IPR-INSIGHTS ESETTANULMÁNY Biztos háttér eredményes szoftvergazdálkodáshoz Még nem voltunk ilyen naprakészek a felhasznált Microsoft licenceink szempontjából, és ennek számos előnye van a megfelelésen túl is. Szilárd alapot teremtettünk szoftvergazdálkodásunk továbbfejlesztéséhez és folyamataink javításához, amelyek biztosítják, hogy mindenkor teljes körűen rálássunk informatikai környezetünkre. Szombathy Ádám, IT technikai rendszergazda Sberbank Magyarország Zrt. Összefoglaló Ügyfél neve: Sberbank Magyarország Zrt. Iparág: pénzügyi szolgáltatások Nyújtott szolgáltatások: szoftverleltár készítése Eredmények: Microsoft szoftverekre vonatkozó, teljes megfelelőségi (compliance) riport Aktuális szoftvergazdálkodási helyzet értékelése Bevált gyakorlat átadása a szoftverek virtualizált szerverkörnyezetben történő licenceléséhez Konkrét javaslatok, cselekvési tervek a használt licencmennyiség és a szoftverköltségek optimalizálásához A teljes körű szoftvernyilvántartás szilárd alapot teremtett a vezetők és a tulajdonosok ad-hoc kérdéseinek gyors, pontos megválaszolásához, valamint a szoftvergazdálkodás további, stratégiai fejlesztéséhez A Sberbank Magyarország Zrt. (korábban Magyarországi Volksbank Zrt.) 1993 óta működik sikeresen a magyar piacon. Mára 52 bankfiókot felölelő, országos hálózatot épített ki, és a lakosság mellett magyar, illetve nemzetközi tulajdonosi háttérrel rendelkező vállalkozásokat is ügyfelei közé sorolhat, a mikrovállalatoktól kezdve a multinacionális cégekig. A Sberbank Magyarország a Sberbank Csoport tagja, fő részvényese a Sberbank Europe AG, mely 2012 februárjában az orosz Sberbank 100 százalékos tulajdonába került.
Üzleti szituáció "(A licencelési szabályok változásaival) nehéz lépést tartani, ezért döntöttünk úgy, hogy külső szakértőt bízunk meg nyilvántartásaink felülvizsgálatával. Kulcsfontosságú ugyanis, hogy mindenkor naprakészek legyünk a bank hálózatán zajló szoftverhasználatot illetően." A Sberbank Magyarország Zrt. mindig kiemelt figyelmet szentelt a szoftvernyilvántartásnak és a licencgazdálkodásnak, mind szerver, mind kliens oldalon. A bank IT-osztályának tapasztalatai szerint szerver oldalon, megfelelő szabályozás és eljárásrend mellett, jól követhetők a szoftverkörnyezet változásai, legyen szó alkalmazás-bevezetés, infrastruktúra-bővítés vagy -konszolidálás licenctámogatásának biztosításáról. Kliens oldalon viszont nagyobb az esély az adminisztráció és a valóság közti eltérések kialakulására a napi szintű változások számossága miatt. Bár a szoftvernyilvántartást a Sberbank Magyarország megbízhatónak, teljes körűnek és pontosnak tartotta, szeretett volna meggyőződni róla, hogy az valóban a valóságot tükrözi-e. - A virtualizáció mindemellett szerver oldalon is megfűszerezheti a szoftverlicencelést, melynek szabályain a szállítók ráadásul gyakorta változtatnak - mondta Szombathy Ádám, a Sberbank Magyarország Zrt. IT technikai rendszergazdája. - Mindezzel nehéz lépést tartani, ezért döntöttünk úgy, hogy külső szakértőt bízunk meg nyilvántartásaink felülvizsgálatával. Kulcsfontosságú ugyanis, hogy mindenkor naprakészek legyünk a bank hálózatán zajló szoftverhasználatot illetően. Új üzleti igények felmerülésekor, a kiszolgálásukra induló projektek előkészítésekor csak így tudjuk azonnal és pontosan megmondani, hogy a meglévő licencszerződések milyen mozgásteret adnak a változtatásokhoz. Új tulajdonosunk, a Sberbank felé is pontos kimutatásokat kell küldenünk. A szervezeti átalakítások közepette csakis egy teljes körű nyilvántartás alapján tudjuk gyorsan és pontosan megválaszolni a szoftverhasználattal kapcsolatos kérdéseket. A megoldás A Sberbank Magyarország termékek és szolgáltatások beszerzésekor több szállítótól is ajánlatot kér be, pályáztatás útján választja ki a legjobb megoldást. Így történt ez a szoftvernyilvántartást készítő, független tanácsadó kiválasztásakor is. - Az IPR-Insights ajánlatát a meggyőző referenciák hosszú listája azonnal kiemelte a mezőnyből, és a személyes bemutató során a cég szakemberei is messzemenő szakmai felkészültségről, hozzáértésről és tapasztalatról tettek bizonyságot idézte fel Szombathy Ádám. Nem fért hozzá kétség, hogy szoftvergazdálkodásunkat professzionális színvonalon fogják kiértékelni. A projekt 2013 tavaszán indult, és mindössze 7 hét leforgása alatt, határidőre elkészült az adatok begyűjtése, összevetése és kiértékelése. A licencnyilvántartás több mint 8 éve Szombathy Ádám feladatköréhez tartozik, ezért a munka során egy személyben ő tartotta a kapcsolatot az IPR-Insights szakemberei és a bank különböző területekért felelős informatikusai között.
"Az IPR-Insights ajánlatát a meggyőző referenciák hosszú listája azonnal kiemelte a mezőnyből, és a személyes bemutató során a cég szakemberei is messzemenő szakmai felkészültségről, hozzáértésről és tapasztalatról tettek bizonyságot." - Technikai értelemben az IPR-Insights többféle megoldást is kínál a szoftverhasználat felmérésére fejtette ki Szombathy Ádám. - A rövid átfutásra való tekintettel mi azt a módszert választottuk, amely szerint az IPR-Insights SAMScan szoftverét a log-in script hívja meg a bejelentkezés során a felmérésbe bevont gépeken és a futása teljesen a háttérben zajlik. A szerverkörnyezet gépeit 100 százalékban lefedtük, míg a kliens környezet esetében 95 százaléknál teljesnek tekintettük a felmérést, ezt a szintet a SAMscan segítségével mindössze 3 hét alatt elértük. A külön címtartományban elhelyezkedő teszt-, illetve DMZ-gépeken futó szoftvereket manuálisan vettük nyilvántartásba, mert nem kívántunk átjárást nyitni az elhatárolt környezetek között. Elért eredmények A projekt eredményeként az IPR-Insights szakemberei két riportot adtak át a Sberbank Magyarországnak. A Microsoft termékekre vonatkozó, teljes körű megfelelőségi (compliance) jelentés a szükségesnek tartott változtatásokra is konkrét javaslatokat fogalmazott meg, míg a többi szoftver használatát értékelő riport átfogó képet adott a bank aktuális szoftvergazdálkodásáról. - A Microsoft szoftverekre vonatkozó megfelelőségi riport kliens oldalon megnyugtató visszaigazolást jelentett - mondta Szombathy Ádám. - Belső eljárásrendünknek köszönhetően nem léptük túl a rendelkezésünkre álló licencmennyiséget. Még a Microsoft Project és Visio termékek esetében is kereten belül maradtunk, jóllehet ezek sokak által igényelt eszközök mind az IT osztályon, mind a teljes back-office környezetben. A megfelelőségi riport így a kliens környezetre nézve pozitív módon megerősítette licencgazdálkodási gyakorlatunkat. Szerver oldalon a felmérés során az IPR-Insights szakértői csapata külön figyelmet fordított a virtualizált, illetve fürtözött szervereken futó szoftverekre, melyek nyilvántartását nagy hozzáértéssel vetették össze a Microsoft licencelési szabályaival. - A projekt egyik nagy hozadéka, hogy együttműködésünk során sokat tanultunk az IPR-Insights szakembereitől, akik a licencek virtuális környezetben történő használatához bevált gyakorlatot is átadtak számunkra - emelte ki az IT technikai rendszergazda. - Az év hátralevő részére ütemeztük be SQL Server környezetünk konszolidálását, hogy hatékonyan tudjuk kihasználni a rendelkezésünkre álló erőforrásokat. Az IPR-Insights szakemberei azonban rávilágítottak, hogy bizonyos esetekben a processzor alapú licencelés helyett érdemesebb szerver- és CAL licencpárost használnunk. Költségek szempontjából ez előnyösebb olyan adatbázisoknál, amelyeket viszonylag kevés kolléga használ. Más szóval licenckiváltással egyszerűbben és főleg gazdaságosabban biztosíthatjuk a licenc-szükségletet. A Sberbank Magyarország virtualizált szerverkörnyezetében használt VMware szoftververzió nem teszi lehetővé annak meghatározását, hogy a Windows Server alapú virtuális gépek futtatását mely node-ok vehetik át. A Windows Server licencét ezért a banknak az összes node-ra meg kellett vásárolnia.
"Különösen értékesnek tartjuk, hogy az IPR-Insights az általunk felhasznált szoftverlicencmennyiség pontos megállapításán túl cselekvési terveket is adott számunkra a megfelelési követelmények teljesítéséhez és a költségek optimalizálásához." - Az IPR-Insights szakemberei azonban rámutattak, hogy a VMware verziófrissítésével elérhetővé válik a funkció, amellyel definiálhatjuk, hogy mely fizikai gépeken futhatnak Windows Server alapú virtuális gépek, és ezzel csökkenthetjük a felhasznált licencmennyiséget - hozta fel további példaként Szombathy Ádám. - Különösen értékesnek tartjuk, hogy az IPR- Insights az általunk felhasznált szoftverlicenc-mennyiség pontos megállapításán túl cselekvési terveket is adott számunkra a megfelelési követelmények teljesítéséhez és a költségek optimalizálásához. A jelentés pontos képet adott azon Microsoft licencekről, pl. Exchange és SharePoint CAL-okról is, amelyeket korábbi beszerzések alkalmával csomag részeként megvásároltunk, de soha nem használtunk fel. Ezt az információt mind a leendő beruházások, projektek tervezésekor, mind a szállítóval történő, jövőbeni tárgyalások előkészítésekor hasznosítani fogjuk, és segíthet annak eldöntésében is, hogy mely termékek licencelését központosítsuk csoportszinten. A riport alapján első lépésként nyilvántartásainkat frissítettük, de a közeljövőben konszolidálni kívánjuk Microsoft alapú infrastruktúránkat, és a tervezéskor az IPR-Insights megfelelőségi jelentéséből fogunk kiindulni. Az IPR-Insights emellett a más gyártóktól származó szoftverek használatát is feltérképezte a Sberbank Magyarország hálózatán. Szerveroldalon a riport nem szolgált meglepetéssel, mivel a bank IT-osztálya teljes rálátással bír a szoftverekre, illetve arra is, hogy közülük melyek térítéskötelesek, és esetükben van-e túl- vagy alulhasználat. A jelentés itt teljes egyezést mutatott a bank saját nyilvántartásával. - A riport a kliens környezet szempontjából bizonyult tanulságosnak, annak ellenére, hogy címtartomány szintjén szabályoztuk a szoftvertelepítés jogát is, amely kizárólag IT osztályunkat illeti meg - mondta az IT technikai rendszergazda. - Ennek ellenére kiderült, hogy térítésköteles szoftvereket ugyan nem, freeware és shareware programokat azonban esetenként mégis telepítettek a felhasználók. Egy esetleges szállítói audit szempontjából ez nem jelent veszélyt, de az ingyenes szoftverek, amelyek nem tartoznak a vállalati szabványunk által engedélyezett alkalmazások körébe, ennek ellenére egyéb kockázatokat hordozhatnak. A fennálló helyzetet azonnal megszüntettük, jelenleg egyesével elemezzük az eseteket, hogy feltárjuk, miként kerülhetett nem engedélyezett szoftver a gépekre, és hogyan vehetnénk ennek elejét a továbbiakban. Az IPR-Insights által készített, általános szoftvergazdálkodási jelentés eredményeinek összevetése a Sberbank Magyarország IT-osztályának licencnyilvántartásával jelenleg is folyik, de a riport ad-hoc vezetői kérdések gyors megválaszolásához is biztos alapot ad, ahogyan ez az elmúlt pár hónapban több ízben is bebizonyosodott. - Az IPR-Insights szakembereinek felkészültségét a gyakorlatban is tapasztaltuk - mondta Szombathy Ádám. - A szoros határidők tartása mellett professzionális hozzáállásuk abban is megmutatkozott, hogy a projekt hatókörén kívül eső témákat érintő kérdéseinkben is minden tőlük telhető segítséget és tájékoztatást megadtak. Ennek köszönhetően bővíteni tudtuk a Microsoft licencekkel kapcsolatos, házon belüli
"Mindez megerősített bennünket abban, hogy jól választottunk. Ha más szoftverszállító termékeire nézve is hasonló megfelelőségi felmérést készíttetünk a jövőben, akkor nem lesz kérdéses, hogy kihez forduljunk." tudásunkat is. Az IPR-Insights által átadott, bevált gyakorlattal együtt ez rendkívül hasznossá teszi a megvalósított projektet, amely vezetői szinten is teljes megelégedést eredményezett. Mindez megerősített bennünket abban, hogy jól választottunk. Ha más szoftverszállító termékeire nézve is hasonló megfelelőségi felmérést készíttetünk a jövőben, akkor nem lesz kérdéses, hogy kihez forduljunk. A projektzáró beszélgetés után mondtam a vezetőmnek, hogy még nem voltunk ilyen naprakészek a felhasznált Microsoft licenceink szempontjából, és ennek számos előnye van a megfelelésen túl is. Szilárd alapot teremtettünk szoftvergazdálkodásunk továbbfejlesztéséhez és folyamataink javításához, amelyek biztosítják, hogy mindenkor teljes körűen rálássunk informatikai környezetünkre.