A pályázatírás gyakorlata KOMM, PR levelezős hallgatók részére Matiscsákné dr. Lizák Marianna 2012/2013-as tanév II. félév Óravázlat: 1.Szakmapolitika-program-projekt. 2. A projekt fogalma, fajtái: jövedelem- és tőke projektek. 3. A pályázatkészítés lépései. LKM módszer. 4. A projektek fázisai. A létesítménymegvalósítás fázisai. 5. Életciklus szerinti vezetés, alapvető felfogások. Az általános projektfolyamat közreműködői, betöltött szerepük. Stakeholder-analízis. 6. Projektmenedzsment, team tagok kiválasztása, felelős hozzárendelés, projektmenedzser /hatáskör, befolyásoló képesség, vezetői stílus/. 7.. Interdependenciák, munkafolyamat, technológiai folyamat, skála. 8. Erőforrás-hozzárendelés, finanszírozás, költségvetés készítés. 9. Kockázati források, kockázatmenedzsment lépései, kockázatenyhítési módok. 10. Versenyeztetési eljárások. 11. A beadandó feladat megbeszélése Részletes óravázlat (a tananyag egyes részei megtalálhatóak az alábbi linken: www.mba.nettech.hu/projektek/men_2003/projektmenedzsment/projektmenedzsmenttetelek.doc) 1. Szakmapolitika-program-projekt kapcsolata Szakmapolitika: Az Európai Unió tevékenységét (politikáit) alapelvekre és központi értékekre felépítve, az érdekeket hangsúlyozva ismerteti, ezek mentén mutatja be, hogy egy adott politika területén mit miért tesz, mi mire irányul. Szakpolitika Jól definiált céljai van Pénzügyi eszközök kerülnek hozzárendelésre Politikai döntéseket igényel Program: Több ágazati, vagy térségi célrendszert megvalósító fejlesztési terv, amely több egymással összefüggő projekt útján egységes koordinált szervezeti rendszerben valósul meg. A politika strukturált megjelenése. Jellemzői: Cél orientált (számszerűsíthető) Több éves (programidőszak) Elfogadott (végrehajtható) 2. A projekt fogalma, fajtái: jövedelem- és tőke projektek. Projekt: A végső kezdeményezett által a program keretében elvégzett bármilyen tevékenység, de projektnek nevezzük a pályázó által egy támogatási meghatározott tevékenység végrehajtását is. A támogatások legkisebb eleme, azok az eszközök (beruházások, szolgáltatások), amelyek hozzájárulnak a szélesebb közösség által kijelölt közép, vagy hosszú távon elérendő cél eléréséhez. 1
Egy feladatot általában szakmai szempontból és az alkalmazott munkaszervezet és menedzselés szempontjából egyaránt többféleképpen is meg lehet oldani: egyéni munka, team munka és projekt szint. A projekt: egyedi terméket / szolgáltatást / eredményt hoz létre és eltér a napi rutin feladat megoldástól, meghatározott keretek között zajlik: időben és erőforrás felhasználás szempontjából behatárolt, több szakterület együttműködését igényli, formális projekt szervezete alakul. A projektek tartalmát meghatározó legfontosabb tényezők: 1. célok és kívánt termék/szolgáltatás/eredmény jellemzők, 2. határidő, 3. erőforrások. A projekt egyedi folyamat, amely kezdési és befejezési dátumokkal megjelölt, specifikus követelményeknek beleértve az idő - költség- és erőforrás- korlátokat megfelelő célkitűzés elérése érdekében vállalt, koordinált és kontrollált tevékenységek csoportja. Jövedelemprojektek azok a projektek, amelyeket hagyományos szervezeti felépítésben valósítanak meg, általában egyetlen könyvviteli időszakon belül. A tőkeprojektek azok, amelyeket nem a hagyományos szervezeti felépítésben valósítanak meg, és amelyek számos könyvviteli időszakon áthúzódhatnak. 3. A pályázatkészítés lépései. LKM módszer. A pályázatkészítés lépései: 1. A téma megválasztása (Pályázói portfolió) 2. A pályázatok figyelése, kiválasztása 3. A pályázat elkészítése, benyújtása (konzorcium) 4. A szerződéskötés, a projekt indítása 5. A projekt végrehajtása, részjelentés és elszámolás 6. A projekt befejezése, disszemináció 7. A projekt eredményeinek hasznosítása LOGIKAI KERETMÁTRIX (LKM) MÓDSZER : Az 1970-es években fejlesztették ki. Az EU-ban kötelezően használt módszer. Tervezési eszköz. Célorientált tervezési és menedzsment eszköz, mely lehetőséget ad a projekt hatásmechanizmusának megismerésére, a célokhoz rendelt mutatószámokon (indikátorok) keresztül a projekt által létrejövő közvetlen eredmények és közvetett hatások nyomon követésére. Az LKM tartalma Miért jött létre a projekt (beavatkozási logika) Mit kíván elérni (beavatkozási logika, indikátorok) Hogyan kívánja elérni (tevékenységek, eszközök) Milyen külső tényezők fontosak a sikerhez (feltételezések) Hol találhatók a projekt méréséhez szükséges információk (indikátorok forrása) Milyen eszközök szükségesek (eszközök) Mennyibe kerül a projekt (költségek) Milyen előfeltételeket kell teljesíteni, mielőtt a projekt elindul (előfeltételek) Az LKM módszer lépései Elemző szakasz 1. Problémák vizsgálata (közte: érintettek elemzése) 2
2. Célok elemzése 3. Stratégia kialakítása 4. Ellenőrzés Tervező szakasz 5. A projekt belső logikájának kialakítása 6. Feltételek és kockázatok pontosítása 7. Mutatók meghatározása 8.Tevékenységek ütemezése 9. Költségterv készítése VÉGSŐ ELLENŐRZÉS 4. A projektek fázisai. A létesítménymegvalósítás fázisai. Projektek fázisai : - koncepció / ebben a fázisban tisztázzuk a projekt pontos elvárásait, a sikeres befejezés kritériumait / - tervezés, szervezés - végrehajtás / kontroll fázis / - befejezés Létesítménymegvalósítás fázisai : - előkészítési szakasz - odaítélés - fizikai megvalósítás - utóelemzés 5. Életciklus szerinti vezetés, alapvető felfogások. Az általános projektfolyamat közreműködői, betöltött szerepük. Stakeholder-analízis. A projektek menedzseléséhez szükséges technikákat és módszereket célszerű a projektek lefolyása szerint rendezni. Ezt az időbeli lefolyást nevezzük életciklusnak, vagy projekt fázisoknak. Életciklus elve szerinti gazdaságossági elemzések: a projekt végrehajtása során a ráfordításokat a termék piacon való értékesítése során megjelenő árbevétel ellensúlyozza. Ha a végtermék nem egy értékesítésre kerülő produktum vagy szolgáltatás, hanem valamilyen megtakarítást lehetővé tevő racionalizálás, akkor a ráfordításokat a megtakarított kiadások ellensúlyozzák. Technikailag a két szituáció teljesen egyenértékű. Projekt életciklus: általános esetben a projektek kiindulópontja a koncepció vagy ötlet, amely egy megbízáshoz, vevői igény kielégítéséhez, esetleg önálló kezdeményezéshez kötődik. Záró pontja az a széles körben értelmezett produktum, amely a projekt végrehajtása után létrejön. Általános projektfolyamat közreműködői, betöltött szerepük : Szponzor : az a személy aki a projekthez szükséges erőforrásokat biztosítja Támogató: a projekt vagy javaslat támogatója, szószólóként tevékenykedik. Megbízó: egy olyan helyzetben lévő személy vagy szervezet, aki ( ami ) szerződéskötés révén megvásárolja egy szervezet vagy személy szolgáltatásait. Felhasználó : az a valaki aki vásárol valamit, de jelenthet olyan személyt is akivel valakinek valamilyen kapcsolata van. 3
Tulajdonos / Owner / : a kifejezés a megbízóhoz vagy a fogyasztóhoz hasonlót jelent, bár jogi értelemben sokkal szűkebb a definíciója. Érdekeltek - Stakeholderek: a szervezeti politika olyan valami, miszerint számos személy, akit közvetlen módon nem vontak be a projektbe, mégis rendelkezzék érdekeltséggel a projekt megvalósítása és sikere tekintetében. Minden ilyen személy, akár közvetlenül részt vesz, akár nem, érdekeltnek nevezhető. Érintettek elemzése, az érdekeltségi viszonyok feltérképezése: A stakeholderek azon szervezetek és személyek összessége, amelyek valamilyen módon befolyásolják, vagy befolyásolhatják a projekt célkitűzéseinek realizálódását, melyek érdekeltek az értékelt beavatkozásban, illetve magában az értékelésben, melyek döntöttek a beavatkozásról és finanszírozták azt, a közszférában dolgozó érintett végrehajtók, a projekt végső kezdeményezettjei, illetve de nem utolsó sorban a közvélemény képviselői. ÉRINTETTEK ELEMZÉSE ESZKÖZ annak feltérképezésére, hogy egy adott témában vagy szituációban a szereplők milyen mértékben vannak személyesen érintve (kicsit, közepesen, erősen) milyen mértékű részükről a támogatás (blokkolók, semlegesek, támogatók) milyen mértékű a befolyásuk a témára, vagy szituációra (kicsi közepes, nagy) általunk milyen mértékben befolyásolhatóak 6. Projektmenedzsment, team tagok kiválasztása, felelős hozzárendelés, projektmenedzser /hatáskör, befolyásoló képesség, vezetői stílus/. A projekt menedzsment, mint vezetési-szervezési tevékenység azokat a vezetői funkciókat öleli fel, amelyeket Fayol a vezető feladataiként összefoglalt. Így tehát a projekt vezető az alábbi funkciókat kell, hogy ellássa: projekt tervezés, projekt szervezés, projekt koordinálás, projekt irányítás és projekt ellenőrzés. A projektmenedzsment tagjai (általában): projektmenedzser, szakmai vezető, pénzügyi vezető, stb. A feladatkörök természetesen egymástól élesen nem határolhatók el időben. A menedzseri tevékenység a tervezéssel indul, de ez a szakasz belenyúlik a projekt munka irányítási fázisába a kiviteli tervezés révén. A szervezési feladatok, az erőforrások szétosztása a kezdeti tervezési szakasztól a kivitelezésen át végig jelentkeznek. Ezekkel párhuzamosan a projektvezetőnek folyamatos koordinációt és ellenőrzést kell végeznie, az összehangolt működés, a hibák feltárása s az időben történő korrigálás érdekében. A projektmenedzsment elv négy vezetési alaptétele: a célok kitűzése révén történő vezetés (projektcélok, keretfeltételek, prioritások) a feladatok átruházásával történő vezetés, (projektvezető, ill. a projekt team részére) beavatkozás csak kivételes esetben, (projektfelelős(ök), irányító bizottság révén) konzultációs bázison végzett team munka, (a projekt-teamen belül és kívül). Projektmenedzsment eszközök, a tervezésénél használt általános eszközök: Különböző mutatószámok rendszere- IGEN FONTOS Költségszámítások, költségvetés Likviditási mutatók Erős-gyenge pontok elemzése (SWOT analízis) 4
Csoportos probléma megoldó technikák Gantt diagram Hálótervezés Kockázatelemzés MUTATÓK MEGHATÁROZÁSA, Objektíven mérhető teljesítés-indikátorok (OVI) A monitorozás és értékelés alapjául szolgálnak Objektívebb projektmenedzsmentet tesznek lehetővé SMART indikátorok: S specifikusak (specific) mennyiség, minőség tekintetében M mérhetőek (measurable) objektív módon A teljesíthetőek (achievable) R relevánsak (relevant) T- időhöz kötöttek (timed-based) Munkacsoport - TEAM kiválasztás, felelős hozzárendelés: Team-fejlesztés teamek emberekből állnak kommunikációs viszonyok konfliktus kezelés motiváltság egyéni szerepek Készség-szaktudás adatbázis Tevékenység-felelős hozzárendelési mátrix 7. Interdependenciák, munkafolyamat, technológiai folyamat, skála. Munkafolyamat interdependenciák : - tovagyűrűző interdependenciák / bizonyos tevékenységek közös forrást használnak / - szekvenciális interdependenciák / egy bizonyos tevékenység nem kezdhető el addig, amíg egy másik nem fejeződik be / - reciprok interdependenciák / egy bizonyos tevékenységhez több közreműködő is tartozik / 8. Erőforrás-hozzárendelés, finanszírozás, költségvetés készítés. Erőforrások fajtái, szerkezete. Finanszírozás: belső-külső, saját-idegen. Pénzügyi terv típusai célok szerint: gazdaságossági elemzés (erőforrások és eredmények vizsgálata) fejlesztési vizsgálat (meglévő gazdasági tevékenység) befektetési vizsgálat (leendő tulajdonostársak t kéjéhez) hitelkérelem, támogatási kérelem (külső erőforrások bevonása) jövedelmezőségi vizsgálatok (rövid távú likviditási terv) vagyonmérleg (a bevételek és a kiadások különbözete, zárómérlegmínusz nyitómérleg) cash flow elemzés készpénzforgalom változásának időbeli struktúrája megvalósíthatósági tanulmány 5
Pénzügyi tervezés külalakjának szempontjai: Használati funkció: gyorsan és egyszerűen áttekinthető Felhasználó elbírása: főbb formai követelmények, mely meghatározhatja: a tartalmi összetevők, sorrendjét, tördelését, kivitelezését, kiegészítő igazolások csatolását, a szükséges példányszámot. A pénzügyi tervezés alapfogalmai: Tevékenységi érdek (piaci) Gazdasági érdek (ökonómiai) A GAZDASÁGI HATÉKONYSÁG: outputok és az inputok értének hányadosa. Valódi gazdasági rendszer, ha ez a hányados nagyobb egynél. Költségvetés készítés, költségek csoportosítása: 1. Teherviselő hely szerint: közvetlen költségek és közvetett költségek 2. Költségnemek szerint: anyagköltség, bérköltség, közteher, értékcsökkenési leírás, szolgáltatás, segédüzemi költség (és idegen szolgáltatás költsége), egyéb költségek (kamat, adók, díjak, rakodási-, raktározási költségek, fuvardíjak, kártérítések, bírságok, biztosítási díjak, illetékek); befejezetlen termelés értéke, általános költségek. 3. A termelés volumenétől való függés szerint: fix és változó, Összes költség= fix+ változó, Fedezeti pont számítása Pénzügyi mutatók, számítások: Nettó jelenérték (NPV): Egy adott projekt esetében a leendő pénzbeáramlás és pénzkiáramlás jelenértékei közti különbség. Ez azt jelenti, hogy valamennyi éves cash flow tervet induláskor le kell számítolni egy előre meghatározott leszámítolási mutató alkalmazásával. Belső megtérülési ráta(irr): Az a leszámítolási mutató, amely mellett egy adott költség/haszon mozgás nulla nettó jelenértéket eredményez. 9. Kockázati források, kockázatmenedzsment lépései, kockázatenyhítési módok. Kockázati források: Időzítés - belső időzítésű tevékenységek, külső időzítésű tevékenységek Technológia - minél újabb egy technológia, annál nagyobb a bizonytalanság Emberi erőforrások - bizonytalanságot csökkenti a jó képzés, a jó kommunikáció, világos feladat meghatározás Pénzügy - időtényező Vezetőség - delegálás Politika- jogszabályok Kockázatmenedzsment lépései: 1. Azonosítás: a kockázatmenedzsment első fontos lépése melyben szisztematikusan fel kell kutatni a projekt életében esetlegesen megjelenő azon problémákat, amelyek a megvalósítás során kockázatot jelenthetnek. Csak ezután lehet a kockázatokat fontosság szerint rangsorolni és terveket készíteni enyhítésükre vagy megszüntetésükre. Arra kell törekedni, hogy választ kapjunk 3 alapvető kérdésre: mi fordulhat rosszra? Mekkora ennek a valószínűsége? Milyen hatással lesz a projektre? 2. Értékelés: egészen mostanáig a kockázatértékelés a számszerűsíthető kockázatra koncentrált, kifinomult statisztikai elemzésekkel. A legtöbb esetben a felismert kockázatokat tartják a projektet veszélyeztető kockázati tényezőnek, pedig inkább a 6
sokkal tágabban értelmezett bizonytalansági tényezők felkutatásával kellene foglalkozniuk. A bizonytalanság a projekt során nemcsak kárt okozhat, hanem hasznot is hozhat. Az elemzésnek mindkettőt figyelembe kell vennie. 3. Reagálás: a felismert kockázatok kezelésére vonatkozó terveket be kell építeni a projekttervbe. Ha a nehézségek komolyak akkor az egyik szélsőséges reakció a projektcélkitűzések módosítása lehet, a másik pedig a projektmenedzselés alternatív módszereinek, technológiáinak, módozatainak felkutatása. Más kevésbé drasztikus megoldás, hogy növelik a vezetőség hatáskörét. 4. Enyhítés: a kockázatenyhítés számos alternatív formát ölthet : a kockázat áthárítása, / pl : biztosítás / kockázat elhalasztása, / későbbi időpont / kockázat csökkentése, / bekövetkezési valószínűség csökkentése káros hatás csökkentése / kockázat elfogadása, / katasztrófaterv készítése / kockázat elkerülése. / tervezés vagy a módszer megváltoztatásával / 10. Versenyeztetési eljárások: Nyílt versenyeztetés: elsődleges ismérve, hogy az ajánlatbenyújtás lehetősége nincs előzetes minősítés megszerzéséhez kötve. Ebben a rendszerben minden olyan vállalkozó jogosult ajánlatot benyújtani, amelyik a beruházótól az ajánlat kidolgozásához szükséges dokumentációkat az ajánlati hívást megvásárolta, minthogy minden potenciális ajánlattevő alkalmassága adottnak tekintett. Szelektív versenyeztetés: a vállalkozó ajánlatadási lehetősége az előzetes minősítés megszerzéséhez kötött. Ez esetben csak olyan vállalkozó juthat hozzá az ajánlati felhíváshoz és nyújthat be ajánlatot, amelyik az előminősítési eljárás során megfelelő minősítést nyert az adott létesítményi munkákra. Kétszintű versenyeztetés: több változata is kifejlődött, azonban minden változat közös jellemzője, hogy a vállalkozói ajánlattételre két, egymástól elkülöníthető lépésben kerül sor. Típusai : kétborítékos versenyeztetés, kétlépéses versenyeztetés, kétlépcsős versenyeztetés. Meghívásos versenyeztetés: a beruházó a tervezett létesítmény fontosabb paramétereinek közlésével együtt közvetlenül kér fel ajánlattételre néhány / 1-3 / vállalkozót. A meghívásos versenyeztetés lényegéből következően ajánlatot csak a meghívott, illetve ezt a meghívást elfogadó vállalkozó nyújthat be. Közbeszerzés 11. A beadandó feladat megbeszélése 7