcsoportok számára fenntartható kedvezmények biztosítása érdekében. Az elvégzett tevékenységek termékei A projekt végrehajtása során a projekt eredményeinek elérése érdekében elvégzett tevékenységek Átfogó célok Projekt célja Eredmények A tevékenységek elvégzéséhez szükséges fizikai és nem fizikai eszközök Erőforrások INPUT, OUTPUT, EREDMÉNY, HATÁS Input: A projekt megvalósításához szükséges pénzügyi, fizikai és emberi erőforrások Output: a tevékenység terméke : fizikai output vagy szolgáltatás (operatív célok) Eredmény: a tevékenységből származó közvetlen előnyök a kedvezményezettek számára (specifikus célok) Hatás: a tevékenység hosszabb távú (közvetett) következményei (átfogó célok) 1. eredmény 1.1 1.2 1.3 stb Átfogó cél Projekt célja 2. eredmény 3. eredmény 4. eredmény 2.1 2.2 2.3 stb 3.1 3.2 3.3 stb 4.1 4.2 4.3 stb Általános cél, hatás Közvetlen, azonnali cél Eredmény, output (fázisok) LOGIKAI KERET HORIZONTÁLIS LOGIKA Beavatkozási logika Mérhető indikátor Ki és hogyan méri Eszközök és források Feltételezések, kockázatok A projekt előfeltételei LOGIKAI KERET VERTIKÁLIS LOGIKA Általános cél, hatás Közvetlen, azonnali cél Eredmény, output (fázisok) Mérhető indikátor Ki és hogyan méri Eszközök és források Feltételezések, kockázatok A projekt előfeltételei 3
A MEGVALÓSULÁS MUTATÓI Intervenciós logika Átfogó célok Projekt célja Eredmények Objektív módon mérhető mutatók Eredménymutatók Hatásmutatók Kimeneti mutatók Eszközök A mérések forrásai A mutatók forrásai A mutatók forrásai A mutatók forrásai Költségek (INDIKÁTOROK ÉS FORRÁSAIK) Az indikátorok olyan objektíven mérhető jelzőszámok és specifikációk, melyek az eredmények mennyiségi (db, fő, m, m 2, m, 3, tonna, Ft, EUR, %, stb.), minőségi (kategória, szint, célcsoportra, funkcióra, kompetenciára, helyre, témára utaló jelző), vagy időbeni (állandó, időszakos, évi) meghatározását adják. (SMART) Az indikátorok mellett az azok ellenőrzésére alkalmas információs források is meghatározandók. Az indikátorok és forrásainak megjelölésekor figyelembe kell vennünk, hogy azok kövessék az un. SMART-elvet, azaz legyenek: eléggé részletezők, specifikusak (Specific) mérhetők (Measurable) megszerezhetők, megfizethető áron elérhetők (Achieveable) hitelesek és reálisak (Realistic) a projekt élettartamához alkalmazkodók (Time-based). Leggyakrabban a belső nyilvántartásokból és a hivatalos statisztikákból nyerhető információkat használjuk, de gyakran szükség van önálló adatgyűjtésre is. Ebben az esetben vigyáznunk kell, hogy megbízható, de költség kímélő felmérési módot válasszunk. A FELTÉTELEZÉSEK Értelmezése: a projekt sikere szempontjából fontos külső tényezők Szintjei: a beavatkozási logikával összhangban Jelentősége: a projektek kockázatának felmérése a végrehajtás során segíti a monitoringot A FELTÉTELEZÉSEK LOGIKÁJA A FELTÉTELEZÉSEK LOGIKÁJA IGEN A pr. szempontjából fontos a feltételezés? NEM Teljesülni fog? Majdnem biztosan IGEN Valószínűleg IGEN Valószínűleg NEM IGEN Ne vegyük be a LKM-ba! Vegyük be a LKM-ba! Át tudjuk-e tervezni a pr-et úgy, hogy ez ne legyen feltétel? NEM Tervezzük át a pr-et, adjunk hozzá további tevékenységeket szükség szerint! Gyilkos tényező, a projekt valószínűleg megvalósíthatatlan 4
A MEGVALÓSÍTÁS TOVÁBBI FELTÉTELEINEK MEGHATÁROZÁSA A feltételrendszer még hiányzó, a projektben nem szereplő (külső) elemeinek feltüntetése történik meg a feltételezések oszlopában. A feltárásban alulról felfelé haladunk, mégpedig olyan logika mentén, hogy minden szinten azt keressük, hogy az adott szinten elért eredmények, hatások mellett a következő szint céljának teljesüléséhez mire van még szükség milyen előfeltételeknek kell teljesülniük ahhoz, hogy a tevékenységeket teljesíteni tudjuk, ha a tevékenységek megtörténtek, mi kell még az eredmény eléréséhez ha ez is meg van, mire van még szükség a projektcél teljesüléséhez, végül, ha a projektcél teljesült, milyen feltételeknek kell még meglenniük a stratégiai cél és az ahhoz tartozó indikátorok eléréséhez. FORRÁSOK MEGHATÁROZÁSA A projekt megvalósításához szükséges feltételek felmérését a már meglévő erőforrások számbavételével kezdjük Forrás lehet a készpénzben vagy már lekötött hitelben meglévő sajáterő, a rendelkezésre álló épület, berendezés, már meglévő engedélyek, tervek, emberi erőforrások, stb. Beavatkozási stratégia, ill. logika forrása Kockázatok és Feltételezések Hosszú távú hatások, általános (stratégiai) célok, amelyek megvalósulásához a projekt hozzájárul Hosszú távú hatásokat számszerűsítő stratégiai indikátorok Döntően a projekten kívüli adatforrás ------------------------------- Beavatkozási stratégia forrása Feltételezések A projekt közvetlen célja A program végrehajtásától várt közvetlen eredmények A projekt keretében végrehajtandó tevékenységek A projekt célját (jellemzően a célcsoportok szemszögéből) mérő mutatók A projekt outputjainak mennyiségi és minőségi jellemzésére alkalmas indikátorok A projektekhez szükségesek erőforrások, eszközök (input) Forrás: Saját szerkesztés Logframe kézikönyv alapján Döntően a projekten kívüli adatforrás A projekt keretében gyűjtött adatok A projekt költségei A projekt közvetlen céljának teljesülésén túl szükséges további feltételek ahhoz, hogy a hatások elérhetők legyenek A projekt közvetlen eredményein túl szükséges további feltételek ahhoz, hogy a projekt célja elérhető legyen A projektek végrehajtásán túl szükséges további feltételek ahhoz, hogy a projekt eredményei bekövetkezzen A projekt indításhoz szükséges előfeltételek Stratégiai célok Projekt-cél Eredmények Munkanélküliség csökkentése Vállalkozási ismertek növelése Vállalkozó-képző és tanácsadó intézmény létrehozása Épület felújítása Bútorok beszerzése Oktatási eszközök beszerzése Képzési terv készítése Képzési tematikák kidolgozása 5 év alatt 60 új tartós munkahely és 60 megőrzött munkahely évente 100 piaci, pénzügyi és jogi ismeretekben képzett, innovációkra fogékony vállalkozóval több lesz a térségben 50 m 2 -es felszerelt 16 fős tanterem, 20 m 2 -es iroda 2 munkahellyel, vizesblokk, 25 m 2 társalgó, 28 m 2 -es 4 gépes számítógépterem (összesen 150 m 2 ) Felújítható épület saját tulajdonban Engedélyezett építési tervek, Projektmenedzser Asszisztens Oktatásszervező menedzser Munkaügyi központ jelentése Kiadott tanúsítványok nyilvántartása Vizsga-jegyzőkönyvek Használatbavételi engedély Akkreditáció tanúsítványa Képzési dokumentáció Megállapodások a kurzusok szervezőivel Tanácsadók nyilvántartása KÖLTSÉGEK Partnerek Referenciák Korábbi kapott támogatások Források a tanultak alkalmazásához Foglalkoztatást ösztönző, de legalább nem gátló jogszabályok Követő tanácsadás biztosítása Vállalkozók motivációja Akkreditáció Vizsgáztatási háttér Források biztosítása kurzusok szervezéséhez Oktatói gárda megtartása Partnerintézmények, kurzus-gazdák együttműködési készsége Előfeltétel Oktatók, tanácsadók szabad kapacitással elérhetők Forrás: TEMPUS Közalapítvány KÖLTSÉGVETÉSI KERETSZÁM MEGHATÁROZÁSA Már a projektötlet megfogalmazásakor látnunk kell a várható költségek nagyságrendjét a költségnemeket és ezek belső arányait a mértékegységet tevékenységenként és összesen a mennyiségeket egységárakat teljes költséget. Azokat a költségnemeket is kalkulálni szükséges, melyek a pályázatban nem elismerhető, de várhatóan felmerülő költségeket jelentenek. Általában ilyenek a menedzsmenttel kapcsolatos általános költségek, esetleg a forgóeszköz biztosításának költsége (MEGVALÓSÍTÁS 0.) A logframe műhelymunka. A projekt megvalósulásának színterén A projektben résztvevő valamennyi szereplő képviselőjének bevonásával Független szakértő/moderátor vezetésével 5
(MEGVALÓSÍTÁS 1.) Helyzetelemzés: 1. lépés Részvételelemzés 2. lépés Problémaelemzés 3. lépés Célelemzés 4. lépés Alternatívák elemzése A projekt megtervezése a táblázat kitöltése: 5. lépés A projekt összetevői 6. lépés Külső tényezők 7. lépés Mutatók (indikátorok) Tágabb cél Közvetlen célok Outputok Inputok (MEGVALÓSÍTÁS 2.) A hatás elérésének mértéke A hatás nagyságrendje, célok elérése A végtermék nagyságrendje: a projektidőtartam alatt létrehozandó mennyiség és minőség A szükséges erőforrások természete és mennyisége, költségek, időpontok és helyszín meghatározása Információ forrásai: jelentések, hivatalos statisztikák, projekt kedvezményezettek Módszerek: írott anyagok elemzése, megfigyelések, felmérések Információ forrásai: jelentések, hivatalos statisztikák, projekt kedvezményezettek Módszerek: írott anyagok elemzése, megfigyelések, felmérések Információ forrásai: jelentések, hivatalos statisztikák, projekt kedvezményezettek Módszerek: írott anyagok elemzése, megfigyelések, felmérések Feltételezések a közvetlen és tágabb célok kapcsolatában Feltételezések a végtermék és közvetlen célok kapcsolatában Feltételezések az erőforrások és végtermék kapcsolatában (MEGVALÓSÍTÁS 3.) (MEGVALÓSÍTÁS 4.) Egy projekt a befektetett erőforrásokon és bizonyos tevékenységek végrehajtásán alapul, melyek eredménye néhány TERMÉK (OUTPUT), amely hozzájárul a kívánt cél eléréséhez. Egy projekt sikere részben a projekt menedzsment által ellenőrizhető tényezőkön, részben külső tényezőkön múlik. Egy fejlesztési projekt egymással ok-okozati viszonyban álló események sorozata. Tegyük fel, hogy: Ha az erőforrások rendelkezésre állnak, a tevékenységek megvalósulnak. Ha a tevékenységek megvalósulnak, a VÉGTERMÉK létrejön. Ha a megfelelő VÉGTERMÉK létrejön, a közvetlen célok megvalósulnak. Hosszútávon ez hozzájárul a tágabb értelemben vett fejlesztési cél eléréséhez. (MEGVALÓSÍTÁS 5.) 1. lépés: Részvételemzés Az érdekcsoportok, egyének és intézmények teljes skáláját össze kell állítani Sorolja fel az összes személyt, csoportot és intézményt, amely a probléma környezetén érintett Sorolja őket csoportokba Vitassák meg, kinek az érdekei és nézetei kapjanak prioritást a probléma elemzése során Válassza ki a legfontosabb csoportokat Készítsen egy még részletesebb elemzést róluk (főbb problémáik, szükségleteik és érdekeik, erősségük, gyengeségük, főbb érdekkonfliktusok, együttműködési és függőségi kapcsolatok) Döntsék el, kinek az érdekei és nézetei kapjanak prioritást a problémák elemzése során (MEGVALÓSÍTÁS 6.) 2. lépés: Problémaelemzés Helyzetelemzés a főbb problémák azonosítása és a főbb ok-okozati viszonyok ábrázolása egy probléma fán Azonosítsák a létező problémákat nem elképzelt vagy jövőbeli problémákat A probléma nem a megoldás hiánya, hanem egy létező negatív állapot Kártyánként egy probléma Válasszák ki a kiinduló pontot Azonosítsák a legfontosabb létező problémákat a rendelkezésre álló információ alapján (brainstorming), és válasszák ki az elemzés egyetlen fókuszát 6
(MEGVALÓSÍTÁS 7.) 3. lépés: Célelemzés A cél fa kialakítása Fogalmazza újra a problémafa elemeit pozitív elérendő állapotokká Ellenőrizze az így előálló eszköz-célrendszer érvényességét és teljességét Ha szükséges, alakítsák át az állításokat, töröljék a nem reális vagy szükségtelen célokat és jelöljenek meg új célokat Rajzolják be az összekapcsoló vonalakat az eszköz-célrendszer jelölésére (MEGVALÓSÍTÁS 8.) 4. lépés: Alternatíva-elemzés Az alternatíva-analízis célja az alternatívák megtalálása, kivitelezhetőségük értékelése és a projekt-stratégia meghatározása Azonosítsák a különféle eszköz-cél létrákat, mint választási lehetőségeket vagy projektelemeket Töröljék azon célokat, amelyek nyilvánvalóan nem kívánatosak vagy elérhetőek Töröljék azon célokat, amelyek más szervezetek felelősségi körébe tartoznak, vagy más projektek részei Vitassák meg az érintett csoportokra vonatkozó hatásokat (MEGVALÓSÍTÁS 8.) 4. lépés: Alternatíva-elemzés A legéletképesebb alternatíva kiválasztási szempontjai: Technikai: megfelelőség, helyi erőforrások használata, piaci életképesség stb. Pénzügyi: költségek, pénzügyi fenntarthatóság stb. Gazdasági: gazdasági megtérülés, költséghatékonyság Intézményi: kapacitás, képesség Társadalmi, elosztási: a költségek és hasznon megoszlása, szocio-kulturális korlátozó tényezők stb. Környezetvédelmi: környezeti hatás, környezeti károk vs. haszon stb. (MEGVALÓSÍTÁS 9.) 5. lépés: A főbb projektelemek azonosítása A projekt-stratégia meghatározását követően a fő projektelemeket a cél fából átültetjük a projekt mátrixba A fejlesztési cél azt a hosszú távú célkitűzést írja le, amelyhez a projekt megvalósítása majd hozzájárul A közvetlen cél a projekt szándékolt hatását írja le a projekt kedvezményezettjeire (precízen meghatározott jövőbeli állapot) a projekt célja Az OUTPUT-ok ( VÉGTERMÉKEK ) olyan célok, amelyeket a projektmenedzsmentnek kell teljesíteni és fenntartani. Kombinált hatásuk elegendő a közvetlen célok eléréséhez Míg a végtermékeket a projektmenedzsmentnek garantálnia kell, a közvetlen célok elérésére nincs kizárólagos hatásuk Konzisztens számozás segíti az áttekintést A fő erőforrások: pénz, személyek és tárgyi eszközök (MEGVALÓSÍTÁS 10.) 6. lépés: Fontos külső tényezők azonosítása A célfából származnak Pozitív feltételezésként kell megfogalmazni A projekt mátrix különböző szintjeihez kapcsolódnak Súlyozásuk fontosság és valószínűség szerint Törölje ki a nyilvánvaló tényezőket, amelyek nem fontosak vagy bekövetkeztük nagyon valószínű Ha előfordulásuk valószínű, írja be a projekt mátrixba és biztosítsa folyamatos figyelemmel kísérését Ha előfordulása nem valószínű (gyilkos faktor), tervezze újra vagy törölje a projektet (MEGVALÓSÍTÁS 11.) 7. lépés: Mutatók A mutatók határozzák meg a teljesítés elvárt minőségét, amely szükséges a célok eléréséhez A mutatók határozzák meg: A célcsoportot (kinek?) A mennyiséget (mennyit?) A minőséget (milyen jól?) Az időt (mikorra?) A helyet (hol?) A mutatók legyenek specifikusak, mérhetők, elérhetők, reálisak és idő-alapúak ( smart, specific, measurable, achievable, realistic & time based) 7
(MEGVALÓSÍTÁS 12.) 10 szabály Légy pozitív: minden javaslatot meg kell fogalmazni Csak egy javaslat szerepeljen egy kártyán Az üzenet megfogalmazása legyen egyértelmű A moderátor segít a résztvevőknek a javaslataik rendszerezésében A moderátor feladata ne menjen túl a logframe módszer alkalmazásán Az általános megállapításokat tartalmazó kártyákat helyettesítsük több specifikusabb kártyával Az állításokat meg lehet változtatni vagy előmozdítani, akár félretenni a résztvevők kívánságára Az állításokat véglegesen is el lehet mozdítani vagy kitörölni, ha minden résztvevő egyetért Ha a vita terméketlenné válik, tegyük félre a kártyát egy időre Az ok-okozati viszonyban ábrázoló vonalakat csak az utolsó fázisban rajzoljuk meg ELŐADÁS ÖSSZEFOGLALÁSA A logikai keretmátrix a tervezési és elemzési folyamatoknak egy pillanat alatt átlátható, a projekt megértését, végrehajtását és értékelését egyaránt segítő terméke, amely egyúttal segít a minél pontosabb, konkrétabb és reálisabb tervezésben. A logikai keretmódszer két elemből áll. A projekt valós problémákhoz való kötődését és a probléma okaira való koncentrálást szolgálja az elemzési fázis (SWOT elemzés, érintettek elemzése, problémaelemzés, célkitűzés-elemzés), míg a projekt egészének logikus, következetes és áttekinthető felépítésére irányul a tervezési fázis benne a logikai keret-mátrix alkalmazása. A logikai keretmódszer középpontjában a logikai keret-mátrix áll. Ez egy olyan 4x4-es (vagy módosított változatában 5x4-es) táblázat, melyben egy projekt legfontosabb részei összefoglalhatóak. Így megjelenik benne: a logikusan egymásra épülő, a projekt tevékenységeiből, eredményeiből, céljából és a megcélzott stratégiai célból álló beavatkozási stratégia, az egyes célokhoz tartozó, azok mennyiségi és minőségi specifikációját adó indikátorok, az indikátorok teljesüléséről képet adó információforrások meghatározása, a projekt megvalósításához meglévő források és a még szükséges feltételek, a megvalósítás költségigénye. A logikai keret-mátrix áttekinthetőbbé teszi logikai kapcsolatokat a tevékenységek, eredmények, rendeltetések és célok között, valamint rákényszeríti a tervezőt a feltételek, kockázatok, indikátorok és ezek információforrásainak meghatározására. ELŐADÁS ELLENÖRZŐ KÉRDÉSEI Mit garantál a logikai keretmódszer? Hogyan épül fel a logikai keretmátrix? Hogyan kell kitölteni a logikai keretmátrixot? Mondjon példát indikátorokra! Mire vonatkozik és hogyan értelmezi a következő mozaikszót: SMART? Mit jelent a horizontális és a vertikális logika? KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! KÖVETKEZŐ ELŐADÁS CÍME: 8. ea.: Projekttervezés V. Több előadást átfogó oktatási téma előadássorozatának címei: Projekttervezés Következő előadás megértéséhez ajánlott ismeretek kulcsszavai: Logikai keretmódszer, Logikai keretmátrix, beavatkozási stratégia, indikátor, feltételezések 8