Irodai automatizálás 1. Bevezetés Elekes Edit, 2014. elekes.edit@eng.unideb.hu 1
Tartalom Az iroda meghatározása A jelenlegi irodák problémái A problémamegoldás módszerei Manuális (papír-ceruza) módszerek Informatikai megoldások Az irodák újjászervezése 2
Bevezetés Az információ robbanásszerű növekedése; A termelési technológia megváltozása (termelés automatizálása kevesebb termelő munkaerő + nagyobb munkaerő igényű termelésirányítás); Bürokrácia térhódítása; Adminisztratív jellegű munkahelyek létesülése (gazdasági és társadalmi igények kiszolgálása); Az adminisztratív területen dolgozók száma nő. 3
Milyen célt szolgál az iroda? Termelési folyamatok támogatása Szellemi tevékenység kiszolgálása Államigazgatási feladat ellátása Az irodák feladatai Általános feladatok (dokumentumkezelés, iktatás, irattározás) Specifikus feladatok (termelés segítése, statisztika, kereskedelmi adatok feldolgozása) 4
Az iroda fogalma Személyekből álló csoportosulás, amely meghatározott céllal jön létre, és a célt szolgáló feladatok ellátásához eszközökkel rendelkezik. Alapfeladata: az információk feldolgozása; a szöveges, numerikus, képi, hangdokumentumok fogadása, tárolása és továbbítása. 5
Hagyományos irodák gyenge pontjai 1. Strukturális problémák Nem áttekinthető a szervezeti felépítés (erősen hierarchikus a szervezet); Nem dokumentáltak a tevékenységi körök; A hatáskörök erősen centralizáltak; A döntéshozatal nem a megfelelő szinten történik; A felelősség nehezen kideríthető. Átgondolatlan tevékenységek Felesleges tevékenységek; Párhuzamos tevékenységek. 6
Hagyományos irodák gyenge pontjai 2. Az eljárások nincsenek rögzítve Az irodai eljárások nem megfelelően definiáltak; Egzakt szabályok helyett szájhagyományok; Áttekinthetetlen iratkezelés Az iratkezelési szabályzat formális; Kidolgozásánál a helyi sajátosságokat figyelmen kívül hagyják; A dokumentumok útja nehezen követhető (pl. egy dokumentumot a biztonság kedvéért több helyen tárolnak); 7
Hagyományos irodák gyenge pontjai 3. Nincs megfelelő információáramlás Nem szervezett rendszerű az információáramlás; szűretlensége; Információk személyiségfüggő; Az információ Rossz kommunikáció levelezés; Hagyományos (nehézkes, lassú) Gyakori a személyes vagy telefonon történő kommunikáció (nem dokumentált); dokumentált; A telefax sem megfelelően 8
Hagyományos irodák gyenge pontjai 4. Informatikai eszközök nem megfelelő használata Számítógépek használata korlátozott (csak dokumentumkészítés); Informatikai szoftverek használata korlátozott (MS Office); Informatikai alkalmazások szigetszerűek, nem kapcsolódnak össze Egymástól elszigetelt alkalmazások (munkaügy, számvitel, pénzügy); Rendszerintegrálás nehezen oldható meg (pl. több fejlesztő); 9
A problémamegoldás útjai Probléma azonosítás A problémát kiváltó ok meghatározása A jövőkép pontos felrajzolása Problémák jelentkezése Problémák pontos azonosítása Okok feltárása Módszer megválasztása Elérendő célok 10
Hagyományos módszerek 1. Szervezési megoldások (informatika nélkül is kivitelezhetők) Átalakítás, optimalizálás Folyamatok, tevékenységek racionalizálása minőség és hatékonyság növelése folyamatos módosításokkal eredmények javítása Outsourcing Profiltisztítás, alapfolyamatokra koncentrálás Az alapfeladathoz nem kapcsolódó tevékenységek kiszervezése (pl. biztonsági szolgálat, takarítás, könyvelés). takarékoskodás lényegi folyamatokra koncentrálás hatékonyabb irányítás, munkavégzés 11
Hagyományos módszerek 2. Minőségmenedzsment módszerek Minőségellenőrzés, minőségszabályozás, minőségbiztosítás (ISO 9000 szabvány, TQM /Total Quality Management/) állandó, ellenőrzött működés biztosítása megfelelő dokumentáltság (informatikai rendszerekkel való támogatás) megfelelő visszacsatolással optimális kimenet biztosítása. Business Process Reengineering Üzleti folyamatok újratervezése: üzleti folyamatok, fejlesztések radikális felgyorsítása. Hatékony újrakezdés. Vezetés maximális támogatása, a radikális változások támogatása! 12
Informatikai megoldások1. Nem választhatók élesen el a hagyományos módszerektől. Gépesítés Iroda ellátása informatikai eszközökkel, perifériákkal. iratkészítés minőségének javítása információkhoz való hozzáférés javítása önmagában nem javítja az iroda működését! Célszoftverek fejlesztése Pontosan körülírható tevékenységek támogatása informatikai megoldásokkal. pénzügyi alkalmazások (könyvelői, számlázó prg-k) nyilvántartó szoftverek (raktárkészlet, iktatókönyv) komplex problémamegoldásra nem alkalmas. önmagában nem javítja az iroda működését! 13
Informatikai megoldások 2. Nem választhatók élesen el a hagyományos módszerektől. Csoportmunka megoldások Pl. levelező szoftverek alkalmazása a közös munkavégzés támogatására. információáramlás javítása hatékonyság: használat megszervezése, szabályozása. Egyedi rendszerek Saját fejlesztésű szoftverek egyedi igények kielégítése Hátrány: statikus állapot, gyorsan változó környezetben nehezen módosítható. Fejlesztés: sok energia, erőforrás, idő. Keretrendszerek Általános irodai igényeket kielégítő, alapfunkciókat tartalmazó szoftvercsomag alkalmazása. azonnali használat megfelelő paraméterezéssel specifikumok alkalmazása a keretrendszeren belül moduláris továbbfejlesztés magasabb szintű informatikai megoldás 14
Informatikai megoldások 3. Nem választhatók élesen el a hagyományos módszerektől. Csoportszoftverekbe ágyazott workflow Ügyviteli folyamatok automatizálásának eszköze. A keretrendszer moduljaként alkalmazott informatikai technológia. folyamatok vezérlésének, felügyeletének lehetősége. Integrált irodai rendszerek Globális megoldás az összes irodai folyamat támogatására (ügyvitel, iratkezelés, kommunikáció, stb.) irodán belül és kívül. Az internet térhódításával a költsége jelentősen csökkent (adattárházak, adatáruházak). 15
Irodai automatizálás Fogalom megjelenése: 1950-es években 1964: IBM kifejlesztette az első, mágneses háttértárral felszerelt számítógépet. Számítógépes alkalmazások megjelenése: irodai automatizálás (előtte: csak gépesítés). Irodai automatizálás: olyan rendszer kialakítása az irodában, amely képes az összes irodai feladatot, vagy annak egy részét megvalósítani. Vállalati információs rendszerek elterjedése: irodai automatizálás lehetősége. Irodai folyamatok elemzése, modellezése: irodai munka algoritmizálásának lehetősége. Irodaautomatizálás: informatikán belüli külön szakág. 16
Az iroda újjászervezése Legfontosabb irodai feladat: iratkezelés (információ mennyisége 3-5 évenként megduplázódik). Iratkezelés: beérkező iratok tárolása, előkeresése, visszatétel eredeti helyükre (= információ hozzáférés megvalósítása). 1 db. irat kivétele és visszatétele: 6-7 perc, 20 db. irat kivétele és visszatétele: a munkaidő 25%-a. Elektronikus iratkezelés! Irattárolás megoldása is egyre nehézkesebb (nagy iratmennyiség, kezelő személyzet magas munkabére). Kézi iratkezelés: az iratok 3-7%-a eltűnik. Megfelelő szabályozással az arány csökkenthető, de nem szüntethető meg. 17
Egyes irodai tevékenységek javítása Az adminisztratív munkaerő (a teljes munkaerő 51%-a) munkaidejének 50%-a produktív, 20%-a improduktív munka, 30%-a az információk megszerzésére fordítódik!!! Tevékenység Megtakarítási lehetőség Dokumentumok szállítási idejében 20-90% A dokumentumok keresésére, visszanyerésére fordított időben A dokumentumok létrehozásának idejében Az ügyfelek kiszolgálásának válaszidejében 50-90% 25-60% 20-75% Megtakarítás: irodai automatizálással. Nagyobbik számérték: irodai rendszer bevezetése + szervezet és folyamatok optimalizálása. IRODAI AUTOMATIZÁLÁS: Jelentős hatékonyságnövekedés Minőségi mutatók javulása Megtakarítások Jövedelmezőség, profit növekedés. 18
Minőségjavulás az irodában Partnerek kiszolgálása felgyorsul; Ügyek átfutási ideje jelentősen lecsökken; Ügyviteli folyamatok átgondoltabbak, az ügyek azonos lefutásúak; A folyamatok teljes mértékben dokumentáltak; Az irodai személyzet munkája pontosan nyomon követhető; Irányítás hatékonysága jelentős. 19
Köszönöm a figyelmet! 20