A projekt idő-, erőforrás és költségterve 1. rész
A TERVEZÉS FOLYAMATA a projekttevékenységek meghatározása a tevékenységek közötti logikai függőségi kapcsolatok meghatározása erőforrás-allokáció és a tevékenységek időtartamának kialakítása a projektteljesítési folyamat időtervének kialakítása az időterv elemzése a teljesítés költségeinek becslése és a pénzáramlási terv elkészítése optimalizálás
A tevékenységek meghatározása Tevékenységnek tekinthető a projektfolyamat minden olyan eleme, amelyre vonatkozóan megállapítható, hogy: Két, meghatározható időpont (kezdés és befejezés) között kerül teljesítésre Teljesítése valamilyen erőforrást igényel A teljesítés helyszíne, illetve szervezeti egysége meghatározható Eszköz: tevékenységi struktúra
Tevékenységi struktúra A tevékenységi struktúra hierarchikus rendszerben ábrázolja a projekteredményt létrehozó tevékenységfolyamatot: a hierarchia csúcsa: a munkafolyamat egésze az első felbontási szint: a fő tevékenységi csomagok a második felbontási szint: résztevékenységi csomagok a legalsó szint: elemi tevékenységek A leggyakoribb szempontok a felbontás elvégzésére: A tevékenységfolyamat szakmai határai A projekt teljesítésében résztvevők felelősségi határai A projektteljesítés földrajzi helyszínei A projektciklus fázisai Felbontási szint: az erőforrásigény egyértelmű rögzítésének követelménye.
Tevékenységi struktúra - példa
A tevékenységek közötti logikai-függőségi kapcsolatok meghatározása A teljesítés sorrendje a következő kérdésekre adott válaszok segítségével valósítható meg: Melyek a teljesítés megkezdésének feltételeként befejezendő közvetlenül megelőző tevékenységek? Melyek a közvetlenül következő tevékenységek? Melyik tevékenységek esetében lehetséges az átfedésben történő teljesítés, illetve melyik tevékenységek között szükséges a várakozás? Melyik tevékenységek végezhetők párhuzamosan, azaz melyik tevékenységek kezdhetőek el azonos időpontban? Precedencia-táblázat.
Precedencia táblázat
Az erőforrás-allokáció és a tevékenységi időtartamok kialakítása IDŐTARTAM ERŐFORRÁS normák tapasztalati adatok szakmai becslés
A teljesítési folyamat időtervének ábrázolása Általánosan alkalmazható ábrázolás-technikai megoldású időterveknek azokat az időtervezési megoldásokat nevezzük, amelyek alkalmazhatóságát nem befolyásolják a projektben foglalt tevékenységek specifikumai. Követelmények: Egyetemlegesség: az ábrázolás-technika le tudja képezni a a tevékenységek logikai-függőségi kapcsolatait Pontosság: a leképezés megközelíti a valóságos logikaifüggőségi kapcsolatokat Rugalmasság: az ábrázolás-technika képes befogadni a projekt teljesítése során bekövetkező változásokat Áttekinthetőség
Az általánosan alkalmazható ábrázolástechnikai megoldások két nagy csoportra oszthatóak: Oszlop- vagy sávdiagramok (Gantt-diagram) Hálódiagramok (nyíl vagy alakzat)
Gantt diagram
CPM háló: a tevékenységeket nyílként értelmező jelöléstechnika
MPM háló: tevékenységeket alakzatként értelmező jelöléstechnika
Az időterv elemzése Milyen hosszúságú időtartam alatt teljesíthető a projektben foglalt munkamennyiség a tevékenységek rögzített logikai-függőségi kapcsolatai és a teljesítésükhöz figyelembevett erőforrások alapján? Az elemzés eredménye az időterv kritikus útjának a hossza, amely időtartamként mutatja a projekt teljesítési idejét
Az időterv elemzése a következő lépésekből tevődik össze: A projekt kezdési és befejezési időpontjának megállapítása A tevékenységek kezdési és befejezési időpontjának megállapítása A kritikus tevékenységek azonosítása Az időterv kritikus útjának azonosítása
Időterv-elemzési táblázat
Precedencia táblázat
Az időterv elemzése folyt. A legkorábbi kezdési időpont (ES) az az időpont, amikorra a projektteljesítés megkezdésének adottak a feltételei. A tevékenység legkorábbi befejezési időpontja a következő módon kalkulálható: EF = ES + a tervezett teljesítési időtartam A legkésőbbi befejezési időpont (LF) és a legkésőbbi kezdési időpont (LS) LS = LF - a tervezett teljesítési időtartam
Teljes csúszás (TF) Teljes csúszás (TF): az a maximális időtartam, amellyel a tevékenység megkezdése elhalasztható a legkorábbi kezdési időponttól (ES), vagy tervezett teljesítési időtartama megnövelhető, anélkül, hogy ez még megakadályozná a projekt elvárt időpontra történő teljesítését. TF = LS ES = LF EF A 0 teljes csúszással rendelkező tevékenységeket kritikus tevékenységeknek nevezzük. A kritikus tevékenységek összefüggő láncolata alkotja az időterv kritikus útját.
Független csúszás (FF) Független csúszási időtartam (FF): a teljes csúszási időtartamnak az a része, amellyel egy tevékenység elhalasztható a legkorábbi időponttól (ES), vagy tervezett teljesítési időtartama megnövelhető, anélkül, hogy ez még megakadályozná a közvetlenül követő tevékenységek teljesítésének legkorábbi kezdési időpontban történő megkezdését. FF = EF megelőző - ES követő
A TF és az FF viszonya
MPM háló
Gantt diagramm
A kritikus út rövidítése Amikor a kritikus út hossza nagyobb a rendelkezésre álló időtartamnál, az optimalizálás a kritikus út rövidítéséből áll A kritikus út rövidítésének szabályai (Gido és Clements, 1999): A leghosszabb negatív teljes csúszási időtartammal rendelkező tevékenységeknél célszerű kezdeni A leghosszabb időtartamú tevékenységekre célszerű koncentrálni
A kritikus út rövidítésének módszerei Több vagy nagyobb teljesítőképességű erőforrás alkalmazása A hosszabb időtartamra tervezett kritikus tevékenységek felbontása több, párhuzamosan is végezhető résztevékenységre A hatékonyság növelése a kritikus tevékenységek teljesítésében A kritikus tevékenységek közötti átfedések számának és mértékének növelése A tevékenységek közötti logikai-függőségi kapcsolatok újratervezése
A rövidítés növeli az érintett tevékenységek költségeit A tervezés egy időegységére jutó = többletköltség Rövidítés utáni költség Eredeti költség Eredeti kritikus út Rövidített kritikus út
Az időtervben alkalmazott ábrázolásmód kiválasztása Kiindulási alapok: a felhasználók információs igényszintje (szervezeti sajátosság) felsővezetők projektvezető a projektcsoport tagjai a projekt sajátosságai (tevékenységek logikai függőségi kapcsolata)
Gantt-diagram: Egyértelműen jelzi a tevékenységek közötti várakozást, érzékelteti az egymást közvetlenül követő tevékenységek közötti logikai-függőségi kapcsolatot, de nem jelzi az egymást közvetlenül nem követő tevékenységek közötti logikai-függőségi kapcsolatokat. Nagyobb tevékenységszám esetén nem megoldható a teljesítési sorrend szerinti tevékenység-felosztás. A függőségi nyilak korlátozzák az áttekinthetőséget. Korlátozott rugalmasságú ábrázolásmód.
A tevékenységeket nyílként értelmező hálótervek: Egyértelműen mutatják a projektben foglalt tevékenységek logikai-függőségi kapcsolatait, de grafikailag nem jelenítik meg az átfedést és a várakozást. Lehetővé teszik a változások befogadását. A tevékenységeket geometriai alakzatban értelmező hálótervek: Eltekintve a várakozástól és az átfedéstől, minden logikai-függőségi kapcsolat leképezésére alkalmasak Alkalmasak a változások befogadására.
A döntésben alkalmazott összefüggések: Kevés számú tevékenység (max. 40 50), sok átfedés vagy várakozás, kevés nem egymást követő függőségi kapcsolat GANTT DIAGRAM Nagy számú tevékenység, kevés átfedés vagy várakozás, sok nem egymást követő függőségi kapcsolat NYÍL vagy ALAKZAT Nagy számú tevékenység, sok átfedés, sok nem egymást követő függőségi kapcsolat ALAKZAT
Tevékenységek Információs rendszer projekt Feladat: időterv MPM háló formában + kritikus tevékenységek Közvetlenül megelőző tevékenységek Időtartam (hét) A: Igényfelmérés - 4 B: A működési folyamat tervezése A 10 C: A szoftvercsomag módosítása B 8 D: A belső eljárások módosítása B 6 E: A manuális folyamatok módosítása B 16 F: A szofvercsomag tesztelése C 6 G: A belső eljárások tesztelése D 4 H: A manuális folyamatok tesztelése E 4 I: Az új szoftvercsomag bevezetése F, G, H 6 J: A felhasználók betanítása F, G, H 2 K: A projekt kiértékelése I, J 1