31/2008. (OT 17.) ORFK utasítás a Rendőrség minőségügyi tevékenységéről Szám: 5-1/31/2008. TÜK A Rendőrség által nyújtott szolgáltatásoktól elvárható, hogy a kor fejlettségének megfelelő színvonalon valósuljanak meg, növelve ezzel a rendvédelmi foglalkozások szakmai rangját, a társadalmi elvárásoknak való minél teljesebb megfelelést. A rendőri hivatással szemben támasztott folyton változó követelmények olyan szervezet kialakítását igénylik, amely biztosítja a meglévő szakértelem és erőforrások leghatékonyabb felhasználását, a szakmai autonómiát, a rendszeres mérést, értékelést. Mindezek megvalósítására, a Rendőrség minőségügyi tevékenységének hangsúlyosabbá tétele és általános szabályozása érdekében kiadom az alábbi utasítást: I. Általános rendelkezések 1. Az utasítás célja a rendőri tevékenység szolgáltató jellegének erősítése, a rendőri munka hatékonyságának fejlesztése, valamint a megnövekedett társadalmi elvárásoknak való megfelelés. 2. Az utasítás hatálya kiterjed: a) az Országos Rendőr-főkapitányság (a továbbiakban: ORFK) Bűnügyi Főigazgatóságra, az ORFK Rendészeti Főigazgatóságra, az ORFK Gazdasági Főigazgatóságra, az ORFK Humánigazgatási Szolgálatra, az ORFK Ellenőrzési Szolgálatra és az ORFK Hivatalára; b) a Köztársasági Őrezredre, a Nemzeti Nyomozó Irodára, a Készenléti Rendőrségre, a Repülőtéri Rendőr Igazgatóságra és valamennyi megyei (budapesti) rendőr-főkapitányságra (a továbbiakban: rendőr-főkapitányságok); c) a rendőrkapitányságokra és a határrendészeti kirendeltségekre. 3. Az utasítás alkalmazásában a) minőségirányítás: összehangolt tevékenység, egy szervezet vezetésére és szabályozására a minőség szempontjából; b) minőségfejlesztés: a minőségirányításnak az a része, amely a minőségi követelmények teljesítési képességének növelésére összpontosít; c) minőségügyi koordinátor: az utasítás hatálya alá tartozó szerv, szervezeti egység vagy szervezeti elem (a továbbiakban utóbbi kettő együtt: szervezeti egység) minőségirányítási ismeretekkel rendelkező azon beosztottja, aki az adott terület minőségügyi tevékenységét végzi. d) Közös Értékelési Keretrendszer (Common Assessment Framework, CAF): a közigazgatás szervezeteinek európai működés-értékelő rendszere. Egy önértékelési modell, amely lehetőséget nyújt a szervezetek számára, hogy többet tudjanak meg önmagukról; e) MSZ EN ISO 9001:2001 szabvány: minőségirányítási szabvány, amely meghatározza az olyan minőségirányítási rendszerre vonatkozó követelményeket, amelyeket egy szervezet akkor hoz létre, ha bizonyítania kell képességét olyan termékek szolgáltatására, amelyek kielégítik a vevő és a termékre vonatkozó jogszabályok követelményeit, és az a célja, hogy növelje a vevők megelégedettségét; f) EFQM: Európai Kiválóság Modell, önértékelési rendszer, amelynek az a lényege, hogy a teljesítményt, a fogyasztókat, a dolgozókat és a társadalmat figyelembe vevő kiváló eredményt a vezetés által működtetett stratégián és tervezésen, a munkatársakon, a partneri kapcsolatokon, illetve az erőforrásokon, valamint a folyamatokon keresztül lehet elérni; g) Rendőrségi Kiválósági Modell: az Európai Kiválósági Díj alapján a Rendőrség szervezetére adaptált önértékelési módszer; h) Rendvédelmi CAF (RCAF): a rendvédelmi szervekre specializált önértékelési modell, amely lehetőséget teremt a Rendőrség számára, hogy megfelelő helyzetképet nyújtson a szervezet adottságairól, eredményeiről és hibáiról, továbbá iránymutatást adjon a vezetés, irányítás javítását célzó intézkedések meghozatalához; i) kontrollcsoport: az önértékelést végrehajtó informális szervezeti elem, amely a statisztikai arányok - állománykategóriák 10%-a + 1 fő - figyelembevételével létrehozott maximum 20 fős csoport;
j) módszertani igazolás: a Miniszterelnöki Hivatal által kiállított, a CAF önértékelés sikeres elvégzését igazoló dokumentum, melynek érvényességi ideje 2 év. II. Részletes rendelkezések A Rendőrség minőségügyi tevékenysége 4. A Rendőrség minőségügyi tevékenységének szervezését, koordinálását és szakirányítását, valamint az ahhoz kapcsolódó szakmai információs tevékenység végzését az ORFK Hivatal Elemző-Értékelő Stratégiai Tervező Főosztály (a továbbiakban: az ORFK minőségügyi feladatokat koordináló szervezeti eleme) látja el. 5. A minőségügyi tevékenység működtetéséhez szükséges eszközök biztosítására az ORFK minőségügyi feladatokat koordináló szervezeti eleme költségvetési tervet készít. 6. Az ORFK minőségügyi feladatokat koordináló szervezeti eleme az évértékelő jelentés összeállításához - a területi szervektől minden év december 1-jéig beérkező éves értékelések alapján - minden év december 15-ig tájékoztatót készít a Rendőrség minőségügyi tevékenységéről. A Rendőrség minőségügyi tevékenységének személyi feltételei 7. Az utasítás hatálya alá tartozó szerveknél és szervezeti egységeknél 1-1 fő minőségügyi koordinátort kell kijelölni, aki az adott szerv, illetve szervezeti egység vonatkozásában hajtja végre a minőségügyi tevékenységet. 8. Az ORFK Bűnügyi Főigazgatóságnál, az ORFK Rendészeti Főigazgatóságnál, az ORFK Gazdasági Főigazgatóságnál, az ORFK Humánigazgatási Szolgálatnál, az ORFK Ellenőrzési Szolgálatnál, az ORFK Hivatalnál, és a Köztársasági Őrezrednél kijelölt központi minőségügyi koordinátor a munkaköri leírásában meghatározott egyéb feladatai mellett végzi a minőségügyi feladatok végrehajtását. 9. A Nemzeti Nyomozó Irodánál, a Készenléti Rendőrségnél, a Repülőtéri Rendőr Igazgatóságnál és valamennyi rendőr-főkapitányságon a területi minőségügyi koordinátor - az állományilletékes parancsnok közvetlen alárendeltségéhez tartozó szervezeti egységben - függetlenített munkakörben, vagy a munkaköri leírásban meghatározott egyéb feladatai mellett végzi a minőségügyi feladatok végrehajtását. 10. A rendőrkapitányságokon, illetve a határrendészeti kirendeltségeken a helyi minőségügyi koordinátor a munkaköri leírásban meghatározott egyéb feladatai mellett végzi a minőségügyi feladatai végrehajtását. 11. A minőségügyi koordinátorok munkaköri leírásában a feladatkörökre vonatkozóan az utasítás 1. számú mellékletében foglaltakat indokolt szerepeltetni, a szerv, illetve a szervezeti egység minőségügyi tevékenységét figyelembe véve. A Rendőrség minőségügyi tevékenységének tartalmi elemei 12. Az RCAF 2.0 önértékelést az utasítás 2. számú mellékletében meghatározottak szerint kell végrehajtani. 13. Az RCAF 2.0 önértékelési modell használatáról szóló ütemtervet az előző évi tapasztalatok alapján minden évben az ORFK minőségügyi feladatokat koordináló szervezeti eleme december 31-i határnappal elkészíti, és az országos rendőrfőkapitányhoz felterjeszti. III. Záró rendelkezések 14. Ez az utasítás a közzétételét követő nyolcadik napon lép hatályba, ezzel egyidejűleg a minőségfejlesztés szervezeti és személyi feltételeinek kialakításáról szóló 60/2005. (XII. 22.) ORFK intézkedés hatályát veszti. 1. számú melléklet a 31/2008. (OT 17.) ORFK utasításhoz A minőségügyi koordinátor munkaköri leírásának tartalmi elemei - A feladatkörét érintő minőségügyi normák változásait figyelemmel kíséri, gondoskodik alkalmazásukról, az alkalmazás során felmerülő problémák visszacsatolásáról. - Figyelemmel kíséri az újonnan megjelenő szakirodalmat.
- Feladatköréhez tartozóan kapcsolatot tart a szakirányító szervvel. - Végzi az alárendelt rendőri szervek minőségügyi koordinátorainak szakirányítását. - Részt vesz a szakirányító szerv által szervezett minőségügyi képzéseken. - Közreműködik a minőségügyi koordinátorok képzésében. - Az ügykezelési szabályzatnak megfelelően kezeli a minőségügyi dokumentumokat. - A nemzetközi minőséggyakorlatban meghonosított, folyamatos fejlődést biztosító eljárásokat megismerteti a vezetőkkel, és rendőrségi gyakorlattá válásának elősegítésében közreműködik. - Kapcsolatot tart a hazai minőségszervezetekkel, egyetemekkel, minőségdíjat támogató szervezetekkel. - Képviseli a rendőri szervet a minőségügyi fórumokon és szervezetekben. - Közreműködik a rendőri szerv minőségcéljainak kijelölésében és minőségpolitikájának meghatározásában. - Koordinálja a rendőri szerv minőségügyi feladatait. A rendőri szerv vezetését folyamatosan tájékoztatja, a minőségügyi rendszerrel, fejlesztési programokkal, illetve az elért eredményekkel kapcsolatban, beszámolót készít. - Koordinálja az elégedettség mérés végrehajtását, részt vesz az eredmények értékelésében, cselekvési terv kidolgozásában. - Részt vesz az elégedettség mérés végrehajtásában, az eredmények értékelésében, valamint a cselekvési terv kidolgozásában. - Kiválasztja az önértékelési csoport tagjait, vezeti a csoport munkáját. - Részt vesz az alárendelt rendőri szervek önértékelési csoportjainak létrehozásában. - Folyamatosan figyelemmel kíséri a kiépített minőségügyi rendszert, javaslatot tesz a hibák kijavítására, a fejlesztésre szoruló területeket regisztrálja, részt vesz a fejlesztési programterv kidolgozásában. - Részt vesz a minőségügyi tevékenységet támogató nemzetközi és hazai pénzügyi források, pályázatok felkutatásában, a pályázatokon való részvétel előkészítésében. - Részt vesz a minőségügyi tevékenység során indított projektek kidolgozásában, azok megvalósítását figyelemmel kíséri. - A minőségügyi tevékenység során indított projekteket figyelemmel kíséri, azok megvalósulásában segítséget nyújt. 2. számú melléklet a 31/2008. (OT 17.) ORFK utasításhoz Az RCAF 2.0 önértékelés végrehajtása 1. Az utasítás hatálya alá tartozó szerveknél és szervezeti egységeknél az önértékelés az évente kiadott ütemterv szerint a Miniszterelnöki Hivatal CAF on-line rendszere segítségével, a rendvédelmi szervekre specializált rendvédelmi CAF 2.0 kérdőívek használatával kerül végrehajtásra. 2. A rendőr-főkapitányságok vezetői készítsenek feladattervet az RCAF 2.0 önértékelés teljesítésére az ütemtervben meghatározott határidők megtartásával, annak érdekében, hogy a rendőrkapitányságok és a határrendészeti kirendeltségek (a továbbiakban együtt: helyi szervek) feladat végrehajtása egységes, nyomon követhető és időarányos legyen. 3. A helyi szervek minőségügyi koordinátorainak felkészítését a rendőr-főkapitányságok minőségügyi koordinátorainak kell végrehajtani. 4. Az utasítás hatálya alá tartozó szerveknek és szervezeti egységeknek az ORFK minőségügyi feladatokat koordináló szervezeti eleme útján regisztráltatni kell magukat a Miniszterelnöki Hivatal CAF on-line rendszerében. 5. A minőségügyi koordinátor javaslatára, a szerv vagy szervezeti egység vezetőjének jóváhagyásával az önértékelés végrehajtására az alábbi szempontok alapján kontrollcsoportot kell létrehozni: a) a kontrollcsoportot az érintett szerv vagy szervezeti egység állományainak 10%-a + 1 fő jelenti, amelynek reprezentálni kell a szervezet egészét. A tagoknak le kell fedni a szervezet teljes feladat és hatáskörét, fontos, hogy valamennyi szervezeti egység képviselve legyen; b) a kontrollcsoport ideális létszáma 7-15 fő, de lehetőleg ne haladja meg a 20 főt; c) a kontrollcsoportba csak legalább 3 éve a Rendőrségnél dolgozó személyt szabad felkérni, úgy, hogy minden állománycsoport szerepeljen, d) ha 3 évnél kevesebb időt töltött valaki a Rendőrségnél, de az adott állománykategóriában rajta kívül más nincs, akkor megfelelő felkészítés mellett az illető személyt kell felkérni; e) a kontrollcsoport összetétele tükrözze a nemek létszámarányos képviseletét, a tagok életkora lehetőség szerint heterogén legyen.
6. Az önértékelés során biztosítani kell a kontrollcsoport minden tagjának, hogy az egyéni kérdőívkitöltést egy internet hozzáféréssel rendelkező számítógépen elvégezhesse. Ez a számítógép lehetőleg egy olyan helyiségben legyen, ahol az illető a kérdőív kitöltésére tud koncentrálni. 7. Az egyéni kérdőívkitöltést követően a minőségügyi koordinátor vezetésével a kontrollcsoportnak végre kell hajtania a konszenzus teremtő megbeszélést. 8. A konszenzusos értékelés alapján minden szervnek és szervezeti egységnek intézkedési tervet kell készítenie a feltárt problémák kiküszöbölésére. Az intézkedési terv részletes rövid- és középtávú fejlesztési terveket tartalmaz, amely határidőkkel és felelősökkel, belső vezetői ellenőrzésekkel alátámasztott, valamint lehetőséget biztosít a beosztottak számára visszajelzések, tapasztalatok közlésére. 9. Az önértékelés megfelelő elvégzését bizonyító dokumentumokat a központi és a területi minőségügyi koordinátoroknak, elektronikus úton az ORFK minőségügyi feladatokat koordináló szervezeti eleme részére kell megküldeni, ahonnan az továbbításra kerül a Miniszterelnöki Hivatal felé. 10. Amennyiben a kontrollcsoport teljesíti a módszertani igazolás megszerzéséhez szükséges követelményeket, úgy a Miniszterelnöki Hivatal kiállítja a szervezeti egység részére a módszertani igazolást, amely 2 évre szól. A CAF önértékelés folyamatábrája