Mezőgazdasági felvásárlás rendszer felhasználói leírása 2007. Forgalmazó: TEN-SOFT Kft. 7100 Szekszárd, Csokonai utca 3. Telefon : (74) / 417-005 (74) / 511-657 (30) / 9464-437 Fax: (74) / 529-440 E-mail: tensoft@tensoft.hu Web: www.tensoft.hu
2 1. A rendszer általános ismertetése 1.1. A rendszer tartalma A mezőgazdasági felvásárlási rendszer a mezőgazdasági termelőtől, kistermelőtől és őstermelőtől történő termékfelvásárlás bonyolítását támogató rendszer. Ezen belül: Nyilvántartja a szállító (termelő) partnerek adatait Nyilvántartja a vevők adatait Nyilvántartja a cikkek adatait Nyilvántartja a megkötött szerződéseket Rőgzíti a felvásárlásokat. 1.2. A rendszer működési elve és kapcsolódása az ügyviteli folyamatba A rendszer négy fő folyamatra tagolható: Adatelőkészítés Adatbevitel Adatfeldolgozás Információszolgáltatás Az információszolgáltatást az alábbi kimutatások biztosítják: Kimutatások: Szállító törzslista Vevő törzslista Cikktörzs lista Felvásárlási jegy nyomtatása Szerződés nyomtatása Szállítói és vevői forgalom készletforgalom kimutatás készletnyilvántartás 1.3. Kódrendszer A számítógépes feldolgozás alapvető követelménye, hogy a feldolgozandó információkat gépi adatfeldolgozásra alkalmas, tömör, egyértelmű jelölésekkel helyettesítsük. 2
3 A jelen rendszer által alkalmazott kódszámok az alábbiak: 1.3.1. Forgalom kód X XX Készletmozgás irányát meghatározó kód Értékei: 1. Készletnövekedés 2. Készletcsökkenés Készletmozgás fajtája Konkrét értékek: 101 Felvásárlás 102 Vásárlás 107 Felvásárlás, vásárlás storno 108 Leltártöbblet 109 Induló készlet felvitel 201 Értékesítés 206 Selejtezés 207 Értékesítés storno 208 Leltárhiány 209 Készhelyesbítés 1.3.2. Szállító kód XXXXX 5 pozíciós folyamatos sorszám a szállítók azonosítására. A sorszámot a program automatikusan generálja. 1.3.3. Vevő kód XXXXX 1.3.4. Cikk azonosító 5 pozíciós folyamatos sorszám a vevők azonosítására. A sorszámot a program automatikusan generálja. 3
4 XXXXX 5 pozíciós folyamatos sorszám a cikkek azonosítására. A sorszámot a program automatikusan generálja. l.3.5. Minőség XXXXXX 6 pozíciós adat a cikkek minőségének jelölésére. A cikket a cikk azonosítója és a minőség együttesen azonosítja. 1.3.6. Szerződésszám XXXXXXXX 2. A rendszer indítása 8 pozíciós folyamatos sorszám a megkötött szerződések nyilvántartására, azonosítására. A sorszámot a program automatikusan generálja. 2.1. A rendszer betöltése 2.1.1. A winchesteren létre kell hozni egy könyvtárat, ide töltjük be a programot. 2.2. A program indítása 2.2.1. A program elindításához be kell lépni abba a könyvtárba, ahova a program betöltésre került a cd (könyvtárnév) utasítás megadásával. (pl. ha a könyvtár neve jegy98, akkor C>cd jegy98 paranccsal lépünk be a szükséges könyvtárba.) 2.2.2. A felvásárlási program a jegy98 név megadására indul. (Minden évben megegyezik az aktuális év számával. Pl. 1998-ban jegy98, 1999-ben jegy99 lesz, stb.) 4
5 2.2.3. A K02 képernyő nyújtja a rendszer választékstruktúráját. A választott menübe való belépést kétféle módon érhetjük el a választott menü sorszámának (1-9) beütésére automatikusan belép a rendszer a menübe; a le- és felfelé mutató nyíl segítségével a világító ablakkal a kiválasztott menüre állunk és az ENTER gomb megnyomására a rendszer belép a menübe. A rendszerből való kilépést a 0 menüpont vagy Esc gomb beütésére megjelenő 5
6 "VALÓBAN KI AKAR LÉPNI A RENDSZERBŐL? I/N" I - igen válasz biztosítja. N - nem válaszra folytatható a munka újabb menü kiválasztásával. 3. Az egyes menüpontok részletes ismertetése 3.1. Szállító törzs karbantartása Új felvitel: A K03 képernyő szerint kéri be a termelő (szállító adatait): Az adatok bevitele: Termelő azonosítója: A program által generált folyamatos sorszám, amelyen a program azonosítja az egyes termelőket. Termelő neve: A mezőgazdasági termelő (szállító) neve Termelő leánykori neve: A mezőgazdasági termelő (szállító) lánykori neve Termelő adóazonosító jele: A mezőgazdasági kistermelő, őstermelő APEH által kibocsátott adóazonosító jele. Az 1. pozíció értéke csak 8 lehet. Őstermelői igazolvány száma: Őstermelő esetén az őstermelői igazolvány száma Termelő adószáma: Ha a termelő adószámmal rendelkezik, akkor annak adószáma Termelő címe Ir.szám, helység, utca, házszám. Értelemszerűen kitöltve. Születési hely: A termelő (szállító) születési helye Szül.idő: A termelő (szállító) születési ideje Anyja leánykori neve: A termelő (szállító) anyja leánykori neve 6
7 SZJA levonás (I/N): I - igen vagy N - nem jelöléssel kell jelölni, hogy az adott szállítótól SZJA-előleget kell-e vonni vagy nem. Termelő bankszámla száma: Értelemszerűen kitöltve. Kitöltése nem kötelező Számlát vezető bank neve: Értelemszerűen kitöltve. Kitöltése nem kötelező Módosítás Módosítás választásakor a k04 képernyő szerint felkínálja a már törzsbe felvitt szállítókat (PgUp, PgDn gombokkal lehet lapozni), a világító ablakkal ráállva Enter-rel kiválasztható az a termelő, akinek az adataiban módosítani akarok. A módosítás az adatok felülírásával történik. A módosítás végén megkérdezi, hogy a bevitt módosítás megfelel a valóságnak I/N I - igen válaszra tárolja el a bevitt módosítást. Törlés A módosításnál leírtak szerint kell a törlés funkciónál kiválasztani a törlendő szállítót és a Valóban töröljem? (I/N) kérdésre adott I - igen válaszra kitörli, N - nem esetén visszamegy a választékra. 3.2. Vevő törzs karbantartása a k05 képernyő szerint kéri be a vevő adatait 7
8 Vevő azonosítója: A program által generált folyamatos sorszám, amelyen a program azonosítja az egyes vevőket. Vevő neve: értelemszerűen kitöltve a vevő neve, megnevezése Vevő adószáma: A vevő APEH-nál nyilvántartott adóigazgatási száma Vevő címe: irányítószám, helység, utca, házszám Vevő bankszámla száma: Értelemszerűen kitöltve annak a bankszámlának a száma, amelyről esetlegesen kiegyenlítés történik. Számlát vezető bank neve: Az előző bankszámlát vezető bank neve. A bevitel végén megkérdezi, hogy A bevitt adatok megfelelnek a valóságnak? (I/N) I - igen esetén elteszi az adatokat, N - nem esetén az elejére ugrik és folytatható a javítás. Módosítás Módosítás választásakor a k06 képernyő szerint felkínálja a már törzsbe felvitt vevőket (PgUp, PgDn gombokkal lehet lapozni), a világító ablakkal ráállva Enter-re1 kiválasztható az a vevő, akinek az adataiban módosítani akarok. A módosítás az adatok felülírásával történik. A módosítás végén megkérdezi, hogy a módosítás rendben? I/N I - igen- válaszra tárolja e1 a bevitt módosítást. 8
9 Törlés A módosításnál leírtak szerint kell a törlés funkciónál kiválasztani a törlendő vevőt és a Valóban töröljem? (I/N) kérdésre adott I - igen válaszra kitörli, N - nem esetén visszamegy a választékra. 3.3. Cikktörzs karbantartása A k07 képernyő adatai szerint kerül sor a felvásárolandó cikkek adatainak felvitelére. Minden olyan cikk jellemző adatait be kell vinni a cikktörzsbe, amelyek felvásárlásra kerülnek. Új felvitel esetén kéri a képernyő szerinti adatokat. 9
10 Cikk azonosítója: Numerikus adat, a felhasználó meghatározása szerint Cikk megnevezése: A cikk neve, megnevezése Statisztikai szám: A cikk ITJ száma Minőség, méret: A cikk minőségét és méretét jelölő adat. A cikk azonosítóval együtt a cikk azonosítására szolgál. Azonos cikk azonosítója lehet (nem kötelező) eltérő méret, minőség jelöléssel. Mennyiségi egység: Á (ÁFA) %: A termék (cikk) ÁFA besorolási %-a. Értéke 0, 12, 25 % lehet. K%: A termék (cikk) kompenzációs felár %-a. Értéke 0, 7 vagy 12 lehet. Felvás.ár: A termék (cikk) felvásárlási ára Ft-ban A rögzítés után megtérdezi, hogy A bevitt adatok megfelelnek a valóságnak? (I/N) Módosítás: A cikkre ráállva az adatok módosíthatók. A mócosítás után megkérdezi, hogy a Módosítás rendben? (I/N) I - igen válaszra eltárolja a módosított adatokat. Törlés funkció kiválasztására megkérdezi, hogy Valóban töröljem? (I/N) I - igen válaszra kitörli a cikket a nyilvántartásból. Módosítás és törlés funkcióban a Cikk azon? 10
11 funkció választásával a cikk azonosítója alapján történő keresést biztosítja a program. (k08 képernyő) Módosítás és törlés funkcióban a "Megnevezés" funkció választásával a cikk megnevezése vagy névkezdete alapján történő keresést biztosítja a program. A név kezdete szerinti keresésnél az első megadott névkezdetű cikkre áll a program. (k09 képernyő) 11
12 3.4. Szerződések karbantartása A szerződések karbantartása menüpont kiválasztására a képernyőn megjelennek a már felkerült szerződések a k10 képernyő szerint. A képernyő alján lévő választék szerint Uj szerződés, meglévő szerződés módosítása vagy törlése választható. Módosítás és törlés kiválasztását szerződésszám vagy termelő neve választék segíti a szerz.sz. illetve a Termelő funkciók választásával. Uj felvitel kiválasztására megjelenik a kll képernyő, amelyiken felvihetők a szerződés adatai: Szerződés száma Szerződés kelte Fizetési mód 12
13 Termelő adatai, az a szállító, akivel a szerződés kötődik. A termelő azonosítójának megadására megjelennek a képernyő annak törzsben szereplő adatai (k12 képernyő): Termelő neve Termelő címe Adóazonosító jele Őstermelői igazolvány száma Számlát vezető bank adatai. 13
14 Ha nem ismert a termelő azonosító száma, akkor üresen Enterezzük az azonosítót, amire kinyílik a k13 képernyő szerint ablak felkínálva a törzsben szereplő szállítók (termelők) adatait, és ebből lehet kiválasztani a szükséges adatot. A képernyőn megjelenő szállító adatokban PgUp, PgDn gombokkal, illetve a le- és felfelé mutató nyilakkal lehet mozogni. A C ikkek funkció kiválasztása biztosítja a szerződéshez tartozó cikkek felvitelét a k14 képernyő szerint: 14
15 A cikkek felvitelénél a képernyőn megjelenő cikkek felsorolásából kiválasztható az a cikk, amelyik a szerződésbe kerül, illetve új cikk felvitele, módosítása és törlése is biztosított e funkción belül. A cikk kiválasztásakor a program a felvásárlási árnak felkínálja a cikktörzsben megadott felvásárlási árat, ez azonban természetesen a szerződésben felülírható. A felvitel végén megkérdezi a program, hogy Adatok rendben? (I/N)? I igen válaszra eltárolja az adatokat, N - nem válaszra újabb cikk választható. Mind a cikkek, mind a szerződés vonatkozásában Módosítás és törlés funkcióban történhet meg a cikkek, valamint a szerződések módosítása, törlése. A kiválasztást a szerződésszámra, valamint a termelő nevére (név kezdetére) megadott választási szempont segíti a k16, k17 képernyők szerint. 15
16 3.5. Felvásárlói Forgalom karbantartása A felvásárlói forgalom karbantartása menüpontban a cikkek átvételének, a felvásárlásnak a regisztrálása történik. A k18 képernyő szerint Uj felvitel funkció kiválasztására kérjük az alábbi adatokat: Forgalom kód: a cikk mozgásának irányát és típusát jelölő kódszám 16
17 Amennyiben a forgalom kódokat fejből nem tudjuk, a kódszámot üresen Enterezzük és erre megjelenik a k19 képernyő szerinti választék, amelyre ráállva Enterrel kiválasztható a megfelelő mozgás. A lapok között a PgUp, PgDn, illetve a le- és felfelé mutató nyilak segítségével lehet mozogni. A kód kiválasztása után kéri a felvásárlás (forgalom - készletváltozás) dátumát, a szállító, illetve a vevő kódját. Amennyiben a partner kódját nem tudjuk fejből, akkor a száll./vevö 17
18 kódjának üresen való Enterezésére megjelennek a k20 képernyő szerint a szállító törzs adatai, ahonnan kiválasztható a szállító és annak kódszáma. Amennyiben a szállító még nem szerepel a törzsben, a k20 képernyő által nyújtott választék alapján új felvitellel fel is vihető. Kiválasztáshoz az azonositó vagy a név (névkezdet) megadása is segíthet a keresésben. 18
19 A bizonylat típusát kéri a k21 képernyő szerint, amely rögzített (R) vagy Készített (K) lehet. Rögzített a bizonylat, ha egy kézzel kitöltött bizonylat kerül utólagos rögzítésre. Készített a bizonylat, ha a progrom állítja e1ő a felvásárlási jegyet és nyomtatja azt. Készített bizonylat esetén. a bizonylatszám a program által generált folyamatos sorszám. Kezdő sorszámát - amelyet a program automatikusan növel mindig +1-gyel, a Paraméterek karbantartás menüpontban lehet megadni. A 108, 109, illetve a 206, 208 és 209 forgalom kódoknál a bizonylat típusa csak rögzített lehet, (k22 képernyő) illetve ezeknél a forgalom kódoknál nem szerepelhet szállító vagy vevő kódszám, valamint nem kötelező a bizonylatszám kitöltése. A fejadatok bevitele után megkérdezi, hogy a Fej adatok rendben? (I/N) I - igen válasz után a k23 képernyő szerint kéri a cikkek forgalmi adatait. A Forgalmi adatok felvitelénél Uj tétel, Módosítás, Törlés funkciók választhatók Adott tétel kiválasztásakor az Elözö, Következö funkciók kiválasztásával lehet az azonos bizonylathoz tartozó egyes cikkek között mozogni. 19
20 A kész bizonylat (felvásárlási jegy) a Megjel. (megjelenítés) funkció kiválasztásával a képernyőn megjeleníthető, a Nyomt. (nyomtatás) illetve a Nyomt.ism (nyomtatás ismétlés) funkció kiválasztásával a felvásárlási jegy kinyomtatható. A cikkek felvitelénél a program figyeli az egy bizonylatra felvihető maximális tételszámot, amely a Paraméterek karbantartása menüpontban adható meg. Ha ez a tételszám elfogy, akkor Erre a bizonylatra nem vihet fe1 több tételt - Enterrel tovább! üzenetet ír és el lehet kezdeni a következő bizonylat felvitelét. A forgalom rögzítésekor a program bekéri a felvásárolt cikk azonosítóját (cikkszámot). A cikkszám megadása után a cikktörzsből kiírja a cikk jellemző adatait. Amennyiben nem tudjuk fejből a cikkszámot, a k24 képernyő szerint az üres cikkszám Enterezésére megjelennek a cikkek és ebből kiválasztható a szükséges cikkszám. 20
21 A cikkszám kiválasztása után kéri a program a kxx képernyő szerint az átvett mennyiséget, a felvásárlási árat (a felvásárlási árat - ha szerződés van - a szerződésből felkínálja), illetve megkérdezi, hogy ez a felvásárlási ár a kompenzációs felárat tartalmazza-e. (Ennek alapértelmezése a Paraméterek karbantartása menüpontban megadható, ezt felkínálja a program és jóváhagyható, illetve változás esetén módosítható.) Ezen adatok alapján a program kiszámolja a felvásárlási értéket, a kompenzációs felárat, valamint a levont SZJA-előleget, ha a szállító törzsben úgy került megadásra, hogy a szállítótól SZJA-előleget kell vonni. A felvásárlási értékhez hozzászámítja a kompenzációs felárat - ha az nem tartalmazza azt -, levonja az SZJA előleget, és kiszámítja a fizetendőt cikkenként, illetve bizonylat ösezesenre kiszámítja a szállítónak fizetendő halmozott összeget. 21
22 Módosítás és törlés funkció kiválasztásakor a k26 képernyő szerint kéri a választáshoz a szelektálási szempontokat: Ügyfél jelző: S - szállító V - vevő Szállító/vevő: A szállító vagy a vevő azonositó kódja Rögz/kész (R/K) Rögzített vagy készített bizonylat 22
23 Bizonylaszám: a módosítandó vagy törlendő bizonylat száma. Ha a szállító vagy vevő kódszámát nem tudjuk, üresen Enterezve megjelenik a k27 képernyő szerint a szállítókat tartalmazó képernyő és innen megtörténhet a választás. A bizonylatszám ismeretének hiányában a k28 képernyő szerint felkínálja az adott szállítónak vagy vevőnek már elkészített bizonylatait és innen kiválasztható a módosítandó vagy törlendő bizonylat. 23
24 FONTOS! A K-készített felvásárlási jegy nyomtatás után már nem módosítható és nem törölhető. Javitása csak stornóval végezhető e1. 3.6. Nyomtatás A k29 képernyő szerint készíthetők a törzslisták, nyomtatható a felvásárlási jegy, illetve nyomtathatók az egyéb kimutatások. A készlet nyilvántartása és a számviteli előírások miatt a felvásárlási jegy nyomtatása után azokban módosítani már nem lehet, csak stornóval lehet javítani. 3.6.1. Felvásárlási jegy A k30 képernyő szerint készíthető a felvitt forgalomból (a felvásárlásból) a felvásárlási jegy bizonylat. A bizonylat készítéséhez meg kell adni az ügyfél jelzőt: S - szállító valamint az ügyfél kódját. 24
25 Ha nem ismert az ügyfél kódszáma, kitöltés nélkül ENTER-rel elfogadva a k31 képernyő szerint kinyíló ablakban megjelenik az összes szállító és innen a világító ablakkal és ENTERre1 kiválasztható a szállító. A továbbiakban meg kell adni, hogy a felvásárlási jegy a rögzített (R), vagy a program által készített (K) forgalom tételből nyomtatandó-e. Rögzített, ha már nyomdai nyomtatványon kézzel elkészült felvásárlási jegy kerül kinyomtatásra - amely a készlet nyilvántartása miatt kerül rögzítésre. Készített, ha a 25
26 felvásárlási jegyet a forgalomból a program állítja elő és nyomtatja folyamatos sorszámmal ellátva. Továbbiakban kéri a Forgalom sorszámát, amelyből a felvásárlási jegy készítendő. Amennyiben a szállítónak nem tudom a forgalom sorszámát, a k33 ablak szerint a bizonylatszám üresen történő jóváhagyására megjelennek a kisablakban a szállító forgalmi bizonylatai és ebből kiválasztható az a forgalom, amelyből a felvásárlási jegy készithető. 3.6.2. Szállítók nyilvántartása Törzslista a szállitó partnerekről 26
27 3.6.3. Vevők nyilvántartása Törzslista a vevő partnerekről 3.6.4. Cikktörzs nyilvántartása Törzslista a cikkekről (termékekről) 3.6.5. Szerződés forma A szerződés forma nyomtatható 3.6.6. Szállítói forgalom kimutatása A menüpont kiválasztására a szállítónkénti felvásárlási adatok kerülnek kinyomtatásra. Teljes lista választása esetén az adott időintervallumban minden szállitó minden forgalmát tételesen kiír a lista. Nem teljes feldolgozás esetén az időintervallum mellett megadható további szelektálási szempontként, hogy a rögzített vagy készített, adott bizonylatszámtól bizonylatszámig, adott cikkszámra, adott szállítóra vagy adott forgalomra kell-e a válogatást elvégeznie a programnak a lista készítésekor. 3.6.7. Vevői forgalom kimutatása 27
28 A menüpont kiválasztására a vevőnkénti értékesítési adatok kerülnek kinyomtatásra. Teljes lista választása esetén az adott időintervallumban minden vevő minden forgalmát tételesen kiírja a lista. Nem teljes feldolgozás esetén az időintervallum mellett megadható további szelektálási szempontként, hogy adott cikkszámra, adott vevőre vagy adott forgalom kódra kell-e a válogatást elvégeznie a programnak a lista készítésekor. 3.6.8. Készlet forgalom kimutatás 28
29 Készlet forgalmi kimutatás cikkenként forgalmanként tételesen (bizonylatonként) bevétel - kiadás - záró mennyiség és érték adatokkal. Teljes feldolgozás esetén adott időintervallumra minden cikk forgalma megjelenik. Nem teljes feldolgozás esetén 1-1 cikkre lehet a cikkszám megadásával lekérni a listát. 3.6.9. Készlet kimutatás Készlet kimutatás cikkenként bevétel - kiadás - záró mennyiség és érték adatokkal. Teljes feldolgozás esetén adott időintervallumra minden cikk forgalma megjelenik. Nem teljes feldolgozás esetén 1-1 cikkre lehet a cikkszám megadásával lekérni a listát. 3.7. Technikai váicozók karbantartása 3.7.1. A nyomtató típusát, szélességét, a monitor és a nyomtató kódkészletét lehet itt megadni. Továbbá itt adható meg, hogy a nyomtatás leporellóra, vagy laponként törtérik-e. 29
30 3.7.2. Színbeállítás Színes monitoron lehetőség van a háttér, a bekérés alap- és betűszínének ízlés szerinti kiválasztására 3.8. Paraméterek karbantartása A paraméterek karbantartása menüpontnál adjuk meg a felhasználó felvásárló adatait. Itt kerülnek rögzítésre az alábbi adatok is, amelyek a feldolgozás során szükségesek és már az egyes menüpontok leírásánál tárgyaltunk: Felvásárlási jegy kezdő sorszáma: Felvásárlási jegy max. tételszám: Felvásárlási ár komp.felárat tartalmaz? 30
31 4. Mentések A rendszer adatállományainak mentése a MENTES paranccsal történik. A mentést célszerű minden alkalommal elvégezni, amikor dolgoztunk a programmal, így elkerülhető, hogy a winchester meghibásodása, sérülése esetén sok munkánk kárba vesszen. Ha egy Floppyra nem férnek rá az adatok, kéri a további példányokat is. Ha a winchester meghibásodása miatt a mentett adatok visszatöltése válik szükségessé, az a TOLTES paranccsal történik. Mivel a floppyra történő kimentés előtt az adatokat a rendszer összesűríti, a sűrített adatállomány a winchesteren is megmarad, és két példányban történik a floppyra való kimentés. Visszatöltéskor ha a rendszer a winchesteren megtalálja a sűrített adatállományt, akkor nem kéri a floppykat. Ha a sűrítmény is megsérült a winchesteren, akkor kéri a floppykat a visszatöltéshez. Javasoljuk havi váltással generációs mentések bevezetését és alkalmazását. 5. Egyéb tudnivalók Ha munka közben áramkimaradás következik be, az a gép puffer technikája miatt adatvesztéshez, vagy az indexállományok elromlásához vezethet. A rendszer figyeli a program befejeződését, és abnormáli befejezés után automatikusan elvégzi az adatállományok indexelését, valamint figyelmeztet az adatok ellenőrzésére. Egyéb esetben is ha az indexállományok romlására utaló jelenséget észlelünk, az INDEX paranccsal lehet törölni az index adatállományokat, majd a program újbóli elindításakor a program újra felindexeli az adatokat. Ha ezt követően is ismétlődik az észlelt furcsa jelenség, forduljon a program fejlesztőihez. 31