Magyar Felsőoktatási Levéltári Szövetség vándorgyűlése Sopron, 2013. augusztus 26-28. A több városban működő integrált egyetemek levéltári hálózata tapasztalatai Nyugat-magyarországi Egyetem Központi Levéltára Szemerey Tamásné Dr. Sopron
Felmérés 1. Jelenleg 15 egyetemi levéltár működik önállóan, vagy az egyetemi könyvtárral közös szervezeti egységben Feltett kérdések: Van-e más városban kara az egyetemnek? Működik-e levéltári hálózat az egyetemen? Ha nem, terveznek-e később létrehozni? Több levéltár esetén milyen kapcsolatban állnak egymással? Finanszírozás, statisztika, pályázatok
Felmérés 2. A válaszok alapján vegyes kép tárul elénk. A távoli (más városban lévő) karokkal rendelkező egyetemek esetében jöhet szóba a levéltári hálózat létrehozása Központi levéltárhoz csatlakozó részlegekkel (fióklevéltárak, telephelyek) Egymás mellé rendelt szaklevéltárakként
Nem terveznek levéltári hálózat létrehozását Budapesti Corvinus Egyetem (2003) Egyetemi Levéltár (1987) Entz Ferenc Könyvtár és Levéltár (1992) Szervezeti kapcsolat nincs, csak szakmai Semmelweis Egyetem Központi Levéltára (1993) Testnevelés és Sporttudományi Kari részleg (1995) 2001-ben egyesítették a 2 levéltárat
Nem terveznek levéltári hálózat létrehozását Eötvös Loránd Tudományegyetem Pécsi Tudományegyetem Miskolci Egyetem Pannon Egyetem?
A levéltári hálózatban érintett egyetemek Szent István Egyetem Kosáry Domokos Könyvtár és Levéltár(2008) GATE szaklevéltár (1993) Központ Állatorvos-tudományi Könyvtár, Levéltár és Múzeum (1983) Statisztika, pályázatok önállóan, kari költségvetésből fenntartva
A levéltári hálózatban érintett egyetemek Távoli karok, ahol esedékes a kari levéltár létrehozása: Alkalmazott Bölcsészeti és Pedagógiai Kar (Szarvas, Jászberény) Gazdasági-, Agrár- és Egészségtudományi Kar (Szarvas, Békéscsaba, Gyula) Ybl Miklós Építéstudományi Kar 2011-ben Tervezet készült szaklevéltári hálózat kialakításáról, a tárgyi és személyi feltételek pontos leírásával.
A levéltári hálózatban érintett egyetemek Az Egyetem Dékáni Kollégiuma támogatta az elképzelést Az iratanyag felmérése 2 karon megtörtént (YMÉK, GAEK) YMÉK iratai részben rendezettek Személyi feltételek, raktár, stb. még tárgyalás alatt
A levéltári hálózatban érintett egyetemek Szegedi Tudományegyetem (2004) Mezőgazdaságtudományi Kar (Hódmezővásárhely)
A levéltári hálózatban érintett egyetemek Nyugat-magyarországi Egyetem Központi Könyvtár és Levéltár (1984) A Levéltár gyűjti és kezeli a Nyugatmagyarországi Egyetem 3 karának, és jogelőd intézményeinek maradandó értékű iratanyagát oktatók személyi hagyatékát egyetemtörténeti dokumentumokat
Szervezeti változások az egyetemen 1. 1984 - Erdészeti és Faipari Egyetem 2 Kar Sopronban Erdőmérnöki Kar (Sopron Faipari Mérnöki Kar (Sopron) 2000 - Nyugat-Magyarországi Egyetem 7 Kar 4 városban Közgazdaságtudományi Kar (Sopron) Benedek Elek Pedagógiai Főiskolai Kar (Sopron) Apáczai Csere János Tanítóképző Főiskolai Kar (Győr) Geoinformatikai Főiskolai Kar (Székesfehérvár) Mezőgazdaság és Élelmiszertudományi Kar (Mosonmagyaróvár)
Szervezeti változások az egyetemen 2. 2008 - Nyugat-magyarországi Egyetem 10 Kar 5 városban Savaria Egyetemi Központ (korábbi Berzsenyi Dániel Főiskola Szombathely) Művészeti-, Nevelés- és Sporttudományi Kar Természettudományi és Műszaki kar Bölcsészettudományi kar A főiskolai karok egyetemi karokká váltak 2013 Savaria Egyetemi Központ átszervezése (2 kar) Geoinformatikai Kar??
Kibővülő feladatok Szervezeti változások változó feladatok Az integráció után minden levéltári feladat a Központi Levéltárra hárult Cél: az iratok maradjanak a keletkezés helyén Gyorsabb az információ szolgáltatás Egyszerűbb a kutatás helyben Levéltári hálózat létrehozása szükséges
Telephelyek (fióklevéltárak) létesítése 1. A Központi Levéltár minisztériumi engedéllyel jött létre A fióklevéltár létesítése egyetemen belüli, adminisztratív intézkedésekkel megoldható, külső engedélyeztetésre nincs szükség szakfelügyelet állásfoglalása: egy egyetemegy levéltár-fióklevéltárakkal a kérelmet a Szenátus elé kell terjeszteni
Telephelyek (kari levéltárak) Egyetemi SZMSZ létesítése 2. 52. Egyetemi Közgyűjtemények 53. Központi Könyvtár és Levéltár (5) A Levéltár szaklevéltár, amely egyben a Savaria Egyetemi Központban és a karokon működő fiók/taglevéltárak szakmai központja. A Levéltár segíti a Savaria Egyetemi Központban és a karokon őrzött iratok levéltári szakmai szempontú feldolgozását,nyilvántartását, hozzáférhetővé tételét. Levéltári ügyrend (az SZMSZ melléklete) (12) A Központi Levéltár feladata a kari/fiók levéltárak szakmai felügyelete és segítése, közös pályázatok elkészítése. Iratkezelési Szabályzat, Irattári terv (M/15 sz. melléklet)
Levéltári hálózat rendszere a Nyugat-magyarországi Egyetemen Központi Levéltár Sopron (Központi Könyvtár és Levéltár) Telephelyek (Kari Levéltárak) Irattárak (nincs levéltár a karon)
Kari levéltár létrehozásának feltételei Legyen elegendő levéltár érett iratanyag Személyi feltételek: levéltáros munkakör létesítése, alkalmas személlyel Tárgyi feltételek: levéltári raktár állványzattal kutató szoba
A Központi Levéltár helye és szerepe 1. Átveszi és gondozza központi szervezeti egységek és 3 soproni kar iratanyagát (Erdőmérnöki, Faipari Mérnöki, Közgazdaságtudományi karok). A fióklevéltárak szakmai felügyeletét ellátja. A fióklevéltárak (telephelyek) az adott kar szervezeti egységében és költségvetésében önállóan működnek (függetlenek a Központi Levéltártól)
A Központi Levéltár helye és szerepe 2. Pályázatok koordinálása Közös Kulturális statisztikai jelentés elkészítése A kari levéltárral még nem rendelkező karokon ellátja az iratkezelés szakmai felügyeletét A cél, lehetőség szerint minden karon levéltár létrehozása
A Központi Levéltár feladata Kezdeményezés a kari levéltár alapítására Aktív részvétel a szervezésben Megalakulás feltételeinek kidolgozása Szakmai felkészítés Sopronban Könyvtáros végzettség esetén Személyes segítség a helyszínen Napi on-line kapcsolat
Első kari levéltárunk NYME Mezőgazdaság és Élelmiszertudományi Kar Mosonmagyaróvár
Mosonmagyaróvár 2005-2007 A Dékáni Hivatal szervezetéhez tartozik (könyvtár múzeum levéltár) 1 részmunkaidős könyvtáros-levéltáros 113 ifm, 1818-2002
Mosonmagyaróvár levéltári raktár 1.
Illetékesség jogán visszakerült iratok A magyaróvári Gazdasági Akadémia iratai 1850-1945 (10,9 ifm) A Magyar Agrártudományi Egyetem Mosonmagyaróvári Osztályának iratai 1845-1949 (1,05 ifm)
Levéltári anyag Hallgatói anyakönyvek 1818-tól folyamatosak Magyar-Óvári Gazdasági Magántanintézet(1818-1849) Államvizsga jegyzőkönyvek 1957-től folyamatosak Tanácsülési jegyzőkönyvek 1864-től Iktatott iratok 1850-től vannak Cs. és Kir. Gazdasági Felsőbb Tanintézet (1850-1869)
Eredmények A levéltár szervezése és az iratok rendezése az MFLSZ közreműködésével történt (Pőr Csilla, Zsidi Vilmos) Elkészült a repertórium (kéziratban) 2007 Az Óvári Gazdaságbéli Intézettől a Pannon Agrártudományi Egyetem Mezőgazdaságtudományi Karáig. 1818-1999 A rendezett anyag kutatható 4 Nyertes NKA pályázat a kari levéltár részére Számítógép, hőmérséklet-pára mérő, raktári polc, repertórium
A jelen 2008-tól létszámleépítés a könyvtárban 1 könyvtáros, 1 adminisztratív dolgozó maradt NINCS FŐÁLLÁSÚ LEVÉLTÁROS Részmunkaidős megoldás (nem működik!) Érdemi levéltári munka nincs, kizárólag adatszolgáltatás történik
Savaria Egyetemi Központ Szombathely 2008. január 1.-NYmE Előkészítő lépések a levéltár létrehozására Személyi feltételek, raktár, technikai háttér 2008. decemberében megszavazza a Szenátus, megalakulhat a levéltár
Savaria Egyetemi Központ Levéltára Önálló szervezeti egységként alakult meg a Savaria Egyetemi Központon belül 2013-ban a Könyvtár szervezetéhez csatolták a szakmai munkát tekintve önálló egység nem érzik hátránynak a szervezeti változást Munkatársak: 3 fő (levéltári koordinátor, informatikus, levéltáros) Szakmai felügyelet: Központi Levéltár
Eredmények SZMSZ, Ügyrend Régi könyvtári tömör raktár, irodák Iratok átvétele a központi irattárból 50 éves múlt Iratképző helyek felmérése, ellenőrzése Levéltárérett iratok begyűjtése Rendezés Iratállomány: 149 ifm Eredményesen MŰKÖDŐ fióklevéltár
Savaria Egyetemi Központ Levéltára
Benedek Elek Pedagógiai Kar Sopron 1959 felsőfokú Óvónőképző Intézet 1986-1990 Apáczai Csere János Tanítóképző Főiskola óvónőképző Intézete 1991 Benedek Elek Óvóképző Főiskola 1996 Benedek Elek Pedagógiai Főiskola 2000 NYME Benedek Elek Pedagógiai Főiskolai Kar 2008 Benedek Elek Pedagógiai Kar
Benedek Elek Pedagógiai Kar Sopron 2005-ben felmértük a várható iratanyag mennyiségét részben alagsori raktárban, részben irodákban elhelyezve Javasoltuk a kari levéltár kialakítását. A kar akkor levéltáros munkakört létesített, ami rövidesen megszűnt. Az iktatott iratok egy része rendezett, a többi szakszerűen, biztonságosan tárolt.
Benedek Elek Pedagógiai Kar Főigazgatói Hivatal iktatott iratai 1959- Tanácsülési jegyzőkönyvek 1960- Hallgatói törzskönyvek 1959-töl Gazdasági Hivatal iratai 1959- Rendezetten tárolva
Apáczai Csere János Kar Levéltár nincs Győr Az iratok részben átmeneti raktárakban, alagsorban, részben irodákban elhelyezve Rendezetten tárolva
Apáczai Csere János Kar Győr Az 1959 előtti iratok levéltárossal feldolgoztatva, dobozolva (1875-1959, 5 ifm) A győri állami elemi népiskolai tanítóképző iratai (1875-1959) A győri m. kir. áll. Leánylíceum iratai (1938-1950) A Szt. Orsolya-rendi tanítóképző iratai (1926-1949) A győri kir. kat. Tanítóképző intézet iratai ( 1865-1955) Hallgatói anyakönyvek 1959-től Gazdasági Hivatal iratai 1967-től Igazgatói Hivatal iktatott iratok 1980-tól
Tapasztalatok 1. Távoli karok esetén szükség van helyben levéltárra és levéltárosra. Részmunkaidős könyvtáros csak időszakos szükségmegoldás lehet könyvtáros levéltáros A levéltári hálózat tagjai más szervezeti egységhez tartoznak (az a főnök, aki a pénzt adja) Nincs (jogi) lehetőségünk az elvégzendő munka megkövetelésére Mosonmagyaróvár- a MEGÁLLAPODÁS ELLENÉRE elmaradt a raktárminősítés, elmaradtak rendezések, stb., nincs érdemi levéltári munka
Tapasztalatok 2. Csak elkötelezett dolgozókkal várható eredményes munka Savaria Egyetemi Központ Kulturális statisztika: az egyesített adatok miatt értelmezhetetlen, ill. megtévesztő Célszerűbb lenne külön jelenteni Az éves iratgyarapodást külön jelentjük (még nincs egyesített fondjegyzék) Van-e értelme az állandó változások között? Az egyetemek bizonytalan helyzete és a helyben történő levéltári kutatás miatt mégis a levéltári hálózat a jó megoldás
Köszönöm a figyelmet!