A RAKTÁRI JEGYZÉKEK SZÁMÍTÓGÉPES FELDOLGOZÁSA: ADATMODELLEZÉS ÉS SZABVÁNYOK Boross István MNL Veszprém Megyei Levéltára Juhász Zoltán Pannon Egyetem Budapest Főváros Levéltára, 2014. május 6.
MÓDSZERTANI TANULMÁNY ÍRÁSA VeML Pannon Egyetem együttműködése - pilotprojektek Külön fájlokban (word, excel) tárolt jegyzékek adatbázisba rendezésének kérdései Raktári jegyzék adatbázisunk 2 verziója (2010, 2012) 2011.04.14. veszprémi konferencián előadás, bemutató 2012-től új irány: adatmodell és koncepció Módszertani tanulmány (2013 2014)
A RAKTÁRI JEGYZÉK KIALAKULÁSA, ELŐZMÉNYEK A raktári jegyzék születése (1950 1971) Kodifikálás (LÜSZ, munkautasítás) Áttekintő raktári jegyzék 10/2002. NKÖM rendelet Digitális alakváltozás
SZÜKSÉG VAN-E A RAKTÁRI JEGYZÉKRE? Kifutó segédlet vagy továbbélő segédlet? A levéltári leírás és a raktári jegyzék egymáshoz való viszonya Raktári nyilvántartás? Adattartalma nélkülözhetetlen Megfelelő reformálás után megőrizhető
MIRE JÓ AZ ELEKTRONIKUS FORMÁTUM? Egységes adatszerkezet Egységes adatbevitel Kereshetőség Munkafolyamat menedzselése Hatékonyság növelése
TARTALMI MODELL ELEMZÉSE Áttekintő és egyszerű raktári jegyzék Többszintűség Raktári egység levéltári egység 2 szerkezeti alaptípus Tárgyilag nem tagolt iratsorozat (regisztratúra /iktatott iratok stb.) Tárgyilag tagolt iratsorozat Adatelemek csoportosítása Általános adatok Speciális adatok
ÁLTALÁNOS ADATOK
SPECIÁLIS ADATOK
A DIGITÁLIS LEÍRÁS KÉRDÉSEI A jelenlegi gyakorlat Adatmodell formai kérdések Adattárolási módszerek Strukturált adatok: relációs adatbázis Részlegesen strukturált adatok: XML tárolási forma
RAKTÁRI JEGYZÉK EXCEL FORMÁTUMBAN
STRUKTURÁLT ADATOK TÁROLÁSA Relációs adatbázis Mit várunk Mit nyújt Részlegesen strukturált adatok Szöveg alapú
Esterházy IV. Dániel 1755-ben Oszlop és Csetény lakosainak robotkötelezettségeit megállapítván ötven öl fa megvágására kötelezte jobbágyait, a fát Győrbe voltak kötelesek szállítani és ott eladni, minden öl után 1 tallért tartoztak fizetni a roboton kívül, robotjukba pedig mindezért 5 gyalogos napszám került beszámításra. <név>esterházy IV. Dániel</név> <dátum>1755</dátum>-ben <helység>oszlop</helység> és <helység>csetény</helység> lakosainak robotkötelezettségeit megállapítván ötven öl fa megvágására kötelezte jobbágyait, a fát <helység>győr</helység>be voltak kötelesek szállítani és ott eladni, minden öl után 1 tallért tartoztak fizetni a roboton kívül, robotjukba pedig mindezért 5 gyalogos napszám került beszámításra.
XML INTRO <könyv> <cím>a levéltári segédletek</cím> <szerző>ember Győző</szerző> <kiadó>akadémiai Kiadó</kiadó> <év>1958</év> </könyv> Szabványos jelölő (markup) nyelv Bővíthető Számítógépes feldolgozásra alkalmas Szöveges tárolási forma, nem bináris adat Hosszútávú archiválás! Az informatikai ipar teljes támogatása
XML TECHNOLÓGIÁK Namespace névtér a tag ütközés elkerülésére XPath struktúra navigálás XQuery lekérdezés XML séma szerkezet leírása XSTL stílus transzformáció XForms űrlap támogatás XML adatbázisok
SÉMA Precíz szabályrendszer egy XML adatmodell definiálására A felépítő elemek típusait és sorrendiségét adja meg Lehetővé teszi a szerkezeti és tartalmi ellenőrzést Felhasználható adatbeviteli űrlapok automatikus létrehozására
EGYEDI MEGJELENÍTÉSI LEHETŐSÉGEK
LEÍRÁSI ALTERNATÍVÁK Nemzetközi vagy magyar szabvány? Egyedi modell? Magyar vagy angol nevezéktan? Levéltári és raktári egység kapcsolat kezelése
A LEVÉLTÁRI SZABVÁNYOK ÉS A RAKTÁRI JEGYZÉK raktári jegyzék adatelem megnevezése ISAD/G adatcsoport ISAD/G adatelem 1. levéltár mint intézmény, szervezeti egység 3.1 azonosítási adatcsoport 3.1.1 jelzet megnevezése 2. törzsszám (fondfőcsoport-fond-állag 3.1 azonosítási adatcsoport 3.1.1 jelzet jelzete) 3.a fond címe 3.1 azonosítási adatcsoport 3.1.2 cím 3.b állag címe 3.1 azonosítási adatcsoport 3.1.2 cím 4. fond/állag összevont évköre, évszáma 3.1 azonosítási adatcsoport 3.1.3 idő(kör) 5.a terjedelem (raktári egységek száma típusonként) 3.1 azonosítási adatcsoport 3.1.5 terjedelem, adathordozók 5.b terjedelem (iratfolyóméterben vagy darabszám) 3.1 azonosítási adatcsoport 3.1.5 terjedelem, adathordozók 8. gyarapodási azonosító 3.1 azonosítási adatcsoport 3.1.1 jelzet 9. levéltári szint (fond vagy állag) 3.1 azonosítási adatcsoport 3.1.4 leírás szintje 10. rendezettség szintje 3.3 tartalom és szerkezet adatcsoport 11. jegyzék típusa 3.4 hozzáférésre és használatra vonatkozó adatcsoport 3.3.4 a leírási egység szerkezete 3.4.5 segédletek
A LEVÉLTÁRI SZABVÁNYOK ÉS A RAKTÁRI JEGYZÉK raktári jegyzék adatelem ISAD/G adatcsoport ISAD/G adatelem megnevezése 1. raktári egység sorszáma nem feleltehető meg 2. raktári egység típusa nem feleltehető meg ált. 7. tárgyi egység-csoportok/levéltári szintek (fősorozat-sorozat-alsorozat) jelzete 3.1 azonosítási adatcsoport 3.1.1 jelzet (levéltári) ált. 7. tárgyi egység-csoportok/levéltári szintek (fősorozat-sorozat-alsorozat) megnevezése 3.1 azonosítási adatcsoport 3.1.2 cím 3. tárgyi egység levéltári jelzete 3.1 azonosítási adatcsoport 3.1.1 jelzet (levéltári) 4. tárgyi egység címe 3.1 azonosítási adatcsoport 3.1.2 cím 5. tárgyi egység kora 3.1 azonosítási adatcsoport 3.1.3 idő(kör) 6. eredeti jelzet 3.1 azonosítási adatcsoport 3.1.1 jelzet (eredeti) 7. tárgyi egység tartalmi leírása 3.3 tartalom és szerkezet 3.3.1 tárgy és tartalom adatcsoport 8. kapcsolódó tárgyi egység 3.5 kapcsolódó anyagok adatcsoport 3.5.3 kapcsolódó leírási egység 9. a tárgyi egység terjedelme 3.1 azonosítási adatcsoport 3.1.5 terjedelem, adathordozók
EAD SZABVÁNY Számítógépes feldolgozásra készült XML alapú XML séma (jelenleg EAD2, EAD 2014 most készül) Nem raktári jegyzék leírásra készült, de alkalmazható Bonyolult, sok tag, sok kötelező elem
JAVASOLT XML SÉMA A legmagasabb szint
JAVASOLT XML SÉMA: TARTALMI RÉSZ Főbb részek Majd részletek A séma alkalmazása
XML RAKTÁRI JEGYZÉK LÉTREHOZÁSA Űrlap Séma-vezérelt bevitel Szerkezeti ellenőrzés Karakterfelismerő program Lehetséges segítség Szöveg elemzés, feldolgozás továbbra is szükséges
FELDOLGOZÁSI RENDSZER Központi vagy elosztott feldolgozás tárolás Raktári jegyzék készítési munkafolyamat támogatása Teljes körű kereshetőség XML dokumentumok önállóan mozgathatók, küldhetők Egy raktári jegyzék egy XML fájl (önálló, független egység) Biztonsági tárolás Intézményi és központi tárolás Megvalósítható nyílt forráskódú rendszerekkel
RENDSZERTERV Új jegyzék beviteli modul Belső levéltári rendszer Kereső modul Külső, publikus rendszer Eredeti gépelt jegyzék Szkennelés Manuális adatbevitel OCR XML jegyzék adatséma Kereső, lekérdező program Word formátumú jegyzék Konvertálás XML formátumú jegyzék XML adatbázis Excel formátumú jegyzék Konvertálás Belső adatfeldolgozó, adatfelhasználó programok Külső adatfeldolgozó, adatfelhasználó programok
ÖSSZEFOGLALÁS Javaslat egy XML-alapú raktári jegyzék leírásra Szakmai vita, majd egyetértés szükséges: kell-e a raktári jegyzék a jövőben, ha igen, milyen tartalommal és formában, milyen szabvány alkalmazásával és milyen szoftver támogatással. Munkabizottság a raktári jegyzék szabvány létrehozására Scope Archiv integrálási lehetőség vizsgálata A raktári jegyzék/nyilvántartás optimális formájának kialakítása
KÖSZÖNJÜK A MEGTISZTELŐ FIGYELMET!