DOTPROJECT PROJEKTMENEDZSMENT SZOFTVER OKTATÁSI ANYAG

DOTPROJECT PROJEKTMENEDZSMENT SZOFTVER OKTATÁSI ANYAG E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 1

A dokumentum az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében, az Államreform Operatív Program támogatásával, az Elektronikus közigazgatási keretrendszer tárgyú kiemelt projekt megvalósításának részeként készült. A dokumentum elkészítésében részt vett: E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 2

1. Metaadat-táblázat Megnevezés Leírás Cím (dc:title) dotproject projektmenedzsment szoftver oktatási anyag Kulcsszó (dc:subject) Oktatási anyag, projektmenedzsment Leírás (dc:description) Az oktatási anyag elısegíti a dotproject projektmenedzsment szoftver használatára történı felkészülést az érintett szervezetek (pl. települési önkormányzatok) munkatársai (projektvezetık, projektadminisztrátorok) számára. Típus (dc:type) Szöveg Forrás (dc:source). Kapcsolat (dc:relation). Terület (dc:coverage) Magyarország Létrehozó (dc:creator) e-közigazgatási Keretrendszer Kialakítása projekt Kiadó (dc:publisher) Miniszterelnöki Hivatal Résztvevı (dc:contributor) KOPINT-DATORG Zrt Jogok (dc:rights). Dátum (dc:date) 2008. Formátum (dc:format) MS-Word Azonosító (dc:identifier). Nyelv (dc:language) HU Verzió (dc:version) V1 Státusz (State). Fájlnév (FileName) EKK_ekozig_dotProject_oktatas_081128_V1.doc Méret (Size). Ár (Price). Felhasználási jogok (UserRights) E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 3

2. Verziókövetési táblázat A dokumentum neve dotproject projektmenedzsment szoftver. Oktatási anyag A dokumentum készítıjének neve KOPINT-DATORG A dokumentum jóváhagyójának neve A dokumentum készítésének dátuma 2009.09.21. Verziószám V1 Összes oldalszám 56 A projekt azonosítója E-közigazgatás keretrendszer kialakítása. 2.1. Változáskezelés Verzió Dátum A változás leírása V1 2008.11.28. Minıségbiztosításra átadva V2 V3 E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 4

3. Szövegsablon Megnevezés Leírás 5. Elıszó (Foreword) Az Oktatási anyag környezetének bemutatása 6. Bevezetés (Preamble) Megközelítés (célok, terjedelem) és módszertan 7. Alkalmazási terület (Scope) Bemutatja, hogy az Oktatási anyag milyen fıbb szakmai területekre terjed ki 8. Rendelkezı hivatkozások (References) Bemutatja, hogy kinek és milyen célú felhasználásra készült az oktatási anyag 9. Fogalom-meghatározások A legalapvetıbb, átfogó fogalmak meghatározása (Definitions) 10-11. A tanulmány egyedi Az Oktatási anyag egyedi tartalma tartalma (UniqueContent) 12. Bibliográfia A dokumentum készítése során felhasznált szakirodalom 13. Rövidítésgyőjtemény A dokumentumban használt rövidítések 14.. Fogalomtár A dokumentumban használt, fontosabb fogalmak és azok magyarázata 15 Ábrák A dokumentumban megtalálható ábrák jegyzése 16. Mellékletek (Appendix) A dokumentum mellékletei E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 5

4. Tartalomjegyzék 1. METAADAT-TÁBLÁZAT 3 2. VERZIÓKÖVETÉSI TÁBLÁZAT 4 2.1. VÁLTOZÁSKEZELÉS 4 3. SZÖVEGSABLON 5 4. TARTALOMJEGYZÉK 6 5. ELİSZÓ 8 6. BEVEZETÉS 10 6.1. MEGKÖZELÍTÉS - A DOKUMENTUM CÉLJA 10 6.2. MÓDSZERTAN A DOKUMENTUM-KÉSZÍTÉS MÓDSZERTANA 10 7. ALKALMAZÁSI TERÜLET (SCOPE) 11 8. RENDELKEZİ HIVATKOZÁSOK (REFERENCES) 12 9. FOGALOM-MEGHATÁROZÁSOK (DEFINITIONS) 13 9.1. MI A PROJEKTMENEDZSMENT SZOFTVER? 13 9.2. MELYEK A PROJEKTMENEDZSMENT RENDSZER FİBB FUNKCIÓI? 13 10. A PROJEKTMENEDZSMENT ALRENDSZERREL SZEMBENI KÖVETELMÉNYEK 14 10.3. KÖVETELMÉNY-CSOPORTOK 14 10.4. FUNKCIONÁLIS KÖVETELMÉNYEK 14 10.5. TECHNIKAI KÖVETELMÉNYEK 16 11. A DOTPROJECT (NYÍLT FORRÁSKÓDÚ) PROJEKTMENEDZSMENT RENDSZER17 11.1. KIK SZÁMÁRA JAVASOLT A DOTPROJECT SZOFTVER HASZNÁLATA? 18 11.2. MILYEN ISMERETEK, TAPASZTALATOK SZÜKSÉGESEK A DOTPROJECT HASZNÁLATÁHOZ? 18 11.3. A LEGALAPVETİBB PROJEKTMENEDZSMENT ISMERETEK RÖVID ÖSSZEFOGLALÁSA 19 11.4. A DOTPROJEKT FİBB FUNKCIÓI ÉS AZOK HASZNÁLATA 22 11.4.1. BELÉPÉS A RENDSZERBE; FİMENÜ 22 11.4.2. COMPANIES /SZERVEZETEK ADATAINAK MEGADÁSA, KARBANTARTÁSA 24 E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 6

11.4.3. CONTACTS KONTAKT SZEMÉLYEK FELVITELE, MEGTEKINTÉSE, MÓDOSÍTÁSA, TÖRLÉSE 26 11.4.4. RESOURCES ERİFORRÁSOK FELVITELE, MEGTEKINTÉSE, MÓDOSÍTÁSA, TÖRLÉSE 29 11.4.5. NEW PROJECT ÚJ PROJEKT FELVITELE 32 11.4.6. ADD TASK - PROJEKTEKHEZ FELADATOK, MÉRFÖLDKÖVEK MEGADÁSA, MEGVALÓSULÁSUK KÖVETÉSE 35 11.4.7. PROJEKTEK LEZÁRÁSA 41 11.4.8. PROJEKT MEGJELENÍTÉSE FUNKCIÓK ÉS AZOK HASZNÁLATA 41 11.4.9. CALENDAR, EVENTS NAPTÁRKEZELÉSI, ESEMÉNYKEZELÉSI FUNKCIÓK HASZNÁLATA 47 11.4.10. USER ADMIN, SYSTEM ADMIN -/ FELHASZNÁLÓK ADMINISZTRÁCIÓJA, RENDSZERADMINISZTRÁCIÓ 49 12. BIBLIOGRÁFIA 50 13. RÖVIDÍTÉSGYŐJTEMÉNY 51 14. FOGALOMTÁR 53 15. ÁBRÁK 56 16. MELLÉKLETEK 57 E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 7

5. Elıszó A kormány egyik kiemelt célja a közigazgatási folyamatok ügyfélközpontúságának növelése, a szolgáltatások színvonalának és hatékonyságának javítása. Az Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása" projekt (röviden: Projekt) az Új Magyarország Fejlesztési Terv (2007 2013) Államreform Operatív Programja kiemelt projektje. A kiemelt projekt fejlesztéseit 897 millió forint európai uniós és hazai társfinanszírozásban hajtják végre. A fejlesztés kedvezményezettje a Miniszterelnöki Hivatal Informatikai Államtitkársága. A fenti, kiemelt kormányzati célhoz a Projekt úgy járul hozzá, hogy megteremti az informatikai és szabályozási feltételeket, kidolgozza a szükséges módszertani hátteret, hozzájárul a szolgáltatásokban és az infrastruktúrában meglévı, szükségtelen párhuzamosságok felszámolásához és a deregulációhoz. A Projekt feladata, sok más egyéb mellett, az interoperabilitás és a biztonságos e-közigazgatási rendszer létrehozásához minimálisan szükséges szabványok, követelmények, eljárásrendek meghatározása, módszertani útmutatók készítése, illetve a további e-közigazgatási fejlesztésekhez a projektmenedzsment módszertan és a szakmai monitoring rendszer kialakítása. A Projekt keretében kidolgozott szabványokat egy, az összes fejlesztı által elérhetı szabványtárban teszik majd közzé. Mivel a késıbbi projektek résztvevıinek alkalmazniuk kell az e-közigazgatási keretrendszer elıírásait, ezért a projektmenedzsment-módszertan és a szakmai monitoring rendszer kialakítása, valamint a projektmenedzsmentet és a projekt dokumentációk kezelését támogató szoftverekhez Kézikönyv és Oktatási anyag kidolgozása is a projekt részét képezi. Az ÚMFT Államreform Operatív Program Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása" kiemelt alprojektjei: Folyamatleíró módszertan és eszközrendszer kidolgozása Interoperabilitási követelmények meghatározása IT biztonsági követelmények meghatározása Alkalmazásfejlesztési keretrendszer kidolgozása Szabványtár kidolgozása E-közigazgatási pilot projektek indítása Projektmenedzsment módszertan kidolgozása A koordinációs elısegítése Termékek, szolgáltatások értékelésének, auditjának elıkészítése E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 8

A projekt megteremti az e-közigazgatási rendszerfejlesztés központi koordinációjához és irányításához szükséges tudáshátteret. Az E-közigazgatási keretrendszer kialakítása projekt (Projekt) E-közigazgatási pilot projektek indítása alprojekt (Alprojekt) célja komplex támogatás, segítségnyújtás az ÚMFT Közigazgatási Reform Programok (Programok) projektjei s ennek révén a programok és az ÚMFT sikeres megvalósításához, a célok eléréséhez. Az Alprojekt keretében négy, tartalmában egymással szorosan összefüggı dokumentum készül: dotproject Kézikönyv dotproject - Oktatási anyag Knowledgetree Kézikönyv Knowledgetree Oktatási segédanyag A Szakmai monitoring keretrendszernek koncepcionális szinten fı komponense van: projektmenedzsment (tervezés, követés) projekt dokumentációk kezelése A két komponens természetesen szorosan együttmőködik, együtt alkotják az integrált rendszert. A támogató szoftvercsomagra azért van feltétlenül szükség, mert az ÚMFT Közigazgatási Reform Programok projektjei, méretüknél, összetettségüknél, jelentıségüknél fogva nem valósíthatók meg sikeresen nem csak a megfelelı módszertanok, módszerek, technikák szakszerő és hatékony alkalmazása nélkül, de megfelelı szoftver-támogatás nélkül sem eredményesen (l. projekt-háromszög - határidı, minıség, költség). A jelen Oktatási anyagban a projektgazda szervezetek projektvezetıi (projektadminisztrátorai) számára áttekintjük a dotproject szoftver használatának legfontosabb feladatait. E kötet célja a szoftver gyakorlati alkalmazására történı felkészülés elısegítése, támogatása, míg a rendszer napi használatának támogatását a dotproject kézikönyv címő kötet hivatott elısegíteni. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 9

6. Bevezetés 6.1. Megközelítés - A dokumentum célja A dotproject projektmenedzsment szoftver. Oktatási anyag címő dokumentum (Dokumentum) célja, szoros összefüggésben a Projekt céljával, hogy elısegíteni a dotproject projektmenedzsment szoftver használatára történı felkészülést az érintett szervezetek (pl. települési önkormányzatok) munkatársai (projektvezetık, projektadminisztrátorok) számára Az Oktatási anyagnak választ kell adni az alábbi kérdésekre: Hogyan készüljünk fel a dotproject projektmenedzsment szoftvert projektek tervezése, megvalósítása követése, módosítása, lezárása során történı, napi használatára? 6.2. Módszertan a dokumentum-készítés módszertana Az Oktatási anyag elkészítése során a nemzetközi legjobb mőszaki gyakorlat (best engineering practice) technikáit, módszereit, és dokumentációs formáit fogjuk alkalmazni. Figyelembe vesszük a feltételezett felhasználók feltételezett, elvárható, alapvetı informatikai ( digitális írástudás ) és projektekkel kapcsolatos ismereteit, illetve tapasztalatát is. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 10

7. Alkalmazási terület (scope) A dotproject projektmenedzsment szoftver. Oktatási anyag címő Dokumentumban, bemutatjuk, hogyan lehet a szoftver segítségével új projektet tervezni, projekthez tevékenységeket, mérföldköveket felvinni, azokat ütemezni, a tevékenységekhez erıforrásokat allokálni, projekt megvalósulását követni, projekttervet, ütemtervet nyomtatni, illetve projektet lezárni. Nem célja az Oktatási anyagnak természetesen alapvetı informatikai (felhasználói) ismereteket nyújtani, ezek meglétét feltételezzük. Nem tartozik az Oktatási anyag feladatai közé alapvetı projektvezetési vagy projekt módszertani ismeretek nyújtása sem, ezek meglétét szintén feltételezzük. A jelen Oktatási anyag, a benne foglaltak célközönségét elsıdlegesen azok a (fıleg kisebb) szervezetek alkotják, amelyek, projektgazdaként, közigazgatás-fejlesztési (és további) projekteket hajtanak végre (például települési önkormányzatok, amelyek nem rendelkeznek projektvezetést támogató alkalmazással). E szervezeteken belül az Oktatási anyag azokat a projektvezetıket (projektadminisztrátorokat) segíti, támogatja, akik a fejlesztési projekteken dolgoznak (végfelhasználók). Az Oktatási anyag célközönségbe tágabb értelem beleértendık a Közigazgatási Reform Programokhoz tartozó projektek (és további projektek) projektgazda-szervezeteinek a vezetıi és munkatársai, valamint a projektek közremőködıi (beszállítók, szolgáltatók, tanácsadók, szakértık stb.) is. Még tágabb értelemben ide számíthatók mindazon szervezetek és személyek is, amelyek, illetve akik a Közigazgatási Reform programok projektjei (és további projektek) eredményeként létrejövı termékek (pl. információs rendszerek) és szolgáltatások (pl. elektronikus ügyintézés felhasználói s így az e termékek, szolgáltatások által biztosított elınyök (pl. tér és idı korlátok nélküli ügyintézés) élvezıi lesznek. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 11

8. Rendelkezı hivatkozások (references) dotproject projektmenedzsment szoftver. Oktatási anyag c. Dokumentum kidolgozására az Új Magyarország Fejlesztési Terv Államreform Operatív Programja E-közigazgatási keretrendszer kialakítása kiemelt projekt (Projekt) keretében készül. Az Oktatási anyag a Miniszterelnöki Hivatal Informatikai Államtitkársága és az Új Magyarország Fejlesztési Terv Közigazgatási Reform Programjai (Elektronikus Közigazgatás Operatív Program, Államreform Operatív Program), valamint további programok és projektek projektgazda-szervezetei számára készült. Kidolgozására annak érdekében került sor, hogy támogassa, elısegítse a program projektjeinek sikeres, eredményes végrehajtását, illetve annak érdekében is elsısorban a projektmenedzsment és a projekt dokumentációkezelési feladatokat. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 12

9. Fogalom-meghatározások (definitions) 9.1. Mi a projektmenedzsment szoftver? A projektmenedzsment rendszer egy olyan, komplex szoftvercsomag, amely támogatja az Új Magyarország Fejlesztési Terv Közigazgatási Reform Programjai keretében megvalósuló projektek (és további projektek) tervezését, megvalósítását, annak irányítását, elısegítve ezzel e projektek sikeres, hatékony megvalósítását és ezen keresztül a Közigazgatási Reform Program és az ÚMFT (valamint további programok, tervek) céljai elérését. 9.2. Melyek a projektmenedzsment rendszer fıbb funkciói? A projektmenedzsment szoftver fıbb funkciói: Projektek létrehozása Projektekhez mérföldkövek, feladatok, ütemezés készítése, Projekt feladatokhoz erıforrások hozzárendelése, Projektek megvalósulásának követése, projektterv aktualizálása, Projektek adatainak megjelenítése, Projektek lezárása Szervezetek, szervezeti egységek, humán és további erıforrások nyilvántartása Rendszeradminisztráció E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 13

10. A projektmenedzsment alrendszerrel szembeni követelmények Ebben a fejezetben azt vizsgáljuk, mely (fontos) tényezık támasztanak követelményeket a projektvezetést támogató szoftverrel szemben, és melyek ezek a követelmények. A projektmenedzsment rendszer egy olyan, komplex szoftver, amelynek feladata az Új Magyarország Fejlesztési Terv (ÚMFT) Közigazgatási Reform Programjai és a további programok, tervek keretében megvalósuló, összetett informatikai fejlesztési projektek megvalósítása során jelentkezı projektvezetési feladatok átfogó, hatékony informatikai támogatása és ennek révén e projektek, valamint ezen keresztül a Közigazgatási Reform Programok, az ÚMFT, illetve a további programok, tervek sikeres megvalósításának elısegítése. A cél olyan rendszert (szoftvert) adni a projektgazda szervezetek kezébe, amely rendszer komplex módon és hatékonyan támogathatja a projektvezetési feladatokat az alábbi, fıbb projekt-területeken: tervezés, elıkészítés, irányítás, ellenırzés elszámolás, zárás 10.3. Követelménycsoportok A projektvezetést támogató rendszerrel szemben támasztott fıbb követelményeket az alábbiakban foglalhatjuk össze: - funkcionális követelmények - technikai követelmények 10.4. Funkcionális követelmények A projektvezetést támogató rendszerrel szemben támasztott funkcionális követelmények a következık. Alapvetı követelmények: Adjon lehetıséget egyszerő és összetett projektek feladatainak létrehozására, tervezésére, kölcsönzésére; Adjon lehetıséget a projekten belül tevékenységi terv kidolgozására; Támogassa az egyes feladatokhoz erıforrások hozzárendelését (személy, eszköz, materiál); Támogassa az egyes részfeladatok függıségének megadását; Adjon lehetıséget a projekt során a készültségi szintek nyomonkövetésére; Biztosítson költségtervezési funkciót; Adjon lehetıséget projektek közötti kapcsolatok definiálására; E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 14

Adjon lehetıséget projektek közzétételére; Támogassa tartalék idık adminisztrálását; Adjon lehetıséget a részfeladatok átfutási idejének megadására; Támogassa megosztott resource pool-ok kezelését, melyeket projektek közt megoszthatóak; Minden erıforrás rendelkezzen saját naptárral, melyben a foglaltsága nyomon követhetı; Tökéletes együttmőködés, kétirányú átjárhatóság legyen a projektvezetési alrendszer és a projektdokumentáció-kezelési alrendszer között; Adjon lehetıséget az elkészült projektterv mentésére, nyomtatására; Biztosítson többféle nézetet a projekt tervezése során (naptár típusú nézet, Gantt diagramm, hálózati diagramm, feladatok munkaóra-felhasználása, erıforrások kihasználtsága stb.); Támogassa ismétlıdı feladatok létrehozását; Központi relációs adatbázisban tárolja a projekt adatokat; Adjon lehetıséget az elkészült projektek webes felületen való megtekintésére; Az ismétlıdı feladatokat támogassa varázslókkal (Projekt létrehozás, feladatok létrehozása, erıforrás hozzárendelés, riporting, stb.); Biztosítson integrációs lehetıséget az alapvetı Office alkalmazásokhoz; Adjon lehetıséget a projektek portál rendszerben való megjelenítésére; Legyen megfelelı mértékben skálázható; Mutassa ki az esetleges erıforrás túlterheléseket; Adjon lehetıséget a projektek elırehaladásának követésére, változásaira; Adjon lehetıséget a projekt korábbi állapotához viszonyított eltérések elemzésére; Támogassa a dokumentumok, kockázatok, problémák rögzítését a projektfeladatokhoz; Támogassa a tevékenység tervezés során a listázást, szakaszolást, ütemezést, valamint határidık, korlátok és kritikus út megadását; Biztosítsa a szervezet erıforrás készleteinek központi nyilvántartását; Támogassa sablonok kialakítását; Erıforrások kezelésénél különböztessen meg emberi és anyagi erıforrásokat; Adjon lehetıséget kockázatok, problémák kezelésére, melyek tevékenységekhez kapcsolhatóak, valamint felelısök rendelhetıek hozzá; Tartalmazzon vezetıi nézeteket, jelentéseket A nézetek kialakítása során adjon lehetıséget jogosultsági szintek megadására; Felsıbb szintő követelmények Manapság a projektmenedzsment szervezetek idı-, költség- és erıforrás-kezelı kihívásokkal küzdenek, különösen a vezetıi szinteken. Ezért a vezetık számára nehézséget okoz a projektek és az operatív tevékenységek összevetése a költségvetéssel, az erıforrások kapacitásszintjével, hogy mindezt az adott szervezet igényeihez igazítsák. A modern projektmenedzsment támogató eszközök ezekhez nyújtanak segítséget, melyeknek a következı felsıbb szintő igényeket is ki kell tudniuk elégíteni: tegyék láthatóvá a projektmenedzsment szervezetek számára mind a stratégiai és operatív igényeket, mind a már folyó projekteket és programokat; E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 15

nyújtsanak olyan felülrıl-lefelé tervezı szolgáltatásokat, amelyeket az alulról építkezı részletes projekttervek támogatnak; segítsék a szervezetet abban, hogy gyorsan alkalmazkodni tudjon az elıre nem látható változásokhoz miközben folyamatosan igazodik a szervezeti elvárásokhoz is; segítsék elı, hogy a munka szervezeti eredményhez vezetı módon folyjon; növelje az átláthatóságot, és tegye lehetıvé a követelményeknek való megfelelést fenntartó vezérlést. 10.5. Technikai követelmények A projektvezetést támogató rendszerrel szemben támasztott technikai követelmények a következık: Külsı (interneten keresztüli) hozzáférés is biztosított legyen a rendszerhez, dokumentumokhoz (külsıs projekttagok, illetve belsıs projekttagok otthoni munkavégzése, valamint távmunkavégzés lehetısége) A browser-en keresztül történı használat preferált Könnyen, gyorsan telepíthetı, üzembe helyezhetı rendszer Platform-függetlenség (multi-platformos támogatás); Teljeskörő együttmőködés, kétirányú átjárhatóság a projektvezetést támogató rendszer és a projekt dokumentációkezelési rendszer között Legalább logikai szintő kapcsolat a projektgazda szervezet által használt pénzügyi rendszerrel E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 16

11. A dotproject (nyílt forráskódú) projektmenedzsment rendszer A egy web-alapú, többfelhasználós, többnyelvő, nyílt forráskódú projektmenedzsment keretrendszer, ami magába foglalja az alábbi modulokat: cégek, projektek, feladatok (Gantt diagrammal), fórumok, fájlok, naptárak, névjegyzékek, helpdesk, többnyelvő támogatás, fájl/modul engedélyek és témák A dotproject egy nyílt forráskódú projektmenedzsment alkalmazás, amelyet díjmentesen támogatnak a web-fejlesztık a világ minden részérıl. A dotproject PHP-ban íródott és bárki ingyen letöltheti és használhatja. A dotproject tiszta és egyszerő felhasználói felülettel rendelkezik, így könnyő vele dolgozni. Fı jellemzıi magukban foglalják: User Management / Felhasználókezelés Ticketing Support System provided via email / hibajelentı rendszer (emailen keresztül mőködik) Client Management / ügyfélkezelés Task Listing / Feladatok listázása File Archive / Fájlok archiválása Contact List / Kapcsolatok (kontakt személyek) listázása Calendar / Naptár Discussion Forum / Fórum (vitafórum) Ingyenesség A dotproject egy nyílt forráskódú szoftver, amely bárki számára ingyenes. Ez a szoftver bárki által ingyenesen letölthetı. A rendszerhez nyújtott, napi szintő támogatás, amelyet önkéntesek biztosítanak, szintén ingyenes. A dotpoject mögött nem áll egy vállalat, a szoftver menedzselését, karbantartását, fejlesztését és támogatását egy önkéntes csoport, illetve a felhasználók saját maguk végzik. Oktatási anyag Az Oktatási anyag feladata, hogy segítséget nyújtson a közigazgatás-fejlesztési (és további) projekteken dolgozó, különbözı szervezeteknek, illetve munkatársaknak a dotproject szoftver használatára történı felkészülést illetıen. A dotproject projektmenedzsment tevékenységeket támogató rendszer használata alatt alapvetıen projektvezetıi (projektadminisztrátori) feladatokat értünk. Üzemmódok A dotproject, projektmenedzsmentet támogató szoftver használata alapvetıen kétféle üzemmódban képzelhetı el: E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 17

- Online üzemmód, amikor is a nyílt forráskódú, szabad szoftvert nem töltjük le, hanem interneten keresztül érjük el és használjuk, A dotproject rendszer az alábbi URL címen érhetı el: http://www.dotproject.net/ Online üzemmódban a rendszer demo változata használható A demo rendszer elsısorban a rendszerrel történı ismerkedés, illetve tanulás céljaira szolgál, éles feladatokra történı használatra kevésbé javasolható (szőkített funkcionalitás és egyéb okok miatt). Az online használat nem igényel telepítést Az online használata felhasználó-oldali feltételeinek (informatikai környezet, regisztráció) megteremtéséhez kérje a rendszergazda (informatikus) segítségét! (A feladat megoldásához részletes információk állnak rendelkezésre a jelen dokumentációval azonos projekt, illetve alprojekt keretébe készült +dotproject Kézikönyv címő dokumentációban.) - Offline üzemmód, amikor is a szoftvert saját számítógépre (célszerően egy notebook-ra) letöltjük, telepítjük, s ott használjuk Offline üzemmód esetén a szoftvert és az annak használatához szükséges, különbözı szoftvereszközöket telepíteni kell. Ez informatikai feladat, amit célszerően informatikus, rendszergazda végezhet. (A feladat megoldásához részletes információk állnak rendelkezésre a jelen dokumentációval azonos projekt, illetve alprojekt keretébe készült +dotproject Kézikönyv címő dokumentációban.) 11.1. Kik számára javasolt a dotproject szoftver használata? A dotproject nyílt forráskódú szoftver, amely (jelenleg) térítésmentesen használható mind online, mind pedig offline üzemmódban. A dotproject projektmenedzsment tevékenységet támogató szoftver használata elsısorban olyan, kisebb projektgazda-szervezetek, illetve projekt-teamek számára javasolt, amelyek közigazgatás-fejlesztési (vagy további) projekteket hajtanak végre, s még nem rendelkeznek projektmenedzsment szoftverrel (s a projekt szőkös költségvetése nem is teszi lehetıvé ilyen szoftver beszerzését). 11.2. Milyen ismeretek, tapasztalatok szükségesek a dotproject használatához? A dotproject, projektmenedzsment tevékenységeket támogató szoftver használata projektvezetıi (projektadminisztrátori) feladat, melyhez az alábbi, alapvetı kompetenciák szükségesek, illetve ezek meglétét feltételezzük: E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 18

- (legalább) alapvetı projektmenedzsment (projektadminisztrációs) ismeretek - (legalább) alapvetı számítógép-kezelési (felhasználói szintő) ismeretek 11.3. A legalapvetıbb projektmenedzsment ismeretek rövid összefoglalása A projekt elıre megtervezett tevékenységek együttese, mely tevékenységek - egy meghatározott, jelentıs mérető, egyedi cél érdekében - egy meghatározott idın belül - bizonyos megszorításokkal (pl. költségvetés, erıforrás-korlátok) végzendık el. 1. ábra:a projekttel szembeni elvárások ábrázolása a projekt háromszög (triple constraint) segítségével Három különbözı eleme definiál egy projektet korrekt módon: Célok: Terjedelem: Stratégia A végsı állapot, amelyet a projekt menedzsment el akar érni. A projektek egy része több alprojektre bomlik szét, s ezen alprojektek céljai hierarchiát alkotnak. mindaz, amiért a projektmenedzsment felelısséggel tartozik. a mód, ahogy a projekt menedzsment teljesíti majd a projekt céljait. Fıbb kockázatok a fenti három elemmel kapcsolatban: - nem határozzák meg jól a célt, - nem pontosan definiált, hogy mi tartozik bele a projektbe és mi nem, - hiányos a stratégia (tervezési probléma), illetve nem megfelelı annak végrehajtása nem megfelelı a projekten belüli, illetve a projekt és a környezet közti kommunikáció, a már elindított projektekben nem a terveknek megfelelıen történik a munkavégzés. A fenti kockázatok csökkenthetık - megfelelı tervezéssel, - a tervek szerinti végrehajtással A határidı, a költségek és a minıség A határidı, a költségek és a minıség az a három célkitőzés, amit a projektmenedzsmentnek teljesítenie kell. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 19

Az idı rugalmas erıforrás Az egyes tevékenységek lerövidíthetık, a teljes projekt átfutási ideje azonban csak a projekt céljainak újradefiniálása útján változtatható meg A pénz, a költség is lehet egy rugalmas erıforrás, az egyik legfontosabb projekt menedzsment feladat az erıforrások felhasználásának olyan módon történı irányítása, hogy a projekt ne lépje túl az eredetileg tervezett költségeket. A projektnek el kell érni a minıségi célkitőzéseket. E célok relatív fontossága a különbözı projektek esetében eltérı lesz. A projekt terjedelme A projekt terjedelme azonosítja az elvégzendı feladatokat, az elıállítandó termékeket, az elérendı eredményeket. Ez segít tisztázni valamennyi résztvevı felelısségét, aki csak részt vesz a projektben. Habár a projekt terjedelme rögzítésre kerül a projekt specifikációjában, a külsı és belsı változások következtében szükség lehet az eredeti terjedelem megváltoztatására. A projekt határai Nem része a projektnek a projekt által elıállított termékek használata, üzemeltetése (kivételes esetektıl eltekintve), hiszen például egy információs rendszer üzemeltetése nem is projektszerő, hanem folyamatos feladat. Ez alól bizonyos értelemben kivételt jelentenek, többek között, azok a pályázati támogatással megvalósuló projektek, ahol a fenntartási (üzemeltetési és mőködési) szakasz is a projekt része. Az információs rendszer üzemeltetése ez esetben sem projektszerő feladat, de olyan elvárt, illetve vállalt indikátor-értékeket, kitőzött célokat kell teljesíteni, ami viszont projektszerő feladatokat is igényel (pl. beavatkozás annak értekében, hogy az elvárt mutatók teljesüljenek). A projektstratégia A projektstratégia definiálja, hogyan fogja a szervezet elérni a projekt céljait, hogyan nyújtja majd az elvárt mértékő teljesítményt. A projektstratégiának elıször definiálnia kell a projekt fázisait, amely fázisok a projektet mint egészet idı-alapú szekciókra bontják le. Ezután a projekt stratégia ún. mérföldköveket helyez el, azaz olyan fontos eseményeket jelölnek ki a projekt életciklusában, amelyeknél felülvizsgálatra kerül az idı, a felhasznált költségek és a minıség. A projekttervezés négy egyértelmő célt szolgál: - meghatározza a projekt költségeit és idıtartamát; - meghatározza a projekt számára szükséges erıforrások szintjét; - segítséget nyújt a feladatok allokálásában és a folyamatok ellenırzésében; - segít megbecsülni / megállapítani / értékelni bármely változás hatását a projektre. A projektmenedzsment tervezi, irányítja, és ellenırzi az erıforrásokat (emberek, technikai eszközök) annak érdekében, hogy a projekt teljesíteni tudja a vele szemben támasztott, elérendı eredményre, betartandó költségekre és határidıre vonatkozó elvárásokat. A projektmenedzsment nem egy egyszer végrehajtásra kerülı eljárás; többször is szükség lehet ennek megismétlésére a projekt életciklusa alatt, ha a körülmények változnak. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 20

E folyamat az alábbi öt feladat teljesítése révén éri el a célját. A tevékenységek azonosítása A projektek többsége túl komplex ahhoz, hogy hatékonyan lehessen azokat tervezni és irányítani, ezért ezeket le kell bontanunk kisebb feladatok jól definiált, irányítható sorozatára, úgynevezett munkacsomagokra. Minden egyes munkacsomaghoz saját célok, határidık, költségek és minıség tartoznak. A lebontási folyamat végeredménye az ún. munka-lebontási struktúra, amely tiszta, definiált helyzetet teremt a projekt-tervezési folyamat számára és amely keretet nyújt ahhoz, hogy felépítsük az információkat a célokról történı beszámoló készítéshez. Az idıtartam és az erıforrások megbecsülése Anélkül, hogy ne lenne némi elképzelésünk arról, hogy a projekt egyes részei mennyi idıt igényelnek majd, lehetetlen meghatározni, minek kellene történni bármely idıben a projekt végrehajtása során. A becslés pontosságának mértéke erısen kapcsolódik a projekt életciklusának azon fázisára, amely azt használja. A projekt kezdetén az aktuális becslés csak egy szemléltetı érték, ezzel szemben a projekt részletes végrehajtása során, végsı, végleges becslés szükséges a napról-napra bázison történı (napi bázisú) ellenırzéshez. A becsült idıszükséglet okozta bizonytalanság hatásának mérlegelésére egy valószínőségi eloszlási görbét használhatunk. A tevékenységek idıtartama vonatkozásában ez a görbe megmutatja az optimista, a legvalószínőbb és a pesszimista becsléseket és ezek valószínőségét. Miután ez a görbe általában pozitív irányban 1 ferde eloszlás, a tevékenységek elvárt ideje nem fog megegyezni a legvalószínőbb idıtartammal. A kapcsolatok és a függıségek azonosítása A projekt bizonyos tevékenységeit egy bizonyos sorrendben kell végrehajtani; e tevékenységek között függıségi vagy sorrendi kapcsolat van. Más tevékenységek között nincs ilyen jellegő függıségi kapcsolat, ezen tevékenységek függetlenek vagy párhuzamosan végrehajthatók. Az ütemezési korlátok azonosítása Ha csak a rendelkezésre álló erıforrások használata lehetséges az erıforrások ütemezése során, és lehetetlen azokat túllépni, akkor korlátozott erıforrásokról beszélünk. Idı-korlátról beszélhetünk, ha mindenképpen be kell fejeznünk a projektet egy megadott idın belül. Ha a rendes körülmények között rendelkezésre álló erıforrások felhasználásra kerültek, alternatív erıforrásokat kell ütemezni. Az ütemterv rögzítése Ha a projekt tervezıje abban az ideális helyzetben van, hogy több alternatív ütemezés között választhat, azt kell kiválasztania vagy kialakítania, amelyik a legjobban megfelel a projekt céljainak. Az EU alapok támogatásával megvalósuló fejlesztési projektek (mind például az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében definiált Közigazgatási Reform Programok 1 jobbra ferdült (right-skew) E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 21

projektjei, amelyek az Európai Regionális Fejlesztési Alap, az Európai Szociális Alap és a Kohéziós Alap támogatásával valósulnak meg) életciklusa az alábbi, fıbb fázisokból épül fel: a) Elıkészítés Stratégia-készítés / aktualizálás Követelmény-specifikáció Mőszaki terv (pl. rendszerterv) Projektterv Megvalósíthatósági tanulmány (megvalósíthatóság, fenntarthatóság vizsgálta, költség/haszon elemzés, illetve megtérülési számítás) Hatáselemzés, hatástanulmány (szükség esetén) Pályázatkeresés b) Pályázat Pályázatírás Hiánypótlás (ha kérik) Ellenırzés (opcionális) Befogadás / elutasítás Támogatás megítélése / pályázat elfogadása c) Megvalósítás A projekt mőszaki tartalmának, leszállítandó termékének elıállítása Tervezés, fejlesztés / kiválasztás, telepítés Oktatás, tesztelés, minıségirányítás Átadás-átvétel Projektvezetés, minıségbiztosítás, beszámolók Pénzügyi elszámolások d) Üzemeltetés, monitoring 11.4. A dotprojekt fıbb funkciói és azok használata 11.4.1. Belépés a rendszerbe; fımenü A dotproject rendszerbe történı belépést követıen az alábbi képernyı jelenik meg. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 22

Ezen a képernyın megtekinthetjük saját, adott napi eseményeinket (Events) és feladatainak (Tasks / Projects) havi nézetben (month view), illetve heti nézetben (week view). A Logout gomb segítségével (jobb felsı sarok) kiléphetünk a rendszerbıl. Companies / cégek Projects / Projektek Tasks / Feladatok Calendar / Naptár Contacts / Kontakt személyek User Admin / Felhasználók adminisztrációja System Admin / Rendszeradminisztráció Resources - erıforrások Help / Online segítségnyújtás My Info / saját információim ToDo / tennivalók Today / mai nap Logout / kijelentkezés New tasks / Új feladatok Új feladatok (normál, szakasz-záró - mérföldkı) megadása (az adott projekthez) New events / új események Új esemény megadása (pl. projektértekezlet, projekt-termék átadás-átvétele stb.) New files / Új fájlok Új fájl felcsatolása az adott projekthez / projektfeladathoz E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 23

11.4.2. Companies /szervezetek adatainak megadása, karbantartása A szervezetekkel kapcsolatos, fıbb mőveletek a dotproject rendszerben: - Conpany list / szervezetek listázása - New Company / új szervezet felvitele - Edit this Company /az adott szervezet adatainak módosítása - Delete Company / az adott szervezet törlése New company (Új szervezet) Új szervezet felvétele során az alábbi adatokat kell megadni: Company Name / szervezet neve E-mail Phone, Phone2 / telefonszám Fax Address1, Address / cím City / település Zip / Irányítószám URL / honlap címe Company owner / a szervezetért felelıs személy Type / a szervezet típusa (legördülı menübıl választható lehetıségek: nem alkalmazható / ügyfél / kereskedı / beszállító / tanácsadó / kormányzat / belsı) Decription / leírás, a szervezet szöveges bemutatása Az új szervezet adatainak felvitele a submit gombra történı kattintással végezhetı el. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 24

Ha a back gombra kattintunk, az új szervezet felvitele elmarad. View Company / a szervezet adatainak megtekintése A dotproject rendszer az egyes szervezetekrıl az alábbi, fıbb adatcsoportokat, illetve adatokat tartja nyilván: Details / Részletes adatok Company / szervezet A szervezet neve, megnevezése E-mail E-mail cím Phone, Phone2 Telefonszám Fax Address A szervezet postai, célszerően levelezési címe URL A szervezet internetes honlapjának címe Type A szervezet típusa (legördülı menübıl választható lehetıségek: nem alkalmazható / ügyfél / kereskedı / beszállító / tanácsadó / kormányzat / belsı) Description / leírás A szervezettel kapcsolatos, részletesebb, szöveges információk A választható tevékenységek: E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 25

company list: átváltás az ügyfelek listájára edit this company: az adott ügyfél adatainak szerkesztése, módosítása delete company: az ügyfél törlése 11.4.3. Contacts kontakt személyek felvitele, megtekintése, módosítása, törlése A fımenübıl válasszuk ki a Contacts menüpontot! Megjelenik a rendszerbe már felvitt kontakt személyek listája New contact - Új kapcsolat (személy) felvitele E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 26

Az új kontakt személlyel kapcsolatban az alábbi adatokat adhatjuk meg: First Name: keresztnév Last Name: vezetéknév Display Name: a megjelenı név Job Title: munkakör Company: szervezet (legördülı menübıl választható, a korábban már a rendszerbe felvitt szervezetek közül) Departnemt: szervezeti egység (legördülı menübıl választható, a korábban már a rendszerbe felvitt szervezetek közül) Title: cím Type: kapcsolat típusa stb. (szabadon felhasználható mezı) Address1, Address2: levelezési, postai cím (utca, házszám, ) Postcode / Zip City: település Phone, Phone2: telefonszám Fax Mobil Pone: mobil telefon száma Email, email2: elektronikus levélcím URL: honlap címe Jabber, ICQ, AQL, MSN, Yahoo rendszerekben történı eléréshez szükséges név Birthday: születésnap Submit: az új contact adatainak elmentése és vissza a Contacts képernyıre Back: az új contact adatainak elvetése és vissza a Contacts képernyıre View Contact kontakt személyek adatainak megtekintése, szerkesztése, törlése E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 27

Contact list: átváltás a Contacts képernyıre Edit: az adott kontakt személy adatainak szerkesztése Az adott kontakt személy valamennyi, felvitelkor megadott adata módosítható Delete contact: kontakt személy törlése Import vcards: elektronikus névjegykártyák (vcard) betöltése adatállományból E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 28

11.4.4. Resources erıforrások felvitele, megtekintése, módosítása, törlése A fımenübıl válasszuk ki a Resources (erıforrások) menüpontot A megjelenı képernyın megtekinthetjük a rendszerbe már felvitt erıforrásokat valamennyi erıforrást, illetve azok különbözı csoportjait E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 29

A new resources (jobb felsı sarok) pontra kattintva módunk nyílik új erıforrás felvitelére Az alábbi adatok megadására van lehetıség: Resource ID: az erıforrás azonosítója Resource Name: az erıforrás megnevezése Type: az erıforrás típusa o Equipment: felszerelési tárgy (pl. projektorhoz vetítıvászon) o Tool: eszköz (pl. hordozható számítógép) o Venue: színhely (pl. tárgyalóterem) Maximum Allocation Percentage: hány%-ban áll rendelkezésre Submit: az erıforrás adatainak elmentése Back: mentés nélkül visszatérés a Resources oldalhoz Erıforrások listázása, szerkesztése E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 30

Válasszuk ki a fenti képernyırıl a megtekinteni / módosítani kívánt erıforrást! View Resource: az erıforrás adatainak megtekintése resource list: az erıforrások listázása (képernyıváltás) delete resource: az adott erıforrás törlése edit this resource: az adott erıforrás adatainak módosítása E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 31

Az adott erıforrás bármely adata módosítható Submit: az adatmódosítások elmentése és visszatérés a View Resource (Erıforrás megtekintése) képernyıre Back: az adatmódosítások elvetése és visszatérés a View Resource képernyıre 11.4.5. New Project új projekt felvitele A dotproject rendszerben az alábbi, projektekkel kapcsolatos mőveletek használhatók: - projects list / projektek listája - new project / új projekt definiálása, adatainak felvitele - edit this project / az adott projekt adatainak szerkesztése - organize tasks / a feladatok szervezése - reports / beszámolók, listák - delete project / az adott projekt törlése A projektek tervezése a projekt definiálásával indul, amely a dotproject rendszerben a projekt adatlap kitöltését jelenti. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 32

Project Name / a projekt (rövid) neve Pl: Iktatórendszer megvalósítása Informatikai biztonság megteremtése Elektronikus ügyintézés informatikai háttere egyéb Project Owner / Projekttulajdonos A projektért a szervezeten belül elsıslegesen felelıs személy; Célszerően vagy az adott projekt szponzora (pl. a támogatási pályázatban / szerzıdésben megjelölt, az adott projektért elsıdlegesen felelıs személy; egy települési önkormányzat esetében a polgármester, alpolgármester, jegyzı, aljegyzı stb.), vagy a projekt operatív irányítója (projektvezetı) Company / szervezet Ez célszerően a projektgazda szervezet azonosítására, fıbb adatainak megadására, nyilvántartására szolgál, például egy települési önkormányzat, annak egy intézménye, közhasznú vagy gazdasági társasága Internal Division A szervezeten belüli egység, divízió Start Date / Kezdı dátum A projekt elindításának, kezdetének dátuma Target Finish Date / Tervezett befejezési dátum A projekt tervezett befejezési dátuma Target Budget HUF / A tervezett költségvetés HUF Actual Budger HUF /A projekt aktuális költségvetése (ez akkor térhet el az elızıtıl, ha már futó projektet viszünk fel) URL / A projekt honlapjának URL címe Priority / Prioritás E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 33

A projekt prioritása (legördülı menübıl választható) Project Type / Típus A projekt típusa (legördülı menübıl választható) Status / Státusz A projekt jelenlegi státusza (legördülı menübıl választható) Description: Leírás A projekt szöveges leírása, összefoglalása A projekt adatlap az alábbi, fıbb adatcsoportokat, illetve adatokat tartalmazza: View Project A projekt adatainak megtekintése 2. ábra: dotproject projekt-adatlap Details / Részletek Name / a projekt (rövid) neve Pl: Iktatórendszer megvalósítása Informatikai biztonság megteremtése Elektronikus ügyintézés informatikai háttere Company / szervezet Ez célszerően a projektgazda szervezet azonosítására, fıbb adatainak megadására, nyilvántartására szolgál, például egy települési önkormányzat, annak egy intézménye, közhasznú vagy gazdasági társasága Internal Company Szervezeten belüli egység Start Date / Kezdı dátum A projekt elindításának, kezdetének dátuma Target End Date / Tervezett befejezési dátum E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 34

A projekt tervezett befejezési dátuma Actual End Date / Tényleges befejezési dátum A projekt tényleges befejezési dátuma Ezt a két dátumot dokumentációs, elemzési (és további) célokból mindig meg kell ırizni. Target Budget / Tervezett költségvetés Project Owner / Projekttulajdonos A projektért a szervezeten belül elsıslegesen felelıs személy; Célszerően vagy az adott projekt szponzora (pl. a támogatási pályázatban / szerzıdésben megjelölt, az adott projektért elsıdlegesen felelıs személy; egy települési önkormányzat esetében a polgármester, alpolgármester, jegyzı, aljegyzı stb.), vagy a projekt operatív irányítója (projektvezetı) Summary / Összegzés Status / Státusz A projekt jelenlegi státusza (legördülı menübıl választható) Priority / Prioritás A projekt prioritása (legördülı menübıl választható) Type / Típus A projekt típusa (legördülı menübıl választható) Progress / Elırehaladás A projekt készültségi foka% Description: Leírás A projekt szöveges leírása, összefoglalása 11.4.6. Add task - projektekhez feladatok, mérföldkövek megadása, megvalósulásuk követése E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 35

Válasszuk ki a megfelelı projektet! Kattintsunk a new task (új feladat) gombra! Adjuk meg az új feladat adatait! (A *-gal jelölt adatok megadása kötelezı) Task Name (Feladatnév) kötelezı adat Status (státusz) Legördülı menübıl választható értékei: active / inactive Priority (Prioritás) kötelezı adat Legördülı menübıl választható értékei: normal / high-magas / lowalacsony State (állapot) A feladat készültségi foka, %-ban Milestone (Mérföldkı)? Annak megadása, hogy az adott feladattal lezárul-e egy projektszakasz vagy sem A további adatcsoportok adatainak megadása Details (részletek) Date (dátumok) érvényes kezdı és befejezı dátum megadása kötelezı Dependencies (feladat függıségek) Human Resources / Humán erıforrások Other Resources / Egyéb erıforrások Details (Részletek) adatcsoport megadása Task Owner: a feladat felelıse (a projektgazda szervezetnél) Task Type: a feladat típusa (unknown ismeretlen / administrative adminisztratív / operative - operatív) Access: ki férhet hozzá az adott feladathoz Public: nyilvános (bárki) Privileged: kijelölt felhasználók Participant: minden résztvevı Protected: védett Private: magán (a feladat tulajdonosa) Web address: webes hozzáférés címe Task Parent: a feladat szülıje, az a feladat, amelybıl a jelen feladat származik (oppionális) Target Budget: a feladat tervezett költségvetése Description: a feladat szöveges bemutatása, leírása Date (Dátumok) adatcsoport megadása E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 36

Start Date (Kezdés dátuma) End Date (Befejezési dátum) Calculated Duration (Kalkulált idıtartam) A kalkuláció úgy történhet, hogy - megadjuk a kezdı dátumot és az idıtartamot, s a program kalkulálja a befejezési dátumot, vagy - megadjuk a kezdı- és végdátumot, a program pedig kalkulálja az idıtartamot Taks Pendencies (feladat függıségek) adatcsoport megadása E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 37

Az adott projekt feladatai között függıségek lehetnek, például egy feladat csak egy másik befejezését követıen kezdıdhet el (legkorábban). Erre tipikus példa lehet az, hogy egy informatikai fejlesztési projekt során elıbb el kell végezni a számítógépek telepítését, majd telepíteni kell az operációs rendszert (és a többi szükséges rendszerszoftvert) és csak utána kezdhetı meg az alkalmazói rendszer (például e-önkormányzat) telepítése. itt lehet megadni, hogy az adott projekthez tartozó többi feladat és a most felvitelre kerülı, új feladat között milyen függıség van; a feladatok sorrendjét a program állítja fel, a kezdı és befejezési dátumok alapján Human Resources / Humán erıforrások adatcsoport megadása E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 38

A képernyı alsó felén látható bal oldali ablakból kell kiválasztani a rendszer által ismert, ott felsorolt felhasználók (rendelkezésre álló humán erıforrások) közül ki és idejének hány%- ában áll az adott feladat (illetve a projekt) rendelkezésére. Annak, aki a projekt közremőködıje lesz, a dotproject rendszer felhasználója kell, hogy legyen, vagyis fel kell venni a rendszer felhasználói közé (l. User Admin funkció a fımenüben) Notify Assignees of Task by Email: a kijelölt személyeket emailben értesíti Additional Email Comments: ha ide egy üzenetet beírunk, az érntettek emailben ezt az üzenetet is megkapják Other Resources / Egyéb erıforrások adatcsoport megadása E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 39

A Resouces (Erıforrások) címő ablakból választhatjuk ki a rendszerünkbe korábban már felvitt egyéb erıforrásokat: Vigyük a cursort a kiválasztandó erıforrásra! Adjuk meg (alul, középen), hogy az adott erıforrást hány%-ban kívánjuk igénybe venni! A > jelre történı kattintással kiválaszthatjuk az adott erıforrást az adott feladathoz; a kiválasztott erıforrások megjelennek az Assigned to Task (a feladathoz rendelve) ablakban Resource (Erıforrás) hozzárendelésének megszőntetése Válasszuk ki az Assigned To Task ablakból a törölni kívánt erıforrást! A < gomb segítségével hajtsuk végre a törlést Save: a végrehajtott változtatások elmentése Cancel: a végrehajtott módosítások elmentése E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 40

11.4.7. Projektek lezárása A projekt lezárása a Státusz (status) Complete (befejezett) értékre történı állításával történhet. 11.4.8. Projekt megjelenítése funkciók és azok használata A fımenübıl válasszuk ki a Projects (Projektek) menüpontot! Az alábbi szőrık állíthatók be azért, hogy szőkítsük a listázásra Owner: a projektek tulajdonosa szerint All Users / minden felhasználó, vagy Egy adott, kiválasztott felhasználó Company/Division: szervezet / szervezeti egység szerint All / minden szervezet, vagy Egy kiválasztott szervezet / szervezeti egység További csoportosítási lehetıségek All: valamennyi projekt Not defined: valamennyi Nem definiált státuszú projekt Proposed: valamennyi Proposed / Javasolt státuszú projekt In Planning: valamennyi Tervezés alatt státuszú projekt In Progress: valamennyi Folyamatban lévı státuszú projekt On Hold: valamennyi Felfüggesztett státuszú projekt Complete: valamennyi Teljesített státuszú projekt E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 41

Template: az összes Minta státuszú projekt Archived: az összes Arhivált státuszú projekt. A képernyı alján megjelenı projektlistából (Projects) válasszuk ki a megtekinteni kívánt projektet! Megjelenik a Project View képernyı, a projekt részlete adataival. Válasszuk ki az organize tasks menüpontot! E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 42

A listában megjelennek az adott projekthez tartozó feladatok. Lehetıségek: Select: egy vagy több feladat kijelölésére, beleértve valamennyi feladat kijelölését is Action: a kijelölt (Select) feladatokra együttesen az alábbi akciók bármelyikének végrehajtására o Set priority to high / normal / low: a feladat prioritásának megváltozatása o Make as Finished: a feladat befejezettként történı megjelenítése o Copy: feladat másolása a Project oszlopban kiválasztott projekthez, azon belül is a Task oszlopban megjelölt felsı szintő feladatként (top task), vagy az ugyanitt kiválasztott feladat (mind szülı - parent) alá gyermek (children) feladatként o Move: feladat átmozgatása a Project oszlopban kiválasztott projekthez, azon belül is a Task oszlopban megjelölt felsı szintő feladatként (top task), vagy az ugyanitt kiválasztott feladat (mind szülı - parent) alá gyermek (children) feladatként o Delete: feladat törlése o a kijelölt feladat végrehajtása mindig a kijelölt (Select) feladatokra történik meg, az update selected tasks gomb leütését követıen Ez a funkció, mint láthatjuk, sok munkát takaríthat meg számunkra, mivel lehetıséget biztosít arra, hogy például egy sok feladatból álló projekt több feladatát egyszerre módosítsunk, illetve arra, hogy egy, például korábbi hasonlóprojekt feladatait egy új projektben felhasználjuk (nyilván módosításokkal) Ha a Task oszlopban az adott feladat nevére kattintunk, úgy a View Task képernyın megjelennek az adott feladat részletes adatai, s lehetıség van az adatok szerkesztésére is (edit tasks) A munka végeztével a view project -re kattintva visszatérhetünk a szóban forgó projekt adataihoz. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 43

Most kattintsunk a reports feliratra! A következı képernyı jelenik meg: Az adott projektrıl ezen a képernyın az alábbi riportok választhatók ki, készíthetık el: User performance - Report that shows the amount of hours worked by a user against E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 44